curs de formació plans d’ocupació local “impuls-treball”: arxius

Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 [email protected] · www.diba.cat

Curs de formacióPlans d’ocupació local “Impuls-treball”: Arxius

19-23 juliol 2010Irene Llop i Jordana


19 juliol

Breu marc legal dels arxius municipals 10-11.45

Els agents implicats: administració i usuaris 12-13

L’equipament d’arxius municipals: circuits 13-14, 15-16

Concepte d’arxiu, document d’arxiu i sistema de gestió documental 16-16.45


1. Breu marc legal

dels arxius municipals


1. Breu marc legal dels arxius municipals

LLEI D’ARXIUS 1985

LLEI D’ARXIUS I DOCUMENTS 2001

-Nous organismes i infraestructures culturals-Política catalana de patrimoni cultural-Multiplicació nombre d’arxius-Administració pública transparent i democràtica-Demanda social


Eixos de la Llei 10/2001, de 13 dejuliol, d’arxius i documents (LAD)

Contribució a l’establiment del règim jurídic aplicable als documents públics i als documents privats.

Reconeixement de les actuacions de les administracions catalanes en matèria d’arxius. Tot respectant la competència superior que correspon a l’Administració de la Generalitat, constitueix un objectiu fonamental d’aquest nou text legal la incorporació de les diverses administracions públiques perquè col·laborin en les tasques de protecció i difusió del patrimoni documental i se’n responsabilitzin.

Regulació dels arxius existents a Catalunya, especialment dels arxius de les administracions públiques. Creació explícita d’un sistema, amb

òrgans de direcció i assessorament centres normativa

Establiment d’una normativa bàsica comuna a tots els arxius del país.

Regulació del dret d’accés als documents integrants del patrimoni documental català.


2 mancances

...que no permeten la normalització de l’arxivística catalana: Manca de la normativa que permeti l’adequació al

marc estatutari de l’Arxiu Reial de Barcelona, dit també ACA, és a dir, la regulació de la composició i fundació del Patronat, d’acord amb la Disposició Addicional Segona de l’Estatut.

Reconeixement de l’encara no retorn dels fons documentals espoliats a Catalunya arran de la passada Guerra Civil (1936-39).


Estructura de la llei:

Preàmbul 5 títols 41 articles 7 Disposicions Addicionals 3 Disposicions Transitòries 1 Disposició Derogatòria 1 Disposició Final


Contingut de la llei

1. Títol I: Disposicions generals. (5 articles)2. Títol II: Dedicat als Documents

Capítol I: Als documents públics: 7 articles Capítol II: Als documents privats: 3 articles

3. Títol III: El Sistema d’Arxius de Catalunya: 18 articles

4. Títol IV: L’accés als documents : 4 articles5. Títol V: Infraccions i sancions administratives: 4 articles6. Disposicions Addicionals: 77. Disposicions Transitòries: 38. Disposició Derogatòria i Disposició Final


Cap. I: Els doc. Públics (7 art.)

Relaciona els documents públics a efectes de la llei: 1. Els documents generats o rebuts per Autoritats i

Administracions Públiques dins l’àmbit de Catalunya, sense distinció de dependència institucional (Unió Europea, Estat, Generalitat, Administració Local), i les institucions depenents.

2. Documents generats o rebuts per concessions rares de serveis públics de Catalunya.

3. Dels registres públics i els fedataris 4. La de corporacions privades de dret públic


Fixa les responsabilitats dels titulars dels documents públics

1. Obligació de disposar d’un únic sistema de gestió documental

2. Obligació de garantir l’autenticitat dels dits documents, i, si cal, la confidencialitat.

3. Obligació de transferir, acabada la seva fase activa, a l’arxiu corresponent

4. Obligació de garantir l’accés de les persones que hi tinguin dret, tot garantint les reserves protegides per la llei.

5. Obligació de les administracions i organismes titulars d’aquests documents a destinar-hi els recursos necessaris per assolir els objectius de la llei.

6. Subsidiarietat del Departament de Cultura, si no es compleixen obligacions, encarregant temporalment gestió a un altre arxiu públic.


Fixa com a obligació dels titulars l’organització, avaluació i conservació dels documents públics, i en el cas de contractació d’empreses alienes, obliga als titulars a definir el sistema de gestió documental així com la direcció i supervisió de l’activitat contractada.

Estableix com a norma l’obligatorietat de l’avaluació, després d’haver-se conclòs les fases actives i semiactives dels documents, i prohibeix la seva eliminació sense la prèvia avaluació.


Transferiment de l’arxiu en el cas de supressió o traspàs d’un ens públic a un altre, i la destinació de la documentació en el supòsit de privatització d’un servei públic

Estableix la inalienabilitat, inembargabilitat i imprescriptibilitat dels documents públics obligant als seus titulars a “prendre les mesures legals pertinents” per a recuperar-los en el cas de possessió per terceres persones.


Sistema d’Arxius de Catalunya

El Sistema d’Arxius de Catalunya és el conjunt d’òrgans de l’Administració i d’arxius que, amb normes i procediments, garanteixen, d’acord amb els seus valors, la gestió, la conservació, la protecció, la difusió correctes de la documentació de Catalunya, i l’accés a aquesta documentació.


SACArxiu de la Corona d’Aragó

Arxius de la Generalitat de Catalunya

Arxius de les diputacions provincials i els dels municipis +10.000 hab.

Arxius de les universitats

Arxiu Històric de Protocols de Barcelona

Arxius històrics provincials

Arxius diocesans i capitulars de l’Església catòlica

Altres (20.2)


Requisits per pertànyer al SAC

Aplicar el sistema de gestió documental ( art. 21.1.a )

Tenir personal qualificat i suficient Instal·lacions i equipaments

adequats Horari mínim d’obertura


Article 32: Els arxius municipals1. Els arxius municipals defineixen, implanten i mantenen el

sistema de gestió de la documentació administrativa en fase activa i semiactiva, i gestionen i conserven la documentació en fase semiactiva i la documentació històrica. Fan aquestes funcions en relació amb la documentació de l’administració respectiva, dels seus organismes autònoms i de les seves empreses públiques, dels consorcis en què tinguin participació majoritària i de les fundacions i altres entitats finançades majoritàriament per l’ajuntament de què es tracti.

2. Els arxius municipals tenen les responsabilitats següents quant al patrimoni documental dels seus respectius àmbits territorials:

a) Vetllar per conservar-lo. b) Col·laborar amb l’arxiu comarcal en l’elaboració de l’Inventari

del patrimoni documental. c) Potenciar l’organització d’activitats de divulgació i de foment

de la recerca.3. Els arxius municipals poden acollir, si l’ajuntament ho acorda

amb el titular respectiu, documentació d’interès històric o cultural d’altres persones físiques o jurídiques relacionades amb el municipi.


Valoració de la llei

La definició dels Sistema d’Arxius de Catalunya, establint les part que l’integren: centres, òrgans de direcció i d’assessorament. Així mateix precisa una normativa bàsica al respecte, alguns aspectes de la qual s’hauran de desenvolupar en el futur.

L’obligatorietat de les AAPP de crear i implantar el seu propi sistema de gestió documental.

La regulació bàsica del dret d’accés als documents, i al respecte, l’ampliació de les funcions, de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.


Disposició Transitòria

1. Obliga als arxius municipals de poblacions de més de 10.000 habitants a adaptar-se en el termini de 5 anys als requeriments de la Llei per a formar part del Sistema d’Arxius de Catalunya. Durant aquest període transitori els Ajuntaments poden acordar dipòsit de la seva documentació en fase semiactiva i històrica


Prov. de Barcelona Municipis Població

Menys de 1.000 hab. 99 37.806De 1.001 a 5.000 hab. 89 219.670De 5.001 a 10.000 hab. 47 328.841De 10.001 a 25.000 hab. 42 658.762De 25.001 a 50.000 hab. 15 507.241Més de 50.000 hab. 19 3.474.034

TOTAL 311 5.226.354Nombre de municipis per franges de població, 2005.


Diputació de Barcelona

Àrea de Cultura, estructurada en quatre unitats o serveis:

el Servei de Biblioteques (www.diba.cat/biblioteques/default.asp),

l’Oficina de Difusió Artística (www.diba.cat/oda/default.asp),

l’Oficina de Patrimoni Cultural (www.diba.cat/opc/default.asp),

i el Centre d’Estudis i Recursos Culturals (www.diba.cat/cerc/default.asp).


L’Oficina de Patrimoni Cultural coordina la Xarxa d’Arxius Municipals:

• Optimitzar els recursos destinats als arxius municipals i al patrimoni documental en general.

•Potenciar la qualitat dels serveis i accions dels arxius municipals.

•Estimular la col·laboració entre arxius municipals.

•Facilitar als ajuntaments el compliment de la normativa sobre arxius vigent a Catalunya. •Potenciar l'accés i la difusió dels fons documentals municipals, tant a nivell de recerca, apropament a les escoles, com per als ciutadans en general.

http://www.diba.es/opc/


La XAM

Programa de Manteniment: suport de manteniment en l’organització dels municipis sense Servei d’Arxiu Municipal propi.

Central de Serveis Tècnics: treball en xarxa amb municipis amb Servei d’Arxiu Municipal propi.

Organització: tractament i inventari dels fons documentals de municipis de menys de deu mil habitants.


2. Els agents implicats:

administració i usuaris


2. Els agents implicats: administració i usuaris

Liberalització de l’accés als documents contemporanis a partir de la consolidació del concepte de dret a la informació, les millores tècniques i de capacitat dels arxius, la millora dels instruments de descripció i de recuperació de la informació (Actes, 1982), l’augment del temps d’oci en les societats avançades, la moda per la genealogia i la història local, l’aparició de nous temes d’investigació que han provocat l’interès general d’un públic cada cop més interessat pel seu passat, els efectes dels esforços de popularització, publicitat i captació de nous usuaris realitzats pels mateixos arxivers (Ermisse, 1993), l’apropament dels estudis històrics a èpoques cada cop més recents, el desenvolupament de mètodes quantitatius d’investigació que suposen la consulta de grans volums de documentació, el major interès pels aspectes econòmics i socials de la història, que ha suposat la utilització de nous fons documentals (Duchein, 1983), l’aparició de nous mètodes d’investigació en apropiar-se els historiadors de tècniques llavors més pròpies de l’economia i de la sociologia, i que han provocat l’aparició de noves especialitzacions.


L’accés a la documentació pública

57.1 LPHE Títol IV de la Llei d’Arxius i

Documents. L’accés als documents 37 Llei 30/ 1992, Dret d’accés a

Arxius i Registres


Qui en pot demanar la consulta?

La pròpia administració Una altra administració Els representants polítics Els interessats Les persones amb interès legítim Els ciutadans Els investigadors


Usuaris interns

Organisme o institució que genera la documentació

Organitzar, recollir, conservar i fer accessible la documentació.


Consulta o recerca de documentació amb finalitats administratives, informatives o jurídiques

Realització de transferències de documentació des dels arxius de gestió a l’arxiu central o administratiu

Ajut i assessorament en l’organització de la documentació en la fase de tramitació i de gestió, o bé per implantar sistemes de tractament integral de la documentació


Consulta per la pròpia administració

Documents de lliure accés

Sense límits

Documents d’accés limitat

D’acord amb el que digui la normativa interna

En el seu defecte, autorització expressa de l’òrgan superior de la unitat productora i la peticionària


Consulta per part dels regidors

Regidors amb responsabilitats a l’area: accés lliure

Regidors membres d’organs col.legiats: accés lliure a partir de la convocatòria (ROF)

Tots els regidors: accés lliure a partir de la convocatòria d’organ decisori (LMC)

Altres regidors i casos: autorització expressa de l’alcalde

Dret dels membres de les corporacions locals a disposar de la informació que necessitin per al desenvolupament del càrrec


I les altres administracions?

No tenen accés indiscriminat i general a les dades de les altres administracions

Sí, quan l’administració sol.licitant ho necessita per al desenvolupament de les seves funcions

Principi de coordinació (103 CE, 3 Llei 30/92)


Usuaris externs

Els investigadors professionals, els investigadors aficionats, els estudiants i els ciutadans en general

Consultes per satisfer necessitats personals o administratives


Els investigadors aficionats

Sense formació científica Interès per la genealogia i la història

local Fan demandes concretes, però

sense coneixement de tècniques d’investigació


Els investigadors professionals

Usuari tradicional Formació universitària, generalment

coneix l’organització i el funcionament dels arxius, així com la utilització dels sistemes de classificació i dels inventaris de documentació.

Coneix les dificultats de localitzar els documents o la informació desitjada i està disposat a invertir una part important del seu temps en la realització de la recerca.


Els estudiants

Estudiants no universitaris: Activitats de difusió cultural i de

captació d’usuaris potencials Arxiu com a recurs pedagògic


Estudiants universitaris: Característic, relacionat amb la seva

carrera (en una determinada època de l’any)

Desconeixement de tècniques d’investigació i d’arxivística


La consulta per part del ciutadà

105b CE

Garantia de transparència administrativa

Afavoreix defensa dels drets i interessos dels ciutadans

Afavoreix la participació ciutadana


Principis generals:

Tot ciutadà té dret ala consulta de documents que formin part d’expedients resolts (37.1 L30/92 i 34.1 LAD)

Tot ciutadà de la UE i no comunitaris en funció, en cada cas, dels convenis i tractats

A Catalunya, totes les persones: comunitària, física o jurídica (34.1 LAD)

Motivació de les excepcions


Alguns documents es regulen per normativa pròpia

Alguns documents queden exclosos de consulta

Límit temporal de les exclusions: 30 anys (36.1 LAD)


Documents exclosos ciutadà: Doc amb referències a la intimitat de les

persones Doc que afecten raons d’interès públic Doc amb referències a interessos de tercers

més dignes de protecció Doc reservats per llei Actuacions dels governs no subjectes a dret

administratiu Doc que afectin la defensa i la seguretat Doc relatius a l’averiguació dels delictes Dades que afectin el secret industrial i

comercial


Documents regulats per normes pròpies Matèries

classificades – secrets oficials

Dades sanitàries personals

Documentació electoral

Documents estadístics

Registres públics

Fons dels arxius històrics

L’accés per part de càrrecs polítics electes

Documentació militar

Documentació notarial

Documentació tributària


Consulta per part de l’interessatL’interessat té dret a Conèixer en qualsevol moment l’estat de

tramitació Identificar autoritats i personal

responsable de la tramitació Obtenir còpia segellada dels documents Accedir a l’expedient en qualsevol

moment Fer corregir dades incompletes o

inexactes


Qui té interès legítim? La consulta ha de ser per part de qui té interès

legítim

Aquelles persones que, per raó de la situació subjectiva en què es troben, són titulars d’un interès propi, diferent d’un ciutadà qualsevol (STS 1 de juliol de 19985)

Totes les persones tenen dret a.. en base als seus drets i interessos legítims (24.1 CE)


Dubtes d’Ermisse Com es poden minimitzar els efectes o corregir la manca

de formació i de mètode dels nous usuaris? Com es poden afrontar les exigències d’un públic que

reclama uns amplis horaris d’obertura, compatibles amb els horaris laborals i amb el temps d’oci?

Com es pot mentalitzar els nous usuaris que la recerca de documentació i d’informació necessita el seu temps o que els arxius no són uns simples serveis de reprografia?

Com se’ls pot fer comprendre que una recerca o investigació històrica no es pot fer per correspondència, o que no es pot respondre immediatament a la sol·licitud d’una dada o d’una informació per telèfon?

Com es poden compatibilitzar els recursos i els mitjans dels arxius amb la gran afluència estacional que alguns pateixen en determinades èpoques de l’any?

Dubtes de 1993


Quin és el coneixement i la imatge dels arxius a Catalunya?

208.79.233.16/.../163-17-el-coneixement-i-la-imatge-dels-arxius-a-catalunya.html


3. L’equipament d’arxius

municipals: circuits


3. L’equipament d’arxius municipals: circuits

EDIFICI

ÀREES D’INGRÉS

ÀREES DE TRACTAMENT

ÀREES DE CONSERVACIÓ

ÀREES DEL PERSONAL

ÀREES DE DIFUSIÓ


Circuit dels documents

ÀREES PÚBLIQUES

Accessos, vestíbul, destribuidor

ÀREES TÈCNIQUES – PROHIBIT EL PAS

Direcció, reg. D’entrada, oficines

Sala de consulta

Aula didàctica, auditori, aules de treball


Circuit dels documents

ÀREES TÈCNIQUES

Laboratori fotogràficReprografia i microfilmació

Dipòsits de conservació Stock de

publicacions

Àrees internes

Taller de restauració

Tallers de tractament tècnic

Sala d’ingrés

Destructora

Moll de descàrrega

Sala de neteja i desinfecció

Magatzem material

Material i productes específics


Circuits

ARXIUS PRIVATS

TRANSFERÈNCIES

COMPRES

PETITES DONACIONS

MOLL DE DESCÀRREGA SALA INGRESSOS

REGISTRE D’ENTRADA

TALLER

DIPÒSITS

SALA DE CONSULTA

Transferències internes


El tractament arxivístic ve condicionat per…

Principis de la professió Legislació Eines disponibles Recursos humans i materials


Criteris d’accés, de reproducció (fotogràfica, fotomecànica, digital), de préstec, necessitats de suport: determinat per

Dades contingudes en els documents Estat de conservació Valor dels documents


Temperatura i humitat relativaSala de consulta, despatxos, sales de treball

17oC-27oCHumitat 45%-65%Ventilació natural; renovació aire: 30m2 persona/hora

Dipòsits 15oC-21oCHumitat 45%-65%Isolament tèrmic i bona circulació d’aire. Evitar fongs. Filtres a la climatització i preses d’aire exterior, filtres d’alta seguretat

Dipòsits suports especials

10oC-18oCHumitat 40%-50%Isolament tèrmic i bona circulació d’aire. Evitar fongs. Filtres a la climatització i preses d’aire exterior, filtres d’alta seguretat


Algunes dades

1 metre lineal= 35-85 kg 1 kg de documents = 0.01-0.04 ml 1 tona de doc. = 10-40 ml 1 m3 de doc. = 8-16 ml Prestatgeria fixa 210-220 cm

d’alçada, passadissos 0.8 m i 5 prestatges en alçada = 1000 ml = 170-200 m2


Prestatgeria al costat de la paret, passadís 0.8 m, prestatgeria 0.4 m d’amplada: amb 5 nivells, 4.15 ml/m2; amb 7 nivells, 5.6 ml

Prestatgeria al mig de la sala, passadís 0.8 m, prestatgeria 0.4 d’amplada: amb 5 nivells, 6.25 ml; amb 7 nivells, 8.75 ml.


Prestatgeria al mig de la sala, passadís 1.5 m, prestatgeria 0.4 m d’amplada: amb 5 nivells, 2.6 ml/m2; amb 7 nivells, 3.6 ml

Prestatgeria compacta o mòbil, amb 2 passadissos (0.8 lateral, 1.5 frontal): 12-13 ml


Relació entre metres lineals, superfície i pes dels documents

Pes dels documents en relació amb la superfície:

• De 800 a 1.200 kg/m2 amb una prestatgeria compacta de 2,10 a 2,20 cm.

Equivalències entre metratge de prestatgeria i superfície de dipòsit:

• 5 metres lineals de prestatge compacte ocupen 1 m2 (amb passadissos inclosos).


4. Concepte d’arxiu, document d’arxiu i sistema de gestió documental


Arxiu

LAD, ARTICLE 2. CONCEPTESAls efectes d’aquesta Llei s’entén per:

d) Arxiu: l’organisme o la institució des d’on es fan específicament funcions d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i de difusió de documents i fons documentals. També s’entén per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.


Segons la LAD

Els arxius ja no són només la base de la informació de la memòria històrica del país.

Sinó la base que ha de possibilitar un sistema de gestió documental i de la informació de les

Administracions Públiques i també de les institucions i empreses privades.

S’encunya una nova competència i responsabilitat de l’arxiver: ha d’incidir en tots els processos que

afecten als documents, des de la seva creació fins a la seva destinació definitiva.


L’arxiu és l’organisme o institució des d’on es realitzen específicament funcions d’organització, tutela, gestió, descripció, conservació i difusió de documents i fons documentals, així com també el fons o conjunt de fons documentals. Té la funció de recollir, conservar, descriure i servir la documentació per tal d’informar a l’administració, el ciutadà i els investigadors.

Pot tenir una classificació diversa: administratiu/històric, públic/privat, diferent àmbit, segons l’edat (de gestió, intermedi o històric).


Arxiu de Gestió

Arxiu de Gestió Arxiu de Gestió

Arxiu de Gestió Els documents es generen/reben a les oficines i es gestionen als respectius arxius uns 5 anys

Els documents es transfereixen a l’ arxiu central administratiu on es conservaran dels 6 als 15 anys

Entre els 16-30 anys, resten a l’arxiu intermedio de prearxivatge

Els documents que es transfereixen a l’arxiu històric tenen conservació permanent

No tots els documents arriben a la darrera fase del cicle vital, però la seva eliminació és controlada per la CNAATD

Arxiu Central Administratiu

Arxiu Central Administratiu

Arxiu Intermedi

Arxiu Històric


Document d’arxiu


a) Document: els béns definits per l’article 19.1 de la Llei 9/1993, del 30 de setembre, del patrimoni cultural català.


Document d’arxiu

Documents produïts o rebuts per una persona o institució durant el curs de la seva gestió o activitat per al compliment de les seves finalitats, i conservats com a prova i informació.


Document únic Generats per una institució en l’exercici

de les seves funcions Testimoni de les activitats de les persones

físiques i jurídiques en l’exercici de les seves funcions

Fruit d’una actuació continuada Contenen drets i obligacions de

l’Administració i els ciutadans Son o poden ser patrimoni documental Valor temporal o històric


Els documents administratius poden ser de gestió o d’explotació.

Segons la forma, poden ser simples o compostos Segons la transmissió poden ser textuals, gràfics,

audiovisuals o informàtics. Els documents d’arxius tenen un valor primari

(administratiu, jurídic) i pot passar a secundari (històric).

Els documents es reuneixen en agrupacions, que poden ser naturals (fons – secció – sèrie - unitat arxivística) o artificials (sèries factícies i col·leccions).


Sistema de gestió documental


e) Sistema de gestió documental: el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents,que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.


TIPUS DE FONS

QUADRE DE CLASSIFICACIÓ ARXIU DE GESTIÓ

INVENTARI

CATÀLEG

ARXIU INTERMEDI

ARXIU HISTÒRIC

A través del quadre de classificació s’estructuren els instruments de descripció

Catàcter integral, a tots els nivells d’arxiu

Sistema de gestió documental