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Creación de Operación Parcial y Principal INS-40-1-01-03

FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

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Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. INSTRUCCIONES ........................................................................................................................... 2

4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 26

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................. 27

6. CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................................................. 27

7. APROBACION ............................................................................................................................. 27

8. ANEXOS ...................................................................................................................................... 28







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1. OBJETIVO

Indicar el proceso para la creación de una nueva operación principal y parcial en el módulo de

FICA.

2. ALCANCE

La creación de la operación parcial o principal inicia cuando el área contable indica qué cuentas se

deben configurar para el registro requerido, y finaliza cuando se incluye en el sistema dicha

configuración y se notifica al área de Presupuesto la confirmación de que la configuración ya está

incluida.

3. INSTRUCCIONES

1. Creación de Operación Principal

1.1. El área contable notifica vía correo electrónico a Tesorería la configuración de una nueva

operación en módulo de FICA. El coordinador de Tesorería ingresa debe solicitar por

correo electrónico el número de la orden de transporte de la configuración al

coordinador de parametrizaciones.

1.2. El coordinador del área de Tesorería ingresar a la transacción SPRO en el mandante

Desarrollo 100 y dar clic en IMG Referencia SAP







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1.3. Para acceder al menú de FICA se ingresa por la siguiente ruta, Gestión Financiera-Cuenta

corriente Contractual

1.4. Para crear la operación principal si no existe, se ingresa por el menú Funciones Básicas-

Contabilizaciones y Documentos-Documento-Actualizar imputación de documento-

Actualizar op. Principales.







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1.5. Dar clic como se muestra en la pantalla a continuación para ingresar a la tabla de

operaciones principales







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1.6. Para ingresar una nueva operación principal se da clic en la opción Entradas Nuevas







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1.7. Se deben completar los siguientes campos:

ArApl (Área de Aplicación): P (siempre se debe ingresar P, pues es el área de

aplicación definida para la Universidad)

OpPr: Operación Principal XXXX (Esta operación la indica el área contable

cuando solicita la configuración)

Significado: Corresponde al nombre de la operación principal indicada por el

área de Contabilidad, esta tiene una longitud máxima de 30 caracteres







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1.8. Se graba el cambio, este cambio genera una orden de transporte.

Al grabar se despliega la siguiente pantalla, la cual es para crear la orden de transporte

1.9. Se da clic en la opción de hoja en blanco

1.10. Se escribe la descripción de la orden iniciando con el Módulo, detalle que prefiera,

siglas del usuario que genera la orden y la fecha. A continuación se presenta un ejemplo:







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1.11. Se graba la orden haciendo clic en el botón señalado

2. Liberar orden de transporte (mandante desarrollo 100)

2.1. Se libera la orden de transporte en el mandante desarrollo 100 a través de la transacción

SE10. Una vez ingresa a la transacción mencionada anteriormente, se despliega la

pantalla a continuación y se da enter sobre el campo Usuario.







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2.2. Se despliegan las órdenes realizadas por el usuario que configura. Cada orden tiene una

sub-orden como se muestra en la imagen a continuación:

2.3. Se debe posicionar en la sub-orden y liberarla dando clic en el icono

Hasta este punto se trabaja en el mandante desarrollo 100.


Sub-orden

Orden







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3.1. La persona que configura, transporta la orden generada en el mandante desarrollo 100,

hacia el mandante desarrollo 300 a través de la transacción SCC1. Se despliega la pantalla

siguiente y se ingresa a la casilla Orden de transporte

3.2. Se debe marcar la opción “Tareas Inferiores de la orden incluidas”

3.3. Se da clic en la opción ejecutar para que despliegue la orden a transportar







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3.4. Se posiciona en la ordena transportar.

3.5. Una vez finaliza este proceso se procede a notificar al área de Presupuesto para que

continúe con la configuración.







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4. Creación de Operación Parcial

4.1. El área contable notifica vía correo electrónico a Tesorería la configuración de una nueva

operación en módulo de FICA. El coordinador de Tesorería debe solicitar el número de la

orden de transporte de la configuración al coordinador de parametrizaciones.

4.2. El coordinador del área de Tesorería ingresa a la transacción SPRO en el mandante

Desarrollo 100 y hacer clic en IMG Referencia SAP







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4.3. Para acceder al menú de FICA se ingresa por la siguiente ruta, Gestión Financiera-Cuenta

corriente Contractual

4.4. Para crear la operación parcial si no existe se ingresa por el menú Funciones Básicas-

Contabilizaciones y Documentos-Documento-Actualizar imputación de documento-

Actualizar op. Parciales







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4.5. Dar clic como se muestra en la pantalla a continuación para ingresar a la tabla de

operaciones parciales







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4.6. Para ingresar una nueva operación parcial se da clic en la opción Entradas Nuevas

4.7. Se deben llenar los siguientes campos:

ArApl: Gestión pública

OpPr (Operación Principal): Se indica la sigla que envíe el área contable la cual es

necesaria para poder crear la Operación parcial.

OpPr (Operación Principal): Esta operación la indica el área contable cuando solicita la

Configuración

Significado: Corresponde al nombre de la operación Parcial indicada por

Contabilidad, esta tiene una longitud máxima de 30 caracteres







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4.8. Se graba el cambio, este cambio genera una orden de transporte.

Al grabar se despliega la siguiente pantalla, la cual es para crear la orden de transporte

4.9. Se da clic en la opción de hoja en blanco







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4.10. Se escribe la descripción de la orden iniciando con el Módulo, detalle que prefiera,

siglas del usuario que genera la orden y la fecha

4.11. Se graba la orden haciendo clic en el botón indicado

Sobre la orden ya creada se puede adicionar mas activades a la configuración.

4.12. Una vez creada la operación parcial se le debe asignar el signo que indica si la

operación es NDB o NCR. Si es una NDB se indica signo + y si es una NCR se indica signo -,

esta asignación se realiza por el siguiente menú de FICA







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4.13. Se refleja toda la tabla de las operaciones creadas, para buscar la que se acaba de

crear y para asignarle el signo, se da clic en el botón Posicionar







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4.14. Se despliega una ventana en la que se deben diligenciar los siguientes campos y

posteriormente dar Enter:

Área de Aplicación “P”

Operación principal y parcial creadas

4.15. Allí se muestran las operaciones parciales creadas y en la casilla Signo se indica el

signo correspondiente

4.16. Se da clic en guardar para almacenar el cambio y que quede dentro de la orden de

transporte ya creada.

4.17. Una vez creada la operación parcial se deben asignar las cuentas contables

indicadas por el área de Contabilidad. Esta asignación se hace por la siguiente ruta:







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4.18. Del paso anterior, se despliega la siguiente pantalla en la que se indican las

cuentas para Crédito y Débitos asociadas al deudor y se da clic en la opcion almacenar

cuentas para créditos/débitos. Se indica PUC:

4.19. Se llena Sociedad UAND, Op.principal BCIN, Operación parcial y cuenta de Mayor

de acuerdo a las indicaciones del area contable







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4.20. Se graba y se almacena en la orden

4.21. Posteriormente se asigna la cuenta contable de Ingreso y Gasto de acuerdo a las

indicaciones del area contable

4.22. Se da clic en para adicionar la configuracion y se llenan los campos a

continuación







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Se indica Sociadad (UAND) y Operación Principal y Parcial BCIN B114 y se da Enter.

Posteroirmente se indica la cuenta de mayor. Se graba el cambio y se almacena en al orden.

4.23. En caso de que la operación parcial sea una NCR que genere una NDB es necesario

actualizar la transacción ZVFICA008.

Esta tabla se llena con el fin de que cuando se haga una NCR automaticamente genere la NDB,

esto comunmente pasa en los proceso de matriculas cuando los estudiantes se financian con

terceros como entidades financieras, Icetex.

Las dos primeras colúmnas hacen referencias a las operaciones pricipales y parciales de la NCR y

las columnas 3 y 4 hacen referecia a las operaciones principales y parciales de la Nota debito, la







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columna 5 debe indicar ND y la columna 6 solo se llena cuando la NCR va a generar una deuda a un

interlocutor diferente al de la NCR, por ejemplo un estudiante con linea de Icetex, la NCR se

genera al nombre del estudiante pero la NDB se genera al nombre de Icetex, esto debido a que

quien paga es el Icetex a la Unviersidad y no el estudiante, por lo tanto en la columna 6 se debe

idicar el interlocutor del Icetex.

Se guarda el cambio y se almacena en la orden creada.

4.24. Posteriormente se libera la orden de transporte en el mandante desarrollo 100 a

través de la transacción SE10 y en la pantalla a continuación, se da Enter sobre el campo

Usuario.

4.25. Del paso anterior se despliegan las órdenes realizadas por el usuario que

configura, cada orden tiene una sub-orden







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4.26. Se debe posicionar en la sub-orden y liberarla con el icono

4.27.

Hasta este punto se trabaja en el mandante desarrollo 100.


5.1. Se transporta la orden generada hacia el mandante desarrollo 300 a través de la

transacción SCC1

5.2. Se ingresa a la casilla orden de transporte

5.3. Se indica la Opción ejecutar para que despliegue la orden a transportar y se

posiciona en la ordena transportar.







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5.4. Una vez finaliza este proceso se procede a notificar al área de Presupuesto para que

continúe con la configuración.







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4. DEFINICIONES

Interlocutor: hace referencia al tercero al que se registra el movimiento contable

Operación Principal y Parcial:

o Documentan qué aspecto de la operación económica o del proceso comercial

sirve de base a la contabilización de la posición del documento.

o Cada operación principal o parcial tiene asignado un texto explicativo que

puede utilizarse para la correspondencia.

o La operación principal y la operación parcial pueden influir en muchos

procesos de la determinación automática de cuentas.

o A la operación principal se le puede asignar una operación principal interna y a

la operación parcial una operación principal interna. Las operaciones internas

controlan el proceso de los programas de tratamiento específicos de la

aplicación.

o La operación parcial diferencia la operación principal.

o Procedimiento: Si se utilizan operaciones principales y parciales en su área de

aplicación, en el registro del documento introduzca la operación principal o

parcial correspondiente.

o Ejemplos: Para las empresas de suministro puede pensarse, entre otros, en las

operaciones principales siguientes:

Cuota fijas

Cálculo del consumo

SAPEVENT:DOCU_LINK/DS:DE.IHVOR_KK

SAPEVENT:DOCU_LINK/DS:DE.ITVOR_KK

SAPEVENT:DOCU_LINK/DS:GLOS.Abschlag

SAPEVENT:DOCU_LINK/DS:GLOS.Abrechnung







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Gastos de reclamación Para la operación "cuota fija" puede pensarse en las siguientes

operaciones parciales:

Solicitud de cuota fija (contabilización estadística)

Crédito de cuota fija (contabilización real) Pago de cuota fija

Mandante 100: Es el ambiente de SAP en el que se almacenan las configuraciones de los

diferentes módulos

Mandante Desarrollo y Calidad 300: Es el ambiente de SAP en donde se hacen pruebas de

la configuración realizada.

PUC: Plan único de cuentas

Deuda: Obligación que tiene una persona de pagar o devolver una cosa, generalmente

dinero.

NCR: Nota Crédito

NDB: Nota Debito

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 16/11/2015

Publicación 31/03/2016

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7. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Claudia Patricia Ramírez Coordinadora Cartera 16/11/2015

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-40-1-01-06 Configuraciones para registro de donación

Listado de nombres de operaciones

principales







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REVISÓ

Manuel Antonio Romero Coordinador Contabilidad 19/11/2015

Dora Pineda Gestor Contable 14/02/2016

Edith Maritza León Analista Contable 19/11/2015

Manuela Peña Ingeniera de Procesos 17/11/2015

APROBÓ Manuel Antonio Romero Coordinador Contabilidad 19/12/2015

8. ANEXOS

No aplica.

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