ficha tÉcnica descuento por hermanos … ingresa a sap y se genera una nota crédito a la...

FICHA TCNICA

DESCUENTO POR HERMANOS

Macroproceso Gestin de Estudiantes

Nivel 1 Apoyo a la Decanatura de estudiantes

Nivel 2 Ayudas econmicas

Cdigo PRO-21-5-01-10

Versin 0

Fecha publicacin 12/12/2014

Tipo Documento Ficha tcnica

1

Tabla de contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ............................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos .......................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3

4.1. Responsable del proceso: ....................................................................................................... 3

4.2. Responsabilidades: ................................................................................................................. 3

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 4

5.1. Diagrama de flujo del proceso de Descuento por hermanos ................................................. 4

5.2. Descripcin de actividades del proceso de Descuento por hermanos ................................... 4

6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 8

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 8

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 8

9. RIESGOS .................................................................................................................................... 10

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 10

11. APROBACIN ............................................................................................................................ 10

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1. OBJETIVO

Explicar el proceso de descuento de matrcula por hermanos el cual se lleva a cabo cuando dos

o ms estudiantes que son hermanos, han acreditado su parentesco y ambos estn pagando

matrcula completa, o si no, uno de ellos matrcula completa y el otro media matrcula. Por lo

tanto, se otorga un descuento del 15%, al que tenga el valor de la matricula ms alta. Cuando

son tres hermanos o ms, se otorga un descuento del 15% al segundo y del 20% al tercero y de

ah en adelante el 20% para los dems. Los descuentos se mantienen siempre y cuando los

hermanos estn estudiando en la Universidad en las condiciones mencionadas.

2. ALCANCE

El proceso puede iniciar cuando:

1. Desde que se revisa la informacin cargada en la solicitud hasta que se aplica el

descuento en SAP segn corresponda.

2. Se verifica que los estudiantes que han sido beneficiarios del descuento se encuentran

vigentes en la Universidad, se genera y aprueba la carta de descuento y se enva al

responsable econmico (de estos estudiantes). El proceso finaliza cuando el

responsable econmico decide si aporta el monto o no del descuento otorgado al

Fondo QEE. Si el responsable econmico decide realizar el aporte, Cartera genera la

nota crdito correspondiente en SAP, de lo contrario se le aplicara el descuento por

hermanos a la orden de matricula

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Reglamento de Matrculas Pregrado Numeral 4.2

3.2. Lineamientos

No aplica.

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4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del proceso:

Jefe de Apoyo Financiero

4.2. Responsabilidades:

El Rector:

Aprobar la carta de descuento por hermanos oportunamente garantizando que la

informacin contenida cumpla con el objetivo propuesto.

Jefe de Apoyo Financiero:

Supervisar que el proceso de Descuento por hermanos se realice correctamente y en

los tiempos estipulados, y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades.

Enviar la carta oportunamente al Rector y asegurar que se haya elaborado segn las

condiciones estipuladas por la Universidad.

Gestor de Cartera:

Generar las notas crdito con la informacin proporcionada por Apoyo Financiero

garantizando la correcta ejecucin del proceso.

El Asistente Financiero:

Asegurar que la informacin del estudiante solicitante al descuento sea almacenada

en los sistemas de informacin y los documentos anexos (cargados) contengan

informacin verdica y garantizando que en todos los casos se cumpla con el

Reglamento de Matrculas Pregrado.

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4

Verificar que los estudiantes solicitantes hayan aplicado dentro de los tiempos

establecidos por la oficina de Apoyo Financiero y posteriormente efectuar el

descuento de la matrcula en SAP, garantizando que a cada uno de los hermanos se le

aplique el descuento que le corresponde y no se comentan irregularidades por parte

de la Universidad.

El estudiante y/o Responsable Econmico:

Realizar la solicitud de Descuento por hermanos asegurndose de entregar la

documentacin completa, en los tiempos establecidos y cumpliendo con lo estipulado

en el numeral 2 del Reglamento de Matrculas Pregrado.

Garantizar que la aprobacin del aporte del descuento al Fondo QEE sea una decisin

propia e integra.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1. Diagrama de flujo - Descuento por hermanos

5.2. Descripcin de actividades - Descuento por hermanos

Entrada Solicitud de descuento por hermanos. Carta del responsable econmico. Registro (s) Civil (es) de los hermanos (si aplica). Listado de estudiantes activos. Archivo de Descuento por hermanos.

Proveedor Estudiante o Responsable Econmico. Admisiones & Registro, Apoyo Financiero.

Salida Descuento de matrcula generado, Archivo de Descuento por hermanos actualizado, Nota crdito generada.

Cliente Estudiante, Apoyo Financiero.

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DESCUENTO POR HERMANOSA

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MIC

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TO

RA

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SO

RE

RIA

3- Enviar

correccin a la

solicitud de

descuento por

hermanos

1- Verificar la

informacin del

estudiante

Se requiere

ajuste de los

documentos

solicitados?

2- Informar al

estudiante que la

informacin est

incompleta.

SI

NO

4- Ingresar

informacin al

archivo de

Descuento por

hermanos

Descuento por hermanos

5- Verificar las

ordenes de

matrcula

generadas

Se encontr

la orden de

matrcula?

NO

SI

6- Generar

plantilla de

descuento y

cargar en SAP

SI

7- Verificar

vigencia del

estudiante

8- Elaborar carta

de descuento por

hermanos

9- Revisar y

enviar carta para

aprobacin del

rector

10- Aprobar carta

Carta de descuento

por hermanos

11- Reenviar

correo de

aprobacin

12- Enviar carta

13- Revisar carta

y aprobar aporte

14- Revisar

resultados de los

aportes e

ingresar

informacin en

plantilla

15- Notificar a

Cartera para

realizar traslado

de los recursos a

QEE

16- Generar

notas crdito

El estudiante

aplica por

primera vez?

NO

Listado de estudiantes

que ceden a QEE

Se aprueba

el aporte a

QEE?

SI

NOPlantilla

Cargue de descuentos

1

1

Periodicamente

22

PRO-21-5-01-10 Descuento por hermanos.vsd

Descuento por hermanos

kl.plazas25Archivo adjuntoPRO-21-5-01-10 Descuento por hermanos-DF.pdf

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No. Actividad Descripcin Responsable Sistema Documentos

1 Verificar la informacin

del estudiante

Luego de recibir un correo electrnico de la aplicacin web informando que se tiene una nueva solicitud de descuento, se verifica que toda la informacin del estudiante este correcta y cumpla con lo estipulado en el Reglamento de Matrculas Pregrado.

Asistente financiero

2 Informar al estudiante

que la informacin est incompleta.

En caso que falte informacin o se requieran ajustes de los documentos, se enva un correo electrnico al estudiante informndole que debe volver a cargar los documentos en la pgina.


3

Enviar correccin a la solicitud de descuento

por hermanos

En caso de que haya informacin incorrecta se ingresa a la web de Apoyo Financiero www.apoyofinanciero.uniandes.edu.co / Pregrado / Descuentos y Auxilios / Descuentos por hermanos. Se deben cargar los siguientes documentos (segn corresponda):

- Carta de Responsable Econmico con la solicitud formal. - Registro civil de todos los hermanos que se encuentren en

pregrado activos en la universidad. (Solo estudiantes Nuevos)

Estudiante

4 Ingresar informacin al archivo de Descuento

por hermanos

Se registra en el archivo Descuento por hermanos la informacin de las solicitudes de los estudiantes con datos como: Nombre del responsable econmico, correo electrnico del responsable econmico, y datos personales del estudiante, etc.


Archivo Descuento

por hermanos

5 Verificar las ordenes de

matrcula generadas

Se ingresa a SAP, mdulo de matrculas, transaccin ZEP 039_01 y se descarga un archivo en Excel con las liquidaciones de las ordenes de matrcula, se verifica que el estudiante solicitante y sus hermanos tengan la orden de matrcula generada. Si no se encuentra la orden de matrcula no se puede aplicar el descuento y se debe volver a consultar (cerca de los vencimientos de pago se consulta cada 8 das y en los


SAP

http://www.apoyofinanciero.uniandes.edu.co/

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vencimientos durante todos los das)

6 Generar plantilla de descuento y cargar informacin en SAP

Se genera la plantilla con la siguiente informacin: -Nmero de liquidacin de matrcula -Cdigo del estudiante -Periodo acadmico -Cdigos de operaciones principal y parcial -Centro de beneficio -Valor del descuento. Se ingresa a SAP, mdulo de matrculas, transaccin ZEP 006 y se carga la plantilla de cargue de descuentos.


SAP Plantilla Cargue de

descuentos

7 Verificar vigencia del

estudiante

Cuando los estudiantes ya han sido beneficiarios del descuento, se debe consultar el archivo Descuento por hermanos y cruzar la informacin con el listado de estudiantes activos suministrado por Admisiones & Registro, para verificar que aquellos estudiantes continan estudiando en la universidad sin haberse graduado.


8 Elaborar carta de

descuento por hermanos

Se elabora la carta de solicitud en la cual se informa a los responsables econmicos la opcin de aporte del 15% o 20% de descuento que se les concedi en la matricula del segundo o tercer hijo (segn corresponda) al programa Quiero Estudiar Escala.


Carta de descuento

por hermanos

9 Revisar y enviar carta para aprobacin del

rector

Se verifica que la carta no contenga errores y en caso de requerir correccin se realizan en el mismo instante. Luego, a travs de un correo electrnico el Jefe de Apoyo Financiero enva al Rector de la Universidad la carta para aprobarla.

Jefe de Apoyo Financiero/ Asistente financiero

10 Aprobar carta A travs de un correo electrnico al Jefe de Apoyo Financiero, se informa que la carta fue aprobada.

Rector

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11 Reenviar correo de

aprobacin Se reenva la aprobacin de la carta a travs de un correo electrnico al Analista Financiero.


12 Enviar carta Por medio de un mail merge se enva la carta al responsable econmico de cada estudiante.


13 Revisar carta y aprobar

aporte Se lee y revisa la carta, si se acepta el aporte se debe diligenciar la encuesta vinculada.

Responsable econmico/ Estudiante

14 Revisar resultados de los

aportes e ingresar informacin en plantilla

Se ingresa a la pgina web www.e-encuesta.com con el usuario y clave correspondiente, y se descarga una base de datos con los resultados de las encuestas realizadas. Se ingresa al archivo de descuento por hermanos el resultado de la encuesta en la columna Ceden dto Si /No.


15 Notificar a Cartera para realizar traslado de los

recursos a QEE

Se filtra la informacin del archivo de Descuento por hermanos por los estudiantes que cedieron el 15% de la matrcula al programa QEE, y se enva a travs de correo electrnico el listado a Cartera.


Listado de

estudiantes que ceden a QEE

16 Generar notas crdito

Se ingresa a SAP y se genera una nota crdito a la operacin principal BCIN y la operacin parcial AVDH para cada estudiante que decidi dar el aporte al Fondo QEE, y se informa a travs de un correo electrnico que se realizaron los traslados de los recursos al Analista Financiero.

Gestor de Cartera

SAP

http://www.e-encuesta.com/

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6. DEFINICIONES

Descuento: Es una reduccin o disminucin en el precio de un objeto o de un servicio. 1

Las siguientes definiciones fueron tomadas del Reglamento de Matrculas Pregrado:

Matrcula Completa: Aquellos estudiantes que inscriban un nmero igual o superior a 10

crditos, debern cancelar el valor total de la matrcula establecida por la Universidad para

un perodo acadmico.

Media Matrcula: Los estudiantes que inscriban un nmero mnimo de 5 crditos y un

mximo de 9 crditos, ambos inclusive, debern cancelar el 50% del valor de la matrcula

completa establecida por la Universidad.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Internos (Cadena de Valor)

Externos (Unidades acadmicas / administrativas/entidades externas )

Reglamento de Matrculas Pregrado

Anexo 1: Carta de descuento por hermanos

8. INDICADORES

FICHA DE INDICADOR

Nombre del indicador Descuentos aplicados por hermanos

Cdigo del Indicador IND-21-5-01-01

1 Definicin de Descuento. Recuperado el 22 de Octubre de 2014 del sitio Web:

http://definicion.mx/descuento/
http://definicion.mx/objeto/http://definicion.mx/descuento/

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

REGLAMENTO DE MATRCULAS PREGRADO

Contiene las modificaciones aprobadas por el Comit Directivo en la sesin N07-10

del 27 de enero de 2010, en la sesin 44-11 del 7 de diciembre de 2011 y en la sesin

N 51-12 del 18 de abril de 2012.

1. CAMPO DE APLICACIN

El presente reglamento es aplicable a todos los estudiantes de pregrado regulares,

quienes deben efectuar su proceso de inscripcin de cursos y cancelar el valor total de

su matrcula, siguiendo el procedimiento establecido por la Universidad para tal efecto,

y en las fechas sealadas.

Se considera estudiante regular de la Universidad de los Andes, toda persona que se

encuentre matriculada para un perodo acadmico, en uno de los programas regulares

que ofrece la Institucin. Esta calidad se conserva mientras haya renovado la matrcula

oportunamente, en cada perodo subsiguiente del programa acadmico respectivo.

2. SISTEMAS DE LIQUIDACIN DE MATRCULA

La Universidad cuenta con los siguientes sistemas de liquidacin de matrcula:

2.1 Sistema de Liquidacin por Ingresos: Aplicable a todos los estudiantes

con cdigo inferior a 199720000. Para hacer la liquidacin se toma como

base el valor correspondiente al primer semestre de 1997, de conformidad

con el sistema de matrculas vigente en tal momento, y se ajusta

automticamente segn el incremento de matrculas que el Consejo

Directivo apruebe en el semestre inmediatamente anterior al perodo que se

liquida.

No obstante lo previsto en este numeral, este sistema de liquidacin no ser

aplicable a aquellos estudiantes que, con cdigo inferior al arriba sealado,

se desvinculen de la Universidad durante dos o ms semestres consecutivos,

evento en el cual el valor de la matrcula al momento de su reintegro o

reingreso, se liquidar de acuerdo con el valor vigente al momento de su

reintegro o reingreso del programa al que aspira el estudiante.

2.2 Sistema de Liquidacin por Programa: Aplicable a todos los estudiantes

con cdigo igual o superior a 199720000. Para hacer la liquidacin se tiene

en cuenta el incremento de matrculas aprobado por el Consejo Directivo,

segn el valor asignado para cada grupo de programas acadmicos.

No obstante lo previsto en este numeral, este sistema de liquidacin no ser

aplicable a aquellos estudiantes que, con cdigo igual o superior a

199720000, se desvinculen de la Universidad durante dos o ms semestres

consecutivos, evento en el cual el valor de la matrcula al momento de su

reintegro o reingreso, se liquidar de acuerdo con el valor vigente, al

momento de su reintegro o reingreso, del programa al que aspira el

estudiante.

2.3 Casos Especiales:

a. Transferencias Internas: Aquellos estudiantes a quienes, durante su

permanencia en la Universidad, les aprueben una solicitud de Transferencia

Interna, debern cancelar por concepto de matrcula, la correspondiente al

programa al cual se han transferido.

b. Doble Programa: Los estudiantes que cursan doble programa, cancelarn por

concepto de matrcula el valor correspondiente al programa acadmico de

mayor valor.

c. Programas de Intercambio: Todo estudiante que se encuentre en el exterior

cursando un programa de intercambio derivado de un convenio vigente,

suscrito entre la Universidad y una institucin extranjera, deber cancelar por

concepto de matrcula el 10% del valor correspondiente al programa acadmico

que se encuentra cursando en la Universidad.

De igual manera, los estudiantes extranjeros inscritos en la Universidad de los

Andes, en desarrollo de los convenios antes mencionados, pagarn en su

Universidad de origen, las sumas establecidas para el efecto por tal Institucin.

Cuando un estudiante desee realizar un intercambio y cursar en forma

simultnea la materia de tesis y sta se realice con la asesora de la universidad

extranjera, el estudiante slo cancelar el equivalente al 10% del valor del

programa que est cursando. Si la asesora la brinda directamente la

Universidad de los Andes, el estudiante deber cancelar el valor de la matrcula

de acuerdo al nmero de crditos inscritos.

d. Estudiantes Extranjeros: Los estudiantes extranjeros que no pertenezcan a

programas de intercambio derivados de convenios vigentes suscritos por la

Universidad, y no matriculados en un programa regular, debern inscribirse de

la forma establecida para todos los estudiantes, y pagarn por concepto de

matrcula, el valor del programa vigente al momento de su ingreso. Tambin

podrn tomar cursos por extensin, evento en el cual cancelarn los valores

asignados a cada uno de los cursos que para el efecto inscriban.

e. Prctica Profesional: Todo estudiante que se encuentre inscrito en uno de los

programas de prctica previstos en el Reglamento de Prcticas de la

Universidad, deber cancelar por concepto de matrcula el valor que

corresponda al nmero de crditos inscritos en el semestre correspondiente, de

conformidad con las modalidades de matrcula descritas en el presente

reglamento. Se exceptan de lo anterior aquellos estudiantes cuya prctica

acadmica tenga asignados seis (6) crditos, caso en el cual debern cancelar

por concepto de matrcula el 30% del valor total correspondiente al programa

acadmico que se encuentran cursando, siempre y cuando durante su perodo

de prctica no inscriban crditos adicionales.

Los estudiantes que adelanten prcticas acadmicas e inscriban crditos

adicionales, debern observar las modalidades de matrcula previstas en el

presente reglamento y cancelar los valores correspondientes a ellas.

Los estudiantes que adelanten prcticas acadmicas, en desarrollo de un

programa de intercambio, debern cancelar por concepto de matrcula el valor

sealado en el literal c) del numeral 2.3.

f. Otros Cursos: La Universidad adoptar e informar oportunamente los valores

correspondientes a otros cursos, diferentes a los programas de pregrado,

previamente definidos por la Direccin de Planeacin. Entre ellos estn: Cursos

de Vacaciones, Cursos Libres y Cursos por Extensin.

3. MODALIDADES DE MATRCULA

Los valores de matrcula para los estudiantes regulares de pregrado, deben

corresponder en todos los casos al nmero de crditos inscritos por cada estudiante en

su debida oportunidad, y no retirados dentro de la fecha lmite que para tales efectos

se determine en el calendario acadmico oficial de actividades, publicado por la

Direccin de Admisiones y Registro para cada periodo acadmico, fecha que

corresponder al ltimo da hbil de la segunda semana de clases. El nmero de

crditos inscritos ser decisivo para las modalidades de matrcula que a continuacin

se describen, y aplicables para los sistemas de liquidacin previstos en los numerales

2.1 y 2.2 del presente Reglamento: Para programas diferentes a Medicina y para los

dos primeros semestres de Medicina:

3.1 Matrcula Completa: Aquellos estudiantes que inscriban un nmero igual o

superior a 10 crditos, debern cancelar el valor total de la matrcula

establecida por la Universidad para un perodo acadmico. Se exceptan los

estudiantes que se encuentren en la situacin prevista en el segundo prrafo

del numeral 3.2.

Los estudiantes de pregrado que tomen materias de maestra debern pagar el

costo total de la matrcula si el nmero de crditos inscritos es igual o superior

a 12.

3.2 Media Matrcula: Los estudiantes que inscriban un nmero mnimo de 5

crditos y un mximo de 9 crditos, ambos inclusive, debern cancelar el 50%

del valor de la matrcula completa establecida por la Universidad.

Para los estudiantes de pregrado que tomen materias de maestra, se entender

que la media matrcula equivale a 11 crditos.

3.3 Cuarto de Matrcula: Los estudiantes que inscriban un nmero de crditos

igual o inferior a 4, debern cancelar el 25% del valor de la matrcula completa

establecida por la Universidad.

Para el programa de MEDICINA, a partir del tercer semestre:

3.1 Matrcula Completa: Aquellos estudiantes que inscriban un nmero igual o

superior a 13 crditos, debern cancelar el valor total de la matrcula

establecida por la Universidad para un perodo acadmico.

3.2 Media Matrcula: Los estudiantes que inscriban un nmero mnimo de 7

crditos y un mximo de 12 crditos, ambos inclusive, debern cancelar el 50%

del valor de la matrcula completa establecida para este programa.

3.3 Cuarto de Matrcula: Los estudiantes que inscriban un nmero de crditos

igual o inferior a 6, debern cancelar el 25% del valor de la matrcula completa

establecida para este programa.

Determinacin de valores de matrcula para todos los programas:

Los estudiantes que en cualquiera de los casos deseen acogerse a alguna de las

modalidades previstas en los numerales 3.2 y 3.3, debern informar a la Oficina de

Tesorera a travs de la aplicacin diseada para tal efecto en la pgina Web de la

Universidad, o mediante carta dirigida a dicha dependencia administrativa. Esta

informacin deber ser enviada durante las fechas previstas para adelantar los

respectivos procesos de matrcula. Si el estudiante va a realizar intercambio

internacional y a su vez cuenta con la autorizacin de su respectiva facultad para

tomar una o ms materias en modalidad no presencial, deber cancelar el monto total

que resulte de sumar la matrcula por concepto de intercambio y aquella resultante de

los crditos correspondientes a las materias antes referidas.

En ningn caso la Universidad atender solicitudes de liquidacin de media matrcula o

de un cuarto de matrcula, a los estudiantes que manifiesten su intencin de acogerse

a alguna de estas modalidades, despus de las fechas establecidas para tal fin, y/o a

aquellos que realicen retiros de crditos con posterioridad a las fechas previstas para

Retiros con Derecho a Devolucin, segn lo establecido en el Calendario de Actividades

Acadmicas de la Universidad.

4. ABONOS, DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES

La Universidad podr atender solicitudes de abonos, descuentos y devoluciones de

matrculas, solamente en los casos que a continuacin se establecen:

4.1 Abonos. La Universidad abonar a la matrcula de semestres posteriores, los

valores cancelados por concepto de:

a. Reserva de Cupo: Quienes hayan sido oficialmente admitidos a la Universidad y

voluntariamente deseen aplazar su ingreso (mximo por tres semestres),

debern reservar su cupo en las fechas previstas para el pago de matrcula,

cancelando el 30% del valor de la misma, por cada semestre reservado.

En los casos en que se decida definitivamente no ingresar a la Universidad, no

se podr devolver el dinero cancelado.

La Universidad reservar el cupo de aquellos estudiantes admitidos que hayan

sido incorporados al Servicio Militar, sin necesidad de pago alguno por concepto

de tal reserva.

b. Anticipo para la confirmacin del ingreso: Quienes hayan sido oficialmente

admitidos a la Universidad para primer semestre de un programa acadmico de

pregrado, podrn asegurar su cupo para el perodo al cual se inscribieron,

cancelando el valor que para tal efecto seale la Universidad, y ste le ser

abonado al valor de su matrcula. Si el interesado no recurre al pago de

confirmacin de ingreso, dentro de las fechas previstas para el pago de

matrculas, la Universidad quedar en libertad de asignar el cupo a otro

admitido.

Los dineros cancelados por este concepto no podrn ser devueltos ni

transferidos a otro estudiante.

c. Calamidad: En los casos de fallecimiento del responsable econmico del

estudiante, el Comit de Matrculas podr otorgar una beca, por una sola vez,

hasta por el 70% del valor regular de la matrcula, previo estudio de la solicitud

del estudiante. De ser aprobada la solicitud, el porcentaje antes mencionado se

abonar al valor de la matrcula para el perodo inmediatamente siguiente al

fallecimiento de su responsable econmico.

d. Cursos de Vacaciones: A aquellos estudiantes matriculados en cursos de

vacaciones, que dentro de las dos primeras semanas de clase sean

incapacitados por motivos de enfermedad, se les abonar el 100% del valor

pagado a la matrcula del siguiente semestre, siempre y cuando la incapacidad

sea convalidada por el servicio mdico de la Universidad.

La Universidad abonar al siguiente semestre acadmico el 100% del valor

pagado por concepto de cursos de vacaciones, a aquellos estudiantes que no

aprueben el prerrequisito de tal curso, o que sean suspendidos por causas

acadmicas y/o disciplinarias originadas en el semestre inmediatamente

anterior al curso. En tal caso, el abono se har efectivo al momento del

reingreso.

4.2 Descuentos. En aquellos casos en que dos o ms estudiantes sean hermanos,

para que proceda el descuento ellos debern acreditar su parentesco.

Adicionalmente, ambos hermanos debern estar pagando matrcula completa, o

si no, uno de ellos matrcula completa y el otro media matrcula.

Para los descuentos a que haya lugar, se aplicarn los siguientes criterios:

- Para dos hermanos: 0% para uno; 15% para el otro.

- Para tres hermanos o ms: 0% para uno; 15% para el otro; 20% para los

dems.

- Los descuentos se aplicarn sobre el valor neto que resulte de restar al valor

de la matrcula, la beca o becas que se hayan concedido al estudiante con

recursos de la Universidad. En los eventos en que proceda la aplicacin de

estos descuentos, la Universidad efectuar las devoluciones a que haya

lugar, en cualquier momento del semestre acadmico, previa solicitud del

interesado.

- La Universidad no podr reconocer descuento cuando un estudiante se

encuentra matriculado en un programa de pregrado y su hermano en uno de

posgrado, o para cursos de vacaciones.

4.3 Devoluciones. La Oficina de Tesorera de la Universidad podr atender

solicitudes de devolucin de valores pagados por concepto de matrculas,

solamente en los siguientes casos y en los porcentajes aqu establecidos:

4.3.1 Devolucin del 100%:

a. A aquellos estudiantes que, una vez matriculados hayan sido requeridos para

prestar Servicio Militar. En tal caso, la solicitud de devolucin deber estar

acompaada de la correspondiente certificacin, que para el efecto expida el

Distrito Militar.

b. A aquellos estudiantes suspendidos por razones acadmicas y/o disciplinarias,

que hayan alcanzado a cancelar su matrcula para el semestre en que se har

efectiva la suspensin. La devolucin slo operar respecto al pago realizado

para tal semestre.

c. A aquellos estudiantes que presenten grave enfermedad, hasta en la cuarta

semana de clases, de acuerdo con el Calendario de Actividades Acadmicas de

la Universidad. En tal caso, la solicitud de devolucin deber estar acompaada

de la incapacidad mdica, debidamente convalidada por el Servicio Mdico de la

Universidad.

d. A aquellos estudiantes que soliciten la devolucin antes de iniciadas las clases.

4.3.2 Devolucin del 80%:

a. A aquellos estudiantes que voluntariamente decidan retirarse total o

parcialmente de la Universidad, siempre y cuando informen sobre tal decisin a

la Secretara de la Facultad respectiva, hasta en la segunda semana de clases.

b. A aquellos estudiantes que, por razones de seguridad personal, deban

abandonar sus estudios y as lo comuniquen al Comit de Matrculas de la

Universidad, hasta en la octava semana de clases. Dicha instancia autorizar la

devolucin hasta del 80% del valor cancelado por concepto de matrcula, previo

estudio de la documentacin y/o de las razones aducidas.

c. A aquellos estudiantes que soliciten el retiro temporal de la Universidad para

cursar estudios en el exterior, siempre y cuando acrediten su admisin en la

institucin extranjera, hasta en la cuarta semana de clases.

4.3.3 Devolucin por aprobacin del Programa de Prctica Profesional:

Aquellos estudiantes a quienes, con posterioridad al pago de su matrcula y antes de la

segunda semana de clases, la Facultad y/o el Departamento respectivo les autorice su

participacin en un programa de prctica profesional, podrn solicitar la devolucin

proporcional del valor pagado por aquellos crditos que deban retirar. Para tal efecto,

se aplicar lo previsto en el numeral 2.3, literal e) del presente Reglamento.

4.3.4 Devolucin en Cursos de Extensin y Cursos Libres:

Se aplicarn las mismas disposiciones previstas para programas regulares, salvo lo

concerniente al numeral 4.3.1.4., relacionado con la solicitud de devolucin antes de

iniciar las clases, ya que el pago de estos cursos se hace una vez iniciadas las mismas,

por lo cual solo es procedente la devolucin del 80%.

4.4 Improcedencia de las solicitudes. La Universidad no podr atender

solicitudes de abonos, descuentos o devoluciones en ninguno de los siguientes

casos:

a. Cuando la decisin de retiro de la Universidad se informa con posterioridad a la

segunda semana de clases, segn lo establece el calendario de actividades

acadmicas de la Universidad, salvo en los casos expresamente previstos en el

presente Reglamento.

b. Cuando el retiro de crditos inicialmente inscritos no se realiza en las fechas y

condiciones establecidas en el calendario de actividades acadmicas de la

Universidad.

c. Cuando la liquidacin de media matrcula o de un cuarto de matrcula no se

solicita segn lo previsto en el numeral 3.4 del presente Reglamento, en las

fechas y condiciones establecidas.

d. Cuando se soliciten devoluciones correspondientes a semestres anteriores.

e. Cuando se soliciten devoluciones por concepto de matrculas de cursos libres,

una vez iniciado ste.

f. Cuando se soliciten devoluciones por concepto de matrculas de cursos de

vacaciones, una vez iniciados stos, salvo lo previsto en el numeral 4.1, literal

d), del presente Reglamento.

5. PAGOS EXTEMPORNEOS

En los casos de fraude en los procesos de matrculas y/o de inscripcin de cursos, en

nmero superior al correspondiente al valor pagado, una vez demostrada la falta y sin

perjuicio de las sanciones disciplinarias a que haya lugar, los estudiantes debern

cancelar a la Universidad los valores que dejaron de pagar por concepto de matrcula,

ms los intereses moratorios causados hasta la fecha en que se realice el pago,

liquidados a la mxima tasa permitida por la Ley.

6. OTROS

- La Universidad informar oportunamente sobre los valores oficiales a pagar por

los servicios y dems conceptos institucionales. Las sumas canceladas en

exceso sern objeto de devolucin sin reconocimiento de intereses, salvo

aquellos casos en los que la suma pagada en exceso sea consecuencia de un

error imputable a la Universidad y el interesado presente solicitud de

devolucin, dentro del mes siguiente a la fecha en que se efectu el pago. En

este ltimo caso, la Universidad reconocer el inters legal bancario corriente.

- La Universidad no liquidar matrculas ni expedir los recibos correspondientes,

a aquellos estudiantes que no se encuentren al da en sus obligaciones

pecuniarias con la Institucin.

- Los casos especiales o no contemplados en el presente Reglamento debern ser

presentados al Comit de Matrculas para su estudio y resolucin.

7. COMIT DE MATRICULAS:

7.1 Conformacin.

El Comit de Matrculas lo conforman: el Vicerrector de Asuntos Administrativos, quien

lo presidir; el Decano de Estudiantes; el Director Financiero; el Director de

Admisiones y Registro; un representante de los estudiantes, designado por el Consejo

Estudiantil de la Universidad; y dos directores de programas acadmicos,

preferiblemente de posgrado, designados para periodos de un ao.

7.2 Funcionamiento.

El Presidente del Comit establecer la periodicidad de las reuniones, de las cuales se

elaborarn actas, y designar a la persona que actuar como Secretario del mismo. El

Comit de Matrculas estudiar y resolver los casos de estudiantes que se sometan a

su consideracin, con fundamento en el presente reglamento, los reglamentos

generales de estudiantes y las directrices fijadas por el Comit Directivo y por la

Rectora. Por otra parte, realizar un seguimiento peridico a los casos estudiados y,

segn lo establezca, propondr las modificaciones que considere pertinentes.

7.3. Recursos.

Contra las decisiones del Comit de Matrculas procede el recurso de reposicin, dentro

de los cinco (5) das hbiles siguientes a su notificacin. Mediante el recurso el

estudiante podr solicitar que la decisin sea revocada, modificada o aclarada, previa

motivacin de las razones que sustentan su peticin. Los recursos interpuestos ante el

Comit debern ser resueltos, a ms tardar, en la segunda sesin de dicho rgano,

contada a partir de la fecha de presentacin del recurso. Las decisiones del Comit de

Matrculas sern definitivas cuando contra ellas no se haya interpuesto recurso o se

haya resuelto el propuesto.

La Tesorera conceder una semana adicional para que los estudiantes que hayan

cancelado matrculas parciales y hayan inscrito un nmero de crditos superior a los

lmites establecidos, retiren los cursos o cancelen la diferencia.

kl.plazas25Archivo adjuntoReglamentodematriculasdepregrado.pdf

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Responsable del Indicador


Objetivo Medir el nmero de estudiantes a los cuales se les ha aplicado el descuento por hermanos.

Mtodo de medicin

Se ingresa al archivo de Descuento por hermanos y se filtra por la columna % por 15%, se cuenta el nmero de estudiantes. Luego se filtra la informacin por 20% y se cuenta en nmero de estudiantes.

Se suman los dos valores para obtener el total de estudiantes a los cuales se les aplico el descuento por hermanos.

Unidad de medida Nmero

Frmula . 15%

+ . 20%

Variables

No. de estudiantes con descuento del 15% de la matrcula: Nmero de estudiantes a los cuales se les aplico el 15% de descuento en la matrcula de su segundo hermano.

No. de estudiantes con descuento del 20% de la matrcula: Nmero de estudiantes a los cuales se les aplico el 20% de descuento en la matrcula de su segundo hermano.

Limitaciones No aplica.

Fuente de los datos

No. de estudiantes con descuento del 15% de la matrcula: Informacin obtenida del archivo de Descuento por hermanos.

No. de estudiantes con descuento del 20% de la matrcula: Informacin obtenida del archivo de Descuento por hermanos.

Granularidad Por estudiante que solicito el descuento por hermanos

Periodicidad Semestral

Meta No aplica.

Observaciones No aplica.

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9. RIESGOS

No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 23/10/2014

Publicacin 12/12/2014

11. APROBACIN

Nombre Cargo Fecha

Elabor Karen Plazas Ingeniero de procesos 23/10/2014

Revis Cesar Augusto

Cifuentes Analista Financiero 29/10/2014

Aprob Ana Maria Neiza Jefe de Apoyo Financiero 18/11/2014

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ANEXO 1

CARTA DE DESCUENTO POR HERMANOS

Estimado (a) Nombre y Apellidos

Aprecio enormemente la confianza que usted ha depositado en la Universidad de los Andes, al

manifestar su deseo de matricular a sus hijos Nombre y Apellidos Y Nombre y Apellidos para el

semestre 20XX-XX. Conscientes de que tener dos hijos simultneamente en la Universidad puede

representar una carga econmica, se estableci un descuento del 15% en el pago de la matrcula del

segundo hijo.

El objetivo de esta carta es solicitar su apoyo para el programa Quiero Estudiar, y por eso le pido se

tome unos minutos para leer esta carta.

En la actualidad, la Universidad de los Andes tiene XXX estudiantes activos becados a travs del

programa Quiero Estudiar, y su meta, es alcanzar al XX por ciento de los alumnos de pregrado

para XXXX , lo que equivale XXXX estudiantes.

La respuesta de estos alumnos al apoyo de la Universidad ha estado por encima de cualquier

expectativa. El promedio histrico de calificaciones de los estudiantes becados es

significativamente mayor que el de la universidad y la desercin mucho menor. Hemos tenido el

gusto de otorgarles varios grados Summa Cum Laude tanto que, en el ao 20XX, de cinco grados

Summa Cum Laude otorgados por la institucin, cuatro fueron para beneficiarios de Quiero

Estudiar.

La Universidad de los Andes esta empeada en lograr las metas sealadas y vincular a estos

estudiantes de escasos recursos y las ms altas cualidades acadmicas; sin embargo, para lograr esta

meta requerimos el apoyo de todos, y en este caso del suyo.

La solicitud en este caso es muy clara: En el evento que usted tenga la posibilidad de pagar el valor

total de la matrcula, quiero invitarlo a que ese 15% sea asignado al programa Quiero Estudiar. Con

este gesto, no solo el monto seria de la mayor importancia, sino el ejemplo de solidaridad que

estaramos enviando a la comunidad. Adems, estoy seguro que Nombre y Apellidos quedaran muy

orgullosos.

FICHA TCNICA






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Por lo anterior le agradecera nos haga saber, respondiendo en el siguiente vnculo, antes del 18 de

Noviembre del ao en curso, cul de las siguientes dos opciones decide tomar:

1- Que se asigne el descuento del 15% al programa Quiero Estudiar .

2- Aplicar el descuento del 15% a la matrcula de uno de mis hijos Nombre y Apellidos Y Nombre

y Apellidos

A nombre de ellos, le agradezco de antemano su atencin a la presente.

Cordialmente,

Pablo Navas Sanz de Santamara

Rector
http://www.e-encuesta.com/encuesta/DXH

ficha tÉcnica descuento por hermanos … ingresa a sap y se genera una nota crédito a la...

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