COSTOSCOSTOSABCABC

DE INFORMACIONwww.costosabc.com

www.ige.mxABC CRM

BSC

“Contribuyendo a la formación del Talento Humano de las organizaciones”

*ESTE MATERIAL ES PROPIEDAD DE ASESORES INTEGRALES ORGANIZACIONALES, S.A. DE C.V. SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL ESTA PROHIBIDA.*Es de uso exclusivo para el participante a cursos de IGE, no se permite el uso para otros fines que no sean para los que se establecen en los cursos de nuestro Instituto.

*ESTE MATERIAL ES PROPIEDAD DE ASESORES INTEGRALES ORGANIZACIONALES, S.A. DE C.V. SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL ESTA PROHIBIDA.*Es de uso exclusivo para el participante a cursos de IGE, no se permite el uso para otros fines que no sean para los que se establecen en los cursos de nuestro Instituto.

Presentación

Formación Educativa:

•Contador Público - Universidad ISEC. (1975)•Maestría en Administración de Empresas Industriales - Universidad

Iberoamericana. (1995)•Diplomado en TI - Universidad Nacional Autónoma de México.

(2004)

Actividad profesional:

Socio Consultor de Asesores Integrales Organizacionales, S.A. de C. V. desde el año de 2001

www.costosabc.com Firma de consultoría integral en Sistemas de Información,

Capacitación (www.ige.mx ) y reingeniería de empresas.

Formación Educativa:

•Contador Público - Universidad ISEC. (1975)•Maestría en Administración de Empresas Industriales - Universidad

Iberoamericana. (1995)•Diplomado en TI - Universidad Nacional Autónoma de México.

(2004)

Actividad profesional:

Socio Consultor de Asesores Integrales Organizacionales, S.A. de C. V. desde el año de 2001

www.costosabc.com Firma de consultoría integral en Sistemas de Información,

Capacitación (www.ige.mx ) y reingeniería de empresas.

MBA Isaías Alday Campos

Experiencia Docente:

Universidad ISEC cursos impartidos en Licenciatura y Maestría.

Universidad Iberoamericana - Golfo Centro.

Universidad Latinoamericana

Instituto de Gestión empresarial. Cursos en temas de:

BSC (Balanced Score Card)Costos ABC (Activity Based Costing)BPM (Business Process Management)CRM (Customer Relationship Management)

Experiencia Docente:

Universidad ISEC cursos impartidos en Licenciatura y Maestría.

Universidad Iberoamericana - Golfo Centro.

Universidad Latinoamericana

Instituto de Gestión empresarial. Cursos en temas de:

BSC (Balanced Score Card)Costos ABC (Activity Based Costing)BPM (Business Process Management)CRM (Customer Relationship Management)

Actualmente dedicado a consultoría, conferencista y expositor de temas Gerenciales enfocados a:

•Planeación estratégica•BSC (Balanced ScoreCard)•Costos ABC (Activity Based Costing)•BPM (Business Process Management)•CRM (Customer Relationship Management)•Sistemas de Información

Socio de:

Colegio de Contadores Públicos de México desde 1975.Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas desde 1985.

(Miembro del comité de Tecnologías de Información de IMEF)

Actualmente dedicado a consultoría, conferencista y expositor de temas Gerenciales enfocados a:

•Planeación estratégica•BSC (Balanced ScoreCard)•Costos ABC (Activity Based Costing)•BPM (Business Process Management)•CRM (Customer Relationship Management)•Sistemas de Información

Socio de:

Colegio de Contadores Públicos de México desde 1975.Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas desde 1985.

(Miembro del comité de Tecnologías de Información de IMEF)

Participantes

NombreEmpresaGiro ó ActividadPosición en su organizaciónMotivación para conocer sobre Costos ABC?

Descanso 11:00 a 11:15

Hora para Comida 14:00 a 15:10 p.m.

Fin de curso 17:00 p.m.

•Tema 1: Definiciones, aspectos principales teóricos de los Costos ABC

•Tema 2: Cómo identificar si un sistema de costos es ineficiente?

•Tema 3: Comparación de un estado de costos según la contabilidad convencional y según Costos ABC.

•Tema 4: Recursos. Los costos directos e indirectos

•Tema 5: Cost Drivers. Disparadores de costos.

PROGRAMA

•Tema 6:Actividades: Cómo identificar una actividad.

•Tema 7:Activity Drivers: Cómo los Objetos de Costo consumen actividades.

•Tema 8: Objetos de Costo: Productos/Servicios/Clientes/Canales de distribución/Áreas geográficas/Mercados Interno y de Exportación.

•Tema 9: Indicadores su importancia

•Tema 10: Identificación de oportunidades de reducción de costos. El paso siguiente: ABM y ABB

La Evolución de la Contabilidad Gerencial

Contabilidad de Gestion

Management Accounting - Horngren1950´s

Contabilidad de Costos

Cost Accounting - Neuner1900´s

Contabilidad de Direccion Estrategica

Top Management Accounting - Kaplan - Cooper

Contabilidad del Conocimiento

Intellectual Capital - Stewart

1987´s

1997´s

En donde estamos?

Presión sobre precio

PORQUE LAS EMPRESAS DEBEN CAMBIAR?

Históricamente Costo + Margen de utilidad = precio

Hoy y Futuro PRECIO - MARGEN DE UTILIDAD = COSTO OBJETIVO

Hoy y Futuro PRECIO - MARGEN DE UTILIDAD = COSTO OBJETIVO

Presión sobre precio

Presión en los costos

Presión en los costos

=

ENTONCES.....?ENTONCES.....?

PORQUE DEBEMOS ADMINISTRAR EN BASE A COSTOS?

Presión en los costosPresión en los costos

MEJORAMIENTO CONTINUO …CADENA DE VALORMEJORAMIENTO CONTINUO …CADENA DE VALOR

Presión sobre Procesos y Recursos

Presión sobre Procesos y Recursos

=

ENTONCES.....ENTONCES.....

PORQUE DEBEMOS ADMINISTRAR EN BASE A COSTOS?

ALGUNOS ASPECTOS QUE PROVOCAN ALZA EN LOS COSTOS ?

1. Demora en los procesos

2. Fallas en las relaciones con los clientes

3. Costo de actividades que no agregan valor

4. Mal uso de los recursos

5. Costo de capacidad no utilizada

6. Falta de indicadores de desempeño

7. Quejas y devoluciones

8. Fallas en Calidad

9. Mal uso de la tecnología

- Avance tecnológico en el equipamiento en las empresas

-Técnicas de producción flexibles para reducir tiempos

- “Velocidad para llegar al cliente” capacidad de entrega mas rápida que la competencia

- Avance tecnológico en el equipamiento en las empresas

-Técnicas de producción flexibles para reducir tiempos

- “Velocidad para llegar al cliente” capacidad de entrega mas rápida que la competencia

FACTORES TECNOLOGICOS QUE INFLUYEN HOY EN LOS COSTOS

Tecnologías de Información, Internet y el E-Commerce, B2B

-Economía basada en la información. Empresas .com -Computo en la nube

-TIC´s, ventas y procesamiento de datos empresariales-Fomentan la administración de costos, reducen tiempo en el proceso de las operaciones y amplían el ámbito de la administración-Crea mayor ambiente de negocios para la empresa

Tecnologías de Información, Internet y el E-Commerce, B2B

-Economía basada en la información. Empresas .com -Computo en la nube

-TIC´s, ventas y procesamiento de datos empresariales-Fomentan la administración de costos, reducen tiempo en el proceso de las operaciones y amplían el ámbito de la administración-Crea mayor ambiente de negocios para la empresa

-Producir para vender o vender para producir?

-La generación de valor para el cliente cambia la orientación de los administradores de la producción.

-Calidad-Servicio oportuno-Satisfacción del cliente

-Empresas que acumulan costos en procesos de preventa y posventa

-Producir para vender o vender para producir?

-La generación de valor para el cliente cambia la orientación de los administradores de la producción.

-Calidad-Servicio oportuno-Satisfacción del cliente

-Empresas que acumulan costos en procesos de preventa y posventa

FACTORES CON ENFOQUE AL CLIENTE QUE INFLUYEN HOY EN LOS COSTOS

-Las organizaciones han cambiado como respuesta al Marketing y la producción. Posicionamiento internacional

-La administración de costos basadas en las mediciones financieras y no financieras. Mas valor hacia los intangibles

-Procesos eficientes

-Costos de calidad, satisfacción del cliente costo de capacidad no utilizada

-Duplicidad de actividades

-Las organizaciones han cambiado como respuesta al Marketing y la producción. Posicionamiento internacional

-La administración de costos basadas en las mediciones financieras y no financieras. Mas valor hacia los intangibles

-Procesos eficientes

-Costos de calidad, satisfacción del cliente costo de capacidad no utilizada

-Duplicidad de actividades

ASPECTOS INTERNOS QUE INFLUYEN EN LOS COSTOS

HERRAMIENTAS DE GESTION QUE ESTAN ADOPTANDO LAS

ORGANIZACIONES

PerspectivaCliente

¿Cómo nosven nuestros

clientes?

PerspectivaCliente

¿Cómo nosven nuestros

clientes?

PerspectivaCrecimiento yAprendizaje¿Qué recursosson claves para

innovar y mejorar?

PerspectivaProcesosInternos

¿En qué procesosInternos debemos ser excelentes?

PerspectivaFinanciera¿Cómo nosven nuestrosaccionistas?

PerspectivaFinanciera¿Cómo nosven nuestrosaccionistas?

BALANCED SCORECARD

METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOSBalanced Scorecard

Balanced Scorecard personal y efectos en mi trabajo

Crecimiento y aprendizaje

Procesos

Clientes

Financiero

Si estudio y me capacito

Mi jefe y la empresa estarán satisfechos

Realizaré mejor mi trabajo

Buen sueldo y perspectivas de desarrollo

Perspectivas Como lo mido

Calificaciones, diplomas etc.

No me he equivocado

Mi jefe me ha felicitado

Bonos, premios y buen sueldo

Objetivos

METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

BPM (Administración Basada en Procesos)

METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

COSTOS ABC (Activity Based Costing)

METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

CRM (Administración de las Relaciones con los Clientes)

Tema 1

Definiciones, aspectos principales teóricos de los “Costos ABC”.

¿Qué es ABC?

ABC ( “Activity Based Costing” o “Costeo Basado en Actividades”), Metodología de Costos para resolver problemas actuales en las empresas.

Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para:

• Proporcionar información vía Estados Financieros históricos

• Informes de control referente a los costos y gastos realizados

• Análisis, planeación y estudios especiales como: bancos, fiscal, bolsa etc.

Método tradicional de Costo empresas de manufactura

Costos y gastosIncurridos

Costos y gastosIncurridos

Costos, Gastos y Salarios

REGISTROS CONTABLES

ACUMULACION DE COSTOS

PRODUCTOCosto total / Unidades

producidasCosto total / Unidades

producidas

Unidades no

vendidas

Unidades vendidas

Inventarios (Costo de los productos)

Costo de ventas (Costo del período)

X X

INFORMACION FINANCIERA

= =

Método tradicional de Costo empresas de servicios

Costos y gastosIncurridos

Costos y gastosIncurridos

Costos, Gastos y Salarios

REGISTROS CONTABLES

ACUMULACION DE COSTOS

SERVICIOSCosto total / Unidades

producidasCosto total / Unidades

producidas

CAPACIDAD UTILIZADA

Gastos generales

(Gastos del período)

X

INFORMACION FINANCIERA

=

La información tradicional son sistemas que difícilmente responde a cuestiones como:

• ¿Cuáles son nuestros clientes más/menos rentables?

• ¿Cuáles son nuestros productos/servicios más/menos rentables?

• ¿Estamos ofreciendo los productos correctos a los clientes adecuados?

• ¿Estamos utilizando nuestros recursos de un modo eficiente?

• ¿Cuál es el costo de la capacidad no utilizada?

LA CONTABILIDAD TRADICIONAL

Tema 2

¿Cómo identificar si nuestro sistema de costos es eficiente?

El peligro de la desinformación

1.- Los Gerentes opinan que los costos están distorsionados.2.- Marketing y Ventas no usan la información contable de costos3.- Cada uno lleva su propio cálculo de costos.4.- Los proyectos nuevos no alcanzan las expectativas de rentabilidad.5.- Las ventas aumentan pero las ganancias disminuyen.6.- El Presupuesto no se cumple y es una bomba de tiempo.

SINTOMAS DE UNSISTEMA DE COSTOS

DEFICIENTE

Aspectos relevantes para iniciar un

proyecto de costos ABC

LA EMPRESA

•La empresa es el instrumento empleado para producir y poner en manos del consumidor la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía

•Por tanto lo hace a través de ACTIVIDADES

El objeto social de una empresa pública o privada establece claramente su ACTIVIDAD

El organigrama en las empresas

¿Qué es un organigrama?

Representación gráfica de la estructura de una empresa, que muestra las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

¿Cuál es el objeto del organigrama?

Plasmar y transmitir de forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

•Integra jerárquicamente las áreas

•Representan procesos

•Los procesos están integrados por ACTIVIDADES

Conclusión: Una organización esta conformada por áreas y departamentos quienes a su vez tienen procesos y estos se ejecutan por actividades, luego entonces podemos decir que:

Las actividades originan algún trabajo            Ejemplo Ventas:             Actividades:

            - Visitar clientes            - Elaborar pedidos            - Surtir pedidos            - Captar nuevos clientes           

Una actividad es un evento que opera como promotor o inductor de costo, es decir, que actúa como factor causal que origina costos en una empresa •Implica acción• •Consume recursos• •Conjunto de tareas para producir algo

Las ACTIVIDADES tienen las siguientes características o elementos:  Una entrada: Acciona la ejecución de la actividad. Ejemplo: -Recibir un pedido (evento) obliga a entrar en acción (actividad) -Genera un proceso productivo (productos o servicios)

Una salida: Produce algo (un producto, un servicio, una orden, una factura, una orden de producción, etc.) para un cliente interno o externo

Consume recursos: Mano de obra, máquinas, sistemas, TIC´s, infraestructura, capital, instalaciones, o sea factores de producción y personas para realizar la actividad. 

Las actividades……

Comportamiento de las actividades: Repetitivas y no repetitivas:

Repetitiva, es continua, compuesta por una entrada, salida y un procedimiento.

No repetitiva, ocurre eventualmente y puede ser aplicable a un proyecto o tarea especial.  Primarias y secundarias: Primaria: contribuye directamente a la misión de un área, departamento o unidad organizativa.

Secundaria: apoya a las actividades primarias. Son de carácter general que se convierten en recursos ($) que son consumidos por actividades primarias.

Ejemplos

ACTIVIDADES PRIMARIAS               

Conseguir clientesNegociar contratos                Ofrecer servicios                          Preparar campaña                      Procesar informes                       Seleccionar y capacitar personal     

ACTIVIDADES SECUNDARIAS

Visitar a clientesProcesar contratosPreparar servicios.Seguir campaña.Preparar informes estadísticosPreparar programas de capacitación.

Tema 3Comparación de un estado de costos según la contabilidad convencional y según ABC.

VISTA DE UN ESTADO TRADICIONAL

GASTOS DE VENTA

“DICE LO QUE SE GASTA”

VISTA DE UN ESTADO EN ABC

GASTOS DE VENTA

“DICE CÓMO SE GASTA”

Costo Real Presupuesto Variación

Salarios y Prestaciones

5,750 5,500 +250

Gastos de venta 1,320 1,200 +120

Depreciaciones 1,100 956 +144

Otros Insumos ind.

380 450 -70

Mantenimiento 265 270 -5

Gastos de Administración

30 30 0

Total 8,845 8,406 439

Costo Importe

Organizar ferias y exposiciones 3,320

Preparar campañas de publicidad 1,400

Procesar reclamaciones 1,210

Visitar clientes 1,010

Promocionar nuevos productos 834

Realizar capacitación 850

Preparar eventos a clientes AAA 221

Total 8,845

¿Cuál es la diferencia en la presentación de las cuentas en la contabilidad tradicional y la del

sistema de costos ABC?

Introducción a Costos ABC

Costos IndirectosCostos Indirectos

Costos DirectosCostos Directos

Cuentas ContablesCuentas Contables

La contabilidad tradicional

Estado de Situación Financiera

Estado de Situación Financiera

Estado de ResultadosEstado de Resultados

IngresosIngresos

Costos y GastosCostos y Gastos

Activo Pasivo

Capital

Activo Pasivo

Capital

LA INFORMACION CONTABLE COMO FUENTE PARA ABC

•Contabilidad. Concentra las cifras monetarias de las operaciones realizadas basada en principios contables.

•Catálogo de cuentas. Identifica y agrupa las cuentas de la contabilidad de la empresa. Su diseño y estructura es sumamente importante.

Por tanto, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades realizadas por una empresa

El diseño del catalogo de cuentas obedece a las características del tipo de empresa que se trate( Manufactura, Comercial y Servicios).

Módulo Origen

Cuentas Contables Catalogo de Cuentas

RecursosDefinición y agrupamiento de lo gastado

para uso del sistema de costos ABC

ActividadesLas que se desarrollan en cada uno de

los procesos de las empresas

Objeto de Costo Son los productos y / o servicios de las empresas, adicionalmente todo aquello

que consuma recursos

Elementos que integran la estructura y operación del sistema de costos ABC

Cost DriversDrivers o inductores que sirven para

trasladar los recursos a las actividades

Activity DriversDrivers o inductores que sirven para

trasladar las Actividades a los objetos de costo

ABC SU PROCESO

CUENTAS CONTABLES

CUENTAS CONTABLES

RECURSOS ($)

ACTIVIDADES ($)

ACTIVIDADES ($)

OBJETOS DE COSTO ($)

COST DRIVER

ACTIVITY DRIVER

Ejemplo: Catalogo de Cuentas (Costos y Gastos)

DESCRIPCION

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Sueldos y Salarios

Comisiones

Vacaciones

Prima Vacacional

Aguinaldo

Prima de Antigüedad

Fondo de Ahorro

Vales de Despensa

Uniformes y Equipo

Cuotas al IMS

Seguro de Retención

Cesantía y Vejez

5% Aportación INFONAVIT

Previsión Social

Gastos de Fin año

Impuesto Sustitutivo

2% Sobre Nóminas

Impuesto al S

Derechos de Antigüedad

Derechos y Tramites

Crédito al Salario

Renta de Radios

Renta de Teléfono

Servicio de Internet

Seguros y Fianzas

Energía Eléctrica

Arrendamiento

Traslado de Valores

NORMA ISO 900

MANTENIMIENTO GENERAL

Depreciación

Amortización

Continúa……

Tema 4

Definición de Recursos. Tratamiento de los costos directos, los indirectos.

Ejemplo: Recursos

Recursos

Generan Información sobre como se administra el costo de los procesos (Actividades).

Corresponderán al agrupamiento de cuentas contables que permiten su inducción hacia las actividades.

Seguen representando los costos y gastos, pero ahora agrupados en Recursos.

Ejemplo

Ejemplo de agrupación en Recursos

Sueldos y Salarios Comisiones Vacaciones Prima Vacacional Aguinaldo Prima de Antigüedad Fondo de Ahorro Vales de Despensa Uniformes y Equipo Cuotas al IMS

Recurso Costo LaboralóCosto SalarialóSueldos y Prestaciones

Cuentas Contables Recursos

www.sixtina.com.ar

Mantenimiento de equipo telefónico

Mantenimiento de equipo de radio

Consumibles de equipo de computo

Mantenimiento equipo de comunicaciones

Caso prácticoCatálogo de Cuentas

Clasifique este catálogo en recursos

DESCRIPCION

GASTOS FIJOS DE ADMINISTRACIÓN

Sueldos y Salarios

Comisiones

Vacaciones

Prima Vacacional

Aguinaldo

Prima de Antigüedad

Fondo de Ahorro

Vales de Despensa

Uniformes y Equipo

Cuotas al IMS

Seguro de Retención

Cesantía y Vejez

5% Aportación INFONAVIT

Previsión Social

Gastos de Fin año

Impuesto Sustitutivo

2% Sobre Nóminas

Impuesto al Salario

Derechos de Antigüedad

Derechos y Tramites

Crédito al Salario

Renta de Radios

Renta de Teléfono

Servicio de Internet

Seguros y Fianzas

Energía Eléctrica

Arrendamiento

Traslado de Valores

NORMA ISO 900

MANTENIMIENTO GENERAL

Depreciación

Amortización

Tema 5

Cost Drivers.

Inductores o disparadores de los costos.

Metodología para asignar los Recursos a las Actividades.

•Factores que indican el consumo de Recursos ($) que hace cada Actividad.

•Son magnitudes que determinan el esfuerzo para realizar una Actividad.

•Se expresan en cualquier unidad de medida (%, kilómetros, minutos, horas, pesos, piezas, gente, etc.).

•Explican, por qué una actividad consume determinados Recursos.

•Identifican oportunidades para reducir costos y hacer las cosas mejor, es decir mejorar los procesos internos.

Ejemplo de Cost Driver: Depto. Servicio a Clientes

- Cantidad de empleados del Depto.: 10

- Cantidad de empleados

dedicados a la actividad: 2

- % de tiempo que dedican c/u a la

actividad: 50%

Controlar servicio

a clientes

2 / 10 = 0.20 x 50% = 10% $ 10.000

RECURSOS

Sueldos y Cargas

$ 80,000

COST DRIVER ACTIVIDAD

$ 100,000

Impuestos

$ 5,000

Horas Extras

$ 15,000

Con la situación actual busquemos la forma de reducir el tiempo de trabajo, por ejemplo:

•Capacitación a los empleados otorgándoles recursos diferentes (ej. una computadora, un software)

•Estudiemos los procedimientos de la actividad.

Los Cost Drivers son una forma de hacer reingeniería, porque atacan las causas que originan los costos y no sus consecuencias.

En nuestro ejemplo cada uno de los dos empleados que controla el servicio a clientes dedica el 50% de su tiempo para ello.

¿Qué pasaría si en lugar de dedicar el 50% de tiempo dedicaran solamente el 25% de su tiempo a esta Actividad?Nota: una vez realizada la capacitación y revisado los procedimientos

Cantidad de empleados del Depto.: 10

Cantidad de empleados con

dedicación a la actividad: 2

% de tiempo que dedican c/u a la

actividad: 50%

Controlar servicio

a clientes

2 / 10 = 0.20 x 50% = 10% $ 10,000

Sueldos y Cargas

$ 80,000

COST DRIVER ACTIVIDAD

$ 100,000

2 / 10 = 0,20 x 25% = 5% $ 5.000$ 100.000

Aunque el costo de la Actividad baja después de realizar correcciones en el Cost Driver,

el total de Recursos queda igual. Se deberá tener especial cuidado en transferir los

Recursos liberados a otras Actividades que los estén demandando. (Ej. podrían reducir Horas Extras)

“RESULTADO”

Impuestos

$ 5,000

Horas Extras

$ 15,000

RECURSOS

Como puede verse, esta medida tendría como consecuencia una reducción del costo de la Actividad del 50%, es decir de $ 10,000 a $ 5,000.

El conocimiento de que el costo es originado por el Cost Driver “% de tiempo de trabajo” permite analizar con detenimiento las razones por las que se establece dicho Driver.

Recursos $

31 2 a b c I II III

Centro de

CostosActividades

Cost Driver

Actividades Actividades Actividades

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL COST DRIVER

Recursos $

Procesar Contratos

de venta

Procesar Contratos

de ventaResolver problemas

Y aclaraciones

Resolver problemas

Y aclaracionesProcesar

aclaraciones

Procesar

aclaraciones

Centro de

CostosActividades

Cost Driver

=

Departamento:_______________

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL COST DRIVER

Recursos

Arrendamiento

$ 10,000.00

Procesar Contratos

$ 6,000

Procesar Contratos

$ 6,000

Resolver problemas

Y aclaraciones

$ 2,000

Resolver problemas

Y aclaraciones

$ 2,000

Procesar

Aclaraciones

$ 2,000

Procesar

Aclaraciones

$ 2,000

Centro de

CostosActividades

Cost Driver M2

60 M2. 20 M2 20M2 = 100 M2

Departamento de ___________

Tema 6

Actividades

Una actividad se identifica como una denominaciónverbo + sustantivo.

•Constituyen el corazón del sistema ABC y deben identificarse antes que se comience el proceso de asignación de costos

•Pueden ser tan variadas como “Limpiar” hasta “Dirigir”, etc.

•Lenguaje para quienes no tienen formación administrativa.

•Es el mundo real de la empresa, no tecnicismos como el esquema de la contabilidad tradicional

•Son unidades básicas de trabajo del sistema de costos ABC.

•El estado de costos ABC define y determina el costo de las Actividades que cotidianamente se realizan en la empresa.

Centros de Actividades

Activity Centers: Cómo organizarlos (Organigrama)

• ¿Qué trabajo se realiza en el proceso, área o departamento?

• ¿Qué actividades consumen la mayor cantidad de Recursos?

• ¿Cuál es la rendimiento general del departamento o proceso?

• ¿Qué actividades pueden mejorarse o eliminarse?• ¿ Cómo satisface cada actividad la necesidad de su

cliente, sea éste interno o externo?

Actividades

Centro de ServiciosEj. Ingeniería, mantenimiento.

Actividades de apoyo a los ProcesosEj. Control de materiales, Control de Calidad

Actividades AdministrativasEj. Administración, Contabilidad,

Sistemas, ventas

Actividades OperativasEj. Producción, Montaje, Preparación

De materiales, acabado.

Recursos

Procesar contratos

de venta

6,000

Procesar contratos

de venta

6,000

Resolver problemas

Y aclaraciones

2,000

Resolver problemas

Y aclaraciones

2,000

Procesar

Aclaraciones

2,000

Procesar

Aclaraciones

2,000

Centro de

CostosActividades

Cost Driver

60% 20% 20%

Actividades

Actividad:Actividad: VERBO + SUSTANTIVOVERBO + SUSTANTIVO

EJEMPLO DE ACTIVIDADES DE UN DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE CALIDAD EN EL SERVICIO

•Definir las especificaciones de la calidad

•Inspeccionar los materiales adquiridos

•Controlar los procesos durante la operación

•Hacer pruebas selectivas

•Controlar información

•Operar y mantener los sistemas de información

•Certificar la calidad del proveedor interno - externo

Ejemplo participante.

Diccionario de Actividades

El conjunto de Actividades seleccionadas en el proceso de recolección de datos.

Datos:

•ACTIVIDAD: Descripción, donde se desarrolla, responsable, frecuencia (ocasional o continua), cuánto tiempo? •RECURSOS: ¿Cuales Recursos consume? ¿En qué forma: variable, fijo, continuo, estacional, directo, indirecto, obligatorio, opcional?

•COST DRIVER: ¿Cuál es el inductor del costo?

•COMO AFECTA LA CADENA DE VALOR: ¿A cuáles Actividades debe prestar apoyo?

Las Necesidades del Cliente están satisfechas

Las Necesidades del Cliente han sido Identificadas

La cadena del valor

Identificacióndel mercado

Creación del Producto/

Oferta de Servicio

Construcción de los

Productos/ Servicios

Entrega de los

Productos/ Servicios

Servicio al Cliente

Proceso de Innovación

Proceso operativo

Proceso de servicio

Post-Venta

Tema 7

Activity DriversCómo los Objetos de Costo consumen actividades.

•Son unidades de medida en que los Objetos de Costo (Productos, Servicios, Clientes, etc.) consumen Actividades que deben desempeñarse para que la empresa pueda fabricar (Productos), prestar (Servicios) o Atender (Clientes) .

•Parecidos a los Cost Drivers, son factores que usamos para asignar el costo de una Actividad al Objeto de Costo.

•Mide asimismo la frecuencia e intensidad del uso que hacen los Objetos de Costo de las Actividades.

Ejemplo, Un modelo ABC para un área de Ventas.

Las actividades del área son.

-Procesar ordenes de venta.-Resolver problemas y aclaraciones-Procesar aclaraciones

Cada Actividad tiene su costo (consume Recursos) y ahora vamos asignar dicho costo a los productos y/servicios “A” y “B”

En nuestro modelo ABC “A” y “B” son los Objetos de Costo.

En un período( mes), estas actividades tienen los siguientes Activity Drivers: ACTIVIDAD ACTIVITY DRIVER•Procesar contratos. Número de contratos•Resolver problemas del contrato Número de Horas de operación•Procesar aclaraciones Número de aclaraciones

Cantidad de Activity DriversTotal Prod. A Prod. B

•Número de contratos 3,500 2,000 1,500•Número de Horas de operación 350 150 200•Número de aclaraciones 70 20 50

¿Sería apropiado asignar el costo de las actividades por partes iguales a ambos cada producto?.

Evidentemente que no, sino que a cada uno debe asignarse según el consumo que haga de la Actividad en cuestión.

El factor que mide ese consumo es precisamente el Activity Driver.

Recursos $

Procesar ContratosProcesar Contratos Resolver problemas

Y aclaraciones

Resolver problemas

Y aclaracionesProcesar

aclaraciones

Procesar

aclaraciones

Centro de

CostosActividades

Cost Driver

Activity Driver

60% 20% 20%

# de

Contratos

# Horas

Operación# de

Aclaraciones

Producto / Servicio

A

Producto / Servicio

A

Producto / servicio

B

Producto / servicio

B

1500

2000

200150

5020

EJEMPLO DE CALCULO DE ACTIVITY DRIVER

Recurso

Arrendamiento

$ 10,000.00

Procesar Contratos

$ 6,000.00

Procesar Contratos

$ 6,000.00

Resolver problemas

Y aclaraciones

$ 2,000.00

Resolver problemas

Y aclaraciones

$ 2,000.00

Procesar

aclaraciones

$ 2,000.00

Procesar

aclaraciones

$ 2,000.00

Centro de

CostosActividades

Cost Driver

Activity Driver

60M2 20M2 20M2

# de

Contratos

# Horas

Invertidas

# de

Aclaraciones

Costo por contrato

$ 1.71

Costo por contrato

$ 1.71

Costo por numero

aclaraciones

$ 28.57

Costo por numero

aclaraciones

$ 28.57

350070

Departamento de ________________

350

Costo por Hora

$ 5.71

Costo por Hora

$ 5.71

Recurso

Arrendamiento

$ 10,000.00

Procesar Contratos

$ 6,000.00

Procesar Contratos

$ 6,000.00

Resolver problemas

Aclaraciones

$ 2,000.00

Resolver problemas

Aclaraciones

$ 2,000.00

Procesar

Aclaraciones

$ 2,000.00

Procesar

Aclaraciones

$ 2,000.00

Centro de

CostosActividades

Cost Driver

Activity Driver

60M2 20M2 20M2

# de

Contratos

3,500

# Horas

Invertidas

350

# de

Aclaraciones

70

Producto/ Servicio “A”Producto/ Servicio “A”Producto / Servicio “B”Producto / Servicio “B”

1500

2000200150

50

20

Departamento de ___________________

$ 1.71

$ 1.71$ 5.71

$ 5.71

$ 28.57

$ 28.57

$ 10,000.00Procesar 3, 428.57 Problemas 857.14Aclaraciones 571.43

Total 4,857.14

Procesar 2,571.43Problemas 1,142.86

Aclaraciones 1,428.57Total 5,142.86

Tema 8

Objetos de Costo Productos/Servicios/Clientes/Canales de distribución/Áreas geográficas/Mercados Interno y de Exportación.

Ejemplo: Objetos de Costo (Productos, servicios o Clientes)

Objetos de Costo

Finalmente hemos llegado a las causas por las cuales se ejecutan Actividades dentro de la empresa

Pueden ser:

-Productos-Servicios-Clientes-Canales de distribución-Zonas geográficas-Vendedores-Líneas de productosTodo aquello que demande actividades

Procesar Contratos

$ 6,000.00

Procesar Contratos

$ 6,000.00

Resolver problemas

Y aclaraciones

$ 2,000.00

Resolver problemas

Y aclaraciones

$ 2,000.00

Procesar

aclaraciones

$ 2,000.00

Procesar

aclaraciones

$ 2,000.00

Activity Driver# de

Contratos

3,500

# Horas

Invertidas

350

# de

Aclaraciones

70

Créditos “A”

Procesar 3, 428.57

Problemas 857.14

Aclaraciones 571.43

Total 4,857.14

Créditos “A”

Procesar 3, 428.57

Problemas 857.14

Aclaraciones 571.43

Total 4,857.14

Créditos “B”Procesar 2,571.43Problemas 1,142.86Aclaraciones 1,428.57Total 5,142.86

Créditos “B”Procesar 2,571.43Problemas 1,142.86Aclaraciones 1,428.57Total 5,142.86

1500

2000200150

50

20

Departamento de ______________

$ 1.71

$ 1.71$ 5.71

$ 5.71

$ 28.57

$ 28.57

$ 10,000.00

Productos fabricados Costos derivados del Recurso “Arrendamiento”

Procesar Resolver Aclaraciones Totales CostoProblemas Unitario

Crédito “A” 2,000 3,428.57 857.14 571.43 4,857.14 2.43Crédito “B” 1,500 2,571.43 1,142.86 1,428.57 5,142.86 3.43

Totales 3,500 6,000.00 2,000.00 2,000.00 10,000.00

Vista de costos ABC en diferentes dimensiones

Objetos de Costo: organización jerárquica, recomendación

•El detalle para definir los Objetos de Costo es importante dentro del modelo ABC.

•Si el modelo es nuevo o una prueba piloto, conviene agrupar los Objetos de Costo en varias categorías jerárquicas para evitar introducir mucho detalle en el modelo.

•Cuando el modelo se perfeccione y madure se agregará más detalles a los Objetos de Costos para ganar capacidad analítica.

•Graficamente se observa lo siguiente:

Objetos de Costo: Organización jerárquica

Familia

de Productos

Productos

Individuales

Partes/Materiales/

Ingredientes

Mercados

Regiones

Canales de

Distribución

Clientes

Individuales

Poco detalle

Mucho detalle

Productos Clientes

Tema 9

Análisis de rentabilidad. Importancia de los indicadores

Capacidad analítica del Modelo de Costos ABC

El modelo ABC terminará cuando se ha completado la asignación de costos a los Objetos de Costos.

Ahora podemos dedicarnos a analizar los costos!!!!!!!.

El análisis de los Objetos de Costo ofrece una importante información estratégica:

Por ejemplo se puede determinar la Rentabilidad simple de un Objeto de Costo que se calculará como

Rentabilidad = Ventas - Costo por actividades

Indicadores de Desempeño

• ¿Qué son?• Explican la eficiencia • Explican el tiempo• Explican la calidad• Se usan para análisis de

Capacidad ociosa.

•Definen cuán bien se lleva a cabo una actividad y si la misma satisface los requisitos de los clientes internos y externos.

•La cantidad de quejas de clientes, por ejemplo, es un Indicador apropiado para medir el desempeño del departamento de atención al cliente.

•Se pueden comparar a lo largo del tiempo, o contra Objetivos o simplemente contra el Standard del sector o de los competidores.

•Esto último se llama benchmarking. Estas comparaciones son útiles para tener una idea de cómo se ejecutan las actividades e identificar áreas de mejora.

Ejemplos del participante

Indicadores de desempeño en Costos ABC

Tema 10

Identificación de oportunidades de reducción de costos. El paso siguiente:

A B M Ejemplo: Reportes y recomendaciones.

Cómo reducir costos con ABC

Un mejor desempeño de las actividades es la clave para la reducción permanente de costos.

Para obtener una mejora en los costos es necesario:

•Reducir tiempos y esfuerzos requeridos por las actividades

•Eliminar actividades innecesarias

•Elegir actividades de bajo costo sin demeritar servicio y calidad

•Compartir en lo posible las distintas actividades- interacción-

•Redefinir el uso de los Recursos liberados. Hacia donde generarán valor y rentabilidad

La complementación entre ABC y ABM (Administrar en base a actividades)

• Habiendo descrito cómo se construye un modelo de costos por actividades ABC se puede comprender mejor el significado de ABM (Activity Based Management).

• Con ABM se pueden buscar oportunidades de mejora en la organización basándose en la información sobre actividades que provee ABC.

• ¿Cómo hacerlo?

Con ABM se pueden realizar los siguientes análisis:

1. Análisis de rentabilidad de productos y servicios2. Análisis de rentabilidad de clientes3. Análisis de procesos4. Simulaciones de costos5. Presupuesto por actividades (ABB: Activity based budgeting)

GRACIAS POR SU ATENCIÓNDE INFORMACION

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coordinacion@costosabc.comcoordinacion@ige.mx

ABC CRMBSC

BPM

Contribuyendo a la formación del Talento Humano de las organizaciones

*ESTE MATERIAL ES PROPIEDAD DE ASESORES INTEGRALES ORGANIZACIONALES, S.A. DE C.V. SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL ESTA PROHIBIDA.*Es de uso exclusivo para el participante a cursos de IGE, no se permite el uso para otros fines que no sean para los que se establecen en los cursos de nuestro Instituto.

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