ostos ABC(ACTIVITY BASED COSTING)

Es un proceso gerencial que ayuda en la administración de actividades y procesos del negocio, en y durante la toma de decisiones estratégicas y operacionales."Sistema que primero acumula los costos indirectos de cada una de las actividades de una organización y después asigna los costos de actividades a productos, servicios u otros objetos de costo que causaron esa actividad".Los sistemas tradicionales se desarrollaron para cumplir la función de valorización de inventarios (satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad). Basan el proceso de costeo en el "producto".ABC se basa en la agrupación en centros de costos (actividades) que conforman una secuencia de valor (cadena de valor) de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa.Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que se causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos.Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añaden valor.Es importante resaltar que aunque en las empresas existan productos que no sean los más rentables, pero que fueron los que lanzaron a esa empresa al mercado o que la misma es reconocida por ese producto, así no sea el más rentable no se debe quitar del mercado.Los contadores debemos comenzar a mirar nuestro entorno de una manera más abierta y no de la manera cuadriculada a la cual estamos acostumbrados y este comentario va a que si en algún momento se nos presentara un caso como el anteriormente mencionado lo primero que le diríamos al gerente es que debe sacar del mercado ese producto ya que no nos está dando la mejor utilidad; sin mirar que en oportunidades las empresas son reconocidas por el primer producto que se lanzó al mercado.

Elementos del costeo ABCUna de las cosas importantes dentro del coteo ABC, es mencionar cual es el flujo de los costos ABC y este se da de la siguiente manera: los RECURSOS son consumidos por las ACTIVIDADES; y las actividades son consumidas por los PRODUCTOS o SERVICIOS.Pero todo en la vida tiene un orden a seguir y los costos ABC no son la excepción, ya que sin un orden sería más difícil la implementación de este modelo y de cualquier otro y es por esto que a continuación mencionaremos cuales son los pasos a seguir:

"Análisis de los procesos de valor: este se divide en 3 pasos. Preparación de flujo gramas que detallan cada paso en el proceso de manufactura; analizar cada actividad documentada en el flujo grama y definir si agrega o no agrega valor y por ultimo identificar formas de reducir o eliminar las actividades que no agregan valor y de ser posible reducir los tiempos que agregan valor".Este paso lo podemos explicar de una manera más sencilla; por ejemplo cuando nuestras abuelas van a preparar las arepas en lo primero que piensan es los pasos que se deben tener en cuenta para dicha elaboración, como lo es la compra del maíz, la cocinada y la molida.Lo segundo que mencionan es la omisión de algunos pasos que para ellas no tienen importancia a la hora de elaborar una buena arepa y lo tercero es pensar en el tiempo que se van a demorar terminándola y como terminarla mucho más rápido; ya que varios de sus nietos le están diciendo que están ansiosos por comer de esas ricas arepas que ella elabora.

"identificación de los centros de actividades: estas actividades se pueden dar en los siguientes niveles: Nivel de unidades, nivel de lotes, nivel de líneas de producto y nivel de planta general".Para la explicación de este podemos continuar con el anterior ejemplo, ya que nuestras abuelas siempre están pensando cuantas personas van para su casa para así saber cuántas unidades debe realizar, para que así nadie de su familia se quede sin comer de sus ricas arepas.

"Asociación de los costos con los centros de actividad. En este se debe tener en cuenta la siguiente forma para asignación de los CIF: por imputación o identificación directa al centro de actividad, alternativa que debe preferirse en la medida de lo posible; utilizando algún criterio de asignación de acuerdo con el tipo de inductor de costo asociado con la actividad".

Continuemos con nuestro ejemplo, al finalizar la tarde la abuela siempre está pensando en toda la energía que gasto a la hora de cocinar el maíz y cuando estaba calentando todas las arepas.

"Selección de los promotores o inductores de costos. Para esta se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: facilidad de obtener información relacionada con el inductor y el grado en el que el inductor mide el verdadero consumo de actividades por parte de los productos".Al finalizar la tarde uno de los nietos le dice a su abuela que en realidad el consumo de energía no fue tanto pues la mitad del maíz y la mitad de las arepas fueron cocinados donde una de sus hijas. Aunque de una manera jocosa tratamos de explicar los pasos a seguir para la elaboración del costeo ABC, si miramos la realidad, nos podemos encontrar que en cada cosa que hacemos en nuestra vida cotidiana como lo es una merienda donde nuestras abuelas se ven involucrados los costos y de una manera inconsciente podemos crear un sistema de ABC.Como diría el dicho no todo lo que brilla es oro y a manera muy personal ya que esto no lo dice ningún autor, le veo una gran desventaja al sistema de costos ABC, y es que tienen muy en cuenta el Justo a Tiempo, ya que lo que buscamos de cierta manera es reducir costos y en algún momento este va a hacer todo lo contrario.Un ejemplo de esto puede ser el hecho de que compre una materia prima de inmediato y por algún motivo no la vendan a un precio más alto, se nos estarían reduciendo las actividades.O si ningún proveedor tiene la materia prima que necesitamos en el momento para una producción que nos hizo un cliente posiblemente estaríamos perdiendo una venta.Es evidente que el hecho de discriminar por actividades de cada proceso los costos permite tener una mejor visión de los mismos; por esta razón se puede decir que la mayor ventaja del costeo ABC es que permite a los dirigentes poder tomar decisiones sobre los costos más acertadas; es decir, pueden fácilmente identificar las actividades que no están agregando calor al proceso pero que si están generando costos y determinar si en realidad es viable o no algún producto, pues con otras metodologías es fácil que un producto financie la producción de otro.

OBJETIVOS DE LOS COSTOS ABC El objetivo del costeo basado en actividades es vigilar los costos a los productos o servicios en lugar de

asignarlos de manera arbitraria. Es hacer consiente a la alta gerencia y en general a toda la organización del papel tan importante que juegan

los departamentos indirectos dentro del proceso productivo y de cómo los gastos indirectos de fabricación incurridos en dichos departamentos contribuyen al éxito de toda empresa.

Características principales del método de costos ABC Las tareas son realizadas por un individuo o grupo de individuos. Gestionar la producción, significa controlar las actividades más que los recursos. Intenta satisfacer al máximo las necesidades de los clientes internos y externos. Las actividades deben analizarse como integrante de un proceso de negocio y no de forma aislada. Elimina las actividades que no añaden ningún valor a la organización. Mantiene un objetivo de mejora continua en el desarrollo de las actividades. Es un sistema de gestión "integral", donde se puede obtener información de medidas financieras y no

financieras que permiten una gestión optima de la estructura de costos. Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda evaluar cada una por separado y

valorar la necesidad de su incorporación al proceso, con una visión de conjunto. Proporciona herramientas de valoración objetivas de imputación de costos. Es un modelo gerencial y no contable.

Importancia del costeo ABCLa importancia de este método de costeo es que existe una relación CAUSA y EFECTO entre los CIF incurridos (causa) y el factor de costos elegido para su aplicación (efecto).El costeo ABC también permite determinar la mejor estrategia de precios al mercado porque permite saber si algún producto puede venderse a un mejor precio o si se está vendiendo por debajo de su mismo costo. Así la gerencia puede optimizar recursos y determinar un mejor precio de venta o una posibilidad de evacuar mayores volúmenes. Adicionalmente el costeo ABC permite diferenciar los productos más rentables, lo que

permiten tener ventajas en costos, los que mayor materia prima consumen, entre otros. Dentro de las limitaciones del costeo ABC se puede identificar la necesidad de información detallada de cada proceso, lo cual para muchas empresas es difícil y más aún si no se encuentran sistematizadas y eventualmente el cálculo de algunos costos donde la subjetividad va a estar presente para la determinación del costo unitario, por ejemplo en determinar las horas de MOD o las horas de máquina. Otra dificultad del sistema está en la identificación de los costos de actividades en empresas de servicios, en las cuales por la cantidad o diversidad se hace difícil cuantificar o valorizar cada una de ellas. Sin embargo es evidente que este sistema de costeo ofrece más beneficios y ventajas que limitaciones, por lo cual es una buena alternativa para el manejo de costos actualmente en las empresas y que va muy acorde al desarrollo tecnológico que vivimos en la actualidad.

Clasificación de las actividades de los costos ABCLas actividades de los costos ABC, según Michael Porter bajo el análisis de la cadena de valor clasifica las actividades en Primarias y de Apoyo.

Actividades primarias:Las actividades primarias se refieren a la creación física del producto, su venta y el servicio postventa, y pueden también a su vez, diferenciarse en sub-actividades. El modelo de la cadena de valor distingue cinco actividades primarias:

Logística interna: comprende operaciones de recepción, almacenamiento y distribución de las materias primas.

Operaciones (producción): procesamiento de las materias primas para transformarlas en el producto final. Logística externa: almacenamiento de los productos terminados y distribución del producto al consumidor. Marketing y ventas: actividades con las cuales se da a conocer el producto. Servicio: de post-venta o mantenimiento, agrupa las actividades destinadas a mantener, realizar el valor del

producto, mediante la aplicación de garantías. Actividades de apoyo:

Las actividades primarias están apoyadas o auxiliadas por las también denominadas actividades secundarias: Infraestructura de la organización: actividades que prestan apoyo a toda la empresa, como la planificación,

contabilidad y las finanzas. Dirección de recursos humanos: búsqueda, contratación y motivación del personal. Desarrollo de tecnología, investigación y desarrollo: obtención, mejora y gestión de la tecnología. Abastecimiento (compras): proceso de compra de los materiales.

Fases del costeo ABCEl costeo basado en actividades es un método de costeo de productos de doble fase que asigna costos primero a las actividades y después a los productos tomando como base el uso de las actividades por cada producto.El costeo ABC sigue los siguientes pasos:

a. Identificar las actividades que consuman recursos: requiere entender todas las actividades requeridas para hacer el producto. Cuando los gerentes analizan los procesos que siguen para producir un producto o servicio, descubren pasos que no generan ningún valor agregado y deciden eliminarlo.

b. Identificar los conductores de costo. El conductor de costo ideal es aquel que está relacionado con el costo que se está asignando. A continuación mostramos los tipos de conductores de costo que las empresas usan. Los cuales están relacionados con el volumen de producción o con la complejidad de la producción o el proceso de marketing.

c. Calcular una tarifa de costo por cada conductor de costo. Las tarifas predeterminadas para la asignación de costos indirectos a los productos se calculan de la siguiente manera:

Los costos están distribuidos a un producto multiplicando la tarifa predeterminada de cada actividad por el volumen de actividad usada en la elaboración de producto.  El costeo basado en actividades calcula una tarifa de conducción de costo para cada centro de actividad. Cada actividad tiene asociado un conjunto de costo.

d. Asignar costos a los productos. Consiste en multiplicar las tarifas de conducción de costo por el número de unidades del conductor de costo en cada producto. El conductor de costo ideal es aquel que está relacionado con el costo que se está asignando.

CUANDO Y DONDE IMPLEMENTAR ABC En empresas que poseen alta gama de productos con procesos de fabricación diferentes y es difícil conocer

la proporción de CIF que afecta al producto.  En empresas con altos niveles de gastos estructurales y sometidos a grandes cambios estratégicos y

organizativos. Cuando él % de CIF sobre el CT de la empresa tiene un peso significativo (no tiene sentido implantar si la

empresa fabrica un sólo producto para un cliente). En empresas donde estén sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer

exactamente la composición del costo de los productos. TIPOS DE EMPRESAS QUE PUEDEN IMPLEMENTAR EL COSTEO ABC Aquellas en las que los CIF configuran parte importante de los costos totales. Empresas que reportan un crecimiento, año tras año en sus CI. Empresas con alto volumen de CF e inmersos en fuerte competencia. Empresas con varios procesos o actividades entre los productos. Empresas que tienen varios canales de distribución y compradores que provocan la necesidad de acometer

actividades de ventas muy diferenciadas. Empresas que eligen el factor competidor de "liderazgo de costos". VENTAJAS DEL COSTEO ABC Permite obtener información oportuna y confiable de los procesos y actividades existentes en la empresa,

para desarrollar la toma de decisiones estratégicas. Permite a la empresa perfeccionar su capital de trabajo y su mano de obra. Las actividades de la empresa se desarrollan en forma dinámica y las funciones propias, permitiendo mejorar

su posición en el mercado. No presenta dificultades de implantación en cualquier tipo de organización Facilita la eliminación de despilfarros, permitiendo destacar las actividades que no añaden valor. Fomenta la mejora continua y el control de la calidad total. Segrega los CIF y justifica los recursos por actividades. Proporciona una base más confiable para la fijación de precios. DESVENTAJAS DEL COSTEO ABC Su implementación puede resultar una inversión inoficiosa sino se adopta como un sistema de gestión. No acertar con adecuados conductores del costo, sería aceptar las inconsistencias de los métodos

tradicionales. Trabajar con ABC y no con ABM es sacrificar los beneficios de esta filosofía. Requiere una logística que le de mantenimiento, pues es un sistema dinámico producto del mejoramiento

continuo. EL COSTEO ABC Y SU RELACION CON LA ADMINISTRACION BASADA EN ACTIVIDADES

La Gerencia Basada en Actividades es un modelo de administración, que conjuga un amplio conjunto de disciplinas, que se enfoca en alcanzar al máximo valor para el cliente y asegurar la rentabilidad de la empresa mediante la administración de las actividades.El ABM basa su desarrollo en la información proporcionada por el Costeo ABC.Esta disciplina incluye el análisis de los inductores de costos, análisis de actividades.El ABC y la ABM son una serie de  metodologías que dan a las organizaciones el nivel de detalle necesario para facilitar la toma decisiones precisas que mejorarán el desempeño de las finanzas y de su negocio en general.Ambos  proveen información financiera y no financiera de tal manera que refleja las actividades diarias del personal, equipo y procesos que impactan directamente en la parte baja y media de la organización.

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