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MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE SEGUROS

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (MIDUVI-CGAF-DA-J.2.3)

Versión 1.0, Revisión 1.0

© 2017 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI

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DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE SEGUROS Versión: 1 .0.0 Página 2 de 31

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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador

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LISTA DE CAMBIOS

Versión Fecha de ejecución

Descripción del cambio o

eliminación

Fecha de vigencia Solicitado por

Responsable y/o Cargo

1.0 Diciembre.2016 Realización del Manual

Diciembre.2016 Ing. Silvia Gómez

Directora de Servicios, Procesos y Calidad

DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.



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MIDUVI, 2017.

TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1

FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1

LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2

1.- Objetivos .................................................................................................................................. 5

1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 5

1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 5

2.- Alcance ..................................................................................................................................... 5

3.- Responsables............................................................................................................................ 5

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 6

5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso ................................................................................ 7

6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 8

6.1 Ficha del Proceso ................................................................................................................. 8

6.2 Diagrama de flujo del proceso de gestión de seguros ..................................................... 10

6.3 Matriz aclaratoria del proceso de gestión de seguros ...................................................... 11

6.4.- Indicadores de gestión del proceso de gestión de seguros ............................................ 12

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 13

8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 14

8.1 Subproceso vinculado de pólizas de vehículos ................................................................. 14

8.1.1. Ficha del subproceso vinculado de pólizas de vehículos solicitud de bienes ............... 14

8.1.2 Controles del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ........................................ 15

8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ........................... 16

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ........................... 17

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ................. 18

8.2 Subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos .................................................... 19

8.2.1. Ficha del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos ................................. 19

8.2.2 Controles del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos ........................... 20

8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos. ............. 21

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos. ............. 22



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MIDUVI, 2017.

8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos. ... 24

9.- Anexos .................................................................................................................................... 25

9.1 Ficha técnica y diagrama del proceso de gestión de seguros ........................................... 25

9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de vehículos ................... 27

9.3 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de equipos electrónicos. 29

9.4 Matriz única para asegurar bienes ................................................................................... 31



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MIDUVI, 2017.

PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUROS

1.- Objetivos

1.1 Objetivo general

Preservar, conservar, precautelar y asegurar los bienes muebles, inmuebles, equipos electrónicos y vehículos de la institución realizando el respectivo control mediante la matriz única para asegurar los bienes del MIDUVI, determinando los bienes susceptibles de aseguramiento, cumpliendo la normativa legal y los controles que se establecen para este proceso.

1.2 Objetivos específicos

Determinar si los bienes muebles e inmuebles de la institución de la institución

son susceptibles para aplicar la gestión de seguros mediante las pólizas de

equipos electrónicos por robo o hurto del bien, cumpliendo la normativa legal

que se establece para este proceso.

Determinar si vehículos de la institución de la institución son susceptibles para

aplicar la gestión de seguros mediante las pólizas de vehículos por siniestro,

cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.

2.- Alcance

El proceso es aplicable para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda en matriz y

en sus unidades desconcentradas, inicia con el aseguramiento de los bienes muebles,

inmuebles y vehículos a nivel nacional registrados mediante la matriz única para

asegurar los bienes emitidos por las Unidades Administrativas de Matriz y de las

Oficinas Técnicas, hasta determinar si el bien está asegurado y proceder a dar uso del

Seguro aplicado para determinado bien.

3.- Responsables

Director/a Administrativo

Máxima Autoridad

Analistas de la Unidad de Control de Bienes



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Directores de las Oficinas Técnicas a nivel nacional

Director/a Financiero

Custodio del Bien

Analistas de la Unidad de Seguros

Director/a de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación

Responsables de Seguros Sucre

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

ABREVIATURAS DEFINICIÓN

CGE Contraloría General del Estado

CGAF Coordinación General Administrativa Financiera

DA Dirección Administrativa

DF Dirección Financiera

DGTIC Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación

SS Seguros Sucre

MIPRO Ministerio de Industrias y Productividad

TÉRMINOS DEFINICIÓN

Abigeato Hurto de ganado

Bienes muebles Bienes que pueden ser trasladados sin alterar su naturaleza o calidad, como dinero, acciones y participaciones, joyas, obras de arte, vehículos, etc.

Guardalmacén o Administrador de Bienes

Será el responsable administrativo del control en la inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes.

Hurto Consiste el delito de hurto en el apoderamiento ilegítimo de una cosa mueble ajena que, a diferencia del robo, es realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas

Remate Es una licitación, subasta o puja, donde un cierto artículo es ofrecido a la venta con un precio base (mínimo) y los interesados deben realizar sus ofertas. Aquel que ofrezca una mayor cantidad de dinero por el producto, será quien gane el remate y pueda quedarse con lo ofrecido.

Robo El robo es un delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, empleando para ello fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas.

Usuario Final o Custodio Responsable

Será el responsable del cuidado, uso, custodia y conservación de los bienes asignados, servidora o servidor de las entidades y organismos del sector público y aquel que por efectos de acuerdos o convenios, se encuentre prestando servicios en la entidad, al cual se le haya asignado bienes para el desempeño de sus funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado.

http://definicion.de/subasta/

http://definicion.de/dinero/



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MIDUVI, 2017.

5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso

Las pólizas de seguros pueden contratarse con compañías nacionales

debidamente autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, en las

condiciones más favorables para la institución y de conformidad con lo que

dispones la normativa legal vigente, acogiendo las directrices o regulaciones

administrativas.

Los vehículos pertenecientes a las entidades debe contar con el Seguro

Obligatorio de Accidentes de tránsito, estar asegurado contra accidentes,

incendios, robos, riesgos contra terceros y contar con el servicio de rastreo

satelital.

El custodio del bien asegurado que haya sufrido el siniestro, robo, hurto o

abigeato deberá cancelar el deducible del bien a cargo por la institución.



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MIDUVI, 2017.

6.- Información Básica del Proceso

6.1 Ficha del Proceso

Proceso:

Gestión de Seguros

Código del Proceso: J.2.3

Descripción:

PROPÓSITO:

Preservar, conservar, precautelar y asegurar los bienes muebles, inmuebles y vehículos de la institución realizando el respectivo control mediante la matriz única para asegurar los bienes del MIDUVI, determinando los bienes susceptibles de aseguramiento, cumpliendo la normativa legal y los controles que se establecen para este proceso.

DISPARADOR:

Necesidad de aseguramiento de los bienes muebles, inmuebles y vehículos de la Institución.

ENTRADAS:

Solicitud de aseguramiento de bienes

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Solicitar a Máxima Autoridad la aseguración de bienes muebles, inmuebles y vehículos Revisar instalaciones técnicamente

Remitir información de bienes a asegurar

Revisar y remitir la cotización

Remitir cotización y solicitar Certificación Presupuestaria

Contratación Pública

SUBPROCESOS VINCULADOS:

1. Pólizas de vehículos

2. Pólizas de vehículos electrónicos

Productos/Servicios del Proceso:

Asegurar los bienes muebles, inmuebles y vehículos

Atender el siniestro



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Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:


Tipo de cliente: Interno

Externo

Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público. (Acuerdo No. 017 CG-2016).

12 Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014).



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MIDUVI, 2017.

6.2 Diagrama de flujo del proceso de gestión de seguros



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MIDUVI, 2017.

6.3 Matriz aclaratoria del proceso de gestión de seguros

No. Actividad Rol Descripción Documento

1

Solicitar a Máxima

Autoridad la

aseguración de

bienes muebles,

inmuebles y

vehículos

Director/a

Administrativo

El proceso de aseguramiento de bienes

muebles, inmuebles y vehículos da inicio con

la solicitud por parte de él Director/a

Administrativo el aseguramiento de los

bienes pertenecientes o adquiridos por la

Institución.

Mediante el/la Coordinador/a General

Administrativo Financiero.

Memorando de

solicitud

2 Autorizar la

solicitud

Máxima

Autoridad o su

delegado

EL proceso de inicio de aseguramiento será

autorizado.

Memorando de

autorización

3

Solicitar inicio de

proceso de

aseguramiento de

bienes

Analista de la

unidad de

control de

bienes

Una vez autorizado por la Máxima Autoridad

o su delegado se solicitará el inicio del

proceso de aseguramiento de los bienes

muebles, inmuebles y vehículos de la

Institución.

Memorando de

solicitud

4

Realizar circular

solicitando

información

Director/a

Administrativo

La Dirección Administrativa mediante la

Unidad de Control de Bienes remitirá la

circular solicitando la información.

Esta información será remitida mediante la

matriz única para asegurar bienes la misma

que será llenada con la información

detallada en la misma.

1. Circular

solicitando

información;

2. Matriz única

para asegurar

bienes COD.

MUAB-J.2.3-

001

5

Remitir

información de

bienes a asegurar

Responsable de

las unidades

administrativas

en matriz y

oficinas

técnicas

Mediante la matriz única para asegurar los

bienes se remitirá la información de los

bienes muebles, inmuebles y vehículos de la

institución susceptibles de aseguramiento.

Como anexo CD adjunto.

1. Memorando;

2. Matriz única

para asegurar

bienes COD.

MUAB-J.2.3-

001;

3. CD adjunto

6 Consolidar la

información

Analista de la

unidad de

control de

bienes

La unidad de control de bienes consolidará la

información remitida de las oficinas técnicas

y matriz.

¿La información está correcta?

Si la información está correcta pasa a la

actividad 7;

Si la información no está correcta va a la



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MIDUVI, 2017.

6.4.- Indicadores de gestión del proceso de gestión de seguros

N° Indicador Fórmula de

Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la

Medición

Frecuencia de Medición

1 Bienes asegurados

Número de bienes asegurados

Unidades Unidad de seguros

QUIPUX Anual

actividad 12.

7

Remitir

información a

aseguradora

Director/a

Administrativo

De la consolidación de la información

correcta remitida por las unidades

administrativas en matriz y las oficinas

técnicas se enviará la información de los

bienes a asegurar a la empresa asegurado

que para las Instituciones de la

Administración Pública Central y

Dependientes de la Función Ejecutiva en este

caso el MIDUVI es Seguros Sucre.

1. Oficio;

2. Informe de

bienes a

asegurar

8 Revisar y remitir la

cotización

Responsable de

la empresa

aseguradora

La empresa aseguradora remitirá la

cotización en base al listado de bienes a

asegurar.

Cotización

9

Remitir cotización

y solicitar

Certificación

Presupuestaria

Director/a

Administrativo

Obteniendo la cotización de los bienes a

asegurar se solicitará la certificación

presupuestaria para esto se deberá adjuntar

y/o remitir la cotización de bienes a

asegurar.

1. Cotización;

2. Solicitud de

certificación

presupuestaria

10 Certificación

Presupuestaria

Director/a

Financiero

Subproceso de certificación presupuestaria.

Para lo cual se necesita TdR´s, informe

técnico, reforma PAC y resolución.

11 Contratación

Pública

Director/a

Administrativo Subproceso de contratación pública

12 Solicitar

correcciones

Analista de la

unidad de

control de

bienes

Determinado inconformidad en la matriz

única para asegurar bienes se solicitará las

correcciones respectivas.

13 Corregir

observaciones

Responsable de

las unidades

administrativas

en matriz y

oficinas

técnicas

Se realizará las correcciones



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MIDUVI, 2017.

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos



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MIDUVI, 2017.

8.- Descripción de los Subprocesos

8.1 Subproceso vinculado de pólizas de vehículos

8.1.1. Ficha del subproceso vinculado de pólizas de vehículos

Subproceso:

Pólizas de vehículos

Código del Subproceso:

J.2.3.1

Descripción:

PROPÓSITO:

Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de vehículos, que hayan sufrido algún siniestro en cuanto al bien Institucional.

DISPARADOR:

Necesidad de atender el siniestro generado

ENTRADAS:

Siniestro


Informar el siniestro

Solicitar documentación del bien

Enviar oficio informando el siniestro


Realizar el proceso de pago

Productos/Servicios del Subproceso:

Liquidación del siniestro

Responsable del Subproceso:



Externo



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MIDUVI, 2017.

8.1.2 Controles del subproceso vinculado de pólizas de vehículos

ARTÍCULO NORMATIVA

12 Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)

Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público, (Acuerdo No. 017 CG-2016).



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MIDUVI, 2017.

8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado de pólizas de vehículos



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MIDUVI, 2017.

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado de pólizas de vehículos


1 Informar el

siniestro

Custodio del

bien

El custodio del bien informará el siniestro

ocurrido a la Director/a Administrativo para

proceder a hacer efectivo las pólizas de seguros

de vehículos.

Memorando

informando el

siniestro

2

Remitir

información de

siniestro

Director/a

Administrativo

La información de siniestro recibida en el

despacho de la Dirección Administrativa será

remitida a los analistas de la unidad de seguros

mediante el informe detallado acerca de lo

ocurrido.

Informe del

siniestro

3 Contactar al

custodio del bien

Analista de la

unidad de

seguros

El informe indicará el nombre del custodio del

bien para de esta manera contactarlo y

proceder a registrar la documentación

necesaria para poder hacer factible la póliza.

4

Solicitar

documentación

del bien

Analista de la

unidad de

seguros

Una vez contactado a la persona responsable

del bien en cuestión se solicitará la

documentación del mismo y la documentación

detallada.

Documentación

del bien

5

Solicitar parte

policial o

denuncia

Analista de la

unidad de

seguros

Parte de la documentación a presentar por el

custodio del bien es la denuncia o parte policial

misma que será solicitado y deberá ser

presentado para el expediente de solicitud de

póliza de seguros.

Parte policial o

denuncia

6

Adjuntar

documentación

del custodio y

documentos del

vehículo

Analista de la

unidad de

seguros

Parte principal del expediente es adjuntar la

documentación del custodio y los documentos

que avalen el vehículo al que le ocurrió el

siniestro.

7

Solicitar emitir

oficio a Seguros

Sucre

Analista de la

unidad de

seguros

Una vez que el expediente se encuentra

completo se solicitará emitir el oficio mediante

el/la Directora/a Administrativo a Seguros

Sucre.

Expediente

8

Enviar oficio

informando el

siniestro

Director/a

Administrativo Se enviará el oficio informando el siniestro

Oficio del

siniestro

9 Receptar

información

Responsable

de Seguros

Sucre

El expediente generado por el siniestro

suscitado es receptado por la empresa

aseguradora.



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MIDUVI, 2017.

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado de pólizas de vehículos

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la

Medición


1 Número de pólizas de vehículos generadas

Sumatoria de pólizas efectivizadas


QUIPUX Anual

10 Atender el

siniestro

Responsable

de Seguros

Sucre

Se realiza el proceso para atender el siniestro

11 Remitir

liquidación

Responsable

de Seguros

Sucre

Una vez atendido el siniestro la empresa

aseguradora remitirá la liquidación de la póliza

de seguros de vehículos.

1.- Oficio

2.- Liquidación

12 Receptar

información

Director/a

Administrativo

La liquidación es receptada por la Dirección

Administrativa y enviado a la unidad de

seguros.

13 Cotejar la

información

Analista de la

unidad de

seguros

El analista de seguros deberá cotejar la

información remitida por la empresa

aseguradora.

¿La información está conforme?

Si está conforme va a la actividad 14

Si no está conforme pasa a la actividad 18

14 Solicitar el pago

Analista de la

unidad de

seguros

Se solicitará el pago mediante memorando

suscrito por el/la directora/a Administrativo.

Memorando

solicitando el

pago

15

Gestión de

solicitud de

pagos

Director/a

Financiero

Se realizará el subproceso de Gestión de

Solicitud de Pagos.

Determinando valores comprometidos por la

institución hacia la aseguradora.

16 Cancelar el

deducible

Custodio del

bien

El custodio y/o responsable del bien deberá

cancelar el deducible

17 Realizar el

descargo del bien

Analista de la

unidad de

seguros

Cancelado los haberes adquiridos se procede a

realizar el descargo del bien al custodio o a la

persona responsable del mismo.

18 Solicitar

correcciones

Analista de la

unidad de

seguros

Se solicitará las correcciones



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MIDUVI, 2017.

8.2 Subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos

8.2.1. Ficha del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos

Subproceso:

Pólizas de equipos de electrónicos

Código del Subproceso:

J.2.3.2

Descripción:

PROPÓSITO:

Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de equipos electrónicos, que hayan sufrido algún siniestro, robo y/o hurto en cuanto al bien Institucional.

DISPARADOR:


ENTRADAS:

Siniestro, robo y/o hurto


Informar el siniestro, robo y/o hurto del bien

Solicitar documentación del bien

Realizar denuncia

Obtener 3 proformas del equipo


Certificar que el equipo cumpla con las características

Solicitar el pago

Realizar el descargo del bien

Productos/Servicios del Subproceso:

Liquidación del siniestro, robo y/o hurto

Responsable del Subproceso:



Externo



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MIDUVI, 2017.

8.2.2 Controles del subproceso vinculado pólizas de equipos electrónicos

ARTÍCULO NORMATIVA

12 Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)

Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público, (Acuerdo No. 017 CG-2016).



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MIDUVI, 2017.

8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso vinculado pólizas de equipos

electrónicos.



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MIDUVI, 2017.

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso vinculado pólizas de equipos

electrónicos.


1

Informar el

siniestro, robo

y/o hurto del

bien

Custodio del

bien

En el caso de que exista siniestro, robo y/o

hurto del bien el custodio informará a la unidad

competente mediante memorando.

Memorando

informando el

siniestro

2

Remitir

información del

siniestro

Director/a

Administrativo

Una vez recibido el memorando informando el

siniestro el/la Directora/a Administrativo

remitirá la información recibida hacia la unidad

respectiva para atender el caso suscitado.

3

Contactar al

custodio del

bien

Analista de la

unidad de

seguros

Cuando se haya designado el caso a un analista

de la unidad de seguros este contactará al

custodio del bien para iniciar el proceso para

generar el beneficio de la póliza de seguro.

4

Solicitar

documentación

del bien

Analista de la

unidad de

seguros

El analista de la unidad de seguros solicitará la

documentación del bien siniestrado.

5 Realizar

denuncia

Custodio del

bien

El custodio del bien deberá realizar y presentar

la denuncia del equipo electrónico siniestrado. Denuncia

6

Presentar

documentos

personales

Custodio del

bien

El custodio del bien deberá presentar los

documentos personales.

Documentos

personales

7

Adjuntar hoja

de control de

activos fijos

Custodio del

bien

Se deberá adjuntar al expediente la hoja de

control de activos fijos donde conste el bien en

cuestión.

Hoja de control

8

Obtener 3

proformas del

equipo

Analista de la

unidad de

adquisiciones

La unidad de adquisiciones mediante sus

analistas deberá obtener 3 proformas del

equipo que sufrió el siniestro para poder

presentar en el expediente.

Proformas del

equipo

9

Anexar

facturas del

equipo perdido

Custodio del

bien Se anexará las facturas del equipo perdido

1. Facturas;

2. Expediente

10

Solicitar emitir

oficio a Seguros

Sucre

Analista de la

unidad de

seguros

Una vez completado el expediente con todos los

documentos solicitados la unidad de seguros

mediante sus analistas solicitarán a el/la

Directora/a Administrativo emitir el oficio a

Seguros Sucre.

Expediente



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MIDUVI, 2017.

11

Enviar oficio

informando el

siniestro

Director/a

Administrativo

Se enviará el oficio a Seguros Sucre para

efectivizar la póliza de seguros de equipos

electrónicos.

1. Oficio

2. Expediente

12 Receptar

información

Responsable de

Seguros Sucre Seguros sucre receptará información

13 Atender el

siniestro

Responsable de

Seguros Sucre

Se realiza el subproceso para atender el

siniestro.

14

Informar que

se va a hacer

reposición del

bien

Responsable de

Seguros Sucre

Analizado los causales del siniestro y el

expediente generado por la recolección de los

documentos para hacer efectivo las pólizas de

seguros, se informará mediante oficio que se va

a hacer la reposición del bien, al cual se

anexará la cotización del bien asegurado.

Cotización del

bien

15 Receptar

información

Director/a

Administrativo

El/la Director/a Administrativo receptará la

información.

16

Remitir

información a

DGTIC

Director/a

Administrativo

La cotización y características del bien que fue

enviada por Seguros Sucre se remitirá a la

Dirección de Gestión de Tecnologías de la

Información y Comunicación para su análisis.

Cotización y

características

del bien

17

Certificar que el

equipo cumpla

con las

características

Director/a de

Gestión de

Tecnologías de

la Información y

Comunicación

El analista encargado de la revisión de los

documentos del bien a reponerse certificará que

el equipo cumpla con las características

idénticas o de mejor calidad al equipo que se va

a ser la reposición.

¿Cumple las características?

Si cumple con las características va a la

actividad 18;

Si no cumple con las características va a la

actividad 27.

18

Comunicar que

el equipo está

aprobado

Director/a de

Gestión de

Tecnologías de

la Información y

Comunicación

Mediante memorando se comunicará a el/la

directora/a Administrativo la aprobación del

equipo que cumplió con las características

requeridas para reposición del bien siniestrado.

Memorando de

aprobación

19

Informar

aprobación del

equipo

Director/a

Administrativo

El/la directora/a Administrativo informará la

aprobación del equipo al responsable de

seguros sucre.

Oficio de

aprobación

20

Entregar

equipo

físicamente

Responsable de

Seguros Sucre Se entregará el equipo físicamente

21 Remitir

liquidación

Responsable de

Seguros Sucre Se remitirá la liquidación mediante oficio

Oficio con

liquidación



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MIDUVI, 2017.

8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso vinculado pólizas de equipos

electrónicos.

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Fuente de la

Medición


1 Número de pólizas de equipos electrónicos generadas



QUIPUX Anual

22 Receptar bien

Analista de la

unidad de

seguros

Con la liquidación se receptará el bien mediante

acta de entrega – recepción para entrega del

custodio del mismo.

Acta de

entrega -

recepción

22a

Realizar el

ingreso del

bien de

reposición

Analista de la

unidad de

control de

bienes

Una vez receptada la reposición del bien por

parte de la unidad de seguros se realizará el

ingreso del mismo para que conste en el

inventario de los bienes institucionales.

22b

Realizar egreso

del bien

siniestrado

Analista de la

unidad de

control de

bienes

Se realizará el egreso del bien siniestrado

22c Solicitar el

pago

Analista de la

unidad de

seguros

Mediante memorando se solicitará el pago Solicitud de

pago

23

Gestión de

solicitud de

pagos

Dirección

Financiera

Se realiza el subproceso de gestión de solicitud

de pagos.

24 Cancelar el

deducible

Custodio del

bien

El custodio del bien deberá cancelar el

deducible de haber hecho efectivo la póliza de

seguros de equipos electrónicos.

25

Realizar el

descargo del

bien

Director/a

Administrativo

Con la cancelación del deducible se realiza el

descargo del bien

Acta de

entrega -

recepción

26

Solicitar bien

conforme a

necesidades

Director/a de

Gestión de

Tecnologías de

la Información y

Comunicación

En el caso de que no cumpla las características

se solicitará nuevamente las cotizaciones

conforme a las necesidades institucionales del

bien a reponerse.



3223210101121111110103

2


MIDUVI, 2017.

9.- Anexos

9.1 Ficha técnica y diagrama del proceso de gestión de seguros

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 29/11/2016

CÓDIGO: J.2.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA


FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESOPROCESO

DOCUMENTADOOperación

LINEA BASETIEMPO DE CLICLO

(DIAS)

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Daniel Gaona

Fecha: 29/11/2016

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

Responsable de la Unidad de Seguros


Responsable de la empresa aseguradora

REGISTROS

QUIPUX

Número de bienes asegurados

Matriz única para asegurar bienes

Bienes asegurados

DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

Bienes asegurados

CLIENTES

Software de la institución

Unidad de Gestión Interna de Documentación y Archivo

Memorando de solicitud

Anual

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 29/11/2016 Fecha: 29/11/2016

INDICADOR No. 2

80%

Preservar, conservar, precautelar y asegurar los bienes muebles, inmuebles y vehículos de la institución realizando el respectivo control mediante la matriz

única para asegurar los bienes del MIDUVI, determinando los bienes susceptibles de aseguramiento, cumpliendo la normativa legal y los controles que se

establecen para este proceso.

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

Analista de las Unidades de Administrativas Matriz y Provincias

Procesos Adjetivos

INDICADORES

PROVEEDORES

Reglamento general para la administración, util ización y control de los bienes y existencias del sector público

ENTRADAS

Dirección Administrativa

FICHA DE PROCESO

GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES

Gestión de Seguros

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS

MUAB-J.2.3

El proceso inicia con la solicitud hacia la Máxima Autoridad la aseguración de bienes muebles, inmuebles y vehículos por parte de la Dirección

Administrativa hasta realizar la contartación de la empresa aseguradora.

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

DISPARADOR


Código

PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)


Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)

Hardware de la institución

Contratación de empresa aseguradora

DENOMINACIÓN

Circular solicitando información



Aprobado por: Emma BarrosRevisado por: Ing. Silvia Gomez

Máxima Autoridad o su delegado

Analista de la unidad de control de bienes

Memorando de autorización



3223210101121111110103

2


MIDUVI, 2017.



3223210101121111110103

2


MIDUVI, 2017.

9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de vehículos

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 29/11/2016

CÓDIGO: J.2.3.1

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorio





(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 29/11/2016

LINEA BASE

META




REGISTROS

QUIPUX

Liquidación del bien


Oficio del siniestro

Memorando solicitando el pago

Número de pólizas de vehículos generadas


Solicitud de pólizas de vehículos generadas

Parte policial o denuncia


CLIENTES


Unidad de Seguros

Memorando informando el siniestro

Analista de las unidades de gestión

Anual

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 29/11/2016 Fecha: 29/11/2016

INDICADOR No. 2

80%

Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de vehículos, que hayan sufrido algún siniestro en cuanto al bien Institucional.



Procesos Adjetivos

INDICADORES

PROVEEDORES


Documentación del bien

ENTRADAS

Unidades de Gestión

FICHA DE PROCESO


Pólizas de Vehículos

RECURSOS


El proceso inicia con la información acerca del vehículo siniestrado mediante memorando hasta obtener la efectivización de la póliza de seguros


DISPARADOR

Necesidad de atender el siniestro

Código



Reglamento para el Control de Vehículos (Acuerdo No. 005 CG-2014)

Acta de entrega - recepción


Descargo del bien mediante acta de entrega - recepción

DENOMINACIÓN

Expediente




Analistas de la unidad de seguros

Informe del siniestro



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2


MIDUVI, 2017.



3223210101121111110103

2


MIDUVI, 2017.

9.3 Ficha técnica y diagrama del subproceso vinculado de pólizas de equipos

electrónicos. TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 29/11/2016

CÓDIGO: J.2.3.2

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorio





(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 29/11/2016

LINEA BASE

META



Denuncia

Analista de la unidad de control de bienes

DENOMINACIÓN

Facturas



Analista de adquisiciones


DISPARADOR


Código



Solicitud de pago


FICHA DE PROCESO


Pólizas de Equipos Electrónicos

RECURSOS


El proceso inicia informando el siniestro, robo y/o hurto del bien por parte del custodio del bien hasta realizar el descargo del bien que fue susceptible de

reposición por uso de la póliza de equipos electrónicos.

Descargo del bien mediante acta de entrega - recepción



Procesos Adjetivos

INDICADORES

PROVEEDORES


Documentos personales

ENTRADAS

Fecha: 29/11/2016

INDICADOR No. 2

80%

Efectivizar los seguros adquiridos mediante las pólizas de equipos electrónicos, que hayan sufrido algún siniestro, robo y/o hurto en cuanto al bien

Institucional

Unidades de Gestión



Analista de las unidades de gestión

Analista de la unidad de seguros

Director de Gestión de Tecnología de Información y

Anual

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 29/11/2016


Solicitud de pólizas de equipos electrónicos generadas

Hoja de control


CLIENTES


Unidad de Seguros

QUIPUX

Oficio


Cotización del bien

Número de pólizas de equipos electrónicos generadas

Características del bien


Analista de la Dirección de Gestión de Tecnología de la

Información y Comunicación

REGISTROS

Expediente

Memorando de aprobaciónOficio de aprobaciónLiquidaciónActa de entrega - recepción



3223210101121111110103

2


MIDUVI, 2017.



3223210101121111110103

2


MIDUVI, 2017.

9.4 Matriz única para asegurar bienes

1

ITEM

CPPR

OVIN

CIA

RAM

O/TIP

OTIP

O DE

BIEN

VALO

RM

ARCA

No. S

ERIE

MOD

ELO

COLO

ROB

SERV

ACIO

NES

2

ITEM

CPPR

OVIN

CIA

RAM

O/TIP

OTIP

O DE

BIEN

VALO

RM

ARCA

No. S

ERIE

MOD

ELO

COLO

ROB

SERV

ACIO

NES

3

ITEM

CPPR

OVIN

CIA

RAM

O/TIP

OTIP

O DE

BIEN

VALO

RM

ARCA

MOD

ELO

No. M

OTOR

No. C

HASIS

COLO

R PL

ACA

AÑO

DETA

LLE

OBSE

RVAC

IONE

S

4

ITEM

CPPR

OVIN

CIA

RAM

O/TIP

OTIP

O DE

BIEN

VALO

RM

ARCA

MOD

ELO

No. M

OTOR

No. C

HASIS

COLO

R PL

ACA

AÑO

DETA

LLE

OBSE

RVAC

IONE

S

5IN

MUE

BLES

ITEM

CPPR

OVIN

CIA

RAM

O/TIP

OTIP

O DE

BIEN

VALO

RFE

CHA

COM

PRA

ESTA

DO D

EL

BIEN

DETA

LLE

OBSE

RVAC

IONE

S

BIEN

ES D

EL M

IDUV

I A N

IVEL

NAC

IONA

L (Co

d.M

UAB-

J.2.3-

001)

BIEN

ES (E

QUIP

O IN

FORM

ATIC

O-M

AQUI

NARI

A -M

OBILI

ARIO

) BIEN

ES EN

USO

BIEN

ES (E

QUIP

O IN

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ATIC

O-M

AQUI

NARI

A -M

OBILI

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ES EN

PARA

DAR

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RCUL

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coordinación general de gestión...

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