ChileCompraIr]nov3clI) Servicio

APRUEBA CONVENIO DE COLABORACION CON LA DIRECCION GENERAL DEOBRAS PUBLICAS

REF:SANTIAGO:7

VISTOS:

La dispuesto en Ia Ley N 19.886, Ley de Bases sabre Contratos Administrativos deSuministro y PrestaciOn de Servicios; el DS N 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda, yIa Resolucin N 520/96 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, de IaResolucin 55/92 de Ia Contralorla General de Ia RepUblica, que establece normas sabreexencin del trmite de toma de razn.

CONSIDERANDO:

a) La misin de Ia Direccin Chilecompra de crear valor en el mercado de lascompras pUblicas, desarrollando politicas e iniciativas con el objeto de darconfianza, transparencia y eficiencia al mercado pblico, a travs de Iaintroduccin de instrumentos tecnolgicos y de gestin de excelencia einnovaciones para Ia sustentabilidad del mismo;

b) Que el artIculo 16 de Ia Ley N 19.886, estableciO Ia existencia del RegistroElectrnico Oficial de Contratistas de Ia Administracin, a cargo de a DirecciOnChilecompra;

c) Que, de conformidad con Ia anterior, dentro de las funciones de a DireccinChilecompra, establecidas en el artIculo 30 de Ia Ley N 19.886, se encuentraadministrar, mantener actualizado y licitar Ia operaciOn del Registro ElectrnicoOficial de Contratistas de Ia Administracin;

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d) Que, en el Registro Electrnico Oficial de Contratistas de Ia Administracin, deconformidad con lo establecido en el articulo 16 de Ia Ley N 19.886, seinscribirn todas las personas naturales y jurIdicas, chilenas y extrarijeras que notengan causal de inhabilidad para contratar con los organismos del Estado;

e) Que, asimismo, el artIculo 16 de Ia Ley N 19.886 contempla Ia posibilidad de queexistan otros registros oficiales de contratistas para rganos o serviciosdeterminados, o para categorlas de contratacin que asI lo requieran, los quecuando sean electrnicos, deben ser compatibles con el formato y lascaracterIsticas del Registro Electrnico Oficial de Contratistas de IaAdministraciOn;

f) Que Ia DirecciOn Chilecompra realizO a licitaciOn pblica ID 2240-34-LPO4, para IacontrataciOn del desarrollo y operaciOn del Registro ElectrOnico Oficial deContratistas de Ia AdministraciOn, Ia cual fue adjudicada mediante a ResolucinExenta N 382B, de 2004, de este Servicio, a Ia Cmara de Comercio de SantiagoA.G. En virtud de ello, Ia Direccin Chilecompra celebrO con Ia Cmara deComercio de Santiago A.G., un contrato aprobado mediante Ia ResoluciOn T.R. N38, de 2005, de esta Direccin.

g) Que el contrato suscrito y vigente con el operador del Registro Electrnico Oficialde Contratistas de Ia Administracin contempla dentro de los servicios contratados"centralizar informacin de otros registros de proveedores, manejados por losdiferentes organismos del Estado" y establece los mecanismos para encargar aloperador proyectos especiales referentes a a integracin de otros registros deproveedores del sector pUblico al Registro Electrnico Oficial de Contratistas de IaAdministracin;

h) Que Ia Direccin de Obras Pblicas Ileva el Registro General de Contratistas y elRegistro de Consultores, en adelante 'el Registro MOP", a travs en el cual seindividualizan quienes se encuentran facultados para optar a Ia construcciOn delas obras y Ia ejecucin de trabajos de consultorIa, que contrata el Ministerio de

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Obras Pblicas, de conformidad con Ia dispuesto en el D.F.L. MOP N 850 de1997, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de Ia Ley N 15.840de 1964, Orgnica del Ministerio de Obras Pblicas, y del D.F.L. N 206, de 1960;

i) Que Ia Direccin de Obras PibIicas necesita modernizar Ia gestiOn del RegistroGeneral de Contratistas y de Consultores, para Ia cual requiere el desarrollo eimplementaciOn de una solucin informtica electrnica que contribuya a mejorarIa administraciOn de este Registro, permitindole realizar una mayor y mejorgestin del Sistema de Contratacin del MOP y de los inscritos en sus registros;

j) El deber de los organos de Ia Administracin del Estado de cumplir sus cometidoscoordinadamente y propender a Ia unidad de accin, evitando Ia duplicacin ointerferencia de funciones, establecido en Ia Ley de Orgnica Constitucional deBases Generales de Ia Administracin del Estado;

k) Los principios de eficiencia y no formalizacin consagrados en nuestra legislacin,en virtud de los cuales las autoridades y funcionarios deben velar por Ia eficiente eidnea administraciOn los medios pUblicos y los rganos a AdministraciOn delEstado deben procurar Ia simplificacin y rapidez de los trmites, y

I) Que, en base a los antecedentes expuestos y a Ia experiencia de Ia DirecciOnChilecompra en Ia administracin de Registro Electrnico Oficial de Contratistasde Ia Administracin, sta ha acordado con Ia Direccin General de ObrasPUblicas colaborar en el desarrollo del Registro MOP y su compatibilizaciOn con elRegistro Electrnico Oficial de Contratistas de Ia AdministraciOn, lo que contribuira simplificar los trmites de los particulares y otorgar ms trasparencia a lascontrataciones de Ia AdministraciOn.

LChiJeCompraIrnovactoi, Acceso - ,eIvioo

RESUELVOEXENTAN -09408/

Aprubese el Convenio de Colaboracin de fecha 2 de julio de 2008, suscrito par IaDireccin General de Obras Pblicas y Ia Direccin de Compras y Contratacin PUblica,par el cual se encomienda a sta ltima Ia cantratacin del desarrolla del SistemaComputacional del Registro de Contratistas y de Consultores del MOP, cuyo texto seanexa a Ia presente resalucin.

Antese, RegIstrese y ComunIquese,

7/TOMAS CAM PERO FERNA

DIRECTOR

AthCH/PcIGLDistribucin:

- Direccin- DivisiOn JurIdica y Gestin Corporativa- Area de Desarrollo Empresarial

17-07-2008 Hoja de Ruta Correspondencia CHILECOMPRAIdentificador Interno : 15.827

Nirnero Asignado en el Libro: 01 Fecha Ingreso: 30-06-2008Origen: GEORGY LLORENSTipo Documento: CONVENIO DE COLABORACION Prioridad : NORMALCon Copias:Destino: ANDRES RitZ IBAIEZDpto./Unidad: DEPARTAMENTO LEGALDescripcin: CONVENIO DCCP- MOP REGISTRO DE PROVEEDORES

Pri,nera Derivacii, TIPO DE DOCUMENTO Secreto Confidencial Reservado OrdinarioENVIADOA: PARA

-

PLAZO PAR. GENERARAC(ION PEDID,

ConocimientoGoya Felipe Jefe Division Compras Informar al RespectoCampero Toms Director Dar Curso/TrrnitesCataln Andrea Secretaria DivisiOn Compras ResolverDagnino Alejandra Jefe DivisiOn Clientes Preparar RespuestaTrinidad I nostroza Jefa DivisiOn Juridica Responder DirectamenteMaria Elena Secretaria DivisiOn Clientes Acuse ReciboDiaz Adolfo Encargado Servicios Generales BibliotecaAranguis Ivan Auditor interno Su OpinionMejIas Patricia Secretaria, Depto. Finanzas y Administr Dar AudienciaMoreno John Jefe de AdministraciOn y Finanzas Dar DifusiOnOrtiz Pablo Jefe Divisin Tecnologia y Desarrollo ReclasificarDaniel Fredes Devolver al RemitentePino Paola Secretaria de DirecciOn AgradecerPiones Juan Carlos Encargado de Contabilidad y Remuneracio ArchivoRavanal Carmen Jefa DivisiOn GestiOn InstitucionalVasquez Daniela Jefa de Comunicaciones

Jefe Proyectos - ComprasJefe Proyectos - AtenciOn al Cliente Observaciones : Q-- (c-Jefe Proyectos - Tecnologia

-

Abogada, Depto JuridicoOTRO

Otro

Segiiizda Derivacii,ENVIAD A: PARA 1 2 3 UNA VEZ HECHO 1 2 3

/ Conocimiento Devolverme Dcto.-.

i?-Oi / 9* Resolver Reportar AvancePreparar Respuesta Archivar

2.- ,rj i ( 3- Adjuntar Antecedentes Otro-' Acusar Recibo

3.- 49- Dar DifusiOn PlazoVisto Bueno

Observaciones

lercera Derivadu.-NVlADO A: PARA UNA VEZ HECHO OI3SERVACIONES

Conocitniento Devolverme Dcto.

f. 2 F t7Reso1ver Reportar Avance/ Preparar Respuesta ArchivarI Adjuntar Antecedentes OtroAcusar ReciboDar DifusinVisto Bueno

Referencia a: Archivado en

Firma Responsable

CONVENIO DE COLABORACION

ENTRE

DIRECCION GENERAL DE OBRAS PUBLICAS

Y

DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA

"DESARROLLO DEL SISTEMA COMPUTACIONAL DEL REGISTRO DE CONTRATISTAS YDE CONSULTORES DEL MOP"

En Santiago de Chile, a 2 de julio de 2008, entre Ia Direccin General de Obras PUblicas,RUT 61.202.000 - 0, representada por su Directora General de Obras Pblicas, Sonia Tschorne,Berestesky, cdula nacional de identidad nmero 7.289.989-k ambos domiciliados en calleMoneda N 59, piso 3, comuna y ciudad de Santiago, en adelante "DGOP" a "el Mandante",indistintamente, y Ia Direccin de Compras y Contratacin Pblica, RUT 60.808.000-7,representada por su Director, don Toms Campero Fernndez, cdula nacional de identidadnmero 8.539.819-9, ambos domiciliados en calle Monjitas 392, Piso 8, Santiago, en adelante"DIRECCION CHILECOMPRA" a "el Mandatario", indistintamente, se ha convenido Iasiguiente:

PRIMERO: ANTECEDENTES

MOP

El Ministerlo de Obras PUblicas (MOP) tiene coma misin proveer al pals de servicios deinfraestructura para Ia conectividad, Ia prateccin del territorio y las personas, Ia edificacinpUblica, y el aprovechamiento ptimo de los recursos hidricos, asegurando el cumplimiento delos estndares de servicio y Ia calidad de las obras, regulando el mercado asociado a losrecursos hIdricos y el cuidado del media ambiente, para contribuir al desarrollo sustentable ycompetitividad del pals, promoviendo Ia equidad, calidad de vida e igualdad de oportunidadesde las personas.

En esta tarea el MOP cuenta con Ia colaboraciOn de empresas contratistas y consultorasprivadas, quienes participan de los procesos de licitaciOn y ejecuciOn de las obras, de asesoriasde inspecciOn tcnica y de estudios que se requieren para el desarrollo de Ia infraestructura queel pals necesita.

Para ello el D.F.L. MOP N 850 de 1997, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizadode Ia Ley N 15.840 del ao 1964, Orgnica del Ministerio de Obras PUblicas, y del D.F.L. N206, de 1960, en su artIculo 12, establece que le corresponde a Ia DirecciOn General de ObrasPblicas, Ilevar el Registro General de Contratistas en Ia forma que establezca el Reglamento.En virtud de ello, el MOP tiene a su cargo el Registro General de Contratistas y el Registrode Consultores (Registros MOP), a travs de los cuales se individualiza a quienes seencuentran facultados para optar a Ia construcciOn de las obras que realiza el Ministerio de

Obras Pblicas, y Ia ejecucin de trabajos de consultorIa, respectivamente; entregando de estemodo confianza a los Servicios de este Ministerio respecto de los participantes en laslicitaciones y adems, transparencia en el accionar ministerial.

El Departamento de Registros - cuyos orIgenes se remontan a Ia dcada de los aos sesentadel siglo pasado - apoya a los Servicios del Ministerio en las adjudicaciones de sus contratosde obras y de consultorlas, pues pone a disposiciOn de ellos, una plantilla de empresas decontratistas y consultores elegibles y habilitadas tcnica, legal y financieramente, cuyainformacin se encuentra validada par el Registro del MOP, transformndose asI en el nCicleodel sistema de contratacin del Ministerio Obras PUblicas.

Con este propsito, Ia DGOP necesita modernizar Ia gestiOn del Registro General deContratistas y de Consultores, para Ia cual requiere el desarrollo e implementacin de unasolucin informtica electrOnica que contribuya a mejorar Ia administracin de este Registro,permitindole realizar una mayor y mejor gestin del Sistema de Contratacin del MOP y de lasempresas inscritas en sus Registros.

C hi lecom pra

La DIRECCION CHILECOMPRA tiene coma misin crear valor en el mercado de las compraspblicas, desarrollando polIticas e iniciativas con el objeto de dar confianza, transparencia yeficiencia al mercado pblico, a travs de Ia introduccin de instrumentos tecnologicos y degestion de excelencia e innovaciones para Ia sustentabilidad del mismo.

La DIRECCION CHILECOMPRA, en ejercicio de su funcin legal antes referida, realizO Ialicitacin pblica ID 2240-34-LPO4, para Ia contratacin de Ia operacin del Registro deProveedores, Ia cual tue adjudicada mediante Ia ResoluciOn Exenta N 382B, de 2004, de IaDIRECCION CHILECOMPRA, a Ia Cmara de Comercio de Santiago AG. En virtud de ella, IaDIRECCION CHILECOMPRA celebr con Ia Cmara de Comercio de Santiago A.G., Uncontrato aprobado mediante Ia Resolucin T.R. N 38, de 2005, de Ia DIRECCIONCH I LECOMPRA.

El contrato suscrito y vigente con el operador del Registro de Proveedores contempla dentro delos servicios contratados "centralizar informacin de otros registros de proveedores, manejadospor los diferentes organismos del Estado" y establece los mecanismos para encargar aloperador prayectos especiales referentes a Ia integraciOn de otros registros al Registro deProveedores.

La DIRECCION CHILECOMPRA a travs de su operador tecnolgico, administra y mantieneactualizado el Registro Electrnico Oficial de Proveedores del Estado, en adelante tambindenominado el "Registro Chileproveedores".

De acuerdo, con Ia dispuesto en el artIculo 16 de Ia Ley 19.886, de Bases sabre ContratosAdministrativos de Suministro y Prestacin de Servicios, se inscribirn en el RegistroChileproveedores todas las personas naturales y juridicas, chilenas y extranjeras que notengan causal de inhabilidad para contratar con los organismos del Estado. Asimismo, dichanormativa establece que pueden existir otros registros oficiales de contratistas para rganos aservicios determinados, a para categorias de contratacin que asI lo requieran, los que cuandofueren electrnicos, deben ser compatibles con el formato y las caracteristicas del Registro deProveedores Chileproveedores.

En el marco de los antecedentes antes expuestos, Ia DGOP ha presentado a Ia DireccinChilecompra el documento denominado "Trminos de Referencia del Sistema Computacional

del Registro de Contratistas y de Consultores (SCRCC) del MOP", que se adjunta como AnexoN 1 a! presente convenio, en el cual se detallan las caracterIsticas y especificidades que serequieren para modernizar y hacer electrnico el Registro General de Contratistas y deConsu Ito res.

La DIRECCION CHILECOMPRA, en base a Ia experiencia que tiene en Ia administraciOn delRegistro Chileproveedores, ha elaborado el documento denominado 'Sistema de Registro deContratistas y Consultores del MOP, SoluciOn Tecnolgica y Metodologia de Trabajo" quecontempla un propuesta para el desarrollo del Registro de Contratistas y de Consultores delMOP, el cual se adjunta como Anexo N 2 a! presente contrato.Por tanto, a travs del presente convenio, Ia DGOP y Ia DIRECCION CHILECOMPRA tienenpar objetivo cumplir sus cometidos coordinada y eficientemente, compartiendo informacin decarcter pUblica de los registros administrados par ambas instituciones; modernizando el Registrode Contratistas y Consultores del MOP y hacindolo compatible con el RegistroChileproveedores, Ia cual beneficiar a Ia Administracin y tambln a los particularesinteresados en inscribirse en dichos registros, redundar en mayores oportunidades departicipacin en las licitaciones y generara mayor transparencia.

SEGUNDO: OBJETO

La DGOP encomienda a Ia DIRECCION CHILECOMPRA, a contratacin del desarrollo delSISTEMA COMPUTACIONAL DEL REGISTRO DE CONTRATISTAS Y DE CONSULTORESDEL MOP, en adelante "SCRCC", de acuerdo con Jo establecido en los siguientes dacumentos:

Trminos de Referencia del Sistema de Registros de Contratistas y de Consultores(SCRCC) del MOP (Anexo N 1).

Sistema de Registro de Contratistas y Consultores del MOP, SoluciOn Tecnolgica yMetodologla de Trabajo (Anexo N 2).

DocumentaciOn de Proyecto entregable (Anexo N 3). Reglamentos para Contratos de Obras Pblicas D.S. MOP N 75 del 2004. Reglamento para Contratos de Trabajos de Consultorla D.S. MOP N 48 de 1994.

La aplicacin de este mandato quedar sujeta a Ia normativa y procedimientos de que disponeIa DIRECCION CHILECOMPRA, para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo a Iadispuesto en Ia Ley N 19.886 y en Ia resolucin T.R. N 38, de 2005, de Ia DIRECCIONC HI LECOM P RA.

TERCERO: PRESUPUESTO

La DGOP aportar para el desarrollo del SCRCC 5.000 UF, sin perjuicio de Jo establecido en Iaclusula sexta respecto de las controles de cambios, cuyo financiamiento ser aportado en sutotalidad par Ia DGOP a Ia DIRECCION CHILECOMPRA.

En el caso de que el costa del desarrollo del SCRCC supere los 5.000 UF, Ia DGOP podrrealizar aportes adicionales hasta completar un aporte total de hasta 9.600 UF para el prayecto,previa aceptaciOn de Ia DGOP de los presupuestos a cotizaciones que justifiquen el incrementode su aporte, presentados par Ia DIRECCION CHILECOMPRA.

La DGOP transferir a Ia DIRECCION CHILECOMPRA su aporte de 5.000 UF de una sola vez,dentro de los 10 dIas siguientes a Ia entrada en vigencia del presente convenio. Latransferencia se realizar en pesos de acuerdo con el valor de Ia UF del dIa en que se realiceel pago.

La DIRECCION CHILECOMPRArecursos que reciba de Ia DGOFconformidad con lo establecido enIa Repblica.

CUARTO: PLAZOS

se responsabiliza de Ia adecuada administracin de losy se compromete a rendir cuenta de dichos fondos de

Ia Resolucin N 759, de 2003, de Ia Contralorla General de

El tiempo estimado para Ia construcciOn y desarrollo del SCRCC es de 10 meses a contar de Iafecha de inicio de los trabajos.

QUINTO: OTRAS OBLIGACIONES DE LAS PARTES

La DGOP y Ia DIRECCION CHILECOMPRA para el logro del trabajo encomendado secomprometen a:

Designar un equipo tcnico, por cada parte, que coordine con el equipo tcnico de Iacontraparte las acciones que se realizarn en virtud del presente convenio. Cada equipotcnico deber contar con un jefe de proyecto y deber elaborar informes trimestrales deavance de las actividades que se desarrollen. La designacin del jefe de proyecto y delos integrantes del equipo de trabajo debern ser informadas por escrito a Ia otra parte,dentro de los cinco (5) dias hbiles cumplidos los actos administrativos que Ia aprueban.Definir conjuntamente un Protocolo de Trabajo que contemple los acuerdos en cuanto alos procedimientos, responsables, tiempos de respuesta y toda Ia informacin necesariapara Ia ejecuciOn exitosa del proyecto de desarrollo, en tiempo y forma, del SCRCC delMOP.

Compartir informaciOn de carcter pblica de los registros administrados por ambasinstituciones.

SEXTO: CONTROLES DE CAMBIOS

Para los efectos de este convenio, un cambio es eI desarrollo de una nueva funcionalidad delSCRCC o un cambio a las ya incluidas en los Trminos de Referencia del SistemaComputacional del Reqistro de Contratistas y de Consultores (SCRCC) del MOP (ANEXO 1), asIcoma en Ia SoluciOn Tecnolgica y Metodolgica del Trabajo elaborada por Ia DIRECCIONCHILECOMPRA (ANEXO 2), Documentacin de Proyecto entregable (Anexo 3) los documentosderivados de Ia fase de diseo del SCRCC, y los Reglamentos para Contratos de Obras PblicasD.S. MOP N 75 del 2004, y el Reglamento para Contratos de Trabajos de ConsultorIa D.S. MOPN 48 de 1994; y sus modificaciones vigentes a Ia fecha.

4

La DGOP podr solicitar controles de cambios al proyecto. Para ello LA DIRECCIONCHILECOMPRA, solicitar al proveedor contratado un programa de trabajo indicando plazo,modalidad, horas, alcance y profesionales involucrados en el desarrollo.

La DIRECCION CHILECOMPRA presentar a Ia DGOP el programa de trabajo propuesto 01 elproveedor contratado y conjuntamente con Ia DGOP a evaluarn y definirn si se implementa ano.

En el caso que DGOP requiera desarrollos adicionales, no especificados en los TDR iniciales,stos debern cubicarse, y el DGOP asumir los costos asociados a estos nuevosrequerimientos.

SEPTIMO: PROPIEDAD DE LA INFORMACIN DEL SCRCC

La DGOP y Ia DIRECCION CHILECOMPRA acuerdan que los datos, los documentoselectrnicos que los contengan y, en general, las bases de datos del SCRCC, tendrn Iasiguiente propiedad:

a) Informacin entregada en documentos fIsicos por los proveedores.Ser de propiedad de Ia DGOP. La DIRECCION CHILECOMPRA tendr acceso a ellade forma electrnica con el objeto de incorporar en el Registro de Chileproveedores asiguiente informacin: categorlas y especialidades del Registro de Obras Mayores,Obras Menores y Consultores; datos de contacto e identificacin; calificaciones emitidaspar el MOP; link para Ia obtencin de los certificados de inscripcin y capacidadeconmica, y cualquier otro link a informacin de carcter pblico relevante queacuerden las partes. La informaciOn que se refleje en el Registro Chileproveedoresidentificar claramente cuando Ia informacin provenga del Registro de Contratistas yConsultores del MOP.

b) InformaciOn electrnica ingresada par el proveedor.Ser de propiedad de Ia DGOP. La DIRECCION CHILECOMPRA tendr acceso a ellade forma electrnica para incorporar en el Registro de Chileproveedores Ia siguienteinformacin: categorlas y especialidades del Registro de Obras Mayores, ObrasMenores y Consultores; datos de contacto e identificacin; link para Ia obtenciOn de loscertificados de inscripcin y capacidad econOmica, y cualquier otro link a informaciOn decarcter pblico relevante. La informacin que se refleje en el Registro Chileproveedoresidentificar claramente cuando Ia informacin provenga del Registro de Contratistas yConsultores del MOP.

c) lnformacin entregada por las fuentes oficiales.Esta podr ser utilizada par Ia DGOP y Ia DIRECCION CHILECOMPRA en formaindependiente.

OCTAVO: PROPIEDAD INTELECTUAL

La DGOP y Ia DIRECCION CHILECOMPRA sern los dueos de todos los derechos,incluyendo los de propiedad intelectual del software y de las aplicaciones que se desarrollen envirtud del presente convenio, pudiendo las partes utilizar y disponer de ellos en formaindependiente. En virtud de ella, Ia DIRECCION CHILECOMPRA se compromete a convenircan el proveedor contratado para el desarrollo del SCRCC que ste deber entregar a Ia DGOP

y a Ia DIRECCION CHILECOMPRA el cdigo fuente de las aplicaciones y software quedesarrolle, las herramientas y capacitacin necesarias para compilarlos, asI como toda Iainformacin relevante asociada al desarrollo respectivo.

La DIRECCION CHILECOMPRA podr usar y disponer libremente de las aplicaciones y elsoftware desarrollado en virtud del presente contrato, y transferir yb autorizar su uso a otrosServicios Pblicos o Empresas del Estado, cuando lo estime conveniente.

NOVENO: DOCUMENTACION

La DIRECCION CHILECOMPRA se compromete a entregar a Ia DGOP copia de toda Iadocumentacin que se genere durante a vida del proyecto, descrita en el anexo N 3 delpresente convenio.

DECIMO: TERM INO ANTICIPADO

Cualquiera de las partes podr manifestar su voluntad de desahuciar y poner trmino anticipadoal presente Convenio, cuando habiendo una de ellas formulado P01 escrito observacionesrespecto de Ia ejecucion y desarrollo del proyecto, stas no hayan sido resueltas en un plazomximo de 120 dIas, contados desde Ia fecha de su formulacin.

En caso de producirse el trmino anticipado, Ia DIRECCION CHILECOMPRA pondr trmino alproyecto con el proveedor contratado para el desarrollo del SCRCC y deber restituir a IaDGOP los recursos que haya recibido de sta y que no se hayan utilizados hasta dicha fecha.

En el caso que se produzca el trmino anticipado, Ia DIRECCION CHILECOMPRA se obliga ahacer entrega a Ia DGOP Ia siguiente informacin, en Ia medida que Ia reciba del desarrollador,con el objeto de que Ia DGOP pueda continuar Ia construccin del mismo con otro proveedor:

. Los avances del software en construcciOn.

Toda Ia documentaciOn del SCRCC, incluyendo el Modelo de Datos, el Modelo Fisico yel Modelo Lgico y una copia digital de Ia base de datos de todos los proveedores de suregistro (Contratistas y Consultores del MOP), que se haya generado hasta Ia fecha deltrmino anticipado.

. Toda Ia documentacin de los proveedores recibida para uso exclusivo del MOP.

UNDECIMO: VIGENCIA

El presente convenio entrar en vigencia a contar de Ia total tramitacin de Ia resolucin de IaDirecciOn General de Obras que lo apruebe y su vigencia se extender por un plazo de 18meses.

No obstante lo anterior, las partes podrn prorrogar este mandato por una vez, por un periodode 6 meses. La prrroga operar en forma automtica Si ninguna de las partes comunica a Iaotra, por escrito, con a lo menos 1 mes de anticipaciOn a Ia fecha de trmino, su intenciOn de nocontinuar con el convenio.

6ik

DUODECIMO: EJEMPLARES

El presente convenio se firma en tres ejemplares quedando uno en poder de Ia DIRECCIONCHILECOMPRA y dos en poder de Ia DGOP (uno de los cuales quedar en el Departamento deRegistros), adjuntando a stos copias de las resoluciones que los aprueban.

DECIMOTERCERO: PERSONERIAS

La personerla de don Toms Campero Fernndez para actuar en representaciOn de IaDIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA, CHILECOMPRA, consta en elDecreto N 769, de 29 de Agosto de 2003, del Ministerio de Hacienda y en Ia Ley N 19.886,Ley de Bases sobre contratos administrativos de suministro y prestaciOn de servicios;

La personerla de doa Sonia Tschorne para actuar en representacin de el MINISTERIO DEOBRAS PUBLICAS consta en el decreto MOP N 331 del 20 de mayo del 2008.

TOMAS CAM PERO FERNNDEZDIRECTOR

DIRECCION DE COMPRAS YCONTR1NA

SECRETARIA DGOPPROCESO NO31

/i2 'i7 nSONIATSCHORNE

DIRECTORA GENERALMINISTERIO DE OBRAS PUBLJCAS

N :r ; y )1 CONSUL..TORES

MINISTERIO DE OBRAS PUBLICASDIRECCION GENERAL DE OBRAS PUBLICAS

ANEXO "1"TERMINOS DE REFERENCIA DEL SISTEMA DE REGISTROS DE

CONTRATISTAS Y DECONSULTORES (SCRCC) DEL MOP

- 2008-

1. V: /\S Y [.DE: CONSULTORES

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IN DICEIntroduccin 3Antecedentes Generales de Diseflo 3

2.1 IdentificaciOn del problerna a resolver 42.2 Objetivos del Proyecto 42.3 Requerimientos 62.4 Lineamientos Tcnicos 72.5 Identificacin y Definicin del Problerna 82.6 Diagnstico de Ia situacin actual 9

2.6.1 Descripcin del Departarnento de Registros de Contratistas y Consultores 92.6.2 Organigrama de Ia Unidad 112.6.3 Funciones y Responsabilidades del Departarnento de Registros 122.6.4 Objetivos del Sistema 132.6.5 Funcionamiento del Registro 142.6.6 Presentacin de Ia Solucin Inforrntica Actual 162.6.7 Descripcin de los Procesos 17

2.7 Diagrama de Procesos 182.7.1 Proceso General del Departamento de Obras Menores del MOP 182.7.2 Proceso General del Departarnento de Obras Mayores y Consultores MOP 19Construccin de Ia Solucin 21

3.1 Objetivos 213.2 Mejorar el ingreso de inforrnacin 213.3 Mejorar Ia disponibilidad de inforrnacin 223.4 Registro en Ilnea con acceso privado 223.5 Carpetas Digitales 223.6 Mejorar Ia Comunicacin 233.7 Integracin de Registros 233.8 Entregar Inforrnaciii Coniplementaria 243.9 Compartir lnforrnacin 243.10 Digitalizacin de Ia Docurnentacin 253.11 Workflow de aprobacin 253.12 ModulodePagoenLInea 253.13 Gestin del Trmino de Contrato de una Obra 26

3.13.1 Servicio de captura de inforrnacin generada al Trmino de un Contrato de una Obra 263.13.2 Descripcin del Requerirniento 263.13.3 CaracterIsticas del Serviclo 263.13.4 Web 273.13.5 Control Adniinistrativo 27Descripcin de los Requerirnientos de Construccin 28

4.1 Listado de Requerinlientos 284.2 Documentacin del Software 284.3 Informes de Interaccin del Software 294.4 Informes de Pruebas y Paralelos del Sisterna Aprobados 29

Requisitos de Ia Solucin 305.1 MetodologIa de Trabajo 305.2 Arquitectura, Plataforma y Normativas Tcnicas 31

Cronograma o Carta Gantt 32ANEXOS 33

7.1 Anexo 1: Casos de Uso Listado de Requerimientos EspecIficos para construir Ia solucin Final 337.2 Anexo 2: Listado de General de Requeriniientos EspecIficos 33

GOeIUNODECHILL I I ) ) ) N /\ H N I AN Y I CON NUt OR [ S

IntroducciOnLa Direccin General de Obras Pblicas, con elfin de mejorar el actual Sistema del Registrode Contratistas y de Consultores, dio el apoyo al Departamento de Registro de Contratistas yde Consultores, en desarrollar un rediseo del Sistema que hoy existe en el Departamento.

Con este propsito en el Ao 2006, se contratO una empresa para Ia elaboraciOn del Diseo deIa SoluciOn, Ia cual trabajO con los requerimientos iniciales expuestos por elDepartamentoartamento de Registros, y concluyo con los requerimientos actuales que sedesean construir.

El requerimiento de Diseo solicitado en su oportunidad, se expone en el punto 2. En Ia cualse especificaron los puntos siguientes:

o Objetivos del Proyectoo Requerimientos de Diseoo Diagnostico situacin actualo Descripcin del Departamento de Registro de Contratistas y Consultoreso Organigrama de Ia Unidado Presentacin de Ia Solucin Inform tica Actualo Descripcin de Procesoso Diagrama de Procesos

Si bien estos puntos no son requerimientos en Ia fase de ConstrucciOn, son referenciales parael contexto de proyecto.

En el punto 3 y 4, se define las especificaciones detalladas que se requieren para Construir aSoluciOn Final, Ia cual se bas en el resultado del Diseo.

En el punto 4.2, se define los productos entregables por Ia empresa desarrolladora.

Como parte inicial del trabajo de construccin de Ia solucin final, se debe revalidar losdocumentos de Diseo iniciales por los posibles cambios o mejoras de los requerimientosidentificados inicialmente. Es por ello que se entrega Ia descripcin de lo solicitado en el punto2, tal que sirva de antecedentes para Ia validacin inicial. No obstante esta validacin podriacontemplar una pequena variacin con respecto a los documentos iniciales, no superando un5% en horas hombre de Ia cubicaciOn inicial entregada por el desarrollador.. Esto hacenecesario que Ia Empresa se interiorice y haga suyo eI diseo actualizado, evitando los riesgosde falta de conocimiento global del proyecto.

2 Antecedentes Generales de Diseo.Antecedentes, puntos expuestos y solicitado en Ia Fase de Diseo.

R:) DL (.:.CNTDAHS lAS Y DL CONSULTC)RES

2.1 ldentificacin del problema a resolver

El Departamento de Registros de Contratistas y de Consultores del MOP, dependiente IaDireccin General de Obras Pblicas, tiene como objetivo estratgico el administrar y manteneractualizado el Registro General de Contratistas y el Registro de Consultores, de esteMinisterio, certificando que las personas naturales y jurIdicas inscritas en ellos, cumplen acabalidad con los requisitos exigidos por Reglamento para Contratos de Obras PUblicas D.S.MOP N 75 del 2004 y el Reglamento para Contratos de Trabajos de Consultoria D.S. MOP N48 de 1994, y asI, de este modo, apoyar a las Direcciones y Servicios del Ministerio, en Ia tomade decisiones respecto de Ia adjudicaciOn de sus licitaciones.Adems, aplica las disposiciones establecidas en los Reglamentos de ContrataciOn delMinisterio de Obras PUblicas, resguardando el cumplimiento de stas en las demsreparticiones del MOP e informando a Ia autoridad ministerial las mejoras que pudierendetectarse, a objeto de lograr el efectivo cumplimiento de tales disposiciones y con ello obteneruna mejor calidad de las obras pUblicas.Actualmente se cuenta con una Base de Datos que apoya a esta labor, pero no se tiene unRegistro de Contratistas y Consultores con un sistema en Ilnea, con acceso a Ia informaciOn yantecedentes en todo momento de los contratistas de Obras Menores.

Tampoco tiene un flujo de trabajo que permita hacer seguimiento y control al trmite, y por lotanto, no es posible desarrollar su labor fundamental, Ia cual adems de fiscalizar esproporcionar a los Servicios del Ministerio un listado de proponentes con Ia maxima informacinsobre dichos contratistas yb consultores, de modo tal que les permitan seleccionar, en base aun comparador, a las empresas y profesionales que participarn en el desarrollo de loscontratos.

2.2 Objetivos del ProyectoEl objetivo del proyecto es desarrollar un sistema informtico para el Departamento deRegistros, , que cumpla en un 100% en forma eficaz y eficiente con los requerimientos deldocumento de Diseo y con todo lo establecido en los Reglamentos de Contratistas yConsultores y normativas vigentes, acorde a los requerimientos detallados en el presentedocumento.

Los factores ms sensibles que permitirn a futuro determinar si dichas necesidades han sidocubiertas, son los siguientes:

- Si se aprecia un cambio de comportamiento por parte de proveedores, usuarios yclientes del Sistema, transformacin que importe por parte de stos, un uso msamplio y consistente de los servicios que contempla el sistema.

- Si se observa un incremento de las consultas y requerimientos por parte de losclientes, esto es, de los Servicios del MOP, al sistema.

- Si disminuye el tiempo de anlisis por contratista o consultor para cada uno de susprocedimientos, por parte de los analistas, tanto del personal del Departamento deRegistros como de las unklades auxiliares.

H

CN'rJ'rsiAS Y DE CONSULTORES

1- Si disminuye el nUmero de presentaciones de documentos y consultas via VentanillaUnica del Departamento de Registros, y se incrementan gradualmente lasoperaciones vIa Web en Ilnea.

4- Si disminuyen las suspensiones de contratistas y consultores por no renovaciOn desu inscripcin en Ia fecha correspondiente, segUn Reglamento.

4- Si cuenta con informaciOn real y oportuna sobre Ia evoluciOn y gestin de losRegistros de contratistas y de consultores.

4- Si se percibe una disminucin de Ia carga laboral del personal que administra elproceso de los Registros de Contratistas y de Consultores.

4- Si se percibe una disminucin de los errores humanos durante los procesos de losRegistros de Contratistas y de Consultores.

4- Si los usuarios son avisados a Ia brevedad ante alguna anomalla en sus registros,ya sea alguna inconsistencia o alguna suspension por caducidad en el Registro.

4- Si se percibe una mayor utilizacin del Registro por parte de los usuarios internos,es decir los Servicios del Ministerio de Obras PUblicas como tambin por parte deotros usuarios externos (Municipalidades, organismos privados, etc.)

El Sistema de Registros Actual en nUmeros:

ConsultoresTiempoTotalalaPROCESO Enero Junio 2007 Terminadas PromeduoFecha (duas)

INSCRIPCIONES 120 105 26MODIFICACIONES 19 7 50

CERTIFICADOS 6 6 19

ACTUALIZACION CONSULTOR__________________________

187 187 30PRORROGA 14 10 23

REVISION I DEVOLUC IONCARPETAS 11 11 16

t 1/\ Y D CONSUL I ORE

Contratistas

Totalala TiempoPROCESO Enero Junio 2007 Terminadas PromeduoFecha (duas)INSCRIPCIONES 18 6 77

MODIFICACIONES 53 13 60CERTIFICADOS 8 8 7

RENOVACIONES 136 117 30PRORROGAS 18 12 6

REGISTRO ESPECIAL EL BATO 10 35REVISION I DEVOLUCION

__________

CARPETAS 12 10 13

__________

Total inscritos Eliminados Suspendidos Sin estado Vigentes Inscritos 2007Contratistas 1.017 526 153 6 332 16Consultores 2.825 2.143 129 7 546 160

Total 3.842 2.669 282 13 878 176

2.3 Requerimientos

El sistema computacional a desarrollar, para todas y cada una de las funcionalidades que loconstituyen debe cumplir todos los requisitos exigidos en el Reglamento para Contratos deObras Pblicas D.S. MOP N 75 del 2004 y el Reglamento para Contratos de Trabajos deConsultorla D.S. MOP N 48 de 1994. Habida consideraciOn de lo anterior, a continuaciOn sesealan los requerimientos generales principales del sistema:

Mejorar el ingreso de informaciOn desde Ia fuente que Ia genera.2. Mejorar Ia disponibilidad de informaciOn, tenindola en Ilnea para los usuarios.3. Registros en Ilnea con acceso privado

4. Generar repositorio de Carpetas Dig itales

f1 'Tp()c. DE CONTRATISTAS Y DE CONSULTORES5. Mejorar Ia ComunicaciOn a travs de e-mail o publicaciOn de envIos en el sistema6. Integracion de los tres Registros administrados por el MOP en una sola base de datos.

7. Entregar nuevos servicios que agreguen valor a travs de nuevas funcionalidades talescomo: experiencia real en especialidad incluida en el llamado a licitaciOn, CapacidadEconmica Minima disponible (Riesgo Financiero), Calificaciones, Rendimiento deatrasos, lnformes Gerenciales a los servicios del MOP, Comparacin entre empresas,entre otras.

8. Compartir lnformaciOn a travs de un recipiente corn n.

9. Generacin de informes consolidados por Servicio, Region yio otros atributos.

10. lnteraccion con otros sistemas computacionales internos del MOP como SAFI SICOF,Recursos Humanos.

11. Informes de documentos en proceso General por analista

2.4 Lineamientos Tcnicos

Eliminar los procesos manuales en el Ministerio, reemplazndolos por el trabajo a travsde Sistemas lnformticos, to que determina Ia utilizacin intensiva de lntranet, Internet yotras tecnologias.

Establecer que Ia informaciOn vlida es Ia que reside en las bases de datoscomputarizadas de Ia AdministraciOn, to que implica un serb compromiso con Ia calidad yseguridad de Ia informacin, que sOlo se logra aplicando tolerancia cero para lasinconsistencias y una permanente vigilancia de Ia seguridad informtica.

Minimizar los procesos informticos en diferido, lograr Ia captura de Ia informaciOn enorigen y Ia actualizaciOn de las bases de datos en tiempo real, para dar oportunarespuesta a los requerimientos de informacin.

lnteracciOn de las aplicaciones transversales a las distintas unidades del Ministerio en unentorno corporativo y estandarizado

Avanzar en el intercambio electrnico de informaciOn, a travs del uso de Internet.

Mejorar los procesos de desarrollo de software, introduciendo metodologlas yherramientas que permitan que stos sean eficientes y eficaces, asI como coherentes yconsistentes con los requisitos exigidos por Reglamento para Contratos de ObrasPUblicas D.S. MOP N 75 del 2004 y el Reglamento para Contratos de Trabajos deConsultorFa D.S. MOP N 48 de 1994, cuerpos normativos que rigen Ia actuaciOn delDepartamento de Registros.

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I ) D' ( 1)1 (ONUI 1 OkF S

Las herramientas a considerar por el Desarrollador en su propuesta, tales como: gestiOndocumental, workflow interno del sistema de registro, control de accesos, otros, debencorresponder a los estndares corporativos definidos por el MOP.

Dar cumplimiento a los estndares del Estado en materia de gobierno electrnico,documentos digitales y firma digital. Para ello deber darse cumplimiento a Ia Ley 19.799,al Decreto N 181 del Ministerio de Economia del ao 2002, a los Decretos N 77, N 81 yN 83 del ao 2004 de Ia Secretaria General de Ia Presidencia.

2.5 IdentificaciOn y Definicin del Problema

El Departamento de Registros de Obras Mayores y de Consultores de Ia DirecciOnGeneral de Obras PUblicas, dependiente del Ministerlo de Obras PUblicas del Gobiernode Chile tiene como objetivo estrategico administrar y mantener el Registro General deContratistas y El Registro de Consultores acorde al Reglamento para Contratos de ObrasPUblicas D.S. MOP N 75 del 2004 y el Reglamento para Contratos de Trabajos deConsultorla D.S. MOP N 48 de 1994

El MOP, en Ia actualidad, posee herramientas tecnologicas que sirven de apoyo a Iarealizacin de Ia misin del Depto. de Registros de Obras Mayores y de Consultores,pero se ha planteado Ia inquietud de revisar y reformular su sistema principal, con Iafinalidad de resolver los siguientes problemas:

Con este sistema, el MOP quiere:

Ampliar el abanico de servicios gue presta a sus clientes, los Servicios del MOP, enpos de proveer una mayor y mejor informaciOn para Ia toma de decisiones, en torno alos antecedentes de contratistas y consultores para las licitaciones de obras,consultorias y asesorlas a las Inspecciones Fiscales que Ileva a cabo el MOP.

Ampliar los puntos de encuentro con los Servicios del MOP, asistiendo al proceso degestion de contratos, fiscalizando en el desarrollo de las obras, consultorlas yasesorias a las Inspecciones Fiscales, en lo que los Reglamentos de Contratistas yde Consultores indican, recabando los Informes de lnspectores Fiscales, las Actas deRecepciOn Provisoria y Final, como tambin Ia Emisin de los Certificados deExperiencia de los profesionales que participaron en cada contrato, sean stosfuncionarios del Ministerio como tambin de Ia planta de los contratistas oconsultores, y proveyendo informacin consolidada a Ia Direccin General de ObrasPUblicas.

- Reducir los tiempos y facilitar los procesos de inscripcin, renovacin y modificaciOn ytodos los trmites de los proveedores del MOP, esto es, contratistas y consultores,para mantener sus antecedentes de inscripciOn al dIa.

- Hacer ms transparente los procesos para los proveedores, facilitndoles el acceso asu informaciOn en el registro

( ) \J RA I I AR Y Dl C ONSUL 1 ORI

- Reducir los riesgos ue involucra Ia tenencia y maneio de carpetas fisicas con losantecedentes de los proveedores, en forma manual, a traves del uso de carpetasdigitales.

Aumentar Ia certidumbre de los documentos regueridos, disminuyendo los tiempos ytrmites a los proveedores, mediante un servicio directo de consultas e informacindirecta con fuentes oficiales validadoras como S.l.l, Universidades, Tesorerla,Registro Civil, Cmara de Comercio, y servicios internos MOP tales como SAFI, ySICOF.

Acortar los tiempos de los Trmites de lnscripciOn, Renovacin y Modificacin,mejorando Ia comunicaciOn con Contratistas y Consultores ante Ia falta deantecedentes o por Ia poca consistencia de los mismos, lo que se traduce en entregade informacin adicional.

Contar con informacin en Ilnea en carpetas Digitales.

- Acceso a informacin del proveedores desde fuentes oficiales.

2.6 DiagnOstico de Ia situacin actual

La Direccin General de Obras PUblicas (DGOP), est compuesta por seis UnidadesOperativas, que se hacen cargo de los distintos proyectos, estas unidades son: DirecciOnNacional de Vialidad, Direccin Nacional de Obras Portuarias, DirecciOn Nacional deAeropuertos, DirecciOn Nacional de Obras Hidrulicas Direccin Nacional de Arquitectura y IaCoordinadora General de Concesiones.

La DGOP, incorpor en su modelo de gestion matricial, unidades de apoyo a Ia gestiOn formaldel Ministerio, Unidades Transversales y Especiales con el objeto de consolidar Ia pertinencia yoportunidad de las Unidades Operativas.

Las Unidades Transversales son: Registro de Contratistas de Obras Mayores y Consultores,Secretaria Ejecutiva de Medio Ambiente y Territorio, Departamento de Prevencin de Riesgos,Secretarla Ejecutiva de lnnovacin Tecnologica, Subdireccin de Informtica yTelecomunicaciones y Ia SubdirecciOn de Gestin de Proyectos de Consultorlas y de Obras.

La misiOn de Ia Direccin Genera! de Obras Pblicas (DGOP) se refiere a: "Normar, verificar yresolver acerca de los procesos de gestiOn en infraestructura pUblica del MOP y sus proyectos,potenciando politicas transversales que entreguen servicios eficientes y eficaces destinados aldesarrollo econmico y social del Pals."

2.6.1 Descripcin del Departamento de Registros de Contratistas y Consultores

La misin del Departamento de Registros seala:

Unidad que tiene como objetivo estratgico el administrar y mantener actualizado el RegistroGeneral de Contratistas y eI Registro de Consultores, de este Ministerio, certificando que las

L) C N I II1\ Y [)E CONU[ IORF Spersonas naturales y jurIdicas inscritas en ellos, cumplen a cabalidad con los requisitosexigidos por Reglamento, y asI, de este modo, apoyar a las Direcciones y Servicios delMinisterlo, en Ia toma de decisiones respecto de Ia adjudicacin de sus licitaciones.Adems, aplica las disposiciones establecidas en los Reglamentos de Contratacin delMinisterio de Obras Pb!icas, esto es, Reglamento para Contratos de Obras Pblicas D.S.MOP N 75 del 2004 y el Reglamento para Contratos de Trabajos de Consultorla D.S. MOP N48 de 1994, resguardando el cumplimiento de stas en las dems reparticiones del MOP einformando a Ia Autoridad las mejoras que pudieren detectarse, a objeto de lograr el efectivocumplimiento de tales disposiciones y con ello obtener una mejor calidad de las obras pUblicas.Como politica de calidad posee:

Satisfacer las necesidades de nuestros usuarios a travs de un servicio profesional, de calidady oportuno, cumpliendo con los requisitos comprometidos con nuestros usuarios.

Todo lo anterior asegurando un estndar a cumplir, que sea auditable y que le garantice anuestros usuarios un resultado inobjetable de los anlisis, y del mismo modo le asegure alMinisterio de Obras Pblicas contar con una plantilla de empresas elegibles para acontrataciOn de trabajos de consultorla y de construcciOn de obras pblicas.Lo anterior a travs de un mejoramiento continuo, permitiendo alinearse con los compromisosexigidos por el Proyecto de Reforma y Modernizacin del Estado a travs del Programa deMejoramiento de Ia Gestin (PMG)".Por lo anterior, se requiere que el sistema contemple:

- La administracin de Ia informaciOn de forma confiable

- Mantener una cartera de proveedores que trabaja para el MOP, fomentando de estamanera Ia competencia en las licitaciones.

- Contribuir mediante una gestiOn eficaz y transparente al Programa de Mejoramiento deIa Gestin, para entregar un servicio pblico de calidad a los usuarios.

CoN[]rA[;TAs Y DE CONsULTORES2.6.2 Organigrama de Ia Unidad

Minlstono DcObrs Publcas

[DDJ

[j oj [:::rj L:c: j j [oionteFpfrector General

Obras Pblicas

Division de GestiOnH yDesarrollo

flSUtsocfomra 1 II Do Obrao Phllcs 11 ROOfllOS

j Mniooooles

Stiorntt1icioDo Sorv SunoaoosJ L Do Htdtoulioa

Dirocom GororoI DocdnDo Obras Pfl>hcs I Seooral Do Mu

AdministraciOn

Asesores D.G.O.P

Auditorla Externa

ubdireccion Secretaria Departamento Subdireccion de Departamentokie Informatica Ejecutiva de Registro de estion de PrevenciOn de

Medio Contratistas y de -Consult1res

Analistas Analista Analistas Encargado EncargadoT'enieos Financieroy Legales de Control de Sistemas

ProfesionalesTnknc ________________________________________________________

AsistentesA-

1 I C N I H 1A Y DE C ONUI I OkE

2.6.3 Funciones y Responsabilidades del Departamento de Registros

El Departamento de Registros tiene como misin proveer a sus pnncipales clientes, que son losServicios del Ministerio de Obras PUblicas, un listado de empresas (personas naturales yjurIdicas) que tienen las competencias tcnicas necesarias para participar de los proyectos y IaconstrucciOn de las obras del MOP, que cumplan a cabalidad con los Reglamentos vigentes,con los respaldos econmicos suficientes como para Ilevar a cabo un contrato, y quedemuestran ser empresas bien constituidas legalmente; es decir, el Departamento de Registrosacta como instancia certificadora de Contratistas de Obras Mayores y de Consultores,reduciendo Ia incertidumbre respecto de su calidad, capacidad econmica y experiencia paralas Unidades Operativas del MOP y como entidad transversal a los Servicios MOP dependedirectamente de Ia DGOP.

En su operacin interactUa con instancias auxiliares de Ia Direccin de Contabilidad y Finanzas(DCYF), Ia Fiscalia del MOP y con Ia Secretaria de Medio Ambiente y Territorio (SEMAT),quienes vaUdan informaciOn financiera, legal o medloambiental, segun sea el caso.

El Registro de Contratistas de Obras Mayores y de Consultores es Ia Unidad encargada deverificar que los contratistas y consultores, cumplan con los estndares exigidos por elReglamento para Contratos de Obras PUblicas y el Reglamento para Contratos de Trabajos deConsultoria respectivamente.

A travs de esta Unidad se analizan los antecedentes tcnicos de dichos proveedores y secalifican a las empresas dentro de categorlas para cada especialidad en que presentanprofesionales y experiencia; se canalizan los antecedentes legales y contables, hacia lasunidades auxiliares (Fiscalla, SEMAT y DCYF) para que realicen sus anlisis respectivos, conelfin de apoyar un proceso de toma de decisiones con mayor y mejor informaciOn por parte delos Servicios MOP respecto de Ia licitacin y adjudicaciOn de contratos.La documentacin solicitada por el Departamento de Registro es recibida a travs de IaVentanilla de Registro del MOP, ubicada en las dependencias del MOP, en documentosorignales o legalizados cuando corresponda.

La informaciOn analizada, si cumple con los requisitos exigidos en los Reglamentos, determinanIa condicin "vigente" del proveedor, permitiendo a stos obtener tanto via ventanilla Unicaconio directamente de Ia Web del Registro en Internet, el certificado para poder postular en losprocesos de Iicitacin.

La calidad de vigente dentro del Registro debe ser renovada cada ao, de no cumplir con esterequisito, se pasa a Ia condicin de "suspendido" - o tambin "eliminado" Si se trata de unconsultor.

Una vez analizada Ia informaciOn del Contratista o del Consultor, se ingresa al sistemacomputacional de Registro de Contratistas y Consultores el estado del proveedor; actualizandosus datos de capacidad (tcnica y econmica), estado (trayectoria), condiciOn de socios/directores/ accionistas/ miembros de equipo gestor, representante legal, profesionales yubicaciOn.

Ii ) r ( nN } kA Ilk Ak Y Di CoNuI I cff 'Como se mencion con anterioridad, toda Ia informacin de los proveedores, es almacenadaen carpetas fisicas identificadas 01 el Rut del proveedor, guardadas en dependencias de unaempresa externa, quien se encarga de devolver a este Departamento dichas carpetas, cuandoson solicitas en cada uno de los procesos, con un dia de desfase.

Cuando los proveedores han realizado proyectos u obras en que se ha Ilamado al Registro deContratistas o al Registro Consultores, stos deben ser calificados, 01 parte de a ComisiOn deRecepcin de Obras, instancia que como su nombre lo seala, se aboca a Ia recepcin de Iaobra o consultorla, verificando que se ha dado cumplimiento a lo establecido en las bases delicitaciOn, informando al Serviclo correspondiente y al Jefe del Departamento de Registros paraque sea ingresada Ia calificacin en el Sistema lnformtico del Departamento.

2.6.4 Objetivos del Sistema

A travs del nuevo sistema diseado se busca facilitar el desarrollo de las siguientesoportunidades de negocio:

Que el sistema permita al Departamento de Registros ser una herramienta confiablepara apoyar los Servicios del MOP en Ia toma de decisiones al momento de llamar aun proceso de licitaciOn, sea este pblico o privado.

AgilizaciOn en el proceso de ingreso de informaciOn al Registro y estado en que seencuentra cada solicitud, ya que cada usuario tendr Ia posibilidad de consultar encada momento el estado de su solicftud, emitir certificados, recibir oficios/mail conlos resultados de sus solicitudes.

Que, mediante el ingreso de informacin en lInea a travs de formularios que seancompletados por Contratistas y Consultores, respaldado por documentos fIsicos, sepueda contar con informacin segura y confiable, ms actualizada y anterior a IaIlegada de los documentos fisicos via correo a las oficinas de Ia DGOP.

Que, mediante Ia selecciOn de una plataforma tecnolOgica ms moderna y unametodologia de diseo estandarizada, se disponga de una herramienta ms flexible,que permita enfrentar cambios, ya sea producto de mejoras o de adaptacin alnegocio.

Que el sistema cuente con controles y avisos automticos de fecha y sancionesautomticas.

Que permita administrar una base de datos de profesionales que trabajan para lasempresas consultoras y contratistas, ya sea en calidad de subcontratistas oprofesional propio de Ia empresa, a fin de identificar su participacion en losproyectos en que participan asi como tambln evitar Ia presentaciOn reiterativa desus antecedentes en cada Ilamado a IicitaciOn.

Que el sistema permita realizar un cruce de datos entre los profesionales queparticipan en las empresas Contratistas y Consultoras y aquellos que se encuentrensancionados o eliminados del Registro, y tambin entre aquellos que sonfuncionarios del MOP, (sistema recursos humanos).

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Que permita un control histrico de contratos desarrollados por organismos pUblicosyb privados, asociados a empresas (acreditaciOn de experiencia anterior).

Que, a travs de una apertura del sistema a otros tipos de (como las oficinas deregiones), se pueda liberar y descentralizar algunas actividades hoy concentradasen Ia unidad, lo que paralelamente trae el beneficio de una interacciOn de trabajoms de colaboraciOn y participativa.

Que el personal asociado pueda dedicar ms de su tiempo a realizar actividades demejoramiento o perfeccionamiento del servicio y a otras actividades del Registro deContratistas de Obras Mayores y de Consultores.

Se busca adems:

Facilitar los trmites de inscripcion, renovacin o actualizacin, y modificaciOn de ainscripcin de contratistas y de consultores.

Mejorar Ia gestin interna con tal de acortar los tiempos de los procesosindividuales, con tal de generar ms competencia en los Ilamados a licitaciOn y deeste modo tambin generar garantias respecto de que las empresas inscritas sonlas adecuadas para participar en el proceso, dado que renen las exigenciasestablecidas para cada especialidad y categoria usada en Ia licitaciOn.

Hacer gestiOn del trabajo realizado por los profesionales y administrativos delDepartamento de Registros, esto es, conocer al momento (porque se encuentra enIlnea) el estado en que se encuentra un trmite y el responsable de ejecutarlo.Obtener en linea los documentos en proceso, tanto en consolidados generales,como desagregados por proceso, P01 funcionario o en detalle.

2.6.5 Funcionamiento del Registro

El Departamento de Registros interactUa directamente con Contratistas y Consultores que sequieren acreditar para realizar trabajos con el MOP. Internamente interactUa con Ia DirecciOnde Contabilidad y Finanzas (en el caso de presentarse solicitudes de contratistas), con FiscalIadel MOP para determinar silos inscritos (sociedades) estn correctamente constituidos y con IaSEMAT para evaluar las acreditaciones ambientales de las empresas consultoras y de susprofesionales.

El Departamento de Registros tambln interacta con las Direcciones internas del MOP, ya quepor Reglamento estas deben informar a este Departamento de las calificaciones obtenidas enIa realizaciOn de trabajos para el MOP y el desempeo que est teniendo en el contrato, cadacontratista o consultor adjudicatario, pues este Departamento. tambin es el responsable de aaplicaciOn de las sanciones reglamentarias correspondientes.

Por su parte los contratistas y consultores interactUan con diversas entidades pUblicas pararecolectar antecedentes en sus procesos de inscripcin, modificaciOn y renovacin como son elSlI, Registro Civil, Registros de Comercio del Conservador de Bienes Raices Pertinentes,Tesorerla General de Ia Repblica, notarias, etc. En los casos de acreditar experiencia debeninteractuar con otras empresas, Municipalidades Direcciones Operativas MOP y otrasinstituciones para las que realizaron trabajos.

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Todo 10 anterior se visualiza en el siguiente diagrama:

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A continuaciOn se presenta una breve descripcin del diagrama anterior:

1. La labor del Registro comienza cuado un proveedor se acerca para inscribirse en elRegistro y por esta via poder optar a las licitaciones que Ileva a cabo el MOP. Losprocesos de inscripciOn, renovacin o actualizacin y modificacin permiten al Registrocontar con informaciOn validada de las entidades incluidas en su base de datos.

2. La labor de validar del Departamento de Registros cuenta con Ia valiosa colaboracinde unidades auxiliares, tales como Ia Fiscalia - para los documentos legales - Ia UnidadRevisiOn de Ia Capacidad EconOmica de Contratistas, para los requerimientos de losantecedentes financieros, y que depende de Ia DirecciOn de Contabilidad y Finanzas yIa SecretarIa Ejecutiva de Medio Ambiente y Territorio (SEMAT) para validar losantecedentes de los consultores que postulan al Area del Medio Ambiente.

3. Los antecedentes de los proveedores son validados mediante servicios de consulta eInformaciOn con las entidades que los proporcionan, las que van desde el Servicio deImpuestos Internos, Mutuales de Seguridad, DirecciOn del Trabajo, Universidades,Ministerio de Relaciones Exteriores, TesorerIa General de Ia Repblica, Conservador deBienes Raices, Registro Civil, Direcciones de Obras de Municipalidades, Cmara deComercio, Servicios MOP: SAFI, SICOF y otros.

EJ ' )N I A Y DI C,)N,U[ lORE '4. La informacin validada y los antecedentes son consolidados, Ia informacin se

guardar en papel en Bodegas y archivos de documentos, asi como en carpetasdigitales. De acuerdo a los requerimientos dicha informaciOn es relevada para consultay anlisis.

5. La atenciOn de los Servicios del MOP y los requerimientos de informacin que estedemanda, constituye Ia realizaciOn de Ia funcin mayor del Registro y por consiguientees Ia ms importante de las interrelaciones.

Cada Ilamado a licitacin requiere que los interesados presenten el Certificado deVigencia en el Registro, en el caso de los contratistas adems deben presentar elCertificado de Capacidad EconOmica.

El sistema computacional a construir proporcionar a los Servicios MOP en formaadicional, el anlisis de riesgo financiero de los contratistas, un anlisis comparado deatributos y Ia trayectoria de las empresas para una toma de decisiones con mayor nivelde certidumbre y confianza.

6. En el proceso de Iicitacin el nuevo sistema desarrolla una labor de asistencia alproceso de IicitaciOn y posterior adjudicacin de los contratos

7. DepartamentoUna vez finalizada Ia obra o consultoria se conforma segn sea el caso,Ia Comisin de Recepcin Provisoria y luego Ia ComisiOn de Recepcin Definitiva, oUnica segUn sea el caso, en ambas instancias se elabora el Acta de Recepcin,documento que debe ser incluido junto con los lnformes de los Inspectores Fiscales ylas Calificaciones, e integrado a los antecedentes del proveedor contratista o consultor,para enriquecer las referencias de su historial o trayectoria.

8. Tanto las actas de Ia Comisin de Registros como los Informes de Gerencia,constituyen documentos oficiales, mediante los cuales el Departamento de Registroscomunica al Director General de Obras Pblicas su quehacer, y el desempeo deproveedores, como informacin de los contratos celebrados por los Servicios del MOP asu cargo, incorporando encuestas a los usuarios, auditorias realizadas al sistema degestin de calidad, el comportamiento de los indicadores de gestiri, las cifras de losinscritos, suspendidos, reclamos y las acciones que generan, etc.

9. La informaciOn entregada al Director General de Obras Pblicas, de forma regular yperidica, puede impulsar una fluida conversacin con las autoridades de lasDirecciones MOP, sobre anomalIas, oportunidades de mejora, bsqueda de nuevos ymejores escenarios, que permitan el desarrollo de nuevas y mejores obras y trabajos deconsultorlas, en manos de empresas y personas naturales responsables y confiables.

2.6.6 Presentacin de Ia Solucin Informtica Actual

El Departamento de Registro pone a disposiciOn del pblico Ia informacin del registromediante un acceso web. Este sistema permite Ia emisiOn de Certificados de Vigencia y deCapacidad EconOmica, donde se puede verificar adems las fechas de renovacin para los

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)L ( )N 1 A A Y DL CON'LJL1 ORESinteresados, Ia normativa vigente e instructivos para los procesos de Inscripcin, Renovacin yModificacin.

Los proveedores solamente pueden acceder a Ia informacin de su empresa, Los ServiciosMOPtienen acceso a Ia informaciOn de todos los proveedores, para los funcionarios delDepartamento de Registros y de las Unidades AuxLliares el acceso a Ia informaciOn de todoslos proveedores y Ia posibilidad de modificarla, solo radica en dos funcionarios delDepartamento. de Registros, previo registro del usuario que efectUa el camblo, hora, dia, mes yao en que se Ileva a cabo.

Para usuarios externos sOlo estn disponibles los antecedentes pUblicos de las empresasvigentes.

El sistema se encuentra desarrollado a niedida en Pen, con base de datos Oracle EnterpriselOg R2, cliente servidor Web y se encuentra alojado en los servidores de Ia SubdirecciOn deInformtica y Telecomunicaciones. El nuevo sistema de registro deber reemplazar el actualsistema ,migrando Ia base existente

El sistema recibe alrededor de 2000 visitas semanales tanto nacionales como extranjeras, y seaccede directamente desde Ia pgina Web del Departamento de Registroswww. reciistro.mop.cI.

En Ia base de datos existen actualmente los antecedentes de 2500 aprox. inscritos enconsultores y 1000 aprox. inscritos como contratistas, todo ello entre vigentes, eliminados ysuspendidos del Registro.

La informaciOn ingresada a esta base de datos, tiene referencia con los datos personales delinscrito, categorlas y especialidades vigentes, capacidades econOmicas vigentes en el caso decontratistas, socios y profesionales vigentes, contratos adjudicados en el MOP (InformaciOnentregada por el SAFI1), anotaciones respecto de suspensiones y eliminaciones.Adems existe una planilla Excel, con elfin de Ilevar un registro de Ia informaciOn que ingresa,y otra independiente con Ia finalidad de registrar Ia distnibucin y salida de documentaciOn delDepartamento; estas planillas se alojan en los computadores personales de cada uno de losusuarios que las alimentan (Ventanilla Unica de Ingreso, secretanla).Por otra parte, cada analista del Departamento, Ileva planillas con Ia informaciOn de Obras ytrabajos de consultorlas, segUn corresponda, y profesionales, de apoyo para su anlisis, en IadeterminaciOn de categorias y especialidades en todos los procesos.

2.6.7 DescripciOn de los Procesos

En el proceso de anlisis se revisan los antecedentes entregados por los contratistas yconsultores, con tal de llevar a cabo el procedimiento solicitado por ste (modificaciOnrenovacin o inscripciOn), para lo cual son enviados a los profesionales o tcnicos que

Sistema de AdministraciOn Financiera, de Ia DirecciOn de Planeamiento del MOP

( lj\J 1F\ I IiO Y DI CONSUL Ok1 S

correspondan, segUn el tipo de antecedente (tcnicos, legales o contables en cada caso). Si losdocumentos no presentan alcances (esto es, observaciones o reparos) se procede a actualizarlos datos en el sistema de Registro y se informa al interesado a travs de un oficio del Jefe delDepartamento de Registros.

En caso de detectarse anomallas en Ia entrega de los antecedentes se procede de Ia siguientemanera:

El analista contable, legal o medioambiental que detecta una no conformidad con losrequerimientos establecidos en los Decretos MOP 75 y 48 u otro aplicable o por falta deantecedentes o documentos, procede a escribir un oficio del jefe de Ia Unidad Auxiliarcorrespondiente dirigido al Jefe del Registro, especificando cules son los errores encontrados(alcances).El Jefe de Ia Unidad Auxiliar verifica el trabajo realizado por el analista, procede a enmendar Sies del caso o bien ratifica y envIa el oficio. El oficio se identifica con un n nico, Ia firma delemisor y del Jefe de Area respectivo. El oficio se adjunta a Ia respectiva carpeta y se envia alJefe del Departamento de Registros. Este oficio queda siempre en Ia carpeta, al igual que losotros antecedente.

El analista tcnico recibe oficio con los alcances procedentes de analista legal yb contable, ybmedioambiental, escribe nuevo Oficio del Jefe del Departamento de Registros, dirigido alConsultor o Contratista, con los errores detectados por los analistas legal yb contable ms losdetectados por l (Si hubo). Este oficio es validado por el Jefe del Departamento de Registros,habida consideracin de los respaldos que constan en Ia carpeta correspondiente que dansustento y avalan Ia medida. De no ser asI, en el mismo oficio el Jefe del Departamento orientaal analista sobre las enmiendas a realizar, documento que le es devuelto para esos efectos.

En caso de validar el documento presentado, se saca fotocopia de respaldo del oficio enviado,se deja en Ia carpeta correspondiente y se envIa via carta certificada del Jefe del Departamentode Registro al Consultor o al Contratista.

Mientras el Consultor o Contratista responden a los alcances, las carpetas son identificadas yalmacenadas, dependiendo del proceso.

2.7 Diagrama de Procesos

2.7.1 Proceso General del Departamento de Obras Menores del MOP

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Proceso General del Departarnento de Obras Menores MOP

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2.7.2 Proceso General del Departamento de Obras Mayores y Consultores MOP

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3 Construccin de Ia Solucin.

3.1 ObjetivosA continuaciOn, se describen todas las mejoras al proceso actual identificadas en el proceso dediseno. Estas se incluyen en forma referencial, ya que como se explicO anteriormente, lasfuncionalidades precisas a construir son las detalladas en los anexos que contienen el diseodel sistema, las cuales debern ser validadas durante Ia fase de levantamiento del proyecto.

3.2 Mejorar el ingreso de informacinSituacin actual: Existe una alta complejidad en los trmites de recopilacin de antecedentespor parte de los interesados en los procesos de lnscripciOn, RenovaciOn y ModificaciOn. Losprincipales afectados son los clientes del Registro, es decir, los servicios del MOP, quienesse yen privados de contar con todos los antecedentes e informacin de los potencialesproveedores para el desarrollo de los contratos. Tambin se yen afectados los contratistas yconsultores (personas naturales o juridicas) y el Departamento de Registros de Ia DirecciOnGeneral de Obras PUblicas.

Esta complejidad se incrementa notablemente por Ia necesidad de hacer fluir anlisis yopiniones de un especialistas a un analista a travs de documentos verificables, lo que obliga arodear todo documento de una burocracia que avale y asegure quien entrega y quien recibe,aumentando el nUmero de manos por las cuales pasa el documento y por consiguiente lostiempos de proceso, a lo que se debe agregar los tiempos muertos en los avisos a losinteresados.

Melora: El nuevo sistema debe permitir el ingreso de informaciOn en Ilnea, facilitando Ia tareade los proveedores para Ilevar a cabo sus procesos en Imnea. De igual forma el anlisis de lassolicitudes se Ilevar a cabo con carpetas digitales, con el consiguiente ahorro de tiempo eincremento de Ia seguridad y con ayuda de formularios tipo - incorporados al sistema - quefacilitarn el trabajo de los analistas.AsI tambin el nuevo sistema est definido de manera tal, que cierta informacin provenientede organismos pblicos como Registro Civil, Direccin del Trabajo y SIl, sea solicitadadirectamente a travs del Departamento de Registros a los entes externos, e internamente alas Direcciones MOP para el ingreso de certificados de experiencia de contratistas yconsultores y tambin de los ex funcionarios -MOP, por el Departamento de Registros,facilitando Ia recopilaciOn de informaciOn para los interesados en inscribirse.

En suma existe en el nuevo sistema una clara orientaciOn a incrementar Ia seguridad en elmanejo de Ia informacin, disminuir los tiempos de los procesos, cruzar informaciOn desde lasfuentes y facilitar el trmite a los proveedores.

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3.3 Mejorar Ia disponibilidad de informacinSituaciOn actual: No existe una notificacin del estado actual de los procesos de losdocumentos para los interesados, ni herramientas que detallen el estado de los procesossolicitados por Contratistas y Consultores. Los principales afectados son contratistas yconsultores (personas naturales o jurIdicas) y el Departamento de Registros de Ia DireccinGeneral de Obras Pblicas.

Todo esto genera que los proveedores intentan realizar averiguaciones telefnicamente, usanconversaciones con amigos, o realizan consultas en persona en las Oficinas del Registro.

Meiora: El nuevo proyecto har ms transparente los procesos para los proveedores, generalas alertas correspondientes de manera de evitar suspensiones y otro tipo de sanciones,mostrando en linea, en todo momento, et estado de sus solicitudes.

3.4 Registro en IInea con acceso privado

SituaciOn actual: El actual sistema no hace fluida Ia inscripcin, renovacin y modificaciOn deregistros, lo que provoca muchas veces tener que extender los plazos definidos, provocandodemoras en los procesos del Registro. Los principales afectados son contratistas y consultores(personas naturales o jurIdicas) y el Departamento de Registros de Ia Direccin General deObras PUblicas

Melora: El proyecto generar los procesos de inscripcin, modificaciOn y renovacin en linea decada contratista y consultor, a travs de claves de ingreso.

3.5 Carpetas Digitales

Situacin actual: Los antecedentes para Ia realizacin del anlisis son mantenidos en papel,almacenados con ayuda de una empresa externa y deben compartirse entre varias instancias,por lo que si hay dos o ms Departamentos que necesitan chequear alguna informaciOnsimultneamente, deben esperar que el primero to desocupe. Los principales afectados son elDepartamento de Registros de Ia DirecciOn General de Obras PUblicas, Fiscalla, SEMAT,Contabilidad y Finanzas. Esto hace que se extiendan los plazos de incorporacin al Registro ygenera tiempos muertos, debido a Ia circulaciOn de documentos en papel, con los respectivosvalidadores de recepcin y entrega de stos, actividades que consumen tiempo, acciones yrecursos y que no se traducen en agregar valor.

Mejora: lncorporaciOn de carpetas digitales con informacin segura y confiable de contratistas yconsultores en linea, que contengan los antecedentes legales, contables y tcnicos de loscontratistas y consultores, sus respectivos resultados de anlisis y segUn los distintos procesosconcluidos por estos Ultimos, antecedentes que permiten su anlisis en paralelo por parte delos analistas y unidades auxiliares.

DL [F [IL; /\S Y DE: CONSUL1OFES

3.6 Mejorar Ia ComunicacinSituaciOn actual: Ante cualquier problema (suspension, observaciones a antecedentes decuaiquier Indole), Ia comunicacin con los interesados es a travs de Ia emisiOn de un oficioenviado por correo, extendiendo los plazos de las iteraciones. Los principales afectados sonContratistas y Consultores (personas naturales o jurIdicas).Mejora: Mejorar a comunicaciOn con los Contratistas y Consultores ante falta de antecedenteso poca consistencia de los mismos a travs de medios electrOnicos como e-mails o IapublicaciOn de envIo de oficios al interesado (adems del envIo de los documentos fIsicosestndar como oficios) en Ia mayorIa de los casos posibles.

3.7 Integracion de Registros

SituaciOn actual: El Registro de Obras Menores, se maneja regionalmente e independiente delRegistro de Obras Mayores. Una vez al mes, se envia desde regiones el listado deContratistas de Obras Menores al nivel Central. Esto origina que actualmente un contratista quees excluido de una region, pueda ingresar a otra. Adems, no existen registros de Consultoresen regiones, solo en el nivel central. Los principales afectados son el MOP, Contratistas yConsultores (personas naturales o juridicas). El problema de fondo, es que existen de mUltiplesregistros aislados y no comunicantes.

Mejora: Integrar a las oficinas regionales para mantener un repositorio Unico con acceso Web,esto ayudar a sentar las bases para el Registro Nacional Unico de Contratistas y deConsultores que administrar el MOP.

Es necesario que el sistema realice una validacin entre los Registros de 0. Mayores, 0.Menores y Consultores, ya que todo Contratista puede optar a ser Consultor de cualquier Areao categorla a excepciOn del Area "inspecciones". Asimismo, todo Consultor puede optar a serContratista, pero en ese caso, el Registro lo borra del area Inspecciones.

El sistema debe validar que si un interesado que est incorporado en el Registro de ObrasMayores y desea ingresar al Registro de 0. Menores, o viceversa, este ingrese sOlo a aquellosregistros (especialidades) no equivatentes, puesto que, reglamentariamente un contratista nopuede estar inscrito en ambos registros, en una misma especialidad o registro.

El Registro de 0. Menores debe contar tambin con funcionalidades de bUsqueda con el RUTdel Contratista como entrada y el despliegue de todos los registros y Ia especialidad en Ia cualse encuentra.

El sistema debe validar que los datos de aquel profesional que sea calificado, coincidan con lascaracteristicas, que se incorporaron en los requisitos presentados por Ia empresa contratista.

Cuando una empresa Contratista gana una IicitaciOn, e ingresa a sus profesionales, no puedeposteriormente, durante Ia ejecucin de Ia obra, cambiarlos sin consultar al Servicio quecontratO sus servicios, pues de lo contrario el Inspector Fiscal deber solicitar una sanciOn alRegistro, quien lo Ileva a Ia ComisiOn de Registro. Luego, se debe evaluar con los servicios

( I ki\ I IST7\S Y DII CONSULTOIEScorrespondientes que ingresen datos detallados de Ia licitaciOn, como profesionales queparticiparn de ella, montos de Ia obra, etc. (completar ficha dispuesta al efecto en elDepartamento de Registros).Valen en este caso todas las consideraciones para los reportes solicitados en 0. Mayores.

Del mismo modo, el Servicio debe informar al Departamento de Registros cuando se producealgUn trmino anticipado de contrato, se hace efectivo el cobro de alguna boleta de garantia, seproduce el atraso en Ia iniciacin de los trabajos o existe cualquier tipo de incumplimiento porparte del contratista o consultor, en el desarrollo del contrato.

3.8 Entregar lnformacin Complementaria

Situacin actual: Sanciones por actualizaciones o renovaciones no realizadas, por malascalificaciones, ausencia o inconsistencia de Ia documentaciOn presentada u otras razones, oestimulos (calificaciories) a los inscritos, no son automticas, y no se controlanautomticamente. Los principales afectados son el Departamento de Registros de Ia DirecciOnGeneral de Obras PUblicas, Fiscatla, Contabilidad, Finanzas, Contratistas y Consultores, y lasDirecciones Operativas. El impacto negativo es Ia adjudicacin inadecuada de licitaciones, elno cumplimiento del Reglamento, pues no hay alertas o avisos cuando se cumplen los plazos,asi como no hay informacin adicional.

Mejora: Generar informaciOn adicional para Ia generacin de sanciones y estimulos, adems deautomatizar estos procesos lo ms posible.

Que el sistema entregue Ia fecha automticamente segUn Ia siguiente regla: La fecha deactualizacin es un mes antes de cumplir el ao, a excepciOn de aquellos contratistas que seinscriben en Febrero y Marzo, condiciOn que en el nuevo Reglamento para ContrataciOn deTrabajos de Consultorias, se har extensiva a los consultores. El instructivo Contable entregalas fechas de actualizaciones (o renovaciones) conforme Ia fecha de inscripcion del contratistaen el Registro.

Adems se incorporarn funcionalidades de gran utilidad como: InformaciOn sobre Iaexperiencia real en determinada especialidad, Capacidad Econmica Minima Disponible,Riesgo Financiero, Calificaciones, Rendimiento de atrasos, Informes Gerenciales a los serviciosdel MOP, Comparacin entre empresas, informes de gestion internos de documentos enproceso, tanto generales, como de cada procedimiento, o carga de trabajo de los analistas,entre otras.

3.9 Compartir lnformaciOn

Situacin actual: PresentaciOn reiterada de documentacin en los Ilamados a Iicitacin: listadosde proyectos u obras en ejecuciOn - listados de proyectos u obras ejecutados - CertificaciOn deexperiencia tcnica, responsabilidad tcnica, certificados de Titulos Profesionales (el Registrotiene los certificados en original de todos los inscritos), etc. Los principales afectados son elMOP, Contratistas y Consultores (personas naturales y juridicas). Esto provoca que una gran

i.. CONJ J1/\THTAS Y i.)[: CoNsuLfoI[.scantidad de documentacin sea solicitada en forma reiterativa y por diferentes unidades delMOP.

Melora: Corn partir informacin referente a licitaciones, adjudicaciones, contratos sanciones,inforrnaciOn generalizada, etc., por ejemplo, cuando hay una modificaciOn, no se le piden todaslas carpetas nuevarnente al Contratista, sino que solo los documentos que acrediten IamodificaciOn. Incorporar con temas de carpetas digitales.

3.10 Digitalizacion de Ia Documentacin

SituaciOn Actual: La documentacin se administra de forma fisca a travs del ingreso atDepartamento de registro por Ia Oficina de Partes del MOP.

Mejora: Se requiere que Ia documentacin fIsica ingrese at MOP por Ia misma via,posteriormente ser enviada a! encargado de digitalizar Ia documentaciOn y su posterioringreso al sistema informtico de registro (SCRCC).El MOP definir el procedimiento interno para Ia administraciOn documental y el sistema dedigitalizaciOn de documentos.

3.11 Workflow de aprobaciOn

SituaciOn Actual: Existe un procedimiento de aprobaciOn manual de documentos internos delDepartamento de Registro

Mejora: Se requiere que el sistema contemple las aprobaciones de forma electrOnica de losmiembros del Departamento. Para ello el sistema debe contemplar un workflow interno de IaaplicaciOn entre los usuarios del sistema de registro.

Este workflow deber permitir Ia integraciOn con el mOdulo de firma electrOnica que MOPcontrate.

El MOP definir un Workflow corporativo el cual se encargar de integrarse con el workf low deeste sistema.

3.12 Mdulo de Pago en LInea

Sistema Actual: MOP permite el pago de Ia inscripciOn directamente en Dependencias deDCYF (DirecciOn de Contabilidad y finanzas).Mejora: El sistema debe contemplar Ia integracion con el MOdulo de Pago en Linea que MOPcontrate

(i T/\1 SA '( L)E CoNSuLToiEs3.13 Gestin del Trmino de Contrato de una Obra

Este proceso se debe desarrollar completamente, es decir hacer su Diseo y Ia Construccin eimplementacion.

3.13.1 Servicio de captura de informaciOn generada al Trmino de un Contrato de unaObra.

Los objetivos de este requerimiento son:- Describir los beneficios para el MOP, de contar un procedimiento administrativo-

informtico funcionando para Ia obtenciOn de informacin generada at trmino de unContrato

- Describir los mecanismos administrativos-informticos para obtener el flujo deinformacin generada a! trmino de un Contrato.

3.13.2 DescripciOn del Req uerimiento

El servicio "Trmino de Contrato" pretende recolectar Ia informacin que se genera at trminodel contrato y eventualmente aquella que fue generada durante Ia ejecucin de este tat como:

- Calificaciones del contratista- Fecha de termino real del contrato- Archivo tnforme final (Diseos de ingenierla, Diagnsticos, Estudios bsicos)- Informe de obras realizadas (conservaciones).- Informe de Inspectores Fiscales- Ficha de Calificaciones Departamento de Registros- Archivos fotogrficos (obra, aero-fotogrficos, etc.)- Certificados de Experiencia.

3.13.3 CaracterIsticas del Servicio

El servicio debe permitir to siguiente:I .-Repositorio comUn: podremos contar con archivos asociados a contratos en un repositoriocomn del MOP, to que facilitar eI acceso a estos.

Si esto se vincula con el proyecto de "Fichas de Proyectos" podrIamos tener como resultadoinformaciOn administrativa y financiera y una serie de archivos asociados at contrato ybproyecto, esto con Ia posibilidad de accederlo a travs de un mapa. Lo que redundarla en msy mejor informaciOn asociada a nuestros proyectos y contratos para disposicin interna delMOP y del Estado en general.

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2.- Calificaciones de contratistas: aumentaremos considerablemente (tender al 100%) Iarecopilacion de informaciOn respecto de calificaciones de los contratistas de contratos confondos sectoriales.

3.- Estado de contratos y proyecto: sabremos que se terminO un contrato y Ia fecha en quesucediO con esto podremos cambiar el estado del contrato (SAFI) y eventualmente del proyecto(Exploratorio).4.- Inventario de obras: podriamos tener informaciOn que alimentara el Sistema de lnformaciOnGeogrfica respecto del camblo en el estndar de las Obras con lo que mejorariamossustancialmente Ia informacin de nuestro SIG.

3.13.4 Web.

Esta recolecciOn de informacin se har via Web, Ia cual podia ser accesada por losinspectores fiscales, Directores Regionales o quien ellos disponga para ingresar Ia informaciOn.

Debe tener al menos dos funcionalidades:1. lngresar informacion parametrizada, tal como: fecha de trmino real, fecha informe

inspector fiscal, calificaciones al contratista (1 a 7), etc.2. Subir archivos para los cuales se puede identificar claramente el nombre, Ia categoria

(informe final, archivo fotografico, etc.). Los archivos deben adjuntarse a Ia carpeta deuna empresa y deben estar asociados al contrato correspondiente.

3.13.5 Control Administrativo.

Se informar mediante oficio del DGOP, Subsecretario o Ministro a los Directores Nacionales yRegionales, tambin por Ia pgina intranet del MOP y correos a los responsables en regionessobre esta forma de operar para Ia recolecciOn de informacin.