contabilidad 1 guia de estudio 1

Contabilidad general

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROFESOR: José Henry Jaramillo

Guía de estudio 1

ANTES DE INICIAR LEA CON ATENCION ESTAS INSTRUCCIONESY TENGALAS EN CUENTA SIEMPRE.

Para facilitar su trabajo tenga en cuenta estas sugerencias:1) Haga una lectura exploratoria del tema consignado en cada guía con el objeto de tener un criterio claro del trabajo a

realizar

2) Empiece con una lectura racionalizada, busque reforzar sus conceptos y disipe todas sus dudas con el profesor

3) Realice todas las actividades previstas

Sobre los trabajos escritos.1) Deben ser realizados en grupos de máximo 3 estudiantes, salvo que se estipulen de manera diferente.

2) Todos los trabajos deben ser presentados bajo Normas Icontec. (No a lápiz)

3) Todos los trabajos son tema de evaluación, algunos serán objeto de exposición en clase y podrán ser evaluados durante la exposición, tanto los expositores como los demás miembros asistentes a la clase.

4) La fecha de entrega de cada trabajo es la clase siguiente a la de la que fue puesto el trabajo, es decir, si un trabajo es colocado en la primera clase su fecha de entrega es la segunda clase, ello si no se estipula fecha diferente. Si el trabajo debe ser con exposición, caso que el profesor indicará, ésta se realizará el mismo día de la entrega, por lo tanto, todos los trabajos (sean para exponer o no) se reciben al inicio de la clase correspondiente. No hay plazos adicionales para la entrega de trabajos.

5) Los alumnos deben leer los textos y realizar un resumen de los mismos para la presentación escrita; si se detecta copia fiel o textual de algún texto o el famoso corta y pega de Internet, el trabajo tendrá como calificación UNO PUNTO CERO (1.0). Salvo que la copia textual del texto o párrafo implicado, tenga su correspondiente nota de pie de página.

6) Todos los trabajos que sean fiel copia de otro trabajo, bien sea de la misma o de otra jornada, tendrán como calificación UNO PUNTO CERO (1.0)

LA CONTABILIDAD

Conceptos de Contabilidad.De las muchas definiciones y conceptos, que existen sobre la contabilidad, veamos algunas de ellas.

“La contabilidad es un medio ideado para brindar información histórica en relación con las actividades financieras de un negocio, una organización o un individuo” 1

“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir sistemática y ordenadamente las transacciones u operaciones comerciales, en términos monetarios, de una persona o empresa, de acuerdo con ciertos principios y leyes comerciales propios de cada país” 2

“La contabilidad es una ciencia, es la ciencia de los negocios, por medio de la cual aprendemos a clasificar, organizar y registrar todas las transacciones diarias realizadas por una empresa o negocio, con el fin de llevar la historia de las operaciones comerciales y así obtener resultados para poder en un momento determinado tomar decisiones para mejorar el rendimiento económico” 3

Objeto de la contabilidad.El objeto de la contabilidad es registrar las actividades financieras de un negocio, de forma comprensible y organizada para resumir y exponer sus significados. Este procedimiento incluye, entre otros, los siguientes parámetros:

1.) Reconocer y analizar toda la información comercial del negocio antes de anotarla en los registros contables2.) Registrar y clasificar en forma permanente toda la información de las operaciones diarias, para que puedan ser entendidas

fácilmente3.) Organizar las cuentas de la empresa de acuerdo a sus propias actividades.4.) Resumir e informar, ordenando los datos en los estados financieros que muestren la situación del negocio en un determinado

momento.5.) Controlar los gastos, vigilando posibles despilfarros6.) Interpretar los Estados Financieros, analizando los cambios que hayan ocurrido durante los periodos previstos.7.) Servir como fuente de información, ante terceros, de todos los actos de carácter jurídico, en que tenga fuerza probatoria

conforme a la ley.

CLASES DE CONTABILIDADSegún las actividades a las cuales se aplica, la contabilidad se puede clasificar en:

Veamos un poco en detalle que son estos tipos de contabilidad:

COMERCIAL O MERCANTIL: Se lleva en la mayoría de los negocios que obtienen sus ganancias sin realizar ningún proceso de transformación de materias primas, es decir, compran artículos o mercancías y las venden en el mismo estado en que fueron adquiridos pero a un mayor precio. (Almacenes de: electrodoméstico, ropa, zapatos; misceláneas, etc.)

INDUSTRIAL O DE COSTOS: Se lleva en empresas industriales o de manufactura (Fábricas de: calzado, vehículos, otros productos; talleres de: confecciones, cerrajería, mecánica, etc.), es decir, empresas que utilizan materias primas para transformarlas en otros productos para su venta

1 Woltz Arle. Contabilidad. Ed. McGraw Hill. Pag. 22 Rojas Demóstenes. ABC de la Contabilidad. Pag 23 Hernández Arteaga Rosario Isabel. y Calvache Guerrero José Augusto Contabilidad Tomo I. Modulo instruccional. Universidad Mariana. Pag 12CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 1 José Henry Jaramillo 3 de 21

OFICIAL

PRIVADA

MIXTA

POR SU REGIMEN

COMERCIAL ó MERCANTIL

INDUSTRIAL ó DE COSTOS

DE SERVICIOSCLASIFICACION

DE LACONTABILIDAD

POR LA CLASE DE EMPRESA

CLASIFICACIONDE LAS

EMPRESAS

Pequeña Mediana Gran empresaPOR SU TAMAÑO

Agropecuarias MinerasIndustriales ComercialesDe servicios

POR LA ACTIVIDAD U OBJETIVO

Privadas OficialesMixtas

POR LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL

IndividualesSociedades

POR EL NUMERO DE PROPIETARIOS

DE SERVICIOS: Se aplica en aquellas instituciones o empresas que con o sin ánimo de lucro prestan un servicio profesional, generalmente a la comunidad. (Hospitales, clínicas, Empresas municipales, transporte, etc)

OFICIAL: Se lleva en las empresas que son responsabilidad del estado o manejadas por este y su énfasis principal es el cumplimiento de las leyes que rigen la recaudación de impuestos y los gastos de las mismas, de acuerdo a los presupuestos establecidos. (Gobernaciones, alcaldías, DIAN, Presidencia de la República, etc)

PRIVADA: Aquella que se lleva en empresas privadas, bien sea de uno solo o de varios dueños. Esta hace énfasis en la información para la administración en la determinación de la posición financiera en cualquier momento y en el cálculo de las ganancias o pérdidas en un periodo determinado. Aquí tenemos las empresas comerciales, industriales y de servicios que sean de propiedad de particulares,

MIXTA: Se lleva en las empresas o instituciones que son constituidas tanto por el sector oficial como por el sector privado, es decir, que su capital esté conformado por aportes de ambas partes.

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD.Algunos de los puntos que justifican la importancia de la contabilidad, son:

1).Para las empresas por cuanto con ella se pueden tomar decisiones, tanto financieras como administrativas.2) Porque sirve de ayuda para comprender la función de los negocios. y,3) Para nosotros como seres naturales, como personas, porque podremos utilizar nuestros ingresos de una manera más eficaz.4) Porque prepara a la persona para obtener un empleo en cualquier empresa, ya que los negocios son la mayor fuente de empleo o de trabajo

ACTIVIDAD 1.Para la segunda clase deben presentar trabajo escrito sobre: La historia de la Contabilidad y la Biografía de Lucca Paccioli, los dos textos deben ser presentados en una sola carpeta. Recuerden que la fecha de entrega es la próxima clase (2 clase). Recuerden No hay plazos adicionales y se reciben al inicio de la clase.

LA EMPRESAConcepto:

“Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.” (Art 25 Co de Cio)

Clasificación de las empresas:Las empresas se pueden clasificar de diferentes maneras, según el punto de vista desde el que se miren:

Por su actividad u objetivo: Industriales: Empresas que fabrican artículos o hacen transformación de materia prima en productos finales o a medio terminar, ejemplo: Fabricación de: automotores, ropa, zapatos, muebles, electrodomésticos, etc

Comerciales: A diferencia de las anteriores, estas empresas no procesan materias primas, estas compran los productos terminados a un precio y los venden, sin realizarles ningún cambio, a un precio superior. Ejemplo: Almacenes en general, farmacias, misceláneas, supermercados, etc.

De servicios: Las que prestan un servicio para satisfacer necesidades de la comunidad, bien sea en transporte, salud, educación, recreación, etc. Ejemplo: Centros de salud, hospitales, transportadores (aéreos, terrestres, marítimos) colegios, universidades, etc.

Por su tamaño:

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 1 José Henry Jaramillo 4 de 21

DOCUMENTOSDE

COMERCIO

Documentos de comercio No Negociables

Instrumentos de Comercio

Títulos Valores

Documentos de comercio Negociables

ChequeLetraPagaréLibranza

AccionesBonosCédulas de capitalizaciónUnidades de Inversión

Pedido., Cotización., Remisión, Factura o tirilla de caja registradora. Recibo de caja. Recibo de caja menor. Comprobante de consignación. Comprobante de pago. Pedido. Nota débito. Nota crédito. Etc.

Pequeña: Tienen poco capital y pocos empleados. Su característica radica en que no hay delimitación de funciones entre el propietario y/o administrador y los trabajadores, casi n o hay división o especialización en las labores. Ejemplo: una tienda, un taller con dos o tres empleados, etc.

Mediana: Tiene un mayor capital y más empleados, se observa una mayor especialización en los trabajadores, hay definición de funciones. La información contable de la misma es más amplia y compleja. Ejemplo: Almacenes, cacharrerías, talleres, miscelaneas, supermercados, etc. con 10 o más empleados.

Gran empresa: Poseen un capital mucho mayor, inversiones y utilidades de gran cuantía. Hay una mayor especialización y división entre empleados, funcionarios y técnicos. Su administración es más compleja al igual que su contabilidad, ésta generalmente se lleva de forma sistematizada. Ejemplos: Smurfit Cartón de Colombia, Pepsi Cola, Almacenes La 14, etc.

Por la procedencia del Capital:Privadas: Aquellas que para su constitución y funcionamiento necesitan del aporte de particulares. Ejemplo: La 14, Carrefour, Instituciones de educación privadas (Cecep, Universidad de San Buenaventura, etc.)

Oficiales o públicas: Aquellas empresas que reciben aportes del estado, tanto para su constitución como para su funcionamiento. Ejemplo: Colegios del orden municipal y/o departamental, hospitales, centros de salud municipales, etc.

Mixtas: Las entidades que reciben aportes del Estado y de los particulares. Ejemplo: Colegios semi oficiales, Universidades semi oficiales, etc.

TRANSACCIÓN COMERCIAL

Una transacción comercial es una operación comercial que se da por el intercambio de valores, es decir, comprar o vender un producto, bien sea en forma personal o directa, o en forma indirecta en un almacén o establecimiento de comercio.Por lo que se puede inferir que el intercambio de valores (dinero por objetos) es una transacción u operación comercial.

DEBITOS Y CREDITOS

El DEBITO y el CREDITO son aspectos o elementos básicos de una transacción comercial. El hecho de realizar el registro de estas dos partes se conoce como CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

Por lo que se puede manifestar que:

La partida DEBITO de una transacción ES IGUAL A la partida CREDITO de la misma transacción

Una transacción comercial debe estar respaldada por Documentos de comercio y/o comprobantes de contabilidad.

LOS DOCUMENTOS DE COMERCIO

Definición o conceptoUn documento de comercio es un elemento escrito que sirve de prueba o que acredita la validez de una transacción u operación mercantil, por lo que podemos decir que son los documentos resultantes de una transacción comercial.Importancia. Su importancia radica principalmente en que:

Son prueba de una operación o transacción comercial y acreditan la validez de una operación mercantil Sirven para comprobar la propiedad sobre un objeto o valor Son elementos básicos de la contabilidad Sirven para comprobar deudas

CLASIFICACIÓN.Según su aplicación o uso se clasifican en:


Documentos de Comercio Negociables: Son aquellos documentos que se pueden comprar o vender al igual que cualquier mercancía y de acuerdo a lo que cada uno de ellos signifique o represente, es decir, son negociables y la finalidad de estos es el respaldo de deudas, así tenemos: Cheque, letra de cambio, libranza, pagaré.Estos instrumentos disminuyen muchos riesgos en el comercio, ya que ayudan a disminuir la circulación de dinero en efectivo y con ello los riesgos que implica su transporte, ante todo cuando son cuantías considerables.Algunos aspectos generales de estos instrumentos son: La aceptación, el Registro, el protesto, la cancelación, y el endoso.

La Aceptación: es el compromiso que adquiere el girado obligándose con su firma y documento de identidad al pago del valor en el estipulado,

El Registro: Una vez aceptado el documento por el girado éste debe ser registrado en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, lugar en el cual se cancela el valor del impuesto de timbre. Los cheques son recibidos por el beneficiario o girador con dicho impuesto cancelado por parte de la entidad bancaria que los emite.

El Protesto: Diligencia que se debe realizar ante notario en el evento en que el girado se niegue a realizar el pago del instrumento o documento. Sin este requisito no es posible realizar el cobro por vía judicial. Casos especiales: El protesto del cheque se realiza ante el banco pagador del documento o girado. Las letras de cambio debe usarse la expresión “EXCUSADO EL PROTESTO”. Con ello se evita la diligencia ante el notario.

La Cancelación: Una vez se ha realizado la cancelación del instrumento, el beneficiario mediante la palabra “CANCELADO” refrendada con su firma y cédula deja constancia del hecho.

El Endoso: Las clases de endoso son: endoso a la orden de…, y endoso libre o a otra persona. Este paso consiste en entregar o transmitir la propiedad del instrumento a un tercero para los efectos correspondientes (cobro)

DOCUMENTOS DE COMERCIO NO NEGOCIABLES O COMPROBANTES DE COMERCIO.Concepto: Son aquellos que sirven de prueba de las diferentes transacciones comerciales que se realizan..

Importancia: Su importancia radica en el hecho de servir de prueba, comprobante o soporte de una determinada transacción comercial, y por lo tanto para una empresa o negocio sirve de soporte para sus comprobantes contables.Clasificación: Realizar una clasificación de los documentos no negociables, como se realizó la de los documentos negociables es dispendioso por la cantidad que de ellos existen, por ello es menester hablar de aquellos en que las empresas o negocios se basan para respaldar y justificar las transacciones mercantiles.De ellos podemos citar estos: Pedido. Factura o tirilla de caja registradora. Recibo de caja. Recibo de caja menor. Recibo o comprobante de consignación. Comprobante de pago. Cotización. Pedido. Remisión. Nota débito. Nota crédito.

ACTIVIDAD IIDe acuerdo a la cantidad de grupos de trabajo resultantes, a cada uno se le asignará un tema, que será expuesto en la clase.

Todos los grupos deben tener en cuenta los siguientes aspectos a tratar en el trabajo.1) Concepto del documento asignado. 2) Características,

a) De validez (Requisitos ante la ley o de ley)b) De negociación.c) Forma de negociaciónd) Personas que intervienene) Casos especiales.

3) Realizar un ejemplo del documento (diligenciándolo debidamente)

LOS COMERCIANTESConcepto:


“Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.” (Art 10 Co de Cio)

Obligaciones de los comerciantes“Son obligaciones de todo comerciante:1) Matricularse en el Registro mercantil 2) Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa

formalidad3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o

actividades, 5) Derogado. Ley 22 de 1995, (decía: anunciar ante juez competente la cesación de pagos)6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal” (Art 19 Co de Cio)

LAS SOCIEDADES

Las sociedades constituyen un renglón muy fuerte e importante dentro del desarrollo económico de cualquier país, por lo que para su constitución se deben reunir una serie de requisitos y características propias para cada una, así como los motivos de disolución de las mismas. Tal como se aprecia en el siguiente cuadro.

CUADRO COMPARATIVO DE LAS SOCIEDADES.

REQ

UIS

ITO

S

SOCIEDADES DE PERSONAS SOCIEDADES DE CAPITAL SOCIEDADES DE NATURALEZA MIXTA

SOCIEDADES COLECTIVAS

SOCIEDADES EN COMANDITA SIMPLE SOCIEDAD ANONIMA

SOCIEDADES EN COMANDITA POR

ACCIONES

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD

LIMITADA

CO

NST

ITU

CIO

N Por escritura pública, cuya copia se inscribe en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio

(Art 110, 111)

Misma solemnidad de la sociedad colectiva.No necesita intervención del socio comanditario

(Arts: 110/11-116-337-343)

Misma solemnidad de la sociedad colectivaRequieren permiso de la Supersociedades

(Arts: 110/11-116)

Misma solemnidad de la sociedad colectiva.No es necesaria la intervención de los socios comanditarios

Arts: 110/11-337-343)

Misma solemnidad de soc. colectiva..Estatutos estipulará responsabilidad de socios limitada a aportes.(Arts: 110/11-353/54)

CA

NTI

DA

D

DE

SOC

IOS Dos o más 1 o más colectivos o

gestores 1 o mas comanditarios o capitalistas (Art 323)

Mínimo cinco socios

(Art 374)

1 o más colectivos y por lo menos 5 comanditarios

(Art 343)

De 2 a 25 socios (máximo permitido por la ley)

(Art 356)


REQ

UIS

ITO

S

SOCIEDADES DE PERSONAS SOCIEDADES DE CAPITAL SOCIEDADES DE NATURALEZA MIXTA




ACCIONES


LIMITADA

CA

PITA

L O

FO

ND

O S

OC

IAL Formado por aportes

de c/socio a sociedad, pueden ser: dinero, especie, derechos inversión. Socios no podrán ser obligados a aumentar o reponer aporte si se pierde durante vigencia de soc, excepto si se estipuló en el contrato(Art 122/27)

Con aporte de socios comanditarios o con los de estos y los de los socios colecrtivos simultáneamente.El comanditario no podrá ser en ningún caso socio industrial

(Art 122-325)

Representado por acciones de igual valor representados en títulos negociables.Al constituirse la sociedad debe suscribirse bo menos del 50% del capital autorizado y pagarse al menos la 1/3 parte del valor de cada acción.(Art 375/77-381-387)

Representado por acciones de igual valor. Si no se han pagado serán nominativasAl constituirse se hará como en la soc anónima.Prohíbese enunciar el capital autorizado sin mencionar el suscrito y pagado(Art 138 344/46)

Será fijado de manera precisa, igual que en Sociedad Colectiva.Se pagará integramente al constituirse la sociedad.

(Art 122/27 y 354)


RA

ZON

SO

CIA

LCon nombre completo o apellido de algún socio seguido de las expresiones “y compañía”, “hermanos”, “e hijos”, u otra análoga. No podrá incluirse el nombre de un extraño.

(Art 303/05)

Con nombre completo o apellido de algún socio colectivo seguido de las expresiones “y compañía”, o sigla “& Cía” seguida en todo caso de la indicación abreviada “S en C”.

(Art 324)

Por una razón social seguida en todo caso por la palabra “Sociedad Anónima” o por sus iniciales “S. A.”

(Art 373)

Como en la comandita simple. Se agregará en todo caso la expresión “Soc Comandita por Acciones” o por su abreviatura “S. C. A”

(Art 324)

La sociedad girará bajo una denominación o razón social, seguida por la palabra “Limitada” o por su abreviatura “Ltda.”, que de no figurar en los estatutos hará responsables a los socios solidaria e ilimitadamente ante terceros.Art 357)

DU

RA

CIO

N

Tiempo fijado en escritura pública.El pacto de continuar sociedad con herederos del soc fallecido podrá cumplirse cuando herederos puedan ejercer el comercio.(Art 110 - 320)

Tiempo fijado en la escritura pública

(Art 110 ord 9)


(Art 110 ord 9)


(Art 110 ord 9)

Tiempo fijado en la escritura pública La sociedad podrá continuar con los herederos salvo estipulación en contrario

(Art 110 ord 9 - 368)


REQ

UIS

ITO

S SOCIEDADES DE PERSONAS SOCIEDADES DE CAPITAL SOCIEDADES DE NATURALEZA MIXTA




ACCIONES


LIMITADA


CA

USA

LES

DE

DIS

OLU

CIO

NPor vencimiento del tiempo previstoPor imposibilidad de desarrollar la empresa social.Por reducción del numero de asociados a menos requeridos por la ley.Por decisión de autoridad competente.Por decisión de los socios.Por las demás causales establecidas en las leyes.Por la declaración de quiebra de alguno de los socios, si los demás no adquieren el interés social o no aceptan cesión a un extraño, una vez requeridos sindico de quiebra a 30 días siguientes.Por renuncia o retiro justificado de alguno de los socios.(Art 218/19 y 319)

Por vencimiento del tiempo previstoPor imposibilidad de desarrollar la empresa social.Por reducción del numero de asociados a menos requeridos por la ley.Por decisión de autoridad competente.Por decisión de los socios.Por pérdida que reduzca su capital a la 1/3 parte o menos.Por la desaparición de una de las dos categorías de socios.

(Art 218 -33 y 342)

Por vencimiento del tiempo previstoPor imposibilidad de desarrollar la empresa social.Por reducción del numero de asociados a menos requeridos por la ley.Por decisión de autoridad competente.Por decisión de los socios.Por pérdida que reduzca su Patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito.Cuando el 95% o más de las acciones suscritas llegue a pertenecer a un solo accionista.

(Art 118 y 457)

Por vencimiento del tiempo previstoPor imposibilidad de desarrollar la empresa social.Por reducción del numero de asociados a menos requeridos por la ley.Por decisión de autoridad competente.Por decisión de los socios.Por pérdida que reduzca su Patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito.

(Art 218 y 351)

Por vencimiento del tiempo previstoPor imposibilidad de desarrollar la empresa social.Por reducción del numero de asociados a menos requeridos por la ley.Por decisión de autoridad competente.Por decisión de los socios.Por pérdida que reduzca su capital a la 1/3 parte o menos.Por pérdida que reduzca su capital por debajo del 50% o cuando el número de socios exceda de 25

(Art 218 – 370)

Nota Todos los artículos citados al pie de cada concepto se relacionan con el Código de Comercio.

Contrato de Sociedad “Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fín de repartirse entre si las utilidades obtenidas e la empresa o actividad social.La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados” (Art 98 Co de Cio)

La Sociedad de Responsabilidad Limitada es el prototipo de las sociedades mixtas

Las Sociedades sin Animo de Lucro, como bien lo indica su razón de ser, son aquellas entidades que solo persiguen fines sociales, culturales, deportivos y de servicios, sin ánimo de lucro, es decir, que no persiguen un fin económico, tales como: La fundación de la madre soltera, La fundación La Luz, etc.

LA PARTIDA DOBLE Y LA ECUACIÓN PATRIMONIAL

Como vimos con anterioridad la partida doble es el hecho de afectar por lo menos dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita, al menos por el mismo valor.

Ejemplo 1:La Cascarita, vende a crédito, con un plazo de 60 días) mercancías por un valor de $150.000,.

1305 CLIENTES 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR

$150.000 $150.000

Veamos estos asientos o registros en la forma de asiento horizontal o asiento de diario.

CODIGOS CUENTAS DEBE HABER1305 CLIENTES $150.0004135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR $150.000


Ahora veamos que se pueden presentar dos tipos de asientos contables, uno que se denomina asiento simple y es aquel en el cual sólo intervienen dos cuentas, y que son los que hasta el momento hemos desarrollado con el ejemplo Nº 1; el otro tipo de asiento se llama asiento compuesto y es aquel que se presenta cuando intervienen más de dos cuentas, donde puede ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o viceversa, dos o más cuentas deudoras y una acreedora, o pueden ser dos o más deudoras y dos o más acreedoras.

Observe el siguiente ejemplo de asiento compuesto. La Cascarita realiza venta de unas mercancías, transacción que se realiza de la siguiente manera: se recibe un cheque por la suma de $150.000, la persona que compra es cliente del almacén y queda debiendo la suma de $350.000. En esta transacción intervienen tres (3) cuentas que son: Caja por el dinero que se recibe, por lo tanto la cuenta se debita; Clientes por el valor que el comprador quedó debiendo y también se debita, recuerde que estas dos cuentas pertenecen al Activo (vea el anexo del P. U. C.) y la tercera cuentas es Comercio al por mayor y por menor la cual se acredita por ser una cuenta de Ingresos., por lo tanto el asiento será:

1105 CAJA 1305 CLIENTES 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR

$150.000 $350.000 $500.000

Veamos estos asientos o registros en la forma de asiento horizontal o asiento de diario.

CODIGOS CUENTAS DEBE HABER1105 CAJA $150.0001305 CLIENTES $350.0004135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR $500.000

LA ECUACION PATRIMONIAL

Es el equilibrio que debe existir entre todas las cuentas que intervienen en el balance de una empresa o ente económico, y cuya formula es:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

De dondePASIVO = ACTIVO – PATRIMONIO

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

TENGA EN CUENTAAl registrar una operación mercantil:Identifique plenamente las cuentas que se afectan o que intervienen. Por eso es conveniente plantearse interrogantes, tales como: si se compra, qué se compra? Como lo paga o como lo cancela?.Se paga la totalidad o se queda debiendo algo?, igual sucede cuando se vende. Al pagar una deuda pregúntese cuál es el tipo de deuda que se paga. Como la esta o la están pagando

Determine cual o cuales cuentas se debitan y cual o cuales cuentas se acreditan. Es conveniente identificar a que grupo pertenecen y como es el manejo de su movimiento, para lo cual debe tener muy presente como son los correspondientes aumentos o disminuciones de cada grupo.

LAS CUENTAS SE DEBITAN LAS CUENTAS SE ACREDITANSi son del Activo, del Costo de ventas o de Gastos: AUMENTANSi son del Pasivo, Patrimonio o de Ingresos: DISMINUYEN

Si son del Activo, del Costo de ventas o de Gastos DISMINUYENSi son del PASIVO, PATRIMONIO o de INGRESOS AUMENTAN

Una cuenta se carga (debita) cuando:

Aumenta un Activo Disminuye un Pasivo Disminuye el Patrimonio Hay un egreso

Una cuenta se Abona (Acredita) cuando:

Disminuye un Activo Aumenta un Pasivo Aumenta el Patrimonio Hay un ingreso

Como determinar cuando se carga una cuenta (Debita), para ello pregúntese:


Qué entra? Quién queda debiendo? Quién pierde? Quién recibe? (deudor) A quién se le paga?

Como determinar cuando se abona una cuenta (Acredita), para ello pregúntese:

Qué sale? Quién paga? Quién gana? Quién entrega? (acreedor) A quién le queda debiendo?

Por lo que no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.

Las Pérdidas se debitan. La ganancias se Acreditan.

Sobre la cuenta: 1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESAEsta Cuenta registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para la venta o enajenación.

Se Debita Se Acreditaa) Por el costo de la mercancía comprada a) por el costo de la mercancía vendidab) Por el valor de los ajustes por sobrantes resultantes de la toma física de inventarios b) Por el valor de las mercancías devueltas al proveedor

c) Por el costo de las mercancías devueltas al ente económico c) Por el valor de los ajustes originados en mercancía dada de bajad) por la merma en elementos susceptibles de evaporarse o disminuirse siempre que esta obedezca a causa naturalese) Por el valor de las mercancías destinadas al consumo interno del ente económico

Ejemplo: Celia de la Caridad Cruz Alfonso tiene $200.000 y los invierte en una tienda, razón por la cual realiza las siguientes actividades económicas: compra gaseosas y cervezas $55.000, pago de servicios públicos $20.000, recibe el pago por venta de cerveza $12.000, recibe el pago de la venta de gaseosas $15.000. Al aplicar el método de partida doble, el movimiento anterior se contabilizaría así:

DETALLE ENTRADAS(DEBE)

SALIDAS(HABER)

Dinero para invertir en la tienda (lo que se tiene) $200.000Gasto por compra de gaseosas y cervezas $55.000Gasto por pago de servicios públicos $20.000Recibe el pago de la venta de cerveza $12.000Recibe el pago de la venta de gaseosas $15.000

SUMAS $227.000 $75.000

Con este sistema de contabilización nos es más fácil conocer cuales fueron los ingresos y los egresos (entradas y salidas) de dinero en una época o tiempo determinado, ya que las dos columnas están bien definidas.

De la misma manera es posible conocer cuanto posee (saldo), al final de ese mismo periodo de tiempo, ya que podemos restar los totales de las dos columnas, así:

ENTRADAS (INGRESOS O DEBE) - SALIDAS (EGRESOS O HABER) = LO QUE POSEE O LE QUEDA (SALDO)$227.000 - $75.000 = $152.000

LAS CUENTAS Y EL PLAN UNICO DE CUENTAS (P. U. C)Concepto

“Cuenta es un registro de los incrementos, disminuciones y saldos de los renglones individuales del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos o egresos” 4

Ejemplo: Roberto Sánchez, tiene el suficiente dinero para realizar la compra de una casa, es decir, no requiere de realizar préstamo alguno y tampoco va a quedar debiendo, con esa compra está incrementando sus bienes raíces (en este caso) y a su vez está disminuyendo su dinero, el que tenía antes de efectuar la compra.

Importancia de las cuentas:

4 Cahin Joel L. Lerner. Contabilidad I. McGraw Hill. Pag 34.CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 1 José Henry Jaramillo 11 de 21

Sirven como base para poder hacer los asientos contables en los libros de contabilidad, asientos que provienen de los respectivos comprobantes contables.

Sirven para la presentación de los estados financieros

Sirven de ayuda para que los propietarios, socios u otras entidades entiendan y analicen la situación financiera de una entidad, en cualquier momento.

Y forman parte del triángulo básico de la contabilidad, en conjunto con la partida doble y los comprobantes de contabilidad. Tres pilares que son fundamentales en el mundo contable.

ESQUEMA DE UNA CUENTA.Antes de ver el esquema de una Cuenta contable, se debe tener en cuenta que la misma esta conformada por tres partes muy importantes que son: Código y nombre de la Cuenta, (mismos que deben figurar en forma completa y conforme al P. U. C.). La columna debe o débito que siempre será la que quede al lado izquierdo. Y la columna Haber o crédito, situada al lado derecho.

Esquema de La cuenta T.Es la forma más simple y sencilla para entender la cuenta y el manejo de la misma, su nombre lo recibe por la forma que tiene.

Código y nombre de la cuenta

Debe o Débito

Haber o Crédito

Veamos un ejemplo sencillo del manejo de las cuentas.

Daniel Santos tiene como capital la suma de $8.000,oo, como no ha realizado inversión alguna, dicha suma se puede contabilizar de la siguiente manera, teniendo en cuenta el sistema de Partida Doble, en el cual intervienen dos cuentas, mismas que son:

1105 CAJA 3115 APORTES SOCIALES$8.000 $8.000

Lo que hemos hecho en los esquemas anteriores se conoce con el nombre de registro de una cuenta, en este evento hemos realizado dos registros, uno al debe o débito y el otro al haber o crédito, y es exactamente el mismo valor, por cuanto se esta trabajando con el sistema de partida doble y las cuentas deben quedar balanceadas,

Movimiento.El movimiento de una cuenta o de las cuentas, es la suma de todos los valores registrados tanto en la columna debito como en la columna crédito de cada cuenta, entonces tenemos movimientos débitos y movimientos créditos.

Saldos de las cuentas.El saldo de una cuenta es el valor resultante de efectuar la diferencia entre la sumatoria de los valores registrados como débitos y los registrados como créditos, por lo tanto podemos tener saldos débito y saldos crédito.

Importante quizá la única cuenta que no puede quedar con saldo Crédito es la Caja.

Ejemplo 2:Juan Sebastián Maestro Piero, tiene la suma de $15.000. y piensa montar un almacén de Electrodomésticos, paro lo cual realiza las siguientes transacciones comerciales.

1) Abre una cuenta bancaria con el dinero que tiene en caja.2) Compra dos equipos de sonido a razón de $2.000 cada uno3) Compra dos televisores a razón de $3.000 cada uno.4) Vende un equipo de sonido por $4.5005) Vende un televisor por $6.850

Realizar los asientos o registros contables, verificar que el movimiento de las cuentas este cuadrado, es decir que las sumatorias de las columnas débito y crédito sean iguales y por último saldar las cuentas. (en este ejemplo no vamos a utilizar codificación)

CAJA APORTES BANCOS M/CIAS NO FABRICADAS


SOCIALES POR LA EMPRESA(1) $15.000(5) $4.500(6) $6.850

$15.000 (2)

$15.000 (1)

(2) $15.000 $4.000 (3)$6.000 (4)

(3) $4.000(4) $6.000

$26.350 $15.000 $15.000 $15.000 $10.000 $10.000

COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR$4.500 (5)$6.850 (6)$11.350

Verifiquemos que el movimiento este debidamente cuadrado, para lo cual debemos realizar un Cuadre previo del Movimiento.

Cuadre previo del Movimiento$26.350$15.000$10.000

$15.000$15.000$10.000$11.350

$51.350 $51.350

Ahora debemos saldar cada una de las cuentas, y como sabemos que saldar es obtener la diferencia entre cada columna (Débito y crédito), entonces eso nos lleva a realizar las siguientes operaciones:

Caja $26.350 (débitos) - $15.000 (créditos) = $11.350 (Saldo débito)Bancos $15.000 – 10.000 = Saldo $5.000 (débito)Mercancías para la Venta $10.000 (Débito)Ventas $11.350 (Crédito)Aportes sociales $15.000 (Crédito)

Es decir, una cuenta presentará un saldo DEBITO cuando la suma de su columna debito es mayor que el valor de la suma de la columna CREDITO, y tendrá un saldo CREDITO cuando la sumatoria de sus créditos sea superior a la sumatoria obtenida en la columna DEBITO.

Es de anotar que el esquema de Cuenta T no se utiliza en las empresas, éste se utiliza como un método sencillo y rápido para la comprensión, enseñanza y manejo de las cuentas y del proceso de aumentos y/o disminuciones que se producen en una cuenta.

ASIENTOS HORIZONTALES.Estos asientos son los que realmente se utilizan en las empresas, para la elaboración de los comprobantes de diario y el asiento en los diferentes libros que se deben llevar.

Ejemplo 3.Teniendo como base el ejercicio Nº 2, lo vamos a realizar en forma de asientos horizontales.

CODIGO CUENTA DEBE HABERCAJA $15.000 APORTES SOCIALES $15.000Se registra el capital del Sr: Juan Sebastián Maestro PieroBANCOS $15.000 CAJA $15.000Por apertura de una cuenta corrienteMERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA $4.000 BANCOS $4.000Por compra de dos equipos de sonido MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA $6.000 BANCOS $6.000Por compra de televisores CAJA $4.500 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR $4.500Por la venta de un equipo de sonidoCAJA $6.850 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR $6.850Por la venta de un televisor


CLASIFICACIONDE LAS

CUENTAS

IngresosGastosCosto de ventasCosto de producción o de operación

DE RESULTADO O NOMINALES

ActivoPasivoPatrimonio

REALES O DE BALANCE

Deudoras

AcreedorasDE ORDEN

Como se puede apreciar el esquema es básicamente el mismo, sólo que los asientos se realizan en forma horizontal y presentan el motivo del registro.

PLAN UNICO DE CUENTAS. (P. U. C)

Es un catalogo creado por el gobierno nacional, que empezó a aplicarse el 1 de enero de 1993, sólo a nivel de reporte, a sociedades y comerciantes. Como documento fuente se aplicó desde el 1 de enero de 1994, pero es desde el 1 de enero de 1995 que rige para todos los comerciantes obligados a llevar contabilidad.

El Catálogo de cuentas. “El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.

No 0bstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferente, caso en el cual deberán elaborar una Tabla de Equivalencias entre éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados deberán asentar la información contable conforme al Catálogo de Cuentas del mencionado plan.

Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente” (Art 2º Dcto 2894 del 30 de Dic de 1994)

Abreviaturas. “La denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo del Plan Único de cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda” (Artículo 4º Decreto 2894 del 30 de Dic de 1994).

La estructura del plan está cifrada sobre los siguientes niveles:

CLASE: El primer digitoGRUPO: Los dos primeros dígitos

CUENTA: Los cuatro primeros dígitosSUBCUENTA: Los seis primeros dígitos

CUENTAS AUXILIARES: Con siete o más dígitos.

Las clases que identifican el primer digito son:º

CLASE 1: ActivoCLASE 2: PasivoCLASE 3: PatrimonioCLASE 4: IngresosCLASE 5: GastosCLASE 6: Costo de VentasCLASE 7: Costo de producción o de operaciónCLASE 8: Cuentas de Orden deudorasCLASE 9: Cuentas de orden acreedoras.

Digamos que las cuentas correspondientes a las clases 1, 2 y 3 son las que conforman el Balance General. Las que corresponden a las clases 4, 5, 6 y 7 conforman el Estado de Ganancias o Pérdidas. Las clases 8 y 9 son las cuentas de orden.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS.

Las cuentas de acuerdo a su naturaleza se clasifican en Reales o de Balance, Nominales o de Resultado (ganancias y pérdidas) y Cuentas de Orden.


Cuentas Reales: Son aquellas que representan los valores tangibles que tiene una empresa, tales como: propiedades y deudas de la misma; conforman el Balance, de ahí su nombre Reales o de Balance.

Estas a su vez conforman los Activos, Pasivos y El Patrimonio de una empresa.

Cuentas del Activo: Son las que representan todo lo que pertenece o es propiedad de una empresa o negocio, es decir, los bienes que pueden ser dineros en caja o en bancos, los terrenos y edificios, los muebles y enseres, las mercancías, los dineros o cuentas por cobrar. Etc.

El movimiento de estas cuentas siempre se inicia por la columna debito y siempre aumentaran o incrementaran su movimiento, por dicha columna; sus disminuciones o egresos y su cancelación siempre será por la columna del Haber. Su saldo generalmente es debito.

Cuentas del Pasivo: Son las que representan las deudas u obligaciones que tiene pendiente una empresa o negocio, sumas que pueden o deben ser canceladas hacia futuro, con un beneficiario cierto.

El movimiento de estas cuentas siempre se inicia por la columna crédito y siempre aumentaran o incrementaran su movimiento, por dicha columna; sus disminuciones o egresos y su cancelación siempre será por la columna del Debe. Su saldo generalmente es Crédito.Cuentas del Patrimonio: Son las que representan los aportes del dueño o dueños de una empresa o negocio, además incluye las utilidades y reservas legales. Constituye un pasivo a favor del dueño o los dueños de la empresa o negocio. Su manejo es igual a las cuentas del pasivo.

El movimiento de estas cuentas siempre se inicia por la columna crédito y siempre aumentaran o incrementaran su movimiento, por dicha columna; sus disminuciones o egresos y su cancelación siempre será por la columna del Debe. Su saldo generalmente es Crédito. Es decir, el mismo manejo de las cuentas del pasivo.

Cuentas nominales, de resultado o transitorias. Reciben este nombre porque al final de cada ciclo contable son las encargadas de dar a conocer las utilidades, gastos y costos del ente comercial. Razón por la que al final del ciclo se cancelan.

Ingresos. Son valores que recibe el ente económico al momento de realizar una venta o presta un servicio con el único fin de obtener una ganancia

El movimiento de estas cuentas siempre se inician por la columna crédito y siempre aumentaran o incrementaran su movimiento, por dicha columna; se debitan solo al final del ciclo contable para cancelar su saldo.

Gastos. Son valores que un ente económico debe realizar por diferentes conceptos y que no son recuperables, tales como el pago de servicios públicos, arrendamientos, etc

El movimiento de estas cuentas siempre se inicia por la columna debito y siempre aumentaran o incrementaran su movimiento, por dicha columna; disminuyen y se cancelan por la columna crédito. Su saldo es débito

Costo de Ventas. Es el valor de compra de los artículos destinados para la venta.

El movimiento de estas cuentas siempre se inicia por la columna débito y siempre aumentaran o incrementaran su movimiento, por dicha columna; sus disminuciones o egresos y su cancelación siempre será por la columna del Haber. Su saldo generalmente es débito

Cuentas de Orden. Aquí se presentan dos grupos, que son: Las Cuentas de Orden Deudoras y Las cuentas de Orden Acreedoras. Que están constituidos así:

Las cuentas de orden deudoras. Son manejadas como las cuentas del activo y como tal su saldo es débito. Y representan bienes o dineros entregados al ente económico para su custodia o dejados en garantía, es decir, no pertenecen al ente.

Las cuentas de orden acreedoras. Son manejadas como las cuentas del pasivo y como tal su saldo es crédito. Y representan bienes o entregados al ente económico para su custodia, manejo o negociación, es decir, no pertenecen al ente.

Estas cuentas no afectan en ningún momento a las cuentas reales o de balance (activo, pasivo o patrimonio).


EL CATALOGO DE CUENTAS

A continuación se presenta un extracto del Catálogo de cuentas del Plan Unico de Cuentas para comerciantes, que para nuestro caso puede ser útil, aunque en este extracto no aparecen las descripciones ni las dinámicas, de las cuentas.

En dicho catálogo aún figuran los ajustes por inflación, que fueron derogados por la Ley 488/98 o Reforma tributaria de 1998.


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