condiciones tecnicas contratacion parafiscales 020812

8/18/2019 Condiciones Tecnicas Contratacion Parafiscales 020812

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ANEXO No. 1REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS

1. INTRODUCCIÓN

La seguridad social en Colombia presenta dos problemas en su institucionalidad que son de índole eminentemente fiscal:por un lado, la dispersión en el reconocimiento de pensiones y la debilidad en el esquema de defensa judicial que poneen riesgo la estabilidad de las reglas de decisión en esa materia y con ello el impacto fiscal que genera; por otro lado, elfenómeno de evasión en el pago de las contribuciones al Sistema. En este contexto, se evidenció la necesidad de crearuna entidad que tuviera a cargo la vigilancia y control del pago de los aportes a la seguridad social por parte de losobligados a contribuir con el Sistema.

Es así que, por disposición del artículo 156 de la Ley 1151 de 2007, se creó la Unidad Administrativa Especial de GestiónPensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, adscrita al Ministerio de Hacienda y CréditoPúblico, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Así mismo, a través de los Decretos 5021 y 5022 de 2009, se establecieron la estructura y organización de la UnidadAdministrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP y su plantade personal, identificando las funciones de cada una de las Direcciones y Subdirecciones.

Bajo este entendido y teniendo en cuenta la reciente puesta en marcha de la entidad, es necesario proceder con laadquisición de los bienes y servicios mínimos necesarios y suficientes, de manera tal que se garantice el cumplimientode sus objetivos misionales, acorde con las estrategias planteadas por el Gobierno Nacional para atender laproblemática presentada en esta materia.

La UGPP y en particular la Dirección de Parafiscales, tiene por objeto efectuar, en coordinación con las demás entidadesdel Sistema de Protección Social, las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa yoportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social, así como el cobro de las mismas;por ello y con este objetivo misional identificado, se hace necesario el fortalecimiento tecnológico y documental de laentidad que conduzca hacia la consolidación de un sistema integrado de determinación y cobro de las contribucionesparafiscales de la seguridad social, a fin de propender por la seguridad y certeza en la información y la eficiencia yeficacia en la relación entre el ciudadano y el Estado, mediante la automatización de trámites y servicios.

Para tal efecto, la UGPP adquirió las herramientas de BPM y ESB que facilitan el diseño, prueba y despliegue de losprocesos de una manera rápida y efectiva y permiten controlar la integración del flujo de procesos con múltiples actoresde manera coordinada, monitorear en tiempo real el estado de los procesos y el rendimiento de los funcionarios para laejecución de sus actividades, automatizar la ejecución de actividades y el uso de reglas de negocio que puedan afectarmúltiples procesos.

2. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR

Para garantizar la eficiencia operativa de los procesos de la Dirección de Parafiscales: Caracterización de evasores ytransmisión de hallazgos (Caracterización de evasores, Recepción de denuncias, Solicitud de información y Gestión conlas administradoras), Determinación de obligaciones (Fiscalización, Liquidación e Imposición de multas), Cobro (Cobro

persuasivo, Investigación de bienes, Mandamiento de pago, Excepciones, Orden de ejecución, Embargo, Secuestro,Avalúo, Remate, Gestión de bienes en dación de Pago, Títulos judiciales, Terminación cobro coactivo, Saneamiento decartera, Facilidades de pago, Intervención en procesos concursales, Liquidación judicial, Liquidación voluntaria,Restructuración y Reorganización judicial) y Notificaciones; la UGPP requiere la contratación de una consultoría quecontribuya a la estandarización y puesta en marcha de los procesos levantados por la Dirección de Mejoramiento deProcesos y la Dirección de Parafiscales; en este sentido, se hace necesario determinar los medios para automatizar losprocesos y mantener el control de los mismos, lo cual permitirá una gestión más eficiente.


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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTION PENSIONALY CONTRIBUCIONES PARAFISCALES

DE LA PROTECCION SOCIAL

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Documento:ESTUDIOS PREVIOS

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Así mismo el contratista debe implementar a través de la automatización, los procesos descritos anteriormente, utilizando

la plataforma BPMS mencionada en el objeto de la presente contratación con el fin de lograr eficiencia en los mismos apartir de incorporación de buenas prácticas.

Con el objeto de avanzar en el soporte tecnológico de la gestión de la institucionalidad pensional y parafiscal enColombia, se previó que desde el inicio de la operación, la UGPP disponga de una infraestructura consolidada, quepermitiera disminuir cargas operativas, contar con información clara, oportuna ,confiable y brindar un entorno funcional alos usuarios internos y una atención oportuna al ciudadano, mediante la implantación de metodologías aceptadasinternacionalmente y de soportes en software que permitan, entre otros, la articulación de sistemas de información quefaciliten la toma de decisiones administrativas relativas a la determinación y cobro de las obligaciones asociadas a lascontribuciones parafiscales de la protección social.

Los sistemas de información y componentes identificados en el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información,responden a la ejecución eficiente y eficaz de los procesos, facilitando la automatización de tareas, mejorando el flujo dedatos e información dentro de la organización y proveyendo la capacidad de controlar y realizar seguimiento a laejecución de actividades. Lo mencionado anteriormente permite consultar la necesidad de la UGPP en cuanto a contarcon una alta capacidad para controlar y monitorear el flujo de actividades y de información de una manera integral yoportuna y una alta capacidad de planificación de los recursos asociados a los procesos, dada la magnitud y el alcancede sus funciones.

Bajo este entendido y de conformidad con el Plan Estratégico de Tecnología, la UGPP ha adquirido una arquitectura deaplicaciones orientada a servicios (SOA - Service Oriented Architecture por sus siglas en inglés), la cual está compuestapor los siguientes elementos:

Elemento VentajasConsultoría para la construcción de los procesos de negocio ysoporte en el diseño de las soluciones que la UGPP requiere,utilizando la suite BPMS contratada para su operación einterconexión, en ambiente SOA, con las soluciones ESB yECM (IBM FILENET P8) contratadas y con las aplicaciones delas entidades externas que eventualmente puedan brindarservicios a la UGPP.

Facilita el proceso de construcción de los procesosde negocio.Facilita la gestión documental de archivos físicos yelectrónicos.Agiliza el proceso de desarrollo.

Consultoría para la correcta implantación, operación einterconexión del administrador de contenidos empresariales(ECM – IBM FILENET P8), en ambiente SOA, con lassoluciones BPM y ESB contratadas y con las aplicaciones delas entidades externas que eventualmente puedan brindarservicios a la UGPP.

Facilita el proceso de integración de la solución deadministración de contenidos y documentos con losdemás componentes que conforman lasolución.Agiliza el proceso de desarrollo.


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Es importante reconocer que el BPM es una herramienta fundamental y transversal en toda la organización, ya que através de esta la UGPP podrá diseñar, probar, automatizar y desplegar sus procesos de una manera rápida y efectiva,teniendo un control permanente sobre los flujos de trabajo y las reglas de negocio establecidas para la Unidad; asímismo, estará en capacidad de monitorear en tiempo real el estado de los procesos y el rendimiento de los funcionariosen la ejecución de sus actividades, lo cual contribuirá en la toma de decisiones oportuna en la alta dirección.

Adicionalmente, dado que la arquitectura del BPM está alineada con la arquitectura SOA (service oriented architecture),la UGPP tendrá la oportunidad de articular de una manera amigable los procesos de la organización con los serviciosprovistos por las demás aplicaciones, mejorando sustancialmente la coordinación y esfuerzo de los recursostecnológicos, los cuales serán administrados y canalizados por el Bus de Servicios Empresariales (ESB). Un bus de

servicios empresariales es la columna vertebral de una arquitectura SOA, ya que es la aplicación encargada deadministrar los servicios disponibles a través de las diferentes aplicaciones que hacen parte de los procesos de la UGPP.

Esta herramienta tiene un enorme potencial como facilitador en la integración y transmisión de información parafiscal, loque la convierte en un instrumento de apoyo sustancial para la coordinación e integración del Sistema de SeguridadSocial.

Aunado a lo anterior, el ECM permite la administración centralizada y eficiente del ciclo de vida de contenidos ydocumentos en toda la Unidad, sin importar los canales o tipo. Este tema es crucial debido al alto volumen y diversidadde documentos que la UGPP manejará durante su gestión (ej. Expedientes, resoluciones, correspondencia, pruebas,etc.) y facilitará la interacción con el BPM para la provisión oportuna de información relevante para la ejecución deactividades.

Atendiendo a la necesidad identificada y a los retos establecidos para la UGPP por el Gobierno Nacional, se iniciará unproceso de concurso de méritos para contratar la consultoría para la construcción de los procesos de negocio y soporteen el diseño de las tres (3) soluciones de software mencionadas anteriormente.

3. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS RELEVANTES

3.1 Alcance de la Solución


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La solución debe ser integral y orientada a la automatización de los procesos de la Dirección de Parafiscales de la

UGPP, utilizando en forma articulada las herramientas de BPM, ESB y ECM en un ambiente SOA. Es importantemencionar que estas herramientas con las que se cuenta actualmente están desplegadas sobre una plataformavirtualizada en el DataCenter de la UGPP. Así mismo las herramientas futuras deben ejecutarse sobre dicha plataforma.

El análisis, diseño, desarrollo, pruebas y demás actividades a realizar para la implementación de los servicios (comoconsumidor y como proveedor) requeridos para el correcto funcionamiento del proceso ‘to be’ mejorado y de sussubprocesos, serán de responsabilidad del proponente. Es relevante mencionar que la Dirección de Parafiscales tienedefinidos los procesos para cada una de sus Subdirecciones; sin embargo dentro de las etapas de análisis se debevolver a realizar los levantamientos con cada una de las mismas, con el fin de garantizar la inclusión de todas lasactividades desarrolladas por la Dirección y de esta forma minimizar los impactos en la fase de diseño.

El alcance de los procesos objeto del contrato se encuentran descritos en el numeral 4 del presente anexo,entendiéndose que estos corresponden a la versión actual (Modelo As-IS)

3.1.1

Alcance de la Consultoría para la Automatización de los procesos de Parafiscales

La consultoría debe tener la capacidad como mínimo de realizar las siguientes actividades: análisis de los procesosobjeto de la propuesta, diagnóstico e identificación de opciones de mejora a partir de buenas prácticas, diseño delproceso con base en las mejoras aprobadas, modelamiento del proceso, construcción del proceso modelado, pruebas yaceptación del proceso, puesta en producción, capacitación y acompañamiento en la fase de estabilización.

En el numeral 4 del presente anexo, se presenta una descripción de los procesos que se encuentran hoy definidos parala Dirección de Parafiscales y que se incluirán dentro del alcance de la implementación de la solución. Es de aclarar quela consultoría debe proponer mejoras a incluir y detallar las especificaciones para la integración con otros sistemas. Porlo tanto, los procesos, procedimientos y actividades pueden ser modificados para su optimización de acuerdo con lasbuenas prácticas existentes.

A la firma del acta de inicio del contrato, se hará entrega en formato BPMN de los procesos y subprocesos a serrevisados por el contratista junto con la UGPP, en busca de mejoras con base en las recomendaciones por parte delprimero y a la luz de las mejores prácticas. En cuanto a los indicadores (BAM) de los procesos y sus características,estos deben ser resultado de la ejecución de la consultoría.

3.1.2 Alcance de Integración

La consultoría debe identificar, diseñar y construir los servicios de integración que requieren los procesos objetos de lapropuesta.

El BPMS debe integrarse con la plataforma RUA (Registro Único de Aportantes), la cual es una plataforma, construidaen SQL Server 2005, cuya información es utilizada en los procesos de la detección de evasión, elusión y multiafiliaciónde la Dirección de Parafiscales.

El detalle técnico de esta plataforma se entregara al inicio de la ejecución del contrato.

Es importante anotar que esta integración deberá realizarse a través del Bus de Servicios Empresariales (ESB), con elque cuenta la UGPP, cuya versión es WebMethods Integration Server de SOFTWARE AG y hace parte de la suiteWebMethods BPMS Suite v. 8.2.

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Etapas para la Ejecución del Proyecto


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La ejecución de cada una de estas etapas está asociada con la responsabilidad que tiene el contratista de cumplir conlas obligaciones bajo el cronograma establecido y de acuerdo con las directrices, mecanismos, controles y todosaquellos aspectos a contemplar en la ejecución a fin de dar cumplimiento con los requerimientos, servicios y acuerdos deniveles de servicio fijados.

Para la ejecución de cada una de las etapas, el contratista debe además del equipo de trabajo mínimo disponer delrecurso humano con la experiencia y calidades que garanticen la obtención de los productos y la ejecución de lasactividades con la oportunidad y calidad requeridos.

3.2.1

Planeación

Durante las dos (2) primeras semanas de ejecución del contrato, se realizarán la planeación y la coordinación necesariaspara iniciar la ejecución de las actividades del proyecto. Para tal efecto, el contratista deberá diseñar y presentar lametodología general de ejecución del proyecto para ser revisada y aprobada por parte de la UGPP. En esta fase deplaneación, el contratista deberá adjuntar los siguientes documentos:

Plan de Gerencia del Proyecto. Hojas de vida y tarjetas profesionales del equipo de trabajo junto con los documentos que certifiquen la experiencia

requerida y especificando los roles que cada uno de ellos desempeñará durante la ejecución del contrato. En elevento en que el proponente incluya en su equipo de trabajo profesionales extranjeros o colombianos graduados enel extranjero, deberán presentar el documento oficial expedido por la autoridad correspondiente en el país en queobtuvieron su(s) título(s) profesional(es), que certifique su validez.

Cronograma general de implementación y puesta en producción de los procesos de la Dirección de Parafiscalesantes mencionados, mejorados y automatizados, utilizando las herramientas BPMS y ESB, por fases, respetandolos requerimientos mínimos establecidos en el presente documento, el cual debe mostrar, para las diferentesactividades a ejecutar, los responsables de su realización, tanto de la UGPP como del contratista, especificando su

dedicación y esfuerzo requeridos en la realización de las actividades; debe presentar además los hitos del proyecto,dentro de los cuales deben estar las entregas de todos y cada uno de los productos. Así mismo, el cronogramadeberá incluir las actividades propias de la implementación, las relacionadas con la elaboración y aprobación dedocumentos, la preparación de ambientes, la capacitación y la incorporación de los hitos de los entregables, laplaneación, preparación y ejecución de pruebas, así como los diferentes hitos del proyecto de implementacióndentro de los cuales deben estar las entregas y aceptaciones de los diferentes entregables. El cronograma debecontemplar una (1) semana de planeación antes de iniciar la implementación, durante la cual se elaborarán,revisarán y aprobaran los cronogramas detallados de implementación, pruebas, estabilización y puesta enproducción del proceso mejorado. Tanto el cronograma por fases como los detallados deben contemplar dos (2)meses para la etapa de estabilización. El cronograma debe ser elaborado en Microsoft Project o en una herramientasimilar y servirá como línea base para el seguimiento a la ejecución.

Metodología de implementación (metodología a utilizar, siendo necesario definir como parte de ella los ciclos,tiempos e instancias de aprobación de documentos, así como acciones a seguir en caso de no obtener las

aprobaciones). Protocolo de pruebas (unitarias, de integración, de regresión, de seguridad, de carga, de stress y de

interoperabilidad de todos los componentes). Plan de estabilización de los procesos de la Dirección de Parafiscales automatizados, de todos los componentes. Plan de capacitación para solución tecnológica propuesta, el cual debe tomar como insumo lo indicado sobre el

particular en este pliego para cada una de estas herramientas. Plan de gestión de riesgos, el cual debe ajustarse a las mejores prácticas recomendadas por el PMI en sus últimas

versiones. Esquema de aseguramiento de calidad.


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Requerimientos de hardware y software operacional necesarios para las diferentes fases del proyecto.

Requerimientos de la solución en cuanto a infraestructura eléctrica, de comunicaciones y equipos anexos ocomplementarios (videobeam, scaners, fax, etc.). Procedimiento sugerido de control de cambios.

El contratista deberá presentar los anteriores documentos dentro de las dos (2) semanas siguientes a la firma del acta deinicio del contrato y serán revisados y aprobados por la UGPP antes de finalizar la fase de planeación.

Durante esta fase la UGPP deberá presentar, con nombres y roles, su equipo de trabajo. Esta información y lasuministrada por el contratista permitirán establecer el equipo base de seguimiento, entendiéndose por tal el conformadopor el Supervisor, el Gerente de Proyecto designado por la UGPP y el Gerente de Proyecto del Contratista.

Durante esta fase también deberá efectuarse la primera reunión del Comité Técnico, en la cual se revisarán y aprobaránsu reglamento y los documentos presentados por el contratista.

3.2.2

Análisis y diseño

Durante esta etapa el contratista deberá realizar todo el trabajo de campo que le permitan analizar, diseñar y planear laimplementación de los procesos de la Dirección de Parafiscales, mejorados con el uso de las herramientas, como partesintegrales de la operación de este proceso.

En esta etapa también deben realizarse los análisis y definiciones de las reglas de negocio y requisitos no funcionales dela UGPP que deben ser implantados en la solución. Para esta etapa se tiene un estimado de dos (2) meses, en donde elcontratista debe adquirir el conocimiento del negocio, para ello se acordaran reuniones semanales con la UGPP endonde se discutirán temas de negocio en aras de optimizar los procesos a automatizar. Las entregas en esta fase(documentación de procesos y mejoras) deben ser iterativas e incrementales (entregas semanales). Así mismo se debeentregar y presentar un diagnóstico con las recomendaciones y propuesta para mejorar el proceso; actividad que debeser liderada por el Consultor Sénior.

NOTA sobre la herramienta BPM: En el caso particular del componente BPM, la UGPP suministrará, en diagramasBPMN Versión 2.0 (modelados en Aris Express) y a la firma del acta de inicio, los procesos de la Dirección deParafiscales antes mencionados, los cuales deberán ser revisados, refinados y mejorados, según las mejoras prácticas,como parte del proceso de consultoría que debe realizar el contratista, para convertirlo en el proceso que finalmente seimplantará utilizando las facilidades del componente BPM de la solución integral. El contratista deberá presentar ysustentar cada una de las modificaciones y mejoras que proponga al proceso ‘to be’ y suministrar toda la documentaciónasociada con el proceso mejorado, una vez haya sido aprobado por la UGPP. Conforme a las especificaciones antesmencionadas, el cronograma de implementación del componente BPM debe contemplar todas las actividades.

Se deja claridad que con el presente proceso de selección se entregarán las versiones actuales de los procesos de laDirección de Parafiscales, no obstante si al momento de la firma del acta de inicio del contrato estos han sufrido algunasmodificaciones, la UGPP hará entrega de esas nuevas versiones.

Es importante tener en cuenta que la plataforma BPMS adquirida por la UGPP (WebMethods BPMS Suite v. 8.2 deSOFTWARE AG) cuenta con los siguientes módulos1: BPMS Processor Core based bundle Fair Isaac Blaze Advisor CentraSite Community Edition

1 Para mayor información visitar el sitio Web del Fabricante (Software AG):http://www.softwareag.com/corporate/products/wm/default.asp


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Optimize KPI-Instance

My webMethods Server Optimize Base Engine Integration Server wM Broker Software AG Designer CAF UI Development Optimize for Process Business Rules Process Engine Task Engine JDBC Adapter WebMethods Integration Server

Con el desarrollo de esta etapa el contratista debe contar con el conocimiento de aspectos normativos, procedimentalesy/o operativos (reglas de negocio) que contempla la actual operación del proceso y a partir del cual le sea posibleadelantar la construcción y/o desarrollo de software requeridos para la automatización de los procesos.

3.2.3

Implementación

La etapa de implementación de la solución tecnológica contratada durara cuatro (4) meses y debe contemplar, apartede aquellas que considere necesarias el contratista, las siguientes actividades:

Elaboración, revisión y aprobación de los cronogramas detallados considerando su consultoría asociada para elanálisis de requerimientos y diseño de su implementación, e incluyendo para el BPM (entre otras actividades) laconsultoría para mejorar el proceso (‘to be’) según las mejores prácticas, la implementación propiamente dicha de lasolución, entendiéndose por tal, los procesos de la Dirección de Parafiscales automatizados por medio de las

herramientas ESB y BPM, la planeación, preparación y ejecución de las diferentes clases de pruebas, laestabilización de la solución y su puesta en producción como un sistema articulado que debe operar integralmentebajo una arquitectura SOA, implementación de reglas de negocio y requisitos no funcionales de la UGPP.

Formulación y aprobación de los casos de uso o metodología asociada que describa el alcance de la solucióntecnológica, de sus criterios de aceptación y de los casos y escenarios de prueba en todas sus clases, queverificarán el cumplimiento de dichos criterios. El contratista deberá proporcionar una metodología, sujeta averificación y a aprobación de la UGPP, la cual debe permitir la verificación del cumplimiento de los alcancesrequeridos de cada una de las herramientas; debe probar, para todas las clases de pruebas, de manera inequívocala correcta implantación y funcionamiento de los productos en el contexto de la solución integral.

Preparación, entrega para revisión y para entrega definitiva de los manuales de operación, de usuario, técnicos ydemás manuales en idioma español.

Elaboración del diccionario de datos. El desarrollo de la solución tecnológica debe hacerse en instalaciones de la UGPP y los recursos para esta fase

de desarrollo deberán ser provistos por el contratista.

El contratista deberá emplear una metodología de implementación estándar para la ejecución del proyecto reconocida enel mercado tal como PMI.

Así mismo para la implementación de la solución tecnológica se debe utilizar una metodología reconocida tal como RUP,SCRUM, UML, si aplica, y que involucren entre otros aspectos:

Procesos de modelamiento, levantamiento de requerimientos, análisis, diseño, implementación y pruebas. Aseguramiento de calidad.


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Control de cambios.

Administración de la Configuración Administración de Riesgos Entregas iterativas e incrementales (Victorias Tempranas)

De igual manera, el contratista debe contar con una metodología de Procesos para la implementación, automatización yoptimización de los procesos objeto de estos términos de referencia, la cual será evaluada y aprobada por la UGPP.

De igual manera, el contratista debe incluir dentro de su propuesta un programa de gestión del cambio organizacional, endonde se incluya entre otros aspectos:

Metodología para divulgación al interior de la entidad de los procesos implementados Estrategia de comunicaciones Campaña de expectativa

Análisis de Impacto Plan de acción

Nota: Esta propuesta de gestión de cambio debe ir discriminada y especificada en cuanto a tiempo y costo dentro de la propuesta económica ofertada.

A la terminación de la implementación de cada componente se hará un recibo parcial al contratista a cargo del mismo,condicionando la recepción final y definitiva a la aprobación por parte de la UGPP y a la finalización del periodo deestabilización de la misma.

3.2.4 Pruebas

Para cada uno de los componentes que forman parte de la solución integral, se realizarán las siguientes pruebas:

De funcionalidad, que demuestran el funcionamiento correcto de los elementos de la solución

De Integración, que demuestran la correcta interacción de los diferentes componentes de la solución

De carga y stress, que demuestran que el componente satisface las condiciones mínimas de rendimiento esperado entérminos de tiempos de respuesta con un número específico de hilos concurrentes.

De seguridad, que demuestran que el componente permite el acceso y utilización de la información que procesa solo aaquellos usuarios que tienen la necesidad de conocerla y que les permite realizar sobre ella solo las operaciones a queestén autorizados según los perfiles de usuario definidos por la UGPP (roles, SSO, LDAP o Active Directory, cifrado,certificados digitales, firmas digitales, etc.)

Adicionalmente el contratista deberá contemplar en sus cronogramas el diseño, planeación, elaboración de casos deprueba con sus aprobaciones y ejecución de pruebas de interoperabilidad (o de negocio) de los componentes ESB yBPM con el ECM. Las pruebas de interoperabilidad deberán demostrar la correcta interacción del ESB y el BPM con lasentidades externas que le prestan servicios, en el contexto de una arquitectura SOA, a la UGPP.

La etapa de pruebas de cada una de las herramientas debe contemplar, además de aquellas que considere necesariasel contratista, las siguientes actividades:


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Elaboración de los planes de ejecución de las diferentes pruebas incluyendo las etapas de preparación, ajustes y

correcciones según hallazgos, repeticiones y los recursos que requerirán las mismas. Preparación del ambiente requerido para la ejecución de las pruebas siguiendo el protocolo aprobado y elaboración

y formalización de las actas respectivas. Ejecución de las pruebas con el acompañamiento en sitio por parte del contratista, siguiendo el protocolo aprobado

para ello y elaboración y formalización de las actas respectivas. Verificación, por parte de la UGPP, del correcto funcionamiento de la solución de acuerdo con los casos prueba y

documentos aprobados y formalización de las actas de recibo parcial correspondientes. Diseño, planeación, elaboración de casos de prueba con sus aprobaciones y ejecución de pruebas de

interoperabilidad (o de negocio) de los componentes de la solución. Diseño de un plan piloto para pruebas que incluya alcance, recursos requeridos, criterios de medición y de

aceptación y ajustes de la solución integral. Preparación del ambiente de producción para instalar un piloto de pruebas de los procesos de la Dirección de

Parafiscales ya mencionados.

Se aclara que el protocolo de pruebas debe contemplar, entre otros aspectos:

Elementos indispensables para la realización de la prueba Tipificación de los resultados de una prueba Categorización de errores Tiempos de solución de errores resultantes de una prueba según su categoría Condiciones de una reprueba Condiciones de calidad y oportunidad de las pruebas Equipo de apoyo del contratista asignado para las pruebas con sus roles y dedicaciones Esquema de actualizaciones del ambiente de pruebas Formato del acta de ejecución de las pruebas Ejecución de las pruebas de Regresión

Previo al inicio de las pruebas de un componente y con la antelación que se considere en el protocolo, el contratistadeberá formalizar a través de la UGPP, los requerimientos de recursos, equipos, ambientes y datos para su ejecución,elementos que serán proveídos por la UGPP para los Ambientes de Pruebas y producción, puesto que el ambiente dedesarrollo debe ser provisto por el Contratista.

Al finalizar la prueba, los representantes del contratista y de la UGPP designados para su realización, formalizarán juntocon sus Gerentes de Proyecto, un acta de ejecución de la prueba, en la que se debe indicar su resultado de acuerdo conla tipificación establecida en el protocolo.

3.2.5 Ejecución del piloto, ajustes y paso a producción

Concluidas satisfactoriamente la totalidad de las pruebas y durante la etapa de implementación, se diseñará un piloto

que permita verificar la correcta funcionalidad de la solución integral. El principal objetivo de ejecutar el piloto enproducción está en detectar y resolver oportunamente los errores o problemas que pueda presentar la solución,mitigando los tiempos de reprocesamiento de actividades por errores no previstos. En caso de presentar problemas, sedeberán solucionar y contar con el visto bueno de la UGPP, con el fin de dar paso a la puesta en producción. Duranteesta etapa se incluyen pero no se limitan a las siguientes actividades:

Preparación del ambiente para la instalación del piloto Instalación y puesta en operación del piloto Corrección de errores y anomalías encontradas durante la operación del piloto Preparación del ambiente para la puesta en producción del ambiente de operación


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Instalación y puesta en producción de la solución

3.2.6 Estabilización

Al finalizar la implementación de los procesos de la Dirección de Parafiscales sobre las herramientas ESB y BPM yformalizada su acta de recibo parcial, el contratista deberá disponer de los recursos necesarios para atender apropiada yoportunamente, por un período de tres (3) meses, los requerimientos de soporte en el manejo y operación en producciónde estos componentes que surjan por parte de la UGPP. Esta etapa se denomina de estabilización y es un procesoaparte y anterior al de mantenimiento del ESB y el BPM solicitado por un año y que se iniciará una vez se dé laaceptación final de los componentes.

Para la atención de los eventos que surjan durante la etapa de estabilización, el contratista deberá seguir el esquema deatención de solicitudes contemplado en el plan de estabilización aprobado. El plan de estabilización que presente elcontratista en la etapa de planeación debe contemplar entre otros aspectos los siguientes:

Esquema de comunicación para el reporte de incidentes Tiempo y medio de atención por tipo de incidente Niveles y procedimiento para el escalamiento de situaciones

3.3

Integración de la solución con otras herramientas

La solución para los procesos misionales de la Dirección de Parafiscales de la UGPP, debe ser integral en el sentido deque debe ser el resultado del funcionamiento articulado de sus componentes principales y de su correcta interacción, encuanto a la solicitud de servicios y obtención de los resultados de los mismos, en el contexto de una arquitectura SOA.

Todo proceso deberá tener la posibilidad de integrarse a través de servicios con varios aplicativos, sistemas o sistemasrepositorios, dentro de los cuales se encuentran inicialmente los siguientes:

Aplicativo Core: Sistema de Información que se encuentra en proceso de diseño e implementación, que incluyeentre otros los módulos: Liquidador (aportes, intereses, costas del proceso, acuerdos de pago), Seguimiento aAdministradoras, Cobro y Repositorio único de gestión de casos.

Sistema de Gestión documental (ECM – IBM FILENET P8): Es el que contendrá y gestionará los documentosasociados con los expedientes de determinación y denuncias recibidas, los cuales serán un insumo vital para el flujode actividades dentro del proceso. Es importante recalcar que, en caso de que exista un adaptador de integraciónpara el ECM, este debe ser el referente de integración de la herramienta.

Gestiona Cyza: es el sistema de información que permite registrar los casos correspondientes a las funcionespropias de la Dirección de Parafiscales.

Nota: El detalle de cada uno de estos aplicativos se le entregará al contratista durante la ejecución del contrato.

Puesto que la solución integral se implementará con base en una arquitectura orientada a servicios, el BPM y demás

componentes de la solución deberán interactuar por medio de solicitudes de servicios y la provisión de los mismos.

3.4 Migración

Teniendo en cuenta que la solución integral a implementar no reemplaza otras aplicaciones existentes en la UGPP, nose requiere migración de datos sino población.

3.5 Capacitación


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La capacitación de la solución tecnológica, según el plan de capacitación a los usuarios, debe ser impartida por el

contratista en sus instalaciones. Eventualmente y previa concertación sobre el particular con la UGPP, podrían dictarsealgunas sesiones en las instalaciones de la UGPP. La capacitación deberá tener como mínimo los siguientes ítems decubrimiento:

Capacitación en la operación, configuración y administración del ESB y el BPM. Capacitación en la operación y administración del software base, incluida la de la herramienta de bases de datos

que utilice la solución. Para cada uno de los componentes, el ESB y el BPM, de la solución a implementar, y en la primera semana de su

fase de implementación, el contratista deberá impartir una inducción inicial dirigida a los líderes usuarios y usuariosque participaran en el proceso de formulación de escenarios y casos de prueba, así como en las pruebas, acerca delas características generales del componente, su funcionalidad, el plan de trabajo para su implementación y sucorrespondiente cronograma.

Para cada herramienta, el ESB y el BPM, de la solución a implementar y con suficiente anticipación a la ejecución

de sus pruebas, el contratista deberá impartir una capacitación dirigida a los líderes usuarios y usuarios queparticiparán en el proceso, acerca de la operación de la herramienta y de la funcionalidad implementada. Capacitación a usuarios funcionales sobre el manejo de la herramienta y sobre lo implementado en la solución

tecnológica.

Se deben desarrollar en los funcionarios externos y/o internos que utilicen el Administrador de Procesos de Negocio(BPM) y el Bus de Servicios Empresariales (ESB), las habilidades y conocimientos para poder aprovechar al máximo eluso de las funcionalidades presentes en dichas herramientas.

Las capacitaciones previstas serán presenciales y en español. Presenciales se refiere a todas aquellas en las que serequiere reunir a los funcionarios a capacitar, en aulas debidamente dotadas con computadores, conexión a Internet ydemás materiales y/o ayudas audiovisuales, que permitan con ayuda de tutores y/o facilitadores, el desarrollo de lashabilidades y conocimientos específicos. En este caso la conceptualización y diseño de los materiales requeridos sonresponsabilidad del contratista, así como toda la logística adecuada y necesaria requerida para adelantar la capacitación.

Para efectos de la ejecución de las actividades asociadas a la capacitación, se deben tener en cuenta, entre otros, lossiguientes aspectos:

Los grupos de participantes que se conformen podrán ser de mínimo 5 personas y máximo de 30 personas. El tutor deberá tener como mínimo dos (2) años de experiencia laboral relacionada con tecnologías de la

información y las comunicaciones. Son responsabilidad del contratista el suministro, la instalación, puesta a punto y operación de la infraestructura

tecnológica (hardware, software base, software de aplicación y comunicaciones) requerida para ejecutar lascapacitaciones presenciales.

El contratista deberá presentar, dentro de los siguientes siete (7) días hábiles a la firma del acta de inicio, un plan decapacitación, el cual será revisado y aprobado por la UGPP.

Capacitación en el Administrador de Procesos de Negocio (BPM)

El objetivo principal de la capacitación se centra en adquirir habilidades para diseñar, gestionar y mejorar continuamentelos procesos en el BPM. Se tiene previsto lograr el objetivo para un total de 70 Asistentes (funcionarios internos y/oexternos) seleccionados por la UGPP.

La distribución de los 70 funcionarios se realiza en dos grupos como se relacionan a continuación:


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Grupo 1: El alcance de la capacitación está orientado a 50 asistentes, los cuales se encargarán de entrenar internamente

a los demás funcionarios en el uso apropiado del BPM y en la solución tecnológica desarrollada (esquema demultiplicador de multiplicadores). Es importante mencionar que la programación de las capacitaciones se realizaráacorde con las solicitudes efectuadas por la UGPP y de conformidad con el plan de capacitación presentado por elcontratista, donde la unidad mínima será de 15 personas y máxima de 25.

Los temas de la capacitación mínimos para este grupo de funcionarios deben estar enfocados entre otros a:

- Introducción a la herramienta- Metodología de implementación de proyectos- Mejores prácticas en documentación- Diseño de procesos y modelamiento utilizando la notación BPMN- Introducción a la configuración de reglas de negocio- Introducción del BAM (Business Activity Monitoring)

Grupo 2: El alcance de la capacitación está orientado hacia 20 asistentes, los cuales tendrán un entrenamiento másavanzado en la herramienta, debido a sus funciones dentro de la organización.

Los temas mínimos de la capacitación son los siguientes:

- BPM y SOA- Introducción a Six Sigma y Lean y a las metodologías de mejoramiento continuo y de calidad acreditadas por elproponente y a su utilización en los procesos de análisis, desarrollo, mejoras, mantenimiento e implementación desoluciones BPM.- Análisis y rediseño de procesos basada en simulación de procesos- Personalización de UIS- Construcción y configuración de reglas complejas de negocio- Mejores prácticas en el control y monitoreo de procesos

- Gestión de usuarios- Gobernabilidad de procesos en BPM- Implementación y gestión del cambio

Criterio de aceptación de la capacitación

De cada sesión o curso de capacitación, el contratista deberá dejar registro documental de: los temas tratados,asistentes con nombre, documento de identidad, entidad a la que pertenecen y rol en el proyecto. Una sesión decapacitación o un curso se dará por aceptado cuando al menos del 80% de los participantes le dé una calificación mayoro igual a 3.75 / 5.0. En el evento en que estos criterios no se cumplan, la sesión de capacitación o curso deberá dictarsenuevamente.

3.6 Seguimiento al desarrollo del contrato

Como parte de las actividades de control al desarrollo del contrato, se efectuarán reuniones de seguimiento cuyaperiodicidad será definida por el Comité Técnico, el cual está compuesto por:

El Gerente de proyecto del contratista El Gerente de proyecto de la UGPP El Supervisor del Contrato El Líder Técnico El Líder Funcional


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De estas reuniones, el contratista elaborará las actas respectivas, las cuales deberán ser formalizadas por las partes

dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a su entrega para revisión y harán parte de la base documental delproyecto. Dichas actas deben ser aprobadas por la UGPP.

3.7 Informes

Mensualmente, el contratista deberá presentar un informe de avance de ejecución del proyecto que debe contener comomínimo:

Relación de actividades desarrolladas durante el periodo del informe Relación de actividades a desarrollar durante el siguiente periodo Relación de logros (hitos) alcanzados en el período Relación de logros (hitos) a alcanzar en el siguiente período Estado de ejecución del proyecto por etapas (planeado vs. Ejecutado)

Estado financiero del contrato (planeado, ejecutado, pagado) Situaciones de carácter administrativo, jurídico o técnico que requieren de manejo porque afectan o podrían afectar

el desarrollo del proyecto Planes de acción, donde se relacionen los problemas y las acciones sugeridas para resolver dichas situaciones. Mapa de Riesgos actualizados con sus respectivas estrategias de mitigación. Indicadores de avance

Estos informes serán elaborados y presentados por el contratista en los cinco (5) días siguientes a la terminación delperiodo que se reporta para que sean revisados y aprobados por parte de la interventoría y la UGPP.

3.8 Equipo Requerido

3.8.1 Cantidad de Usuarios

Para efectos de que el oferente pueda dimensionar los servicios, se consideran trescientos (300) usuarios concurrentes ydos mil quinientos (2.500) documentos en promedio radicados mensualmente para los procesos de la Dirección deParafiscales de la UGPP.

3.8.2 Requerimientos de Infraestructura

La infraestructura tecnológica para el montaje de la solución será provista por la UGPP, en cuanto a los ambientes dePruebas y Producción (ej. servidores, bases datos, sistemas operativos, conectividad), todo esto sobre una plataformade virtualización y en el datacenter de la entidad.

3.9

Equipo de Trabajo (BPM y ESB)

A continuación se presenta el equipo mínimo de trabajo que debe asignarse para la ejecución del proyecto. Sin embargo,el oferente podrá utilizar los servicios de recursos adicionales si lo considera necesario para el cumplimiento oportuno desus obligaciones, sin que ello implique costos adicionales para la UGPP:

Rol No. Disponibilidad mínima Formaciónprofesional enalguna de las

siguientesopciones:

Posgrado enáreas

relacionadascon alguna delas siguientes

opciones

ExperienciaGeneral

Experiencia Específica

Directordel

1 100% 1. Ingeniería desistemas

Posgrado engerencia de

Mínimo Diez(10) años de

Haber participado dentro de los últimos10 años contados a partir del 1 de enero


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siguientesopciones:

Posgrado enáreas


opciones

ExperienciaGeneral


proyecto 2. Administraciónde empresas3. Ingenieríaindustrial

proyectos oCertificación PMPvigente oCertificaciónPrince o Prince 2

experienciageneral

de 2002, en tres (3) proyectosrelacionados con Tecnologías de laInformación, de los cuales al menos dos(2) relacionados con BPM que involucrenel análisis, diseño, construcción eimplantación de la solución.

Así mismo en dichos proyectos (3) debióhaber ejercido el rol de Gerente deProyectos.

Arquitectointegrador

deSoftware

1 100%

1. Ingeniero desistemas

2. Ingenieríaeléctrica oelectrónica

Especializaciónen Ingeniería oconstrucción deSoftwareO Certificadocomo Arquitectode Soluciones

Mínimo Seis(6) años deexperienciageneral

Haber participado dentro de los últimos10 años contados a partir del 1 de enero

de 2002, en cinco (5) proyectosrelacionados con la implantación desoluciones BPM, de los cuales uno (1)debe ser en la herramienta objeto delproceso de selección cuya versión seacomo mínimo de los últimos 4 años,desempeñando en todos los casos (5proyectos) el rol de Arquitecto Integradorde Software o Arquitecto de Software,durante mínimo seis (6) meses porproyecto.

ConsultorSénior

1 100%

1. Ingeniero desistemas2. Administradorde empresas3. Ingeniero

industrial

Estudiosacreditados(educación formaly/o no formal) enSIX SIGMA o

LEAN oequivalente

MínimoCinco (5)años deexperiencia

general

Haber participado dentro de los últimos 3años contados a partir del 1 de enero de2009, en tres (3) proyectos relacionadoscon el diseño de procesos utilizandoBPMN (Business Process ModellingNotation), de los cuales uno (1) debe ser

como implantador técnico en la SUITE deSoftware AG.

ConsultorTécnico

1 100%

1. Ingeniero desistemas2. Ingenieríaeléctrica oelectrónica3. Ingenieroindustrial

Mínimo Ocho(8) años deexperienciageneral

Haber participado dentro de los últimos 5años contados a partir del 1 de enero de2007, en dos (2) proyectos relacionadoscon implantaciones técnicas desoluciones en BPM, de los cuales uno (1)debe ser como implantador técnico en laSUITE de Software AG.

Consultorde

Negocioy/o

Procesos

1

100% en las fases deAnálisis y Diseño.

50% en las demás fases

1. Ingeniero desistemas2. Administradorde empresas3. Ingenieroindustrial4. Ingeniero de

Procesos

Estudiosacreditados(educación formaly/o no formal) enSIX SIGMA oLEAN oequivalente

Mínimo Diez(10) años deexperienciageneral

Haber participado dentro de los últimos 7años contados a partir del 1 de enero de2005, en tres (3) proyectos demejoramiento y optimización de procesosmisionales dentro de una entidad, dentrode los cuales tuvo que haber ejercido elrol de líder o consultor de Procesos y/o

negocios

ConsultorJurídico

1 25% 1.

AbogadoEspecializaciónen derechotributario

MínimoCinco (5)años deExperienciageneral

Mínimo tres (3) años en experiencia enasesorías y consultorías en derechotributario

ConsultorJunior

1 100%

1. Ingeniero desistemas2. Ingenieríaeléctrica oelectrónica

Estudiosacreditados(educación formaly/o no formal) enSIX SIGMA oLEAN o

Mínimo Tres(3) años deexperienciageneral

Haber participado en dos (2) proyectos dediseño de procesos utilizando BPMN(Business Process Modelling Notation),en el rol de consultor junior.


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siguientesopciones:

Posgrado enáreas


opciones

ExperienciaGeneral


equivalente

Analistade calidad

1

100% Fase de análisis ydiseño

Y 100% en la fase depruebas

1. Ingeniero desistemas

2. Ingenieroindustrial o

3. Profesional enEconomía o

4. Administraciónde empresas5. Contaduría

Estudiosacreditados(educación formaly/o no formal) enGestión decalidad

Cuatro (4) omás años deexperiencia

Haber participado dentro de los últimos 3años contados a partir del 1 de enero de2009, en dos (2) proyectos en el rol comoanalista de calidad, encargado delseguimiento y controlde calidad a los productos entregables,a fin de verificar su correcta aplicación enel desarrollo de la solución, en proyectosde software.

NOTAS COMUNES A TODO EL PERSONAL SOLICITADO:

NOTA 1: Se aclara que si la persona tuvo más de una experiencia en el mismo periodo, se evaluarán todas lascertificaciones de forma independiente, permitiendo traslapos en la experiencia. Es decir, en cada caso se sumaráindividualmente cada proyecto de experiencia que se encuentre debidamente certificado.

NOTA 2: En ejercicio de lo señalado en el Artículo 26 de la Constitución Política de Colombia, el inciso 4 del numeral 1.1del Artículo 6.2.2.3 del Decreto 734 de 2012, los proponentes que presenten dentro de su equipo de trabajo personasque hayan cursado carreras profesionales o postgrados en el exterior, deberán presentar los títulos debidamenteconvalidados de acuerdo con lo establecido en la Resolución 4457 de 2005.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 842 de 2003, quienes hayan obtenido el título académico deIngeniero en cualquiera de sus ramas, otorgado por Instituciones de Educación Superior que funcionen en países con loscuales Colombia no haya celebrado tratados o convenios sobre reciprocidad de títulos; deberán acreditar laconvalidación del título académico ante las autoridades competentes, conforme con las normas vigentes sobre lamateria.

No obstante lo anterior, para los títulos académicos de postgrado de los profesionales matriculados, obtenidos en elexterior, solo será necesario la correspondiente consularización o apostille de acuerdo con las normas que rigen lamateria.

NOTA 3. La experiencia como profesor de cátedra, director de proyectos de tesis o asesor de proyectos de tesis no setendrá en cuenta para contabilizar la experiencia específica mínima del anterior equipo de trabajo.

Acreditación del Equipo Mínimo de Trabajo

Para la acreditación del equipo mínimo requerido, el Proponente deberá adjuntar con su propuesta:

Copia de los títulos académicos del equipo propuesto, que certifiquen el requisito de formación solicitado.Copia de la tarjeta profesional respectiva, en el caso de las profesiones que lo requiera de acuerdo con lanormatividad vigente que la rija.Hoja de vida de cada uno de los miembros del equipo relacionado.


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Certificaciones que acrediten la experiencia de cada uno de los miembros del equipo propuesto. Dichas

certificaciones además de la identificación del integrante del equipo deberán contener como mínimo: la fechade ingreso, fecha de retiro, funciones y cargo, o sus equivalentes para el caso de los contratistas.Carta de intención de cada uno de los miembros del equipo propuesto, en la que se exprese su compromiso departicipación y el tiempo de dedicación al proyecto.

Si el proponente debiera disponer de otros profesionales y/o especialistas para adelantar actividades en desarrollo ycumplimiento del contrato, éste deberá tener la formación profesional y la experiencia que garanticen el cumplimiento yejecución del objeto y las obligaciones que adquiera el contratista al momento de firmar el contrato y el costo de esteprofesional debe estar incluido en la oferta económica del proponente.

Bajo ninguna circunstancia se permitirá que el contratista trabaje con un equipo inferior al mínimo requerido. Igualmente,las personas acreditadas sólo podrán ser remplazadas por otras de igual o mayor calidad profesional, experiencia ydedicación, previa aprobación del nuevo profesional, por parte del supervisor del contrato.

Para acreditar los profesionales y los miembros del equipo de trabajo, el contratista deberá anexar la hoja de vidaactualizada de cada uno con sus respectivos soportes.

3.10 Cronograma de implementación de la solución

A continuación se describen las fases del proyecto y los tiempos estimados, los cuales podrán ser acordados con elcontratista de acuerdo a su plan de trabajo, sin superar el plazo máximo establecido:

FASES MESES DEL PROYECTO

1. Etapa de Planeación y capacitación básica M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9

2. Etapa de Análisis y Diseño: modelamiento del proceso (to be) y diseño

de la arquitectura de la solución integral M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7

M8

M9

3. Etapa de implementación y pruebas de la solución integral M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9

4. Etapa de ejecución de un piloto y ajustes para aceptación del paso aproducción

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7M8 M9

5. Etapa de puesta en producción y estabilización (1 mes) del sistema M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9

3.11 Entregables

A continuación se describe el conjunto mínimo de entregables que el contratista debe producir y entregar a satisfaccióncomo resultado de la ejecución de proyecto. Se anota que todos los cronogramas, planes, diseños y documentos debencontar para su aceptación con la de la Gerencia de Proyecto designada por la UGPP para el efecto.

Etapa de Planeación

Plan de Gerencia del Proyecto Hojas de vida y tarjetas profesionales del equipo de trabajo junto con los documentos que certifiquen la experiencia

requerida y especificando los roles que cada uno de ellos desempeñará durante la ejecución del contrato. En elevento en que el proponente incluya en su equipo de trabajo profesionales extranjeros o colombianos graduados enel extranjero, deberán presentar el documento oficial expedido por la autoridad correspondiente en el país en queobtuvieron su(s) título(s) profesional(es), que certifique su validez.


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Cronograma general de implementación y puesta en producción de los procesos de la Dirección de Parafiscales

mejorados y automatizados, utilizando la herramienta BPMS de la entidad, por fases, respetando los requerimientosmínimos establecidos en el presente documento. Metodología de trabajo a seguir. Plan de Integración, acorde con una arquitectura SOA, de la solución con los demás componentes de la solución. Plan y protocolo de pruebas (unitarias, de integración, de regresión, de seguridad, de carga y de interoperabilidad

del ESB y el BPM con el ECM y la solución tecnológica con las aplicaciones de entidades externas que le prestaránservicios de información a la UGPP.

Plan de estabilización de los procesos de la Dirección de Parafiscales automatizados. Plan de capacitación, el cual debe tomar como insumo lo indicado sobre el particular en este pliego para la solución

propuesta. Plan de gestión de riesgos, el cual debe ajustarse a las mejores prácticas de la industria y debe estar alineado con

ISO 31.000. Esquema de aseguramiento de calidad.

Requerimientos de hardware y software operacional necesario para las diferentes fases del proyecto. Requerimientos de la solución en cuanto a infraestructura eléctrica, de comunicaciones y equipos anexos o

complementarios (videobeam, scaners, fax, etc.). Procedimiento sugerido de control de cambios. Procedimiento de administración de la configuración Plan de divulgación y comunicaciones.

Etapa de análisis y diseño

Con base en los procesos especificados por la UGPP que se encuentran en el numeral 4 del presente anexo, elcontratista deberá, entre otros, entregar lo siguiente:

Procesos modelados en notación BPMN. Estos modelos deberán ser producto de una propuesta de mejora, con

base en las mejores prácticas, por parte del contratista al To-Be entregado por la UGPP. Caracterización de los procesos misionales de la Dirección de Parafiscales que contenga entre otros: políticas de

asignación de roles, indicadores de gestión, reglas de notificaciones, escalamientos y alarmas, reglas de negocio yrequerimientos no funcionales de la UGPP.

Documento de especificación de los servicios de negocio. Documento de especificación de la interfaz de usuario. Reportes con los resultados de las simulaciones desarrolladas para cada proceso bajo los escenarios requeridos

por la UGPP (máximo 2), identificando claramente los beneficios en relación con los procesos entregados por laUGPP.

Documento que describe la arquitectura de solución tecnológica requerida para que los procesos de la Dirección deParafiscales puedan ser automatizados. Esta arquitectura comprende el diseño para todas las capas (presentación,proceso, integración, lógica de negocio y datos).

Documento con la arquitectura de servicios SOA, acompañada con la especificación de los contratos para cada uno

de ellos (que se consumen o que se exponen).

Etapa de implementación

Cronogramas detallados para la implementación, considerando su consultoría asociada para el análisis derequerimientos y diseño de su implementación e incluyendo para el BPM, entre otras actividades, la consultoríapara mejorar el proceso (‘to be’) según las mejores prácticas, la implementación propiamente dicha de la solución,entendiéndose por tal los procesos de la Dirección de Parafiscales automatizados, la planeación, preparación yejecución de las diferentes clases de pruebas, la estabilización de la solución y su puesta en producción como un


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sistema articulado que debe operar integralmente bajo una arquitectura SOA con las entidades externas a la UGPP

que le suministran servicios de información. Análisis y definición de reglas de negocio que deben ser implantados en la solución. Formulación y aprobación de: los casos de uso que describen el alcance del ESB y del BPM, de sus criterios de

aceptación y de los casos y escenarios de prueba, en todas sus modalidades (ver numeral correspondiente), queverificarán el cumplimiento de dichos criterios.

Inducción general a los usuarios de sobre las características de la solución tecnológica y la herramienta. Solución tecnológica implantada como tal y como parte de la solución integral de los procesos de la Dirección de

Parafiscales mejorados, lo que implica su correcta articulación. Manuales de operación, de usuario, los manuales técnicos y demás manuales en idioma español Diccionario de datos.

Etapa de pruebas

Planes de ejecución de las diferentes pruebas (ver numeral correspondiente) incluyendo las etapas de preparaciónajustes y correcciones según hallazgos, repeticiones y los recursos que requerirán las mismas. Ambiente para la ejecución de las pruebas en todas sus modalidades instalado y listo. El contratista deberá realizar las actividades necesarias para la ejecución, seguimiento y control de las pruebas de

los productos que suministre. Dentro de estas actividades se encuentran las instalaciones, adecuaciones yparametrizaciones de dichos productos al igual que la administración del entorno de pruebas.

Todas las pruebas ejecutadas según sus respectivos planes (ver numeral correspondiente) exitosamente. Diseño del plan piloto para pruebas incluyendo alcance, recursos requeridos, criterios de medición y de aceptación

y ajustes de la solución integral. Actas que certifican la ejecución exitosa de todas las pruebas acordadas en cada categoría (ver numeral

correspondiente a pruebas) firmadas por quienes las ejecutaron y por los gerentes de proyecto de la UGPP y delcontratista.

Etapa de ejecución del piloto, de ajustes y de paso a producción

Piloto listo para producción según su plan. Documentos de configuración de la solución tecnológica. Presentación de resultados del piloto incluyendo lo pertinente a los problemas detectados, la solución dada a los

mismos, los riesgos identificados y las acciones para mitigarlos o eliminarlos. Ejecución de las actividades de mitigación de los riesgos identificados. Plan para llevar la solución integral a producción (el paso a producción requiere de las autorizaciones para ello por

parte de la UGPP, las cuales se darán con base en los resultados del piloto y del manejo dado a los riesgosidentificados).

Etapa de estabilización

Sistema en producción

3.12 Garantía y mantenimiento de los productos

Para la solución tecnológica implementada el contratista debe contemplar un año de garantía y un año de servicios demantenimiento, que se iniciarán a la aceptación definitiva del proyecto, dicha aceptación estará determinada por larecepción a satisfacción de la solución tecnológica por parte de la UGPP.. Deberá describir todas las características deestos elementos dentro de las que se encuentran, entre otros: los tiempos de respuesta para la atención a los problemasreportados, los tiempos de solución para los mismos dependiendo de su severidad, la modalidad de atención, –presencial o telefónica-, y los horarios de atención.


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4. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES DE LA DIRECCIÓN DE PARAFISCALES

4.1 Proceso de Caracterización de Evasores y Transmisión de Hallazgos

Objetivo: Identificar presuntos casos de omisión o inexactitud en el pago de las contribuciones de la protección social,mediante el cruce y análisis de información de las diferentes bases de datos, para servir de insumo al proceso dedeterminación y/o cobro por parte de la UGPP y de las administradoras de los subsistemas de la Protección Social.

Alcance: Inicia con la recepción de la información para la generación de programas de Fiscalización o con la Recepciónde Denuncias, hasta el envío de indicios de hallazgos al proceso de Determinación de Obligaciones o envío de hallazgospor inexactitud con su respectivo seguimiento.

Modelo:

4.1.1

Subproceso de caracterizar evasores

Objetivo: Identificar presuntos casos de omisión o inexactitud en el pago de las contribuciones de la protección social,mediante el cruce y análisis de información de las diferentes bases de datos, para adelantar las acciones dedeterminación y cobro de manera eficiente.

Alcance: Inicia desde el análisis de la información para definir los programas a trabajar, hasta la generación delprograma de fiscalización con los indicios de hallazgos por inexactitud u omisión.

Modelo:


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4.1.2 Subproceso de recepción de denuncias

Objetivo: Identificar presuntos casos de omisión o inexactitud en el pago de las contribuciones de la protección social,mediante la recepción y análisis de las denuncias generadas, que permitan brindar una respuesta oportuna y efectiva alos ciudadanos y adelantar las acciones determinación y cobro.

Alcance: Inicia con la recepción de denuncias a través de algún tipo de canal (presencial, correo), hasta el envío de lamisma a la Subdirección de Determinación o su traslado a la entidad competente.

Modelo:


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4.1.3 Subproceso solicitar información

Objetivo: Suministrar información de forma oportuna y de calidad para los diferentes Subprocesos de Parafiscales quelo requieran.


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Alcance: Inicia con la necesidad de información desde determinación, denuncias, premisas o iniciativas para la

realización de programas desde los funcionarios de Integración y termina con la información entregada al responsablede solicitar la información.

Modelo:


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https://docs.google.com/a/ugpp.gov.co/file/d/0B99fV_hs2t5WeVYxWHpyb2pOaTA/edit


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4.1.4

Subproceso gestión con las administradorasObjetivo: Gestionar los hallazgos identificados por inexactitud con las Administradoras para que adelanten accionessobre los casos y recibir aquellos hallazgos que sean enviados por las administradoras para ser manejados por la UGPPde manera subsidiaria.

Alcance: Inicia con la recepción de los informes de fiscalización por parte del subproceso de Liquidar hasta el envío yseguimiento de los casos en las administradoras.

Modelo:

4.2 Proceso de Determinación de Obligaciones Parafiscales

Objetivo: Determinar la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales delSistema de la Protección Social mediante la fiscalización a los evasores, e imponer las sanciones correspondientes,contribuyendo de esta manera a mejorar la financiación y sostenibilidad del Sistema.

Alcance: Aplica para los indicios de hallazgos provenientes de la Subdirección de Integración, desde la fiscalizaciónhasta la determinación con la liquidación oficial o la emisión de un auto de archivo.

Modelo:


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4.2.1 Subproceso de fiscalizar

Objetivo: Verificar la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de laprotección social, adelantando las acciones e investigaciones necesarias.

Alcance: Inicia desde la recepción de los indicios de hallazgos hasta el informe de fiscalización o auto de archivo delcaso.

Modelo:

4.2.2

Subproceso de liquidar

Objetivo: Realizar todas las actuaciones necesarias para la expedición y notificación de los actos de determinaciónoficial de aportes al Sistema de la Protección Social.

Alcance: Desde que se recibe el informe de fiscalización hasta el registro de la liquidación oficial en Cámara deComercio e instrumentos públicos o el auto de archivo.

Modelo:


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4.2.3

Subproceso de imposición de multas

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los deberes de los empleadores y otras personas obligadas a cotizar, en relacióncon el pago de las cotizaciones a la seguridad social con el fin de establecer si hay lugar a la imposición de sanción demulta por violación a los artículos 161, 204 y 210 de la Ley 100 de 1993, de acuerdo con la facultad otorgada por elartículo 123 de la Ley 1438 de 2011.

Alcance: Inicia con la denuncia, traslado de otra autoridad o hallazgo proveniente del proceso de fiscalización, en dondese documenta el presunto incumplimiento de los artículos 161, 204 y 210 de la ley 100 de 1993 y termina con el actoadministrativo que ordena el archivo del expediente por falta de mérito o con la resolución sancionatoria ejecutoriada.

Modelo:

4.3 Proceso de cobro

Objetivo: Adelantar las acciones de cobro persuasivo y coactivo tendientes a la recuperación de las contribucionesparafiscales del Sistema de la Protección Social determinadas en liquidaciones oficiales y el de las demás obligaciones afavor de la UGPP que consten en títulos que presten mérito ejecutivo.


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Alcance: El proceso se inicia con un título ejecutivo a favor del Sistema de la Protección Social o de la UGPP y termina

con el pago de las obligaciones adeudadas o con el envío del expediente al proceso de saneamiento contable, cuandolas mismas han perdido vigencia o no pueden ser cobradas.

Modelo:

4.3.1

Subproceso Gestionar Cobro Persuasivo

Objetivo: Obtener el pago voluntario de las contribuciones parafiscales del Sistema de la Protección Social, demásobligaciones a favor de la UGPP, por medio de requerimientos telefónicos o escritos a los aportantes y deudores, a partirdel primer día de mora y hasta antes de iniciar las acciones previstas en la ley para el cobro coactivo.

Alcance: Inicia con la cartera asignada para cobro persuasivo representada en un título ejecutivo en firme y termina conel Pago Total o no pago de las deudas del sistema de la Protección social o de la UGPP.

Modelo:


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4.3.2 Subproceso Investigación de bienes

Objetivo: Identificar los bienes inmuebles, muebles, cuentas bancarias y demás activos patrimoniales del aportante odeudor, por medio de consulta en las diferentes bases de datos disponibles, valoraciones de b ienes o auditorias de cobroen las instalaciones del aportante, evaluando la conveniencia de decretar medidas cautelares de embargo y de embargo

y secuestro, para garantizar el pago de las obligaciones.

Alcance: Inicia con la petición de información sobre bienes o activos para embargo por parte del Gestor de Cobro a laSubdirección de Integración y termina con el embargo de los bienes o con el registro en la Base de Gestión de laDirección de Parafiscales, de los bienes que no pudieron ser embargados.

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4.3.6

Subproceso Embargar

Objetivo: Adelantar el embargo de los bienes o de los activos patrimoniales del deudor en la forma prevista en la ley deacuerdo con su naturaleza jurídica, con el fin de garantizar el pago de la obligación.

Alcance: Inicia con un bien identificado para embargo y termina con el registro del embargo o de la imposibilidad derealizar el embargo, en la Base de Gestión.

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4.3.7

Subproceso Secuestrar

Objetivo: Garantizar la conservación, custodia y cuidado de los bienes del aportante o deudor, por medio de su entrega

física al secuestre, cuando se requiera para el perfeccionamiento del embargo y, en todo caso, como medida previa alremate.

Alcance: Inicia con un bien identificado para secuestro y termina con el bien secuestrado o con el registro de laimposibilidad de llevar a cabo el secuestro, en la Base de Gestión.

Modelo:


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4.3.8

Subproceso Avaluar

Objetivo: Establecer el valor comercial de los bienes del aportante o deudor que fueron embargados y secuestrados conel fin de especificar el valor mínimo de los depósitos y el de las posturas válidas en el remate.

Alcance: Inicia con un bien embargado y secuestrado para remate por la UGPP y termina con el avalúo del mismo enfirme.

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4.3.9 Subproceso Realizar Remate

Objetivo: Realizar el remate del bien o de los bienes embargados, secuestrados y avaluados de los aportantes odeudores con el fin de obtener el recaudo de los recursos a favor del Sistema de la Protección Social o de los quecorresponden a obligaciones a favor de la UGPP.

Alcance: Inicia con un bien embargado, secuestrado y avaluado y termina con el remate del mismo o con la terceradiligencia de remate fracasada.

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4.3.10

Subproceso Gestionar Bienes en Dación de Pago

Objetivo: Analizar la viabilidad o solicitar la autorización, según corresponda, para realizar la adjudicación de bienes endación en pago a la UGPP o a las administradoras de contribuciones parafiscales de la protección social, y decretarla enlos casos en que proceda.

Alcance: Inicia con un bien que puede ser adjudicado a la UGPP o a las administradoras del Sistema de la ProtecciónSocial y termina con la adjudicación, con el levantamiento de las medidas cautelares o con el registro de que el bienadjudicado en proceso concursal no fue recibido, con base en el concepto emitido por el comité de parafiscales.

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4.3.11 Subproceso Realizar Títulos Judiciales

Objetivo: Hacer efectivos los títulos de depósito judicial a favor del Sistema de la Protección Social o de la UGPP,constituidos en el proceso de cobro, haciendo la devolución de los saldos a favor de los deudores en los casos quecorresponde.

Alcance: Inicia con un título de depósito judicial que debe hacerse efectivo y termina con la orden de efectividadcomunicada o con el acta de devolución de título al deudor firmada.

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4.3.12 Subproceso Terminar Cobro coactivo

Objetivo: Ordenar y comunicar la terminación y el archivo del proceso de cobro coactivo adelantado por la UGPP,ordenando así mismo el levantamiento de las medidas cautelares cuando se requiera, atendiendo las solicitudes deembargo de remanentes que se encuentren vigentes.

Alcance: Inicia con la constancia de pago total de la obligación o la resolución que ordena la remisión o la prescripción ytermina con la resolución de terminación del proceso notificada y comunicada.

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4.3.13 Subproceso Sanear Cartera

Objetivo: Declarar la remisión de las obligaciones incobrables en los casos en que la UGPP tiene competencia parahacerlo o dar aviso a las administradoras de las obligaciones que no pueden ser cobradas por prescripción o caducidadde los títulos ejecutivos, con el fin de depurar la cartera de la entidad.

Alcance: Inicia con una obligación que fue identificada como no vigente o no cobrable y termina con la resolución quedeclara el saneamiento comunicada o con el aviso a la administradora respectiva, o en caso de no haber conceptofavorable para el saneamiento, con el registro de la decisión en la Base de Gestión.

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4.3.14 Subproceso Gestionar Facilidad de Pago


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Objetivo: Decidir las solicitudes de facilidad de pago presentadas a la UGPP de acuerdo con los requisitos y condiciones

definidas en el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera de la entidad, haciendo seguimiento al cumplimiento de lasobligaciones adquiridas por los aportantes o deudores beneficiados.

Alcance: Inicia con la solicitud de facilidad para el pago de las contribuciones parafiscales del Sistema de la ProtecciónSocial o de las demás obligaciones a favor de la UGPP y termina con el pago de la obligación, con la resolución quedeclara el incumplimiento o con una comunicación por medio de la cual se le informa al interesado que no se leconcederá la facilidad.

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4.3.15 Subproceso Intervenir en procesos concursales

Objetivo: Presentar los créditos por contribuciones parafiscales del Sistema de la Protección Social y por las demásobligaciones a favor de la UGPP, en los procesos concursales de reorganización, liquidación judicial o voluntaria,


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reestructuración, y en los demás que sea del caso, que se adelanten a los aportantes o deudores con el fin de lograr su

reconocimiento y posterior pago, en el orden de prelación que corresponda conforme a la Ley. Alcance: Se inicia con el hallazgo del aportante o deudor de la UGPP que se encuentra en proceso concursal y terminacon el registro, acto administrativo o sentencia judicial que pone fin al proceso concursal respectivo.

Modelo:

4.3.16 Subproceso Liquidación Judicial


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Objetivo: Presentar los créditos a favor del Sistema de la Protección Social y de la UGPP ante la autoridad competente

para adelantar el proceso de liquidación judicial, y realizar la gestión necesaria para el reconocimiento y pago de lasobligaciones.

Alcance: Inicia con el auto que ordena o admite el inicio del proceso de liquidación judicial y termina con el auto queaprueba el acuerdo o decide la adjudicación a favor de los acreedores.

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4.3.17 Subproceso Liquidación Voluntaria

Objetivo: Presentar los créditos a favor del Sistema de la Protección Social y de la UGPP ante el liquidador encargadode adelantar el proceso de liquidación voluntaria, y realizar la gestión necesaria para el reconocimiento y pago de lasobligaciones.

Alcance: Inicia con el hallazgo del aportante o deudor de la UGPP que se encuentra en proceso de liquidación voluntariay termina con el registro del inventario del patrimonio social en firme.

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4.3.18

Subproceso Reestructuración


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Objetivo: Presentar los créditos a favor del Sistema de la Protección Social y de la UGPP al promotor del acuerdo dereestructuración y realizar la gestión necesaria para el reconocimiento y pago de las obligaciones.

Alcance: Inicia con el hallazgo del inicio de la negociación del acuerdo de reestructuración y termina con el pago totalde la obligació

condiciones tecnicas contratacion parafiscales 020812

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