CONCEJO DE BOGOTA

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ANALISIS Y DIAGNOSTICO

ELABORADO POR:

JEIMY CONTRERAS

JENNY BEJARANO

LILIANA GIL

LORENA GONGORA

YURI GONZALEZ

SAUL MARTINEZ

NATALY ROMERO

JOHANA TERREROS

YENNY SANCHEZ

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

BOGOTA D.C.

2010

CONCEJO DE BOGOTA

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ANALISIS Y DIAGNOSTICO

PRESENTADO A LOS INSTRUCTORES:

LILIANA BOHORQUEZ

EFRAIN MORA

CONSUELO UNIGARRO

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

BOGOTA D.C.

2010

CONTENIDO

1 INTRODUCCION

2 MISION

3 VISION

4 UBICACIÓN

5 TIPOLOGIA DOCUMENTAL

6 DESCRIPCION GENERAL

7 DIAGNOSTICO

8 CONCLUSION

9 ANEXOS

10 BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCION

El trabajo que se muestra a continuación esta basado en una investigación realizada por los aprendices del SENA.

Los lectores encontraran un pequeño pero completo resumen del consejo de Bogotá. Sus inicios, funciones, normatividad y el manejo del sistema de archivo y correspondencia.

También encontrarán un análisis y nuestras conclusiones arrojadas de acuerdo a la visita realizada al concejo de Bogotá.

HISTORIA

La historia del Concejo de Bogotá, como la del resto de ciudades americanas fundadas por los españoles, tiene sus antecedentes en los cabildos de España, los cuales tuvieron un papel importante en virtud de la determinación de la Corona de estimular esta especie de autoridad local con el fin de apoyarse en ella como un gran baluarte en la lucha contra la invasión musulmana.La importancia geopolítica y militar de las ciudades llevó a los reyes a ceder temporalmente parte de sus atribuciones y potestades a las juntas municipales o cabildos. Los municipios, por su parte, se comprometían con el monarca a incorporar las tierras circunvecinas a su jurisdicción con el fin de protegerlas, poblarlas e incrementar su producción. En el Nuevo Mundo, el cabildo fue el primer tipo de autoridad civil. A manos de los cabildos pasaba el poder militar de los conquistadores. Algunos investigadores sostienen que el primer registro de una sesión especial del Cabildo corresponde al 13 de mayo de 1539, en la que se designó a Hernán Pérez de Quesada como gobernador, capitán y justicia mayor de Santafé de Bogotá (1).Sus primeros integrantes fueron reconocidos capitanes de la Conquista, que a su vez fueron los primeros titulares de encomiendas de las tierras recién descubiertas. “(...) Los cabildos eran el gran reducto en el que se agrupaban los encomenderos para defender sus privilegios contra otros poderes que eventualmente podían interferir o recortar sus fueros: el eclesiástico, el de la Real Audiencia o el de los Visitadores, que ejercían la autoridad por directa procuración del Monarca” (2).Sus integrantes se denominaban regidores y su forma de elección fue variada en el tiempo: los designaba el rey o la Real Audiencia o se podía comprar el cargo. El gran poder del Cabildo en la época colonial se vio enfrentado al de la Real Audiencia, especialmente en dos materias: el manejo de la distribución de tierras y el control sobre los indígenas. Pese a las prohibiciones de la Corona, el Cabildo de Santafé otorgó “mercedes de tierras” entre 1548 y 1590. Con respecto al control de los indígenas, la pugnacidad Cabildo-Audiencia Real fue continua y abierta, tema que sólo vino a tener solución a finales del siglo XVI (1592) cuando la Audiencia recuperó el control sobre esta materia. La instauración en Santafé de la Real Audiencia, el 7 de abril de 1550, se convirtió en un mecanismo de presencia más efectiva de la Corona en estos territorios y en un control a los abusos de los capitanes y encomenderos para quienes los indios no pasaban de ser simples bestias de carga y les daban trato indigno. En esos primeros tiempos, las acciones del Cabildo se concentraron en la regulación de asuntos de la vida aldeana: pesas y medidas, abastecimiento de carne y trigo, administración de justicia y policía, abastecimiento de agua, aseo y alumbrado, mantenimiento de calles y caminos y control de precios, entre otros. Pero el fuerte poder del Cabildo empezó a declinar y al finalizar el siglo XVI era evidente la disminución de su fuerza política y económica. Su influencia política se fue marchitando paralelamente con el declive de la prestancia de los encomenderos. Definitivamente el poder mermó en la

medida en que la Real Audiencia se convirtió en un contrapeso. De hecho, en varias materias asumió algunas funciones del Cabildo.

El Cabildo de Santafé de Bogotá, en contraste con el papel reaccionario que jugaron sus integrantes (encomenderos) en los siglos de dominio español (Colonia y Conquista), especialmente por su oposición al reconocimiento de los derechos indígenas y a las medidas fiscales que ordenaba la Corona, jugó un papel clave en la jornada del 20 de julio de 1810, en el sentido de que sirvió como legitimador del nuevo poder. Aquí se cierra un período de la historia del Cabildo. Hasta ese momento las decisiones giraban en torno al mandato de la Corona Española, cuya voluntad se hacía cumplir a través de los virreyes. A partir del período de Independencia, el marco de acción del Concejo lo impuso el vaivén de las guerras civiles, cuyos vencedores terminaban imponiendo una nueva constitución. En 1819, luego de la batalla de Boyacá nació en Angostura (Venezuela) la República de Colombia, integrada por el Reino de Nueva Granada, la Capitanía General de Venezuela y la Presidencia de Quito. Le siguieron la de 1821 (Constitución de Cúcuta) que instituyó la Gran Colombia hasta 1830; las de 1832 (período de la Nueva Granada que mantuvo ese nombre hasta 1858), 1843, 1853, 1863 y 1886.Un período de más de medio siglo que vio nacer a los partidos políticos Liberal y Conservador que en defensa de unas creencias y de unos intereses económicos y políticos impusieron un sello en la conducción del Estado, lo cual se reflejaba en la aplicación de la ley. Durante el período de 1863 (proclamación de los Estados Unidos de Colombia) se consolidó el federalismo, que le dio amplio poder a los Estados soberanos de la nación en detrimento del poder del Ejecutivo central. En relación con la autoridad de la ciudad, hay que decir que el 2 de junio de 1863 se expidió una ordenanza mediante la cual se determinaba la forma en que estaría organizada la Municipalidad del Distrito Federal, cuyo cuerpo legislativo estaría en cabeza de la Municipalidad, integrada por vocales elegidos con su respectivo suplente por cada dos mil habitantes y uno más por un residuo superior a mil. Esta ordenanza le fijaba 27 atribuciones a la Municipalidad. Iban desde seguridad, orden, aseo, salubridad, ornato y abastecimiento hasta la expedición de recompensas honoríficas a los ciudadanos que hubieran sobresalido por su genio o por haberle prestado servicios a la ciudad. En los “Acuerdos de la Municipalidad de Bogotá 1862-1896”, que recogen el trabajo del Concejo de esa época, hay toda una variedad de normas que incluyen la adopción de impuestos locales, la organización de la Policía, la aprobación de contratos suscritos por la municipalidad con particulares, autorizaciones para obras de infraestructura, reglamentación de construcciones y hasta la concesión para la explotación de negocios de espectáculos públicos. El Federalismo llegó a su final en 1886 con la aprobación de una nueva Constitución –desmontada definitivamente en 1991 por la Asamblea Constituyente-- cuando se impuso un “proyecto político de Estado descentralizado y fuerte, en vez del federalismo a ultranza” (3) y cuyo gestor, el presidente Rafael Núñez lo resumió así: ”Centralización política y descentralización

administrativa”. La Constitución aprobada el 5 de agosto de 1886, en lo que tiene que ver con las funciones de los concejos les fijaba tareas como determinar las contribuciones y gastos locales, llevar el movimiento anual de la población y formar el censo civil. Pocas frentes a las que les concedieron a los departamentos, razón por la cual Bogotá tuvo una alta dependencia de Cundinamarca. El propósito del presidente Rafael Reyes (1904-1909) de darle a Bogotá carácter de Distrito Capital, con la consecuente independencia administrativa, fiscal y electoral duró hasta 1910, cuando la reforma constitucional la devolvió a su condición anterior. En 1954 el general Gustavo Rojas Pinilla, en su calidad de Presidente, al organizar el Distrito Especial de Bogotá mediante el decreto 3640, determinó que el Concejo de la ciudad se denominaría Consejo Administrativo del Distrito Especial y estaría integrado por 13 miembros, así: seis de elección popular, seis nombrados por el presidente de la República, teniendo en cuenta la filiación política de los candidatos. El otro sería el Alcalde Mayor del Distrito, quien lo presidiría. Este decreto le daba, así, un carácter administrativo al Concejo. En ese mismo año se anexan al Distrito Fontibón, Usme, Engativá y Usaquén y al mismo tiempo se le da autonomía Administrativa respecto al departamento de Cundinamarca. Tras la caída del Gobierno de Rojas, y de acuerdo con lo pactado por los partidos Liberal y Conservador, a partir de 1958 el Concejo estaría integrado por 16 representantes de las dos colectividades (ocho de cada una). Así, por esta exclusión, el concejal elegido por el Partido Comunista en 1960 fue presentado como miembro del Movimiento Revolucionario Liberal (MRL), en tanto que la representación de la Anapo en el Cabildo figuraba como disidencia conservadora. Este sistema bipartidista rigió hasta 1970.Otra norma importante relacionada con las funciones del Concejo fue el decreto 3133 de 1968 (Estatuto de Bogotá) en el que la Corporación figuraba como organismo superior en materia de atribuciones de Gobierno y Administración (le seguían el Alcalde, las secretarías, la Junta Asesora de Contratos y la Junta de Planeación Distrital). El número de concejales era de 15 con sus respectivos suplentes, elegidos por dos años. La Asamblea Constituyente de 1991 aprobó que la ciudad volvería a tener el nombre de Santa Fe de Bogotá (hasta este año sólo Bogotá) y estaría organizada como Distrito Capital. Respecto a la integración del Concejo determinó que habría un concejal por cada 150 mil habitantes o fracción mayor de 75 mil que tenga el territorio. Hasta ese momento había 20 concejales, que pasaron a ser 35 a partir de ese año, y subió a 42 tras las votaciones del año 2001.De acuerdo con el decreto 1421 de 1993, vigente, “El Concejo es la suprema autoridad del Distrito Capital. En materia administrativa sus atribuciones son de carácter normativo. También le corresponde vigilar y controlar la gestión que cumplen las autoridades distritales” (artículo 1º.).El Concejo ha sido a lo largo de la historia escala obligada de importantes políticos en su camino a la Presidencia de la República.

MISIÓN

Es misión del Concejo de Bogotá como suprema autoridad en materia político administrativa, ejercer el control político a la administración Distrital  y expedir normas para promover el desarrollo integral de la ciudad y sus habitantes, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado social de derecho

VISIÓN

El Concejo de Bogotá D.C. se posicionará como una entidad dinámica, confiable y gestora del desarrollo integral de la ciudad y de sus habitantes

UBICACIÓN

CALLE 34 N· 27-36TELEFONO 2088210 EXT 08

BARRIO SOLEDAD

INFORME DIAGNOSTICO

Para realizar el diagnostico de la unidad de correspondencia y archivo del consejo de Bogotá, se realizo una entrevista, encuesta y una lista de chequeo con diferentes ítems, los cuales el grupo considero lo mas adecuado.

Para la entrevista se hicieron preguntas enfocadas en el proceso como tal, en la normatividad y en la aplicación de los manuales existentes en la entidad.

Para la encuesta nos enfocamos en preguntas relacionadas con el tema de salud ocupacional para `poder percibir el estado, conocimiento y satisfacción de los funcionarios con los procesos desarrollados con el copaso (comité paritario de salud ocupacional).Para la lista de chequeo se observó la mayor cantidad de detalles tanto físico, locativos, ambientales, de servicio al cliente y aplicación de las normas y protocolo de gestión documental.

JUSTIFICACIÒN

Se realizo un trabajo académico relacionado con la organización de archivo par saber como funciona, como aplica las normas y como se manejan los 8 procesos archivísticos.En la cual se escoge la empresa concejo de Bogotá debidamente estructurada dentro del organigrama de la Corporación.

ETICA

El código de ética del consejo habla dentro de sus postulados que los funcionarios deben tener responsabilidad, probidad, transparencia, sentido de pertenencia, entre otros; en la visita que se hizo se pudo evidenciar en cada uno de sus funcionarios el profesionalismo y la ética con la cual trabajan.

Se encontró un grupo de personas con calidad y compromiso que nos atendieron de manera responsable, amable y pertinente respondiendo cada duda y preguntas de manera profesional enfocados hacia su trabajo e involucrados en el proceso de informar sobre la entidad y sus funciones dentro de la unidad de correspondencia y archivo , su veracidad y contundencia en sus respuestas demostraron tener que cada funcionario tiene un gran sentido de pertenencia con la entidad.

SALUD OCUPACIONAL

Se encontraron falencias referentes a salud ocupacional en la unidad de correspondencia y archivo no se ven utilizadas las medidas de protección como lo son batas, guantes, tapabocas, etc.…. durante el tiempo de la visita no se realizaron, ni se vieron las intenciones de tener dichos espacios de realizar pausas activas, al igual se ven reflejadas las malas posturas producto de las jornadas prolongadas sentadas o repetitivas.

Cabe agregar que cuentan con brigadas de emergencia al igual la mayoría de funcionarios es brigadista, cuentan con servicio medico, inducción a todos los trabajadores de acuerdo a la labor a desempeñar, capacitándolo respecto a las medidas de prevención y seguridad que exige su ambiente laboral.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

LEY 57 DE 1985 (Julio 5)

Diario oficial No. 37.056 de 12 de julio de 1985 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

EL CONGRESO DE COLOMBIA, DECRETA:

CAPITULO I. ORGANOS DE DIVULGACION

ARTICULO 1o. La Nación, los Departamentos y los Municipios incluirán en sus respectivos Diarios, Gacetas o Boletines oficiales todos los actos gubernamentales y administrativos que la opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos.

Ley 489 de 1998 decía así: En el Diario Oficial, cuya dirección corresponde al Ministro de Gobierno, deberán publicarse:

a) Los actos legislativos y las leyes que expida el Congreso Nacional;b) Los Decretos del Gobierno;c) Las Resoluciones ejecutivas;d) Los contratos en que sean parte la Nación o sus entidades descentralizadas, cuando dicha formalidad sea ordenada por la ley que los regula.e) Los actos del Gobierno, de los Ministerios, de los Departamentos Administrativos, de las Superintendencias y de las Juntas Directivas o Gerentes de las entidadesDescentralizadas que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance e interés general;f) Los actos de naturaleza similar a la señalada en el literal anterior que expidan otrasAutoridades por delegación que hayan recibido o por autorización legal; yg) Los demás actos que señalen las disposiciones vigentes y la presente ley.

ARTICULO 3o. Cuando el volumen de publicaciones obligatorias así lo justifique, el Gobierno Nacional podrá autorizar a los distintos sectores administrativos la edición de sendos Boletines o Gacetas en los que se divulguen los actos del respectivo Ministerio o Departamento Administrativo y de los Organismos que se hallen adscritos o vinculados a éstos. En el Diario Oficial continuarán publicándose los actos que lleven la firma o contengan la aprobación del Presidente de la República.

ARTICULO 4o. La dirección de los Boletines o Gacetas que se autoricen conforme al artículo corresponde al Ministerio o Departamento Administrativo que ejerza la tutela prevista en las leyes del respectivo sector. Estos Boletines o Gacetas serán publicados por lo menos una vez al mes.

ARTICULO 5o. <Artículo incorporado en el Artículo 330 del Decreto 1222 de 1986> En cada uno de los Departamentos se editará un Boletín o Gaceta Oficial que incluirá los siguientes documentos: a) Las Ordenanzas de la Asamblea Departamental; b) Los actos que expidan la Asamblea Departamental y la Mesa Directiva de ésta para la ejecución de su presupuesto y el manejo del personal a su servicio; c) Los Decretos del Gobernador; d) Las Resoluciones que firmen el Gobernador u otro funcionario por delegación suya; e) Los contratos en que sean parte el Departamento o sus entidades descentralizadas cuando las respectivas normas fiscales así lo ordenen; f) Los actos de la Gobernación, de las Secretarias del Despacho y de las Juntas Directivas y Gerentes de las entidades descentralizadas que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance o interés generales; g) Los actos de naturaleza similar a la señalada en el literal anterior que expidan otras autoridades departamentales por delegación que hayan recibido o por autorización legal u ordenanzal; y, h) Los demás que conforme a la ley, a las ordenanzas o a sus respectivos reglamentos, deban publicarse

ARTICULO 6o. <Artículo incorporado en el Artículo 331 del Decreto 1222 de 1986> De acuerdo con el número de documentos que se deban publicar, la respectiva Asamblea podrá autorizar que a más del Boletín o Gaceta Departamental se editen otras u otras publicaciones para la divulgación de los documentos correspondientes a los distintos sectores administrativos. En este caso se observarán, en cuanto fueren pertinentes, las normas de los artículos 3o. y 4o., de la presente Ley.

ARTICULO 7o. <Artículo incorporado en el Artículo 332 del Decreto 1222 de 1986> Lo dispuesto en los artículos anteriores no obsta para que las Asambleas Departamentales editen anualmente un volumen que contenga los actos expedidos por ellas y los demás documentos que las mismas Corporaciones crean conveniente divulgar

ARTICULO 8o. <Parte subrayada incorporada en el Artículo 333 del Decreto 1222 de 1986> Los actos a que se refieren los literales a), b), c), e) y f) del artículo 2o y a), c), f) y g) del artículo 5 o de esta Ley sólo regirán después de la fecha de su publicación.

ARTICULO 9o. <Artículo incorporado en el Artículo 334 del Decreto 1222 de 1986> La dirección de los Boletines o Gacetas Departamentales o

Municipales corresponderá a la dependencia u oficina que señalen el Gobernador o Alcalde respectivos.

ARTICULO 10.  <Derogado por el Artículo 97 del Decreto 2150 de 1995.

ARTICULO 11. <Aparte tachado derogado por el Decreto 2150 de 1995, según lo dispuesto por la Corte Constitucional en Sentencia C-847-99> El número de ejemplares de cada una de las ediciones del Diario Oficial y de los Boletines y Gacetas contemplados en esta Ley se fijará por la autoridad encargada de su dirección, teniendo en cuenta la necesidad de su distribución gratuita en oficinas públicas, universidades, medios de comunicación, asociaciones y cuerpos profesionales y la atención de las suscripciones que adquieran los particulares, requiriendo la autorización del Ministro de Gobierno, del Gobernador, Intendente, Comisario o del Alcalde, en su caso.

CAPITULO II. ACCESO CIUDADANO A LOS DOCUMENTOS ARTICULO 12. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional.

ARTICULO 13. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. <Inciso modificado por el Artículo 28 de la Ley 594 de 2000. El nuevo texto es el siguiente:> Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.

ARTICULO 14. Para los efectos previstos en el artículo 12, son oficinas públicas las de la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, las Superintendencias y las Unidades Administrativas Especiales; las de las Gobernaciones, Intendencias, Comisarías, Alcaldías y Secretarías de estos Despachos, así como las de las demás dependencias administrativas que creen las Asambleas Departamentales, los Consejos Intendencia les o Comisarías y los Concejos Municipales o que se funden con autorización de estas mismas Corporaciones; y las de los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales o Comerciales del estado y las Sociedades de Economía Mixta en las cuales la participación oficial sea superior al cincuenta por ciento (50%) de su capital social, ya se trate de entidades nacionales, departamentales o municipales y todas las demás respecto de las cuales la Contraloría General de la República ejerce el control fiscal.

ARTICULO 15. La autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias o fotocopias, autenticadas si el interesado así lo

desea, deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad.

ARTICULO 16. La consulta se realizará en horas de despacho al público, y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente oficina. ARTICULO 17. La expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se liará a la tesorería de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición. En ninguna caso el precio fijado podrá exceder al costo de la reproducción.

ARTICULO 18. Si en la respectiva oficina no se pudieren reproducir los documentos o la tarifa señalada fuere elevada a juicio del peticionario, el jefe de aquella indicará el sitio en el cual un empleado de la oficina sacará las copias a que hubiere lugar. En este caso, los gastos serán cubiertos en su totalidad por el particular. ARTICULO 19. Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de los particulares, se incluirán siempre, las de los documentos en que se consiguen las explicaciones de las personas inculpadas. PARAGRAFO. Si un documento es reservado el secreto se aplicará exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio. ARTICULO 20. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo dela prescrito en este artículo.

ARTICULO 21. La Administración sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante providencia motivada que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiera en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente. Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal para que éste decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el caso de que el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba y oficialmente.

ARTICULO 22. Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así lo

informará la administración indicando el número y la fecha del Diario, Boletín o Gaceta en que se hizo la divulgación. Si este último se encontrare agotado, se deberá atender la petición formulada como si el documento no hubiere sido publicado. ARTICULO 23. <Aparte tachado INEXEQUIBLE> Las peticiones a que se refieren los artículos anteriores podrán presentarse y tramitarse directamente por los particulares o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado. Si la solicitud de copia o fotocopia de documentos la hace un periodista acreditado en la fecha como representante de un medio de comunicación, se tramitará preferencialmente.

ARTICULO 24. Las normas consignadas en los artículos anteriores serán aplicables a las solicitudes que formulen los particulares para que se les expidan certificaciones sobre documentos que reposen en las oficinas públicas o sobre hechos de que estas mismas tengan conocimientos.

ARTICULO 25. Las peticiones a que se refiere el artículo 12 de la presente Ley deberán resolverse por las autoridades correspondientes en un término máximo de diez (10) días. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes. El funcionario renuente será sancionado con la pérdida del empleo.

CAPITULO III. DISPOSICIONES VARIAS ARTICULO 26. El Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), por conducto del Banco Nacional de Datos, organizará un servicio informativo que suministre al público copia de los documentos a que se refiere la presente Ley. Para el efecto, el DANE irá señalando los documentos que deben ser suministrados al Banco, impartirá instrucciones sobre los requisitos y características que debe reunir la información que a éste se envíe y fijará las tarifas que por cada copia se cobrará a los usuarios del servicio. ARTICULO 27. Para los efectos de la presente Ley, también son oficinas públicas las de las corporaciones de elección popular. En consecuencia, los documentos que en ellas reposen son consultables por los particulares y de los mismos se pueden pedir copias o fotocopia, únicamente con las limitaciones impuestas por el carácter reservado que algunos de ellos tengan.

ARTICULO 28. En los Anales del Congreso se publicarán los actos que se expidan por las autoridades competentes para el manejo e inversión del presupuesto de la Rama Legislativa y para la administración del personal a su servicio.

ARTICULO 29. Constituye causal de mala conducta que se sancionará con la destitución, el incumplimiento o violación de cualquiera de las disposiciones aquí consignadas. ARTICULO 30. Esta Ley rige a partir de la fecha de su promulgación.

Dada en Bogotá D.E., a los... El Presidente del Honorable Senado,

JOSE NAME TERAN. El Presidente de la Honorable Cámara de Representantes,

DANIEL MAZUERA GOMEZ. El Secretario General del Honorable Senado,

CRISPIN VALLAZON DE ARMAS. El Secretario General de la Honorable Cámara de Representantes,

JULIO ENRIQUE OLAYA RINCON. República de Colombia - Gobierno Nacional.

Publíquese y Ejecútese.

DESCRIPCION GENERAL

Se ingresa a la unidad de archivo, en la cual se encontró un amplio espacio del servicio

Techo en acrílico. Piso en mármol. Luz blanca Mesa de consulta Papelera de reciclaje Carro rodantes

Las funciones en cargadas de esta área es una secretaria ejecutiva, dos auxiliares de archivo.

El funcionario da buena atención al usuario dando solución inmediata al requerimiento solicitado.

CORRESPONDENCIA:

Se encontraron realizando sus labores correspondientes a los cargos.

A pesar de encontrarse en un horario de mayor congestión se atiende inquietudes y colaboran con los trámites para su agilidad.

BIBLIOTECA:

Los funcionarios prestan el servicio, de préstamo y consulta. Concejales en reunión y usuarios externos (estudiantes de derecho, ciencias políticas).

DIAGNOSTICO PROCESO POR PROCESO

PRODUCCION:

Actas, decretos, anales, acuerdos, informes, proyectos y proposiciones.

RECEPCION:

Informes de documentos al entregar. Verificaciones documentos. Sello de recibido de documentos. Sistematizar por medio del programa cordis. El área de correspondencia se queda con una copia de los

documentos. Sello de radicación.

DISTRIBUCION:

La secretaria de cada concejal solicita los documentos que se encuentran en correspondencia.

Se verifica que la correspondencia sistematizada sea la correcta. Entrega de documentos y firma de la secretaria en la planilla de

control.

TRAMITE:

La correspondencia es recibida de 8:00 am, 2:30 pm y es distribuida de 2:45 a 5:00 pm.

ORGANIZACIÓN:

Todo documento es ingresado al sistema, y este arroja un numero de verificación con e cuál, el documento es identificado para su respectiva entrega.

CONSULTA:

Préstamo de libros dentro de la biblioteca o dentro del consejo, vía intranet.

CONSERVACION:

Limpieza Duplica los documentos que se envíen al archivo. Empaste (envían los documentos a contratación externa.) Prevención de desastres (brigadas)

DISPOSICION FINAL:

Digitalización de los documentos. Casetes pasan a formato C.D

ANEXOS

Bogotá D.C. 7 de Noviembre de 2010

Señor

MIGUEL RODRIGO OLARTE PINZÓN

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

CONSEJO DE BOGOTÁ

CALLE 34 N- 27-36

Asunto: Solicitud de autorización para realizar ejercicio académico en la unidad de correspondencia y archivo de la entidad

Respetado Doctor

Nos dirigimos a usted con el fin de solicitar permiso para visitar las instalaciones de la entidad y realizar un análisis diagnostico, de la unidad de correspondencia y archivo. Los aprendices Saúl Martínez, Jenny Sánchez, Lorena Góngora, Nataly Romero, Yuri González, Johana Terreros, Liliana Gil, Yenny Bejarano, Jeimy Contreras, del programa Técnico en Asistencia en Organización de Archivos del Centro de Gestión Administrativa SENA.

Una vez realizado este ejercicio entregaremos a los instructores un informe con el diagnóstico realizado como parte de los logros del aprendizaje.

Agradecemos la atención prestada y quedaremos atentos

Cordial Saludo

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Saúl Antonio Martínez

Líder de grupo

Ficha 113444

REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA OO1

Fecha: Bogotá, 01 de noviembre de 2010

Hora: de las 13:30 a la 13:15 horas

Lugar: SENA Gestión administrativa, 8· piso

Coordinación Gestión Documental

Asistentes: Bejarano Yenny

Contreras Jeimy

Gil Liliana

Góngora Lorena

González Yuri

Martínez Saúl

Romero Nataly

Terreros Joanna

Ausentes: Sánchez Jenny

Orden Del Día:

1. Consolidación de la empresa2. Creación del blog3. Delegación de funciones

Desarrollo:

1. Consolidación de la empresa

Los integrantes postularon tres empresas las cuales fueron, STANTON & CIA S.A, THOMAS MTI y el CONSEJO DE BOGOTA. En el

2. Creación del blog

Fue elegida la integrante Romero Nataly para la elaboración del blog. Como resultado final se estableció la dirección http://senadocumentalconsejodebogota.blogspot.com/. L a cual tiene como contenido La Historia, La misión, La visión, Organigrama, Manuales de funcionamiento del Consejo de Bogotá al igual la ley 57 de 1985 Acceso a documentos Públicos

3. Delegación de funciones

Por medio de un común acuerdo se delego las funciones de acuerdo al conocimiento previó que tiene cada integrante. Las funciones son:

Sánchez Jenny: Presidente

Bejarano Yenny: Secretaria

Martínez Saúl: Gerente Administrativo

González Yuri: Recursos Humanos

Gil Liliana: Jefe de archivo

Romero Nataly; Asistencia en Archivo

Terreros Joanna: Asistencia en Archivo

Contreras Jeimy: Asistencia en Correspondencia

Góngora Lorena Asistencia en Correspondencia

Sánchez Jenny Bejarano Yenny

Presidente Secretaria

Martínez Saúl

Gerente Administrativo

González Yuri

Recursos Humanos

Gil Liliana

Jefe de archivo

Romero Nataly

Asistencia en Archivo

Terreros Joanna

Asistencia en Archivo

Contreras Jeimy

Asistencia en Correspondencia

Góngora Lorena

Asistencia en Correspondencia

LISTA DE CHEQUEO

FECHA 17/NOV/2010

CONSEJO DE BOGOTA

Utilizan los elementos de protección SI NO

Hay señalización con el nombre de la sección SI NO

Buena iluminación SI NO

Hay archivadores SI NO

se encuentra extintores SI NO

Hay plano de evacuación SI NO

Hay señalización de evacuación de emergencia SI NO

Se encuentra recipientes para el reciclaje de papeles SI NO

Hay circuito cerrado SI NO

Tiene la dotación necesaria para trabajar SI NO

Utilizan los implementos prevención SI NO

Cuentan con elementos de primeros auxilios SI NO

Cuantas salidas de emergencia se encuentras 1 A 2 más de 2

Hay ventanillas de atención al público SI NO

Donde almacenan documentos: - bodega - sótano - garaje

ENTREVISTA

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA.

1 ¿Que funciones desempeña?

Funciones hacinadas correspondientes a la entidad, recibir, sistematizar en el programa cordis para clasificar y ser entregadas a las áreas correspondientes.

2 ¿Cuántos funcionarios trabajan en le archivo?

5 personas las cuales:

Dos auxiliares reciben e ingresan al sistema cordis todos los documentos que ingresan al congreso tanto externo como interno.

Dos auxiliarles se encargan de la radicación y organización en los archivadores.

Un auxiliar se encarga de llevar los documentos en los alrededores del concejo de Bogotá.

3 ¿Qué documentos produce el concejo de Bogotá?

Derechos de petición Tutelas Actas Acuerdos Anales Informes Proyectos

4¿manejan tablas de retención?

No son necesarias en la unidad de correspondencia.

5¿Que tipos de documento se reciben?

Correspondencia de entidades, personas naturales y concejales.

BIBLIOGRAFIA

_ Concejo de Bogotá

Calle 37 N 28 A 28

Teléfono: 2088210

_ www.consejodebogota.gov.co

_ Biblioteca Carlos Lleras Restrepo