CHARLA GESTIÓN DE PROYECTOSEl arte de la comunicación

AGENDA Taller establecimiento de objetivos Conceptos básicos en gestión de

proyectos

Caso Práctico: Implementación tecnológicaFase de análisisFase de implantación

Conclusiones Mejores prácticas Dudas

TALLER ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Tres consignas sobre objetivos en la gestión de proyectos:

Establecer objetivos realistas y no ambiguos

Evaluar periódicamente si se están cumpliendo los objetivos

Implementar acciones correctivas.

Objetivos en un proyecto Variados: Objetivos del proyecto, del producto, de coste, de tiempo, de

los “stakeholders” (interesados). Se registran por vía documental:

Enunciado o declaración preliminar del alcance de proyecto Enunciado o declaración del alcance del proyecto

Los proyectos se consideran completos cuando se logran cumplir los objetivos.

Una razón para terminar un proyecto antes de su completitud, es no poder alcanzar los objetivos

Un entendimiento más completo de los objetivos se alcanza a lo largo del proyecto (conforme transcurre)

Forma parte del role de PM conseguir los objetivos del proyecto La razón de la existencia de las actividades de calidad es estar seguro

de que el proyecto consigue sus objetivos. La razón de los procesos de gestión de riesgos es analizar y reducir

amenazas y fomentar oportunidades a los objetivos del proyecto. Los factores que podrían impactar de forma negativa sobre los

objetivos del proyecto (amenazas, influencias de los stakeholders) deben ser observados y monitorizados.

Los proyectos requieren frecuentemente de acuerdos entre los requisitos y los objetivos de un proyecto.

Uno de los propósitos de desarrollar un plan de gestión de proyecto es determinar cómo se llevará a cabo el trabajo para conseguir los objetivos del proyecto

¿Qué es un proyecto? Temporal, con principio y fin, crea un único producto, servicio o resultado. Se elabora de forma progresiva

Grupos de Procesos de la gestión de

proyectos: iniciar, planificar, ejecutar,

monitorizar, controlar y cerrar.Áreas de conocimiento:

IntegraciónAlcanceTiempoCoste

CalidadRecursos humanos

ComunicacionesRiesgosCompras

Conocimiento que debe tener un PM: Gestión de equipos humanos, relaciones

interpersonales. Negociación Liderazgo Mentoring (de tutoría) Conocimiento del entorno del proyecto:

quienes son todos los interesados en el proyecto desde todas las perspectivas (stakeholders), por qué se está realizado dicho proyecto y cuál es el plan estratégico de la organización compañía/división encargada.

Si queréis saber mas……..

CASO PRÁCTICO Ámbito: Tecnología, pero encontrareis

situaciones que aplican a cualquier tipo de proyecto en otros ámbitos

Descripción: proyecto de implantación de un sistema de gestión integral para varios dpts. del Banco.

“Actores” principales: Empresa, Proveedor de Software, Consultora.

Equipo de proyecto ¿?. Ejercicio. Conclusiones sobre resultados de

proyectos reales

Un sistema de gestión integral es un software que permite gestionar todos los procesos de negocio de diferentes áreas de forma integrada. Por lo general, está compuesto de módulos, ofreciendo información cruzada de todos los procesos del negocio.

Este software debe ser adaptado para responder a las necesidades específicas de cada organización, y una vez implementado, debe permitir a los empleados del banco administrar eficazmente sus recursos y obtener información en tiempo real.

Un proyecto de este tipo pasa por varias etapas:

Análisis: fase en la que, tras analizar las necesidades y objetivos de la organización, se decide implementar un sistema de gestión integral.

Planificación: la fase de decisión sobre qué software concreto se quiere implantar, selección de proveedores que participarán en su implantación y qué otros recursos se van a necesitar.

Ejecución: la fase de implementación, incluyendo desarrollos, redefinición de procesos, formación del personal,…

Utilización: la etapa de uso y mantenimiento del sistema.

A través de la implantación de un sistema de gestión integral se pueden obtener enormes beneficios, pero el proyecto también puede ser un desastre para aquellas organizaciones que fracasan en la gestión del proceso.

FASE DE ANÁLISIS

El “objetivo” que prevalece ha sido el organizarse mejor. Después mejorar y por último la integración de sistemas, que es la capacidad que da nombre a este tipo de aplicaciones, lo cual resulta paradójico.

Un dato importante es poder estimar qué fuerzas dentro de una organización impulsan la toma de decisión para poner en marcha el proyecto: muy importante el apoyo de la dirección.

Resultados en implantaciones reales

FASE DE ANÁLISIS

En cuanto a las razones que empujan a seleccionar la implantación de una solución concreta, el argumento más ampliamente respetado es la funcionalidad que aporta el producto, muy por encima del resto de criterios que pueden ser considerados, e independientemente de tamaño y sector de la organización.

A pesar de la tremenda importancia que supone la actividad de consultoría necesaria para desarrollar un proyecto de este tipo, muchas veces se adopta la decisión con una actitud de “compra de producto”, más que de “contratación de servicio”.

Resultados en implantaciones reales

FASE DE IMPLANTACIÓNFactores de éxito genéricos Estratégicos (largo plazo) Factores de éxito genéricos Tácticos (corto plazo)

Organización Implicación de la direcciónCapacidad de adaptación de la empresaClaridad de los objetivos del proyectoElección de integrantes del equipo de proyecto Rediseño de los procedimientos de trabajoImplicación de los trabajadores de la empresa (usuarios)Papel del responsable interno de proyectoCercanía y disponibilidad del proveedor

Implicación de los mandos intermediosFlujo de información y comunicaciones durante el proyectoCumplimiento de la planificación establecidaPlan de formación de los usuariosActitud previsora de problemas de usoCapacidad del equipo consultorAgilidad con que se han resuelto situaciones no previstas

Tecnología Estrategia de implementación adecuadaTrabajo realizado para adaptar el producto a la forma de trabajo de la empresaVersión de software adecuada

Compatibilidad con los equipamientos informáticosCompatibilidad con el sistema y necesidades de comunicaciónCompatibilidad con Software preexistente

FASE DE IMPLANTACIÓN

Los tres principales factores de éxito identificados tanto por las empresas como por los proveedores han sido, en idéntico orden:

La capacidad del equipo consultor el papel que puede desempeñar el

responsable de proyecto en la empresa

la implicación de la dirección

Para nuestro proyecto

FASE DE IMPLANTACIÓNLos factores menos valorados por las empresas de cara

a afrontar un proyecto de estas características son los genuinamente tecnológicos, por este orden:

Compatibilidad con el Software preexistente Compatibilidad con los equipamientos informáticos Versión de software adecuada

Por su parte, los tres aspectos a los que las consultoras conceden menor importancia son todos estratégicos, y por este orden:

rediseño de los procedimientos de trabajo implicación de los trabajadores de la empresa

(usuarios) trabajo realizado para adaptar el producto a la forma

de trabajo de la empresa.

¿Qué conclusión sacáis?

FASE DE IMPLANTACIÓN

Queda puesto de manifiesto que cada una de las partes evita lo que

podríamos considerar el ámbito de conocimiento de la otra.

FASE DE IMPLANTACIÓN

Problemas detectados durante la implantación

………..

FASE DE IMPLANTACIÓN Según las Empresas

Perspectiva Factores problemáticos según las empresas

Organizacional TácticoTecnológico Estratégico

Organizacional Estratégico

Organizacional Táctico

Tecnológico EstratégicoOrganizacional TácticoOrganizacional TácticoOrganizacional Táctico

Tecnológico TácticoOrganizacional Táctico

Cumplimiento de la planificación establecidaEstrategia de implementación adecuada

Rediseño de los procedimientos de trabajoAgilidad con que se han resuelto situaciones no previstas

Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de trabajo de la empresa

Flujo de información y comunicaciones durante el proyectoActitud previsora de problemas de uso

Plan de formación de los usuariosCompatibilidad con el sistema y necesidades de

ComunicaciónCapacidad del equipo consultor

FASE DE IMPLANTACIÓN Según las consultoras

Perspectiva Factores problemáticos según las consultoras

Tecnológico táctico Organizacional Estratégico

Tecnológico estratégico

Organizacional TácticoTecnológico Táctico

Tecnológico TácticoTecnológico Táctico

Organizacional EstratégicoOrganizacional Táctico

Tecnológico estratégico

Compatibilidad con el Software preexistente Claridad de los objetivos del proyecto

Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma detrabajar de la empresa

Actitud previsora de problemas de usoTrabajo realizado para adaptar el producto a la forma de trabajo

de la empresaCompatibilidad con los equipamientos informáticos

Compatibilidad con el sistema y necesidades de comunicación Implicación de la dirección

Flujo de información y comunicaciones durante el proyecto Estrategia de implementación adecuada

CONCLUSIONES FINALES

La mayor parte de las implantaciones que no funcionan tanto a nivel de proyecto como de resultados se deben a una falta de previsión/planificación.

Se detecta más madurez en aquellas empresas que ya tienen un sistema de gestión implantado, y que han tenido tiempo para asimilar el anterior

CONCLUSIONES FINALES

Se presta poca atención a evaluar el impacto de la implementación

Los beneficios de implantar un sistema de gestión integral están claros para las empresas

Los fallos son subsanables

CONCLUSIONES FINALES

El ritmo de implantación debe ser establecido por la empresa, así como la decisión de pasar de una fase a otra

El problema no es que el consultor conozca o no el sector de actividad de la empresa, sino que la empresa conozca sus propios procesos

Se ayuda poco al consultor

CONCLUSIONES FINALES

La satisfacción disminuye al aumentar la envergadura del proyecto

Se confían en soluciones tecnológicas para solventar problemas organizativos

El mayor factor de éxito en las implantaciones es la madurez de la organización

La falta de formación adecuada de las personas en las que reside la capacidad de decisión les lleva a confiar en exceso en argumentos comerciales y descuidar criterios que deberían tener mayor peso

MEJORES PRACTICAS

Aunque muchas organizaciones aprovechan estos proyectos como una vía para organizarse mejor, quizás tenga más sentido el adelantarse y solucionar los problemas organizativos con carácter previo al inicio de los trabajos

La solución tecnológica no es una panacea que nos permita organizarnos mejor, al contrario es una herramienta que exige un nivel previo que no siempre se encuentra en las empresas.

MEJORES PRACTICAS

Análisis de necesidades y objetivos Se trata de establecer las especificaciones

que debe cumplir la solución que se desea implantar a partir de un análisis que a partir de la información recogida o suministrada por los responsables de las distintas áreas.

Análisis DAFO del proyecto Identificar y evaluar necesidades reales de

la empresa mediante un listado, y a partir de ahí, definir objetivos cuantificables y -muy importante-, acordes con la estrategia de la organización

MEJORES PRACTICAS

Estrategia de implementación: empezar con tiempo

Realizar una planificación realista del proyecto.

Probablemente realizar la implantación secuencialmente

El equipo de proyecto debe adaptarse

a las características de la

organización y del proyecto (tamaño,

alcance y complejidad), pero

resultará fundamental siempre la

participación de la dirección y la

figura de un responsable o líder del

proyecto.

MEJORES PRACTICAS

Elección del Sistema Conocer adecuadamente las

tecnologías disponibles Contactar con proveedores del

software Solicitar propuestas Tomar la decisión

MEJORES PRACTICAS

Selección de la consultora

• Tiempo estimado de implementación, fecha estimada de arranque del proyecto y de puesta en marcha del sistema.•Costes del proyecto, discriminado el coste de la implementación del coste de soporte post implementación.• Listado de consultores del equipo de trabajo con los CV de cada uno, función en el equipo, condiciones de sustitución.• Plan de contingencia en caso de no cumplir con el tiempo o presupuesto estimados.• Alcance del trabajo: implementación, mantenimiento, formación de usuarios• Listado con las obligaciones y recursos que tendrá que proveer la empresa• Experiencia en la implementación del sistema elegido: referencia de otros proyectos similares

MEJORES PRACTICAS

Inicio del proyecto Una vez seleccionada la tecnología y la

consultora, comunicar el inicio del proyecto a todos los implicados y fijar un cronograma provisional de implementación no muy detallado pero que fije una fecha para empezar a trabajar.

La empresa no debe olvidar que será ella quien deberá controlar la implantación, marcar el ritmo, llevar las riendas del proyecto.

Es muy importante saber comunicar los beneficios del proyecto a los integrantes de la organización para conseguir que todo el mundo perciba la potencial mejora

MEJORES PRACTICAS

Formación del personal La formación debe ser contemplada

separadamente por un lado a los directivos y mandos intermedios, y por otro lado, al resto del personal de la organización.

Hay que tener en cuenta la Importancia del orden de las actividades formativas: Es útil comenzar primero por los que participan en el proyecto y, además, no esperar a la fase de post-implementación.

Resulta adecuado realizar una evaluación previa del nivel que tiene el personal que utilizará la herramienta.

MUCHAS GRACIAS