Escuela Latinoamericana de Pensamiento y Diseo Sistmico (ELAPDIS) Alfonso Reyes AlvaradoUniversidad de los Andes, BogotJulio 10 y 11 de 2008Seminario de Verano sobre Diseo y Diagnstico Organizacional a partir de la Ciberntica Organizacional

Agenda de la segunda parteAforismos del ControlUna mtrica del control (variedad y complejidad)Ingeniera de Complejidad

Aforismos del controlControlar NO es reducir incertidumbre. Siempre es posible controlar una caja negra an cuando no se conozca su operacin interna.

El control organizacional es un proceso para cerrar la brecha entre el estado actual que observamos y el estado futuro que deseamos.

Coloquialmente hablando consiste en lograr los objetivos organizacionales deseados gestionando adecuadamente los recursos apropiados.El Control organizacionalUn proceso es un conjunto estable de actividades inter-relacionadas.

Variedad y complejidadVariedad: Nmero de posibles estados de un sistema. Es una medida de su potencialidad.Complejidad: Nmero de estados observados (distinciones) en un sistema. Es una medida de su actualidad.

El problema: la Complejidad Individual .vs. la Complejidad SituacionalDesempearse efectvamente en la situacinComplejidad situacionalComplejidad individual (en un dominio de accin)

El problema: la Complejidad Individual .vs. la Complejidad SituacionalMantener el planeador en el aire el mximo tiempo posibleLas distinciones que podemos hacer en una situacin para las cuales podemos producir diferentes respuestas (prcticas) definen nuestra complejidad en ese dominio de accin. (Ej: esquimales).

El problema

El problema del diseo organizacional: Intuicin .vs. heurstica

Ejemplos del manejo de situaciones complejasUn director siendo responsable de la gerencia de una entidad pblicaEl (la) jefe de la Oficina de Control Interno gerenciando su oficinaUn(a) profesor(a) encargada de dictar un curso de una maestraUna madre comunitaria encargada del cuidado de los nios de su cuadra

Gerencia de Complejidad En todos estos casos, las personas se enfrentan a un gran nmero de estados (distinciones) que pueden cambiar de una manera rpida e impredecible.

El manejo de complejidad se refiere a nuestra HABILIDAD para alcanzar y mantener un adecuado nivel de desempeo en tareas que son de nuestro inters.

Propsito de una TareaLe adscribimos un propsito implcito a lo que hacemos al hacer ciertas actividades y no otras.

Le adscribimos un propsito explcito a lo que hacemos al hacer una declaracin de para qu lo hacemos.

Gerencia de Complejidad Decimos que una situacin (o tarea) est fuera de control cuando no logramos un desempeo adecuado para el propsito que le adscribimos.

En otras palabras, cuando la complejidad de la situacin (el nmero de distinciones que observamos y que pueden afectar nuestro desempeo) es mayor que nuestra complejidad individual (el nmero de prcticas relevantes que tenemos in-corporadas).

[Por lo tanto, qu condicin debe cumplirse para que una situacin se encuentre bajo control?]

Manejo de Complejidad de una SituacinPerturba-ciones PEstrategias de Accin RComplejidad de la situacin (distinciones) = 16Complejidad del responsible (prcticas) = 8

Slo complejidad absorbe complejidadRoss AshbyLa Ley de Requisito de Variedad

Ley de requisito de variedadEsta Ley sugiere, en primera instancia, que entre ms complejo sea el sistema que est siendo regulado, ms complejo debe ser el regulador del sistema.

Ley de requisito de variedadSi una casa tiene solo un calentador, el termostato puede ser muy simple, dado que controlar solo a ese calentador.Sin embargo, si la casa tiene un calentador y un aire acondicionado, el termostato debe ser ms complejo tendr ms interruptores o botones- dado que debe controlar dos procesos: calentar y enfriar.

Atenuacin y Amplificacin de ComplejidadPerturba-ciones PEstrategias de Accin RComplejidad situacional = 6Complejidad del responsable = 6

Manejo de Complejidad de una situacinAmplificacinAtenuacinCs

CgCriterio de desempeo

Gerencia de ComplejidadCualquier herramienta, mecanismo o procedimiento que reduzca el nmero de estados en una situacin o el nmero de distinciones que hacemos en una situacin, es un ATENUADOR DE COMPLEJIDAD.

La ignorancia es un fuerte atenuador de complejidad. Cmo sabemos qu podemos ignorar? Rta: Aquello que no afecte negativamente nuestro desempeo para lograr el propsito que esperamos.

Gerencia de ComplejidadEn general, un agrupamiento de distinciones (o clasificacin) en categorias o un ordenamiento de ellas bajo cierto criterio, constituyen ejemplos de atenuadores de complejidad.

Ejemplos: sectorizacin de la ciudad para las notificaciones judiciales; agrupacin de seguros por categorias; clasificacin de quejas y reclamos por tipo.

Gerencia de ComplejidadCualquier herramienta, mecanismo o procedimiento que incremente nuestra capacidad de respuesta en una situacin constituye un AMPLIFICADOR DE COMPLEJIDAD.

Ejemplos: Un grupo de notificadores por sector con transporte adecuado; un grupo de profesionales especializados en cada tipo de seguro o queja con los procedimientos y recursos respectivos.

Gerencia de Complejidad La gerencia de complejidad en una situacin require del diseo (a un costo mnimo para la gente, los recursos y el medio ambiente) de pares de atenuadores y amplificadores de complejidad.

Gerencia de ComplejidadMtodoAdscribir un propsito al dominio de accin (tarea).Determinar un criterio de desempeo.Determinar los generadores de complejidad relevantes.Disear e implantar herramientas, mecanismos y procedimientos (en pares) para atenuar la complejidad de la situacin y amplificar nuestra capacidad de respuesta.

Gerencia de ComplejidadSntesis

Gerencia de ComplejidadEjemploPropsitoLograr que los estudiantes comprendan los conceptos

Gerencia de Complejidad En el ejemplo anterior el(la) profesor(a) podra tambin crear una pgina del curso en Internet y propiciar la discusin de los estudiantes entre si. El (la) profesor(a) entrara a resolver las preguntas que entre los propios estudiantes no hayan podido resolver. Esto se denomina Complejidad Residual.

Gerencia de Complejidad En general, promover mecanismos mediante los cuales se logra absorver gran parte de la complejidad en la situacin misma (es decir, propiciar procesos de auto-organizacin y auto-regulacin) es una de las mejores estrategias para la gerencia de complejidad.

Gerencia de Complejidad

Ingeniera de variedadLa ley de requisito de variedad no slo aplica para la regulacin de mquinas y cuerpos humanos, sino tambin para los sistemas sociales. Por ejemplo, es bien conocido el problema de la congestin vehicular en el centro de las ciudades

Ingeniera de variedadEn este caso el flujo de vehculos puede regularse ampliando la capacidad del sistema de transporte pblico (mediante la ampliacin de vas y la construccin del Transmilenio)

Ingeniera de variedad y simultaneamente reduciendo el flujo de vehculos hacia el centro de la ciudad (mediante medidas como el pico y placa, incrementando el valor de los parqueaderos en el centro o impulsando el uso de las bicicletas con las ciclorutas)

The law of requisite variety not only applies to controlling machines and human bodies, but to social systems as well. For example, in order to control crime, it is not necessary or feasible to have one policeman for each citizen, because not all activities of citizens need regulation . . .