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HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT: 811.014.798-1

HIDROELÉCTRICA

ITUANGO Ni. á ~ir

Código: PSI16

Versión: 1

Si.

HIDROELÉCTRICA

MANUAL ANTIFRAUDES Fecha Aprobación:

septiembre 26

Nro. de páginas:15

MANUAL ANTIFRAUDES DE LA HIDROELECTRICA ITUANGO

S.A. E.S.P

2013

4 ITUANGO

Si. A v.1110.

Naturalmente... iBuena energía! Calle 7 sur 42 — 70 - Oficina 2202 Edificio Fórum Centro de Negocios

PBX: (574) 460 00 80 Fax: (574) 314 14 95 Medellín, Colombia

www.hidroituango.com.co

HIDROELÉCTRICA


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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. MARCO DE REFERENCIA

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Criterios

4.1.1. Medios para recibir denuncias

4.1.2. Intolerancia a situaciones fraudulentas

4.1.3. Atención y actuación .

4.1.4. Presunción de inocencia y legalidad de las actuaciones

4.1.5. Confidencialidad

4.1.6. No pago de recompensas o beneficios.

4.2. Ámbito de aplicación

4.3. Tipos de fraude

4 3 1 Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de la

empresa.

4.3.2. Manejo inadecuado de activos de información

4.3.3. Corrupción

4.3.4. Falsedad de informes

4.4. Sanciones

5. MARCO DE ACTUACIÓN

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Comité Directivo

6.2. Gerencia General

6.3. Dirección Control Interno

6.4. Empleados

7. PROCEDIMIENTO ATENCIÓN FRAUDES

8. REFERENCIA NORMATIVA

9. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL MANUAL


PBX: (574) 460 00 80 Fax: (574) 314 14 95 Medellin, Colombia


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NIT: 811.014.798-1

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PRESENTACION.

La Sociedad Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P; como entidad del orden

departamental, en cumplimiento de lo estipulado por la Ley 1474 de 2011,

siguiendo los planteamientos de la metodología diseñada por la Secretaría

de Transparencia de la Presidencia de la República, en coordinación con la

Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento

Administrativo de la Función Pública, el Programa Nacional del Servicio al

Ciudadano y la Dirección de Seguimiento y Evaluación a Políticas Públicas

del Departamento Nacional de Planeación, ha elaborado el presente Manual

en el marco de la estrategia nacional de Lucha contra la Corrupción y de

Atención al Ciudadano.

El Manual Antifraudes de Hidroituango, es un instrumento orientado a la

identificación y formalización del proceso de prevención, detección y

respuesta al fraude en la empresa y a la efectividad del control de la gestión

institucional.

Este Manual Antifraudes se elaboró conforme a los parámetros diseñados en

la herramienta "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano".




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NIT: 811.014.798-1

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OBJETIVO

El Manual Antifraude de Hidroituango es un marco de referencia que busca

formalizar y fijar su posición respecto al fraude, declarando una cultura de no

tolerancia y estableciendo lineamientos y responsabilidades para su

prevención, detección, investigación y respuesta.

Con el seguimiento del Manual se promueve fomentar la prevención y

detección de posibles situaciones de comportamientos no éticos o

fraudulentos y el tratamiento adecuado y oportuno de las mismas, para

proteger la transparencia como un valor fundamental en las actuaciones de

Hidroituango y sus empleados.

Con el cumplimiento de este manual se espera fortalecer la cultura

anticorrupción basada en la Honestidad, Transparencia Y

Responsabilidad, valores definidos en el Código de Ética de la empresa.

2. ALCANCE

✓ Suministrar los lineamientos para la identificación, prevención, protección,

control, atención y transferencia del riesgo de fraude.

,•7 Definir y describir el tratamiento de las situaciones que involucren la

transgresión de la Declaración de Comportamientos Éticos.




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NIT - 811 014 798-1

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3. MARCO DE REFERENCIA

La interpretación y aplicación de este Manual deberá ser coherente con lo

definido en el Código de Buen Gobierno, Código de Ética y demás

normatividad interna y externa aplicable.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. CRITERIOS

Hidroituango atenderá las situaciones fraudulentas con un protocolo basado

en los siguientes criterios:

4.1.1. Medios para recibir denuncias: Para recibir denuncias de terceros,

Hidroituango habilitó la línea telefónica 4600080 extensión 119 y la página

web: wwwhidroituango.com.co Link Contáctenos y el E-mail

[email protected]

El personal de la empresa debe presentar sus denuncias directamente a la

Dirección Control Interno.

El reporte será recibido garantizando la confidencialidad de la información y

de la persona que la presenta.

4.1.2. Intolerancia a situaciones fraudulentas: Hidroituango no tolera:

✓ Ningún acto intencional fraudulento, contra la Ley. o en contra de la

Declaración de Comportamientos Éticos.




• HIDROELÉCTRICA

ITUANGO No. A ~ir


✓ La corrupción en ninguna de sus formas, incluidas la extorsión y el

soborno.

✓ Que se ofrezca pagar u ofrecer pagar cualquier cosa de valor, directa

o indirectamente a un tercero, para obtener una ventaja de negocios.

✓ Inexactitudes intencionales en las transacciones, estados financieros y

revelaciones de los mismos.

4.1.3. Atención y Actuación:

✓ La Empresa atenderá de manera diligente cualquier situación no ética,

de fraude o delito de la que tenga conocimiento:

✓ La Empresa dispondrá de canales de comunicación para el reporte de

situaciones no éticas, de fraude o delitos las cuales podrán hacerse de

forma anónima.

✓ La Dirección Control Interno realizará un análisis preliminar de la

denuncia y definirá las acciones que se requieran según sea el caso.

✓ La empresa ejecutará las acciones de carácter administrativo y legal

pertinentes que resulten de las investigaciones.

✓ La Empresa apoya a las autoridades y entes de control en su lucha

contra situaciones no éticas, de fraude o delitos que puedan constituir

una conducta punible.

✓ Se aplicarán las Directrices del Reglamento Interno de Trabajo, de los

Contratos Colectivos y otra regulación interna que aplique.

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NIT: 811.014.798-1

4.1.4. Presunción de inocencia y legalidad de las actuaciones:

✓ En caso de que un empleado sea señalado de incurrir en una

situación fraudulenta, éste será considerado inocente hasta que se le

demuestre lo contrario y, en todo caso. será tratado de manera justa y

consistente. dentro del marco de la ley.

✓ En todos los casos se respetará el Debido Proceso.

✓ En ningún caso se llevarán a cabo procedimientos ilegales en

desarrollo de una investigación.

4.1.5. Confidencialidad: La empresa y los empleados guardarán la

confidencialidad de la investigación y los resultados que implica una situación

de fraude o delito en el proceso de investigación.

4.1.6. No pago de recompensa o beneficios: En ningún caso la empresa

pagará recompensas a quien denuncie situaciones no éticas.

4.2. Ámbito de aplicación

La aplicación del presente Manual, incluye a los directivos y a todos los

empleados y contratistas de la empresa.

El cumplimiento del presente manual será supervisado por la Dirección

Control Interno.

4.3. Tipos de fraude

Los fraudes se clasifican en:




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ITUANGO HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT: 811.014.798-1

✓ Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de

la empresa.

✓ Manejo inadecuado de activos de información.

✓ Corrupción.

✓ Falsedad en informes.

4.3.1. Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros

bienes de la empresa: Cambio ilícito de destinación o uso indebido de los

recursos financieros y otros bienes de la empresa y/o administrados por ella,

para favorecer intereses propios o de terceros. A continuación se incluyen

algunos casos contemplados en esta categoría, los cuales no limitan la

existencia de otros adicionales:

✓ Apropiación o uso indebido de bienes, equipos o inventarios,

malversación de fondos, pagos a proveedores ficticios, pagos dobles,

manipulación de excedentes de tesorería, apropiación de dineros,

inadecuada utilización de fondos de caja menor, entre otros, cuya propiedad

sea de la empresa o administrados por ella.

✓ Conceptos ficticios de compensación.

✓ Sobrepaso de los límites autorizados de gasto.

4.3.2. Manejo inadecuado de activos de información: Crear, acceder,

eliminar, modificar, alterar, divulgar o usar activos de información de manera

inapropiada y/o dolosa con fines indebidos o para beneficio personal. A

continuación se incluyen algunos tipos de activos de información

contemplados en esta categoría, los cuales no limitan la existencia de otros

adicionales:

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4 HIDROELÉCTRICA

ITUANGO HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT: 811,014798-1

✓ Activos digitales de información: es la información estructurada y no

estructurada que reside en o se transmite mediante los elementos de

Tecnologías de Información y a los cuales la organización debe procurar su

adecuada integridad y custodia.

✓ Elemento de TI: productos que soportan la gestión de activos digitales

de información. Esto incluye, pero no está limitado a: estaciones de trabajo,

sistemas operativos, dispositivos móviles, software, medios de

almacenamiento, servidores, cuentas de usuarios, navegación en Internet,

redes, correo electrónico, servicio de transferencia de archivos, entre otros.

4.3.3. Corrupción.

Ver Manual Anticorrupción de Hidroituango Código PSI16.

4.3.4. Falsedad en informes: Creación, eliminación, modificación, alteración

o divulgación de cualquier tipo de información tendiente a distorsionar la

realidad del desempeño propio, de la empresa en general, o de terceros. A

continuación se incluyen algunos casos contemplados en esta categoría, los

cuales no limitan la existencia de otros adicionales:

✓ Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente o

para acceder a bonificaciones.

✓ Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, entidades

financieras, reguladores o terceros en general.

✓ Manipulación de estados financieros: reconocimiento inapropiado de

ingresos, sobreestimación o subestimación de activos, subestimación de

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I NIT 811.014.798-1

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pasivos, estimados significativos y no acordes con la realidad del negocio,

entre otros.

✓ Ocultamiento y violación deliberada a normas cambiarias, impositivas,

contables, de seguridad industrial, salud ocupacional, ambientales y en

general de la normatividad aplicable a Hidroituango.

✓ Ocultamiento de errores contables.

4.4. Sanciones

Hidroituango atendiendo su principio de no tolerancia a los actos de fraude y

su compromiso por el cumplimiento permanente de políticas, procedimientos

y pautas de comportamiento incluidas en el Código de Buen Gobierno,

Código de Ética, y en este Manual Antifraudes, espera que sus directivos,

empleados y contratistas los cumplan y promuevan su cumplimiento.

El incumplimiento de este Manual será objeto de sanciones de tipo

disciplinario, penal, laboral que podrán llegar hasta la terminación del

contrato de trabajo, sin prejuicio de las acciones legales a que haya lugar,

según leyes aplicables vigentes, tales como la Ley 1474 de 2011 (Estatuto

Anticorrupción).

5. MARCO DE ACTUACIÓN

Para Hidroituango, la ética es un elemento diferenciador y dinamizador de su

gestión, propenderá porque ésta sea ejecutada dentro de los más altos

estándares de transparencia y buenas prácticas empresariales e




01 ■ HIDROELÉCTRICA


incorporando una cultura de prevención y administración de acciones

fraudulentas.

Consecuente con ello, Hidroituango establece los siguientes criterios

generales, que definen la voluntad de actuación frente a la prevención,

detección, investigación y respuesta de posibles hechos fraudulentos. Estos

criterios, son de obligatorio cumplimiento y no son discrecionales en su

interpretación o aplicación:

a. Se promueve una cultura de no tolerancia al fraude. Los directivos y

empleados marcan la pauta, a través de su actuar y sus decisiones,

del compromiso irrestricto de Hidroituango con una posición

intolerante a los hechos fraudulentos.

b. El enfoque adoptado organizacionalmente es predominantemente

preventivo, de tal forma que las vulnerabilidades son minimizadas

desde su origen, a través de adecuados criterios de diseño

organizacional y programas de transformación cultural.

c. La exposición al riesgo de fraude será evaluada sistemática y

periódicamente con el fin de implementar medidas efectivas que

permitan su adecuada y oportuna detección y gestión.

d. En el ámbito de las relaciones de confianza establecidas con los

diferentes grupos de interés, Hidroituango genera un ambiente de

colaboración mutua y respeto de los intereses comunes, es por ello

que desarrolla estrategias antifraude que contribuyan al fortalecimiento

de relaciones de largo plazo y el logro de la sostenibilidad empresarial.

e. Todos los directivos y colaboradores deben reportar a la Dirección

Control Interno, cualquier tipo de información, duda o sospecha de

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NIT: 811.014.798-1 `sir

actos fraudulentos. Este tipo de reportes serán manejados con

absoluta reserva y garantizando su confidencialidad.

f. Toda posible acción fraudulenta, independientemente de las cuantías,

características o implicados, tendrá una respuesta de la

administración, quien verificará los hechos reportados y tomará las

acciones administrativas pertinentes, respetando lo establecido en la

normatividad aplicable.

g. La empresa, cuando sea procedente, pondrán en conocimiento de las

autoridades competentes todas las conductas que contraríen lo

previsto en este Manual e igualmente emprenderá y acompañará las

acciones judiciales que sean pertinentes.

h. En caso de presentarse un fraude, la información que requieran los

públicos de interés será trasparente, imparcial y objetiva.

6. RESPONSABILIDADES.

Para asegurar la efectiva aplicación de este Manual, se detallan a

continuación las responsabilidades del personal.

6.1. Comité Directivo

Revisar y actualizar el Manual, y definir estrategias para prevenir

fraudes.

✓ Verificar que la evaluación de riesgos de fraude se haga de manera

adecuada y se implementen medidas efectivas de prevención, detección,

investigación y respuesta.




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NIT: 811.014.798-1 ~Ir ✓ Actualizar normas internas que permitan enfrentar en mejor forma los

riesgos por fraude.

✓ Dar lineamientos respecto de los controles a establecer para la gestión

adecuada del riesgo de fraude.

✓ Demostrar compromiso con el Manual y dar el ejemplo con sus

acciones y expresiones para promover una cultura ética, antifraude y de

cumplimiento en la empresa.

✓ Crear y fomentar una cultura de no tolerancia al fraude.

6.2. Gerencia General

✓ Aprobar este Manual y sus modificaciones.

✓ Aprobar el procedimiento Atención de Fraudes.

✓ Revisar informes de situaciones fraudulentas presentados por la Dirección

Control Interno y determinar si aplica procedimientos administrativos y/o

disciplinarios y si es el caso dar traslado del hecho a las autoridades

competentes.

6.3. Dirección Control Interno

✓ Desarrollar un plan de auditoría que considere evaluar el cumplimiento

y el monitoreo del Manual Antifraude.

✓ Proveer seguridad razonable a la Dirección que los controles

antifraude son suficientes para mitigar los riesgos por este motivo y que

dichos controles están funcionando efectivamente.




41 0 / 11 HIDROELÉCTRICA

ITUANGO %L. ".10.


Informar al Comité Directivo las deficiencias identificadas en sus

auditorías que evidencien posibles actos de fraude en la empresa.

✓ Reportar al Comité Directivo el estado de las denuncias/eventos

relacionados con eventos de fraude reportados.

6.4. Empleados

✓ Conocer, comprender y aplicar el Manual Antifraudes.

✓ Informar o denunciar las dudas o sospechas de posibles hechos

fraudulentos y colaborar con las investigaciones de fraudes.

7. PROCEDIMIENTO ATENCIÓN FRAUDES

Con el propósito de dar un tratamiento adecuado y oportuno a las

posibles situaciones de comportamientos fraudulentos, Hidroituango

implementó el Procedimiento Atención Fraudes. (Ver Procedimiento

Atención Fraudes Código: PSI 07).

8. REFERENCIA NORMATIVA

✓ Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción)

✓ Ley 190 de 1995 y sus modificaciones.

✓ Ley 599 de 2000, Código Penal Colombiano

✓ Plan anticorrupción y atención al ciudadano de la hidroeléctrica Ituango

S.A. E.S.P.

El presente Manual Antifraudes se publica para su divulgación a los 26 días del mes de septiembre de 2013 a través de la página web de la Empresa.





..1/ HIDROELÉCTRICA

ITUANGO

9. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL MANUAL

Nombre y cargo

PROYECTÓ REVISÓ APROBÓ

Isabel C. Cardozo García

Profesional Secretaría General

Elkin Restrepo Posada Dirección Financiera y

Administrativa

Andrés Botero Baena Di ector Control Interno

Eliana Saldarriaga

Escobar

Secretaría General

Oscar Jaramillo Hurtado.

Gerente General (S)

Firmas

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