PROV_2017_124_S Triple-S Salud y Triple-S Advantage, Inc. son concesionarios independientes de BlueCross and BlueShield Association

CARTA CIRCULAR #M1712149 1 de diciembre de 2017

A todos los hospitales participantes de la red de proveedores de Triple-S Salud, Inc. y Triple-S Advantage, Inc. (en adelante Triple-S)

Nueva Aplicación para el Registro Electrónico de Admisiones Hospitalarias

Durante este año, Triple-S ha estado trabajando en el desarrollo y lanzamiento de varias iniciativas innovadoras para mejorar la interoperabilidad y proveer mejoras a la tecnología puesta a la disposición de nuestros proveedores con el propósito de apoyarlos con mayores eficiencias operacionales y labores administrativas. A partir del 12 de enero de 2018 los Hospitales de nuestra red tendrán acceso a Mi Triple-S (www.mitriples.com), la nueva plataforma colaborativa que permitirá que proveedores, pacientes, cuidadores y aquellas personas que inciden sobre el cuidado de salud, tengan mayor conectividad y acceso a información necesaria para fomentar la calidad y continuidad de cuidado para los afiliados de Triple-S Advantage (“Afiliados”) y asegurados de Triple-S Salud (“Asegurados”) Care Summary, es una aplicación disponible a través de Mi Triple-S, que permite a los proveedores, incluyendo a los hospitales de nuestra red, acceso remoto a un resumen de cuidado detallado para nuestros Afiliados, que detalla el historial médico y actividad clínica basada en la información almacenada en los sistemas de Triple-S. Entre aquella información importante y relevante disponible en la aplicación Care Summary se encuentra información del Medico Primario del paciente, enfermedades o condiciones de salud diagnosticadas, alertas relacionadas a medidas HEDIS & Stars, un listado detallado de medicamentos recetados, historial de visitas a Salas de Emergencias, procedimientos ambulatorios previos, visitas a oficinas médicas, incluyendo a especialistas, información relacionada a admisiones previas, imágenes de diagnóstico, entre otras. Care Summary representa una herramienta útil disponible para múltiples proveedores de servicios de salud que trabajan en diversos entornos quienes colaboran en lograr un fin común, mejorar la calidad en los servicios y proveer tratamiento específico para los afiliados de Triple-S Advantage. Esta herramienta permite a los proveedores de servicios de salud acceso a información médica valiosa, incluyendo datos clínicos importantes de pacientes que en ocasiones presentan dificultad para recordar los mismos, esto con el objetivo de impactar positivamente resultados reduciendo duplicidad o la prescripción de órdenes innecesarias para pruebas, medicamentos, y terapias. Además, Mi Triple-S incluye una nueva aplicación llamada Census Management. Census Management ha de ser utilizada por nuestros proveedores para el registro de admisiones y altas de nuestros Asegurados y Afiliados en los hospitales de la red. Census Management también le permite a los hospitales anejar documentos relacionados a una admisión, como el Resumen de Alta, Reporte de Reconciliación de Medicamentos, resultados de laboratorios, entre otros, cuya información es requerida para proveer continuidad de cuidado de una manera adecuada para aquellos pacientes post-alta. Para su conveniencia, incluimos el manual de instrucciones para Mi Triple-S en formato de guía rápida cuyo documento asistirá al usuario con el registro y preguntas relacionadas al uso de la aplicación de Census Management.

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Es importante aclarar que la implementación de Census Management no afecta los registros de admisiones relacionados a los beneficiarios del Plan de Salud del Gobierno, ya que estos seguirán administrándose a través del Canal de Servicios Electrónicos (www.ssspr.com), dentro de las primeras 24 horas de la admisión y sujeto a los protocolos existentes para los programa guardia en vigor. Referente a la línea de negocio de Medicare Advantage, el enlace de Census Web a través de

https://webgw.sssadvantage.com/Census/ se inactivará a partir del 12 de enero de 2018. Referente

al uso de “Ses Web” para nuestra línea de negocio Comercial, favor tomar nota que la misma permanecerá disponible para todo otro propósito que no sea el registro de admisiones y altas en hospital. Además, es importante recalcar que esta comunicación no altera el requisito de registrar admisiones para Afiliados y Asegurados dentro del término requerido (48 horas), así como tampoco modifica los términos para el sometimiento de expedientes al Analista de Revisión de Utilización de Triple-S. De igual modo, esta notificación no altera las instrucciones impartidas mediante Carta Circular #M1506072 del pasado 8 de junio de 2015. No obstante, es importante destacar que este cambio de plataforma sustituye uso de la aplicación de Census para la línea de negocios Medicare Advantage dejando sin efecto las aquellas disposiciones relacionadas a Census según comunicado en la Carta Circular TSA-MM-0105-2016. Personal de Triple-S estará contactando al Director de Informática y Tecnología (IT) del hospital para coordinar un adiestramiento en persona y facilitar la adopción e uso de esta nueva tecnología. Agradeciendo siempre el excelente servicio brindado a nuestros asegurados y afiliados, le exhortamos que, de surgir alguna duda o pregunta con relación a los registros, se comunique al Centro de Servicio al Proveedor a los siguientes números de teléfono 1-877-357-9777 para la línea Comercial y 1-855-886-7474 para la línea de Medicare Advantage.

Cordialmente, Tammie L. Phillips, RN BSN, MS Dionnel Pérez-Morales Vicepresidenta Senior Vicepresidente Manejo de Estrategias Clínicas y Operaciones División de Administración de la Red

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CIRCULAR LETTER #M1712149 December 1, 2017

To all Triple-S Salud, Inc. and Triple-S Advantage, Inc. (onward Triple-S) Network Hospitals: New Application for Electronic Registration of Hospital Admissions

Throughout this year, Triple-S has continued to work on the development and launching of innovative approaches to improve interoperability and use of enhanced technology that supports healthcare providers in the administration of daily activities and other operational efficiencies. As of January 12, 2018, Network Hospitals will have access to Mi Triple-S, (www.mitriples.com), a new collaboration platform that allows healthcare providers, patients, care givers and those responsible for the delivery of healthcare services to connect and access information necessary to improve the quality and care coordination for Triple-S Advantage members (“Members”) and individuals covered by a commercial health plan subscribed through Triple-S Salud (“Insureds”). Care Summary, an application available through Mi Triple-S, allows a diversity of healthcare providers, including Network Hospitals, remote access to a comprehensive document for our Members that sets forth a patient’s medical history and clinical activity based on information stored in Triple-S’ system. Among the information made available through Care Summary is the patient’s primary care physician of record, reported conditions and diagnosis, HEDIS & Stars alerts, a detailed list of prescribed drugs, prior Emergency Department visits, outpatient procedures, office visits, including visits to a specialist, diagnostic imaging, and inpatient admissions history, among others. Care Summary represents a resourceful tool available to multiple healthcare providers in diverse settings that work towards the common goal of providing better quality and targeted treatment for Triple-S Members. This tool allows healthcare providers access to valuable medical information, including important clinical data of those patients who may have difficulty remembering the same, with the objective of positively impacting outcomes by reducing events of duplicate or unnecessary orders for tests, medication and therapy. In addition, Mi Triple-S introduces its users to an application known as Census Management. Census Management is intended to be used by Hospitals as the vehicle to register admissions and discharges for Triple-S Members and Insureds. Census Management allows Hospitals to attach documentation related to an admission such as the Discharge Summary, Medication Reconciliation Report, Laboratory Test Results, among other, which is key in providing for proper care coordination as patient’s transition to an outpatient setting. Attached in the form of a Quick Reference Guide, is additional information regarding Mi Triple-S that will assist with sign up, login and use of the Census Management application. It is important to note that the implementation of Census Management does not impact the registration of admissions for Triple-S Salud Government Health Plan (PSG) beneficiaries which shall continue to be managed through www.ssspr.com, Canal de Servicios Electrónicos, within

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the first 24 hours of admission and subject to applicable on-call program protocols currently in effect. Regarding the Medicare Advantage line of business, please note that on January 12, 2018 the

link to Census Web (https://webgw.sssadvantage.com/Census/) will be deactivated and will no

longer be in use for registering admissions of Members. Regarding the commercial line of business and use of “SES Web”, please note that the same will continue available for purposes other than the registration of admissions and discharges for Insureds. In addition, it is important to note that the following notice does not alter the requirement to perform the timely registration of admissions for Members and Insureds (within 48 hours), nor does it change the time allotted for submission of files to the Triple-S Utilization Review Analyst. In addition, this notice does not impact appeals processes nor the provisions of Circular Letter #M1506072 dated June 8, 2015. Nonetheless, this change in platform substitutes the Census application for our Medicare Advantage line of business, and therefore guidance related to Census as stated in Circular Letter TSA-MM-0105-2016 will no longer be in effect. Triple-S will be contacting your IT Director to coordinate in person training to facilitate the adoption and use of this new technology. We are greatly appreciative of the excellent service provided to our Members and Insureds. If you have any questions concerning this letter, please contact the Provider Customer Service Department at 1-877-357-9777 for Commercial and 1-855-886-7474 for Medicare Advantage.

Cordially, Tammie L. Phillips, RN, BSN, MS Dionnel Pérez-Morales Senior Vice President Vice President Clinical Management Strategic & Operations Network Management Division

1  Rev  7/2017  

 

   

 

 

 

 

 

 

 

GUÍA  DE  REFERENCIA  RAPIDA  “CENSUS  MANAGEMENT”  

 

 

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

2  Rev  7/2017  

Introducción:  

Esta  guía  le  ofrece  instrucciones  sobre  cómo  utilizar  la  aplicación  de  “Census  Management”  de  la  plataforma  colaborativa  Mi  Triple-­‐S.    Esta  aplicación  está  disponible  para  que  el  usuario  pueda  revisar  y  trabajar  con  el  censo  del  hospital.  

Este  proceso  se  tramita  a  través  de  la  plataforma  brindando  así  la  facilidad  de  hacer  los  siguientes  pasos  que  se  describen  a  continuación.  

 

Census:  

Esta  aplicación  se  encuentra  disponible  en  la  sección  “My  Applications”  en  la  opción  “Census”  de  la  plataforma  Mi  Triple-­‐S.  

La  aplicación  a  ser  utilizada  es  la  siguiente:  

   

Al  presionar  esta  opción  la  herramienta  le  presentará  la  siguiente  pantalla:  

 

 

 

Pasos  para  crear  una  admisión:  

•   Oprima  el  botón  “Create  Admission”  •   El     usuario     debe     completar     los     siguientes     campos  

requeridos  en  (Rojo):  a)   “Line  of  Business”  

 

3  Rev  7/2017  

b)    “Member  ID”        

c)    “Admission  Date”  

 

 

•      Seleccionar  el  botón  “Search”    

 

Nota:  La  herramienta  va  a  desplegar  información  relacionada  a  ese  “Member  Id”  donde  el  usuario  podrá  confirmar  la  información  del  paciente  que  está  admitiendo.  

 

Pasos  para  continuar  el  proceso  de  admisión.  

 

•   El  usuario  debe  completar  los  siguientes  campos  requeridos  en  (Rojo):  

 

a.      “Admission  Type”  

 

b.        “Admitting  Source”  

 

c.      “Admitting  Physician”  

 

•   Escriba  el  número  de  NPI  del  médico  que  admite.  

 

                             

 

 

 

 

 

 

4  Rev  7/2017  

•   Si  no  encuentra,  puede  utilizar  la  opción  “Enter  data  manually”  (El  botón  tornará  color  anaranjado  al  encenderlo)  para  así  poder  entrar  el  “Rendering  NPI”  y    nombre.                    •      Luego  de  completar  los  datos  oprima  el  botón  “Select”.        •   Ir  a  la  sección  Admitting  Diagnosis”  y  en  la  opción  “Enter  code  to  search”  y  entre  el  o  los  códigos  de  diagnósticos  por  el  cual  el  paciente  será  admitido.            

 

 

•   La    plataforma    provee    una    opción    para    incluir  notas  en  el  caso  de  que  el  usuario  lo  decida.        •      Oprima  botón  “Create”.        •   La  plataforma  presentará  un  aviso  para  confirmar  la  creación  de  la  admisión.  El  usuario  debe  oprimir  el  botón  “Create”.    

5  Rev  7/2017  

•   Para        finalizar,        la        plataforma        presentará        otro        aviso        de  confirmación  indicando  que  ya  la  admisión  está  creada.  El  usuario  debe  oprimir  el  botón  “Ok”.      

   En  la  pantalla  principal  el  usuario  podrá  confirmar  que  la  admisión  fue  creada.  

                       

 En  esta  pantalla  la  lista  mostrará  la  siguiente  información:  

   •   Member  ID  –  Número  de  identificación  del  

paciente  •   Case  #  –  Número  de  caso  (Utilizará  el  

hospital  para  facturar)  •   Member  Name  -­‐  Nombre  del  paciente   •   Admission  Date  –  Fecha  de  admisión.  •   Gender  –  Género  del  paciente   •   LOS  –  Días  de  hospitalización  del  paciente  

 

 

¿Cómo  editar  una  admisión?:  

 

En  esta  opción  el  usuario  podrá  cancelar  una  admisión,  dar  de  alta  a  un  paciente  y  atachar  documentos  

   

•   Oprima  el  botón  “Edit”.      

6  Rev  7/2017  

Nota:  En  esta  pantalla  la  plataforma  presenta  un  resumen  de  los  datos  de  la  admisión  y  demográfico  del  paciente.  

 En  la  parte  baja  de  la  pantalla  existen  dos  botones  llamados:  “Create  Discharge”  y  “Cancel  Admission”.  

 ¿Cómo  crear  el  alta  de  un  paciente?:  

 •   Oprima  el  botón  “Create  Discharge”.  

 

El  usuario  deberá  completar  los  campos  requeridos  identificados  en  (Rojo):  

       •      Seleccionar  la  fecha  de  alta  “Discharge  Date”.        •      Seleccionar  la  razón  del  alta  “Discharge  Reason”.        

7  Rev  7/2017  

 •        Seleccionar  la  transferencia  del  paciente  “Transferred  Hospital/Facility”  (En  el  caso  que  aplique).    

¿Cómo    buscar    una  facilidad?      

•   Escriba  el  número  de  NPI.          En  el  caso  de  que  no  encuentre  el  proveedor  utilizando  el  método  de  búsqueda  anterior,  la  plataforma  provee  como  opción  adicional  para  añadir  manualmente  la  facilidad.              •      Oprima  el  botón  “Select”  para  terminar  la  transacción.                •      Seleccionar  los  diagnósticos  de  alta.                    

8  Rev  7/2017  

•   La  plataforma  provee  una  opción  de  notas  en  el  caso  de  que  el  usuario  decida  incluir  información  adicional.          •   Favor  adjuntar  los  documentos  requeridos  en  color  (Rojo).        Nota:  Los  documentos  se  pueden  adjuntar  en  otro  momento  después  del  alta.        •   La  plataforma  presenta  un  aviso  indicando  que  usted  certifica  que  esos  son  los  documentos  finales  para  el  alta  del  paciente.        •      Oprima  el  botón  “Accept”.      •      Oprima  el  botón  “Create”.        Una  vez  usted  oprima  el  botón  “Create”  el  alta  se  va  a  generar  y  lo  podrá  ver  en  la  pantalla  principal  bajo  la  opción  “Discharge  List”.        ¿Cómo  cancelar  una  admisión?      Luego  de  presionar  “Edit”  la  plataforma  le  mostrará  la  pantalla  con  la  información  de  la  admisión.      

9  Rev  7/2017  

En  esta  pantalla  deberá  oprimir  la  opción  “Cancel  Admission”.                                  •      Oprima  el  botón  “Cancel  Admission”.          •      Oprima  el  botón  “Ok”.        

Nota:  Una  vez  usted  oprima  el  botón  “Ok”  la  cancelación  se  va  a  generar  y  lo  podrá  ver  en  la  pantalla  principal  en  la  opción  “Admissions  Cancelled”.    Se  debe  cancelar  una  admisión  antes  de  la  medianoche  y  48  horas  para  crear  la  admisión.  

   

10  Rev  7/2017  

A  continuación,  una  explicación  detallada  de  las  herramientas  includas  en  la  pantalla  de  resultados.    Herramientas  de  Navegación    

         1.     Al  oprimir  este  ícono  el  usuario  puede  expandir  la  pantalla  completa  escondiendo  las  

demás  aplicaciones  del  portal  Mi  Triple-­‐S.  2.   Lenguajes  –  El  sistema  provee  poder  cambiar  el  lenguaje  inglés  o  español.  3.   Tamaño  de  Letras  –  Provee  cambiar  el  tamaño  de  letras.  4.   Notificaciones  –  Notificación  alertas  emitidas  por  Triple-­‐S.  5.   Lupa  –  Icono  para  realizar  búsquedas.  6.   Navegador  de  Resultados  -­‐      Esta  sección  localizada  en  la  parte  inferior  izquierda  del  

navegador  permite  que  el  usuario  seleccione  la  cantidad  de  admisiones  que  desea  ver  por  cada  página.  

7.   Cantidad  de  resultado  –  Indica  la  cantidad  de  pacientes  admitidos  y  registrados  en  al  censo  del  hospital.  

8.   Identificador  de  páginas  -­‐  En  la  parte  inferior  derecha  del  navegador  se  mostrará  la  cantidad  de  páginas  disponible  para  ver  las  admisiones  del  hospital.  

   

11  Rev  7/2017  

Nuevas  funciones  a  implentarse  en  el  próximo  “release”    

   1.   Para   ciertos   diagnósticos   relacionados   a   métricas   de   “Stars”   (ICD10)   cuando   el   paciente   lo  admiten  o  lo  dan  de  alta  con  uno  de  esos  diagnósticos  el  sistema  enviará  un  “email”  al  grupo  de  “Stars”  y  operaciones  clínicas  para  alertarlos  de  la  admisión.  El  sistema  también  enviará  mensaje  al  PCP  en  la  sección  de  notificaciones  del  “core”.  2.   En  la  pantalla  de  censo  y  altas  aparecer  un  total  de  récords  en  la  parte  alta  de  la  pantalla.  3.   El  sistema  verificará  si  es  participante  del  programa  de  “Roster”  de  MA  y  ensenará  una  alerta  si  el  médico  de  admisión  no  está  en  el  “Roster”.  4.   Se  podrá  exportar  en  “Excel”  los  récords  de  admisiones  y  altas.  5.   No  se  podrá  insertar  el  mismo  diagnóstico  más  de  una  vez.  6.   Los  diagnósticos  de  alta  no  serán  requeridos.  7.   Se  crea  un  nuevo  rol  de  “Read  only”  que  no  podrá  hacer  ninguna  transacción.  8.   Se  crea  un  nuevo  rol  de  someter  los  documentos  “Only”.