Características y/o perfil del gerente de compras.

La gerencia o dirección de esta área debe estar en manos de una persona que cuente con ciertas habilidades gerenciales, analíticas e interpersonales que le garanticen un buen desempeño.

Por lo general, el cargo de un director de compras se desarrolla básicamente en dos líneas. Una operativa, por medio de la cual se busca que la empresa pueda fluir de manera continua y sin interrupciones por falta de abastecimiento. Y, de manera complementaria, en una línea estratégica, en la que el gerente debe planear y desarrollar estrategias de abastecimiento que le permitan, por un lado, ajustarse a los cambios continuos del mercado, y por otro, optimizar las compras y suministros de modo que la empresa pueda ganar más dinero, como lo explica Juan Fernando Hoyos Director de Negociaciones de Scala S.A.

Para un buen desempeño, es muy importante que este directivo cuente con diferentes habilidades gerenciales, entre las que cabe mencionar la organización de personal, el desarrollo de estrategias de aprovisionamiento, la planeación estratégica, las alianzas estratégicas, y el desarrollo de proveedores. Debe ser una persona con actitud de liderazgo y negociación, que esté en la capacidad de tomar decisiones e identificar y solucionar problemas. Por otro lado, en el caso del negocio de los alimentos, es muy importante que el gerente tenga conocimiento de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) y del Sistema de Análisis de Peligros y de Puntos Críticos de Control (HACCP).

Es ideal que este gerente tenga un alto nivel de negociación, además de conocimientos técnicos en principios de compras, calidad, análisis de precios, inventarios, políticas de egresos y compras, análisis de proveedores, indicadores de gestión y manejo de contratos, entre otros. Esto debido a que uno de los principales objetivos del cargo es realizar alianzas con proveedores que puedan garantizar abastecimiento continuo con costos realmente favorables.

Las Funciones

Un gerente de compras debe cumplir con ciertas funciones cuyo buen desempeño, no sólo genera una disminución en los costos, sino que puede garantizar la calidad de los productos que manejan. Dentro de las funciones más destacadas están:

  Identificar las necesidades de cada uno de sus clientes.

  Informarse, documentarse y asesorarse sobre las características ideales de los productos a comprar.

  Manejar y controlar racionalmente los inventarios requeridos.

  Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar a beneficiar a la parte de producción.

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  Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin de controlar los costos de producción del negocio.

  Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su trabajo.

  Mantener permanente relación y comunicación tanto con su cliente (usuario del objeto de sus compras) como con sus proveedores.

ERFIL DEL PUESTO: GERENTE DE COMPRASOBJETIVO DEL PUESTO: Realizar las compras y ventas buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa.RESPONSABILIDADES: Respecto a las Compras es necesaria una coordinación con todos los gerentes de la empresa, con buena comunicación para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto distribuidores. Estableciéndose una relación recíproca.EDUCACIÓN: Como requisito del puesto debe tener Licenciatura en Administración de Empresas, Negocios o Contador.HABILIDADES: Debe ser una persona con bastante capacidad de negociación, carisma, analítica y bien relacionada.EXPERIENCIA: 5 años en área compras ó puesto similar.IDIOMAS: Ingles de negocios a un 80%, español fluidoFUNCIONES:1. Solicitar presupuestos a distintos distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos.2. Tomar en cuenta los servicios, políticas de ventas, seriedad, calidad y precio que los proveedores ofrecen, todo esto para tomar la decisión con quién se va a hacer negocio.3. Coordinarse con el Director General para buscar los mejores nichos del mercado.4. Establecer las políticas de Ventas.5. Manejar un control de cartera de clientes, que establezca las normas que exigen.6. Verificar que éstos estén satisfechos con el empaque y el manejo del producto.7. Asegurarse que se cumplan las condiciones acordadas por ambas partes.8. Coordinarse con la Secretaria Ejecutiva para llevar el control de Compras y Ventas necesarias para la Contabilidad externa de la empresa.9. Debe encargarse de las relaciones públicas junto con elGerente general para asegurarse de mantener buenas relaciones con clientes y proveedores.10. Guardar la información importante acerca de proveedores y clientes de la empresa. 

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PERFIL DEL PUESTO: COMPRADOROBJETIVO DEL PUESTO: Ejecutar los trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por la Institución, estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.RESPONSABILIDADES: Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos.EDUCACIÓN: Título académico de Licenciado en Administración de Empresas o carrera afín.HABILIDADES: Tratar en forma cortés y efectiva al público en general, seleccionar mercancía de buena calidad, lograr buenos precios del mercado, realizar cálculos numéricos, establecer relaciones interpersonales, facilidad de expresión, iniciativa.EXPERIENCIA: 3 años de experiencia progresiva, de carácter operativo en el área.IDIOMAS: Ingles de técnico a un 50%, español fluidoFUNCIONES:1. Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones.2. Recibe y verifica requisiciones, órdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos.3. Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras.4. Tramita órdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante las compañías.5. Atiende a proveedores, agentes aduanales, agentes de seguros y funcionarios relacionados con las compras.6. Vela porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados.7. Participa en los comités de compra de la Institución.8. Revisa y conforma la entrega de documentos al agente aduanal.9. Efectúa y distribuye compras menores.10. Lleva el control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas.11. Mantiene informado al gerente acerca del avance de las compras.12. Efectúa el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios.13. Orienta técnicamente en el área de su competencia.14. Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos.

PERFIL DEL PUESTO: ASISTENTE DE COMPRASOBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar a la Gerencia de Compras en todas las actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contratación de obras, bienes y servicios.

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RESPONSABILIDADES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos.EDUCACIÓN: Técnico Superior Universitario en Administración mención Compras o carrera afín.HABILIDADES: Alta capacidad de análisis y de síntesis, excelentes relaciones interpersonales, capacidad de negociación, eficiente administración de procesos.EXPERIENCIA: De 1 a 2 años en puesto similar realizando funciones administrativas y de en el área de compras.IDIOMAS: Ingles técnico a un 30%, español fluidoFUNCIONES:1. Compras, cotización, y negociación; deseable en materiales de construcción.2. Control de pólizas y documentos.3. Capturar, revisar y realizar facturas.4. Trato con proveedores.5. Control administrativo de proyectos y clientes.6. Seguimiento a obras, controles, rutas.

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