capÍtulo iv resultados de la investigaciÓn análisis de …

CAPÍTULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

Análisis de los Resultados

En el presente capítulo, se describen los resultados en función de

exponer las estadísticas respectivas al análisis de los datos obtenidos por

medio de la aplicación realizada de un instrumento que permitió realizar la

recolección de datos a la población entrevistada. Estos datos corresponden a

las frecuencias absolutas (Fa), estimadas para cada uno de los indicadores

de la variable de estudio, los cuales, se encuentran representados en tablas

y gráficos en barras para su mayor comprensión. Así mismo se realizó el

análisis de cada uno de los ítems correspondientes a la variable, con el fin de

que exista correlación absoluta entre los resultados de la investigación y

cada uno de los objetivos propuestos en la misma, tomando como referencia

la dimensión de la variable, es decir, la situación actual del sistema de

inventario de la empresa Ferretería Iroka, S.A.

Los resultados obtenidos, se enfocan a recabar la información relativa

al sistema de inventario actual de la organización, con el propósito

fundamental de obtener los datos que funcionalmente serán los insumos

89

Capítulo IV. Resultados de la Investigación

90

para proceder al diseño de un Sistema de Control de Inventario, basado en

las necesidades específicas y requeridas para la empresa objeto de estudio.

Entre los objetivos planteados, al inicio de la investigación se

encuentra el análisis del sistema de inventario actual de la empresa, siendo

este, la pauta primordial que permite explorar de una forma exhaustiva y

objetiva todas aquellas características que abarcan desde las deficiencias

hasta las fortalezas, siendo esto altamente positivo para el logro de un

diseño que se encuentre a la par de las necesidades de la empresa, es

importante mencionar la aplicación de una entrevista al personal vinculado

con el manejo de inventario de la organización, con la finalidad de conocer el

manejo que los empleados tienen con respecto a la variable de estudio.

A continuación se muestran cada uno de los ítems con su respectivo

indicador, así como la representación cuantificable, realizada a través de

tablas gráficos que contienen los resultados obtenidos, siendo estos útiles

para recabar la información de la situación actual de la empresa Ferretería

Iroka, S.A.

Variable: Sistema de Control de Inventario

Dimensión: Sistema Actual de Inventario

Indicador: Tipo de Inventario.

Item N° 1: Existencia de la clasificación de los inventarios en la empresa.


91

TABLA No. 1. EXISTENCIA DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA

CATEGORIAS FRECUENCIA SI 6 NO 0

TOTAL 6

GRÁFICO No. 1. EXISTENCIA DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA

Fuente: Suárez,Trimarchi.2000

En la Tabla y Gráfico No. 1, se muestra que el total de los

entrevistados de la población analizada manifiestan que existe en los

inventarios de la organización una clasificación. Estos datos afirman la

existencia de algún tipo de separación en los materiales de la empresa, así

como también de todos los movimientos implícitos en su actividad contable.



Indicador: Tipo de Inventario.

Item N° 2: Clasificación de Inventario utilizado en la empresa.

6

0

SÍ

NO

Personas


92

TABLA No. 2. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO UTILIZADO EN LA

EMPRESA

CATEGORIAS FRECUENCIA Materia prima o mercancía. 3 Artículos en proceso de manufactura. 0 Productos Terminados. 0 Productos Acabados. 4 Materiales de Abastecimiento. 3 Otros. 0

GRÁFICO No. 2. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO UTILIZADA EN LA EMPRESA

3

0 0

4

3

0

Mate r ia p r ima om e r c a n c í a .

A r t í cu los en p rocesod e m a n u f a c t u r a .

P a r t e s T e r m i n a d a s .

P r o d u c t o sA c a b a d o s .

A b a s t e c i m i e n t o .

O t r o s .

Personas


Se observa en la Tabla y Gráfico No. 2, que dentro de la clasificación

de inventario 3 personas señalaron que la misma esta determinada por

materia prima o mercancía, 3 personas indicaron la clasificación de

abastecimiento y 4 personas la de productos acabados, por tanto, se

evidencia en el personal entrevistado un alto desconocimiento sobre la

clasificación de inventario existente en la empresa, siendo la correcta

clasificación la correspondiente a productos terminados ya que esta

comprende los productos listos para la venta.


93



Indicador: Tipo de Sistema de Inventario.

Item N° 3: Sistema de Inventario empleado actualmente en la empresa

Ferretería Iroka, S. A.

TABLA No. 3. SISTEMA DE INVENTARIO EMPLEADO

CATEGORIAS FRECUENCIA Periódico 6 Perpetuo 0

Otro 0

GRÁFICO No. 3. SISTEMA DE INVENTARIO EMPLEADO


En la Tabla y Gráfico No. 3 se evidencia que la totalidad de las

personas entrevistadas acotaron que se utiliza un sistema de inventario

periódico. Estos resultados conducen a señalar que existe un conocimiento

del sistema de inventario utilizado actualmente en la empresa en la empresa,

siendo el periódico adecuado, en tanto que responde a las principales

necesidades de la organización.

6

0 0

Periódico

Perpetuo

Otro

Personas


94



Indicador: Métodos de Valuación del Inventario.

Item N° 4: Utilización de algún método de Valuación de Inventario en la

empresa.

TABLA No. 4. MÉTODO DE VALUACIÓN

CATEGORÍAS FRECUENCIA SÍ 6 NO 0

TOTAL 6

GRÁFICO No. 4. MÉTODO DE VALUACIÓN

Fuente: Suárez, Trimarchi.2000

Se evidencia en la Tabla y Gráfico No. 4, que el total de los

encuestados señalaron que se emplea un método de valuación para el

manejo del inventario en la empresa. Estos datos conducen a señalar que la

empresa cuenta con aplicaciones para realizar las valuaciones de su

inventario actual; conduciendo a un mejor desarrollo en su funcionamiento;

sin embargo, como se observará en el próximo gráfico estos criterios no

están definidos.

6

0

SÍ

NO

Personas


95



Indicador: Método de Valuación del Inventario.

Item N° 5: Especificación del Método utilizado.

TABLA No. 5. MÉTODO DE VALUACIÓN UTILIZADO.

CATEGORIAS FRECUENCIA Primera entradas – primeras salidas (PEPS) 2 Últimas entradas- primeras salidas (UEPS) 4

Costo Promedio 0 Existencias Básicas 0

Costo Estándar 0

GRÁFICO No. 5. MÉTODO DE VALUACIÓN UTILIZADO


La Tabla y Gráfico No. 5, muestra que 4 personas indicaron que se

utiliza el método UEPS (últimas entradas-primeras salidas), mientras que 2

personas refirieron que se utiliza el método PEPS (primeras entradas-

primeras salidas). Como se observa, no existe un criterio definido en cuanto

al método de valuación de inventario, lo cual responde al desconocimiento

2

4

0 0 0

Primera entradas –primeras salidas(PEPS)Ultimas entradas-primeras salidas(UEPS)Costo Promedio

ExistenciasBásicas

Costo Estándar

Personas


96

por parte del personal entrevistado y esto genera debilidades en el control

de entradas y salidas del inventario.



Indicador: Medición del Rendimiento Actual.

Item N° 6: Es realizada una medición del rendimiento actual.

TABLA No. 6. MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO ACTUAL.


TOTAL 6

GRÁFICO No. 6. MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO ACTUAL

6

0

Si

N o

Personas


La Tabla y Gráfico No. 6, permite visualizar que el total de las

personas entrevistadas señalaron que se ejecuta una medición del

rendimiento del inventario considerando la inversión realizada. Esta

valuación del rendimiento del inventario es crucial para garantizar el

adecuado y racional manejo del sistema del mismo y de los materiales


97

contenidos en este, lo cual se vincula con la rentabilidad de la organización;

sin embargo, acotaron que la forma de valuación es definida por el manejo

de inventario, no utilizando una metodología específica.



Indicador: Medición del Rendimiento actual.

Items N° 7: Se analizan los costos de medición del inventario en la empresa.

TABLA No. 7. COSTO DE MEDICIÓN DE INVENTARIO


TOTAL 6

GRÁFICO No. 7. COSTO DE MEDICIÓN DE INVENTARIO

6

0

Si

No

Personas


En la Tabla y Gráfico No. 7, se evidencia que la totalidad de los

encuestados indican que los costos incurridos en la empresa se analizan

durante el manejo de inventario. Este análisis es fundamental para lograr una

adecuada estimación de los egresos producidos por la gestión de inventario,


98

observándose consistencia en el reporte de los evaluados; sin embargo, se

pudo conocer que no tienen sistematizados los costos a registrar, lo cual

causa deficiencias y debilidades en el control de inventario.



Indicador: Medición del Rendimiento Actual.

Items N° 8: Indique los costos que se consideran.

TABLA No. 8. COSTOS QUE SE CONSIDERAN EN LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO

CATEGORIAS FRECUENCIA Pedido 6 Obsolescencia 1 Deterioro 1 Impuestos 1 Garantía 0 Almacenamiento 3 Capital 2 Otro 0

GRÁFICO No. 8 COSTOS QUE SE CONSIDERAN EN LA MEDICIÓN

DEL RENDIMIENTO


6

1 1 1

0

3

2

0

D e P e d i d o

O b s o l e s c e n c i a

D e t e r i o r o

I m p u e s t o s

G a r a n t í a

A l m a c e n a m i e n t o

D e C a p i t a l

O t r o

Personas


99

Analizando los tipos de costos que se consideran en la medición, se

observa en la Tabla y Gráfico No. 8; que 6 personas ubicaron la opción de la

estimación de los costos de pedido, 2 personas indicaron los costos de

almacenamiento, 2 personas los costos de capital, 1 persona los costos de

obsolescencia, 1 persona los costos de deterioro y 1 persona los costos de

impuestos. Indicando de esta manera que las personas entrevistadas no

conocen realmente los costos que estiman en la medición del inventario; a

pesar de que los costos representan elementos fundamentales en la gestión

del mismo y deben ser estimados para lograr el adecuado funcionamiento de

las posibilidades económicas y de la rentabilidad esperada por la empresa.



Indicador: Objetivos de Inventario.

Items N° 9: Los Objetivos están claramente definidos en materia de

inventario.

Items N° 10: Indiquen los objetivos que existen en materia de inventario.

TABLA No. 9. OBJETIVOS EN MATERIA DE INVENTARIO

CATEGORIAS FRECUENCIA

SÍ 6 NO 0

TOTAL 6


100

GRÁFICO No. 9. OBJETIVOS EN MATERIA DE INVENTARIO

6

0

Si

No

Personas


En la Tabla y Gráfico No. 9, se observa que la totalidad de las

personas indicaron que existían objetivos claramente definidos en materia de

manejo y control de inventario. Sin embargo, cuando se solicitó que indicaran

cuales eran estos objetivos, los entrevistados no refirieron información

alguna con respecto a la existencia de los mismos, revelando una formalidad

nula en el conocimiento de los objetivos de la empresa.



Indicador: Objetivos de Inventario.

Items N° 11: Se han realizado esfuerzos por difundir los objetivos en

materia de inventario.

TABLA No. 10. DIFUSIÓN DE OBJETIVOS

CATEGORIAS FRECUENCIA SÍ 1 NO 5

TOTAL 6


101

GRÁFICO No. 10 DIFUSIÓN DE OBJETIVOS


Se indagó en la difusión de los objetivos, encontrándose en la Tabla y

Gráfico No. 10, que 5 personas entrevistadas indicaron que no se han

realizado esfuerzos por difundir los objetivos en materia de inventario

mientras que 1 persona indicó lo contrario, debido a que los medios

empleados para la transmisión de los mismos no han sido eficaces, siendo

esenciales para lograr divulgar el conocimiento a nivel organizacional, por lo

tanto se deben mejorar las estrategias de difusión.



Indicador: Políticas de Inventario.

Items N° 12: Existen políticas que permiten orientar las acciones en materia

de inventario.

Items N° 13: Indique las Políticas Actuales en Materia de Inventario.

1

5

SÍ

NO

Personas


102

TABLA No. 11. POLÍTICAS ACTUALES EN MATERIA DE INVENTARIO


TOTAL 6

GRÁFICO No. 11. POLÍTICAS ACTUALES EN MATERIA DE INVENTARIO


En la Tabla y Gráfico No. 11, se observa que 5 personas indicaron que

si existen políticas que permiten orientar las acciones en materia de

inventario, mientras que 1 persona señaló una respuesta negativa. al

profundizar en la precisión de éstas, los entrevistados no manifestaron

detalles, denotándose un alto desconocimiento de las mismas .



Indicador: Políticas de Inventario.

Items N° 14: Se realizan esfuerzos por difundir las Políticas en Materia de

Inventario.

5

1

SÍ

NO

Personas


103

TABLA No. 12. DIFUSIÓN DE POLÍTICAS.


TOTAL 6

GRÁFICO No. 12. DIFUSIÓN DE POLÍTICAS


En cuanto a la difusión de las políticas, se evidencia en la Tabla y

Gráfico No. 12; que 5 personas agregan que no se han realizado esfuerzos

por difundir las políticas en materia de inventario, ya que estas no son

conocidas por ellos, puesto que los canales de comunicación emitidos por la

gerencia no han sido eficaces en sus propósitos, mientras que 1 persona

acotó lo contrario.



Indicador: Normas de Inventario.

Items N° 15: Las Normas están claramente enunciadas en Materia de

Inventario.

Items N° 16: Indique las normas que existen en Materia de Inventario.

1

5

SÍ

NO

Personas


104

TABLA No. 13. NORMAS DE INVENTARIO


TOTAL 6

GRÁFICO No. 13. NORMAS DE INVENTARIO


En la Tabla y Gráfico No. 13, se observa que 5 personas acotaron

que no contaban con normas claramente enunciadas en materia de

inventario, mientras que 1 persona indicó una respuesta afirmativa al

respecto. Esto fue apoyado por el hecho de que al indicarle que señalaran

las normas de inventario no se evidenció respuesta alguna, revelando que no

existen normas establecidas para el manejo de inventario en la empresa o

que existe una carencia de información sobre las mismas.

1

5

SÍ

NO

Personas


105



Indicador: Normas de Inventario.

Items N° 17: Se realizan esfuerzos por difundir las Normas que rigen la

Materia de Inventario.

TABLA No. 14. DIFUSIÓN DE NORMAS.


TOTAL 6

GRÁFICO No. 14 DIFUSIÓN DE NORMAS.


Así mismo, se evidenció en la Tabla y Gráfico No. 14, que la totalidad

de los encuestados indicaron que no se han realizado esfuerzos por difundir

las normas de inventario, siendo estas las que definen las reglas de

comportamiento a seguir en el proceso de este y en el control

correspondiente al mismo.

0

6

SÍ

NO

Personas


106



Indicador: Procedimiento de control para el proceso de recepción de

materiales.

Items N° 18: Existen procedimientos específicos en el proceso de

Recepción de Mercancía.

TABLA No. 15. PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA


TOTAL 6

GRÁFICO No. 15. PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA


En la Tabla y Gráfico No. 15, se midió la existencia de procedimientos

inherentes a la recepción de mercancía, encontrándose que 5 personas

indicaron que existen procedimientos específicos en el proceso de recepción

de mercancías, restando 1 persona que acotó lo contrario. Estos resultados

son relevantes ya que existe la ejecución de algunas acciones para mantener

5

1

SÍ

NO

Personas


107

un control de inventario, a pesar de que dichos procesos no se realizan con

las especificaciones correctas o necesarias en la recepción de la mercancía.




materiales.

Items N° 19: Se utilizan formas para el Recibo de la Mercancía.

TABLA No. 16. FORMAS DE RECIBO DE MERCANCÍA


TOTAL 6

GRÁFICO No. 16. FORMAS DE RECIBO DE MERCANCÍA


En la Tabla y Gráfico No. 16, se observa que 5 personas afirman la

utilización de diversas formas para el recibo de mercancía, restando una

persona que indica lo contrario. Se pudo conocer al respecto, que dichas

5

1

SÍ

NO

Personas


108

formas existen para obtener un control del material que se recibe en la

empresa, realizando una nota de recepción al momento de dar entrada a la

mercancía.




materiales.

Items N° 20: Se realizan Informes de Materiales por cada envío.

TABLA No. 17. INFORMES DE MATERIALES POR CADA ENVÍO


TOTAL 6

GRÁFICO No. 17. INFORMES DE MATERIALES POR CADA ENVÍO


Del mismo modo, el total de las personas entrevistadas acotaron de

una forma afirmativa la existencia de informes de materiales por cada envío;

tal como se evidencia en la Tabla y Gráfico No. 17. Se evidenció que aún sin

6

0

SÍ

NO

Personas


109

las especificaciones necesarias la empresa realiza informes de recepción

para el control del inventario.




materiales.

Items N° 21: Se elaboraron copias de transacciones realizadas en la

Recepción de Mercancías como respaldo.

TABLA No. 18. ELABORACIÓN DE COPIAS DE LAS TRANSACCIONES

EN LA RECEPCION DE MERCANCÍA


TOTAL 6

GRÁFICO No. 18. ELABORACIÓN DE COPIAS DE LAS TRANSACCIONES EN LA RECEPCION DE MERCANCÍA


En la Tabla y Gráfico No. 18 se observa que la totalidad de las personas

indicaron una respuesta afirmativa. Indagando un poco más, los

6

0

SÍ

NO

Personas


110

entrevistados explicaron que se envía al departamento de contabilidad solo

la orden de compra y la factura. Esto permite controlar de alguna forma la

mercancía que entra al inventario de la empresa, aunque reconocen la

existencia de deficiencias en el ingreso de materiales.



Indicador: Procedimiento de control para el proceso de almacenamiento de

materiales.

Items N° 22: Identifican la Mercancía que será colocada en el Almacén.

TABLA No. 19. IDENTICACIÓN DE LA MERCANCÍA COLOCADA EN ALMACÉN


TOTAL 6

GRÁFICO No. 19. IDENTICACIÓN DE LA MERCANCÍA COLOCADA EN ALMACÉN


Se observa en la Tabla y Gráfico No. 19 que al medir la identificación

de mercancías, el total de las personas señalan de una forma positiva que

6

0

SÍ

NO

Personas


111

identifican el material que será colocado en el almacén. Efectivamente dicha

identificación se ejecuta, pero no se lleva a cabo bajo estrictos parámetros

que permitan ubicar la mercancía por diversos rubros.




materiales

Items N° 23: Indique que información se coloca en la mercancía.

TABLA No. 20. INFORMACIÓN COLOCADA EN LA MERCANCÍA

CATEGORIAS FRECUENCIA Fecha de Compra 2 Precio de Venta 0 Referencia en Computador 4 Cantidad Existente 3 Número de Lote 0 Todos los anteriores 1 Otro 0

GRÁFICO No. 20. INFORMACIÓN COLOCADA EN LA MERCANCÍA


2

0

4

3

0

1

0

F e c h a d eC o m p r aP r e c i o d eV e n t aR e f e r e n c i a e nC o m p u t a d o rC a n t i d a dE x i s t e n t eN ú m e r o d eL o t eT o d o s l o sa n t e r i o r e sO t r o

P e r s o n a s


112

En la Tabla y Gráfico No. 20, se observa que al indagar la información

que se coloca en la mercancía, 4 personas indicaron que se colocaba la

referencia en la computadora, 3 personas la cantidad existente, 2 personas

la fecha de compra y 1 persona todos los aspectos mencionados. Esta

disparidad de respuestas se debe a que en la empresa no existe un

verdadero control de la mercancía al momento de ser recibida.




materiales

Items N° 24: Se verifican los Saldos de Mercancía en el Almacén.

TABLA No. 21. VERIFICACIÓN DE SALDOS DE LA MERCANCÍA


TOTAL 6

GRÁFICO No. 21. VERIFICACIÓN DE SALDOS DE LA MERCANCÍA.


6

0

SÍ

NO

Personas


113

Así mismo, se observó que la totalidad de las personas encuestadas

manifestaron que se verifican los saldos de mercancía en almacén; tal como

se evidencia en la Tabla y Gráfico No. 21. Este proceso se ejecuta

efectivamente en la empresa, la cual realiza aleatoriamente una inspección

diaria del material, más aún cuando se trata del material que tiene mayor

rotación.




materiales

Items N° 25: Existe un responsable en el manejo de Almacén en la empresa.

TABLA No. 22. RESPONSABLE EN EL MANEJO DE ALMACÉN


TOTAL 6

GRÁFICO No. 22. RESPONSABLE EN EL MANEJO DE ALMACÉN


6

0

SÍ

NO

Personas


114

La Tabla y Gráfico No. 22, muestra que el total de las personas

indicaron la existencia de un responsable en el manejo del almacén en la

empresa, al cual identificaron como el Jefe de Depósito, constatando así, que

existe un responsable para el custodio de la mercancía.



Indicador: Procedimiento de control para el proceso de despacho de

materiales

Items N° 26: Realizan una Nota de Pedido para proceder al Despacho de

Materiales.

TABLA No. 23. NOTA DE PEDIDO PARA EL DESPACHO DE

MATERIALES


TOTAL 6

GRÁFICO No. 23. NOTA DE PEDIDO PARA EL DESPACHO DE MATERIALES


5

1

SÍ

NO

Personas


115

Se evidencia en la Tabla y Gráfico No. 23, que 5 personas indican que

se realiza una nota de pedido para proceder al despacho de materiales,

restando 1 persona que indicó una respuesta contraria. Esta nota de pedido

es utilizada en el momento de que el sistema presente fallas operativas o

para un cliente en particular, en general el despacho lo realizan solo con la

factura a pesar de que la nota de pedido es obligatoria para proceder al

despacho de materiales.




materiales

Items N° 27: Existen otros formatos específicos para Proceder al Despacho

de Materiales.

TABLA No. 24. FORMATOS PARA EL DESPACHO DE MATERIALES


TOTAL 6

GRÁFICO No. 24. FORMATOS PARA EL DESPACHO DE MATERIALES


6

0

S Í

NO

Personas


116

También se observa en la Tabla y Gráfico No. 24 que la totalidad de

las personas entrevistadas acotaron que existen formatos específicos para

proceder al despacho de materiales. Estos formatos incluyen la nota de

pedido con la factura, lo cual amerita una reestructuración para adjudicar

control al despacho de la mercancía.




materiales.

Items N° 28: Realizan cálculos acerca de la totalidad de Materiales

Despachados por la empresa en períodos específicos.

TABLA No. 25. CÁLCULOS DE LA TOTALIDAD DE MATERIALES DESPACHADOS


TOTAL 6

GRÁFICO No. 25. CÁLCULOS DE LA TOTALIDAD DE MATERIALES DESPACHADOS


6

0

SÍ

NO

Personas


117

En la Tabla y Gráfico No. 25, se evidencia que el total de las personas

indicaron que se realizan cálculos acerca de la totalidad de materiales

despachados por la empresa en períodos específicos, explicando que se

hacen conteos diarios sobre todo el material de mayor rotación para poder

obtener el total de los materiales despachados en un pedido, lo cual

representa una pérdida de tiempo.




materiales

Items N° 29: Existe un responsable del Despacho de Materiales en la

empresa.

TABLA No. 26. RESPONSABLE DEL DEPACHO DE MATERIALES


TOTAL 6

GRÁFICO No. 26. RESPONSABLE DEL DEPACHO DE MATERIALES


6

0

SÍ

NO

Personas


118

En la Tabla y Gráfico No. 26, se muestra que la totalidad de las

personas indicaron que existe un responsable del despacho de materiales en

la empresa, a quien nuevamente identificaron como el Jefe de Depósito,

siendo esto favorable para el adecuado desarrollo del proceso de inventario.



Indicador: Documentación del Proceso.

Items N° 30: Existe un Flujograma de Proceso de Inventario.

TABLA No. 27. FLUJOGRAMA EXISTENTE EN EL PROCESO DE

INVENTARIO


TOTAL 6

GRÁFICO No. 27. FLUJOGRAMA EXISTENTE EN EL PROCESO DE

INVENTARIO


0

6

SÍ

NO

Personas


119

Para culminar se observa en la Tabla y Gráfico No. 27, que el total de los

entrevistados indicaron que no existe un flujograma del proceso de

inventario. Efectivamente, se pudo conocer que la empresa no cuenta con un

manual de consultas o una graficación que facilite la visualización del

proceso de inventario.

Discusión de los Resultados

La discusión de los resultados se encuentra enfocada a recabar la

información relativa al sistema de inventario actual de la empresa Ferretería

Iroka, S.A, con el propósito fundamental de obtener los datos que servirán de

insumo para proceder a diseñar un Sistema de Control de Inventario para la

empresa objeto de estudio; este tiene como objetivo primordial, según

Munch, G (1994,p.186), determinar el nivel más económico de inventarios en

cuanto a materiales, productos en procesos y productos terminados.

En cuanto al contenido de este capítulo, este se orienta hacia el análisis

del objeto principal de esta investigación el cual es profundizar en la situación

del sistema de inventario actual de la empresa, ante lo cual se determinan

algunos lineamientos que sirvieron para enunciar el diseño del sistema de

control de inventario.

Se determinó que en la empresa se clasifican los materiales, así como

todos los movimientos implícitos en su actividad contable, a través del

inventario de materia prima o mercancía, abastecimiento y productos


120

acabados; siendo esto una evidencia notoria del desconocimiento existente

por parte del personal entrevistado en lo que se refiere a la clasificación de

inventario, puesto que la correcta es la de productos terminados ya que esta

es la que se ajusta a la naturaleza de las actividades de la empresa. Así

mismo, se manifiesta con claridad la necesidad emergente de la creación de

un diseño que permita dar a conocer la conceptualización de los tipos de

inventarios. En base a lo anteriormente mencionado, Paton (1966,p. 397),

refiere que existen diversas técnicas de clasificación, siendo la

correspondiente para la empresa la de productos terminados, que son

aquellos que se encuentran listos para la venta.

Por otra parte, se denotó que se utiliza un sistema de inventario

periódico evidenciando esto el conocimiento adecuado de los empleados con

respecto a la tipificación de los inventarios en la empresa, además de ser el

más apropiado ya que, responde a las necesidades de la organización; con

respecto a esto, Kieso y Weygandt (1990,p.355), afirman que el inventario

periódico, es una herramienta útil que permite ajustar a la cuenta de

inventario, para la cual se cierra el inventario inicial, y se registra el importe

del inventario final, así mismo el costo de artículos vendidos se logra

determinar a través de la suma del inventario inicial con las compras netas y

restando el inventario final.

Analizando el Método de Valuación de Inventario, se evidencia el

empleo de un método de valuación en el manejo de inventario de la


121

empresa, sin embargo no de forma organizada, lo cual implica que existe una

metodología deficiente para realizar las valuaciones del inventario actual;

limitando de forma notoria el desarrollo del funcionamiento de la empresa.

Enfocando los Tipos de Métodos de Valuación Aplicados, se señaló

que se utiliza el UEPS (últimas entradas-primeras salidas), el PEPS

(primeras entradas-primeras salidas), lo que apunta hacia la ausencia de un

criterio definido en cuanto al método de valuación de inventario, lo cual

responde al desconocimiento por parte del personal entrevistado, generando

esto debilidades en el control de entradas y salidas de inventario, siendo una

debilidad de importancia dentro del manejo del proceso del mismo.

En este sentido, ambos métodos no pueden ser utilizados en forma

conjunta pues representan una contrariedad. Al respecto, Polimeni

(1994,p.98) explica que en el empleo del método PEPS, los materiales que

se reciben primero se emplean primero; mientras que en el método UEPS de

fijación de precios del inventario supone que los últimos materiales recibidos

son los primeros que se utilizan, así mismo este autor refiere que este

método tiende a presentar beneficios netos realistas y a generar menores

pagos de impuesto.

En cuanto a la Medición del Rendimiento Actual, se evidenció que se

realiza una medición del rendimiento del inventario considerando la inversión

realizada, la cual se considera crucial para garantizar el adecuado y racional


122

uso del sistema de inventario y de los materiales contenidos en el mismo,

garantizando así la rentabilidad de la organización, a pesar de esto se pudo

conocer que para la forma de valuación de inventario no se utiliza una

metodología específica. También indicaron que se miden los costos

incurridos en el manejo de inventario, sin embargo no cuentan con una

estructura de costos ajustados para la estimación de los egresos producidos

por la gestión de inventario.

Estos resultados son desfavorables a la gestión administrativa y

contable de la empresa, dado que Narasimhan (1996,p.93) afirma que el

rendimiento sobre la inversión (ROI), es de gran importancia para los

administradores de nivel superior a quienes se exige que rindan cuentas de

la rentabilidad de la empresa; estableciendo medios específicos y

cuantificables que permiten determinar el margen de los inventarios, esta

medición conlleva a obtener con exactitud las variables que se puedan

presentar en los inventarios.

Analizando los tipos de costos que se consideran en la medición se

observa que se realiza la estimación de los mismos con respecto al pedido,

así como los costos de almacenamiento, costos de capital, costos de

obsolescencia, costos de deterioro y costos de impuestos. Las personas

entrevistadas no conocen realmente los costos que se estiman en la

medición, a pesar de que los costos representan elementos fundamentales

en la gestión de inventario y deben ser estimados para lograr una


123

adecuación de la misma en función de las posibilidades económicas de la

empresa y de la rentabilidad esperada. En este sentido, Kieso y Weygandt

(1990,p.361), consideran que uno de los problemas más importantes

consiste en determinar en que valor se debe llevar el inventario en las

compras y presentar en los informes contables. Al igual que otros activos, por

lo general se contabiliza teniendo como base el costo inventarial o del

producto.

Analizando los objetivos del inventario, refirieron que existían objetivos

claramente definidos en materia de manejo y control de inventario. A pesar

de ello, cuando se solicitó que refirieran los objetivos, los entrevistados no

refirieron información alguna, lo cual representa una carencia formal en el

conocimiento de los mismos, indicando de esta manera, que existe una

postura contradictoria que apunta hacia la falta de información consistente

alrededor de los mismos. Estableciendo que no han realizado los esfuerzos

por difundir los objetivos en materia de inventario, debido a que estos no han

sido transmitidos a través de canales de información adecuados y eficaces,

siendo estos esfuerzos esenciales para lograr divulgar el conocimiento a

nivel organizacional, sin embargo, han sido infructuosos ya que los

evaluados demostraron no manejar la información pertinente a los mismos.

La ausencia de datos sobre este aspecto es relevante en tanto que

Melinkoff, (1990, p.78) afirma que los objetivos son aquellos que se esperan

lograr en el futuro. Hacia ello se dirigen todos los esfuerzos de la


124

organización, lo cual hace que su desconocimiento límite el logro de las

metas propuestas en materia de inventario.

Abordando las políticas del sistema, se estableció que los

encuestados refieren la existencia de políticas que permiten orientar las

acciones en materia de inventario. Sin embargo, indagando cuales eran las

políticas actuales, se pudo conocer que los entrevistados no precisaron

información al respecto, lo cual implica un desconocimiento de las misma,

manifestando que no existen esfuerzos por difundirlas, la clara indisposición

existente en la transmisión de estas, sugiere la propuesta de la creación de

un diseño. Esta falta de información es relevante en tanto que Harding

(1988,p.213) sostiene que las políticas de una compañía tienen por objeto

orientar la acción, por lo que sirve para formular, interpretar y suplir las

normas correctas, siendo el nivel más alto de gestión para adoptar las

decisiones relacionadas con el control de inventario.

En referencia a las normas de inventario, se estableció que no

contaban con normas claramente definidas en materia de inventario. Esto fue

apoyado por el hecho de que, al indicarle que señalaran las normas de

inventario no se evidenció respuesta alguna, revelando que no existen

normas establecidas en el manejo del inventario de la empresa y que existe

falta de información sobre las mismas. También se determinó que no han

realizado esfuerzos por difundir las normas en esta materia. Estos datos son

desfavorables para la empresa ya que las normas son fundamentales como


125

marco de referencia en cualquier proceso organizacional definiendo así las

reglas de comportamiento a seguir, para lograr el control correspondiente al

mismo. Esto es apoyado por Lazzaro (1992,p.201), quien afirma que una

norma es una medida de realización que debería llevarse a una actividad

bajo métodos y condiciones específicas y representan guías que se deben

cumplir porque proporcionan una base para medir la ejecución y compararla

con un punto de referencia en términos de metas.

En referencia a los Procedimientos de control para los procesos de

recepción de materiales, indicaron que existen procedimientos específicos en

el proceso de recepción de mercancías, pero no se realizan con las

especificaciones necesarias, por lo cual estos resultados son relevantes ya

que evidencian la necesidad de que se ejecute algunas acciones para

mantener un control de inventario acorde a las necesidades, así mismo, los

encuestados afirman que se utilizan formas para el recibo de mercancía,

conociéndose al respecto que dichas formas existen para tener un control del

material que se recibe, realizando una nota de recepción al momento de dar

entrada a la mercancía. Del mismo modo, acotaron que se realizan informes

de materiales por cada envío evidenciándose que estos no se encuentran

estructurados con las especificaciones requeridas para el adecuado manejo

del proceso de inventario.

Con respecto a la elaboración de copias de las transacciones

realizadas durante la recepción de mercancía como respaldo del


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departamento de contabilidad, los entrevistados indicaron una respuesta

afirmativa. En este sentido, explicaron que se envían al departamento de

contabilidad solo la orden de compra y la factura. Y esto se ejecuta con

organización, lo cual permite controlar la mercancía que entra a la empresa.

Estos resultados son relevantes en tanto que verifican la existencia de

algunos procedimientos que aunque no son formales, permiten realizar la

recepción de mercancía, pero por otra parte confirman que no existe un

conjunto estructurado y organizado de actividades que faciliten el control en

el proceso de recepción; lo cual compromete de acuerdo con Paton (1996,

p.403), la consistencia del proceso.

En cuanto a los Procedimientos de Control para los Procesos de

Almacenamiento de Materiales, los entrevistados señalan que realizan

identificación de la mercancía que será colocada en el almacén, pero la

misma no se lleva a cabo bajo estrictos parámetros que permita ubicarla por

diversos rubros; lo cual implica fallas en el control del inventario.

Al indagar la información que se coloca en la mercancía, manifestaron

que la forma de identificación era la colocación de la referencia en la

computadora, la cantidad existente y la fecha de compra; entre otros

aspectos, observándose que no existió consistencia en el reporte de todos

los entrevistados. Esta disparidad de respuesta se debe a que en la empresa

no existe un verdadero control de la mercancía al momento de ser recibida,


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lo cual es de gran relevancia para tener un registro exacto de cada material

entrante en el almacén.

En cuanto a los Procedimientos de Almacenamiento, acotaron que se

verifican los saldos de mercancía en el depósito. Este proceso se ejecuta

efectivamente en la empresa, la cual se realiza a través de una inspección

aleatoria y diaria del material, haciendo énfasis en el material que tiene

mayor rotación, para poder obtener las discrepancias que puedan existir; lo

cual pudiera realizarse a través de la creación de un diseño de un sistema de

control de inventario que permita minimizar el tiempo empleado y ejecutar la

acción de una forma más eficaz. Se verificó que existe un responsable para

el custodio de la mercancía lo cual es importante para tener un control exacto

de las existencias en el almacén. Al respecto Paton (1996, p.403), confirma

lo señalado, indicando que en las empresas las funciones de recepción y

almacenaje se llevan a cabo por separado, después que los materiales

llegan al departamento de recibo se envían a los almacenes. El jefe de

almacén se hace cargo de ello y realiza el recibo en una copia del volante de

notificación expedido por el departamento, de recibo o en alguna otra forma

especial.

Abordando los procedimientos de Control para los Procesos de

Despacho de Materiales, se evidencia que se realiza una nota de pedido

para proceder al despacho de materiales. Esta nota de pedido es utilizada en

el momento en el que ocurran fallas en el sistema o para un cliente en


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particular, y en general el despacho se realiza solo con la factura a pesar de

que la nota de pedido es obligatoria para proceder al despacho de

materiales. También acotan que existen otros formatos específicos para

proceder al despacho de materiales. Estos formatos incluyen la nota de

pedido y la factura la cual amerita una reestructuración para obtener control

en el despacho de la mercancía.

Por otra parte, se evidencia que se realizan cálculos acerca de la

totalidad de materiales despachados por la empresa en períodos específicos

y que existe un responsable de esta actividad, atribuyendo las actividades y

resultados al Jefe de Depósito.

En este sentido, Polimeni (1994,p.76), indica que todas las actividades

antes mencionadas son relevantes, pero que debe realizarse un proceso

exhaustivo de Contabilización de materiales, llevando a cabo un conjunto de

actividades muy específicas, las cuales se incluyen en el diseño de

procedimientos.

Para Finalizar existen deficiencias en cuanto a la documentación y

graficación del proceso, ya que no existe un flujograma del proceso de

inventario. Efectivamente, se pudo conocer que la empresa no cuenta con un

manual de consulta o una graficación que facilite la visualización del proceso

de inventario, lo cual limita que los trabajadores involucrados con este

proceso mantengan una visión integral del mismo. Esto es confirmado por


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Catácora (1996,p.77), quien señala que el proceso de inventario debe

graficarse en un flujograma, que es un instrumento o técnica para la

representación de los pasos o procedimientos en forma gráfica; siendo

fundamentales en una organización, ya que los mismos representan los

pasos y procedimientos para el logro de los objetivos establecidos.

En tal sentido, se afirma que la información acotada en este capítulo

permite realizar un análisis exhaustivo de la situación actual de la empresa,

lo cual orienta a la creación de un diseño que permita reforzar y mejorar

aquellos aspectos necesarios ya que las deficiencias observadas en el

manejo y control del inventario son importantes abordarlas y diseñar los

procedimientos que refuercen las acciones, dado que Kieso y Weygantd

(1990,p.354), explican que el inventario constituye un activo sumamente

importante, por ser el activo de mayor inversión para los establecimientos de

venta, como es el caso de la empresa analizada.

capÍtulo iv resultados de la investigaciÓn análisis de …

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