Manejo de los Expedientes

Capítulo 1

Agenda

1. ¿Qué es un expediente? 1. ¿Qué es un expediente?

2. Clasificación de los expedientes2. Clasificación de los expedientes

3. Ciclo de vida de un expediente3. Ciclo de vida de un expediente

4. Formatos de los expedientes 4. Formatos de los expedientes

5. Equipos para Archivar5. Equipos para Archivar

¿Qué es un expediente?

Documentos oficiales de una compañía u organización que son suficientemente importantes para retenerlos y guardarlos para futuras referencias.

Clasificación de los Expedientes

Vitales Importantes ÚtilesNo

esenciales

Esenciales para la

operación de la

oficina.

Pueden serduplicados y

Reemplazados.

Se usan en la operación de la

oficina pero pueden ser

reemplazadosfácilmente.

Pueden serdestruidos.

Ciclo de Vida de los Expedientes

CrearExpediente

Evaluarutilización

Evaluarretención

Transferencia

Expediente

AlmacénActivos

AlmacénInactivos

Disposición

Formatos de los Expedientes

Los expedientes pueden ser creados en formatos convencionales y formatos no convencionales

Formatos de los Expedientes

Formatos Convencionales

Correspondencia Informes deNegocioFormas

Tarjetas3½ x 5

Otros

Formatos de los Expedientes

Formatos No Convencionales

Micrográficas Medios Electrónicos

MediosAudiovisuales

Equipos para Archivar

Verticales

Móviles

Horizontales

Giratorios

Medios Magnéticos

De Video

Manejo de los Expedientes

Capítulo 2

Procedimientos para Archivar

Establecer cómo será accedido el expediente Acceso Directo Acceso Indirecto

Antes de archivar, se debe codificar Se puede asignar colores Cross Reference Charge-Out Card

¿Por qué asegurar la información?

Para la protección de la empresa Para la protección del cliente, paciente,

consumidor Para protegerse contra una litigación

potencial Por si hay una auditoría Para ayudar a la empresa a cumplir con

las regulaciones gubernamentales

¿Cómo manejar la confidencialidad?

Deben estar pendiente de lo que decimos en público

Nunca deben dejar documentos confidenciales expuestos

Deben cuidar la posición en que está su computadora para que no puedan verla

Pasos para asegurar expedientes

Implementar políticas y procedimientos de seguridad para los expedientes

En cuanto al uso de password se pueden considerar las siguientes alternativas:

Utilizar una firma digitalizada Encriptación Decriptación Biometric identification Utilizando una tarjeta magnética que se pasa por un

sistema de lector de tarjeta y te permite el acceso

Pasos para asegurar expedientes

Pasos para asegurar expedientes

Desarrollar un plan detallado o curso de acción en el caso de una emergencia

Seleccionar una persona que desarrolle un plan de desastre

Hacer un inventario de los expedientes que hay.

Hacer un plan para proteger los expedientes vitales – Ej. Cuartos a prueba de fuego

Pasos para asegurar expedientes

Desarrollar un manual de los expedientes vitales que contenga

Procedimientos de recuperación Explicación de la lista de los expedientes vitales Dar instrucciones específicas para la recuperación

de varios tipos de expedientes

Desarrollar un plan de recuperación de desastre

Periódicamente dar seguimiento al plan de acción para asegurarse de que todos los componentes estén funcionando y en su lugar