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CAPITULO V
MODELO DE GESTION PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA EN EMPRESAS MIXTAS DEL DISTRITO OCCIDENTE
1. PRESENTACION
El modelo presentado a continuación tiene como objetivo sistematizar el
proceso de gestión de proyectos de infraestructura en las empresas mixtas
distrito occidente, de esta manera determinar la solución del problema que
desean ser claramente identificadas y caracterizadas, con el fin de llevar a las
empresas mixtas hacia la consecución de sus metas garantizando la revisión,
control y mejora continua en su proceso de gestión.
2. CONCEPTUALIZACION
Se define el modelo de gestión para el desarrollo de proyectos de
infraestructura en las empresas mixtas, como el conjunto de fases diferenciadas
y dirigidas a llevar a las empresas mixtas a la consecución de sus metas, y de
optimizar la ejecución de los proyectos en sus distintas fases de ejecución, de
esta manera, obtener un modelo de gestión que traiga como beneficio el
desarrollo eficiente y eficaz para las empresas mixtas del sector petrolero en el
distrito occidente.
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3. OBJETIVO
Ofrecer una guía sistemática para facilitar el proceso de gestión y
seguimiento de cada una de las etapas del proyecto, de esta manera lograr
optimizar la utilización de los recursos asignados para su ejecución.
4. ALCANCE
Este modelo esta diseñado para ser aplicado en empresas con capital mixto
dentro de la industria petrolera distrito occidente , sin embargo puede ser aplicado
para otros proyectos fuera de la empresa petrolera siempre que se ejecute las
debidas revisiones y modificaciones en función de la necesidad y estructura
organizativa de la organización donde se vaya aplicar.
5. FASES DE LA PROPUESTA
El modelo presentado a continuación presenta 5 fases: Iniciación,
Planificación, Ejecución, Control, Cierre, ver figura 01. Dichas fases presentan el
proceso de gestión de proyectos de infraestructura y determinan los
requerimientos que se deben cumplir para el logro exitoso de los mismos.
Figura 1. Fases del Modelo de Gestión para el desarrollo de Proyectos de
Infraestructura. Fuente: Angarita 2012
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El mismo fue desarrollado sobre la base organizacional de la población
muestreada la cual representa las empresas del sector petrolero de capital mixto
específicamente las ubicadas en el distrito occidente, en la elaboración del
modelo se utilizo como referencia teórica la propuesta por: Cartay (2010),
Miranda (2004), Palacios (2007), Sapag y Sapag (2007), Palacios (2007), GGPIC
(1999) y PMBOK (2008), quienes aportaron a definir la metodología a seguir para
lograr un efectivo proceso de gestión para el desarrollo de los proyectos de
infraestructura de las empresas mixtas distrito occidente.
Cabe destacar que el modelo presentado a continuación optimizará la gestión
de los proyectos, en la utilización de los recursos asignados, controlando el
proceso administrativo para coordinar cada fase del proyecto, así como
determinar los documentos, riesgos y controles en cada fase del modelo con lo
cual se lograra que mejore de manera sistemática el seguimiento del proyecto a
lo largo de su desarrollo, de igual manera cumplir adecuadamente con las fases
del modelo de gestión requiere del conocimiento del campo de acción, las
herramientas e instrumentos a utilizar, los planes y equipos de trabajo para el
logro de los objetivos previstos.
6.1 INICIACIÓN
El proceso Inicia cuando es visualizada la problemática por parte de personal
correspondiente a operaciones de producción de la gerencia operacional o en su
defecto ingenieros del departamento de infraestructura, posteriormente el
supervisor de procesos de infraestructura es el encargado de definir el objetivo y
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alcance de la propuesta, adicionalmente es la responsable en identificar los
requerimientos y premisas para el desarrollo la cual se origina con la necesidad
de mantener o incrementar el nivel de producción de crudo, aseguramiento de las
instalaciones en materia de SIAHO, optimización de los procesos, y cualquier
necesidad que ponga en riesgo la ejecución del plan de negocios.
Luego se presenta a la gerencia general en la reuniones de seguimiento
gerencial la propuesta para la incorporación a la cartera de proyectos de la
Empresa Mixta, luego se identifica la fase del proyecto visualización,
conceptualización, definición, construcción o puesta en marcha y recursos en
función del tiempo de ejecución, disciplinas, especialidades, riesgos,
contingencia, en esta etapa todas las estimaciones se realizan en función de la
etapa en la que se encuentre el proceso.
De igual manera el superintendente de yacimientos evalúa con el
superintendente de infraestructura, las capacidades de las estaciones de flujo
basándose en el perfil de producción y el compromiso establecido en el plan de
negocio de la empresa mixta, en caso que la propuesta afecte la infraestructura
instalada.
El siguiente paso corresponde al desarrollo de la propuesta en donde el
Superintendente de Infraestructura luego de recibida la propuesta conforma el
Equipo de Planificación del proyecto (EPP) para elaboración de la Ingeniería de
Visualización y memoria descriptiva la cual es realizada por el Supervisor de
procesos de Infraestructura y representantes de las Gerencias de Operaciones,
SIAHO, Técnica, planificación y gestión, este equipo multidisciplinario esta
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conformado por Ingenieros Civiles, Mecánicos, Procesos, eléctrico,
Instrumentación, yacimientos, producción, planificación, seguridad, higiene
ambiente y todo aquel personal que crea conveniente su inclusión con la finalidad
de aportar a la visualización de la propuesta, de igual manera se designa un líder
dependiendo del tipo de proyecto y la fortaleza técnica de los representantes del
equipo, así mismo un secretario que será el encargado de elaborar, organizar y
planificar toda la información durante las reuniones del equipo de planificación.
El equipo de planificación en esta fase procede a identificar los objetivos y
propósitos del proyecto, verificar su alineación con las estrategias corporativas y
su desarrollo preliminar. Adicionalmente el supervisor de procesos de
Infraestructura realiza la evaluación del volumen de producción planteado versus
la capacidad de infraestructura instalada, detección de nuevos requerimientos en
infraestructura, mantenimiento mayor de las instalaciones, requerimientos
SIAHO, requerimientos sociales y cualquier otro lineamiento corporativo. La
evaluación de los requerimientos son realizadas por el EPP, adicionalmente se
efectúa la estimación presupuestaria por el analista de planificación,
evaluaciones de necesidades SIAHO por su gerencia según lo establecido por la
normativa PDVSA.
Luego de evaluada la propuesta por el equipo el supervisor de procesos de
Infraestructura genera como documentación la Ingeniería de Visualización bajo
los formatos y esquema establecidos por la Guía de gerencia de Proyectos de
inversión a Capital (GGPIC, la Gerencia General quien recibe y revisa la
Ingeniería de Visualización aprueba el documento en caso de que cumpla con la
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estrategia de la empresa, de lo contrario existe la posibilidad de ajustar la
ingeniería por emisión de comentarios generando el documento definitivo.
Conforme el documento de Visualización se emite para aprobación de la gerencia
general e incorpora propuesta en el portafolio de proyectos o de lo contrario es
descartada la propuesta.
El portafolio de proyectos tiene una sección denominada oportunidades
adicionales, en la cual están incluidas todas las propuestas aprobadas, para ser
consideradas como proyectos en su primera fase esta actividad es llevada a cabo
por la gerencia de planificación y gestión. En este punto la Superintendencia de
Infraestructura nomina su personal para que forme parte del Equipo que
desarrollará el Proyecto que pudiera estar conformado por el mismo equipo
multidisciplinario que formo parte del EPP, y coordina con el Supervisor de
Ingeniería, el inicio para el desarrollo de la propuesta.
Luego de aprobada la Visualización y culminada la fase de inicio el Supervisor
de Ingeniería procede a solicitar al comité de capitalización de la empresa mixta
el cual es conformado por personal de planificación y gestión, gerencia técnica y
gerencia operaciones, el tipo de proyecto según su clasificación: gastos por
continuidad operacional o en su defecto inversión de capital de cumplir con este
ultimo se solicita ante la Gerencia de Planificación y Gestión la evaluación
económica la cual realiza el analista de planificación en función de obtener los
indicadores económicos asociados a: valor presente neto (VPN), tasa interna de
retorno (TIR) y tiempo de pago (TP) esto deberá cumplir con los lineamientos de
evaluaciones económicas para proyectos de inversión de capital (LEEPIC).
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Esta información es actualizada durante el desarrollo del proyecto por el
planificador encargado y el Supervisor de Ingeniería, el cual da comienzo al
proceso de contratación de consultora dependiendo de la necesidad y a lo
establecido en el manual de normativa interna de PDVSA.
El supervisor de ingeniería es responsable de la elaboración y entrega a la
Gerencia de Contratación de los documentos necesarios para llevar a cabo el
proceso (Especificaciones Técnicas del servicio profesional, Matriz de Evaluación
Técnica, Requisición del servicio, lista de productos de Ingeniería, estimados en
H/H), así como Acta de Inicio y formatos asociados al termino de conceptos
generales de la contratación, el proceso se realiza bajo Normativa Interna de
PDVSA, los documentos deberán estar debidamente aprobados por el supervisor
de Ingeniería y autoridad competente NAAF. Para la estimación de H/H se diseño
el formato 1 el cual se establece los productos de ingeniería , disciplina cantidad
y tipo de documentos y experiencia profesional.
Formato 1. Estimación de productos de ingenierías. Fuente: Angarita 2012.
Durante el proceso de contratación de servicios para el desarrollo de la
ingeniería se selecciona las 3 Consultoras con mejor oferta técnico económica,
se procede a entregar la documentación que describen los proyectos
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(Documento Soporte de Oferta e Información Técnica) basado en la norma
PDVSA PIC–02–03–05, a aquella consultora con la mejor oferta. Posteriormente
el supervisor de ingeniería procede con la negociación de la lista de productos de
Ingeniería y recursos para su desarrollo (H/H, tarifas, estipendio, gastos
rembolsables, entre otros). Adicionalmente coordina con la gerencia de SIAHO la
elaboración de la evaluación de actitud Anexo B. Finalizado el proceso
anteriormente descrito se procede con la firma del contrato para el desarrollo de
la ingeniería propuesta. Ver anexo A.
6.2 PLANIFICACIÓN
El proceso de planificación se lleva a cabo por el planificador designado por el
supervisor de ingeniería con habilidades y el manejo de las herramientas que
requiere el desarrollo de esta actividad, la fase de planificación es primordial en el
proceso para la gestión del modelo y determina el tiempo estimado, el costo y
administración de las horas hombre, gastos reembolsables y la realización de
estudios especiales en caso de que aplique. Ver figura 2
Figura 2. Fase de Planificación del Modelo para la gestión de proyectos de
Infraestructura. Fuente: Angarita 2012
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El Departamento de Ingeniería luego de iniciado el proceso de contratación y
negociado el desarrollo de la ingeniería con la consultora seleccionada, se
procede a solicitar al gerente del proyecto por parte de la consultora plan maestro
de calidad el cual contempla el alcance, estructura detallada de trabajo, objetivos,
normativa, recursos, premisas y la planificación del proyecto de forma
jerarquizada.
De esta manera planificador procede a elaborar la estructura desagregada del
trabajo donde se identifica al equipo multidisciplinario que participara en el
desarrollo de la ingeniería por parte de la empresa consultora y el equipo revisor
de ingeniería por parte de la empresa mixta quienes serán los responsables de
las correcciones de los productos por disciplina (Mecánica, Eléctrica;
Instrumentación, civil y procesos), este equipo puede estar conformado por
cualquier persona de la organización que cuente con los conocimientos técnicos
que se requieran para el desarrollo de la ingeniería. Cabe destacar que este
equipo es responsable del cumplimiento de los hitos de avance en el desarrollo
del proyecto, así como suministrar dicha información al planificador del proyecto
para el seguimiento y actualización de los indicadores de avance del proyecto.
En la ejecución de actividades se recomienda el uso del programa de
planificación y control de proyectos Microsoft Project el cual se posee dentro de
los paquetes de programas de las empresas mixtas, el planificador realizara la
red Lógica del proyecto en la cual se mostrara el inicio y fin de las actividades,
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duración, ruta crítica, cronograma de desembolsos, recursos horas hombre con
base a las actividades y productos negociados.
El planificador del proyecto con soporte del planificador asignado por la
consultora procede con la elaboración de la curva S con porcentajes de avance
planificado versus avance real, avance físicos y financieros el mismo debe ser
previamente aprobado por el supervisor de ingeniería actualizados
semanalmente. Formato 2, adicionalmente se establece la entrega de informes
de progreso semanales, según formato designado por la mixta.
AVANCE FÍSICO
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
29/07
/2011
26/08
/2011
09/09
/2011
21/09
/2011
30/09
/2011
07/10
/2011
14/10
/2011
21/10
/2011
28/10
/2011
04/11
/2011
11/11
/2011
18/11
/2011
25/11
/2011
02/12
/2011
09/12
/2011
16/12
/2011
PERIODOS
PO
RC
EN
TA
JE
Avance Programado Acumulado Avance Real Acumulado
Formato 2. Seguimiento de avance físico versus planificado. Fuente: Angarita 2012
El seguimiento de las horas hombre a través de un histograma acumulado de las
horas hombre planificadas para cada semana de ejecución del proyecto, en
donde el supervisor de ingeniería conjuntamente con los ingenieros responsables
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por cada disciplina efectúan el seguimiento en la ejecución de las actividades y
en base a esta información se realizan los ajustes necesarios para cumplir con la
duración establecida inicialmente del proyecto, formato 3.
HISTOGRAMA DE RECURSOS
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
I II III IV V VI VII VII IX XI XII XIII XIV XV XVI XVII
SEMANAS
HORA
S-HO
MBRE
Programado Acumulado Real Acumulado
Formato 3. Histograma de recursos para seguimiento de horas hombre.
Fuente: Angarita 2012
Para la elaboración del plan de trabajo, se recomienda el uso del programa
Microsoft Project, este debe permitir el control periódico del desarrollo del
proyecto en todas sus fases. De igual manera el planificador evalúa la ruta crítica
del proyecto para establecer las alertas sobre el seguimiento y duración de las
actividades, también deberá establecer la base para calcular la duración de las
actividades seleccionando un inicio y un fin para el proyecto, la cual se estable en
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concordancia con el gerente del proyecto por parte de la empresa consultora de
esta manera se puede calcular el cronograma para cada actividad ver formato 4.
Formato 4. Control de actividades en Microsoft Project. Fuente: Angarita 2012
El seguimiento para los avances financieros se realizan a través del
cronograma de ejecución y desembolso planificado, el mismo se recomienda
llevar por el planificador en una hoja de datos por el paquete office Excel y
actualizar mensualmente en función del avance real del proyecto, formato 5,
dichas tablas se calculara a través de las horas hombres que se definieron
inicialmente para cada producto y los hitos la revisión A, B y 0 de los documentos
de ingeniería.
Formato 5 Ejemplo para seguimiento de avance financiero planificado versus
avance financiero real. Fuente: Angarita 2012
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El planificador elabora el presupuesto detallado del proyecto y los planes de
desembolso, precisando el nivel de detalle que permita establecer la base para el
control financiero. De igual manera se debe precisar los tiempos promedios en la
revisión de la documentación generada por el equipo de ingeniería en donde se
contemplan los criterios de calidad entre la consultora y el equipo revisor de
ingeniería dicha información queda detallada dentro del plan de calidad
entregado por la consultora.
Para la planificación de los gastos reembolsables y estudios especiales son
generados cuando son solicitados en función de la necesidad del proyecto el cual
debe ser validado y aprobado por el supervisor de ingeniería de la empresa
mixta. La consultora deberá consolidar como mínimo 3 presupuestos de
empresas que ejecutan el estudio especial (levantamientos topográficos, estudios
de suelos, ensayos específicos, entre otros) el servicio, en caso de viáticos y
pagos por traslado se reconocerá lo establecido en el contrato o la norma
PDVSA. Ver anexo A.
6.3 EJECUCIÓN
En el proceso de ejecución de los proyectos de infraestructura es importante
destacar que la mayor parte del presupuesto del proyecto se ejecutara dentro de
esta fase, ver figura 3, el equipo ejecutor conformado por el equipo
multidisciplinario en las disciplinas que contemple el proyecto (civil, mecánica,
eléctrica e instrumentación) estos serán los encargados de la medición de las
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variables y la detección de desviaciones en el desarrollo de la ingeniería, además
notificar al planificador del proyecto y medir el avance sobre las actividades del
proyectos.
Figura 3. Fase de ejecución del Modelo para la gestión de proyectos de
Infraestructura. Fuente: Angarita 2012
Establecido el plan de trabajo y la duración del proyecto el supervisor de
ingeniería coordina a través de la gerencia SIAHO realizar las inducciones de
seguridad, higiene, ambiente de trabajo y notificaciones de riesgo al equipo
multidisciplinario que ejecutara el desarrollo de la ingeniería, de igual manera se
efectúan mesas de trabajo lideradas por el supervisor de ingeniería y el cliente
operacional esto con la finalidad de aclarar cualquier requerimiento e información
necesaria para el desarrollo del proyecto.
Culminado el proceso anteriormente mencionado la consultora y el equipo
multidisciplinario procede a los trabajos de levantamiento de información de
campo. La revisión del progreso en el desarrollo será coordinada por el
planificador del proyecto, así como, los líderes de disciplina conformados
inicialmente, a través de los hitos para el chequeo de los productos de ingeniería
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en donde se establece revisión A: 1era. Emisión, Revisión B: 2da. Revisión,
Revisión 0: Producto Final.
Corregida y aprobada la ingeniería se procede a la elaboración del índice de
definición del proyecto (PDRI), establecido por la norma para definir si el proyecto
tiene el grado de definición, de no ser satisfactorio se revisa la disciplina con bajo
índice y se agregan los productos necesarios para cumplir con los rangos
establecidos, así mismo se realizan los análisis de riesgo (WHAT IF o HAZOP), la
selección del tipo de análisis va en función de la magnitud y complejidad del
proyecto, así como la fase de ingeniería que se esta desarrollando. Los estudios
anteriormente descritos deberán ser realizados por un ente certificado por
PDVSA y con experiencia en el proyecto.
Durante del desarrollo de la ingeniería el planificador notifica al supervisor de
ingeniería sobre el avance para la actualización de las curvas S de avance físico
versus financieros, histograma de recursos horas hombres, curva de desembolso
financiero con la finalidad de efectuar una presentación de avance mensual del
proyecto ante la gerencia general.
El supervisor de ingeniería deberá velar por la adquisición o compra de los
equipos de largo o corto tiempo de entrega los cuales deben ser gestionados en
paralelo con el desarrollo del proyecto. Para la compra de los materiales se
requiere las especificaciones técnicas y hoja de datos del equipo o material a
adquirirse en revisión 0, de esta manera el ingeniero de proyectos procede con la
elaboración de la requisición del material según el formato 6 mostrado a
continuación en el cual se describe todas las características del equipo o
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material, se cotiza su precio en el mercado con la finalidad de minimizar la
desviación en los costos de adquisición, solo en caso que se hayan hecho
compras del material en el mismo año se tomarán estos como precios de
referencia.
Formato 6 Requisición para materiales. Fuente: Angarita 2012
Se remite la requisición ante la gerencia de compras debidamente aprobada
por el nivel de autorización administrativa y financiera (NAAF) competente, esta
es verificada por compras para su clasificación, de superar la compra las diez mil
Unidades Tributarias (U.T.) se gestiona la compra a través de la filial Bariven, los
lideres de disciplinas y el supervisor de ingeniería apoyan en la verificación de los
aspectos técnicos a evaluar y otras solicitudes generadas por la filial, finalmente
se evalúan las características del material ofertado por el proveedor , el líder de
disciplina de la empresa mixta se debe asegurar de que el material cumpla con
las características exigidas por la ingeniería para su posterior aprobación por
parte del Supervisor de ingeniería y del NAAF competente.
El siguiente paso corresponde a la recepción del material para el proyecto el
cual debe estar codificado por el ingeniero de proyectos para su entrada a
almacén, en este punto se notifica al supervisor de construcción la llegada del
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material, el cual verifica según las características del proyecto, de no estar
conforme procede con notificar la inconformidad del material a la gerencia de
compras o Bariven, en caso de que no cumpla con lo exigido se gestiona la
devolución al proveedor.
Luego de finalizada la etapa de desarrollo de ingeniería la consultora emite
entrega del libro final del proyecto. En el caso que la fase corresponda al
desarrollo de la ingeniería de detalle, el supervisor de construcción recibe copia
del libro final y la documentación necesaria para la contratación y construcción de
la obra, en este punto es definido la estrategia de ejecución y se elaboran los
paquetes de trabajo por disciplina, así mismo el supervisor de construcción
procede a realizar la solicitud a la gerencia de estimación de costos para la
estimación del presupuesto base insumo necesario para dar inicio al proceso de
contratación. En esta actividad paralela, se solicita la validación del régimen
laboral, por parte de relaciones laborales de la empresa mixta y la solicitud de la
estructura costo labor a la división de ajustes división costa occidental de
PDVSA, con la finalidad de emitir el factor sobre costo labor a las empresas que
estarán participando en la etapa constructiva del proyecto.
Durante el proceso de contratación de la obra, los supervisores de ingeniería,
procesos de infraestructura y construcción participan en apoyo de la verificación
de los aspectos técnicos, y otras solicitudes que se pueda efectuar las empresas
oferentes. Finalmente se adjudica la construcción de la obra a la empresa que
cumpla con los aspectos técnicos y económicos según el presupuesto base
emitido por la gerencia de estimación de costos.
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Culminado el proceso de contratación de la obra se inicia el proceso de
construcción previa firma del contrato, el supervisor de construcción y los
inspectores de las disciplinas civil, mecánica, electricidad e instrumentación
verifican que la obra se ejecute de acuerdo a lo establecido en el contrato y en
las especificaciones de construcción establecidas en la ingeniería.
El representante del contratista coordina la emisión de valuaciones
semanales, quincenales o mensuales según lo establecido en el contrato, de no
estar conforme con la evaluación sometida el supervisor de construcción procede
con la notificación al contratista para la remediación o corrección de las no
conformidades detectadas, de cumplir la valuación con lo establecido se
aprueban los soportes de la obra por los inspectores, superintendente de
infraestructura, y gerencia solicitante, la valuación aprobada por la empresa mixta
se envía al contratista para la elaboración de la factura con los soportes las
cuales son enviadas al departamento de finanzas de la empresa mixta para
procesar su pago, de esta manera se repite el proceso hasta culminada la obra.
Ver anexo A.
6.4 CONTROL
Durante el proceso de control es necesario el seguimientos de los parámetros
durante planificación la cual es etapa clave dentro del proceso de control así
como la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles
problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea
necesario.
161
A continuación se describe la fase de control de proyectos de infraestructura
como muestra la figura 4. El equipo de ingeniería determina cuáles de los
procesos son necesarios para el control efectivo de cada una de las fases del
proceso. Cabe destacar que el beneficio clave es que el rendimiento del proyecto
se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del
plan estratégico de la empresa mixta.
. Figura 4. Fase de control del Modelo para la gestión de proyectos de
Infraestructura. Fuente: Angarita 2012
Durante la planificación y ejecución del proyecto se consolidan los soportes
descritos del modelo de gestión para poder validar el inicio de la ingeniería. El
supervisor de procesos de infraestructura que visualiza la propuesta alineada al
plan estratégico de la empresa mixta se encarga del desarrollo de los documento
de soporte de decisión 1 (DSD1) y memoria descriptiva del proyecto los cuales se
establecen como medida de control para poder iniciar el desarrollo de la
ingeniería, estos documentos deben estar debidamente aprobados por la
gerencia general y presidente de la empresa mixta para poder dar continuidad al
desarrollo del proyecto.
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Posteriormente el ingeniero de proyectos procede a la realización de la
apertura de desembolso (APD) y hojas resumen del proyecto (HR) en el formato
establecido por la mixta, estos deben ser aprobados por el NAAF competente,
adicionalmente todos los APD consolidados el ingeniero de proyectos los
clasificara por año de apertura y monto para su posterior seguimiento y control,
formato 7. Cabe destacar que todos los documentos serán codificados a través
de los parámetros establecidos en la norma PDVSA PIC–01–03–05.
Formato 7. Control de APD. Fuente: Angarita 2012.
Durante el desarrollo del proyecto el supervisor de ingeniería verifica el
seguimiento de las curvas S de avances que permitan medir y evaluar el
progreso físico, financiero, uso de recursos horas hombre, gastos reembolsables
y estudios especiales, requeridos durante el desarrollo del proyecto , esto con la
finalidad de establecer acciones correctivas sobre las actividades que generen
retrasos o gastos adicionales en el proyecto. El supervisor de ingeniería
coordinará quincenalmente la elaboración de los informes de avance los cuales
deberán ser elaborados por el planificador del proyecto.
Para el control de aquellos productos de ingenierías que por motivos de
diseño no se desarrollen, o se ameriten productos adicionales el ingeniero de
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proyectos llevara su control sobre los aumentos y disminuciones en una hoja de
cálculo que especifique el balance global y horas hombres ver formato 8,
Formato 8 control de aumentos y disminuciones. Fuente: Angarita 2012.
Así mismo durante el desarrollo de ingeniería es verificado la calidad de los
productos de cada disciplina, esto se establece inicialmente el supervisor de
ingeniería con el gerente del proyecto por parte de la consultora a través de un
documento que aprueba el mismo denominado bases y criterios de diseño en
donde se establecen el objetivo, justificación, alcance, premisas, normas y
códigos aplicables, lista de productos por disciplina y planificación del trabajo .
Durante el desarrollo el equipo de ingeniería establecerá revisiones
programadas para el seguimiento del avance (A, B y 0) en las cuales se emitirán
correcciones sobre los documentos en color azul, inclusión de comentarios en
color rojo y eliminar cualquier información en color verde, de igual manera el
planificador se encarga del intercambio de documentos entre la consultora y cada
líder de disciplina esto con la finalidad de llevar el control en la revisión de los
documentos, ver formato 9. luego de avalar el estado de los productos
(documentos y planos), de acuerdo a los hitos de medición se procede a preparar
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minuta para registrar esta información, de acuerdo al documento PDVSA PIC–
01–03–03.
ITEM CODIFICACIÓN DESCRIPCION REV
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2 Formato 9. Control de documentos. Fuente: Angarita 2012.
El planificador debe procesar los datos para determinar el avance físico se
asigna el porcentaje de avance a cada producto (plano o documento), de
acuerdo al hito de medición en que se encuentre. Se ponderan los pesos
relativos de cada producto con las HH del producto entre las HH totales; los
cuales fueron calculados en la fase de planificación, de igual manera, se
determinar la contribución de avance década producto, para el avance total se
suman todos los avances de los productos, se graficar la curva de progreso
físico, comparando el progreso planificado versus real.
Para el control y seguimiento de los recursos el planificador grafica el
histograma con las horas hombre reales reportadas comparando las horas
planificadas con las reales, finalmente procede a reportar las causas de
desviaciones detectadas y a notificar al gerente del proyecto y supervisor de
Ingeniería a través de un informe o vía email dichas causas.
Culminado el desarrollo de la ingeniería el supervisor de ingeniería procede a
la ejecución del análisis de riesgo a través de PDVSA ingeniería de riesgo en
cual se verifica y se determina cualquier desviación y consideración de seguridad
emitida por el estudio, posteriormente se procede a incluir los comentarios en
caso de que se justifique antes de la emisión final del libro final. En este punto se
165
procede a la entrega del libro final al supervisor de construcción, el Supervisor
de Ingeniería es el responsable de la elaboración del DSD según la fase de
ingeniería aprobado por el NAAF competente.
En paralelo el ingeniero de proyecto gestiona la compra de materiales y
equipos haciendo la solicitud al departamento de compras o en su defecto la Filial
Bariven según lo establecido en la fase de ejecución de este modelo de gestión,
dentro del proceso de compra para el control de cada material se establece un
formato formato 10, en el cual se especifica características esenciales para
efectuar el seguimiento semanal.
Formato 10. control de compras de equipos y materiales. Fuente: Angarita
2012.
Las compras realizadas tienen impacto sobre la planificación del proyecto así
como los indicadores que se miden para su control: tiempo de entrega y costos,
luego de culminado el proceso de compra, verificado a través de la lista de
materiales por disciplina, especificaciones técnicas y hojas de datos, se clasifican
los materiales según el código del proyecto, de esta manera el supervisor de
Ingeniería procede con la elaboración del DSD que deberá ser aprobado por el
NAAF competente como control y marcar el inicio de la construcción. En la
ejecución de la obra se realiza seguimiento y control en base a lo acordado en el
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contrato y las especificaciones técnicas para construcción, a través de reportes
semanales en donde se especifique la curvas S de avances físicos versus
planificado, avances financieros versus planificados, recursos y todas aquellas
variables que sean puntos de interés para dar avance eficaz y eficiente a la obra.
Los informes se entregarán en el formato establecido por la empresa mixta
deberá ser aprobado por los inspectores de la obra, supervisor de construcción,
superintendente de infraestructura y gerente de línea. De igual manera estos
informes son utilizados como soportes para la valuación de la obra que deberá
ser nuevamente aprobada por el personal supervisor de la empresa mixta y
sometido contra factura para su cobro, en este punto el ingeniero de construcción
procede a efectuar la acumulación del monto de la factura para el control de
gastos de la obra, para proceder con el pago se genera una copia de la factura
aprobada el ingeniero de construcción la almacena como soporte dentro de la
carpeta del proyecto del avance físico y financiero de la obra este proceso se
repite mensualmente hasta culminado el proyecto.
6.5 CIERRE
El cierre de los proyectos de infraestructura incluye los procesos utilizados
para finalizar todas las actividades, entregar el producto terminado a terceros y
entregar el proyecto culminado a la gerencia solicitante, una vez completado,
verifica que los procesos definidos durante el desarrollo del proyecto estén
formalmente culminados, así mismo, garantiza la verificación de las
especificaciones de los materiales y equipos, con el objetivo de que cumplan con
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los criterios antes de proceder a su aceptación para almacenamiento, finalmente
debe verificarse la entrega de los productos de ingeniería para el inicio de la fase
de construcción del Proyecto.
A continuación se detalla las fases que componen el proceso de cierre del
modelo de gestión de los procesos de infraestructura.
Durante el desarrollo de la visualización, conceptualización, definición y
puesta en marcha del proyecto se definen documentos que marcan el cierre de
una etapa de ingeniería y a su vez marca el inicio de la siguiente etapa, luego de
identificada la necesidad por el personal adscrito a la gerencia de operaciones y
departamento de infraestructura se visualiza la problemática, el final de esta
etapa esta marcada por DSD 1 aprobado por la máxima autoridad de la empresa
mixta gerente general y presidente este documento es elaborado por el
supervisor de procesos, así como la elaboración de la memoria descriptiva del
proyecto la cual es sometida ante en ministerio de poder popular para energía y
minas MEMPET para su aprobación.
Luego se procede con el inicio al desarrollo de la ingeniería conceptual,
básico o detalle según sea el requerimiento, estas etapas culminan con la
elaboración y aprobación a la de los DSD 2, DSD 3 el cual se realiza como
culminación de la ingeniería conceptual y básica estos documentos son
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elaborador por la supervisión de ingeniería en colaboración de los ingenieros
involucrados en el proyectos, el cierre sobre el desarrollo de la ingeniería
desarrollada por la consultora se establece con la entrega del libro final de
ingeniería el cual representa la entrega conforme de todos los productos por
disciplina de ingeniería y el acta de recepción provisional firmada por el
representante de la consultora y el supervisor de ingenieria, esto marca el
comienzo al proceso de compras de equipos y materiales, que son recibidos en
el almacén de la empresa mixta bajo las especificaciones técnicas definidas en la
ingeniería de detalle la conformidad de los materiales y equipos queda definida a
través del formato de recepción de materiales definido por la empresa mixta con
la firma del que recibe el material en almacén y el supervisor de construcción
responsable de revisar y administrar los mismos durante la ejecución de la obra.
Culminada la ingeniería de detalle y obra el supervisor de construcción en
colaboración del supervisor de ingeniería se elabora el DSD4, aprobado por el
NAAF competente, el ingeniero de construcción ejecuta la revisión pre arranque
según a lo establecido a la normativa PDVSA, el contratista recibe las
observaciones emitidas por el departamento de construcción en el caso de que
existan desviaciones y procede a la elaboración de los planos como construido
para proceder con la entrega formal del dossier de la obra, el cual debe ser
aprobado por el inspector, supervisor y superintendente de infraestructura.
Posteriormente el supervisor de construcción elabora y tramita acta de
completación mecánica de la obra y es remitida al superintendente de
infraestructura quien elabora la notificación sobre completación mecánica de la
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obra a la organización solicitante, el superintendente de infraestructura elabora y
subscribe acta de recepción provisional que debe ser debidamente firmada por el
superintendente de infraestructura y el representante de la contratista. De esta
manera se coordina el inicio de las pruebas de arranque en donde participa
personal de infraestructura y la gerencia de operaciones dicha revisión debe
estar firmada por equipo multidisplinario que participo en la actividad.
De ser satisfactorio el arranque se elabora acta de entrega final de la obra
para su puesta en marcha esta debe estar firmada por la gerencia solicitante y
todos los que participaron desde el inicio del proyecto con lo que se da por
culminado el proyecto de infraestructura. Ver anexo A.
7 FACTIBILIDAD
La propuesta tiene aplicación desde el punto de vista técnico para las
organizaciones, por cuanto las empresas mixtas del sector petrolero de
occidente, específicamente las ubicadas en el distrito occidente del municipio
Maracaibo estado Zulia, cuentan actualmente con un equipo de profesionales
que laboran en las superintendencias de infraestructura, departamento de
ingenierías y proyectos.
Desde el punto de vista económico, no se requiere de una inversión en
implementación de tecnología, pues el modelo de gestión propuesto se aplica
bajo la aplicación de las herramientas y formatos propios de cada empresas
mixtas siendo suficiente tener conocimientos en los programas de Microsoft
Office para la elaboración de los documentos de control y seguimiento necesarios
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establecidos a lo largo de la propuesta,. Sin embargo, en lo que respecta a la
formación del personal, puede considerarse la ejecución de cursos para el
personal en el área de proyectos en sus distintas fases según lo establecido en el
modelo de gestión para lo cual podría consultarse la disponibilidad y precios de
empresas que suministran adiestramiento. Igualmente pueden cubrirse los
adiestramientos con recursos propios, aprovechando personal de la misma