boletíne xpre s s - instituto nacional de contadores

Boletín EXPRESS | 1

BoletínE XPRE S S Febrero 2015

No.152382-4085 (en línea)

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XBRL Estandarizando los informes financieros

El XBRL es un lenguaje de etiquetas desarrollado para solucionar la nece-sidad global que ha tenido la sociedad de contar con un sistema de informes financieros estandarizado. Su objeti-vo es darle sentido a los datos para que las máquinas puedan interpretar-los y adaptarlos a las necesidades de cada uno de los usuarios.

Dentro del mundo de los negocios, las empresas siempre han tenido que ajustarse a las políticas de las diferen-tes organizaciones, como por ejemplo un banco puede solicitar un Balance en Excel y con unas características particulares, mientras que otros solo lo aceptan en PDF y organizado de cierta manera. Toda esta diversidad de solicitudes ocasiona que las em-presas tengan que gastar tiempo y dinero adaptando la información a los requerimientos de los terceros.

Con el propósito de solucionar este problema, fue creado el estándar de marcas XBRL, el cual está compues-to por una serie de etiquetas que ha-cen al contenido semántico. Esa es la

esencia del XBRL y es de gran utilidad, pues cuando se tiene información con sentido se pueden programar los dife-rentes sistemas para que los interpre-ten y adapten a los requerimientos de cada organización.

¿Cómo funciona?

Una persona puede interpretar un in-forme dependiendo de lo específico que este sea. Por ejemplo, al ver el va-lor 30 solo se le puede dar un sentido si se proporciona más información; lo primero que uno pregunta es ¿treinta qué? ¿A qué concepto se refiere? Su-pongamos que el documento dice:

Bancos 30

Ahora hay más claridad, 30 es el valor de la cuenta Bancos pero ¿es mucho o poco dinero? ¿En qué moneda esta expresado?

Bancos 30 COP (en millones)

Ahora es más comprensible, se trata de 30 millones de pesos colombianos. Entre más clara sea la información, más sentido tendrá para los seres hu-

manos. Por eso una persona puede tomar todo un reporte, interpretarlo y transformarlo a un nuevo forma-to. Mientras que una máquina leerá "Bancos 30 COP (en millones)" como una simple cadena de texto.

Las etiquetas del XBRL permiten que las computadoras interpreten esta in-formación. Si se le dice a un sistema "30" él lo tomará como un número entero, pero al aplicarle una etiqueta como <bancos>30</bancos> y si se le dice que esa etiqueta pertenece a un lenguaje de marcas, el podrá in-terpretarlo y darle sentido siguiendo las especificaciones de ese lenguaje.

Basado en el lenguaje de marcas extensibles XML

El XML es un metalenguaje que per-mite la creación de otros lenguajes para organizar y darle sentido a di-ferentes tipos de datos; es decir, se puede extender para crear nuevas etiquetas (por ello su nombre).

Un ejemplo son los archivos RSS (Really Simple Syndication) que tan-to se ven en los sitios web de noti-cias. Estos crean un "menú" de las nuevas publicaciones, enmarcando los datos en etiquetas para permitir que las diferentes aplicaciones la in-terpreten apropiadamente. Por eso un archivo RSS puede ser leído por un programa como Google reader, un navegador como Firefox o cualquier otra aplicación de sindicación... to-das lo interpretan igual pero todas lo muestran diferente.

Con el XBRL se pretende hacer lo mis-mo pero en el ámbito de los negocios. Las empresas crearán estados finan-cieros en un formato de etiquetas que podrá ser comprendido por las apli-caciones que estén programadas para interpretar este estándar.

Fuente: puc.com.co

No.15 Febrero 2015 BoletínEXPRESS


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Inició la implementación de las NIIF para las Fundaciones

Colombia se encuentra en un proceso de convergencia hacia los estándares internacionales de contabilidad, por lo que es de vital importancia la adap-tación de los requerimientos de las Normas Internacionales de Informa-ción Financiera NIIF para pymes.

El cronograma de aplicación que de-ben cumplir las entidades que deban adoptar las NIIF para Pymes, se en-cuentra establecido en el artículo 3 del Decreto 3022 de 2013, en donde se mencionan las siguientes fechas:

Período de preparación obligato-ria: comprendió desde el 1° de ene-ro hasta el 31 de diciembre de 2014. Tiempo en el cual las entidades que aplicaron este nuevo marco técnico normativo, elaboraron un plan de implementación de dichas normas.

Período de transición: compren-de desde el 1° de enero hasta el 31

de diciembre de 2015. Durante este período debe llevarse la contabilidad bajo los decretos 2649 y 2650 de 1993 y de acuerdo a toda la norma-tividad que rija la materia, para el cumplimiento de los requerimientos legales; sin embargo, simultánea-mente, se debe elaborar información financiera con el nuevo marco técni-co normativo, que pueda ser utilizada a fin de elaborar estados financieros comparativos bajo el marco normati-vo mencionado.

En el inicio de este período, es de-cir, el 1° de enero de 2015, la en-tidad deberá presentar el Estado de Situación financiera de Apertura, en el que se medirán por primera vez de acuerdo con el nuevo marco técnico normativo los activos, pasivos y pa-trimonio que ésta posea.

Últimos estados financieros confor-me a los decretos 2649 y 2650 de

1993 y demás normatividad vigente: Se prepararán con corte de diciem-bre 31 de 2015.

Periodo de aplicación: está com-prendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2016. Es el tiempo en cual, por primera vez, se llevará la contabilidad bajo el nuevo marco técnico normativo.

A partir de dicha fecha, perderán vi-gencia los decretos 2649 y 2650 de 1993, por lo que la información que sea llevaba en la contabilidad bajo esa normatividad, no tendrá efecto legal alguno.

Fecha de reporte: será el 31 de di-ciembre de 2016, momento en el que se deberán presentar los primeros es-tados financieros de acuerdo con el nuevo marco técnico normativo.

Fuente: Asociación de Fundaciones Empresariales

No.15BoletínEXPRESS


Febrero 2015

El poder de la información

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En Colombia la Ley 1314 de 2009 regula las normas de convergencia hacia los estándares internaciona-les de marca mundial en materia de contabilidad, divulgación de estados financieros y aseguramiento de la in-formación; uno de los temas rele-vantes en este proceso es el rol de la junta directiva, a la cual le corres-ponde participar en la planeación del proyecto de las normas de contabili-dad, aprobar las políticas contables, autorizar el estado de situación fi-nanciera de apertura y demás repor-tes elaborados por los expertos de la información financiera.

Desde luego, el revisor fiscal debe rea-lizar una labor de seguimiento anali-zando el cumplimiento de los requisitos legales durante el periodo de transi-ción, evaluando las políticas, criterios técnicos, estimaciones y procedimien-tos utilizados por los preparadores de los estados financieros de apertura.

Importante mencionar el concepto de las normas de aseguramiento de

la información, las cuales se entien-den como el conjunto de principios, conceptos, técnicas, interpretaciones que regulan las calidades personales, ejecución del trabajo y los informes de auditoría de aseguramiento de la información, servicios que serán contratados con personas jurídicas o naturales, prestados bajo la direc-ción y responsabilidad de contadores públicos. El problema de esta nor-ma, es la potestad reglamentaria en poder del gobierno nacional, puede expedir normas de auditoría integral aplicables a los casos en que hubiere que practicar sobre las operaciones de un mismo ente, diferentes audi-torías que podrían debilitar la figura jurídica de la revisoría fiscal, orga-nismo de control con una connota-ción superior en varios países de La-tinoamérica, respecto a las funciones que cumplen los comisarios de cuen-tas, síndicos, comité de vigilancia y auditores externos, actividades que pueden ejercer profesiones distintas al contador público.

La importancia de las funciones de la revisoría fiscal es ese enfoque de con-trol integral, como constructores de valor agregado, es la conceptualización de la organización desde la dimensión administrativa, financiera, operativa, técnica, procesos, flujos de informa-ción, proyectos, estrategias, donde surgen actividades de fiscalización, au-ditoría e interventoría de cuentas.

La globalización de la economía hace años movió el piso a todas las pro-fesiones en el estilo de ejercer su actividad, los contadores públicos no somos ajenos a esos nuevos de-safíos; precisamente en este entorno de normas internacionales, es cuando la revisoría fiscal por su larga expe-riencia y conocimiento, debe jugar un liderazgo importante, en la adopción de las normas de aseguramiento de información, como depositarios de la fe y la confianza pública.

Fuente: La Nación – Por Yesid Perdomo Guerrero



Febrero 2015

Proveedor con pago aplazado

Cont

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Cómo contabilizar un proveedor que no da crédito incluido el IVA

En el caso de proveedores hay que volver a recordar el registro de cau-sación de la obligación con los des-cuentos correspondiente de retencio-nes en la fuente, de acuerdo con las

responsabilidades del contribuyente, para que cuando suceda el pago se gire el cheque por el valor neto.

En el presente caso se compra de mercancía por valor de 10.000.000 u.m., con IVA del 16% a crédito a 6 meses, siendo la política contable de

crédito corriente a 3 meses, el pago se hace a los seis meses.[Los registros por PCGA por la com-pra al gran contribuyente, se hace de la siguiente forma:Al sexto mes se hace el pago al pro-veedor].



Códigos Cuentas Débitos Créditos

143536 Inventarios 10.000.000

240802 Impuesto a la ventas 1.600.000

220505 Proveedores 11.600.000

Registra la compra de mercancías a 6 meses de plazo

Códigos Cuentas Débitos Créditos

220505 Proveedores 10.000.000

111005 Bancos moneda nacional 10.000.000

Registra el pago al proveedor a los 6 meses

En NIIF el reconocimiento de un pago aplazado con IVA debe hacerse por el valor presente de la obligación que tiene un interés explícito del 2% y se debe reconocer el gasto del dinero en el tiempo de los seis meses, porque esa misma mer-cancía pagada de contado puede ser inferior:

Proveedor acepta pago aplazado

Valor de la factura 10.000.000

Impuesto a las ventas 16% 1.600.000

IVA por los intereses 179.246

Total crédito en meses 6 11.779.246

Tasa de interés 2%

Valor actual de los flujos de capital y flujo del impuesto al valor agregado

Periodo Flujo del capital Flujo del IVA

0 - 10.000.000 - 1.779.246

1 - -

2 - -

3 - -

4 - -

5 - -

6 10.000.000 1.779.246

Valor Actual 8.879.714 1.579.919

Los flujos de efectivo tanto del principal de la factura como del IVA se calculan independiente para analizar los intereses del capital y del IVA, en algunos países como Colombia y Perú, se cobra el IVA sobre la financiación de crédito.

El aspecto tributario está por verse en el caso colombiano, en algunos países se declara y se paga en la medida que se re-coge como es el caso de España y Perú.

Amortización capital de la factura Impuesto IVAA InteresesPeriodo Saldo Intereses Capital Pagos

0 8.879.7141 9.057.308 177.594 0 28.4152 9.238.454 181.146 0 28.9833 9.423.223 184.769 0 29.5634 9.611.688 188.464 0 30.1545 9.803.922 192.234 0 30.7576 - 196.078 9.803.922 10.000.000 31.373

Total 1.120.286 179.246

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Febrero 2015

En esta tabla de amortización en el margen derecho se liquidó el IVA sobre los intereses de capital o principal. La financiación del IVA no tiene intereses como en el caso colombiano y peruano.

Amortización impuesto al valor agregado

Saldo Intereses Capital Pagos

0 1.579.919

1 1.611.518 31.598 0

2 1.643.748 32.230 0

3 1.676.623 32.875 0

4 1.710.156 33.532 0

5 1.744.359 34.203 0

6 199.326 34.887 1.545.032 1.579.919

Total 199.326

La siguiente sería el reconocimiento del costo de los inventarios, por el valor actual, el impuesto al valor agregado de 1.600.000 u.m., agregado del IVA de los intereses, por valor de 179.246 u.m.

Código Cuentas Débitos Crédito Proveedores

143536 Inventarios 8.879.714 Débito Crédito Saldo

240802 I. a las ventas 1.579.919

220505 Proveedores 10.459.633 10.459.633

Reconocimiento por el valor actual de la compra 10.459.633

En la margen derecha de los registros se detalla el libro de proveedores, en el cual se capitalizan los gastos por intereses y se lleva como mayor valor el impuesto a las ventas descontable.

Código Cuentas Débitos Crédito 10.459.633

Gasto intereses 177.594 10.459.633

240802 Imp. a las ventas 31.598 10.459.633

220505 Proveedores 209.193 209.193 10.668.826

Reconocimiento primer mes gasto intereses e IVA 10.668.826



240802 Imp. a las ventas 32.230 10.668.826

220505 Proveedores 213.377 213.377 10.882.202

Reconocimiento segundo mes gasto intereses e IVA 10.882.202



240802 Imp. A las ventas 32.875 10.882.202

220505 Proveedores 217.644 217.644 11.099.846

Reconocimiento tercer mes gasto intereses e IVA 11.099.846

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240802 Imp. a las ventas 33.532 11.099.846

220505 Proveedores 221.997 221.997 11.321.843

Reconocimiento cuarto mes gasto intereses e IVA 11.321.843



240802 Imp. a las ventas 34.203 11.321.843

220505 Proveedores 226.437 226.437 11.548.280

Reconocimiento quinto mes gasto intereses e IVA 11.548.280



240802 Imp. a las ventas 34.887 11.548.280

220505 Proveedores 230.966 230.966 11.779.246

Reconocimiento sexto mes gasto intereses e IVA 11.779.246

Al finalizar los seis meses, por efectos de espacio, encuentro que la cuenta del proveedor tiene actualizado un valor de los 10.000.000 u.m., del principal y el valor de IVA que tiene que pagar.


220505 Proveedores 10.000.000 10.000.000 1.779.246

240802 Imp. a las ventas 1.779.246 1.779.246 0

220505 Proveedores 11.779.246 0

Reconocimiento primer mes gasto intereses e IVA 0

Aun ronda los comentarios con respecto al manejo del IVA y la materialidad en la vida real de este ejercicio.

Fuente: Contabilidad y finanzas

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Cel: [email protected]ín - Colombia

Tel. 3606777-3493899 Cra 54 # 59-105 L- 3 Ed. Avenida

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Obligados a presentar estudio de precios de transferencia

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1. Los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementa-rios que celebren operaciones con vinculados en el exterior y/o vin-culados ubicados en zona franca, cuyo patrimonio bruto en el último día del respectivo año o período gravable sea igual o superior al equivalente a cien mil (100.000 UVT, 2014: COP$ 2.748.500.000) o cuyos ingresos brutos del res-pectivo año sean iguales o supe-riores al equivalente a sesenta y un mil (61.000 UVT, 2014: COP$ 1.676.585.000).

2. Los establecimientos permanentes de personas naturales no residen-tes o de personas jurídicas o enti-dades extranjeras y las sucursales y agencias de sociedades extran-jeras, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realicen operaciones con vin-culados del exterior y/o vinculados ubicados en zona franca, cuyo pa-trimonio bruto en el último día del respectivo año o periodo gravable sea igual o superior al equivalen-te a cien mil (100.000 UVT, 2014: COP$ 2.748.500.000) o cuyos in-gresos brutos del respectivo año sean iguales o superiores al equi-valente a sesenta y un mil (61.000 UVT, 2014: COP$ 1.676.585.000).

3. Los establecimientos permanentes de personas naturales no residen-tes o de personas jurídicas o enti-dades extranjeras y las sucursales y agencias de sociedades extran-jeras, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, cuando personas naturales no re-sidentes o personas jurídicas o entidades extranjeras celebren operaciones con otras personas naturales no residentes, personas jurídicas o entidades extranjeras a favor de dicho establecimiento permanente, cuyo patrimonio bru-to en el último día del respectivo año o periodo gravable sea igual o superior al equivalente a cien mil (100.000 UVT, 2014: COP$ 2.748.500.000) o cuyos ingresos brutos del respectivo año sean iguales o superiores al equivalente a sesenta y un mil (61.000 UVT, 2014: COP$ 1.676.585.000).

4. Los establecimientos permanentes de personas naturales no residen-tes o de personas jurídicas o enti-dades extranjeras y las sucursales y agencias de sociedades extran-jeras, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, cuando los vinculados ubicados en zona franca celebren operaciones con otras personas naturales no re-

sidentes, personas jurídicas o enti-dades extranjeras a favor de dicho establecimiento permanente, cuyo patrimonio bruto en el último día del respectivo año o periodo gravable sea igual o superior al equivalente a cien mil (100.000 UVT, 2014: COP$ 2.748.500.000) o cuyos ingresos brutos del respectivo año sean igua-les o superiores al equivalente a se-senta y un mil (61.000 UVT, 2014: COP$ 1.676.585.000).

No habrá lugar a preparar y enviar do-cumentación comprobatoria, cuando la suma de la totalidad de las opera-ciones llevadas a cabo con vinculados durante el respectivo año gravable, sea inferior a sesenta y un mil (61.000 UVT, 2014: COP$ 1.676.585.000).

Así mismo, no habrá lugar a prepa-rar y enviar documentación compro-batoria por aquellos tipos de opera-ción, cuyo monto anual acumulado no supere el equivalente a treinta y dos mil (32.000 UVT, 2014: COP$ 879.520.000), del año o periodo gravable al cual corresponda la do-cumentación comprobatoria.

Paraísos fiscales

Los operaciones que realicen los con-tribuyentes con personas, sociedades, entidades o empresas ubicadas, resi-dentes o domiciliadas en paraísos fisca-les deberán estar sometidas al régimen de precios de transferencia y cumplir con la obligación de presentar la docu-mentación comprobatoria a la que se refiere el artículo 260-5 de este Esta-tuto y la declaración informativa a la que se refiere el artículo 260-9 de este Estatuto con respecto a dichas opera-ciones, independientemente de que su patrimonio bruto en el último día del año o periodo gravable, o sus ingresos brutos del respectivo año sean inferio-res a los topes allí señalados.

No habrá lugar a preparar y enviar do-cumentación comprobatoria, cuando la suma de la totalidad de las operaciones llevadas a cabo con personas, socieda-des, entidades o empresas ubicadas, residentes o domiciliadas en paraísos fiscales dentro del respectivo año gra-vable, no supere al equivalente a diez mil (10.000) UVT (COP$ 274 millones) del período gravable al cual correspon-da la documentación comprobatoria.

Fuente: CR Financial & Legal services



Febrero 2015

Beneficios tributarios en impuestos territoriales

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Bogotá y otros municipios han acogido la invitación hecha por la ley 1739 de 2014, en el sentido de permitir la con-ciliación contencioso administrativa tributaria; la terminación por mutuo acuerdo de los procesos administrati-vos tributarios y la condición especial para el pago de impuestos, con una aplicación hasta el 30 de septiembre de 2015, 30 de octubre de 2015 y 23 de octubre de 2015, respectivamente.

Recordemos que la ley 1739 de 2014 en sus artículos 55, 56 y 57 introdujo las famosas amnistías, en esta oportunidad:

• La conciliación contencioso admi-nistrativa tributaria.

• La terminación por mutuo acuer-do de los procesos administrati-vos tributarios.

• La condición especial para el pago de impuestos

Y en los parágrafos 6, 5 y 6 de los respectivos artículos 55, 56 y 57 se facultó a los entes territoriales a aco-ger esta ley y poder otorgar los mis-mos beneficios que otorga la DIAN a sus contribuyentes.

Pues bien hemos conocido que Bogo-tá mediante el decreto 026 del 16 de enero de 2015 estableció el procedi-miento de aplicación de los incentivos tributarios de que tratan los artículos 55, 56 y 57 de la Ley 1739 del 23 de diciembre de 2014.

Esperamos que todos los contribu-yentes con problemas de este tipo, se activen e investiguen con sus munici-pios a ver como se acogen a esta ley.

Fuente: Consultor contable



Febrero 2015

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Contratación de auditores externos Una perspectiva desde el comité de auditoría

El papel que desempeña el comité de auditoría, ha tomado un nivel de im-portancia como nunca antes; a tal gra-do, que ahora se considera como una mejor práctica que este órgano, auxi-liar del consejo de administración, sea el que se encargue de elegir a la firma de Contadores Públicos que dictamina-rá los estados financieros de la socie-dad y prestará otros servicios, tanto de carácter obligatorio por disposición de ley, como optativos, por así convenir a los intereses de la entidad.

La intervención del comité puede resul-tar en una recomendación al consejo de administración o en la contratación directa, situación que depende de los atributos específicos de cada comité.

Al considerar que esta actividad será vista con mayor frecuencia, veo con-veniente dar algunas ideas para apo-yar a los integrantes de dichos comités en el cumplimiento de esta obligación.

El comité de auditoría, para cumplir con este cometido, debe elaborar un plan completo, que tome en consideración todos los elementos que intervienen, desde la oportunidad en el tiempo, los servicios y hasta los elementos de juicio que pondrá en juego, así como las ba-ses para la negociación de los precios.

En todos los casos es recomendable hacer un proceso de licitación o con-

curso ordenado y profesional que con-tenga y contemple una base uniforme, que permita comparar objetivamente las propuestas, que explique clara-mente las necesidades/servicios que se pretenden y que detalle el proceso que seguirán internamente para de-terminar al ganador del concurso.

Considero como un factor fundamen-tal para el éxito del concurso, con-tar con el tiempo suficiente para que puedan desahogarse todos los temas inherentes. Cuando se cuenta con el tiempo necesario, el proceso puede planearse, organizarse y ejecutarse adecuadamente y éste es el ideal, pero no siempre es así; me referiré al primer escenario, en donde hay tiem-po suficiente para todos los actores.

Entre las cuatro grandes firmas de auditoría hay una gran calidad y am-plia gama de servicios, pero también existen otras que, por su tamaño, ubi-cación geográfica o rango de precios, pueden considerarse como idóneas dentro de este proceso. El primer paso a dar, después de haber inven-tariado todos los servicios que se van a poner a concursar, es determinara quiénes se va a invitar a concursar.

Una vez hechas las invitaciones a las firmas que el comité de auditoría haya decidido poner a concursar, y una vez salvado el importantísimo tema de los

convenios de confidencialidad, deberá entregar, preferentemente por escri-to, las bases del evento, además de entrevistarse con los representantes de esas firmas a efectos de clarificar los aspectos generales de los servi-cios requeridos y la forma en la que se desarrollará el concurso.

Las bases del concurso pueden contar con un índice como el que a continua-ción sugiero:

• Introducción.

• Propósito del documento.

• Definición y descripción de la so-ciedad.

• Relación de los servicios requeri-dos.

• Características de los servicios re-queridos.

• Visita a instalaciones, plantas y entrevistas con ejecutivos clave.

• Contactos al interior.

• Información de la(s) firma(s) de Contadores Públicos.

• Características de la propuesta técnica y de la cotización.

• Calendario del concurso.

• Metodología del concurso.

Introducción

En este capítulo pueden señalarse cuáles son los motivos que llevan al comité de auditoría a iniciar el proceso de licitación de los servicios, por lo que a las firmas invitadas les deberá que-dar claramente definida la situación ante la que están presentes, como:

- Una entidad nueva que nunca an-tes ha tenido operaciones y re-quiere contar con estos servicios profesionales.

- Una entidad que, por diversas cir-cunstancias, desea cambiar de fir-ma por las siguientes razones:



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• Requiere cambiar. Existen adep-tos pero también detractores a esta situación. Es necesario analizar ventajas y desventajas de cambiar o permanecer.

• Existe una cláusula en los esta-tutos sociales que obligue hacer el cambio de firma, no de socio, cada determinado periodo.

• Porque tiene obligación de con-cursar los contratos de un cier-to importe en adelante.

• Porque requiere de más ser-vicios que los que en ese mo-mento le presta la persona moral correspondiente y desea hacer un paquete completo.

• Porque desea reducir el costo del servicio actual, como par-te de una estrategia de reduc-ción de los gastos de la enti-dad, etcétera.

Propósito del documento

Puede hacerse una breve descripción de la intención del documento o ba-ses del concurso, para indicar, entre otras cosas, que se trata de la emi-sión clara y uniforme de las reglas que rigen el concurso; que serán co-munes y obligatorias para todos los que decidan participar; que señala el alcance de la convocatoria, es decir, el o los periodos o ejercicios sociales por los que será válido el contrato y cualquier otro dato necesario para una identificación inicial.

Definición y descripción de la sociedad

Esta parte de la labor es de especial importancia y debe hacerse de mane-ra completa y auténtica, para dar a conocer a los interesados y la socie-dad que emite la invitación al concur-so, lo que les permitirá que obtengan tanta información como sea posible acerca del giro o giros de la compa-ñía, el formato societario bajo el cual funciona, la denominación o razón social y ubicación de las sociedades, la estructura jerárquica, tanto en po-siciones como en nombres de las per-sonas que las ocupan y, si es posible, un breve currículo y hasta fotografía de los principales directivos y ejecu-tivos, las divisiones que la integran, indicando si se trata de una compañía

con alcance local, regional o inter-nacional y, en su caso, las ciudades, estados, regiones o países que com-prende. También es prudente descri-bir lo que pudiera entenderse como el “mapa accionario”, en donde se hable de la forma en la que se integra el capital social de las compañías, de las tenedoras y de las sub-tenedoras, si las hubiera. Pueden incluirse copias de las principales actas de asambleas, como la constitutiva y subsecuentes, además de las de las sesiones del consejo de administración.

Es determinante incorporar a este documento los estados financieros de dos o tres ejercicios anteriores, si fuera el caso, así como la descripción de las principales políticas contables que han aplicado, si es que las no-tas a los estados financieros aludidos fueran omisas o parcas en este tema.

También es conveniente describir, ampliamente, el tema relativo a los sistemas de información. Por lo tanto, sería necesario indicar cuál es la pla-taforma tecnológica que utilizan; si el conjunto de programas con los que soporta la operación son de carácter comercial o han sido desarrollados ex profeso; el número de versión y su año de emisión; si los administran di-rectamente o utilizan los servicios de un tercero; si están integrados entre sí o son independientes, y cómo lo-gran la “comunicación” entre ellos.

Para redondear la imagen de la com-pañía, hay que añadir la información relativa al número de personas que la integran, los sindicatos a los que están afiliados sus colaboradores y hasta las tasas de crecimiento y permanencia.

Sobra decir que, antes de entregar este paquete de información, es recomen-dable firmar un contrato o convenio de confidencialidad entre las partes, debi-damente validado por los abogados.

Relación de los servicios re-queridos

Puede ser práctico hacer una relación de los servicios requeridos, que sirva como un índice para la siguiente eta-pa, que es la descripción detallada de tales servicios.

Esta relación de servicios puede ser tan larga o tan corta como las nece-sidades propias de cada entidad en lo particular; sin embargo, es conve-

niente tener en cuenta, desde el prin-cipio, que los servicios a requerir no generen ningún conflicto de interés o independencia al otorgarlos a una misma firma en lo particular, pues de detectar tales inconsistencias, será indispensable hacer las separaciones pertinentes desde el inicio para hacer dos o más licitaciones. Esta relación contiene todos aquellos servicios es-peciales que, por la naturaleza de la sociedad, pudieran requerir el comité de auditoría, el consejo de adminis-tración, la propia administración o un tercero interesado y cuya necesidad sea indispensable cumplir.

Características de los servicios requeridos

Aunque esta explicación puede estar incluida en el apartado antes descri-to, al tratarse por separado no se du-plica, sino que en una parte encontra-rán los servicios como una lista y en la siguiente, la descripción exacta y concisa de cada uno de ellos, en don-de puede hacerse mención del nom-bre técnico y/o coloquial del servicio, su contenido, alcance y cualesquiera otra características que requiera al-guna de las partes interesadas. Por ejemplo, si requieren el dictamen de los estados financieros consoli-dados y los individuales o sólo uno de ellos; si deberán ser traducidos a uno o más idiomas; si deberá haber algún tipo de conversión o considera-ción especial; si deberán cumplir con los requerimientos de algún banco o sindicato de ellos; si habrá necesidad de estudios de precios de transferen-cia y entre qué países; si requerirán el dictamen para las cuotas de se-guridad social, de consumo de agua, etc., y toda aquella información que el auditor pudiera llegar a necesitar para hacer su mejor estimación de tiempos y costos.

Visita a las instalaciones, plan-tas y entrevistas con ejecuti-vos clave

Puede resultar evidente que al estar tratando con el comité de auditoría que está integrado por consejeros in-dependientes y no tienen relación di-recta con la operación del día con día, será necesario designar a los ejecuti-vos clave a los que podrán entrevistar las firmas participantes, a fin de ga-



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nar un mayor conocimiento del ente a servir. En la misma dirección apunta la visita a las instalaciones físicas de la compañía, que les permitirá co-nocer los principales procesos, tanto operativos como de administración.

Contactos al interior

Junto con la información de ejecuti-vos clave, proporcionar información del o de los contactos al interior del comité de auditoría para aclaraciones e información adicional.

Información de la(s) firma(s) de Contadores Públicos

Una vez que se ha descrito a la so-ciedad y los servicios requeridos, es el turno de solicitar información so-bre aspectos puntuales de las firmas en concurso, a fin de que el comité se allegue de los elementos de juicio en los que se apoyará para tomar la decisión de otorgar el contrato. La in-formación puede ser de distinta na-turaleza, pero es necesario conocer la estructura organizacional de la fir-ma; si se trata de una entidad nacio-nal o es parte de una internacional; si cuenta con el apoyo del staff para soportar la función principal (audito-ría externa): la investigación fiscal y contable, la auditoría a los sistemas de información, la capacidad y uso de la tecnología de información como parte de su proceso y de su sopor-te; bases de conocimiento, etc. Asi-mismo, si posee la descripción de las características y métodos de trabajo; enfoque de riesgos; método para de-terminar la materialidad de las parti-das a cuestionar; forma de capacitar, retener y promover al personal clave; procesos de confidencialidad de la in-formación entre equipos de trabajo, y forma de coordinación de la firma a nivel nacional o internacional, si fuera el caso.

También hay que hacer la pregunta que corresponde a los elementos que utilizará la firma para garantizar, razo-nablemente, la permanencia del equi-po asignado, a fin de que la curva de aprendizaje se lleve a cabo una sola vez y no cada año.

Interés especial merece la información sobre los clientes que atienden en la actualidad y que pudieran ser compe-tidores. Esta es una situación delicada por existir la duda de que pudiera ha-

ber intercambio de información. Este tema debe resolverse a satisfacción del cliente, quien podrá rechazar alguna firma en función de considerar incom-patible su cartera de clientes.

Un elemento que debe considerarse en este proceso, es que es facultad del cliente, entre otras, seleccionar al equipo de personas que le atenderían, por lo que de considerarlo así, podría solicitarle a las firmas que le presen-ten una terna de socios y gerentes, con nombres y currículos, para que escojan el equipo que les atendería en caso de ser seleccionados.

Características de la propues-ta técnica y de la cotización

En este apartado resulta interesan-te establecer si habrá necesidad de que las firmas presenten por escrito su propuesta técnica y económica y si habrá o no, oportunidad de hacer una presentación oral ante el comité de auditoría.

En la propuesta técnica las firmas incluyen todos los temas descritos en el apartado 8 con una orienta-ción técnica específica, por lo que deben describir su metodología y el proceso que siguen para obtener los productos/servicios, motivo de la cotización.

Puede ser necesario que la propuesta técnica se presente por separado de la económica o conjuntamente, de-pendiendo del motivo por el cuál se solicita la cotización de los servicios. Cuando de lo que se trata es de es-coger un auditor por los atributos de la calidad de su servicio, su metodo-logía, su proceso, su prestigio, es re-comendable solicitar los documentos por separado, a fin de que quienes toman la decisión, no se vean influi-dos por el precio desde un principio. Tratándose del caso de intentar re-ducir el costo de los servicios, la si-tuación es distinta y los costos pue-den ir en el mismo documento.

E el caso de la propuesta económi-ca, pueden considerarse los siguien-tes temas: definir la moneda en la que deberán expresarse la cifras, pudiendo ser local o en un referente internacional como dólares o euros; si el contrato se extendiera por más de un ejercicio, definir el método que utilizarán para actualizar sus precios en los periodos subsecuen-

tes; definir si requieren la cotización de manera analítica o global; defi-nir a cargo de quién corre el costo de la curva de aprendizaje, y definir cuotas por hora, así como la forma en la que se incurrirán los gastos de viaje, si fuera el caso. En general, se trata de contemplar todos los casos y posibilidades, para no tener costos ocultos y que las cotizaciones pue-dan ser totalmente comparables.

Calendario del concurso

La definición de las fechas de los eventos debe ser muy clara. Podría incluir la fecha para recibir debida-mente firmados y aceptados, los con-venios de confidencialidad, las fechas para las visitas a las instalaciones y entrevistas con ejecutivos clave, la fecha de entrega de la propuesta técnica-económica, de la presenta-ción oral, incluido el tiempo disponi-ble para cada firma y, finalmente, la fecha de comunicación de resultados, sea que la haga directamente el co-mité de auditoría o el propio consejo de administración.

Metodología del concurso

El comité de auditoría puede señalar cómo se llevará a cabo el concurso y cuáles serán los criterios que deter-minarán al ganador del mismo. Las firmas deben conocer la importancia de cada uno de los factores técnico-profesionales y del precio, para poder enfocarse en ellos satisfactoriamente. También conviene establecer, tanto el valor de la propuesta escrita como el de la presentación oral. Las reglas claras producirán una competencia sana entre las firmas invitadas.

El trabajo al interior del comité es ar-duo y difícil, pero si se fijan anticipada y adecuadamente las métricas bajo las cuales pasarán las propuestas, se-guramente que se facilitará un tanto la selección de la firma ganadora.

Este tema podría ser el más extenso de todos, pero estaría basado en su-puestos, por lo que cada caso debe tratarse con las particularidades de la empresa de que se trate.

Fuente: Instituto Mexicano de Contadores Públicos - C.P. Guillermo Sánchez Arrieta

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boletíne xpre s s - instituto nacional de contadores

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