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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA EL
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE LOS
CARMELITAS DESCALZOS DE MÉXICO
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
M A R Í A D E L M A R R A M O S M I R A N D A
ASESOR: Lic. Jorge Garibay Álvarez
MÉXICO, D. F. 2013
TABLA DE CONTENIDO I
Prefacio IIIIntroducción IV
CAPÍTULO 1 LOS ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS Y LA ORDEN DE CARMELITAS DESCALZOS DEMÉXICO1.1 Los archivos de la Iglesia Católica 11.2 Derecho Canónico en los Archivos Eclesiásticos1.3 Principales Clases de archivos de la Iglesia Católica 6
1.3.1 El Archivo Diocesano1.3.2 El Archivo Capitular Eclesiástico o de Cabildo 101.3.3 Los Archivos Parroquiales 111.3.4 El Archivo de Ordenes Religiosas o Congregaciones 12
1.4 La Orden Carmelitana 131.5 Establecimiento de los Carmelitas en Nueva España 161.6 Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas Descalzos de México 19
CAPÍTULO 2 LA TEORÍA ARCHIVÍSTICA
2.1 Documento 212.1.1 Documento de Archivo 222.1.2 Documento Electrónico
2.2 Concepto de Archivo2.2.1 Archivo Histórico 23
2.3 El Archivo Eclesiástico2.4 La Administración de documentos 23
2.4.1 Elementos que componen la administración de documentos2.5 El Ciclo Vital del Documento 24
2.5.1 Etapas o edades del documento2.6 El Principio de Procedencia y el de Respeto al Orden Original 26
2.6.1 Ventajas al aplicar el Principio de Procedencia 272.7 Concepto de Clasificación 28
2.7.1 Sistemas de Clasificación2.8 Cuadro de Clasificación
2.8.1 Aspectos que se deben tomar en cuenta para realizar el 30Cuadro de Clasificación
2.8.2 Elementos Integrantes del Cuadro de Clasificación2.9 Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación 31
Archivística según el AGN2.10 Definición de Fondo 32
2.10.1 Definición de Subfondo2.11 Definición de Sección 332.12 Definición de Serie 34
2.12.1 Definición de Subserie
2.12.2 Definición de Unidad documental 352.12.3 Definicón de expediente
2.13 Ordenación 352.13.1 Métodos de Ordenación
CAPÍTULO 3 PROPUESTA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA EL ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE LOS CARMELITAS DESCALZOS DE MÉXICO.
3.1 Cronograma de actividades 373.2 Cuestionario aplicado al encargado del Archivo Histórico 38
Provincial de los Carmelitas Descalzos de México3.3 Resultados del cuestionario como parte del diagnóstico 42
aplicado al archivo3.4 Aplicación del Principio de Procedencia y Orden original 443.5 Revisión de la Estructura Organizativa de los Carmelitas Descalzos de 45
México e identificación de las posibles secciones3.6 Revisión e identificación de las series documentales del 48
" Catálogo por materias" de la O.C.D3.7 Ordenación de las series documentales por su tipología 493.8 Aplicación del Derecho Canónico al Cuadro de Clasificación 51
de la O.C.D3.9 Propuesta del Cuadro de Clasificación para el Archivo 54
Historico Provincial de los Carmelitas Descalzos de México
Conclusiones 60Bibliografía 62Anexo(s) 67Anexo 1 68Anexo 2 69Anexo 3 70Anexo 3.1 71Glosario 75
III
PREFACIO
En una clase de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, realice junto con un
grupo de compañeras un trabajo de investigación enfocado al Archivo Histórico de la Provincia de San
Alberto de los Carmelitas Descalzos, Así nació, mi interés por realizar un trabajo de titulación sobre un
archivo eclesiástico, ya que a partir del contacto con sus documentos pude reafirmar la importancia que
tienen los archivos como fuentes de historia y como testimonio del pasado y presente de la Iglesia.
Este trabajo tiene dos propósitos, el primero esta enfocado en razón de alentar la investigación en
materia de archivo y presentar un trabajo de titulación en la carrera de Archivonomía, confiando en que
el resultado anime a otros estudiantes en la formación e investigación de futuros proyectos archivísticos.
El segundo propósito, es elaborar el Cuadro de Clasificación para la comunidad Carmelitana
apoyándome en el trabajo incompleto del Padre Jesús Orozco, religioso de la Orden de los Carmelitas
Descalzos (OCD) de México y encargado del Archivo Histórico Provincial.
Uno de los principales retos para mí fue el querer aplicar la teoría archivística, pues estaba
deseosa de trabajar con ella y al darme cuenta que la Iglesia tiene sus propias normas ya establecidas en
el Derecho Canónico; fue un poco frustrante pues quería aplicar lo aprendido sin conocer la doctrina
canónica sobre los archivos eclesiásticos. La Iglesia aunque a su manera siempre se ha preocupado por
sus archivos pero, no siempre se han aplicado sus normas. Es por ello que considero que la
archivonomía aplicada a los archivos eclesiásticos puede repercutir positivamente en la organización y
custodia de esta gran riqueza documental. En lo personal esta experiencia ha sido muy enriquecedora
pues estoy convencida que los archivistas podemos aportar más a la administración de estos archivos.
Aclaro que me apoye y respeté los trabajos realizados por el Padre José Jesús Orozco titulado:
“Documentos (Manuscritos, impresos cortos, fotografías) 1 parte” y también del material titulado:
“Catálogo por materias” siendo estos antecedente para realizar la propuesta del Cuadro de Clasificación.
La realización de este trabajo fue difícil ya que tuve que acoplar mis tiempos a los del Padre
encargado del Archivo debido a las actividades de su ministerio pastoral, aún así siempre mantuve
comunicación con el, se mostró atento y dispuesto, cosa que agradezco infinitamente. Otra dificultad fue
el de no contar con datos relevantes del Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas, como su
creación u organización de la Orden desde el momento en que llegan a México a evangelizar y a fundar
conventos, entre otras interrogantes, por lo que fue posible por medio de la investigación obtener
información esencial sobre todo de la documentación que se puede encontrar en este archivo, las
posibles oficinas generadoras, el acceso al archivo y las diferentes actividades de esta Orden.
Debo reconocer el apoyo para realizar esta tesina al maestro Jorge Garibay Álvarez quien con su
experiencia en los archivos eclesiásticos supo brindarme su conocimiento; Al maestro Arturo Rojas
quien supo orientarme para la culminación de este trabajo; Recordare en especial a mis maestros que con
su vocación y dedicación me brindaron los conocimientos que me permitirán ahora contar con una
carrera. A mis asesores que con sus acertadas opiniones supieron brindarme la orientación necesaria
para plasmar el quehacer archivístico a este trabajo de titulación y a todos y cada uno de los que de
alguna manera me apoyaron en la culminación de este trabajo, mi sincero agradecimiento.
IV
INTRODUCCIÓN
La Iglesia como cualquier otra institución requiere una organización que permita ordenar y
coordinar todas las actividades que son producto de su quehacer administrativo y pastoral, por lo tanto
dejaremos a un lado la parte pastoral y nos enfocaremos en la parte administrativa que haga más
funcional la gestión de documentos desde el momento en que este se crea como producto de una
actividad hasta el momento en que se valora para ser conservado en el archivo histórico.
De esta manera, los archivos y en particular este archivo histórico de los Carmelitas me resulta
interesante como fuente y testimonio de la historia de esta Institución, aunado a esto lo fascinante que
puede ser la conservación de los documentos que resguardan una información única y que son
testimonio de las actividades realizadas en el trabajo pastoral de los Carmelitas Descalzos de México.
Desafortunadamente con el paso del tiempo y debido a diversas circunstancias por las que ha
pasado nuestro país, como guerrillas, asaltos etc. Se ha perdido gran cantidad de documentos, por lo que
se cuenta con algunos originales, copias, microfilm. Muchos de estos documentos actualmente se
encuentran en museos, en el extranjero o en manos de particulares, sin embargo la documentación
existente es digna de ser difundida, por ello considero importante el cuadro de clasificación para darnos
un panorama general de lo que resguarda este archivo pero sobre todo hacer más accesible la
información, memoria histórica de un pueblo.
Con la investigación realizada pude darme cuenta que existen pocos trabajos realizados sobre los
archivos de Ordenes o Congregaciones religiosas, incluso en el Derecho Canónico no menciona la forma
de organización ni de resguardo, mucho menos como debe ser un cuadro de clasificación para esta
Orden, aunque si menciona que por parecerse a su organización debe tomar en cuenta todo lo que se
dice del archivo de la Diócesis.
La tesina está compuesta por tres capítulos: el primero integrado por los antecedentes de la
Orden Carmelitana, su llegada a la Nueva España, el objetivo de evangelizar a los naturales y la
presentación del Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas en México. En el segundo capítulo
contiene lo respectivo a la teoría archivística, así como la normatividad eclesiástica. En el tercer
capítulo, de acuerdo a la información de Cuadro de Clasificación para la Orden Carmelitana, así como la
investigación sobre las diferentes oficinas generadoras de acuerdo a las actividades pastorales de la
Orden para finalmente proponer el Cuadro de Clasificación del Archivo Histórico Provincial de los
Carmelitas Descalzos de México.
Este estudio me reafirmo que la archivística puede ser aplicable a cualquier archivo incluso a un
eclesiástico, ya que no se trata de imponer una teoría, sino que ésta sea aplicable de acuerdo a las
necesidades de un lugar, en beneficio de una mejor funcionalidad. Confió en que la presente tesina
ayude en alguna medida a quien se inicia en el estudio de los archivos eclesiásticos y espero que surjan
nuevos temas de estudio, teniendo este presente.
1
CAPÍTULO 1
LOS ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS Y LA ORDEN DE CARMELITAS
DESCALZOS DE MÉXICO.
En este capítulo conoceremos la estructura jerárquica de la Iglesia Católica, las funciones de
los niveles jerárquicos de la Iglesia, Así como el organigrama de archivos eclesiásticos, el derecho
canónico, principales clases de archivos de la Iglesia Católica y finalizaremos este primer capítulo
con la historia de la orden Carmelitana, su arribo a la Nueva España, conoceremos la estructura
orgánica de los Carmelitas Descalzos de México así como el antecedente del Archivo Histórico
Provincial de la orden de los Carmelitas descalzos de México.
1.1 Los archivos de la Iglesia Católica
Es una de las instituciones más antiguas del mundo y también de las pocas que han
sobrevivido con el paso del tiempo hasta nuestros días. Subrayo la palabra Católica puesto que
desde antiguo y aún en nuestros días han surgido otras Iglesias, sectas o instituciones religiosas, por
lo que me enfocare a hablar de los archivos de esta Institución, refiriéndome en particular al archivo
Provincial de la orden de los Carmelitas Descalzos de México. Pero antes de conocer este archivo
veamos los antecedentes de los archivos eclesiásticos en la iglesia Católica, para conocer cómo han
trabajado en su organización y en el reconocimiento que tienen hasta nuestra actualidad.
La Iglesia Católica es una institución de carácter religioso a la que se integran los cristianos
en torno a una fe. En el lenguaje Cristiano, se entiende por iglesia a la asamblea litúrgica, al lugar o
espacio físico y también a la comunidad local o a toda la comunidad universal de los creyentes.
“La primera referencia que existe sobre un local destinado a depósito de archivo se remonta al siglo IV. Este
estaba situado en la iglesia de San Lorenzo en Dámaso, donde fueron colocados los documentos producidos
durante los primeros siglos por iniciativa del papa Dámaso I (366-384). Más tarde se trasladaron al Palacio
de Letrán, que durante siglos sirvió de residencia de los pontífices en Edad Media. Luego, con el traslado del
gobierno papal al palacio Vaticano los archivos también se depositaron en el mismo palacio y más tarde
conformarán el Archivo Vaticano, que por su antigüedad y volumen es uno de los más grandes y ricos del
mundo. El ejemplo de los papas fue seguido por los obispos, cabildos y monasterios, y así surgieron los
archivos diocesanos, capitulares, monásticos y parroquiales.
A partir del gobierno de este papa se creó el oficio de los tabelliones, nombre con que se designaba a los
notarios de la época, que eran quienes redactaban los documentos pontificios siguiendo determinadas
fórmulas, recogidas en unos libros denominados “formularios”, dando lugar a los llamados registros.
Los registros pontificios fueron llevados en forma irregular hasta el siglo XIII. Es a partir del pontificado de
Inocencio III que se conservan completos, y así se prolongan hasta el gobierno de Pío V en el siglo XVI,
conformando una de las series más valiosas del Archivo Vaticano.
El Concilio de Trento, en el siglo XVI, define una política sistemática por parte de la Iglesia en materia
archivística, pues hasta ese momento las disposiciones eran casi inexistentes, reducidas a prácticas locales.
Sin embargo es importante aclarar que el Concilio no se ocupa propiamente de los archivos, sino de la forma
de llevar los libros o registros sacramentales. Si bien es cierto que el Concilio no se refiere directamente a los
archivos, al regular la vida de la Iglesia y tomar disposiciones relativas a la recepción de los sacramentos,
necesariamente presupone la existencia de los archivos.
1 FOURNIER García, Eduardo. Los archivos de la Iglesia Católica, pasado y futuro: El caso de Costa Rica.
Estudios de Posgrado en Archivos, Escuela de Documentalistas, España. P. 1-6 [Citado el 11 de agosto 2011] [en línea]
Revista Historia Nº 49-50, enero-diciembre 2004, pp. 221-242 Disponible en:
http:/www.latindex.ucr.ac.cr/historia-49/06-FOURNIER.221-242.pdf
2
En 1563 el Concilio de Trento definió aspectos dogmáticos y disciplinarios, relativos a los sacramentos. Al
tratar del matrimonio canónico, dictaron unas breves normas sobre la obligatoriedad de conservar los libros
sacramentales, que los párrocos deben conservar los documentos que reflejan el movimiento parroquial y no
sólo se refería a los matrimonios, sino también a los bautizos.
A partir de 1564, todas las parroquias de los dominios españoles quedaban obligadas a llevar sus propios
archivos.
Sixto V (1585-1590) prestó gran atención al problema de los archivos eclesiásticos, les confió la misión de
custodiar y conservar los instrumentos, cédulas, escrituras, censos, etc. Creó la figura del Prefecto de los
Archivos de la Iglesia, al que dotó de amplias competencias en materia de política archivística. La ejecución
de esa política fue confiada a la Cámara Apostólica, convertida en un organismo eclesiástico encargado de
poner orden en todo lo relacionado con los archivos y los documentos depositados en ellos. Más tarde, la
Cámara otorgó un estatuto para los archivos en el que se contemplaban varios instrumentos de trabajo
archivístico, tales como un registro de entrada, un índice de los notarios que realizaban las escrituras y el
control sobre las transferencias de los documentos al archivo.
En el siglo XVIII, con Benedicto XIII (1724-1730) y con la Constitución Máximo Vigilantia de 1924, se
propone organizar los archivos de la Iglesia a escala mundial. El tema de la seguridad y de la integridad de
los documentos no quedó excluido de la Constitución, señaló que los documentos debían estar lejos del
alcance de extraños a la propiedad del archivo. En ese tiempo, era impensable que el archivo estuviera
abierto a la investigación pública. La mentalidad reinante era que todo archivo era secreto y, por lo tanto,
debía permanecer cerrado.
En el resto del siglo XVIII y parte del siglo XIX no se produce ningún otro cambio fundamental en la
política archivística de la Iglesia.
Un hecho trascendental en la historia de la archivística eclesiástica fue la apertura del Archivo Secreto
Vaticano por parte del papa León XIII en 1880” 1
Hemos visto hechos trascendentes que han marcado la existencia de los archivos
eclesiásticos, con estos antecedentes podemos confirmar que la Iglesia ha tratado de mejorar la
situación de sus archivos, a lo largo del tiempo le ha parecido importante conservar los documentos
como testimonio de su acción pastoral y administrativa. Así lo indica también el documento de la
Pontificia Comisión para los Bienes Culturales de la Santa Sede de 1997, sobre “La Función
Pastoral de los Archivos Eclesiásticos:
“En la mens de la Iglesia, los archivos son, efectivamente, lugares donde se conserva la memoria de
las comunidades cristianas y a la vez factores de cultura para la nueva evangelización. Son, pues, un bien
cultural de especial importancia, cuya peculiaridad consiste en registrar el camino seguido a lo largo de los
siglos por la Iglesia en cada una de las realidades que la componen. Ya que los archivos eclesiásticos son los
lugares de la memoria de la Iglesia, deben recoger sistemáticamente todos los datos con los que se ha escrito
la historia de la comunidad eclesial, para que ofrezca la posibilidad de una atenta valoración de lo que se ha
realizado, de los resultados obtenidos, de las omisiones y de los errores” 2
Como podemos observar a la iglesia siempre le ha parecido importante conservar la
documentación de sus archivos, sólo hay que dar un vistazo a los lineamientos para la guarda,
2 Pontificia Comisión para los Bienes Culturales de la Santa Sede. “La Función Pastoral de los Archivos
Eclesiásticos”. Vaticano: 02/02/1997. En: Los Archivos eclesiásticos en la actualidad: luces y sombras de las nuevas
tecnologías de la Información: Traducción del italiano al español de Horacio Lestani Jorge. Encuentro argentino de
Archivos Religiosos 2005. P. 2 [Publicado el Domingo, 13 de Enero de 2008] [en línea] Consultado el 11 de agosto de
2011. Disponible en web:
http://www.mundoarchivistico.com/indez.php?menu=articulos&accion=ver&id=36
3
conservación y normatividad que ha ido surgiendo a lo largo de los años con respecto a los
archivos, que si bien no hubo mucho apego a la teoría archivística si podemos decir que hubo
mucha preocupación por la conservación de su riqueza documental y ha sido en definitiva un apoyo
para la toma de decisiones y actuación de la Iglesia, quizá por ello se cree que la Iglesia es celosa de
su información aunque en realidad todas las instituciones lo son, finalmente sus archivos también
son fuente de información.
1.2 Derecho Canónico en los archivos Eclesiásticos
Una de las aportaciones a la legislación de los archivos eclesiásticos fue el primer Código de
Derecho Canónico, promulgado por Benedicto XV en 1917 que contribuyó para la organización de
la Iglesia Católica, posteriormente éste es sustituido por el Código de Derecho Canónico de 1983, a
continuación cito lo concerniente a los archivos nuestro tema de estudio.
“Que mantiene la tesis de que los archivos pueden ser utilizados en los procesos de la
investigación histórica, e introduce un intento sistemático de regular canónicamente todas las
normas que se refieren a la problemática de los archivos. De acuerdo con el Código, el archivero
nato de la diócesis es el canciller diocesano, que debe ser un sacerdote que tendrá la responsabilidad
de guardar en el depósito las actas de la curia, colocándolas en orden cronológico, y elaborar un
índice de ellas. Entre sus funciones, el canciller tiene bajo su responsabilidad al personal encargado
de organizar y colocar adecuadamente los documentos.
El Concilio Vaticano II, que tantas reformas realizó en la Iglesia, no formuló ningún cambio
en el campo que nos ocupa, no por falta de interés sino por falta de tiempo, ya que la Comisión
Central había preparado un esquema sobre el tema de los archivos eclesiásticos, pero la decisión
que se tomó fue trasladar a las Conferencias Episcopales de los distintos países las competencias
sobre los archivos” 3
En 1983, el papa Juan Pablo II deroga el Código vigente y promulga el nuevo Código de Derecho
Canónico. Agregando y modificando su contenido jurídico; Consulté este derecho canónico y a
continuación cito los cánones correspondientes a los diferentes tipos de archivos eclesiásticos.
Archivo Diocesano
Archivo Parroquial
De los Institutos de vida consagrada
Archivo Diocesano
Como su nombre lo indica este archivo pertenece a la Diócesis, a continuación cito los canon
que se refieren a este archivo, en el Derecho Canónico.
“482 1º En cada curia debe haber un canciller, cuya principal función, es cuidar de que se
redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.
484. El oficio de los notarios consiste en:
1. ° Redactar las actas y documentos referentes a decretos, disposiciones, obligaciones y
otros asuntos para los que se requiera su intervención;
3 FOURNIER García. Op. Cit.
4
2. ° Recoger fielmente por escrito todo lo realizado y firmarlo, indicando el lugar, día, mes y
año;
3. ° Mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas o documentos contenidos en el
registro, y autenticar sus copias, declarándolas conformes con el original.
486, 1º. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran a las
diócesis o a las parroquias.
486, 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, archivo o tabulario diocesano, en el
que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardado los documentos y escrituras
correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.
486, 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo,
con un breve resumen del contenido de cada escritura.
487, 1. El archivo ha de estar cerrado, y sólo el Obispo y el canciller deben tener la llave; a
nadie se permite abrirlo sin permiso del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el
canciller.
2. Todos los interesados tienen derecho a recibir, personalmente o por medio de un
procurador, copia auténtica, escrita o fotocopiada, de aquellos documentos que siendo públicos por
su naturaleza se refieran a su estado personal.
488 No se permite sacar documentos del archivo, si no es por poco tiempo y con el
consentimiento del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.
489, 1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto, o al menos un armario o
una caja dentro del archivo general, totalmente cerrada con llave y que no pueda moverse del
sitio.
2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas causas criminales.
490, 1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo.
2. Mientras esté vacante la sede, no se abrirá el archivo o armario secreto.
3. No deben sacarse documentos del archivo o armario secreto.
491, 1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y documentos
contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y
de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o índices en doble
ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.
2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y
de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que
tengan valor histórico.
3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos aludidos en los 1 y 2, deben
observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano.4”
4 DE ECHEVERRIA, Lamberto. Código del Derecho Canónico de 1983. Promulgado por Juan Pablo II, Papa.
Librería Editrice Vaticana. 1983. p.921
Nota: los datos presentados en esta página se citan casi textualmente debido a la importancia que tiene dentro del
trabajo.
5
Archivo Parroquial
Perteneciente al archivo de la Parroquia, la cual se ubica dentro de una Diócesis o territorio
establecido por un Obispo.
“535, 1. En cada Parroquia se han de llevar los libros parroquiales, es decir, de bautizados, de
matrimonios y de difuntos, y aquellos otros prescritos por la Conferencia Episcopal o por el
Obispo diocesano; cuide el párroco de que esos libros se anoten con exactitud y se guarden
diligentemente.
4. En toda parroquia ha de haber una estantería o archivo donde se guarden los libros
parroquiales, juntamente con las cartas de los Obispos y otros documentos que deben
conservarse por motivos de necesidad o de utilidad.
5. También deben conservarse diligentemente los libros parroquiales más antiguos,
según las prescripciones del derecho particular.
De los Institutos de Vida Consagrada
Los Institutos de Vida Consagrada actúan con autonomía pero siempre bajo la supervisión de la
Santa Sede, son Institutos que se fundan con normas y objetivos bien definidos por sus fundadores.
586, 1. Se reconoce a cada uno de los institutos una justa autonomía de vida, sobre todo en el
gobierno, de manera que dispongan de su propia disciplina dentro de la iglesia.
Este principio de autonomía podría definirse como una facultad general para darse normas
propias, equiparadas a las del derecho universal en los casos preestablecidos y para poder vivirlas
sin entorpecimientos. Brotan de aquí, como consecuencia, el derecho a conservar el propio
carisma, a vivir conforme a sus normas, a ser protegidos contra injerencias ajenas cuando no son
legítimas, a conservar las obras propias, a creer y desarrollarse dentro de la iglesia, a poder
trabajar en ella sin trabas especiales, etc.
2. Corresponde a los Ordinarios del lugar el conservar y defender esta autonomía.
587, 1. Para defender con mayor fidelidad la vocación y la identidad de cada instituto, en el
código fundamental o constituciones de cualquiera de ellos deben contenerse, además de lo
que se ordena observar en el can. 578, las normas fundamentales sobre el gobierno del
instituto y la disciplina de sus miembros, la incorporación y formación de éstos, así como el
objeto propio de los vínculos sagrados.
2. Ese código es aprobado por la autoridad competente de la Iglesia, y sólo con su
consentimiento puede modificarse.
3. En ese código se han de armonizar convenientemente los elementos espirituales y
jurídicos; pero no deben multiplicarse las normas sin necesidad.
4. Las demás normas establecidas por la autoridad competente del instituto se recogerán
convenientemente en otros códigos, llamados capítulos o las asambleas generales.
Otro tema completamente nuevo, desconocido en el Código anterior: los dos tipos de
modelos o “códigos” en los que ha de contenerse la normativa de cada instituto. En primer lugar
están las constituciones (reglas para las órdenes, aunque las terminología puede variar), que han
de contener las normas fundamentales y que con precisión se recogen en el c.; las aprueba la
6
autoridad competente (Santa Sede u Obispo diocesano, según se trate de un instituto de derecho
pontificio o de derecho diocesano). Están luego los “códices” inferiores o directorios, reglamentos,
estatutos (que cualquiera de estos nombres pueden llevar, u otros parecidos; las órdenes que
tienen su regla suelen llamar constituciones a este “código”). En ellos se recoge la otra normativa
más particular, detallada y concreta, establecida por la propia autoridad, que puede variar según
lo vayan exigiendo las circunstancias, aunque siempre en consonancia con las constituciones”5
Hasta aquí se han revisado los cánones del derecho canónico relativo a los archivos
diocesanos y parroquiales, así como los institutos de vida consagrada. De acuerdo a lo que
acabamos de ver el derecho canónico no menciona a las Ordenes mendicantes de manera particular
como lo hace con el archivo parroquial o diocesano pero si menciona a los Institutos de vida
consagrada dentro de la cual se ubica a la Orden de los Carmelitas dentro de este grupo, tampoco
menciona cómo deben normarse, por lo que la Orden de los Carmelitas descalzos teniendo una
autonomía de vida propia le permite y nos permite aplicar la teoría archivística a sus archivos
respetando las normas emitidas por la Santa Sede, punto de partida para el trabajo archivístico que
nuestra disciplina aporta a estos archivos eclesiásticos.
1.3 Principales Clases de archivos de la Iglesia Católica
Continuaremos estudiando esta división de los archivos, para comprender también su
importancia como testimonio de las actividades que realizan y realizaron las instituciones o
personas, son diversos los archivos eclesiásticos entre ellos podemos encontrar: los archivos
Diocesanos, Capitulares, Parroquiales y de Ordenes o congregaciones religiosas entre otros. Para
entender mejor esta división de los archivos, Anexo al final de este trabajo 2 organigramas, el
primero sobre los archivos eclesiásticos y el segundo sobre la estructura orgánica y jerárquica de la
Iglesia Católica, al mismo tiempo espero sea un apoyo visual para comprender mejor la posición de
la orden que nos ocupa, los Carmelitas descalzos. (Anexos 1 y 2)
De acuerdo al tipo de archivo se encuentra la documentación recibida o generada por ese
organismo que será única e irremplazable. En particular la Iglesia Católica de México ha dividido
sus archivos de acuerdo a la jerarquía eclesiástica y servicio pastoral que brinda a la sociedad.
Archivo Diocesano
Archivo de Cabildo
Archivo Parroquial
Archivo de Ordenes religiosas o Congregaciones
1.3.1 El Archivo Diocesano
Al archivo Diocesano va a dar toda documentación generada por la Diócesis, lo cual nos
puede dar una idea de lo grande que pueden llegar a ser.
“La diócesis o Iglesia Particular es una parte de la Iglesia Universal, cuyo cuidado pastoral
se encomienda a un obispo que, apoyado por un presbiterio, administra un territorio circunscrito y
determinado. Las diócesis surgieron gracias a la acción de los apóstoles que se dispersaron por todo
el mundo conocido con la tarea de predicar el evangelio. Cuando los pueblos que abrazaban la fe
católica fueron aumentando y los apóstoles resultaron en número insuficiente para atenderlos,
5 DE ECHEVERRIA. Op. Cit.
Nota: los datos presentados en esta cita se citan casi textualmente debido a la importancia que tiene dentro del trabajo.
7
empezaron a designar representantes a los que delegaron sus funciones. Así se originó la figura del
obispo, conocido también como sucesor de los apóstoles.
La Curia se compone de dos secciones: la Curia de Gobierno, que tiene a su cargo la
jurisdicción administrativa, y la Curia de Justicia, a la que incumbe la jurisdicción contenciosa. Al
obispo le corresponde escoger a un sacerdote del clero secular que encabece y administre la primera
sección; se trata del Vicario General, quien, en lo temporal como en lo espiritual, tiene la misma
jurisdicción que el obispo.
Por otro lado, existe un provisor, también nombrado (o removido) por el obispo, que está a
cargo de la Curia de Justicia. Este es auxiliado por un promotor fiscal, o de justicia, que se ocupa de
las causas contenciosas, por un defensor del vínculo en las causas criminales y por los jueces
sinodales.” 6
“La información que hallamos, en estos acervos, es valiosa para los estudiosos que
investigan la economía, la demografía y las mentalidades sociales, tendencia que no hace mucho
aparecieron en la historiografía. Además ofrece datos sobre hagiografía, dogmática, catequesis,
disciplina, derecho canónico, moral, pastoral y costumbres religiosas entre otros. Y no sólo
informan sobre asuntos eclesiales sino también sobre temas civiles economía, sociedad, arte,
demografía, estadística, genealogía, entre otras muchas materias” 7
De acuerdo al Derecho Canónico en su canon N° 363 La Diócesis se divide en dos
secciones: en la de Gobierno y la de Justicia. La de Gobierno es aquella que trata los asuntos
pastorales y administrativos de la Diócesis y la de Justicia son los documentos que entran al juzgado
siguiendo un trámite que trata los asuntos contenciosos, pleitos, demandas, etc.
De esta manera dividimos las dos secciones como sigue:
Cuadro No. 6 Cuadro No. 7
“Curia de Gobierno Curia de Justicia” 8
6 LIZAMA Q., Jesús j. y TRAFFANO Daniela. Cuadernos de Historia Eclesiástica 1. El Archivo Histórico de la
Arquidiócesis de Oaxaca: Una memoria que es exclaustra. Oaxaca, México: Archivo Histórico de la Arquidiócesis
de Oaxaca: FOESCA, 1998. p. 15 7 AGUILERA Murguía, Ramón y GARIBAY Álvarez, Jorge. Manual de archivística eclesiástica. Universidad
Pontifica de México. Colección: Subsidios didácticos 8, D.F.: México. 1998. p.17 8 LIZAMA Q. Op. Cit. p. 20
Administración
Religiosos
Vicario
General
Obispo
Examinadores
Sinodales
Parroquias
Doctrinas
Obispo
Provisor
Promotor
Fiscal
Juzgados
Eclesiásticos
Jueces
Sinodales
8
“Había en la curia de gobierno también un secretario de Cámara y Gobierno o canciller
designado por el obispo. A éste tocaba la redacción de los decretos, actas, correspondencia,
providencias, circulares, cordilleras y edictos, así como la recepción y el despacho de la
documentación tocante a asuntos sacramentales de las parroquias y doctrinas. Otros funcionarios
designados por el obispo eran los examinadores sinodales, que se ocupaban de los exámenes para la
provisión de parroquias y ejercían funciones consultivas en los procesos para remoción de párrocos
o contra clérigos malvivientes.
El cargo del promotor fiscal de la Curia de Justicia, quien se ocupaba de promover la acción
criminal y de velar porque en los procesos se respetaran los derechos e inmunidades de la Iglesia.
Los Jueces Sinodales eran designados de la misma manera que los examinadores y normalmente
ambos cargos recaían en una sola persona. Finalmente, al tribunal colegiado de la diócesis o
provisorato –Integrado por el obispo, el provisor, el promotor y los jueces-, correspondían impartir
la justicia, en primera instancia, dentro del territorio diocesano.” 9
Con estas dos divisiones de un archivo Diocesano podemos considerar los siguientes
cuadros:
Cuadro No. 6 Cuadro No. 7
“SECCIÓN: GOBIERNO SECCIÓN: JUSTICIA” 10
SERIE SERIE
Certificaciones Colegios Procesos Legales
Correspondencia Mandatos Procesos contenciosos
Parroquias Religiosos Procesos criminales
Registros Santuarios Testamentos, capellanías
Sacerdotes Seminario y obras pías.
Secretaría
Visitas
Sin embargo, la propuesta del autor Eutimio Sastre Santos me pareció interesante ya que
podemos conocer lo realizado en cuanto a cuadro de clasificación se refiere en otros países, esta
referencia posiblemente de debe a la creación de un archivo, ya que son varias las secciones y no
sólo dos como lo marca el derecho canónico, incluso viendo que es un gobierno muy grande ya que
son los órganos de gobierno de la Santa Sede y de la Iglesia Católica pero si se presento esta
propuesta para un archivo de la Curia, bien puede retomarse de alguna manera para archivos de la
Diócesis o incluso de Ordenes religiosas como los Carmelitas.
A continuación cito un ejemplo de un cuadro de Clasificación para el gobierno de la Curia:
archivo central (en España)
I. “Sección: diócesis, persona jurídica,
Series: D. I. Fundación de la diócesis
D. II. Organización territorial
9 LIZAMA Q. Op. Cit. P. 21
10 AGUILERA Munguía. Op. Cit. P. 68
9
D. III. Relaciones con la Santa Sede
D. IV. Relaciones con las Iglesias particulares
D. V. Relaciones con las autoridades civiles
II. Sección: titular y personal de la diócesis
Series: T. I. Obispo
T. II Coadjutores y auxiliares
T. III Personal de gobierno: vicarios
T. IV Demografía y situación del personal diocesano
T. V. Seminario
III. Sección: munus docendi
Series: E. I. Circulares
E. II. Impresiones de libros
E. III. Catecismos
E. IV. Escuelas
E. V. Misiones
E. VI. Ecumenismo
E. VII. Relaciones con los no cristianos
IV. Sección munus santificandi
Series: S. I. Libro de ordenaciones
S. II. Libro de confirmados
S. III. Licencias ministeriales
S. IV. Actos de culto
S. V. Lugares de culto
S. VI. Cabildo de canónigos
S. VII. Colegiatas, santuario
V. Sección: potestad legislativa
Series: L. I. Sínodo diocesano
L. II. Boletín
L. III. Concilio provincia
VI. Sección: potestad gubernativa
Series: G. I. Visita pastoral
G. II. Consejo presbiteral
G. III. Colegio de los consultores
G. IV. Consejo pastoral
G. V. Asociaciones
G. VI. Institutos de vida consagrada
G. VII. Formas paredañas a la vida consagrada
VII. Sección: potestad judicial
Series: J. I. Causas matrimoniales
J. II. Causas iurium
J. III. Causas penales
J. IV. Causas de los santos
10
VIII. Sección: administración de los bienes
Series: B. I. Consejo económico
B. II. Fundaciones pías
B. III. Bienes muebles e inmuebles
B. IV. Fondo económico diocesano
B. V. Inventario
IX. Sección: archivo secreto
Series: R. I. Matrimonios
R. II. Sentencias
R. III. Penas
X. Sección: archivo general diocesano
Series: AG. I. Sacramental
AG. II. Económica
AG. III. Inventarios de bienes y títulos
XI. Sección: archivo
Series: A. I. Protocolo
A. II. Inventario o registro general de todo el archivo
A. III. Hojas de remisión de los documentos recibidos
Cuadro de clasificación, que al servicio de la memoria histórica ha de acoger los fondos de las
diversas parroquias, y de otras instituciones; por ejemplo, de institutos religiosos suprimidos,
diocesanos.” 9
Con esta última información podemos comprender mejor porque se abrieron más secciones
en este archivo, pues deberá conservar los fondos de las diferentes parroquias así como de otras
instituciones, observemos que se abren once secciones, lo cual permitiría una mejor organización de
los fondos. Lo cual me deja con las siguientes preguntas pendientes ¿Se aplicó este cuadro? ¿Fue
aceptado por la Iglesia? dejaremos este tema para otro trabajo.
1.3.2 El Archivo Capitular Eclesiástico o de Cabildo
Este archivo contiene todo lo relacionado con el trabajo pastoral y administrativo que se
realiza en una Catedral.
Este archivo “Contienen los procesos verbales de las reuniones del Capítulo, que pudieran
formar una serie ininterrumpida de información sobre los grandes momentos de la vida de la
catedral” 10
“Los cabildos catedralicios han sido considerados como los antiguos consejos del Obispo. El
Cabildo es quien, cuando muere el Obispo, toma el gobierno de la diócesis (sede vacante)” 11
9 SASTRE Santos, Eutimio, Manual de archivos, el sistema archivístico diocesano: archivos de la curia y archivos
parroquiales. Madrid: ANABAD. 1999. p. 108-113 10
AGN (México) Proyecto para la organización de archivos eclesiásticos. Información de archivos 3. Archivo
General de la Nación. México. 1979. p. 12
11
En este archivo se resguarda el tesoro de la Catedral, su relación con los diversos gobiernos
nacionales, Leyes, Decretos, Reales Cédulas, Juicios Testamentarios, dictámenes de las diversas
instancias de gobierno. Un ejemplo: es el Archivo de la Catedral de México, resguarda todo lo
relacionado a su construcción, a sucesos importantes en la vida de la Catedral, episodios de las
primeras décadas del México Independiente, noticias de epidemia de cólera, leyes de reforma, etc.
El cabildo se divide en dos secciones, a continuación cito los cuadros No 9 y No10
Cuadro No 9 Cuadro No 10
“SECCIÓN: GOBIERNO SECCIÓN: JUSTICIA” 12
SERIES SERIES
Actas Colectaría - Colecta
Acuerdos
Canonjías Contaduría-Diezmos, Cuentas,
Catedral
Correspondencia Inventarios, Fábrica
Mandatos
Nombramientos Espiritual y Material
Secretaría
1.3.3 Los Archivos Parroquiales
Las Parroquias se ubican dentro de una Diócesis y son administradas por los sacerdotes
nombrados por el obispo encargado de esa Diócesis.
“La parroquia es la célula principal que forma la diócesis. Al frente de la parroquia está un
sacerdote. El oficio principal del párroco es el cuidado de las almas de su jurisdicción y animarlas
pastoralmente en la fe cristiana y en las buenas costumbres.
Al realizar esta tarea se producen documentos que reflejan la administración de los
sacramentos y que se ha llamado parte sacramental y la que no es sacramental que hemos llamado
disciplinar.
Los Archivos Parroquiales constituyen una fuente imprescindible para el estudio de muchas
realidades socio-religiosas hasta ahora olvidadas. Estos archivos se miran con diferentes
perspectivas; al investigador le interesa la documentación histórica, aquella que cae dentro del
campo de sus investigadores; al párroco, en cambio, le interesan únicamente los libros de los
registros de los sacramentos, de las cuentas, de las cofradías o de asociaciones piadosas sobre los
que diariamente tienen que actuar. Ciertamente, el párroco tiene a su cargo los libros antiguos del
archivo pero para él, generalmente, nada le dicen ni le enseñan.” 13
11
AGUILERA Murguía, Ramón y GARIBAY Álvarez, Jorge. Manual de archivística eclesiástica. Universidad
Pontifica de México. Colección: Subsidios didácticos 8, D.F.: México. 1998. 18 p. 69. 12
AGUILERA Munguía. Op. Cit. P. 70 13
Ibidem.
12
El archivo Parroquial se divide en dos secciones, para mayor información cito los cuadros No 11 y
No 12
Cuadro No 11 Cuadro No 12
“SECCIÓN: SACRAMENTAL SECCIÓN: DISCIPLINAR” 14
SERIES: SERIES:
-Bautizos -Cofradías
-Confirmaciones -Correspondencia
-Primeras comuniones -Fábrica (espiritual material)
-Matrimonios (actas e informes) -Inventarios
-Defunciones -Obvenciones
-Padrones
Los archivos parroquiales son importante fuente de información para la Iglesia donde
encontramos además de la Sección Sacramental otra Sección que es la Disciplinar y dentro de
esta las Series de Cofradías, Fábrica espiritual-material, e inventarios, aunque me atrevería a
mencionar por la investigación hecha con un sacerdote encargado de una parroquia que algunas
series han sido olvidadas o modificadas, así por ejemplo las Cofradías ahora es conocida como
Mayordomía y las Series Fabrica material-espiritual, Obvenciones, Padrones, han desaparecido.
1.3.4 El Archivo de Ordenes Religiosas o Congregaciones
El archivo que nos ocupa pertenece a la orden de los Carmelitas Descalzos de México pero
es importante conocer que es una congregación u orden para comprender mejor sus funciones.
“La congregación u orden religiosa lo forman personas consagradas a Dios a través de los
votos, sean simples o solemnes, de pobreza, castidad y obediencia. El archivo de estos organismos
religiosos lo forman los escritos redactados o recibidos en relación a su propia actividad
administrativa pastoral. El archivo surge como consecuencia de la vida y actividad del organismo
religioso. Refleja numerosos aspectos de la dinámica viva del instituto tales como las relaciones de
éste con las autoridades civiles, eclesiásticas y religiosas.
Los archivos de las religiosas, con el Código de Derecho Canónico, no tiene un tratamiento
específico, pero se les puede aplicar, por analogía, (relación de semejanza entre cosas distintas) lo
que indica el Derecho para los archivos Diocesanos y Parroquiales. La diócesis se equipara a la
provincia de la congregación y la parroquia a la comunidad local de religiosos.” 15
Es difícil obtener un organigrama o cuadro único para la clasificación de los documentos
que integran el archivo de religiosos; sin embargo, se han adoptado algunos modelos que ayudan a
diseñar el organigrama que mejor convenga al Instituto religioso.
Si el archivo es de la Casa General o de la Provincia, algunos ubican los documentos en
relación a los organismos con los que guardan conexión, es decir. (Anexo 3)
14
AGUILERA Munguía. Op. Cit. P. 71-72 15
AGUILERA Munguía. Op. Cit. p. 73-74
13
SANTA SEDE
CASA GENERAL
CASA PROVINCIAL
CASAS LOCALES
Por otra parte los archivos de las comunidades de los Carmelitas pueden clasificarse
apoyándose en los siguientes cuadros No 13 y No 14
Cuadro No 13 Cuadro No 14
SECCIÓN GOBIERNO SECCIÓN PECUNIARIA” 16
SERIES: SERIES:
Actas Cuentas de banco
Casas Dotes
Circulares Escrituras
Correspondencia Nóminas
Crónicas Propiedades
Formación Vehículos, etc.
Personal
Proyectos pastorales
Profesiones
Necrológicas, etc.
Dentro de este tipo de Archivo ubicamos a la orden de los Carmelitas Descalzos.
1.4 La Orden Carmelitana
La Orden del Carmen tiene su origen en el Monte Carmelo en Palestina, fue iniciada por un
grupo de hombres provenientes de diferentes países, quienes se establecieron “en las cercanías de la
Fuente de Elías, a escasa distancia del monasterio de Santa Margarita”17
“De acuerdo a textos
bíblicos contenidos en el Primer Libro de los Reyes, Dios se muestra al profeta Elías y le pide
continué cumpliendo su voluntad; así los carmelitas aprenden de Elías, a escuchar la palabra de
Dios en el más profundo silencio.” 18
Los carmelitas tienen el ideal de vivir en la forma del profeta
Elías y de la Virgen María
De acuerdo a Fray Agustín de la Madre de Dios, los Carmelitas “tuvieron varios modos de
gobierno y legisladores, uno de ellos Juan Hierosolimitano patriarca en tiempos de San Jerónimo,
quien les dio una regla sacada toda de la Sagrada Escritura y en particular de los hechos de Elías su
padre, procurando darles a entender en un libro que intituló De origione et institutione priorum
monachorum, la cantera de su origen y los principios de su profesión.” 19
16
AGUILERA. Op. Cit. P. 73-74-75 17
GEAGEA, Nilo. María, Madre y Reina del Carmelo: la devoción a la virgen en el Carmelo durante los tres
primeros siglos de su historia. Traducción de Manuel Ordoñez. Burgos. Monte Carmelo, 1989. P.63 18
Provincia Mexicana de Carmelitas Descalzos de San Alberto en México. Historia y presencia de la Orden del
Carmen Descalzo en México. [ videograbación ] Distrito Federal, México: (VHS), (15 min.):son., Color. 19
AGUSTÍN DE LA MADRE DE DIOS, FRAY. Tesoro escondido en el Monte Carmelo mexicano: mina rica de
ejemplos y virtudes en la historia de los Carmelitas descalzos de la Provincia de la Nueva España. UNAM; México,
D.F. Dirección general de publicaciones. Versión paleográfica, introducción y notas de: Eduardo Báez Macías. 1986. p.
453.
14
“Probablemente fue hasta 1209 cuando un grupo de religiosos piden al Patriarca latino de
Jerusalén Alberto de Abogado “unas normas escritas de vida consagrada.” 20
“En este breve
documento les escribió los elementos característicos que deberían profesar, con cierto tono
eremítico y severo en el que debían vivir los religiosos, como vivir en la pobreza, en total soledad,
oración perpetúa, abstención de comer carne, aunque deja un margen no definido para el servicio
apostólico.” 21
Estas y muchas más fueron aceptadas por los religiosos, aún en la actualidad siguen
rigiéndose por estas normas de vida aunque con el paso del tiempo han tenido algunas
modificaciones. (Anexo 3)
Después que se instalan en el Monte Carmelo empieza la lucha por sobrevivir y superar los
obstáculos que se les presentan, tanto en el interior como en el exterior del instituto, en el interior
porque una vez “conseguida la aprobación pontificia de la norma de vida, surgió la controversia
acerca de la pobreza de la Orden y de su dimensión colectiva años después surgiría otra controversia,
si podían o no, abandonar lícitamente Tierra Santa y emigrar a otros lugares.” 22
Afuera del convento también “surgieron conflictos con obispos quienes consideraban ilegal
la existencia de este nuevo instituto pues en ese entonces aun no era Orden, ni tampoco consideraban
religiosos a los ermitaños pues no habían profesado ningún tipo de voto como lo marca el derecho
canónico, por lo que pedían su supresión apoyándose en la constitución Ne nimia religionum del
Concilio de Letrán, celebrado por Inocencio III en 1215 y que prohibía la creación de nuevas
Ordenes religiosas. Este conflicto tuvo una resolución favorable para los ermitaños al obtener la
aprobación por parte de Honorio III En 1226” 23
Sin embargo, la tranquilidad y desarrollo de la Orden se vio afectada nuevamente por las
persecuciones de los Sarracenos, motivo por el cuál los carmelitas tuvieron que abandonar el Monte
Carmelo y por supuesto Palestina, los pocos que decidieron quedarse fueron asesinados.
“A mediados del siglo XIII, los ermitaños carmelitas huyeron a Europa donde comienzan a
fundar monasterios, cuando llegaron se dieron cuenta del recelo y envidias que había hacia ellos,
aunado a esto la popularidad que tenían los Franciscanos y el prestigio doctrinal que caracterizaba a
los Dominicos, por lo que la llegada de la nueva Orden provocaría contradicciones entre el clero.” 24
Se sabe que los “Dominicos y Franciscanos ya eran unas ordenes bien fundamentadas y
aprobadas por el Concilio de Lyon, sin embargo, los Agustinos y los Carmelitas no contaron con la
misma suerte y ambos cayeron bajo la nota vacillationis, es decir fueron tolerados, ya que su
aprobación quedaba pendiente por lo que solo abría que esperar la decisión definitiva.” 25
A pesar de las dificultades a las que se enfrentaron los carmelitas por ser una orden en desarrollo y
crecimiento, logran expandirse y aún más ser reconocidos en cada uno de los lugares donde se
establecían.
En 1245 el general de la Orden del Carmen San Simón Stock solicita a la Santa Sede la
modificación a la regla primitiva, la cuál le parecía demasiado austera, y decide adoptar la regla de
San Alberto a la vida cenobítica y mendicante, lo que les permitiría estar más en contacto con la
gente y cambiar su manera de profesar.
20
GEAGEA Nilo. Op. Cit. p.58. 21
SERRANO Espinosa, Teresa Eleazar. El papel de los Carmelitas descalzos en la conversión de la Nueva España:
El caso de San Sebastián Mártir. Tesis (Maestría en Historia-Etnohistoria). D.F, México.: Instituto Nacional de
Antropología e historia, 2002. p.24 22
SERRANO Espinosa Op. Cit. P. 119 23
Ibidem. p. 119 24
SERRANO Espinosa. Op. Cit. P.120 25
SERRANO Espinosa. Op. Cit. p. 121
15
“En el siglo XIII, Inocencio IV concede a los Carmelitas el privilegio de ser incluidos entre
las Órdenes mendicantes (junto con los Franciscanos y Dominicos).” 26
El Rey San Luis, lleva seis eremitas a Francia de donde se extienden a España e incluso a
Inglaterra llegando a tener quince conventos hacia 1350. Las comunidades se expandieron
rápidamente por otros países.
En el siglo XV, “en el Carmelo, se acentúa la decadencia: la disciplina monástica se degrada
hasta el punto de aconsejar a los responsables una “mitigación” de la Regla, esa mitigación fue
concedida en 1432 por Eugenio IV, en la bula “Romai Pontificis Providentia” 27
La modificación que se hizo a la regla primitiva, mencionaba que se permitía vivir fuera de
los desiertos para propagar su doctrina, así como disminuir el tiempo de meditación y silencio y por
supuesto el tiempo de abstención de comer carne sería menor. Lo que provocó que esta regla cayera
en el exceso pues como es de suponerse los carmelitas experimentaron cierta libertad a la cuál no
estaban acostumbrados
La Madre Santa Teresa de Jesús funda el primer convento de San José en Ávila en 1562, y
también se encarga de llevar a cabo la reforma Carmelitana, regresando a su origen eremítico y
contemplativo. “Le pareció poco el rigor de la regla por lo que agregó “la descalces, la pobreza de
los mantos, la vileza del hábito, el rigor de las camas, las asperezas de las disciplinas, dos horas de
oración mental y lección espiritual que le antecediera, examen de conciencia; con otras cosas que
juntas con las Reglas hicieron un modo de vida mucho más riguroso y arduo; estas fueron aplicadas
primero en el convento de Ávila y de ahí a los conventos reformados” 28
“En 1566 llegó a España el reverendísimo general Fray Juan Bautista Rubeo quien visitó en
su convento a la madre Santa Teresa y admirando la vida carmelitana reformada, concedió licencia
para fundar otros conventos de monjas y dos de frailes. “Un año más tarde, en noviembre de 1568,
se inauguró el primer Carmelo masculino reformado, en Duruelo, donde se encontraba, Fray Juan
de la Cruz” 29
En 1580 el Papa Gregorio III escribe una bula donde expone la división de la orden; los
carmelitas calzados, que como lo dice su nombre podían usar zapatos además de que vivirían de
acuerdo a la regla modificada de San Simón Stock, por lo que su servicio sería más activo y menos
austero. En cambio los carmelitas descalzos no podían usar zapatos y vivirían de acuerdo a la regla
primitiva ya reformada por Santa Teresa de Jesús, que se caracterizaba por ser más severa y
contemplativa.
En este mismo siglo sucede el descubrimiento de América, por lo que las principales
ordenes religiosas de España empezando por los Franciscanos viajan a la nueva tierra, apoyados
por los reyes católicos con el fin de evangelizar a los nativos.
Después de que fallece la Madre Santa Teresa de Jesús, el 4 de octubre de 1582, se inicia la
expedición a la Nueva España. Por ese tiempo deja de ser Provincial el Padre Fray Jerónimo
Gracián, partidario de las misiones y cede el lugar al Padre Fray Nicolás de Jesús María Doria que
26
Siervas de los corazones traspasados de Jesús y María: Carmelitas [en línea] “Lugar de publicación desconocido”
copyright c1998 SCTJM. “fecha de actualización desconocida”. [citado 20 octubre 2009]. Disponible en Web:
http:/www.corazones.org/espiritualidad/espiritualidades/carmelitas.htm 27
GEAGEA, Nilo. Op. Cit. P. 279 28
SERRANO Espinosa. Op. Cit. P. 24 29
SERRANO Espinosa. Op. Cit. p. 26
16
junto con otros religiosos no promueven la idea de las misiones, pues afirmaban que iba en contra
de la regla original en la que se había fundado la Orden.
Se considera interesante hablar de esta orden de los Carmelitas descalzos, porque resulta
fascinante su fundación y su vida eremítica, contemplativa y consagrada, que la diferencia de las
otras ordenes; además de que realizaron sus actividades siempre bajo los preceptos de las
autoridades eclesiásticas.
Después de haber revisado a diferentes autores, para conocer sus antecedentes históricos, se
puede dar cuenta del difícil proceso de desarrollo por el que ha pasado esta orden, la vida
evangelizadora les ha dado reconocimiento en todos los países donde se han establecido, y tal como
lo muestra la historia, su llegada a México, no es menos importante, a tal grado que siguen vigentes
hasta nuestros días, hoy por hoy, la Orden Carmelitana como institución es un testimonio fiel de la
fe Católica.
1.5 Establecimiento de los Carmelitas en Nueva España
“Si bien es cierto que los primeros frailes fueron entusiastas partidarios de la evangelización,
no menos cierto es que los reyes españoles pusieron todo su interés por proveer a las nuevas tierras
de buenos pastores, contando con la ayuda del “Real Patronato”. Debido a este privilegio otorgado
por Roma a los monarcas españoles.
En 1508, Julio II concedió a don Fernando y a doña Juana el derecho de Patronato, es decir,
que en las islas y tierras descubiertas sólo a ellos les valiera edificar catedrales, templos,
monasterios o lugares Píos y presentar obispos, curas o beneficiados.
El Rey de España tuvo más apariencia de jefe de la Iglesia que el mismo Papa de Roma,
puesto que era el Rey y no el Papa quien daba las prebendas y pronunciaba la última palabra” 30
Después de haber conquistado las nuevas tierras los Reyes de España se preocuparon por la
conversión de los naturales y vieron en las ordenes religiosas las más propicias para iniciar tal tarea,
así es como llegaron a la Nueva España Ordenes misioneras con gran espíritu de pobreza.
“Por el bautismo entraban los indios a la Iglesia: eran ya oficialmente cristianos. Debían,
desde entonces, vivir como cristianos, y el misionero tenía el deber moral de proporcionarles
medios para ello. Estos medios son los restantes sacramentos: matrimonio, confesión, comunión,
confirmación. Para administrar estos sacramentos dio la Santa Sede a los religiosos las más amplias
facultades por la bula Omnimoda de 1522, facultades que más tarde confirmó el papa Pío V, después
del Concilio de Trento, por la bula Exponi nobis de 1567. En efecto la forma de trato espiritual a los
indios fue, antes de promulgado el Concilio de Trento, que los religiosos conservaran la dirección
espiritual de ellos en las regiones que habían convertido, sin más condición que la de haber sido
nombrados por su legítimo superior, con el consentimiento de la autoridad seglar, representativa del
Real Patronato.” 31
“Los primeros tres religiosos Franciscanos pisaron tierra en 1523 “cuyos nombres
españolizados son Fray Juan de Tecto y Fray Juan de Ahora y el lego Pierre de Gand, conocido
como Fray Pedro de Gante.
30
GURRÍA Lacroix, Jorge. [Coordinador] ENCICLOPEDIA SALVAT. “Historia de México”. Tomo 4. El Retorno de
Quetzalcoatl. México. Salvat Editores de México. 1974. P. 236 31
RICARD, Robert. La conquista espiritual de México: Ensayo sobre el apostolado y los métodos misioneros de las
órdenes mendicantes en la Nueva España de 1523-1524 a 1572. 2ª ed. México.: Fondo de cultura Económica, 1999.
p.199-200.
17
El 2 de Julio de 1526 llegaron los Dominicos, segunda orden mendicante que llega a la
Nueva España, con la idea de fundar en los lugares elegidos por ellos y apartados de los
Franciscanos. La tercera orden misionera, que llega a las Indias son los Agustinos quienes
desembarcaron en Veracruz el 22 de mayo de 1533 éstos fundaron de acuerdo a los espacios que
dejaron las demás ordenes.” 32
La población que habría de evangelizar era numerosa y a pesar de que cada año “aumentaba
la llegada de misioneros, no eran suficientes los religiosos ya que algunos morían y otros tenían que
regresar a España, por lo que tiempo más adelante empezaron a entrar los moradores de las nuevas
tierras a las órdenes misioneras iniciándose así los religiosos criollos.” 33
Con la llegada de las tres ordenes, inició la tarea de conversión de los indígenas enseñando la nueva
religión.
“estuvieron por un lado, los Obispos, con su clero secular, mediocre y poco numeroso y por
otro los frailes, quienes por cierto, eran un número considerable, disciplinados, humildes,
organizados, intelectuales, y con una gran ética moral, que supieron ganarse a los naturales con
sencillez y ejemplo lo cual les permitió realizar muy bien su labor evangelizadora. Fueron, según la
expresión de Ramírez Cabañas, “una Iglesia de Frailes” 34
Los conflictos entre el clero regular y el clero secular se debieron principalmente a los
privilegios de que gozaron los frailes “como la de administrar los sacramentos sin autoridad del
Obispo ordinario, edificar casas y monasterios, y ocupar el mayor número de regiones que
pudieron” 35
También los frailes tenían sus quejas de los Obispos, “los acusaban de no visitar sus
diócesis, de ignorar la lengua de sus fieles y no conocer sus necesidades y miserias, de agobiar de
cansancio a los indios haciendo que les lleven en litera por montes y valles, de difamar a los frailes,
y de estorbarles la administración de los sacramentos” 36
Todos estos conflictos quizá fue lo que motivó a Fray Alonso de Montúfar a convocar los
dos primeros Concilios mexicanos el de 1555 y 1565. “En 1565 una bula Papal revocó todos los
privilegios otorgados a las órdenes con el propósitos de ayudar a la catequesis, pero en 1567 Felipe
II la revoca con un breve pontificio que autorizaba a los órdenes a ejercer sus actividades
pastorales” 37
Sin embargo, en 1572 el Papa Gregorio XIII anuló lo anterior pues había aumentado el
número de seculares y estaban más organizados, además de que obtuvieron el apoyo de los Reyes
de España.
En la sede metropolitana estuvieron dos religiosos mendicantes uno de ellos fue Franciscano
Fray Juan de Zumárraga y el otro Dominico Fray Alonso de Montúfar pero en el año 1572 llega a
ocupar el puesto el arzobispo del clero secular, don Pedro Moya de Contreras.
Para Robert Ricard el año de 1523 marca el inicio de la conquista espiritual de la Nueva
España y lo cierra en 1572 denominándolo “fundación de la Iglesia en México” Aún cuando hubo
lugares en donde se desconocía la religión cristiana. Esto se debió, más que a la ocupación
geográfica, al cambio Institucional de la Iglesia que modificó su objetivo, es decir, ya no se
32
RICARD Roberto. Op. Cit. p. 82 33
RICARD Roberto. Op. Cit. p. 87 34
Ibidem. p. 87 35
RICARD Roberto. Op. Cit. p. 364 36
RICARD Roberto. Op. Cit. p. 368 37
RICARD Roberto. Op. Cit. p. 380
18
ocuparon tanto en la conversión de los indios, sino más bien, se preocuparon después por la
educación de los jóvenes, lo que favoreció enormemente el impulso del clero secular.
Finalmente en 1585 desembarcaron los Carmelitas Descalzos en el puerto de Veracruz,
también eran doce religiosos, aunque sólo llegaron once pues Fray Cristóbal del Espíritu quedó muy
enfermo en San Lúcar de Barranda, Puerto de donde partieron.
El Rey les proporciono todo lo necesario, además de otorgarles las facilidades para poder
fundar conventos. Desafortunadamente los deseos misionales del Padre Jerónimo Gracián y Fray
Juan de la Madre de Dios así como de los demás religiosos, se vieron frustrados al llegar a la Nueva
España, pues se encontraban en conflicto los Obispos y las ordenes misioneras.
Uno de los aciertos de los Reyes de España fue el envío de frailes misioneros, por que
seguramente sin ellos hubiera sido más difícil lograr la conversión de los nativos; Se puede observar
como el objetivo de evangelizar va cambiando por el de educar a los jóvenes y esto fue muy
inteligente por parte del clero secular, pues sabían que los indígenas estimaban mucho a los frailes,
y estos a su vez los superaban en cantidad, por lo que ingresaron después de un tiempo los mismos
nativos a estas escuelas, y de estas salían los mismos religiosos criollos, disminuyendo el poder del
clero regular.
A pesar de la tardía llegada de los Carmelitas, estos todavía fundaron casas y monasterios.
Enseguida una lista de ellos así como una propuesta de las primera visión del organigrama de esta
Orden de acuerdo a esta información.
“San Sebastián, Ciudad de México (1585)
Puebla (1586)
Atlixco (1589)
Valladolid (1593)
Guadalajara (1593)
Celaya (1597)
El Desierto de los Leones (1606)
San Ángel (1613)
Querétaro (1614)
Salvatierra.(1644)
San Joaquín (1689)
Toluca (1698)
Oaxaca (1699)
Orizaba (1735)
San Luis Potosí (1738)
Tehuacán (1745)” 38
Estos conventos formaron desde 1586 la Provincia de San Alberto, posteriormente por diversas
circunstancias se pierden algunas casas y se fundan otras.
En platicas sostenidas con el Prior de los Carmelitas el Padre José de Jesús Orozco, le he
preguntado si él tiene algún conocimiento del organigrama o estructura de la Orden cuando llega a
México, a esto no tuve respuesta positiva así que a través de mi investigación en fuentes
38
AGUSTÍN DE LA MADRE DE DIOS, FRAY. Op. Cit. p. 453
19
bibliográficas y páginas Web he ido reestructurando los organigramas junto con sus modificaciones
que han sufrido por circunstancias diversas con el paso del tiempo.
Organigrama Nº 1
Fuente: Primeros datos proporcionados por el Padre José Jesús Orozco
Toda Institución para realizar sus actividades, debe tener un organigrama en el cual se
plasmen los mandos o jerarquías. El organigrama de los Carmelitas Descalzos de México es del tipo
Jerárquico descendente autónomo.
1.6 Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas Descalzos de México
Después de tener acceso al Archivo de los Carmelita pude conocer documentos históricos
que llamaron mucho mi atención, documentos antiguos, el tipo de papel, la tinta, la letra, las
rubricas, los asuntos, etc. esto me motivo para estudiar los archivos eclesiásticos pero en especial
este al que tuve acceso.
“Por desgracia, las tremendas convulsiones de nuestro pasado histórico, las endémicas
guerras intestinas de nuestro país en el siglo XIX, ocasionaron que tanto y tan valioso tesoro como
era el Archivo Provincial de los Carmelitas en parte se perdiera. Con sus guardianes diezmados, y
muchas veces a salto de mata, quedó a merced de vándalos que destruyeron, dispersaron, y en el
mejor de los casos, vendieron por una friolera las joyas inapreciables de nuestro pasado. Nos
estamos refiriendo sobre todo a las Leyes de 1857 (desamortización de bienes eclesiásticos;
supresión de las órdenes religiosas); luego a la Revolución de 1910 y finalmente la persecución
religiosa (1926-21929). Por todo esto sólo nos quedaron migajas, restos del naufragio que se
pudieron salvar” 39
En 1585 llegó la orden de Carmelitas Descalzos a México y fundó la Provincia de San Alberto,
El primer convento Carmelita es fundado en San Sebastián o Carmen de México y en este se crea el
primer Archivo Provincial, tiempo más adelante por orden del Definitorio General, paso al
convento de San Ángel en 1636.
39
OROZCO M, José Jesús. OCD. El archivo provincial del Carmelo teresiano en México, Catálogo por materias.
Collectio Bibliographica a pontificia facúltate “Teresianum” edita. Nº 42. Roma. 2003. p. 7-8
Primeras fundaciones de la Provincia de San Alberto O.C.D México
1. México 6. Celaya
2. Puebla
3. Atlixco
4. Morelia
5.Guadalajara
7. Santo Domingo
8. San Ángel
9. Querétaro
10. Salvatierra
Fundaciones
1. 1586
2. 1586
3. 1589
4. 1593
5. 1593
6. 1597
7. 1606
8. 1613
9. 1614
10. 1644
20
Este archivo se formó con los documentos provinciales y conventuales. “Su época de oro fue
durante el siglo XVII y parte del XVIII, cuando llegó a contar con más de 500 miembros entre
sacerdotes y religiosos de donde salieron letrados, predicadores, escritores, directores espirituales y
buenos religiosos que dieron prestigio a la orden. A finales del siglo XVII empezó la decadencia de
la Provincia y en el siglo XIX, por causas internas y externas, quedó casi extinguida. Después de la
Reforma, se recuperaron algunos conventos. A medida que iban faltando religiosos de la Antigua
Provincia, las provincias españolas de Valencia y Cataluña fueron ocupando los conventos y
lograron que los superiores mayores pidieran a la Sagrada Congregación de Religiosos la supresión
canónica de la Provincia de San Alberto en 1921.
Con la persecución religiosa durante el gobierno del presidente Calles, iniciada en 1926, los
religiosos españoles de estas provincias fueron expulsados. En 1931, reanudados los cultos, los
pocos religiosos mexicanos que quedaban intentaron una vez más la restauración de su provincia. El
Definitorio General, en febrero de 1932, se hizo cargo de los religiosos mexicanos y les permitió
abrir casas de formación. Después de un proceso de recuperación lento y difícil, el aumento de
personal permitió la plena restauración canónica de la Provincia de San Alberto el 29 de abril de
1960” 40
En 1965 la documentación que se recupero después de las persecuciones, revoluciones, etc. fue
llevada al actual Archivo Histórico Provincial en el Convento de San Joaquín, sin embargo la
documentación que se conserva es de los demás conventos menos de San Joaquín pues toda su
documentación se perdió. Muchos de los documentos producidos en la actividad Carmelitana
fundamentales para la historia se encuentran ahora en Instituciones ajenas a la orden, en el país o en
el extranjero como el Instituto de Antropología e Historia, El Museo Nacional de Antropología e
Historia, la Universidad Nacional Autónoma de México.
“Los documentos históricos que se conservan proceden de la Santa Sede, de las Curias General
(en Madrid) y Provincial, de otras autoridades civiles y eclesiásticas; de los conventos, y de las
corporaciones anexas a éstos: Tercera Orden y Cofradías; de las monjas carmelitas, y de otras
personas ajenas con asuntos extraños a la Provincia. Entre los áureos tesoros del archivo figuran
algunos que datan del Siglo XVI, el más antiguo de 1553 y aquellos que evocan y perpetúan el
recuerdo de algunos próceres de santidad y ciencia: Fr. Juan de Jesús María, padre y fundador de la
Provincia; Fr Rodrigo de San Bernardo y Fr. Alonso de Jesús, primer Provincial mexicano;
Afortunadamente se conservan manuscritas las informaciones que dieron, a principios del siglo
XVII, los religiosos que vieron nacer la Orden en México. documentos procedentes de los
diferentes conventos, documentos de Santos reconocidos Carmelitas como la Madre Santa Teresa,
Fr. Juan de Jesús María, padre y fundador de la Provincia; Fr. Pedro de San Hilarión, novicio y
discípulo de San Juan de Cruz; Fr. Rodrigo de San Bernardo y Fr. Alonso de Jesús, primer
Provincial mexicano” 41
Los encargados del archivo fueron:
El padre Dionisio Victoria Moreno- Historiador Carmelita.
El padre Jesús Estrada Montes de Oca. Padre Carmelita
El padre José de Jesús Orozco- actual Provincial, que ha realizado un excelente trabajo
de custodia, recuperación, descripción, conservación y difusión de la gran riqueza
documental Carmelitana.
40
Asociación Mexicana de Archivos y Bibliotecas Privados, A.C. Archivo Histórico de la Provincia de los
Carmelitas Descalzos en México. México [en línea][citado el 18 de marzo de 2011] Disponible en web:
www.amabpac.org.mx/archivo16.htm 41
OROZCO M. Ibidem.
21
CAPÍTULO 2
LA TEORÍA ARCHIVÍSTICA
En este Capítulo revisaremos lo relativo al documento, archivo, administración de
documentos, el ciclo vital del documento, Principio de Procedencia y el de Respeto al Orden
Original, clasificación, ordenación, hasta la primera parte que corresponde al Cuadro de
clasificación finalidad de este trabajo y por tanto los conceptos de Fondo, Sección y Serie.
2.1 Documento
Para empezar, revisaremos los diferentes conceptos de Documento:
Para Antonia Heredia el “documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un
soporte perdurable que contiene información”. Es pues, un objeto que conserva la huella de la
actividad humana; que sirve para dar notica de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto.
Se presenta por lo tanto como un soporte materia (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que
un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información)” 42
Según el Diccionario de terminología archivística se entiende por documento: “La
combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o
para consulta. Los elementos que lo caracterizan son:
El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro
hasta un disco óptico.
La información, es decir, la noticia que transmite.
El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta,
impulsos electromagnéticos.” 43
“Documento. Es toda información registrada, independientemente de su forma y
característica de materiales, elaborada, recibida o conservada por una institución u organización en
el desempeño de sus actividades.” 44
“Documento. Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de
su soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o
persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.” 45
De esta manera puedo definir al Documento como: todo registro de información fijado en
un soporte, como resultado de la actividad del hombre, producida, recibida, organizada y
conservada por una institución pública o privada.
2.1.1 Documento de Archivo
En sentido estricto, documento de archivo es:
42
HEREDIA Herrera, Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. 4ª ed. Sevilla, España: Diputación
provincial de Sevilla. 1989. p.122. 43
CRUZ Mundet, José Ramón. Manual de archivística. En: Diccionario de Terminología Archivística. 4ª ed. Madrid,
España: Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 2001. p. 97. 44
AGN (México). Administración de documentos semiactivos. Administración de documentos y Archivística del
Gobierno Federal, con la asesoría de Ma. Elena Bernal Villegas y la supervisión de Marco Antonio Valadez Montes. 1ª
ed. México. 1992. P. 6. 45
Norma ISAD (G) Consejo Internacional de archivos. Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Norma. 2ª ed. Madrid. España: CIA, 2000. ¿
22
La información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y
conservada por cualquier organización (pública o privada) o persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad.” 46
Aurelio Tanodi considera al documento de archivo como “el soporte que contiene un texto
que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de
sus objetivos y finalidades” 47
2.1.2 Documento Electrónico. “Documento almacenado en forma electrónica. En
informática, es el conjunto de datos creados por una aplicación, almacenado como un archivo en un
soporte digital, recuperable y modificable utilizando la misma aplicación con que fueron creados o
una compatible.” 48
Documento electrónico de archivo: “Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su
ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.” 49
2.2 Concepto de Archivo
Presento enseguida conceptos de archivo, de acuerdo a diversos autores:
H. Jenkinson (1947) decía que los archivos “son documentos acumulados por un proceso
natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier
fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los
asuntos en cuestión o por sus sucesores.” 50
Para T.R. Schellenberg (1956): “Son aquellos registros (documentos) de cualquier
institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados) para su preservación
(conservación) permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados
o escogidos (seleccionados) para guardarse en una institución archivística”. 51
E. Lodolini considera que archivo es sólo el “conjunto de escritos que han perdido interés
administrativo para las oficinas que los han producido, han adquirido madurez archivística, han
sido seleccionados para la conservación permanente” 52
El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos, lo define
con tres acepciones: 1) “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus
46
AGN (México) ALDAY García, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades
del Poder Ejecutivo Federal. Administración de archivos gubernamentales. Manuales. México.2011. p. 17. Disponible
en Web:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/operacion_de_archivos.pdf 47
Norma ISAD (G) Op. Cit. 48
MASTROPIERRO, María del Carmen. Colaboración: CASANOVA, Inés. Diccionario de Archivística en español:
Con un anexo multilingüe y cuadro de fuentes de las entradas terminológicas. 1ª. ed. Archivista 6. Edit. Alfagrama
ediciones. Buenos Aires. 2008. P. 49
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo Nº 027-2006. Glosario del Reglamento General
de Archivos. P. 5 Disponible en web: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2013# 50
CRUZ Mundet, Op. Cit. P. 89-90. 51
SCHELLENBERG, T. R. Ordenamiento de archivos: principio de procedencia. México: Archivo General de la
Nación. Coordinación de Archivos Históricos. 1978. p. 2 52
HEREDIA Herrera. Archivística General. Op. Cit. P. 92
23
sucesores para sus propias necesidades, ya trasmitidos a la institución de archivos competente en
razón de su valor archivístico”. 2) “Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservación y servicio de los documentos”. 3) “Edificio o parte del edificio donde los documentos
son conservados y servidos.” 53
“Archivo es uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia” 54
2.2.1 Archivo Histórico. “Es una unidad de información que contiene documentos que
deben conservarse permanentemente y se genera como resultado de la última fase del ciclo vital del
documento en la que la documentación ha adquirido valores secundarios (informativos,
testimoniales y evidenciales) que establecen que ésta debe conservarse como testimonio útil a la
sociedad” 55
2.3 El Archivo Eclesiástico
Una vez que hemos entendido lo que es un archivo proseguiremos a definir lo que es un
Archivo Eclesiástico.
Eclesiástico “Perteneciente o relativo a la Iglesia, sociedad religiosa fundada por Jesucristo56
En el Diccionario de Terminología Archivística define al Archivo Eclesiástico como “el
archivo privado que reúne los fondos documentales producidos por los órganos de la Iglesia
Católica regular y secular y de otras confesiones” 57
Así que considero que archivo Eclesiástico: es el conjunto de documentos, recibidos o
elaborados en un proceso natural por la Iglesia, en el ejercicio de su actividad espiritual,
administrativa y de gobierno respetando aquel orden, para servir de testimonio e información para
la institución o como fuentes de historia para la humanidad.
2.4 La Administración de documentos
Para tener un adecuado manejo de los documentos es necesario entender la Administración
de documentos por ello presento enseguida algunos conceptos sobre el tema así como los elementos
que lo componen. “Conjunto de principios, procedimientos y métodos archivísticos que se interesan
no solamente por la conservación, uso y localización de la documentación administrativa, sino que
atienden a la producción, circulación, y selección de los propios documentos, entendida así como
una política integral.” 58
53
CRUZ Mundet. Op. Cit. p. 97 54
HEREDIA Herrera. Archivística General. Op. Cit. p.89 55
AGUILERA Murguía. Op. Cit. p. 18 56
Gran Enciclopedia Larousse Tomo 8, Editorial Planeta, 3 ed. Barcelona, España. 1991. p. 3497 57
DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVISTÍCA. 2ª ed. Madrid, España.: Ministerio de cultura,
Subdirección general de los Archivos Estatales, 1995. p. 21 58
AGN (México). Administración de documentos semiactivos. Instructores en Administración de documentos y
Archivística del Gobierno Federal, con la asesoría de Ma. Elena Bernal Villegas y la supervisión de Marco Antonio
Valadez Montes. 1ª ed. México. 1992. P. 10.
24
“Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear,
dirigir y controlar la producción, circulación, organización, uso, selección y destino final de los
documentos de archivo” 59
“La administración de documentos es un conjunto de principios, procedimientos y métodos
administrativos orientados a la economía y eficiencia del manejo documental tanto en actividades
destinadas a la conservación, uso y localización de los documentos, como a la producción, selección
y disposición final de los mismos.” 60
“Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear,
dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los
documentos de archivo.” 61
La Administración de documentos permite trabajar de manera integral el manejo de los
documentos a través de una estructura, una legislación y un programa.
2.4.1 Elementos que componen la administración de documentos
Legislación. Leyes que regulen los archivos públicos y privados, administrativos e
históricos así como normas y procedimientos que regulen su manejo, y sanciones
para aquellos que no apliquen estas leyes.
Estructura. Necesidad de establecer una estructura jerárquica como parte de un
sistema de archivos, que permita identificar, vigilar y aplicar las normas y la
comunicación entre cada uno de los órganos operativos: archivo de trámite, de
concentración e histórico así como entre los distintos órganos del Sistema.
Programa. Que permitan la realización de programas aplicables al manejo eficaz de
los documentos. Propiciando el proceso adecuado en la planeación, dirección,
supervisión y control.
2.5 El Ciclo Vital del Documento
De acuerdo al principio establecido por la Archivística norteamericana, el concepto de
Ciclo Vital del Documento lo define como: “la información documental tiene una vida similar a la
de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y
muere (fase de expurgo).” 62
Así como un organismo tiene un ciclo de vida en donde nace, crece se
reproduce y muere, de igual manera el documento cumple un ciclo de vida dividido en tres fases.
En el Diccionario de Terminología Archivística menciona que el ciclo vital de los
documentos son “las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se
producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se
eliminan o se conservan en un archivo histórico” 63
59
AGN (México). Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. [Diario Oficial de la Federación. 20 de febrero
2004] México. 2011. Disponible en Web: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivística/lineamientos.html 60
AGN. (México) ALDAY García, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades
del Poder Ejecutivo Federal. Administración de archivos gubernamentales. Manuales. México.2011. p. 24. Disponible
en Web:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/operacion_de_archivos.pdf 61
AGN (México). Introducción a la organización de archivos. Módulo 1. Fundamentos de los archivos y la
administración de documentos. Curso. México. 2011. Disponible en Web:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/modulo_1.pdf 62
CRUZ Mundet, Op. Cit. P. 95 63
Diccionario de Terminología Archivística. Op. Cit. p. 27
25
Algunos autores establecen estas edades o etapas por su uso, algunos otros por su función
administrativa y algunos más por su vigencia administrativa, sin embargo considero que es el
conjunto de todas estas y que cada una tiene su momento dentro del ciclo vital del documento,
veamos a continuación estas fases.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA SECUNDARIA
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
Administrativo-Legal-Fiscal Evidencia-Testimonial-Informativo
Fuente del Esquema: Elaborado por la Tesista, con apoyo de su asesor el maestro, Arturo
Hernández Rojas.
2.5.1 Etapas o edades del documento:
El ciclo de vida del documento esta dividido en tres etapas o edades las cuales mencionare a
continuación.
LA PRIMERA ETAPA O EDAD: “Es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales
en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de los
archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Está cerca del funcionario responsable de su tramitación, en su
mesa, en archivadores, en armarios al alcance de su mano para su manejo frecuente.” 64
Fase de
tramitación en la que se genera o se recibe la documentación, continua su gestión sobre un asunto
iniciado, y después de un tiempo determinado pasa a la siguiente etapa.
LA SEGUNDA ETAPA O EDAD: Una vez que la documentación ya no es utilizada con mucha
frecuencia y al haber cumplido con su tramitación, el documento será guardado en este archivo de
concentración pudiendo ser consultado cuantas veces se requiera. “Esta fase corresponde a una archivación
64
HEREDIA Herrera. Op. Cit. P. 173
FASE ACTIVA
ARCHIVO DE
TRÁMITE
FASE SEMIACTIVA
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
FASE INACTIVA
ARCHIVO
HISTÓRICO
BAJA
DEFINITIVA
y o
26
intermedia en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el
valor secundario” 65
Es aquí donde se decide que documentación se elimina o cual será enviada al archivo
histórico.
LA TERCERA ETAPA O EDAD: “El documento asume un valor permanente y se ceñirá a
ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su archivación y
conservación serán definitivas” 66
Se conserva a perpetuidad al formar parte del patrimonio
histórico de la humanidad.
Es importante conocer cada una de las etapas por las que esta pasando nuestra
documentación de ahí la tarea del archivero encargado, puesto que debe saber en que etapa se
encuentra, su plazo de conservación, sus valores, su transferencia, su depuración o conservación
definitiva.
2.6 El Principio de Procedencia y el de Respeto al Orden Original
La teoría archivística se basa en dos principios: El Principio de Procedencia y el de Respeto
al orden original los cuales veremos a continuación.
Principio de procedencia, el Elsevie’s Lexicon of Archival Terminology, plantea que es aquel
“principio según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede
y en este fondo en su lugar de origen” 67
De acuerdo a Cruz Mundet, el Principio de Procedencia “consiste en respetar el origen de
los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier
naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona,
familia...; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.” 68
Pero este principio “resultaba insuficiente porque más adelante proponía la posibilidad de
clasificar los documentos por asuntos o materias dentro de cada fondo a partir de cierto nivel.” 69
El otro principio es: el de Respeto al Orden Original “disponía que los documentos de cada
fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo
por asuntos o materias. Así nace el Principio de Respeto al Orden Original de los documentos, que
indica el necesario respeto al que se ha dado en origen a los documentos” 70
El diccionario de Terminología Archivística menciona que el Principio de Procedencia es
el: “Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los de otros” 71
65
Ibidem 66
Ibidem 67
Lexicon of Archival Terminology: French, English, German, Spanish, Italian, Dutch. Compilado y arreglado sobre
una base sistemática por un Comité del International Council on Archives, 1964. p.35 68
CRUZ Mundet, Op. Cit. p. 231. 69
Ibidem 70
Ibidem 71
DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVISTÍA. Op. Cit. p. 46.
27
Este principio permite conocer el fondo o los fondos de una Institución o persona,
distinguiéndose de los demás, asegurando la reunión de toda su documentación, sin mezclarlos con
otros.
El Principio de Procedencia será aplicable a cualquier fondo de archivo, ya sea de reciente
creación o histórico. Realizando una investigación sobre la institución que produjo los documentos
y poder así, identificar órganos y funciones que integren los documentos que forman las series.
El Respeto a la Procedencia y Orden Original asegura un adecuado trabajo en la
clasificación y en la descripción pues sobre estos dos principios se fundamente la teoría y la
práctica de la archivonomía.
2.6.1 Ventajas al aplicar el Principio de Procedencia
Para conocer este principio es importante revisar las ventajas que tiene aplicar este principio de
procedencia, las cuales detallaremos a continuación.
1. “El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de los documentos en el
sentido de que los orígenes y procedimientos a que los documentos deben su existencia
están reflejados en su ordenación.
2. El principio de procedencia sirve para revelar el carácter y significado de los documentos...”
72
3. “Este principio permite conocer la naturaleza de los documentos a tratar.
4. Permite también, al archivista, y no es la menor de las ventajas, considerar los grandes
conjuntos documentales antes que los documentos por pieza” 73
5. “También facilita la clasificación, organización y descripción de los archivos en los
instrumentos de investigación” 74
6. “Una más de las ventajas de este principio es que, en caso de concebirse faltas en aras del
Principio de Procedencia, éstas pueden aminorarse mediante la realización de instrumentos
de consulta apropiados, dejando los documentos en donde deben estar y realizando
organizaciones u ordenaciones temáticas o cronológicas que permitan recuperar la
información según las necesidades existentes” 75
El principio le otorga al documento, una pertenencia al momento en que forma parte de un todo
o fondo, de acuerdo a este principio el documento tiene un valor testimonial que lo hace ser único e
irremplazable. Como su nombre lo indica permite conocer la procedencia de los documentos, al
investigar la historia de las instituciones, organismos o personas, se puede identificar el tipo de
documentación que producen. Las desventajas que podremos encontrar al no basarnos en este
principio de procedencia serán frecuentes ya que será común encontrar documentos provenientes de
otras instituciones y estos podrían mezclarse con los generados por nuestra institución por el simple
hecho de tener alguna relación con ella.
También considero que sería difícil volver a reconstruir de manera original un fondo sin
tomar en cuenta el principio de procedencia y orden original pues este principio nos dice que los
72
SCHELLENBERG, T. R. Ordenamiento de archivos. Op. Cit. p. 2 73
COUTURE, Carol y JEAN-YVES, Rousseau. Los archivos en el siglo XX. México: Archivo General de la Nación,
1988. P. 193. 74
Ibidem 75
VILLANUEVA Bazán, Gustavo. Teoría y Práctica Archivística. Cuadernos de archivo histórico de la UNAM,
MÉXICO: UNAM, 2000. p. 27.
28
documentos deben ser devueltos al fondo y al orden que tuvieron cuando fueron creados y si
nosotros no los aplicamos y si no conocemos la institución por consiguiente no vamos a conocer su
estructura ni sus funciones, por lo que quizá organicemos a nuestra manera los documentos pero
nunca le devolveremos la pertenencia ni orden original que tuvieron cuando fueron producidos y
como consecuencia tampoco podrán tener una clasificación funcional u orgánica, aunque si por
materias pero no se sabrá entonces de donde provino el documento.
“De acuerdo con estos principios enunciados, el arreglo de un archivo conlleva una serie de
tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:
1. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en
función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
2. Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas,
uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.
3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al
fondo.” 76
2.7 Concepto de Clasificación
Para organizar los fondos documentales es necesario entender, que es la clasificación, sus
elementos y sistemas, para poder aplicarlos en el quehacer de la archivonomía.
Antonia Heredia define a la Clasificación, “Clasificar es dividir o separar un conjunto de
elementos estableciendo clases, grupos o series de tal manera que dichos grupos queden integrados
formando parte de la estructura de un todo o unidad. Supone agrupación o jerarquía” 77
Para Cruz Mundet, “Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original” 78
De acuerdo con esta definición la clasificación, viene
dada en cuanto se crea el documento, pero esto, no es suficiente, pues los organismos cambian con
el tiempo, en su estructura, en sus funciones y asuntos por lo que el archivista debe establecer un
sistema de clasificación que haga frente a estos cambios, y como afirma Antonia Heredia, “La
clasificación, no la crea el archivero, le viene impuesta por la propia documentación, a él solo le
toca respetarla, reconstruirla o rehacerla” 79
En el Diccionario de Terminología Archivística de España, la clasificación es la “operación
archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura
jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del
tratamiento archivístico denominada identificación” 80
Importante para la organización de los fondos documentales, porque por medio de la
Clasificación, se puede reconocer los diferentes grupos documentales de una institución, la
clasificación permite separar los grupos documentales por sus diferencias y agruparlos por sus
semejanzas.
76
CRUZ Mundet, Op. Cit. p. 237-238 77
HEREDIA Herrera, Antonia. La norma ISAD (G) y su terminología: análisis, estudio y alternativas. Madrid,
España: ANABAD: Arco/Libros, 1995. p.48. 78
CRUZ Mundet., Op. Cit. P. ¿ 79
HEREDIA Herrera, Op. Cit. p.265. 80
DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA.. Op. Cit. p.27
29
2.7.1 Sistemas de Clasificación
Una vez que revisamos los conceptos de Clasificación revisaremos también los diferentes
tipos de sistemas de clasificación.
La Clasificación funcional. “Las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo
de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos.
La Clasificación orgánica. En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las
diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad.
La Clasificación asuntos o materias. Este tipo de clasificación es resultado del análisis del
contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan” 81
También se conoce el mixto que es la fusión entre el orgánico y el funcional.
Es importante conocer los sistemas de Clasificación, ya que podremos adoptar el sistema
más adecuado para cada archivo, ya sea por funciones, por su organigrama o por el asunto,
dependiendo las necesidades de la misma institución y así facilitar su organización.
2.8 Cuadro de Clasificación
Se puntualizarán los diferentes conceptos del Cuadro de Clasificación, según algunos autores
que a continuación cito:
M. Roberge lo define como “una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las
actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos” 82
En México el AGN, define el Cuadro de Clasificación como “Instrumento técnico que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o
entidad” 83
Barnard, Alicia. Define al Cuadro de Clasificación como “un instrumento técnico y de
consulta que refleja la estructuración de los grupos documentales de un archivo y que aporta datos
esenciales sobre dicha estructura tales como claves y niveles que apoyan a la organización de los
archivos” 84
“El cuadro de clasificación es un sistema de divisiones abstractas jerárquicamente
estructuradas, individualizadas sobre la base del análisis de las competencias de la institución, al
cual debe llevarse la multiplicidad de sus documentos para permitir su comprensión según un orden
lógico que refleje el desarrollo de la actividad intelectual” 85
En el libro de Pedro López Canedo, cita De Felipe: “el cuadro de clasificación debe
responder a una lógica, sistematización y disposición coherente de los asuntos. Debe dar una visión
lo más precisa posible de la competencia y de las atribuciones de un ente con las varias divisiones a
través de la reunión lógica de los hechos principales y secundarios, colaterales y afines, todos
81
CRUZ Mundet, Op. Cit. p. 239-240. 82
CRUZ Mundet. Op. Cit. P.243 83
AGN (México). ALDAY García, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades
del Poder Ejecutivo Federal. D.F., México: Archivo General de la Nación, 2004.p. 64 84
BARNARD Amozorrutia, Alicia. Guía para organización y control del expediente de archivo. D.F., México.
Archivo General de la Nación. 2002. p 8 85
LÓPEZ Canedo, Pedro. Organización de fondos de los archivos históricos provinciales. Madrid, España.:
ANABAD, Comisión Técnica de Archivos Históricos de la Anabad, 1994. P. 229
30
armónicamente unidos a través de un procedimiento que va de los conceptos más generales a los
más particulares” 86
“Asimismo, como principio general, en los fondos poco voluminosos no hay que descender
a subdivisiones excesivas, sino agrupar los documentos en otras más amplias.
El cuadro se realiza para un fondo concreto, de modo que si en un archivo tenemos diversos
fondos, elaboraremos un cuadro específico para cada uno de ellos, de acuerdo con el principio de
procedencia” 87
Permite realizar un cuadro de clasificación de fondo o archivo, donde se vea plasmado, la
unidad que es el fondo, las secciones y las series.
Existen así dos niveles: el primero conocido como secciones que se reconoce con la
estructura u organigrama en las que se vea reflejada sus funciones; el segundo nivel equivale a las
series documentales, derivadas de las actividades de la institución.
El Cuadro de Clasificación debe ser elaborado de acuerdo a un estudio sobre la historia de
la organización, para conocer los documentos que se van a ordenar, “que le permita analizar el
conjunto de documentos como un todo, el archivero podrá posteriormente identificar y establecer
las series” 88
2.8.1 Aspectos que se deben tomar en cuenta para realizar el cuadro de Clasificación
según Cruz Mundet:
“Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y
época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una
persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, quedan fuera cualesquier otros de procedencia
ajena.
Unicidad: La edad de los documentos, no son característica definitoria del archivo ni rompe
la unidad del fondo, el cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con independencia
de su cronología, desde la más antigua a la más reciente.
Estabilidad: a fin de conferirle la máxima estabilidad, el cuadro debe basarse en las
funciones de la entidad, cuya perduración en el tiempo permite lograr una clasificación más segura
y estable.
Simplificación: la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su
flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y
precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin
descender a subdivisiones excesivas” 89
Estos puntos son importantes porque ellos nos guiaran a realizar el cuadro de clasificación
que más convenga a la institución, que sea funcional, que brinde una idea global del contenido del
fondo, que mejore el control de los documentos y por supuesto que la búsqueda sea mucho más
rápida.
86
Ibidem 87
BARNARD Amozorrutia, Op. Cit. p 244 88
CRUZ Mundet. Op. cit. p.243 89
Ibidem
31
2.8.2 Elementos integrantes del Cuadro de Clasificación
Son los siguientes:
1) “Los órganos de la institución productora que conforman el organigrama o estructura
orgánica (dependencias).
2) Las funciones desarrolladas por la institución; entendiendo por función todas las actividades
que ejecuta una persona o institución en el desempeño de un programa.
3) Las actividades derivadas de las funciones. Actividad es una de las acciones ejecutadas en el
desempeño de una función.
4) Los trámites o testimonios concretos que reflejan la actividad con acciones específicas
(aunque no quedan reflejados en el cuadro, influyen en él)
5) Las materias expresivas de dichas funciones o actividades” 90
2.9 Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística según el
AGN.
Quisiera resaltar el trabajo que en México se esta realizando para la organización,
clasificación, manejo de los documentos, conservación y acceso a los mismos por lo que considero
indispensable retomar la normatividad vigente acerca del cuadro de clasificación.
Tomé en consideración el Instructivo del AGN, para realizar el cuadro de clasificación de los
Carmelitas que aunque no forma parte del Gobierno Federal, me serviré de este conocimiento para
aplicarlo a un archivo eclesiástico
“El archivo general de la Nación junto con el Sistema Nacional de archivos y el Comité Técnico
de Unidades de Correspondencia y Archivo el (COTECUCA) desarrollaron este instructivo para
elaborar el cuadro general de clasificación archivística.
Elaborará en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e históricos, el cuadro
general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario
general de la dependencia o entidad.
La estructura del cuadro general de clasificación será jerárquica, atendiendo a los siguientes niveles:
I. Primero: (fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o
entidad, con cuyo nombre se identifica.
II. Segundo: (sección) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
III. Tercero: (serie) división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia
o asunto específico.
Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda
exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de
clasificación archivística” 91
90
Ibidem 91
AGN (México). Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. México. 2011. P. 6-8
[en línea] disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_de_clasificacion_abril06.pdf
32
2.10 Definición de Fondo
El Cuadro general de clasificación archivística estará estructurado de manera jerárquica de
tal manera, que se reconozcan las agrupaciones documentales de acuerdo al nivel y a la estructura
de cada entidad por lo que es conveniente entender los conceptos básicos de Fondo, Sección y
Serie.
Schellenberg, define al fondo como “El conjunto de documentos producidos por una entidad
orgánica normalmente es considerado por el archivista como un grupo documental” 92
Antonia Heredia escribe; “La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación
producida o recibida por una institución o persona que suele estar conservada en el archivo de
dicha institución o persona” 93
Fondo, “es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en
el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad
que la institución realiza” 94
Fondo. “Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica.
Los criterios de identificación de un fondo en los organismos productores públicos, son los
siguientes:
Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurídica propia establecida por una
disposición normativa precisa, fechada, Publicada en el Diario Oficial de la Federación.
Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa.
Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa.
Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.
Estructura Interna oficialmente establecida.” 95
Otros criterios también que pueden tomarse en cuenta según Duchein son:
“Debe ser un organismo público o privado con existencia jurídica propia (creada por ley,
decreto, acta constitutiva, etc.)
Debe tener fines y atribuciones definidas y estables, determinadas en un reglamento
Debe contar con organización interna para desarrollar las funciones para las que fue creada.
Debe tener competencia propia aunque esté sujeto a otro organismo superior.” 96
El fondo esta vinculado con la totalidad de documentos producidos por una entidad
productora sea público o privado en razón de su actividad, en el fondo se aplica el principio de
procedencia que permite conocer el grupo documental y garantizar que se encuentren reunidos,
respetando su orden.
92
SCHELLENBERG, T. R. Ordenamiento de archivo. Op. Cit. p. 2 93
HEREDIA Herrera, Antonia. Archivística General. Op. Cit. p.142 94
PARRA Betancourt, Margarita. Cuadro de clasificación archivística. [En línea] Parra Betancourt y Asociados.
Publicado en Memoria Archivística Nº 4. ADABI. México. 2004. Disponible en:
http://www.organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-clasificacion.html 95
AGN (México). Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. México.2011. 12p. [en
línea] Disponible en Web
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_de_clasificacion_abril06.pdf 96
AGN. (México). ALDAY García, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en dependencias del poder
ejecutivo. México.: Archivo General de la Nación. Comité Técnico consultivo de unidades de correspondencia y
archivo. 2002. P
33
2.10.1 Definición de Subfondo
“Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que
se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y
cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la
propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada
subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los
niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.” 97
2.11 Definición de Sección
Schellenberg, Plantea al respecto, “El conjunto de documentos producidos por una de las
subdivisiones administrativas de la entidad orgánica normalmente se considera como un subgrupo
documental” 98
Para Antonia Heredia “la sección documental es una subdivisión del fondo, la sección es el
conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o
funcional” 99
Sección, “es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio
de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de
la institución u organismo” 100
Sección: “Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Los criterios de identificación de una sección en los organismos productores públicos son
los siguientes:
Debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con respecto al
organismo creador cuyo nivel es el fondo.
Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento, interno o semejante,
delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.
Debe pertenecer a un sistema de archivos.
Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones delegadas.
Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.
Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la dependencia o
entidad que lo origina.
Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.”101
La Sección es una Subdivisión del fondo, y podemos reconocerla dentro de una estructura
orgánica, o por las funciones de un organismo productor, las Secciones serán tantas como sean
necesarias, pues los organismos son distintos, con necesidades propias y desarrollo constante.
97
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAD (G). Segunda edición.
Estocolmo, Suecia. 19-22 septiembre 1999. P. 18. En línea Disponible en Web:
http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf 98
SCHELLENBERG, T. R. Ordenamiento de archivo. Op. Cit. p. 2? 99
HEREDIA Herrera. Op. cit. p.143. 100
PARRA Betancourt, Margarita. Cuadro de clasificación archivística. [En línea] Parra Betancourt y Asociados.
Publicado en Memoria Archivística Nº 4. ADABI. México. 2004. Disponible en Web:
http://www.organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-clasificacion.html 101
AGN (México). Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. México. 2011. P. 13
[en línea] disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_de_clasificacion_abril06.pdf
34
2.12 Definición de Serie Schellenberg cita a Ulibarri quien define: “La serie es un conjunto de documentos con
ciertas características comunes entre sí. Los documentos que forman una serie pueden tener la
misma ordenación (cronológica, alfabética, etc.), pueden ser del mismo tipo documental (cartas de
presentación, solicitudes para empleo, etc.) o pueden tratar del mismo tema o de la misma actividad;
como quiera que sea, la serie es una unidad archivística que puede describirse colectivamente” 102
Para Antonia Heredia “Las series son el testimonio documental y continuado de actividades
repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función” 103
Serie “es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de
procedimiento, se refieren a un tema específico” 104
Serie: “Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto
específico.
Los criterios de identificación de una serie en los organismos productores públicos son los
siguientes:
Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa
y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento.
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que forman
una unidad como resultado de una misma acumulación.
Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma particular
o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso.
Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los
documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al carácter
seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos administrativos para
el cumplimiento de una función atribuida a una institución” 105
Por lo tanto la serie es una Subdivisión de la Sección pues es resultado de la función que
esta realiza dentro de la Institución, las series tienen características propias que las hacer ser únicas
y nos ayudan a reconocerlas fácilmente, estas series son el resultado de la aplicación del principio
de orden original pues reciben un orden desde que son originados.
2.12.1 Definición de Subserie
La Subserie. “Es la división de la serie que corresponde al conjunto de documentos
generados con motivo de la realización de una actividad específica.” 106
102
SCHELLENBERG, Op. Cit. 103
HEREDIA Herrera, Op. Cit. p.146 104
PARRA Betancourt. Cuadro de clasificación archivística. [en línea] 105
AGN (México). Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. México. 2011. P.14
[en línea] disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_de_clasificacion_abril06.pdf 106
HERNÁNDEZ GUZMÁN, Doroteo Salomón. Sistema Red de archivos e indicadores de gestión, para archivos, en el
estado de Nuevo León. México. p. 28. En línea. Disponible en Web:
http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pdf
35
“Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen documentos
de estructura y contenido homogéneo conformando los expedientes” 107
“Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas” 108
2.12.2 Unidad documental. “Es entendida como una unión de documentos en pro de
generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de
su creación. Una Unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos
que hagan parte de esta unión.
Unidad documental simple. Es la que está conformada por una sola tipología, ya que su
función es la misma.
Unidad documental compuesta. Es la que posee variedad de tipologías documental es que
van relacionadas con algo común, formando un expediente.” 109
2.12.3 Expediente.- “Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para
su uso corriente. Bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo
tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.” 110
2.13 Ordenación
Después de la clasificación es importante realizar la ordenación y para ello debemos
comprender su concepto.
“la ordenación es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de
acuerdo con un criterio establecido de antemano, o bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los
números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc.
Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo la lógica de su tramitación
que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan
dentro de las series de acuerdo con la misma lógica. Por su parte, las series y las demás
agrupaciones documentales (subsección y sección, al menos) se ordenan teniendo en cuenta su
jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias; aunque no siempre es
posible establecerla objetivamente.” 111
2.13.1 Métodos de Ordenación:
La ordenación se realiza por medio de Métodos a continuación los mencionamos:
107
GARCÍA SÁEZ, Mario. Manual de Archivo y Correspondencia. Documento sobre unidades archivísticas,
Instrumentos de descripción e instrumentos de gestión. Instituto Nacional de Salud. Bogotá, D.C. Diciembre de 2005. p.
32. En Línea. Disponible en Web: http://es.scribd.com/doc/51562803/71/Subserie-documental 108
ROJAS MORA, Marta Eug. Co-investigación y producción. ROJAS DÍAZ, Everardo. Glosario de Terminología
Archivística Costarricense. “CONCLA”. Costa Rica. Última actualización Agosto de 2010. En Línea. Disponible en
Web: http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense.html 109
CÓRDOBA LOZADA, Ángel Gustavo. Fondo Documental y sus componentes. Universidad del Quindío. Ciencia de
la Información y la documentación, Bibliotecología y archivística Teoría Archivística. Bogotá. Colombia. Noviembre
2011. En Línea. Disponible en Web:
http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense.html 110
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAD (G). Op. Cit. P. 18?. 111
CRUZ Mundet, Op. Cit. p. 248,249
36
− “Alfabético
− Cronológico
− Cromático.
− Decimal
− Geográfico
− Numérico
− Topográfico
Es común que estos métodos los encontremos combinados en cada archivo, esto depende de
la naturaleza de los asuntos que se manejan y las políticas, en la guarda documental, que se hayan
establecido.
Para el método alfabético se toma como referencia la primera letra del titulo del expediente
conforme al abecedario castellano para la ordenación y se colocan en los contenedores respetando la
sucesión de letras.
Adicionalmente se complementa numerando los expedientes en sus contenedores,
presenta la dificultad de que al numerarlos se perdería la continuidad al ingresar expedientes
intercalando en numeración establecida.
Para el método cronológico se toma como referencia la fecha de apertura del expediente u
otra fecha que sea establecida con anticipación conforme a la sucesión de días, meses o años para la
ordenación y se colocan en los contenedores respetando la sucesión de letras del alfabeto para
fechas semejantes.
El método cromático utiliza colores para la ordenación de los acervos documentales a efecto
de diferenciar a simple vista las series documentales.
Este método es común de utilizarse en oficinas que tienen mucho contacto con entidades
estatales y que es necesario diferenciarlas con celeridad; o en las áreas de recursos humanos para
diferenciar los expedientes por niveles de contratación.
Para el método decimal se toma como referencia la sucesión numérica decimal o sea
dividido en grupos de diez dígitos para la ordenación y se colocan en los contenedores respetando la
sucesión lógica de números.
Para el método geográfico se toma como referencia la ubicación del lugar de donde proviene
el documento o expediente, alfabetizándolos y se colocan en los contenedores respetando la
sucesión lógica de letras.
Este método de ordenación es más común de utilizarse en acervos documentales de
organizaciones que cuentan con oficinas regionales y los acervos deben diferenciarse por estados,
municipios, colonias, etc.
Para el método numérico se toma como referencia la sucesión numérica sin otro criterio de
diferenciación para la ordenación y se colocan en los contenedores respetando el orden de los
números.
El método topográfico consiste en ubicar los documentos o expedientes en el universo de
acervo ya sea de trámite, concentración o histórico sin importar la cantidad ni el volumen.” 112
112
HERNÁNDEZ GUZMÁN, Doroteo Salomón. Sistema Red de archivos e indicadores de gestión, para archivos, en el
estado de Nuevo León. México. p. 28. En línea. Disponible en Web:
http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pdf
37
CAPÍTULO 3
PROPUESTA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA EL ARCHIVO
HISTÓRICO PROVINCIAL DE LOS CARMELITAS DESCALZOS DE MÉXICO.
En este capítulo se elaboró un cronograma de actividades a realizar de acuerdo al tiempo que
disponía para mi investigación, también se presenta en una tabla la información recabada como
resultado de esta investigación, se identificaron el fondo, las secciones, subsecciones y las series
documentales y se aplicó el Principio de Procedencia y orden original, se elaboró también el
glosario de términos que fue necesario para conocer mejor los diferentes tipos documentales, y pude
rehacer el organigrama de los Carmelitas Descalzos de México gracias a la información recabada
con la supervisión del Padre encargado del archivo con lo que fue posible realizar la propuesta del
Cuadro de Clasificación el cual veremos en la parte final de este capítulo.
Antes de iniciar quisiera comentar que en el segundo capítulo he compilado la teoría
archivística consultando a diversos autores y en cuanto a normatividad al Archivo General de la
Nación, lo cual me servirá para proponer el cuadro de Clasificación archivística aplicado a un
archivo eclesiástico.
3.1 Cronograma de Actividades
Este cronograma es una herramienta en la que me apoye para realizar mis tareas en un
tiempo determinado. Debido a que el archivo histórico se encontraba lejos de mi domicilio y de mi
trabajo lo cual dificultó un poco mis visitas aunado a esto, el entonces encargado del archivo aparte
se ocupaba también de sus propias actividades como religioso, y yo debía tener bien claro que es lo
que quería realizar en esas visitas para aprovechar al máximo el tiempo que me ofrecían para estar
dentro del archivo. Por ello decidí hacer un organigrama de actividades en el que me ayudó a
coordinar con el Padre encargado, para observar, entrevistar, consultar y revisar las actividades que
realicé, mismas que están plasmadas en el siguiente cronograma.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
2011
Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
Visita al archivo de los carmelitas descalzos
de México (O.C.D) para ver las condiciones
del archivo
01-10
Elaboración de un cuestionario para entrevista
para entrevista
10-20
Aplicación del cuestionario en la entrevista
realizada al encargado del archivo
20-30
Revisión de la Información recabada en la
entrevista y resultados.
01-31
Revisión e identificación de la Tipología
Documental encontrada en el cuadernillo de la
O.C.D
01-30
Investigación y consulta de Bibliografía sobre
la orden de los Carmelitas Descalzos.
01-15
Investigación sobre la Organización y
estructura de la O.C.D
15-31
Investigación y consulta del Derecho
Canónico con relación a los Archivos
01-25
Investigación y consulta de Bibliografía sobre
la Teoría Archivística
25-31
38
Consulta de Bibliografía sobre Cuadro de
Clasificación
01-28
Aplicación del Principio de Procedencia y
Orden Original de los documentos
01-15
Realización del Glosario de términos 15-31
Identificación de las series documentales 01-25
Investigación y formación del fondo y
secciones documentales de acuerdo al
Derecho Canónico
25-30
Ordenación de las series y subseries
documentales por su tipología documental
01-31
Elaboración del cuadro de Clasificación del
Archivo Histórico de la O.C.D
01-10
3.2 Cuestionario aplicado al encargado del Archivo Histórico Provincial de los
Carmelitas Descalzos de México.
En una clase, durante la carrera de Archivonomía nació mi interés por estudiar los Archivos
Eclesiásticos, como parte inicial de esa investigación formulamos algunas preguntas que están
plasmadas en el siguiente cuestionario y mi interés por conocer más sobre este archivo me ayudo a
completar este diagnóstico, dándome la pauta para definir el tema de este proyecto, como lo es el
Cuadro de Clasificación. Este cuestionario esta integrado por 42 preguntas.
A continuación se describen las preguntas y respuestas de la entrevista, aplicada al entonces
encargado de custodiar la documentación de la orden de los Carmelitas Descalzos (O.C.D)
1. ¿Cuál es el nombre completo de este archivo?
Archivo Histórico de la Provincia de San Alberto de los Carmelitas descalzos en México
2. ¿Cuál es el nombre y cargo del titular de este archivo?
Padre Jesús Montes de Oca, Religioso Carmelita encargado del archivo
* Este cuestionario se realizo al inicio de la investigación pero con el paso del tiempo cambio el
encargado del archivo y por ello algunas preguntas fueron contestadas por el nuevo encargado del
archivo, el Padre José de Jesús Orozco.
3. ¿Cuál es el periodo que abarca la documentación de este archivo?
El fondo documental abarca del año de 1585 a 1960
4. ¿Dónde se encuentra ubicado el archivo? Se ubica en el sótano del edificio
5. ¿Cumple con otras funciones además de custodiar la documentación de este archivo?
Sí, además de estar a cargo de este archivo cumplo mis actividades como religioso
6. ¿Cuántas personas además de usted se encargan del resguardo de la documentación?
En estos momentos nada más yo, tal vez para el próximo año podamos contratar a una persona para
el archivo.
7. ¿Cuál debe ser el perfil de la persona que solicite el puesto?
39
Conocer los antecedentes de la iglesia en México así como las distintas órdenes, saber poco de
italiano y latín, y conocer el manejo de este tipo de documentos.
8. ¿En su ausencia, que otra persona tiene acceso a la documentación?
A parte de mí, nadie ya que yo soy el único que tiene la llave del archivo
9. ¿Existe algún reglamento que normalice las actividades dentro del archivo?
No existe, aunque le hago saber al usuario lo que puede y no debe hacer
10. ¿Cómo se puede tener acceso al centro documental?
Se solicita, redactando una carta dirigida a mí exponiendo el objetivo de la investigación.
11. ¿Quiénes consultan este archivo?
Investigadores e historiadores son los usuarios más frecuentes
12. ¿De que época data el edificio que alberga la documentación? Es un edificio que se
construyo en la época colonial y forma parte de la Provincia de San Alberto de la O.C.D
13. ¿Cuál es el horario de consulta? De 9:00 am a 13:00 pm de lunes a viernes
14. ¿Considera que la instalación eléctrica es adecuada y que se encuentra en buen estado?
Sí, a mí si me parece la adecuada y toda la instalación esta en buen estado
15. ¿Cuál es el estado físico de los documentos? En general su estado físico es bastante bueno y
regular, fuera de algunos que seguramente desde que llegaron al archivo ya estaban deteriorados.
16. ¿Existen medidas de seguridad como extintores?
Si, hay un extintor en buen estado
17. ¿Cuál es el crecimiento mensual de la documentación que llega al archivo histórico?
No puedo cuantificarlo, pero es muy pequeño, pensando que solo tenemos 16 casas en la república
y además, que no hemos tenido oportunidad de dedicarnos a buscar en estos archivos, lo que hay
sobre los Carmelitas, para irlo acrecentando más.
18. ¿Le parece suficiente el espacio físico del local para albergar la documentación?
Sí, me parece suficiente y ese espacio puede valer para otros 20/30 años
19. ¿De qué manera regulan la temperatura y humedad?
El lugar no fue planeado para ser archivo, y acepto que no sea el lugar más idóneo sobre todo por la
humedad que hay ahí, anteriormente teníamos el archivo en el primer piso, pero tuvimos que
utilizar el espacio y cambiamos de sitio, más que la temperatura lo que creo que daña más es la
humedad.
20. ¿Existe un calendario de fumigaciones para el archivo de la O.C.D?
No contamos con ese calendario
21. ¿Cuándo fue la última vez que se realizó la fumigación?
Ya no recuerdo exactamente cuando fue, pero ya tiene más de dos años
22. ¿La estantería es la adecuada y suficiente para resguardar la documentación?
No se si sea la adecuada pero la estantería esta en buen estado y podría a llegar a ser insuficiente
40
23. ¿Existe el mobiliario necesario para ofrecer un buen servicio de consulta? Si, existe una
pequeña sala de consulta en donde hay mesas y sillas, las batas y cubre bocas son obligatorios
utilizarlos por mi y por el investigador sin ellos no tiene acceso al archivo y tenemos una
computadora.
24. ¿Reciben recursos económicos que ayude a la preservación de esta riqueza documental?
Cuando recibimos esa ayuda, la utilizamos en beneficio de nuestros religiosos, ya que somos
alrededor de 95 carmelitas de los cuales 62 son ancianos y algunos de ellos están enfermos, los
demás tenemos que cuidar mucho esa ayuda económica pues también tenemos nuestras propias
actividades.
25. ¿Cuántas cajas existen que albergue la documentación del fondo?
En ese momento son unas doscientas cajas; hemos de decir que unas cincuenta guarda cada una un
libro manuscrito; todas las demás contienen muchos papeles, o fotografías, etc.
26. ¿Cuál es el volumen de la documentación valorada como histórica?
Dos terceras partes del total, podríamos valorarlas como históricas.
27. ¿De qué manera llega la documentación al archivo?
Ordinariamente los conventos la envían, o el encargado del archivo la recoge, cuando sabe que hay
papeles o libros oficiales que no hacen falta en los archivos locales. Otra documentación llega por
medio de conocidos, que saben del archivo, y nos la envían, porque tiene relación con la Orden en
México o en el mundo.
28. ¿De qué manera es valorada la documentación histórica?
Hasta este momento la han acumulado y valorado, sobre todo tres personas: el primer historiador
moderno de la orden en México Dionisio Victoria (hacia los años 60’s del siglo XX); un profesor
que trabajó para la Orden a lo largo de casi 50 años, dando clase y clasificando lo que se tenía, Félix
Zamora Espinosa y el actual encargado. Naturalmente que también han contribuido otras personas
que saben de historia y tienen interés por la Orden en México, pues dan razón de descubrimientos
de archivos, etc. O hacen donaciones.
29. ¿Existe algún proceso de transferencia de la documentación valorada como histórica?
No, no existe. Depende de quienes han manejado el archivo a lo largo de estos 60 últimos años, y
que han sido conocedores de la Orden y su trayectoria en México.
30. ¿Cómo está ordenado el fondo?
Los libros manuscritos están ordenados por convento, o por asunto: por ejemplo, Órdenes terceras
del Carmen; Cofradías del Carmen; Cofradías varias; Religiosas carmelitas; otras religiosas; Libros
ajenos a la Orden.
Los demás documentos manuscritos están clasificados por numeración progresiva y existe un
catálogo por materias, de tal manera que es fácil localizarlos por tema o Asunto.
31. ¿Existen políticas de conservación que minimice el deterioro del estado físico de los
documentos?
No existen tales políticas, en cuanto a la conservación, en alguna ocasión invite al profesor Garibay
a observar el estado físico de los documentos y me dijo que si no estaban en las mejores
condiciones, si se encontraban en buen estado.
32. ¿Se ha trabajado en este centro con procedimientos y métodos archivísticos?
41
No, nunca hemos contado con el apoyo de un archivista pero si hemos tenido el apoyo de ADABI y
de su experiencia en este tipo de archivos
33. ¿Cómo localiza la información solicitada?
Se le presta al usuario un catálogo de los documentos que tenemos, y por medio de la clasificación
numérica se localiza.
34. ¿Qué tipo de guarda tiene la documentación?
La documentación se encuentra en folders, dentro de cajas de cartón y puestas en el anaquel
35. ¿Los usuarios saben de la existencia del Catálogo del Fondo?
Si, yo les doy a conocer la existencia de este catálogo en el que se muestra de manera general los
documentos que se encuentran en este archivo
36. ¿Ayuda el catálogo al investigador para conocer el Fondo? de alguna manera si, aunque le
hace falta una descripción más detallada de los documentos
37. ¿Podría mencionar otros problemas?
Encontrar copias en lugar de originales
La no Digitalización de los documentos aunque ya se trabaja en ello
La adecuada conservación del fondo
La fumigación
La humedad
La falta de computadoras para los investigadores
38. ¿Qué tipo de documentos alberga el Fondo? Documentos de apostolado, capellanías, económicos, escrituras de censo, etc.
39. Sé que se alberga documentación de 1585 a 1960, pero ¿qué pasa con la documentación
histórica actual?
No. Se tiene también documentación actual, lo que pasa es que se había puesto esa fecha, pues en
ese año la provincia logró de nuevo su “categoría” de Provincia: en 1932, restauración; en 1948,
Semiprovincia, y en el último año, Provincia.
40. ¿Cómo se decide la eliminación de la documentación en el archivo histórico?
También a lo largo de los años la han decidido los encargados. Pero eso se lleva tiempo, pues los
papeles permanecen años en una de las tres salas, como archivo de concentración, y de ahí se van
clasificando o rechazando, para pasar o no a la clasificación.
41. ¿Difunden el archivo histórico? ¿De qué manera?
Pertenecemos como miembros fundadores de una Asociación Mexicana de Archivos y Bibliotecas
privados, AC (AMABPAC) y esa es una de las maneras de darlo a conocer. Muchas otras personas
que estudian o investigan también preguntan y dan con el archivo histórico de los Carmelitas en
México. De cuando en cuando se hacen tesis, investigando algunos de los fondos de este archivo.
42. ¿La documentación se encuentra Microfilmada o Digitalizada?
Microfilms
He de añadir que tenemos unos 100 rollos de microfilm, que reproducen documentos de los
carmelitas que existen en archivos tanto de México como del extranjero. Ha sido una tarea de años,
que comenzó sobre todo el primer encargado del archivo, Dionisio Victoria; más tarde se han
seguido consiguiendo pero en mucha menos proporción.
42
3.3 Resultados del cuestionario como parte del diagnóstico aplicado al archivo
Diagnóstico, es el procedimiento que nos va a indicar el estado en que se encuentra el
archivo. Como resultado de ese diagnóstico aplicado al archivo histórico Provincial de los
Carmelitas veremos a continuación la siguiente tabla para conocer de manera general la situación
del archivo; Anotamos las observaciones, sus necesidades, sus debilidades. Esta tabla esta formada
por tres rubros que son: condiciones del local, valoración y observaciones.
Condiciones del Local Valoración Observaciones
Humedad extrema El local es un lugar muy frío, ya que no fue planeado para ser archivo.
Luz adecuada Instalaciones eléctricas adecuadas y en buen estado
Espacio físico suficiente Le parece espacio suficiente
Medidas de seguridad Extintores 1 extintor en buen estado
Temperatura ambiente Lugar muy frío
La Instalación eléctrica Si Se encuentra en buen estado
Ubicación Sótano El archivo se encuentra en el sótano del convento de la O.C.D ya que era el único lugar disponible
Tipo de construcción Edificio colonial Edificio que forma parte de la Provincia de San Alberto O.C.D
Mobiliario y equipo Valoración Observaciones
Estantería Si la hay
Estantería en buen estado pero no es la adecuada por falta de presupuesto
Mesas y sillas Adecuadas Hay mesas y sillas para una pequeña sala de consulta
Batas, guantes, cubre bocas, etc
Obligatorios Son utilizados por el encargado Carmelita y obligatorio para el investigador
Equipo de computo 1 Hay una computadora, pero no para uso del investigador
Volumen y tipología documental
Valoración Observaciones
Periodo de la documentación
1585 a 1960 Es documentación que ha sido rescatada por diferentes causas
Qué tipo de documentación alberga
el fondo?
Una riqueza documental Apostolado, capellanías, económicas, escrituras de censo, etc.
Volumen de la documentación histórica
Dos terceras partes del total
Y de las cuales se valoran como acervo histórico
Cómo llega la documentación al
archivo?
Los documentos los envían de los conventos y otra más llega por conocidos
El encargado la recoge porque tiene relación con la Orden de México y el mundo
Cajas Aprox. Unas 200 cajas Unas cincuenta guarda cada una un libro manuscrito
Crecimiento mensual Se desconoce No es posible cuantificarlo pero es muy
43
pequeño
Condiciones de los documentos
Valoración Observaciones
Rotos algunos Maltratados por las malas condiciones en las que se han encontrado
Amarillentos sí Por condición natural
Maltratados sí No recientemente, pero sí lo están por las condiciones en las que se encontraron
Quebradizos No Buen estado
¿Están expuestos a humedad?
sí Por condiciones del Local
¿Su temperatura es adecuada?
No Por condiciones del Local
¿Aspiran los documentos?
No Por falta de presupuesto
¿Fumigan periódicamente?
No No lo hacen con frecuencia
Políticas de conservación No Los documentos se encuentran en buen estado
Cómo se localiza la información solicitada?
si Por medio de un Catálogo y su clasificación numérica
Procesos Técnicos Archivísticos
Valoración Observaciones
Procedimientos archivísticos
No Pero se ha tenido el apoyo de ADABI con la experiencia en archivos eclesiásticos
Cómo esta ordenado el fondo?
Sí Los libros manuscritos están ordenados por convento, tema o asunto
Reglamento Interno No No existe, pero se le hace saber al usuario lo que puede y no debe hacer
Instrumentos de consulta sí Existe una Guía general de los documentos sueltos incluyendo manuscritos e impresos
Métodos de ordenación temático Se divide en secciones de acuerdo a un orden temático
Sistema de clasificación progresivo Se sigue una clasificación numérica progresiva
Reglamento Interno No hay Inexistente
Proceso de depuración Se realiza Siguiendo el criterio del Carmelita encargado
Cómo es valorada la documentación
histórica?
Por 3 personas Actualmente siguiendo el criterio del Carmelita encargado
Proceso de Transferencia Se realiza Siguiendo el criterio del Carmelita encargado
Proceso de baja documental
Se realiza Siguiendo el criterio del Carmelita encargado
Restauración No se realiza Por Falta de presupuesto
Procesos Tecnológicos Valoración Observaciones
Base de datos o software No hay No hay presupuesto
Digitalizado (software)
No hay No hay presupuesto
44
Reprografía (Microfilmación)
SI Si se cuenta 100 rollos de microfilm
Escaneo Si Centro de Estudios de Historia de México escaneo todo el archivo histórico de la Orden
Red Local si Si se cuenta con ella
Intranet No hay No hay presupuesto
Recursos humanos Valoración Observaciones
Núm. De Personal 1 Insuficiente
Perfil del puesto Profesional Conocimiento en historia, de las Órdenes en México, un poco de latín y manejo de doctos.
Conocimientos en archivística
Nada desconocimiento
Recursos Materiales Valoración Observaciones
Material necesario No hay No hay presupuesto
Recursos Financieros Valoración Observaciones
Presupuesto propio No hay Se destina a los religiosos ancianos
Servicio Valoración Observaciones
Horario de consulta 9:00 am a 13:00 pm De lunes a viernes
acceso por medio de una carta Exponiendo el objetivo de la investigación
Usuarios Investigadores e historiadores
Son los usuarios más frecuentes
Difusión del archivo histórico
si Pertenecen a la Asociación Mexicana de Archivos y Bibliotecas Privados (AMABPAC)
El Archivo Histórico es la tercera etapa del Ciclo de vida de los documentos, por ello la
importancia de hablar en este capítulo del Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas Descalzos
de México. El archivo surge primero por la necesidad de conservar los documentos, testigos de las
actividades de esta Orden, de rescatar parte de su memoria y contribuir con la propuesta del Cuadro
de Clasificación de esta Orden Religiosa.
3.4 Aplicación del Principio de Procedencia y Orden Original
El principio de Procedencia y Orden original es aplicable a todo documento o Fondo desde
el momento en que este se recibe o como resultado de un asunto iniciado. Las instituciones son
creadas con fines específicos, con estructuras y funciones afines entre si, lo que permite la
producción de documentos.
Cada documento cumple con una finalidad, sigue su curso dentro de la institución,
cumpliendo así el Principio de Procedencia, el cual establece que todo documento debe mantenerse
agrupado sin mezclarse con otros, respetando el origen que les fue asignado desde su creación, el
archivista debe supervisar que la procedencia y el orden natural se hayan respetado en la
transferencia de una etapa a otra.
45
El archivo histórico de los Carmelitas ha sufrido lamentables pérdidas, algunos documentos
fundamentales de la historia de esta institución en México se ha perdido, no es raro encontrarse
documentación de los Carmelitas en instituciones ajenas a la orden e incluso en el extranjero por lo
que alberga documentación que en su mayoría ha sido rescatada en condiciones favorables. De
primera mano solicite al Padre José de Jesús me pudiera proporcionar un organigrama de esta
institución eclesiástica lo cual no sé si por desconocimiento o por celo institucional no fue posible
tener acceso a el, incluso sospecho que no existe, al encontrarme con esto fue necesario seguir
recabando información acerca de la orden que me permitiese ir reconstruyendo su estructura
institucional, aunado a esto los cambios en su estructura pues las instituciones cambian,
evolucionan, crecen y en el caso de los Carmelitas no fueron la excepción así, por ejemplo algunas
de las casas que tuvieron, ahora ya no les pertenecen, aunque también han fundado otras casas. Es a
partir de aquí que aplique el principio de procedencia y orden original al realizar la investigación
bibliográfica, así como la consulta páginas web de la orden y con ayuda del padre José. Tarea un
tanto delicada pues fue como armar un rompecabezas de la historia de esta orden en México que
inicia en 1585.
Gracias a esta investigación fue posible reconstruir en cierta medida la estructura
organizativa de los Carmelitas o por lo menos es lo que más se acerca a la realidad, ya que ha sido
revisado por el Padre José, que como Carmelita conoce mejor que yo esta institución, que además
ha identificado la documentación lo que significa un gran avance en su organización, fue por ello
que retome el orden asignado por el Padre quien se ha encargado de la ordenación de los
documentos y de la buena conservación de los mismos, así como de su custodia o de su baja
definitiva. A continuación presento lo que pudiese ser lo más cercano a el organigrama de los
Carmelitas Descalzos de México de acuerdo a la información recabada. Así como también las
posibles secciones en las que pudiese dividirse.
3.5 Revisión de la Estructura Organizativa de los Carmelitas Descalzos de México e
identificación de las posibles secciones.
Revisando el derecho canónico me di cuenta que no menciona nada sobre archivos de
ordenes mendicantes como lo es la orden de los Carmelitas Descalzos cuando por su antigüedad
debía mencionarse su organización al ser una de las primeras organizaciones religiosas que
existieron dentro de la Iglesia Católica, quise entonces aplicar y fundamentar el fondo, las secciones
y las series pero esto no fue posible hacerlo de manera inmediata, ya que me faltaba información al
respecto es decir, me faltaba conocer sus antecedentes, conocer como estaban estructurados cuando
fundaron y como están organizados en la actualidad, para entonces basarme en una información
más real y realizar el cuadro de clasificación.
Sin embargo a falta de esta información, me di a la tarea de investigar y consultar
bibliografía referente a la orden, consultar algunas páginas electrónicas de la orden Carmelita en
México, así como la constante comunicación con el Padre José de Jesús encargado del Archivo. La
reconstrucción del organigrama Carmelita me va a dar la pauta para identificar y reconocer cuales
son las secciones que hasta el momento desconozco, adjunto dos organigramas, uno de las primeras
fundaciones de la Provincia de San Alberto OCD a su llegada a México, otro más de las casas que
desafortunadamente se han perdido pero que finalmente generaron documentación dentro de un
organigrama.
46
Organigrama Nº 1
Fuente: Primeros datos proporcionados por el Padre José Jesús Orozco
Organigrama N 2
Primeras fundaciones de la Provincia de San Alberto O.C.D México
1. México 6. Celaya
2. Puebla
3. Atlixco
4. Morelia
5.Guadalajara
7. Santo Domingo
8. San Ángel
9. Querétaro
10. Salvatierra
Fundaciones
1. 1586
2. 1586
3. 1589
4. 1593
5. 1593
6. 1597
7. 1606
8. 1613
9. 1614
10. 1644
47
Con la ayuda del trabajo “Catálogo por materias” y a la información que encontré en diferentes fuentes bibliográficas así como en direcciones web, fue posible proponer el organigrama de la Orden de los Carmelitas Descalzos de México (OCDM) que presento a continuación en el
Organigrama N 3
48
3.6 Revisión e identificación de las series documentales del “catálogo por materias” de
la O.C.D
Una vez que conocí el Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas, me interese en
realizar un Catálogo documental, ya que sólo conocía el cuadernillo titulado “Documentos
(Manuscritos impresos cortos, fotografías) 1 parte”. Los documentos están plasmados en este
cuadernillo con un número progresivo que va desde el 1 al 1000 desafortunadamente ya no pude
realizar este cometido pues tiempo después me enteré que el Padre José de Jesús Orozco había
realizado un trabajo titulado “Catálogo por materias” este trabajo es aceptado por la Santa Sede por
lo que tuve que cambiar mi tema de estudio y revisando este trabajo me di cuenta que más que
separarlos por materia los separó por lugares, así encontramos desde la Santa Sede hasta cada una
de las casas de la provincia sin embargo, al ir leyendo cada uno de los documentos pude ir
identificando la tipología documental por el asunto del que trataba el documento. De esta manera
presento lo que en lo sucesivo denominaremos series documentales.
SERIES
Petición de licencia Escritura (donación) Dictamen
Autos de Venta Reclamos Contrato de compra-venta
Reconocimiento de censo Trámites Judiciales Carta de obligación
Fundación de una capellanía Escritura (venta) Panegírico en honor a Sta. Teresa
Autos proceso criminal Decreto del Definitorio General Libranza
Bula de Benedicto XIV Escritura (fundación) Constancia de donación de joyas
Escritura ( gravamen) Cartas Venta a censo
Determinaciones Definitorio G. Escritura (censo) Contrato de venta
Cartas del P. General Carmelita Alegato jurídico Arancel de impuestos
Licencia al Definitorio Provincial Pedimento de justicia Recibo de depósito
Expulsión compañía de Jesús Renovación de un depósito Defensa de caso
Decretos Capítulo General Constancia del Testamento Dote matrimonial
Precepto del P. General Testimonios e informaciones Doctos. Tercera Orden del Carmen
Permisos Acusaciones Opúsculo
Títulos de propiedad Decreto del P. Provincial Disposiciones del P. Carmelita
Títulos de dominio de una casa Concordato entre el Papa y el Rey Carta del P. Carmelita Fr. Julián
Títulos de posesión Decreto del Definitorio General Litigio
Instrucciones Carta del R.P General Fr. Francisco
Recibos de pagos
Decretos del capítulo General Contrato de arrendamiento Donación
Decreto P. Provincial Fr. Agustín Cuenta de gastos Monjas Carmelitas
Recibo pago de réditos Venta de casas Peticiones de hábito
Cobro y expropiación casa Libro de cuentas cofradía Cobros, pagos y gastos de cofradía
Circulares Deudas de cofradía del Carmen Testamento
Pleito pagos diezmos Orden Tercera del Carmen Comprobantes de gastos
Sermón anónimo Sta. Teresa Gastos capilla Orden Tercera Permiso Virrey Bucareli
Contrato de venta a censo Libranzas Determinaciones Definitorio Provin
Deuda de la Provincia Sn Albert Indulgencias Real Cédula
Testamentos Vales y recibos Demanda y carta de justicia
Carta Poder Ordenanzas capítulo General Pago de contribuciones
Avalúos Demandas judiciales Alegatos
Título de adjudicación Ordenanzas del capítulo General Actas del Capítulo Provincial
49
Breves Preguna Protocolarización testamentaria
Merced Esquela-Defunción Manuscritos
Breves apuntes Provincia Albert Inventario de los parámetros sag. Alegatos y diligencias
Sermón impreso Pago de alcabala Fundación de capellanía
Ocurso del administrador Real Provisión Poderes
Patente profesión Orden tercer Bula Cédula Real
Invitación festividad Bienes del convento del Carmen Defensa canónica exención diezmo
Incautación de un capital Nombramiento Periódicos
El Padre José de Jesús Orozco asignó nombres a las series y dividió también cada uno de los
documentos tomando en cuenta la información contenida, la historia de la Provincia y la legislación
por la que se rigen.
Los diferentes tipos documentales que integran este archivo son el resultado de las
actividades de la Provincia Carmelitana como son, los comunes: las cartas, permisos, contratos,
escrituras, títulos, etc. Así también los que son propios de una orden religiosa como pueden ser: Los
capítulos, conventos, definitorios, fundaciones, mandatos, capellanías y obras pías. Al término de la
revisión de los documentos encontramos que son un total de 117 tipologías documentales lo cual
nos da una idea de la basta actividad que promueve esta Orden.
3.7 Ordenación de las series documentales por su tipología
Los tipos documentales fueron ordenados alfabéticamente.
acción judicial Deudas poderes
aceptaciones diligencias judiciales posesiones
acontecimientos Dispensas prohibiciones
actas Disposiciones
protocolarización
testamentaria
acusaciones Donaciones quejas
alegatos Donaciones real cedula
aranceles edictos real ejecutoria
arrendamientos Escrituras real provisión
autos ejecutivos y remate de
unas casas Facturas recibos
avalúos frailes[religiosos, novicios] reclamos
avenimientos Gastos recordatorios
bandos Indulgencias relatos de intercesión
biografías Informaciones religiosas carmelitas
boletas de pago Interrogatorios resoluciones
breves impresos Inventarios sanciones
bulas Invitaciones santa cruzada
capellanías y obras pías Justicia sentencias de expulsión
cartas de dote lamentaciones-queja sermones
cartas de obligación Libranzas telegramas
cartas de obligación Libros testamentos
cartas poder Licencias testimonios
50
cedula real Litigios
títulos de adjudicación de
casas
censos Mandatos títulos de casa
certificaciones Manuscritos títulos de posesión
clausulas testamentarias Merced títulos de propiedad
cobros Misas títulos de solar
codicilos Narraciones tomas de hábito
cofradías normas breves trabajadores
compras Novenas transacciones
concordatos Opúsculo traspasos
constancias Oraciones ventas
constituciones orden tercera ventas
contratos Ordenanzas versos
convenios Pagos votaciones
convenios Panegíricos
conventos Patentes
correspondencias Pedimentos
cuentas Periódico
decretos Permisos
definitorio general Peticiones
demandas Pleitos
denuncias
Cabe aclarar que se agruparon algunas series documentales en un solo rubro, pues aunque
tenga su propio carácter, estos pueden incluirse dentro de otras series, se hizo esto para disminuir y
no llegar a tener una multiplicidad de series, y algunas otras porque eran muy pocos los documentos
que generaban esas series.
mandatos
asuntos jurídicos
bandos
Acusaciones
breves
Acusaciones
concordatos
Alegatos
decretos
autos ejecutivos
determinaciones
Conflictos
dictámenes
Demandas
edictos
Denuncias
real cedula
diligencias judiciales
Interrogaciones
Juicios
Justicia
Litigios
Pleitos
Quejas
Reclamos
51
títulos títulos de adjudicación de casas u otra
cosa
Cuentas
títulos de posesión
Arrendamientos
títulos de propiedad
Cobros
títulos de solar
Compras
Deudas
Gastos
Libranzas
Pagos
Recibos
3.8 Aplicación del Derecho Canónico al Cuadro de Clasificación de la O.C.D.M
Como se planteo en el capítulo 2, en las definiciones de Cuadro de Clasificación, se afirma
que es un Instrumento Técnico que refleja la estructura de un archivo de acuerdo a las funciones y
actividades de la entidad.
Desafortunadamente fue imposible reconstruir la estructura orgánica de los Carmelitas a
partir de su arribo a la Nueva España, posiblemente por desconocimiento de los mismos Carmelitas
o por celo de su propia estructura religiosa fue que no proporcionaron información al respecto. Sin
embargo, conocer la historia de los Carmelitas Descalzos desde su llegada a México ayudo a
imaginar su estructura en el pasado e incluso los mismos documentos y su contenido, se solicitó
también la ayuda al Padre Superior, para pedir su opinión en cuanto al organigrama, su opinión fue
que estaba bien y que estaba muy cerca de su estructura; aunque dijo que actualmente muchas
oficinas generadoras han desaparecido, incluso casas provinciales.
La realización del cuadro fue de lo general a lo particular, estableciendo primero las grandes
agrupaciones y subdividiendo estas de acuerdo a una jerarquía. De esta manera surgieron el fondo,
las secciones y las series.
Retomando lo que dice el Canón 491, el Superior Carmelita deberá cuidar de que se
conserven las actas y documentos contenidos en los archivos y de que se hagan inventarios, así
como también el archivo histórico en el que se guarden y ordenen de modo sistemático los
documentos que tengan valor histórico.
El Cuadro de Clasificación que rige la documentación resguardada en el Fondo del Archivo
Histórico Provincial de los Carmelitas Descalzos de México se encuentra respaldada por la
normatividad eclesiástica en el Derecho Canónico, de acuerdo a la investigación realizada
previamente en el capítulo anterior al no encontrar información acerca de la organización de las
ordenes mendicantes, se menciona que estas deben organizarse cómo lo hace la Diócesis la cual se
divide en dos secciones: la de Gobierno y la de Justicia, de las cuales se desprenden las series.
La sección gobierno son todos aquellos documentos generados por las actividades pastorales
y administrativas propias de los Carmelitas Descalzos y la sección Justicia se reúnen las series:
Asuntos contenciosos, Asuntos legales, Provisorato y Testamentos, Capellanías, Obras Pías.
Los documentos, de acuerdo a este criterio se puede observar si son de la sección Gobierno
o la sección Justicia, por lo tanto se dividieron cada una de las series.
52
Las series se clasificaron por asunto o materia de la que tratan, de acuerdo a las actividades
propias de la orden desde su creación o recepción, la identificación se realizó en la historia de la
institución, y a su vez consultando su significado desconocido, resultando de esta manera un
glosario de términos anexado a este trabajo, también esto permitió identificar la tipología
documental como folletos, revistas, libros, etc.
He tomado en cuenta el ejemplo de una curia Diocesana la cual divide en su canon n° 363
las secciones en dos: en Gobierno y Justicia, pero como se pensó que los Carmelitas no hacen
justicia, se había cambiado por Pecuniaria, sin embargo de acuerdo a la investigación realizada
llegue a la conclusión de que si puede ser Justicia pues los carmelitas también tienen entre sus
funciones Gobierno eclesiástico y Gobierno Civil lo cual indica que aunque quizá ellos ejercen la
justicia de una manera diferente a la civil no significa que no la ejerzan, como se puede ver en el
organigrama e incluso las mismas series nos da una idea de que hay una oficina generadora de
Justicia dentro de la cual se engloba varias series. Así identifique cada una de las series o asuntos
expuestos en la tabla anterior y posteriormente los separe de acuerdo a la sección Gobierno o
Justicia. Así la siguiente subdivisión lo formaran las Series
SERIES DOCUMENTALES GOBIERNO
SERIES DOCUMENTALES JUSTICIA
acción judicial
acusaciones
aceptaciones
alegatos
acontecimientos
aranceles
Actas
arrendamientos
Bandos
autos ejecutivos y remate de unas casas
biografías
avalúos
breves impresos
avenimientos
Bulas
boletas de pago
cartas de dote
capellanías y obras pías
cartas de obligación
cartas de obligación
cedula real
cartas poder
certificaciones
censos
cofradías
clausulas testamentarias
concordatos
cobros
constancias
codicilos
constituciones
compras
convenios
contratos
conventos
convenios
correspondencias
cuentas
decretos
demandas
definitorio general
denuncias
dispensas
deudas
disposiciones
diligencias judiciales
donaciones
donaciones
edictos
escrituras
frailes[religiosos, novicios]
facturas
indulgencias
gastos
informaciones
justicia
interrogatorios
lamentaciones-queja
inventarios
libranzas
invitaciones
litigios
Libros
merced
licencias
pagos
53
mandatos
pleitos
manuscritos
poderes
Misas
posesiones
narraciones
protocolarización testamentaria
normas breves
real ejecutoria
novenas
real provisión
opúsculo
recibos
oraciones
reclamos
orden tercera
testamentos
ordenanzas
títulos de adjudicación de casas
panegíricos
títulos de casa
patentes
títulos de posesión
pedimentos
títulos de propiedad
periódico
títulos de solar
permisos
transacciones
peticiones
traspasos
prohibiciones
ventas
Quejas
ventas
real cedula recordatorios relatos de intercesión religiosas carmelitas resoluciones sanciones santa cruzada sentencias de expulsión sermones telegramas testimonios tomas de hábito trabajadores Versos votaciones total=67
total= 50
54
3.9 Propuesta del Cuadro de Clasificación para el Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas Descalzos de México.
Este trabajo esta enfocado a presentar una propuesta de Cuadro de clasificación archivística
aplicado al archivo de los Carmelitas Descalzos de México.
55
FONDO:
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE LOS CARMELITAS DESCALZOS DE MÉXICO
(AHPCDMX)
I. Sección: Provincia Mexicana de San Alberto O.C.D.MX
Subsecciones
I-A. Fundación de la Orden en México
I-B. Organización Territorial
I-C. Relaciones con la Santa Sede
I-D. Curia Generalicia
II. Sección: Curia Provincial
Subsecciones
II-A. Gobierno Eclesiástico
II-B. Gobierno Civil
III. Sección: Consejo Carmelita y personal
Subsecciones
III-A. P. General
III-B. P. Provincial
III-C. Secretario
III-D. Ecónomo
IV. Sección: Conventos
Subsecciones
IV-A. San Sebastián-México
IV-B. Puebla
IV-C. Atlixco
IV-D. Morelia
IV-E. Guadalajara
IV-F. Celaya
IV-G. Santo Desierto
IV-H. San Ángel
IV-I. Querétaro
IV-J. Salvatierra
IV-K. San Joaquín
IV-L. Toluca
IV-Ñ. Oaxaca
IV-O. Orizaba
IV-P. San Luis Potosí
IV-Q. Tehuacán
IV-R. Sabatina
IV-S. Durango
IV-T. Aguascalientes
IV-U. Tacuba
IV-V. Coyoacán
56
V. Sección: 1ª Orden Frailes
Subsecciones
V-A. Religiosos Carmelitas Descalzos
VI. Sección:2ª. Orden Monjas Carmelitanas
Subsecciones
V-A. Monasterios
V-B. Federación
V-C. Vocaciones
VII. Sección: 3ª. Orden Seglar
Subsecciones
VI-A. Pastoral
VI-B. Jovenes
VIII. Sección: Formación Inicial y permanente
Subsecciones
VII-A. Laicado asociado
VII-B. Centros de Espiritualidad
VII-C. Familia Carmelitana
IX. Sección: Administración de los bienes
Subsecciones
VIII-A. Economía y Finanzas
VIII-B. Contabilidad
VIII-C. Recursos humanos
X. Sección: Publicaciones
Subsecciones
IX-A. “Santa Teresa”
IX-B. “Horizontes”
IX-C. “Boletín Descalzas”
XI. Sección: Archivo histórico
X-A. “Catálogo”
X-B. Cartas de acceso autorizadas
57
Codificación: ejemplo
Explicación:
AHPCDMX = Archivo Histórico Provincial de los Carmelitas Descalzos de México
G o J = Sección Gobierno o Justicia
IV-F = Sección Conventos – Subsección Celaya
21 = Serie “Permisos” dentro de mi cuadro de clasificación
1 = Número asignado por el padre José de Jesús en el cuadernillo.
1733 = Año al que pertenece el documento
(407) = Numeración que el documento tiene en el archivo Provincial
Para poner algunos ejemplos, a continuación veremos algunos documentos que el padre José
de Jesús ha transcrito y que he clasificado.
1.1 Privilegios
AHPCDMX / G.23 /V-A / 1-1609 / (106)
1 Indulgencias para llevar el Crucifijo, 1609 (106)
Indulgencias que concede el Papa Paulo V a los religiosos y religiosas carmelitas por llevar
el pequeño crucifijo o la cruz junto al pecho. Está firmado el manuscrito por el P. Pedro de
la Madre de Dios, procurador General de los carmelitas de la Congregación de Italia.
Roma 1606
1 p.31 x 21.7 cm.
AHPCDMX / G.12 /V-A / 2-1606 / (108)
2 Indulgencias a los que toman el hábito, 1606 (108)
Suma de indulgencias que confirma o concede el Papa Paulo V a los que abrazan la vida
religiosa en cualquier orden o congregación y a los religiosos que cumplan determinados
actos de apostolado o devoción.
Roma, 1606
1 p. y cuarto, tamaño de cartel 43,5 x31 cm.
2 .MANDATOS DE LA SANTA SEDE
2.2 Mandatos
AHPCDMX / G.16 / I-C / 44-1751 / (28)
AHPCM/G/IV-F/21-1733/(407)
FONDO SUBSECCIÓN
SERIE Núm.
G AHPCDMX
M IV-F 21 1
Año
1733
Archi.
Prov. (407)
SECCIÓN
G
58
44 De Benedicto XIV sobre apelación de las sentencias, 1751 (28)
AHPCM / G.16 /I-C / 45-1768 / (205)
45 Fórmulas de fe, esperanza y caridad de Benedicto XIV para los fieles después de la misa
conventual, 1768 (205)
46 Constitución de Gregorio XV sobre la sujeción a los obispos de los que tienen cura de
almas y predicación, 1623 (414)
47 Bula de Clemente IX que prohíbe a los eclesiásticos dedicarse a negocios y comercio,
1669 (980)
48 Decreto de Pío IX que confirma la necesidad y prerrogativas de la profesión religiosa
simple 1858 (1087)
49 Nombramiento de Pío IX al Ilmo. Sr. Munguía (Arzobispo de Michoacán) como
visitador de religiosos. 1854 (1088)
3.1 Mandatos
AHPCDMX / G.17 / I-D / 55-1768 / (30)
55 Que los directores de monjas no hablen de la expulsión de los jesuitas; que no se hable o
se escriba contra el Rey, 1768 (30)
56 Que se investigue si los conventos hay escritos de Santa Teresa o San Juan de la Cruz,
1755. El Provincial de Nueva España nombra al P. Pedro del Espíritu Santo para que ejecute este
decreto del Definitorio General, 1756 (41)
57 Circular del Definitorio General sobre el cuidado de las Bibliotecas, 1765 (57)
58 Pastoral en que el P. General lamenta el homicidio de San Lucar de Barrameda…
3.2 Legislación
3.3 Peticiones
4. DISCIPLINA PARTICULAR
4.1 Curia Provincial
4.2 Gobierno eclesiástico
4.3 Gobierno civil
5. PROVINCIA MEXICANA DE SAN ALBERTO
AHPCDMX / G.10 / I / 211-S/F / (220)
211 Transcripción del manuscrito “Tlacopac I”. donde narra la fundación de los primeros 9
conventos y el viaje de exploración a las Californias (220)
212 Catálogo “Dionisio Victoria” para la historia de la Provincia (555)
59
213 Donación de parte de sus bienes por doña María Rodríguez por tener un hijo carmelita,
1683 (716)
214 Bienes que tenía la Delegación Provincial 1934 según manifestación al Definitorio
General (964)
5.1 Conventos- México
357 Construcción de la capilla de la Tercera Orden, hoy Carmen de México, y ampliación de
la primitiva, 1792 – 1804.
358 Entrega del Carmen (del centro) a la Junta Vecinal en la persecución religiosa, 1926 (
402).
359 Merced de la ermita de San Sebastián y de dotación de agua a los carmelitas por el
Virrey Villamanrique, 1586 (930).
5.1.1 NOVICIADO (*)
AHPCM / G.10 / 5.1* / 383 1586-1640 / Lib. Mansc.
383 Libro de tomas de hábito en México y Puebla de 1586 a 1640 (Lib. Manusc. Nov. 1)
384 Libro de Tomas de hábito de 1713 a 1751 (Lib. Manusc. Noviciado 2)
385 Libro de tomas de hábito de 1751 a 1783 (Lib. Manusc. Noviciado 3)
5.2 PUEBLA – cosas memorables
AHPCM / 6.10 / 5.2 / 419 S/F / Lib. Imp. Hist. 64
419 Fundación del convento, acontecimientos y religiosos notables de sus primeros tiempos;
el Noviciado en Puebla y su rigor y observancia, todo en el “Tesoro Escondido en el Monte
Carmelo Mexicano….” De Fr. Agustín de la Madre de Dios (Lib. Imp. Hist. 64)
420 Capitulaciones de los Carmelitas con la Cofradía de los Remedios y toma de posesión
de la ermita (Lib. Manusc. Anexos, Cofradías Varias 1 y 2).
AHPCM / P.15 / 5.2 / 421- 1612 / (388)
421 Títulos de propiedad de los solares en que estaba edificado y otros contiguos que le
pertenecían, medidas que comprendían la propiedad del convento de Puebla 1612 (388)
60
CONCLUSIONES:
Los archivos eclesiásticos son fuente y custodia de la actividad de la Iglesia.
Como hemos visto en el capítulo 1, la Orden de los Carmelitas es una Institución que se ha
fundado en México, esta orden ya venía con un reconocimiento al ser enviada por el rey Felipe II de
España, su principal misión era la evangelización, fundaron casas y con ello la generación de
documentos, mismos que necesitaron un espacio para ser guardados, muchos de estos documentos
fueron saqueados o vendidos, y en la actualidad podemos encontrar en sus archivos una riqueza
única en su tipo, por eso es necesario resguardar esta riqueza documental, pero además la que se va
generando en la actualidad, ya que esta orden ha crecido y aumentado sus actividades, por lo que la
archivonomía debe ser un estudio clave en la organización, resguardo y difusión de la
documentación eclesiástica.
Mencionaba la importancia de crear archivos en este tipo de instituciones, por lo que en el
capítulo 2 hemos visto los diferentes tipos de archivos eclesiásticos, dependiendo el nivel jerárquico
de la Iglesia, entre los que se encuentran los siguientes: diocesanos, parroquiales, de cabildo, y los
que hemos estudiado de orden religiosa. Se ha visto que en el Derecho Canónico no especifica el
trato de deben tener estos archivos ni su organización. Por su parte el desconocimiento de los
religiosos, en archivonomía, ha hecho que trabajen en sus archivos de una manera empírica de tal
manera que sea práctico su manejo. Por ello se ha estudiado también el instructivo para elaborar el
cuadro de clasificación archivística que ha realizado el AGN, para tener un mejor control de los
documentos.
En el capítulo 3 se ha estudiado de manera particular el Archivo Histórico Provincial de los
Carmelitas descalzos de México, y de acuerdo al estudio realizado se ha propuesto un Cuadro
General de Clasificación Archivística, el cual esperamos sea de gran apoyo en la organización
documental, ya que en el están reflejados el fondo, las secciones y las series que de ellas surgen,
reconociendo la ubicación adecuada y localización de los documentos.
Una vez expuesto lo que a se ve en los diferentes capítulos de este trabajo quisiera resaltar la
importancia que la Iglesia le ha dado a sus archivos desde el inicio de su actividad pastoral ya que
se a preocupado por conservar, normar y custodiar sus archivos sin embargo, no se ha dado mucho
énfasis en la instrucción de los responsables de archivos que casi siempre son religiosos. Por ello
considero que si estas instituciones permitieran que los profesionales archivistas aplicáramos la
teoría archivística a sus archivos y que a la par trabajáramos con su normatividad en un trabajo
coordinado ambas partes serian beneficiadas en la organización, control, custodia y difusión de su
riqueza documental.
Al inicio del trabajo retornaba un tanto difícil, al tratar de reconstruir la estructura orgánica
de los Carmelitas Descalzos en México, labor que no fue fácil pues hay muy poca información
acerca de cómo estaban organizados los Carmelitas cuando llegaron a evangelizar en México y a
edificar casas, pero todavía en aquel entonces no conocían un buen sistema de control con los
documentos que producían, sin embargo, la labor del archivísta implica conocer los antecedentes de
los Carmelitas, reconstruir su pasado, y reorganizar su documentación, teniendo en cuenta que las
instituciones también van cambiando con el paso del tiempo, lo cual implica tomar en cuenta la
organización actual pues han perdido casas o han fundado otras, incluso en cuanto a funciones
seguramente también hay cambios que se deben tomar en cuenta, por ello reconozco la importancia
que tiene el ciclo de vida de los documentos como el de trámite, concentración e histórico, ya que
en algunas instituciones sólo se limitan a guardar darle un orden a la documentación hasta que llega
61
el momento de ser valorados. Y en ocasiones no se tiene ni los parámetros para ser valorados, y
muchas veces se guarda o se destruye indiscriminadamente.
Se considera, también que los egresados archivistas deben tener más conocimientos sobre
los archivos eclesiásticos, profundizando más en el Derecho Canónico, en estudios del Latín, en
propuestas que ayuden a compaginar mejor el trabajo archivístico con el eclesiásticos, ya que sólo
dividen en dos secciones sus fondos, gobierno y pecuniaria analizando los organigramas de cada
instancia para aplicar mejor una clasificación, realizar mejores cuadros de clasificación u
organización del fondo documental y porque no, trabajar conjuntamente en la normalización y
organización de los archivos en México, eso sería lo más viable para el bien de esos archivos.
También se anexa un glosario de términos, el cual se construyó con el objetivo de entender
mejor su significado, ya que algunos conceptos eran desconocido por mí, por lo que creí necesario
un glosario que apoyara el conocimiento.
A lo largo del proceso de esta investigación pude darme cuenta que la teoría archivística
estudiada como parte de mi formación resultaba entendible en ese momento, sin embargo fui
constatando que es más fácil estudiar la teoría que aplicarla, empezando por el hecho de ser mi
objeto de estudio un archivo con características especiales y aunque también en él es aplicable los
procesos archivísticos es necesario tomar en cuenta su normatividad misma que aunque suene
ilógico no menciona a profundidad las ordenes mendicantes cuando éstas llegaron a ser en su
momento, fundamento de la Iglesia como las primeras organizaciones que trabajaron para alcanzar
los objetivos de esta Institución.
Por ello es importante unificar la teoría archivística, la teoría eclesiástica y la práctica para
poder organizar los archivos eclesiásticos; es notable que muchos archivos carecen de una o de otra,
pero si queremos que nuestra memoria histórica, social y cultural se resguarde, es necesario estudiar
estas teorías.
Es por ello la importancia que tiene el trabajo del Profesional Archivísta al realizar todo un
trabajo complejo donde se ve involucrada la organización de un archivo y no sólo se limita a hacer
índices, guías o inventarios sino un trabajo en beneficio de la sociedad y de la humanidad.
62
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67
ANEXO(S)
68
ANEXO 1
Organigrama - Archivos Eclesiásticos
En este cuadro podemos observar de manera general los diferentes tipos de archivos de la iglesia
Católica, en él encontramos al archivo de la orden religiosa
Fuente: GONZÁLEZ Merlo, Gilberto. Curso “Archivos Eclesiásticos” Arzobispado de México.
Archivo Vaticano
Diocesano
Tribunales Eclesiásticos Cancillería
Juzgados Eclesiásticos Oficialías
Vicarias
Cabildo
Clavería Mayordomía
Colegiata
Orden
Parroquial
Congregación
Casa General
Casa Provincial
Convento/ Priorato Casa General
Casa Provincial
Casa Local
69
ANEXO 2
Estructura Jerárquica de la Iglesia Católica
Podemos observar que en el lado izquierdo de esta hoja, tenemos un organigrama vertical
descendente de la Jerarquía de la Iglesia Católica y a su lado derecho la rama de las diferentes
ordenes religiosas en la que se ubica la orden de los Carmelitas Descalzos como orden mendicante.
Fuente: GONZÁLEZ Merlo, Gilberto. Curso “Archivos Eclesiásticos” Arzobispado de México.
Papa
Cardenales
Arzobispos
Primados
Arzobispos
Obispos
Presbíteros
Religiosos
Ordenados
Congregaciones
Religiosas
Religiosos (a)
Profesos
Generales
Ordenes Religiosas Ordenes Regulares (Agustinos)
Ordenes Monásticas (Mercedarios) Ordenes Mendicantes (Franciscanos)
R. Provinciales
R. Priores (as)
(
Clericales (Ministerios Apostólicos)
Religiosos Laicados (Tercera Orden)
Institutos de vida consagrada
Vida contemplativa
Ministerios Apostólicos
Legos
Postulantes
Juniorado
70
ANEXO 3
Casas de una Orden / Congregación
De acuerdo al cuadro Nº 2 el archivo de la orden religiosa esta dividido en 3 casas que son: Casa
General, Casa Provincial y Casa Local, cada uno con sus propias subdivisiones como veremos a
continuación, también se puede observar que en la Casa General se encuentran ubicadas las
diferentes casas provinciales que posteriormente veremos en el cuadro Nº 4.
Casas de la Orden Carmelitana
Fuente: GONZÁLEZ MERLO, Gilberto. Curso “Archivos Eclesiásticos” Arzobispado de México.
1.- Casa General
Secretaría general
Casas Provinciales
Casas Locales
Casa de Formación (seminarios)
Capítulos
Constituciones
2.- Casa Provincial
Secretaría
Casas de formación
Casas locales
3.- Casa local, Priorato o Convento
Administración general
Hermanos (as)
71
ANEXO 3.1
La Regla del Carmelo
(este texto se presenta con nueva numeración de la Regla acordada por los dos Gobiernos Generales OCD
y O.Carm. El 21 de mayo de 1998)
I - Prólogo (Regla nn. 1-3)
Saludo y Bendición
1. Alberto, por la gracia de Dios , llamado a ser Patriarca de la Iglesia de Jerusalén , a los amados hijos en
Cristo B. y a los demás ermitaños que viven bajo su obediencia junto a la fuente del Monte Carmelo, salud
en el Señor y la bendición del Espíritu Santo.
Orientación de vida para todos: Vivir en obsequio de Jesucristo
2. Muchas veces y de muchas maneras los santos Padres dejaron establecido el modo como cada uno,
cualquiera que sea el estado de vida a que pertenece o cualquiera que sea el modo de vida religiosa que
tenga, debe vivir en obsequio de Jesucristo y servirlo fielmente con corazón puro y conciencia severa.
El Proyecto Común propio de los Carmelitas
3. Pero como me piden que les demos una fórmula de vida adecuada a su proyecto común y a la que
deberán ser fieles en el futuro.
II - La Infraestructura de vida comunitaria (Regla nn. 4-9)
El Prior y los votos (Asumir el proyecto de la Comunidad)
4. Determinamos, en primer lugar, que tengan a uno de ustedes como prior, que será elegido para este
servicio con el consentimiento unánime de todos o de la mayor y más sana parte. A él prometerán
obediencia todos los demás y se esforzarán en mantenerla de verdad con las obras, juntamente con la
castidad y la renuncia a la propiedad.
El Lugar de la Morada (Preservar el desierto interior)
5. Podrán fijar sus lugares de residencia en los desiertos, o donde quiera se lo ofrezcan adecuados y aptos
para la observancia de su modo de vida religiosa, según el oportuno parecer del Prior y de los hermanos
La celda de los frailes (garantizar el dialogo con Dios)
6. Además, teniendo en cuenta la situación del lugar en que hayan decidido establecerse, cada uno de
ustedes tenga una celda separada, según la asignación que el prior habrá hecho para cada uno, con el
consentimiento de los otros hermanos o de la parte más madura.
El refrigerio en común, (profundizar la convivencia fraterna)
7. Hágase esto, sin embargo, de manera que tomen en refectorio común lo que les repartieren, escuchando
juntos algún texto de la Sagrada Escritura, cuando esto pueda realizarse sin dificultad.
La estabilidad en el lugar (asumir la forma de vida de los mendicantes)
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8. A ningún hermano le será lícito, a no ser con el permiso del prior que entonces hubiera, el mudarse del
lugar que le ha sido asignado o cambiarlo con otro.
La celda del prior en la entrada (acoger y encaminar a los visitantes)
9. La celda del prior debe localizarse junto a la entrada, para que el sea el primero en ir al encuentro de los
que vienen a ese lugar, y después todas las cosas que deben ser hechas se hagan de acuerdo a su criterio
y disposición.
III - Los puntos básicos del ideal de la vida carmelitana (Regla nn. 10-15)
En la celda meditar día y noche en la ley del Señor y vigilar nuestras oraciones
10. Permanezca cada uno en su celda, o en la proximidad de ella, meditando día y noche en la ley del
Señor y velando en oración, a no ser que esté ocupado en otros quehaceres justificados.
En la comunidad El Oficio Divino o el rezo del Padre Nuestro
11. Los que saben recitar las oraciones canónicas con los clérigos, las recitan conforme a las disposiciones
de los Santos Padres y según la costumbre aprobada de la iglesia. Los que no lo saben reciten veinte o
cinco veces el Padre Nuestro en las vigilias nocturnas, con acepción de los domingos y días solemnes, en
cuyas vigilias determinamos que se duplique el número mencionado, de modo que el Padrenuestro sea
recitado cincuenta veces. En “Laudes” por la mañana, además la misma oración sea recitada siete veces,
de la misma manera en cada una de las otras horas la misma oración sea recitada siete veces, menos en
las vísperas, en que deben recitarla quince veces.
La vida (Opción del Carmelo por los “menores” a través de la comunión de bienes)
12. Ninguno de los hermanos diga que algo es propiedad suya, mas todo entre ustedes sea común , y sea
distribuido a cada uno por la mano del prior, es decir, por el hermano designado para este servicio teniendo
en cuenta la edad y las necesidades de cada cual.
En el día a día (mitigando en vista de las necesidades)
13. Con todo, en la medida en que alguna necesidad de ustedes lo exigiera, les es permitido poseer burros
o mulos, y algún tipo de animales o aves para el sustento.
En la capilla (La memoria de Jesús a través de la Eucaristía diaria)
14. El oratorio, de acuerdo con las posibilidades, será construido en medio de las celdas, donde cada día
por la mañana ustedes deben reunirse para participar de la solemnidad de la Misa, cuando las
circunstancias lo permitieran.
Compromiso de todos (Revisión semanal y corrección fraterna)
15. De la misma manera, los domingos u otros días si acaso fuere necesario, ustedes deben tratar de la
observancia de la vida común y el bienestar espiritual de las personas. Igualmente en esa misma ocasión
corríjanse con caridad las transgresiones y culpas de los hermanos, que por ventura fueran encontradas en
algunos de ellos.
IV - Los medios para alcanzar el ideal (Regla nn. 16-21)
El ayuno (Santificar el tiempo, desde la fiesta de la cruz hasta pascua)
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16. Observen el ayuno todos los días con excepción de los domingos, desde la fiesta de la exaltación de la
Santa Cruz hasta el día de la Resurrección del Señor, a no ser que una enfermedad o debilidad del cuerpo
u otro motivo justo aconsejen dispensar el ayuno, pues la necesidad no tiene ley.
La abstinencia de la carne (Pasar por la nada para llegar al todo)
17. Absténganse de comer carne, a no ser que sea tomada como remedio en caso de enfermedad o
debilidad. Y puesto que durante sus viajes ustedes se ven obligados a mendigar el sustento, para no
incomodar al que los hospeda, fuera de sus casa, ustedes podrán comer alimentos preparados con carne,
también será permitido comer carne en viajes marítimos..
La condición humana (La fragilidad que pide resistencia)
18. Puesto que la vida humana en la tierra es una tentación, y todos los que quieren vivir fielmente en Cristo
sufren persecuciones, y como su adversario, el diablo, merodea como un león rugiente, esperando a quien
devorar; procuren, con toda diligencia, revestirse de la armadura de Dios, para que puedan resistir las
emboscadas del enemigo.
La lucha de la vida y las armas espirituales (no desistir nunca)
19. ciñan sus lomos con el cíngulo de la castidad, el pecho protegido por pensamientos santos, pues está
escrito. El pensamiento santo te guardará, la coraza de la justicia debe ser usada como vestido, a fin de que
ustedes amen al Señor con todo el corazón, con toda el alma, con todas las fuerzas y al prójimo como a sí
mismo. Siempre en todo momento debe ser empuñado el escudo de la fe, con el cual puedan apagar todas
las flechas incendiarias del maligno, pues sin la fe es imposible agradar a Dios. Cúbranse la cabeza con el
yelmo de la salvación de manera que la esperen únicamente del Salvador, pues él es el que liberará a su
pueblo de los pecados. Finalmente, la espada del Espíritu, que es la palabra de Dios, habite
abundantemente en su boca y en sus corazones y todo lo que ustedes tuvieran que hacer, sea lo que fuere,
que sea hecho en la Palabra del Señor.
El trabajo (ocupar el tiempo y ganar providencialmente el propio sustento)
20. Ustedes deben hacer algún trabajo, para que el diablo los encuentre siempre ocupados y no consiga, a
través de la ociosidad de ustedes, alguna brecha para penetrar en sus almas. En esto ustedes tienen una
enseñanza y un ejemplo de San Pablo apóstol, por cuya boca Cristo hablaba y que por Dios fue constituido
y dado como predicador y maestro de los gentiles en la fe y en la verdad. .Si lo siguieran a él no podrían
desviarse. El escribe: En medio de trabajos y fatigas estuvimos entre ustedes trabajando día y noche, para
no ser un peso para ninguno de ustedes. No que no tuviésemos ese derecho, mas queríamos presentarnos
como un ejemplo a ser imitado. En efecto cuando estábamos con ustedes, dimos esta regla: Quien no
quiere trabajar, que no coma. Ahora, hemos oído hablar que entre ustedes hay algunos que llevan una vida
inquieta, sin hacer nada. A esos tales les ordenamos y suplicamos al Señor Jesucristo, que trabajen en
silencio y, así, coman su propio pan. Este camino es santo y bueno. En el es que deben andar.
La práctica del silencio (vaciarse para Dios y para los hermanos)
21. El apóstol recomienda el silencio, cuando manda que en él se debe trabajar. Y como afirma el profeta:
La justicia es cultivada por el silencio. Y más aun: en el silencio y en la esperanza estará la fuerza de
ustedes. Por eso determinamos que, después de la recitación de las completas guarden el silencio después
de la Hora Prima del día siguiente. Fuera de este tiempo, la observancia del silencio no es tan riguroso, con
tanto más cuidado absténgase de hablar mucho, porque conforme está escrito y no menos enseña la
experiencia: en el mucho hablar no faltará el pecado; y: quien habla sin reflexionar sentirá un malestar; y
aun más quien habla demasiado perjudica a su alma; y el Señor en el Evangelio: de toda palabra inútil que
los hombres dijeren, de ella tendrán que dar cuenta en el día del juicio. Por tanto cada uno haga una
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balanza para sus palabras y refrene su boca, para que de repente no tropiece y caiga por causa de su
lengua, para no pecar don sus palabras. Que, como dice el profeta, cada uno vigile su conducta para no
pecar con la lengua, y se empeñe, con diligencia y prudencia, en observar el silencio por el cual se cultiva la
justicia
V - Recomendaciones finales para una convivencia madura (Regla nn. 22-23)
El prior como servidor de los hermanos
22. Ahora tú, hermano B, y quien quiera que fuere indicado como prior después de ti, tenga siempre en
mente y cumpla la práctica lo que el Señor dice en el Evangelio: Todo aquél que entre ustedes sea el
mayor, que se haga su servidor, y el que quiera ser el primero, sea su servidor.
El respeto de los hermanos para con el prior
23. Y ustedes, los demás hermanos, traten a su prior con deferencia y humildad, pensando, más que en el
mismo. En Cristo que lo colocó por encima de ustedes, y que dice a los que están frente a las iglesias:
Quien oye a ustedes, a mí me oye, quien desprecia a ustedes, a mi me desprecia, a fin de que ustedes no
sean condenados como reos por menos precio, mas puedan merecer por obediencia la recompensa de la
vida eterna.
VI Epílogo (Regla n. 24)
Discernimiento, y opción de los pobres por el Carmelo
24. Es eso que, con brevedad, les escribimos con el intento de establecer para ustedes la fórmula de vida,
según la cual deberán vivir. Si alguien hiciera más de lo prescrito, el Señor mismo le retribuirá cuando
vuelva. Use el discernimiento, que es el moderador de las virtudes.
Fuente:
Carmelitas Descalzos, México. (En línea) consultado el 20 de julio de 2011. México. Disponible en Web:
http://www.ocd.org.mx/01Carmelitas/_regla.html
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GLOSARIO
Arancel. Tarifa oficial que determina los derechos que se han de pagar en varios ramos, como el de
costas judiciales, aduanas, etc. Tasa, valoración, norma, ley. Econ. En sentido económico se usa
este concepto fundamentalmente con referencia al impuesto señalado por un Estado para permitir la
entrada de una determinada mercancía en su territorio.
Arrendar. Ceder o adquirir el aprovechamiento y uso temporal de una cosa u obligarse a la
ejecución de una obra o prestación de un servicio, por precio cierto.
Avalúo. Valuación.
Bando. Mandato solemne, publicado por la autoridad para dar a conocer sus disposiciones a todos
los ciudadanos y que se fija en lugares públicos.
Breve. Derecho Canónico. Documento pontificio menos solemne que la bula, usado en la
Correspondencia política de los papas y otras resoluciones disciplinarias de la Iglesia.
Bula. Documento Pontificio relativo a materia de fe o interés general, concesión de privilegios, etc,
expedido por la chancillería apostólica y autorizado con un sello de plomo.
Canon. Regla o precepto. Catálogo de libros sagrados y auténticos de la Iglesia Católica. Prestación
pecuniaria periódica que grava una concesión gubernativa.
Capellanías. Beneficio irregular que consiste en el derecho a recibir los frutos de unos bienes con
la obligación de celebrar, o hacer celebrar, unas misas o unos actos religioso, previamente
determinados.
Capítulo. Reunión de monjas o religiosos que periódicamente se juntan para decidir o decretar
aquello que es necesario para conservar en mejores condiciones la disciplina religiosa y
conventual.
Cédula Real. Despacho expedido por el rey, o por un consejo en nombre del rey, por el que se
promulgaba una ley o se concedía una gracia o un privilegio.
Censo. Derecho. Canónico. Pensión que anualmente pagaban algunas iglesias a su prelado. II censo
eclesiástico, gravamen o carga impuesto sobre bienes raíces, cuyo importe se destinaba a la
celebración de actos religiosos, especialmente misas.
Certificado. Documento público o privado en que se da fe de la veracidad de un hecho.
Codicilo. Instrumento en que, antes de ser promulgado el código civil, se podían hacer
disposiciones de última voluntad sin contener la institución de heredero. Disposición agregada a un
testamento para completarlo o modificarlo.
Cofradía. Asociación piadosa y de caridad. Las cofradías son asociaciones eclesiásticas cuyo fin es
acrecentar el culto público. Algunas se hallan vinculadas a órdenes religiosas. Toman su nombre o
título de los misterios de la religión cristiana, de las fiestas del Señor o de la Virgen o de los Santos,
o del fin de la asociación.
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Concordato. Convenio solemne establecido entre la Santa Sede y la autoridad suprema de un país,
para reglamentar las relaciones mutuas entre la iglesia católica y el estado y declarar los derechos y
deberes recíprocos.
Congregación Religiosa. Se llama también Instituto o Religión. Es una sociedad de hombres o
mujeres aprobada por la autoridad legítima eclesiástica en la que los miembros de conformidad a
sus constituciones hacen votos temporales o perpetuos para alcanzar la perfección evangélica.
Cuando son aprobadas por el obispo se denomina congregación de derecho diocesano y cuando es
aprobada por el Papa se le llama de derecho pontificio.
Contencioso. Dícese de las materias que son objeto del litigio, con oposición entre partes.
Contrato. Pacto o convenio entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo
cumplimiento pueden ser compelidas. Documento que lo acredita.
Convenio. Ajuste, convención, acuerdo. Texto que contiene lo acordado en el convenio.
Decreto. Decisión tomada por la autoridad competente en materia de su incumbencia, y que se hace
pública en las formas prescritas.
Demanda. Demandas y respuestas, altercados y disputas que ocurren en un asunto.
Dispensas. Derecho canónico. Suspensión por un superior, en un caso particular, de la obligación
de respetar una ley religiosa en vigor.
Donación. Acción y efecto de donar. Transmisión voluntaria y gratuita de una cosa propia,
realizada por una persona o institución a favor de otra que la acepta.
Edicto. Ley, decreto, orden, providencia de llamamiento o simple notificación (según la época
histórica y de los países), que anuncia la autoridad, mediante su inserción en la prensa oficial o la de
gran circulación, o se fija en lugares públicos.
Escritura. Instrumento público, firmado en presencia de testigos, por la persona o personas que lo
otorgan, de todo lo cual da fe el notario.
Fabrica espiritual. Fueron libros en el que se ponían al corriente las rentas de las fincas
pertenecientes a la Iglesia y Catedral. Libros de entradas y salidas de recursos.
Fabrica material. Libros de cuentas testamentarias y de tutorías; poderes del cabildo para la
cobranza de diezmos y de litigios concernientes a la recaudación de esa renta.
Indulgencia. Remisión total o parcial de la pena temporal, debida a los pecados perdonados.
Libranza. Orden de pago contra quien tiene fondos a disposición del que la expide.
Licencia. Facultad o permiso para hacer una cosa. Abuso de libertad en decir u obrar. Las que se
dan a los eclesiásticos por los superiores, para celebrar, predicar, etc., por tiempo indefinido.
Litigio. Pleito, altercación en juicio. Fig. Disputa, contienda.
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Mandato. Orden o precepto que el Superior impone a los subordinados. Ejercicio del mando por
una autoridad y tiempo que aquél dura.
Merced. Premio o remuneración que se da por el trabajo. Beneficio, regalo o favor que los reyes o
señores hacen a sus vasallos, de empleo o dignidades, renta, etc. Cualquier beneficio gracioso que
se hace a uno, aunque sea de igual a igual. Voluntad o arbitrio de uno. Renta o precio, en el contrato
de arrendamiento.
OCD. Orden de los Carmelitas Descalzos
Ocursos. Petición, escrita, memorial.
Opúsculo. Obra científica o literaria de poca extensión.
Órdenes Religiosas. Instituciones religiosas de hombres o mujeres que profesan votos solemnes
(pobreza, castidad y obediencia). Las órdenes que se mantienen mendigando se llaman mendicantes
como es el caso de los frailes dominicos, franciscanos, carmelitas y agustinos.
Panegírico. Discurso en honor a alguien.
Patente. Manifiesto, visible. Claro, perceptible. Documento que autoriza el ejercicio de una
profesión o industria.
Testamento. Declaración que de su última voluntad hace una persona, disponiendo de bienes y
asuntos que le atañen, para después de su muerte.
Valoración. Acción y efecto de valorar o de evaluar una cosa.
Valuación. Valoración, evaluación.
Venta. Acción y efecto de vender. Contrato por el que se transfiere a dominio ajeno una cosa propia
por el precio pactado.