escuela nacional de biblioteconomÍa y archivonomÍa · no importando cuales sean las...
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SECRETARÌA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA DE UN MODELO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA
DEL DISTRITO FEDERAL
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R EL T Í T U L O DE
L I C E N C I A D O EN A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
FRANCISCO RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ
A S E S O R : Lic. T e r e s a G a b r i e l a T r u j i l l o O l i v a r e s
MÉXICO, D. F. 2007
DEDICATORIAS
A MIS PADRES
Francisco y Paulina, por sus sabios consejos y apoyo incondicional, por
darme la vida y por lo que de ella he obtenido
A MI HERMANO
Eduardo Rodríguez Hernández, por su apoyo moral
A MI ASESORA
La licenciada Gabriela Trujillo Olivares, quien dirigió este trabajo,
agradezco el apoyo brindado y por su orientación profesional
AGRADECIMIENTOS
A MIS PROFESORES
Quienes contribuyeron en mi formación profesional durante cuatro
años
En especial al profesor Juan Miguel Castillo Fonseca, por sus
grandes aportaciones
A LA ENBA
Quien en sus aulas me formó como profesional, capaz de enfrentar
retos y logros
Al Director Jurídico de la Junta de Asistencia Privada, el Abogado
José Díaz García, por su interés en la organización del archivo
México, 2007
I
T A B L A D E C O N T E N I D O
Pág.
PREFACIO........................................................................................ III
INTRODUCCIÓN............................................................................ IV
CAPÌTULO 1
1. LA JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA DEL DISTRITO
FEDERAL
1
1.1 Antecedentes de la Junta de Asistencia Privada del Distrito
Federal………………………………………………………………...
1
1.2 Misión y Visión…….............................................................. 6
1.3 Estructura orgánica……......................................................... 8
1.3.1 Organigrama Actual................................................. 11
CAPÍTULO 2
2. LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LA
ADMINISTRACIÓN LOCAL Y LA LEY DE
TRANSPARENCIA DEL DISTRITO FEDERAL
16
2.1 Archivo de Trámite................................................................ 17
2.2 Funciones del Archivo de trámite.......................................... 19
2.3 Organización de Archivos..................................................... 23
2.4 Teoría Archivística………………………………………… 27
2.4.1 Principio de Procedencia.......................................... 29
2.4.2 Principio de Orden Original…….............................. 30
2.5 Clasificación......................................................................... 31
2.6 Instrumentos Archivísticos……………………………… 33
2.7 Ordenación……...………………………………………….. 35
2.8 Ley de Transparencia del Distrito Federal…………………. 35
CAPÍTULO 3
3. PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE DE LA JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA
38
3.1 Diagnóstico Archivístico……………...................................... 38
3.1.1 Local……………………………………………… 44
3.1.2 Recursos Humanos………………………………. 44
3.1.3 Volumen y Tipología Documental…..…………… 45
3.1.4 Condiciones de la Documentación………………. 45
3.1.5 Procesos Archivísticos…………………………… 46
3.1.6 Recursos Archivísticos…………………………… 47
II
3.1.7 Recursos Tecnológicos…………………………… 47
3.1.8 Recursos Financieros…………………………….. 48
3.2 Elaboración de la Propuesta de Organización del Archivo de
Trámite ……………………………………………..............................
49
3.2.1 Procesos Archivísticos………...………………….. 49
3.2.2 Instrumentos Archivísticos......….………………... 50
3.2.3 Recursos Tecnológicos…………………………… 57
3.2.4 Recursos Archivísticos............................................ 58
3.2.5 Recursos Humanos y Materiales…......................... 60
3.2.6 Plan de Trabajo…………….................................... 62
Conclusiones ......................................................................................... 63
Recomendaciones…………………………………………………….. 64
Bibliografía............................................................................................ 65
Anexos................................................................................................... 69
III
P R E F A C I O
El presente trabajo surge de la necesidad de tener la información
sistematizada para la fácil localización, y así poder tomar las mejores
decisiones dentro de las áreas que forman la Junta de Asistencia Privada.
Es por ello que se exponen las ideas centrales que servirán de
beneficio al flujo de información de la Junta de Asistencia Privada,
animado por una profunda fe en la ciencia y el progreso.
Uno de los retos que se enfrentó la realización del trabajo fue la
oposición de la Dirección Administrativa, justificando que el archivo no
tiene suficiente importancia.
Sin embargo, se logro realizar gracias al Dr. Francisco Millán
Soberanes ex Presidente de la Junta de Asistencia Privada quien apoyo
siempre la idea de sistematizar el archivo, por otro lado al término de su
gestión se pensó que el seguimiento a lo implantado ya no se le daría
continuidad, afortunadamente no fue así, pues al llegar las nuevas
autoridades se dio seguimiento, gracias a que el Lic. José Díaz García
Director Jurídico llego con la idea de que el archivo que custodia la Junta
es de gran valor, por ello otorgo todo su apoyo para la continuidad de los
procesos.
IV
INTRODUCCIÓN
En la actualidad las instituciones se encuentran ante la problemática
organizacional parcial o total de sus acervos, esta situación se propicia por
la falta de una sistematización en los mismos.
No importando cuales sean las circunstancias que la generen, el hecho
esta en que constantemente se requerirá de la información, para ejecutar sus
procedimientos administrativos con mayores niveles de eficacia.
El apoyo de un archivo organizado para toda institución pública o
privada determina la definición y aplicación de una buena administración
contribuyendo a la resolución de los fines que persigan.
El método utilizado fue el analítico, pues lo que se hizo fue
descomponer un problema en las partes que lo integran.
En razón de lo antes mencionado, se ha elaborado en el Archivo de
Trámite de la Junta de Asistencia Privada, integrado por tres capítulos que
se describen a continuación.
El primer capítulo, aborda tres aspectos: el primero se analizan los
antecedentes históricos de la Junta de Asistencia Privada, en segundo lugar
se plantea la misión y visión que tiene la institución en donde se menciona
cuales son sus expectativas y actividades por la que fue creada asimismo, lo
referente a su estructura orgánica, aquí además se describen las funciones
de cada una de las direcciones actuales.
V
El segundo capítulo, contiene los aspectos teóricos archivísticos, y se
analizan las distintas definiciones de autores sobre la organización de
archivos, las funciones y actividades que se ejecutan en el Archivo de
Trámite, así como lo relativo a la Ley de Transparencia del Distrito
Federal.
La propuesta de organización se encuentra en el tercer capítulo, aquí
se describe la aplicación de los procesos archivísticos necesarios para la
optimización del servicio.
Por último se encuentran las conclusiones y recomendaciones, así
como los anexos.
1
CAPÍTULO 1
1. LA JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA DEL DISTRITO
FEDERAL
En este capítulo se analizaran los antecedentes de la Institución, aspectos
de la planeación estratégica, y para concluir los cambios que ha sufrido su
estructura orgánica hasta el día de hoy.
1.1 Antecedentes de la Junta de Asistencia Privada del Distrito
Federal.
A principio del siglo XVIII, el Estado Mexicano comienza a considerar la
necesidad de participar en la provisión de la caridad, sin embargo, la pugna
con la Iglesia Católica llevó a un fuerte debate y con ello surgió la duda de
quien se haría cargo del control de la asistencia.
El largo proceso, suscito un movimiento de ideas que se registraron entre
los siglos XVIII y XIX. En el siglo XVIII existían algunas fundaciones, sin
embargo, no surgieron otras Instituciones con relevancia, para ayudar a la
población.
Se fundó el Colegio de las Vizcaínas, en donde solo podían acceder las
niñas de buena familia, transcurrido el año de 1756 se fundó el Hospital de
Terceros, lugar exclusivo para los jesuitas y miembros de su organización,
otras mas que fueron fundadas años después son, la Casa de Cuna legado que
dejo el Arzobispo Lorenzana y el Hospital de Pobres dedicado a corregir
niños.
2
La asistencia privada se fundo en nuestro país a partir del siglo XlX, su
característica fue de profunda desigualdad, la población de ese tiempo contaba
con escasos recursos económicos, muy pocos podían acceder a servicios
educativos o salud pública, porque la mayoría pertenecía al ámbito rural.
Otra situación por la que no se podía acceder a estos servicios fue la
concentración de la riqueza en pocas manos y con ello se dejaba sin
posibilidades a la mayoría de la población.
En este sentido la tasa de mortalidad infantil y materna que presentaba
México en esa época fue muy alta, como consecuencia la edad promedio de
vida no rebasaba los 50 años.
Debido a la desigualdad de vida las instituciones públicas eran
insuficientes para atender a la población; por ello las organizaciones religiosas
se dedicaron a brindar apoyo a los más desprotegidos.
Para el año de 1810 la situación fue grave dentro de los hospitales, por el
inició del movimiento de Independencia, este mismo trajo como consecuencia
que las personas generosas dejaran de hacer donativos, por esto mismo la
República del año 1821 recibió los establecimientos de beneficencia casi a
punto de extinguirse, resultado de la guerra que dejo una gran miseria.
Al pasar el país por diferentes movimientos como los de Ayutla y el
triunfo de la Reforma, en donde el Gobierno tiene una nueva obligación, que
mas allá de ser caritativa, es llevada a cabo por el Presidente Juárez la cual
consiste en poner bajo el control del estado a la Beneficencia Privada.
3
Como resultado de las Leyes de Reforma el Gobierno de aquel tiempo
decidió proteger las voluntades de los particulares que ya tenían creada una
fundación “mediante la primera Ley de Beneficencia Privada para el Distrito
Federal y territorios en 1899” 1
La ley promulgada el día 7 de Noviembre del mismo año por el
Presidente Porfirio Díaz, fue además instituida para festejar el día de la
Asistencia Privada en México.
El gobierno observó lo difícil que resultaba cargar con los gastos de la
Beneficencia Privada, y que esta afectaba a los usuarios de las fundaciones,
entonces decidió restituir los bienes a los establecimientos de asistencia como
al Hospital de Jesús, Colegio de Vizcaínas, entre otros.
En la época del Porfiriato, que comprendido entre los años de 1877 a
1911 se declaró la constitución de la Junta de Asistencia privada.
El texto del documento refiere lo siguiente:
“Se establece una Junta de Asistencia Privada, compuesta de tres personas de
las mas acreditadas por su honorabilidad y sentimientos filantrópicos; los
miembros de esta Junta serán nombrados por el Ejecutivo y no disfrutaran
remuneración alguna” 2
1 Nacional Monte de Piedad. Historias de vocación y compromiso. 2004. Marca de agua. p 9.
2 Diario oficial del supremo gobierno de los Estado Unidos Mexicanos del 7 de Noviembre de 1899. p. 10.
4
A partir de este decreto, se acentúan sus atribuciones tales como: vigilar y
promocionar las fundaciones que en el momento estaban establecidas por los
particulares.
La primera mesa Directiva de la Junta fue integrada por las siguientes
personas: “el Senador Sebastián Camacho como Presidente de la Junta; el
Señor Emilio Pardo, Primer Vocal: el señor Luis G. Lavie, como segundo
vocal”3
Dada esta disposición las instituciones no lucrativas obtuvieron su
personalidad jurídica.
El decreto que establece lo anterior se encuentra en el artículo primero
transitorio de la Ley de Beneficencia Privada para el D.F., y Territorios
Federales de 1904 y que dice en el “Artículo único: El Hospital de la Purísima
Concepción u Hospital de Jesús de Nazareno, de esta capital fundado por B.
Hernando de Cortés continuara funcionando, como Institución de
Beneficencia Privada, con personalidad jurídica para el objeto de su
constitución y con el goce de las franquicias que concede la ley” 4
En la época del Porfiriato fue cuando “las comunicaciones postal,
telegráfica y aun telefónica, se ampliaron hasta cubrir muy buena parte del
territorio nacional”5 sin embargo, poco se sabe de la contribución que hizo a
los más necesitados.
3 Nacional Monte de Piedad. op. cit. p.41.
4 Expediente de la sección “Constituciones”. Archivo de Trámite de la Junta de Asistencia Privada. 1904.
Hoja 186. 5 Cosìo Villegas, Daniel. Historia mínima de México. 1974. p 128.
5
La función principal de la Junta ha sido: vigilar la administración de las
fundaciones y el dar cumplimiento a los testamentos de los que así
dispusieron.
Después de la crisis que vivió el país, las Instituciones de Asistencia
fueron consolidándose, y ayudaron a que los problemas de marginación
comenzaran a disminuir, también la Junta fortaleció sus actividades con un
nuevo proyecto, contribuyendo para que la asistencia privada respetara los
lineamientos establecidos por la ley.
Solo por mencionar algunas de la instituciones que alberga desde que fue
constituida la Junta se encuentran el Nacional Monte de Piedad, el Hospital
del Beneficencia Española, el Monte Pío, la Fundación Mier y Pesado, Cruz
Roja, Cruz Blanca Neutral, San Ignacio de Loyola ó Colegió de las Vizcaínas,
entre otras.
La Junta, actualmente vigila las acciones de las instituciones existentes,
para ello tiene una organización administrativa reestructurada para su mejor
funcionamiento, diferente a años anteriores.
6
1.2 Misión y Visión
Toda institución pública o privada debe tener clara cual es su misión, es
decir su razón de ser; así como también su visión, que realizará a largo plazo.
La Misión de la Junta de Asistencia Privada es la siguiente:
“Supervisar que las Instituciones de Asistencia Privada (IAP) cumplan
con lo establecido en la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para
el Distrito Federal (LIAPDF).
Apoyar el desarrollo de las IAP y verificar que se otorguen servicios de
calidad con pleno respeto a la dignidad y los derechos humanos de las
personas que atienden.
Vigilar que se cumpla la voluntad de los fundadores de las Instituciones
de Asistencia Privada, independientemente de su permanencia en la
institución.
Garantizar la transparencia del destino de los donativos que reciben las
IAP.” 6
Otra parte importante en las instituciones es su visión la cual establece
como se visualiza la organización en el futuro.
La Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal tiene la siguiente visión:
“Consolidar a la JAPDF como órgano rector de la Asistencia Privada,
con mayor presencia en medios de comunicación, foros y ante
autoridades delegacionales del Distrito Federal. Dar continuidad a la
6 Consejo Directivo de la Junta de Asistencia Privada. Manual de calidad con responsabilidad social. 2005.
p.5.
7
profesionalización del personal que trabaja en las instituciones y en la
Junta.
Mantener el ambiente de colaboración que existe entre la Junta y las
instituciones, con respeto y apego al marco legal vigente.
Continuar la modernización de los servicios de manera que signifiquen
para las IAP y la Junta, ahorro de tiempo y reducción de costos de
operación.
Administrar con transparencia y eficacia los recursos humanos,
financieros y materiales de la Junta, para mantener sus finanzas sanas.
Contribuir al fortalecimiento de las IAP promoviendo su participación
responsable y comprometida.
Apoyar el desarrollo organizacional y la profesionalización de los
servicios asistenciales de las IAP.
Promover alianzas estratégicas para la procuración de fondos.
Contribuir al desarrollo de una cultura de respeto a las personas
atendidas por las IAP.” 7
El tener bien definidos los puntos anteriores se reflejara en el trabajo,
apoyando a este mismo en su estructura orgánica, aspecto que se analizará en
el siguiente punto.
7 Consejo Directivo de la Junta de Asistencia Privada. op. cit. p.8.
8
1.3 Estructura Orgánica
En este apartado se analizan los cambios que ha tenido el organismo a
través del tiempo, para cada una de las partes del organigrama actual.
Cuando se fundo la Junta inicio con una estructura administrativa
mínima: un Presidente y dos vocales.
El órgano regulador de las Instituciones de Beneficencia Privada, con esta
elemental estructura empezó su tarea; dato importante fue que las personas
designadas no tuvieron retribución alguna debido al giro asistencial.
La Junta modifico su organigrama en 1936 para atender nuevos retos y se
conformo de la siguiente manera: Presidencia, un Secretario General y seis
Vocales, con las obligaciones que regia a las Instituciones, para ese tiempo
una de las áreas se integraba por oficinas técnicas. Un ejemplo es la sección
administrativa.
“La sección administrativa a cargo de un jefe de sección, un Ingeniero
auxiliar, ocho empleados, un conserje y un mozo. Esta formada por las mesas
de: ingeniería, arrendamientos y predios, registros y legalización, estadísticas
y créditos hipotecarios, trámite general y acuerdos de la junta, control
correspondencia y archivo” 8
8 Expediente de la sección de “Constituciones”. Archivo de Trámite de la Junta de Asistencia Privada.1936.
Hoja 2.
9
La Junta en 1981 tenía su estructura de acuerdo a un reglamento interior
referente a la organización:
“Articulo 2: Para su funcionamiento interior, se compondrá de las siguientes
oficinas:
a) de la Presidencia
b) Administrativa
c) Inspección y vigilancia
d) Jurídica y de trabajo social” 9
En 1983 en la Presidencia del señor, Don Rubén Aguilar Monteverde la
Junta dependía de la entonces Secretaría de Salubridad y Asistencia.
En la gestión del Licenciado José M. Cuarón (1985) la Junta fue adscrita
a la Secretaría de Salud, en esta época ya contaba con patrimonio propio. En
este mismo año sucedieron los terremotos que sacuden a la ciudad de México,
el acontecimiento permitió que surgiera un número importante de instituciones
de ayuda, conjuntamente con ellas las ya existentes como la Cruz Roja y la
Beneficencia Española (lo que se conoce como el Hospital Español) que
toman mayor fuerza, junto a estas la Junta se fortalece como órgano rector de
la asistencia.
Por la evolución de la Institución, nuevamente se vio en la necesidad de
actualizar su organigrama y quedo integrado de la siguiente manera: “un
9 Diario Oficial de la Federación. México: Viernes 28 de enero de 1944. Hoja 23.
10
Consejo, Presidente, Delegado, un Departamento Jurídico con sus respectivos
asesores, y tres direcciones: técnica, asistencial y administrativa”10
En 1992 la Presidencia fue presidida por el Licenciado Víctor García
Lizama (actual Vicepresidente de Farmacias Similares), en este periodo la
Junta realizo una reestructuración solicitada por el gobierno, esta misma se
acento en el siguiente texto:
“......que con fecha 8 de enero de 1991, esta Junta de Asistencia Privada
dejo de ser un órgano desconcentrado de la Secretaría de Salud pasando al
Departamento del Distrito Federal como órgano administrativo
desconcentrado con fundamento en el artículo 84 de la Ley de Instituciones de
Asistencia Privada el cual fue reformado en el Diario Oficial de la Federación
el día 7 de enero de los corrientes” 11
En 1997 cuando el Departamento del Distrito Federal cambió a Gobierno
Distrito Federal, y su titular fue el Ingeniero Cuauhtémoc Cárdenas
Solórzano, la Junta de Asistencia Privada continua como órgano
desconcentrado de la administración local, esta disposición oficial se
encuentra en la Ley de Instituciones Asistencia Privada en el artículo 70 y
menciona que “La Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal es un
órgano desconcentrado de la Administración Pública del Distrito Federal, con
10
Expediente “Constituciones” de la Junta de Asistencia Privada. Archivo de Trámite de la Junta de
Asistencia Privada. 1936-1999.Hoja 378. 11
Expediente de la sección de“Constituciones” . Archivo de Trámite de la Junta de Asistencia Privada. 1936-
1999.Hoja 378.
11
autonomía técnica y operativa, jerárquicamente subordinada al Jefe de
Gobierno del Distrito Federal” 12
1.3.1 Organigrama Actual.
La estructura orgánica vigente esta integrada de la siguiente forma: un
Consejo Directivo, Presidencia de la Junta, Secretaría Ejecutiva, Contraloría
Interna y cuatro Direcciones, para mas información con respecto a este punto
se puede consultar el cuadro No. 1.
12
Ley de Instituciones de Asistencia Privada. México: 10 de Diciembre de 1998. Monte Pió Luz Saviñón. p.
32.
12
(Cuadro No. 1)
Organigrama de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal
Fuente: Consejo Directivo de la Junta de Asistencia Privada op. cit. p. 8.
Consejo Directivo
Contraloría Interna
Presidencia de la Junta
Secretaría Ejecutiva
Dirección de Evaluación Financiera.
Dirección de Evaluación Asistencial
Dirección Jurídica
Dirección Administrativa
Archivo de Trámite
13
A continuación se describe en forma breve como esta integrada la
estructura orgánica administrativa:
El órgano supremo es el Consejo Directivo formado por el Presidente de
la Junta, cinco representantes de las Instituciones de Asistencia Privada y por
los titulares de las Secretaría de Desarrollo Social, de Gobierno, de Finanzas
y Salud, el Director del Desarrollo Integral de la Familia, todos los
funcionarios del Gobierno del Distrito Federal; por parte del Gobierno Federal
se encuentra un representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
La Presidencia de la Junta se elige de una terna que eligen los titulares de
las fundaciones, que a su vez se turna al Jefe de Gobierno del D.F., este
designará al nuevo Presiente de la Junta y su gestión tendrá un periodo de tres
años. Sus actividades más relevantes son delegar las funciones que no están
encomendadas al Consejo Directivo, así como ordenar las visitas de vigilancia
a las instituciones, la verificación de los estados financieros y la contabilidad
El titular de la Secretaría Ejecutiva, es designado por la Presidencia de la
Junta en turno; sus actividades más importantes están consignadas en la Ley
de Instituciones de Asistencia Privada, y son: convocar a las sesiones
ordinarias como extraordinarias, darle seguimiento a los acuerdos tomados por
el Consejo Directivo y auxiliar a la Presidencia en sus actividades.
El titular de la Contraloría Interna es designada directamente por la
Contraloría General del Gobierno del Distrito Federal, se encarga de vigilar
como se erogan los recursos financieros por las diferentes áreas de la
institución, sin embargo en la sesiones de consejo tiene voz pero no voto.
14
A continuación se realiza la descripción de las actividades de cada una de
las direcciones.
La Dirección de Evaluación Financiera es la instancia que proporciona
asesoria en materia financiera, fiscal y administrativa, realiza las visitas de
inspección a las Instituciones, en donde se elabora un diagnóstico con el fin
de saber las condiciones de sus recursos y con ello proponer alternativas para
tener sanas sus finanzas. Además, ayuda a las instituciones a tramitar
certificados para la reducción de impuestos locales y Federales.
La Dirección Jurídica, es la encargada de la asesoria legal que necesitan
las Instituciones vigilando además, que se encuentren dentro del marco
jurídico que marca la Ley de Instituciones de Asistencia Privada y otras
disposiciones en materia jurídica. Su trabajo se extiende a todas las áreas
internas de la Junta, con el fin de que el organismo también siga al pie de la
letra las disposiciones que la rige.
La Dirección de Evaluación Asistencial tiene la función de hacer cumplir
los objetivos asistenciales de cada una de las instituciones, proporciona
asesorias para poder cumplir con los servicios que cada institución presta, con
el fin de que el usuario final cuente con un servicio de calidad.
Por último la Dirección Administrativa se dedica a la administración de
los recursos financieros, materiales y humanos con que cuenta la Junta,
además apoya a cada una de las áreas internas con lo necesario para el buen
desarrollo de sus actividades, a través de esto la Dirección administrativa
ayuda al cumplimiento de los objetivos particulares de estas mismas.
15
Es importante mencionar que en esta Dirección esta adscrito el Archivo
de Trámite, lugar donde se efectúa la gestión de documentos, y se prestan los
servicios de consulta y préstamo de expedientes, envió de toda la información
de salida, consultas telefónicas sobre la información resguardada, así como la
aplicación de los procesos técnicos.
Con todo lo anteriormente descrito se tiene un panorama de la institución
y sus diferentes aspectos como son: históricos, de planeación estratégica y su
organización administrativa, así como también cada una de las funciones de
las áreas que la integran y una descripción breve de sus servicios archivísticos.
En el siguiente capítulo del trabajo se analizaran los aspectos teóricos de
la organización de los archivos.
16
CAPÍTULO 2
2. LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LA
ADMINISTRACIÓN LOCAL Y LA LEY DE TRANSPARENCIA DEL
DISTRITO FEDERAL.
En el segundo capítulo se analizarán las diferentes definiciones del
Archivo de Trámite, sus funciones y actividades, la teoría archivística, en los
aspectos de organización de archivo, procesos de clasificación y ordenación y
como último se revisaran algunos artículos de la Ley de Transparencia del
Distrito Federal.
Tradicionalmente se ha concebido que el manejo de información en
instituciones públicas y privadas se centre en aquellas etapas archivísticas de
gestión y Archivo de Concentración, una vez adquirido el valor secundario, se
envía a los archivos Históricos o su destrucción total, es así que los
documentos atraviesan a lo largo de su vida por tres etapas también conocidas
como fases, determinadas por los valores y el uso que tenga para la institución
a este proceso se le llama ciclo vital del documento.
En cada fase se tiene un tipo de archivo, en la primera el archivo de
trámite, en la segunda el de concentración en donde el documento se
encuentra semiactivo, y por último el archivo histórico que resguarda la
información para la consulta del público en general.
Para fines de la investigación únicamente se analizará el Archivo de
Trámite.
17
2.1 Archivo de Trámite
Antes de iniciar la descripción de la primera fase del documento, se
considera importante mencionar brevemente que la palabra archivo es
originaria del “latino archivum, usado por Tertuliano, parece que por primera
vez, procede el termino español de archivo, italiano de archivo, francés
archiv” 13
El archivo se compone de “un conjunto de documentos, sin importar su
fecha, su forma o soporte material. Desde el punto de vista de sus caracteres
externos, cualquier documento puede formar parte del archivo”14
El Autor Manuel Vázquez Murillo refiere que: “el documento de archivo
es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado
de una actividad administrativa y tiene como fin impartir un orden, probar
algo o meramente transmitir una información”15
Este conjunto de documentos para poder llamarlo archivo tiene que
cumplir con los siguientes elementos:
1.- El nacimiento y funcionamiento de una institución que genere documentos.
2.-“La decisión expresa de que estos sean conservados” 16
3.-“El orden que posibilita la localización de los mismos” 17
13
Pozuelos Campillo, Maria Paz Martín. La construcción teórica en archivística: El principio de procedencia.
1996. p.107. 14
Vázquez Murillo, Manuel. Manual de selección documental.1995. p. 45 15
Ibídem. p. 45 16
Pozuelos Campillo, Maria Paz Martín. op. cit. p. 107. 17
Ibídem. p.108.
18
Este mismo se encuentra al alcance de las oficinas administrativas de una
institución, contiene “los documentos de gestión, es decir, todos aquellos que
se están tramitando, en cuanto los de uso frecuente dentro de cada
dependencia” 18
El glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de
administración describe que en un archivo de trámite se “conservan
expedientes que por su naturaleza requieren una consulta constante así como
expedientes de asuntos en movimiento y cuya consulta es necesaria para la
toma de decisiones” 19
El Archivo de Trámite también conocido como activo, contiene “los
documentos de recién actualidad y, en consecuencia de consulta diaria. Por lo
tanto es necesario para el desarrollo de las tareas y actividades de los puestos
de trabajo” 20
El Archivo de Trámite que genera cualquier persona física o moral
“contiene documentos de asuntos en movimiento frecuente para la toma de
decisiones e indispensables para el desarrollo de la actividad o función de la
cual derivan” 21
Después de haber consultado a diversos autores se puede plantear que la
documentación que se gestiona a diario en toda institución, se localiza en el
Archivo de Trámite y con ello se define que es el lugar donde se resguarda
18
Cruz Mundet, José Ramón. Archivos municipales de Euzkadi. Ed. Gobierno Vasco.1996. p.47. 19
Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración. México: SEP ENBA
1980. p.21. 20
Centro de Estudios Adams. Técnicas de archivo. 2002. p.16. 21
Schellemberg, Theodore R. Archivos modernos: Principios y técnicas. 1987. p.354.
19
información que ha iniciado su tramite y que esta relacionada con las
actividades diarias de un organismo y se encuentran cumpliendo con la
primera fase del ciclo vital del documento.
A continuación se revisa la valoración documental dentro de los archivos.
La valoración documental primaria se encuentra en el Archivo de trámite
y la secundaria dentro del Archivo de Concentración.
Los valores primarios: “le corresponden a los documentos mientras sirven
a la institución productora y al iniciador, o beneficiario del documento, y sirve
para resolver asuntos inmediatos o administrativos es decir, los valores legal,
fiscal y administrativo que tienen los documentos” 22
El seguimiento de la información recibida en las instituciones para su
trámite constituye un ejercicio esencial, por ello se deben tener bien definidas
las funciones y actividades dentro de la unidad, aspectos que a continuación se
describe.
2.2 Funciones del Archivo de Tramite
Después de haber analizado algunas de las principales características del
Archivo de Trámite, se plantean las funciones deben realizarse en esta unidad
de archivo, y que sirven como medio para una buena administración.
22
Ríos González, Juan Martín. Administración de documentos para el archivo de la Subsecretaria de
Educación Superior e Investigación Científica. 2003. p. 13.
20
Cuando en la unidad de archivo, no se llevan las actividades de la mejor
manera se corre el riesgo de almacenar documentos sin orden alguno
complicando su localización y también el seguimiento de los objetivos
institucionales.
En el archivo de trámite “se realizan actividades que ayudan a organizar
el acervo, garantizando una conservación, resguardo y consulta eficiente para
todas las áreas, aplicando medidas de seguridad que eviten la perdida y
destrucción de los documentos.” 23
Si tenemos en cuenta que estas funciones son de vital importancia para el
archivo de toda institución y que incrementará las consultas, será “un centro
de documentación a disposición de otras áreas, y no solo un instrumento de
conservación de los diversos documentos.” 24
Tienen más relevancia los Archivos de Trámite de las dependencias de
gobierno pues en ellos se resguarda la documentación de carácter político-
cultural de las mismas.
Por todo lo anterior, se menciona como primer paso las funciones más
importantes del archivo de Trámite, en segunda instancia las actividades a
realizar para el mejoramiento de la información resguardada.
Las funciones más importantes realizadas en Archivo de Trámite son las
siguientes:
23
López González, Guadalupe. Creación del archivo de concentración de EPECSA.2002. p.13. 24
Ávila Luna, Maria Longina. La organización como parte en la unidad de archivo.1994. p.17.
21
Custodia: Aplicar la conservación de la información gestionada de
forma sistemática.
Recepción de documentos: Como resultado de las gestiones diarias en la
institución al recibir la información.
Clasificación: La identificación y agrupación de los documentos.
Depuración: Seleccionar la documentación, para destruirla o enviarla al
Archivo de Concentración.
Rapidez: Eficiencia del archivo y se “logra a través de la combinación y
adecuada interrelación de los medios humanos y físicos” 25
que
intervienen en las funciones anteriores.
Economía: El buen manejo del recurso financiero en toda actividad es
indispensable, y más aún en el archivo. Es considerada una inversión
cuando su operación es realizada con el menor coste posible; haciendo
un paréntesis que el hecho de hacer reducciones en este aspecto no
quiere decir que los recursos humanos y físicos tengan que ser
restringidos.
Después de haber descrito las funciones de un Archivo de Trámite, a
continuación, se enuncian las actividades que se llevan dentro de esta unidad:
Ubicar la información con una clasificación dependiendo las
características de la documentación haciéndola accesible, al momento
de requerirla.
Registrar la documentación de entrada y salida para evitar el extravió o
perdida de información.
25
Jiménez Rodríguez, Mario. Archivos administrativos.1983. p.16.
22
Abrir expedientes iniciando la identificación y glosa de los documentos
recibidos.
Préstamo y consulta de expedientes, bajo medidas de control
pertinentes, que servirán para tener un registro lo más completo posible
de las consultas y préstamos.
Preparar la documentación para su transferencia al Archivo de
Concentración, identificando los valores primarios: legal, fiscal,
contable y administrativo.
“Promover las condiciones idóneas que deben reunir las instalaciones
para su utilización y seguridad ” 26
Crear instrumentos adecuados para el manejo, control y descripción de
los documentos.
“ Mantener a disposición de las diversas áreas de la dependencia los
documentos que se encuentran bajo su custodia, para que sean
consultados en el curso de las gestiones institucionales” 27
Algunas de las actividades en el Archivo de Trámite se pueden realizar de
forma lenta debido a factores como el recurso financiero, en donde es
necesario proveer los instrumentos para el buen funcionamiento del mismo.
En síntesis, todos los lineamientos que se generen de un Archivo de
Trámite se conciben como mecanismos completos, delimitados y
26
López González, Guadalupe. op. cit. p.15. 27
Archivo General de la Nación [en línea] Archivo General de la Nación. Diciembre 2005. http//:
www.agn.mx. [Consulta 10 de Diciembre 2005]
23
homogéneos, ellos están destinados a controlar de la mejor manera la
información, garantizando al usuario el rápido acceso.
Por último, para brindar un mejor servicio de un archivo, debe existir una
coordinación real de las actividades entre las oficinas generadoras, así como
de los archivistas que laboran dentro de la Unidad de Trámite, dando como
resultado la distribución racional de las actividades.
Para que la documentación fluya de manera correcta en las tres fases es
importante la organización de la información, por ello a continuación se trata
en el siguiente apartado.
2.3 Organización de Archivos
Antes de iniciar cualquier actividad hay que planear cada uno de los
pasos a seguir, y así obtener los resultados deseados.
Desde el punto de vista de la administración, la organización es aquella
que se “ocupa de escoger que tareas deben realizarse, quien la tiene que hacer,
como deben agruparse, quien se reporta a quien y donde tomarse las
decisiones” 28
En el libro del autor Ferry menciona que “es el arreglo de las funciones
que se estiman necesarias para lograr objetivos y una indicación de la
28
Stephen P., Rubbins. Administración: Teoría y práctica. 1987. p.54.
24
autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la
ejecución de las funciones respectivas” 29
Para el autor David P. Hampton la organización es: “el proceso en un
sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por
objetivos alcanzar metas en un ambiente dinámico” 30
El autor López Gómez, Pedro conceptualiza la organización como la
“operación intelectual y mecánica para la que diferentes agrupaciones
documentales se relaciona de forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e información” 31
Con lo anterior, se plantea que las diferentes ocupaciones de las unidades
documentales, en donde se registran divisiones de trabajo, se pueden hacer
complejas y duplicarse si no hay una organización y se delegan las
responsabilidades necesarias.
Antes de que surgiera la organización científica, en los archivos existió su
antecesora la empírica, los conocimientos surgieron a través de la experiencia
que poco a poco se fueron fortaleciendo, así después de varios intentos
nacieron los principios que hoy en día le dan sustento a la organización de los
archivos.
29
Reyes Ponce, Agustín. Administración de empresas: teoría y práctica. 1996. p. 214. 30
P. Hampton, David. Administración.1982. p. 93. 31
López Gómez, Pedro; Gallego Domínguez Olga. Actas de Jornadas de documentación automatizada en:
Archivos y Documentación. 1994. p. 85.
25
La organización archivística es el resultado de la problemática recabada
en el diagnóstico, el mismo se define como el instrumento que muestra los
recursos actuales de una unidad de archivo.
Proporcionando los elementos necesarios para llegar a una
sistematización acorde a las necesidades de la información, teniendo como
objetivo brindar el mejor servicio a los usuarios; las ventajas que tiene el
llevar a cabo esta evaluación dentro de la unidad de archivo coinciden con las
de la administración, el llevarla de forma sistemática constituye un medio para
elevar una buena calidad en los servicios, por que con estas mismas se da el
inicio a una buena administración.
El término organización en la archivonomía se define como: “la
operación englobada en el tratamiento archivístico que comprende las
operaciones de identificación y clasificación, las tareas de ordenación,
descripción e instalación” 32
La organización dentro de cada una de las áreas de una institución tiene
un gran valor, sin embargo en la mayoría de estas, la organización de un
archivo es considerada una labor menor, o como un destino de castigo, incluso
en algunas instituciones se toma como elemento que no se debe de incluir
dentro de la administración.
32
Documentalmente [en línea] Documentalmente. Diciembre 2005. http: //www. documentalmente.
blogspot.com [Consulta 2 diciembre 2005].
26
La mayoría sabemos que la información se encuentra en los archivos,
pero no damos cabida a que estos se encuentran desorganizados, ocasionando
una difícil respuesta al solicitante del documento.
Una buena organización sistemática “utiliza métodos naturales con los
documentos, es decir, mediante principios como el respeto a la procedencia y
a la estructura interna de los fondos” 33
Algunas de las tareas para la organización de un archivo son: un sistema
de clasificación, saber de que manera se encuentra su estructura orgánica de
entre los mas importantes, de ello dependerá que se cumpla con el objetivo
que persigue la administración de un archivo.
El tener la documentación bien administrada mejorara el flujo de la
información dando como resultado una mayor capacidad de respuesta y la
terminación adecuada de las gestiones diarias de una institución.
El mencionar sobre administración de documentos en un archivo no se
refiere a uno solo, si no que se debe de llevar a las tres fases que integra el
ciclo vital del documento para que los procesos sean homólogos en toda la
institución y así “lograr mediante normas precisas, reducir la cuantía de los
factores que hacen deficitario su funcionamiento” 34
33
Documentalmente [en línea] Documentalmente. Diciembre 2005. http: //www. documentalmente.
blogspot.com [Consulta 2 diciembre 2005].
34
Jiménez Rodríguez, Mario. op. cit p.15.
27
El archivo al igual que un organismo constituye una institución propia, es
decir, son organizaciones documentales especializadas e importantes para la
comunicación.
En el siguiente apartado, se analizan los principios por los que debe
regirse el archivo para su buen funcionamiento y que juntos forman la teoría
archivística.
2.4 Teoría Archivística
Al implementar una metodología en un trabajo archivístico es
fundamental sustentarlo con los principios de procedencia y orden original.
“Estos principios conforman todo un sistema para preservar y organizar los
documentos de acuerdo con su función inicial y ordenación” 35
Para efectos del presente trabajo es necesario, tomar en cuenta estos
principios, por esto mismo en esta parte se analizan de forma breve su historia,
para después describirlos de forma particular.
En el año de 1794, Francia se enfrentá a un problema de organización de
un fondo enorme, la información que se recibía fue de las distintas áreas
políticas del país, por lo que necesitaba una gran labor.
Entre los años de 1839 y 1841 se aplicó el principio de “respecta des fond
que es una de las formas originales de lo que seria el principio de
procedencia” 36
35
Arévalo Jordán, Víctor Hugo. Técnicas de archivo. 2003. p.52. 36
Centro de Estudios Adams. op. cit. p .52.
28
Este principio es fundamental para la organización de un fondo, establece
que todo documento que genera un área debe conservar su integridad, y así
evitar que la información se encuentre separada, sin embargo para entonces el
principio de procedencia no daba cabida al orden que se debe de manejar en
cada área.
En el año de 1881 se combinan los dos principios y con ello se trata de
mantener “la estructura original del archivo donde se crearon los
documentos” 37
Así se prosiguió con el trabajo hasta que los holandeses Samuel Muller,
y J.A. Feith y R. Fruin en el año de 1898 en su Manual de Archivos describen
las siguientes normas:
En la primera enuncian que: “una colección archivística conforma un
todo orgánico, derivado de una fuente u oficina creadora común” 38
; en la
segunda prevalece: “el orden archivístico original y toda estructura no es el
resultado casual, si no consecuencia lógica de la organización, de un cuerpo
administrativo, cuyas funciones producen los documentos ” 39
Este método de organización debe respetar la naturaleza de los
documentos “si se hace bien, el resultado será siempre el mismo. Si el archivo
se desorganiza miles de veces, el orden originario siempre será reversible y el
mismo” 40
37
Ibíd. p.52. 38
Ibíd. p.52. 39
Ibíd. p.52. 40
Romero Tallafigo, Manuel. Archivística y archivos, soportes y organización. Sevilla:1997. p.405.
29
Algunos autores como Carol Couture o Antonia Heredia definen un solo
principio, y otros autores mencionan que son principios básicos.
Tomando en cuenta lo anterior, es importante mencionar que en México
se utilizan los dos principios (de procedencia y orden original), considerando
que existe una estructura orgánica definida de las cuales proceden los
documentos.
2.4.1 Principio de Procedencia
La importancia que tiene la procedencia de los documentos es a través
de la institución generadora, pues de ella emana toda la gestión y no de quien
tiene en custodia la información, así que de no existir un organismo no habría
que conservar.
El autor Schellemberg al respecto dice que: “el principio de procedencia
dispone que las unidades documentales que son el producto de entidades
orgánicas o de actividades orgánicas deben mantenerse intactos. Dispone que
cada unidad debe ser tratada como unidad integral y que no debe mezclarse
con los documentos de otras unidades.” 41
En esta denominación, se contempla que cada documento debe ir en
conjunto con el área o departamento que lo origino, si sucediera lo contrario se
estaría alterando y a la vez desorganizando la unidad documental.
Otros autores como Michael Ducheim expresan que: “sin el principio de
procedencia toda tarea archivística es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la 41
Schellemberg, Theodore R. Ordenamientos de archivos. Principio de procedencia. México: 1978. p.1.
30
sencilla razón de que todos los documentos pueden ser clasificados
temáticamente de dos o tres maneras” 42
Este principio, es de gran relevancia para asegurar los procesos de
clasificación y ordenación, la documentación debe prevalecer en el fondo que
pertenece.
2.4.2 Principio de Orden Original
El principio de orden original es otro principio fundamental de las
labores archivísticas fue propuesto por los alemanes que describen “que los
documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que
recibieron en el curso de la actividad de la dependencia que los creo” 43
Los alemanes sostenían su validez en tres condiciones:
1. -“Preservar las interrelaciones documentales que les son inherentes.
2-. Proveer información acerca de la creación y uso de los documentos o sobre
las actividades que testimonian.
3. - Agregar valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad
determinada.” 44
Sin duda el principio de orden original seguirá siendo parte funcional en
la organización, pues este principio sostiene que: “los documentos deben ser
mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de
la actividad oficial de la dependencia que los manejo”45
42
Ducheim, Michael. En: Arévalo Jordán, Víctor Hugo. op. cit. p.53. 43
Ibidem. p.53. 44
Ibidem. p.54. 45
Miller. M. Fredric. Ordenación y descripción de archivos y manuscritos.1990. p. 33.
31
Es así, que este principio ayuda en gran parte para mantener el orden
original que le asigno un área, facilitando con ello un control y seguimiento de
la información.
En el siguiente apartado se revisará la clasificación, otra parte principal
en la organización de los archivos.
2.5 Clasificación
La clasificación junto con otros procesos archivísticos sirve para
organizar un archivo, permitiendo la identificación de los documentos así
como para el préstamo de los mismos.
La autora Antonia Heredia menciona que: “para organizar el acervo de
cualquier institución es necesario aplicar un método archivístico encaminado a
recoger, conservar, ordenar, describir y servir los documentos” 46
La clasificación de los documentos inicia en su gestión, así se clasifican o
codifican los documentos basado en las semejanzas o diferencias existentes
que contengan.
Algunos autores como Giuseppe Continolo describen a la clasificación
como: “una técnica para la identificación y agrupación sistemática de términos
semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente
diferenciadas, según su tipología fundamental” 47
46
Heredia Herrera, Antonia. Archivística general teoría y práctica. 1996 p. 166-167. 47
Continolo, Giuseppe. El archivo en la organización moderna. 1973. p.18.
32
Para el autor Cruz Mundet clasificar es el proceso que consiste en:
“agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clase desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original” 48
Para la autora Antonia Heredia, clasificar es: “dividir o separar un
conjunto de elementos estableciendo claves, grupos o series, de tal manera que
dichos grupos puedan estar integradas formando parte de la estructura de un
todo ” 49
La importancia que tiene la clasificación se encuentra ligado al proceso
archivístico por que: “a través de ella va ser posible estructurar la organicidad
y funcionalidad de la institución o persona que produjo los documentos” 50
El proceso de dividir o separar, llamado clasificación siempre será
anterior a la ordenación, utilizando además el principio de procedencia que es
una base para identificar sus semejanzas o diferencias de la información, el
sistema a desarrollar debe ser sencillo y fácil de manejar, permitiendo hacer
adiciones y eliminaciones, a través de este los documentos podrán localizarse
en el momento requerido.
Los sistemas de clasificación que se utilizan son tres, el primero por
funciones se deriva de las acciones, es decir, las actividades que una
institución realice en el cause de su vida, el segundo por su estructura orgánica
en donde se reproduce la división de las áreas, y el tercero donde están
48
Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística.1996. p.23. 49
Heredia Herrera, Antonia. Op. cit. p.266. 50
Santoyo Bastida, Beatriz. Organización del fondo Ricardo Flores Magón.2003. p.54.
33
inmersos los asuntos o materias y establece el contenido que versa en los
documentos.
Para finalizar este apartado, se hace mención que al implantar un sistema
de clasificación, es necesario tomar en cuenta las necesidades del archivo y
sus características de la documentación, y así, determinar sin equivocación el
sistema adecuado.
2.6 Instrumentos Archivísticos
Para la organización de los archivos es necesario contar con instrumentos
archivísticos como por ejemplo el inventario y el cuadro de clasificación.
Inventario
El inventario documental es una herramienta que tiene una “finalidad
primera de control y la otra finalidad actual de información, siendo
confundido también algunas veces con lo que es una guía”51
Por ello es de gran ayuda en el conocimiento de los fondos documentales
de un archivo, pues en ocasiones también se extiende a los usuarios externos.
El inventario puede ser:
Somero: Este tiene elementos muy esenciales para su descripción y el uso
se limita al interior de una unidad de archivo.
51
Pescador del hoyo, Maria del Carmen. El archivo, Instrumento de trabajo. Madrid. 1993. Editorial Norma.
p. 14.
34
Analítico: El fondo a describir se realiza en forma más detallada, dando
lugar a que la documentación se pueda localizar en tiempo y forma.
La utilidad del inventario se menciona a continuación:
Es un instrumento para conocer la totalidad de la información de
un fondo.
Conocer que valores tiene la documentación.
Tener un instrumento de consulta interna y en algunos casos para
consulta de los usuarios.
Saber las características físicas de la documentación.
Para mas información con respecto al tema se puede consultar el anexo No. 1.
Cuadro de Clasificación
El Cuadro de Clasificación se define como: “una estructura jerárquica y
lógica que refleja, las funciones y las actividades de una organización, que
genera la creación o recepción de documentos” 52
Estos instrumentos serán
retomados como parte de la propuesta de organización en el tercer capítulo.
52
Cruz Mundet, José Ramón. op. cit. p.244.
35
2.7 Ordenación
La ordenación permite acomodar documentos dentro de un universo de
expedientes mediante una secuencia que facilite la consulta de información, en
donde se aplican las siguientes actividades:
Una intelectual en donde se elige la unidad documental y la física, en la
cual se consideran criterios de orden para conservar los documentos en el
lugar apropiado.
El autor Cruz Mundet dice que la ordenación se aplica “en el seno de los
expedientes siguiendo la lógica de su tratamiento que, por lo general,
coinciden con su secuencia cronológica. Los expedientes a su vez se ordenan
dentro de las series de acuerdo con la misma lógica” 53
Esta operación es indispensable para controlar la información, “se podrá
ordenar en forma alfabética, cronológica, numérica, alfanumérica u otra” 54
2.8 Ley de Transparencia del Distrito Federal
El proceso administrativo que diario aplica una institución le sirve para
vigilar el cumplimiento de planes y programas de trabajo, además evaluar los
mismos para tomar las mejores decisiones.
Como se puede observar es fundamental la información para la toma de
decisiones, tanto de una persona física o moral.
53
Cruz Mundet, José Ramón. op. cit. p.230. 54
Santoyo Bastida, Beatriz. op. cit. p.55.
36
En el caso del Distrito Federal la sociedad puede acceder a la información
que genera un organismo de la ciudad y con ello saber como se erogan sus
impuestos, el caso concreto es la Ley de Transparencia del Distrito Federal,
que en su artículo tres plantea lo siguiente :
“En sus relaciones con los particulares, los órganos Ejecutivo,
Legislativo, Judicial y Autónomos por Ley, así como aquellos entes públicos
que ejerzan gasto público, atenderán a los principios de legalidad, certeza
jurídica, información, celeridad, veracidad, transparencia y publicidad de sus
actos”55
Como se puede apreciar en el anterior artículo de la ley, cita de forma
clara que quien erogue gasto del erario público o sea autónomo se vera
obligado a facilitar la información que custodia.
Sin embargo, a pesar de que la Junta de Asistencia Privada es un órgano
desconcentrado de la Administración Pública del Distrito Federal, los
ciudadanos no pueden ser privilegiados por este derecho debido a los
siguientes motivos:
1. - El gasto que ejerce la Junta proviene de los donativos que reciben las
instituciones de Asistencia Privada, de estos una parte se otorga como
obligación legal para llevar a cabo la operación de la Junta, por lo tanto el
gasto que eroga es 100% privado.
55
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. 8 de mayo de 2003. p. 2.
37
2. - La información que custodia en sus archivos esta ligada a la historia
de las Instituciones de Asistencia Privada, y no a la vida política de la ciudad,
resguardando información de carácter confidencial en su totalidad, pues
contiene entre otros, datos personales.
La Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Distrito Federal
expresamente lo describe en su Articulo 29: “........Salvo en el caso de
información necesaria para proteger la seguridad pública o la vida de las
personas, no deberá registrarse ni se obligara a las personas a proporcionar
datos que puedan originar discriminación, en particular información sobre el
origen racial o étnico, preferencia sexual, opiniones políticas, convicciones
religiosas, filosóficas o de otro tipo, o sobre la participación en una asociación
o afiliación a una agrupación gremial.” 56
En este capítulo, se analizaron diferentes definiciones respecto al archivo
de trámite, el principio de orden original y procedencia así como, los procesos
archivísticos de clasificación y ordenación, para concluirlo, se examino la Ley
de Transparencia del Distrito Federal.
Para finalizar el presente trabajo, en el tercer capítulo se hace la propuesta
de organización archivística del Archivo de Trámite de la Junta de Asistencia
Privada.
56
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. op. cit. p. 2.
38
CAPÍTULO 3.
3. PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE DE LA JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA.
Actualmente, es de importancia el papel que toma el archivo de toda
institución, pues ahí se integra día con día el patrimonio de un organismo, por
esto es conveniente conocer sus características para así poder implementar las
acciones pertinentes para el funcionamiento del mismo. Fue importante
utilizar las siguientes técnicas: la observación directa con estas se pudo
recabar información valiosa para llegar al Diagnóstico archivístico.
3.1 Diagnóstico archivístico
Como se ha dicho en líneas anteriores uno de los instrumentos iniciales
de información dentro de la unidad de archivo es el diagnóstico (que a
continuación se presenta en forma de cuestionario), para evaluar cada uno de
los controles y actividades de un archivo, con la intención de localizar la
problemática actual y así implementar las acciones adecuadas para la
organización del mismo.
39
Guía Técnica de Diagnóstico Archivistico
TELEFONO: 52 79 72 70
AREA: ARCHIVO DE TRAMITE DIRECCIÓN: CALDERÒN DE LA BARCA No. 92 . POLANCO
LUGAR: JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA
CONDICIONES DEL AREA O LOCAL DE ARCHIVO.
* QUE TIPO DE ARCHIVO ES
INMEDIATO (OFICINA) __
TRAMITE _X__
CONCENTRACIÓN _
HISTORICO ___
* EL ESPACIO ES
SUFICIENTE X
INSUFICIENTE ___
MTS CUADRADOS__ 52 METROS CUDRADOS
* EXISTEN MEDIDAS DE SEGURIDAD
NO
SI _X__
CUALES DETECTORES DE HUMO, DISPERSORES DE AGUA.
* EXISTE UN AREA DE ARCHIVO ESPECÍFICA Y CON INSTALACIONES ADECUADAS
SI _X__
NO _
* DE QUE AREA DEPENDE EL ARCHIVO : DE LA DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA
A) MOBILIARIO Y EQUIPO
* CUENTA CON
ANAQUELES_ X___
ARCHIVEROS_____
ESTANTERÍA ABIERTA___
OTRO MESAS, SILLAS
* DE QUE TIPO ES EL MATERIAL DEL MOBILIARIO
MADERA____
LAMINA___
OTRO DE METAL
* EMPLEAN CAJAS PARA ARCHIVO NO
MEDIA CARTA__
CARTA
OFICIO
40
* QUE MOBILIARIO Y EQUIPO EMPLEAN
MESAS__X
SILLAS__X
BATAS__
CUBREBOCAS___X
COFIAS___
GUANTES___X
EQUIPO DE COMPUTO____X
IMPRESORAS___X
ESCANERS__
FOTOCOPIADORAS___
* CUENTAN CON EL MOBILIARIO ADECUADO A LAS NECESIDADES DEL ARCHIVO
SI__
NO__X
B) CONDICIONES DE LOS DOCUMENTOS
* SE ENCUANTRAN EN BUEN ESTADO FISICO
SI__
NO__X
*LOS DOCUMENTOS ESTAN EXPUESTOS A LA
LUZ DIRECTA__
HUMEDAD__
INTEMPERIE__
POLVO__
CALOR__X
ROEDORES__
INSECTOS__
CLIMA NATURAL__X
OTROS_________________________________________________
* EXISTE AIRE ACONDICIONADO Y TEMPERATURA ADECUADA
SI__
NO _X
* EN EL CASO DE ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN, REALIZAN FUMIGACIONES
NO__
SI__
CADA CUANDO___________________________________
* EN EL CASO DE ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN REALIZAN LIMPIEZA.
NO_
SI__
CADA CUANDO___________________________
41
C) VOLUMEN Y TIPOLOGIA DOCUEMNTAL
* QUE TIPO DE DOCUMENTACIÓN GENERAN
CARTAS__X
DECLARACIONES_ X
ESTADOS FINANCIEROS_ X
OFICIOS__X
CONTRATOS__X
FINANZAS__
DECLARACIONES__X
BANCARIOS___
NOMINAS___
FISCALES__X
RECIBOS___
OTRO
* QUE VOLUMEN APROXIMADO EXISTE
CAJAS___
MTS LINEALES___
METROS CUBICOS______
EXPEDIENTES____10, 000
CARPETAS______
* DE QUE AÑO ES LA DOCUMENTACION MÁS ANTIGUA: DE 1800
D) PROCESOS ARCHIVISTICOS
* QUE METODO DE ORDENACIÓN EMPLEAN
CRONOLÓGICO___
TOPOGRÁFICO___
CROMÁTICO_____
NUMERICO__X
ALFANUMERICO___
GEOGRAFICO___
ALFABERICO___
DECIMAL___
OTRO
* QUE SISTEMA DE CLASIFICACION EMPLEAN
POR ESTRUCTURAS___________
POR FUNCIONES___
O MIXTO ___
* REALIZAN DEPURACIONES
NO_ X
42
SI_
CADA CUANDO________
BAJO QUE CRITERIOS_______________________________________________________________
*ELABORAN ALGUNA ACTA DE BAJA DOCUMENTAL AL HACER LA DEPURACIÓN
SI__
NO_ X
* CONSERVAN MUCHAS COPIAS DE LOS ORIGINALES
SI__X
NO
* REALIZAN EXPÚRGO DOCUMENTAL
NO__X
SI__
CADA CUANDO______________
* CUENTAN CON INSTRUMENTOS DE CONSULTA COMO
GUIAS__
INDICES__
INVENTARIOS___
LISTADOS_
OTRO NO HAY INSTRUMENTOS
* HAN TENIDO EXTRAVIO DE DOCUMENTOS
NO__
SI_ X
PORQUE_ POR NO EXISTEN MEDIOS DE CONTROL
* COMO ARCHIVAN LOS DOCUMENTO CONFORME SE VA GENERANDO EL DOCUMENTO
* QUE MEDIDAS DE CONTROL EMPLEAN PARA EL PRESTAMO DOCUMENTAL
SOLO UNA LIBRETA EN DONDE SE ANOTA EL NOMBRE Y EXPEDIENTE A PRESTAR.
* EMPLEAN FORMATOS ESPECIFICOS PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO
NO__X
SI__
* REALIZAN TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NO_ X
SI_
BAJO QUE CRITERIOS
E) PROCESOS TECNOLÓGICOS
* CUENTA CON ALGUNA BASE DE DATOS ESPECIAL PARA EL ARCHIVO
NO__
SI__X
CUAL UNA EN EL PROGRAMA DELPHI
* CONSIDERA NECESARIA LA DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES
NO___
43
SI__X
POR QUE: CON ELLO SE PUEDE CONSERVAR MEJOR EL DOCUMENTO Y CONSULTARLO DE MANERA
REMOTA.
RECURSOS HUMANOS
* EXISTE PERSONAL PROFESIONAL CON EL PERFIL ARCHIVISTICO
SI__
NO__X
* CUANTO PERSONAL INTERVIENE EN EL MANEJO DEL ARCHIVO: TRES PERSONAS
* CONSIDERA IMPORTANTE UN CURSO DE CAPACITACION EN ARCHIVONOMIA PARA MEJORAR LAS
ACTIVIDADES DEL ARCHIVO.
NO
SI X
POR QUE: PARA EL MEJOR MANEJO DE LOS PROCESOS.
* CONSIDERA NECESARIO LA CREACIÓN DE UN AREA DE ARCHIVOS, EN DONDE PODER ACLARAR
DUDAS Y RECIBIR ORIENTACIÓN.
NO__
SI__X
POR QUE: AUNQUE EXISTE SE ESPERA SE SISTEMATICE ADECUADAMENTE.
* CONSIDERA IMPORTANTE TENER A PROFESIONALES DE ARCHIVOS DENTRO DE SUS ACERVOS
SI__X
NO__
POR QUE: PARA QUE LOS PROCESOS SE REALICEN ACORDE A CRITERIOS ARCHIVISTICOS.
F) RECURSOS TÉCNICOS
* EXISTE ALGUN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO
SI__
NO _X
* EXISTE ALGUN REGLAMENTO PARA USO, CONTROL Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS
SI__
NO__X
* CONSIDERA NECESARIO LA CREACIÓN DE ALGUN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Y UN
REGLAMENTO PARA EL CONTROL DEL ARCHIVO: SI
G) RECURSOS MATERIALES
* SUMINISTRAN EN TIEMPO Y FORMA LOS REQUERIMIENTOS DEL ARCHIVO
SI__X
NO _
* QUE TIPO DE RECURSOS MATERIALES SOLICITAN CON MAS FRECUENCIA : FOLDER, LAPIZ, PLUMAS..
H) RECURSOS FIN ANCIEROS
* EXISTE ALGUNA PARTIDA ESPECIAL PARA EL AREA DE ARCHIVO
SI__
NO__X
44
* A CUANTO ASCIENDE LA CANTIDAD APROXIMADA MENTE AL AÑO:
* QUIEN SUMINISTRA EL RECURSO FINANCIERO___________________________-
OBSERVACIONES
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
A continuación en forma breve se describen los resultados obtenidos del
diagnóstico aplicado al archivo de la Junta de Asistencia Privada, para después
iniciar las acciones necesarias de solución a la problemática detectada.
3.1.1 Local
El local donde se conserva la documentación de la Junta cuenta con una
superficie de 56 metros cuadrados y se encuentra ubicado en la planta baja del
edificio. El espacio es adecuado para el resguardo de la información, sus
medidas de seguridad son las siguientes: detectores de humo, dispersores de
agua en caso de incendio y solo cuenta con una salida.
El mobiliario tiene seis anaqueles de metal, y dentro de estos se
encuentran pequeños cajones de cartón resistentes para almacenar un
expediente de 600 documentos, por lo que son adaptados para la información.
3.1.2 Recursos Humanos
El recurso humano que labora en el área se encuentra integrado por tres
personas, uno estudios de secundaria y dos con bachillerato trunco, careciendo
45
de conocimientos precisos de archivo, los mismos se ejecutan de forma
empírica.
3.1.3 Volumen y tipología documental
El volumen total contenido en el área de archivo se integra por diez mil
expedientes; el más antiguo data del año 1800, esta información pertenece a
los antecedentes que dieron origen al Hospital de Jesús creado por Hernán
Cortes.
La tipología documental es la siguiente:
*Actas constitutivas
* Estatutos * Propiedades de las Instituciones
*Actas de sesión de patronato * Créditos hipotecarios
* Reglamentos * Juicios
* Programas de trabajo * Testamentos
* Presupuestos * Trabajo social de las Instituciones
* Donativos * Auditorias
* Exención de impuestos * Inventarios
* Estados financieros * Documentación Administrativa
* Contratos de Arrendamiento * Pagos al ISSSTE
3.1.4 Condiciones de la documentación
La parte más afectada de la información dentro de los expedientes, son
las actas constitutivas, debido en primera instancia a lo antiguo de los
documentos, presentan hongos, aunado a otros factores no menos importantes
46
como el calor excedente en la estación de mayor auge, el polvo y el riesgo que
se corre cuando los usuarios los consultan, debido a que en el documento se
hacen anotaciones con pluma o se dejan grapas y clips, llevado a que el
documento con el tiempo se rompa o se deteriore mas, dando paso a la
oxidación de los clips, respecto al resto de la información se encuentra en
mejores condiciones para la consulta de los usuarios.
3.1.5 Procesos Archivísticos
Las actividades archivísticas que se ejecutan en el área, son los
siguientes:
* INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN: No existen instrumentos
descriptivos adecuados para la consulta e identificación de la información.
* ORDENACIÓN: Los expedientes de cada institución cuentan con un
número progresivo, asignado conforme se va creando la misma.
* CLASIFICACIÓN: En la actualidad esta basada en números, sin embargo es
muy poco utilizada debido a que se encuentra muy desarrollada en ciertos
casos, y en otros es muy limitada, un ejemplo de lo antes mencionado es el
siguiente: en el caso de las constituciones se encuentra con el número 095, y
en otro tenemos a los dictámenes que tienen el número 131(016).
Para los usuarios es complicado pedir un expediente por esta clasificación.
* EXPURGO: Este importante proceso para evitar la saturación documental
no se realiza, un ejemplo de ello se encuentra en los expedientes constitutivos
47
en donde se puede encontrar hasta tres copias de un proyecto de constitución,
dando como resultado la perdida de espacio.
* VALORACIÓN: No se aplica este proceso, dando como consecuencia que
exista documentación sin valor para las tareas de la institución, tal es el caso
de trípticos que envían las instituciones.
* TRANSFERENCIA: La transferencia primaria se realiza sin una
sistematización para identificar la documentación enviada.
3.1.6 Recursos Archivísticos
La inexistencia de manuales de políticas y procedimientos suscita al
extravió de expedientes, afectando además al adecuado procedimiento para la
transferencia primaria.
La Dirección Administrativa, delega responsabilidades sobre el archivo,
es quien por el momento tiene la responsabilidad de recibir los memorandums
de las áreas sin embargo, no toma en cuenta que tipo de información se
recibirá.
3.1.7 Recursos Tecnológicos
Se cuenta con tres computadoras Pentium dos, las cuales en su momento
se utilizaron para la captura de la documentación recibida en un programa que
se realizo en Delphi hace más de cinco años.
48
El programa, aunque opera no se realizó bajo estándares archivísticos.
La falta de equipo actualizado restringe la funcionalidad de los procesos
de búsqueda.
3.1.8 Recursos Financieros
No existe una partida presupuestal para el área de archivo, sin embargo,
se asignara una partida futura para realizar el proyecto de digitalización que se
aplicara al término de la organización del archivo, dicha partida será otorgada
por el Monte Pió Luz Saviñón.
Después de haber realizado el diagnóstico archivístico como se puede ver
en el archivo existen las siguientes deficiencias:
No hay una clasificación acorde para organizar los documentos.
Recursos archivísticos insuficientes para el manejo y control de
información.
Recurso humanos no capacitados para las tareas archivísticas.
Recursos tecnológicos obsoletos para agilizar la búsqueda de
información.
A continuación, se realiza la propuesta para la organización del archivo
de trámite de la Junta de Asistencia Privada.
49
3.2 Elaboración de la Propuesta de Organización del Archivo
de Trámite
En este último apartado se realiza la propuesta para el área de archivo, el
objetivo es sistematizar los procesos necesarios para su buen funcionamiento.
3.2.1 Procesos Archivísticos
Los procesos archivísticos para las unidades de trámite son de utilidad,
con ellos se obtiene un registro exacto de la información y un control sobre los
documentos.
Cuando se aplican los procesos archivísticos se obtiene las siguientes
ventajas:
Las ventajas de los procesos archivísticos dentro de la unidad se
mencionan a continuación:
La información que ingresa y la que se entrega en préstamo, al estar
organizada, cumplirá las dos acciones.
La organización permitirá conocer el contenido de la información, así
como volumen y fechas en que se creo el documento, pues estos
emanaran de los datos que se obtendrán del inventario documental.
Ahorro de espacio dentro de la unidad, mediante las correctas
transferencias primarias.
Los datos a evaluar por parte de la institución serán más confiables.
La consulta de documentos en el archivo se agilizara.
50
Para la organización del archivo de trámite de la Junta de Asistencia
Privada es necesario el inventario documental y el cuadro de clasificación, así
como la implementación de los procesos archivísticos como la ordenación,
expurgo, glosa documental y la valoración, conjuntamente con políticas y
procedimientos para el control de la información.
3.2.2 Instrumentos Archivísticos
Inventario Documental
Cada archivo debe tener un registro confiable de su información ya que
existen casos en donde la documentación es muy compleja, y el inventario es
una ayuda necesaria para esta tarea.
El inventario para el archivo la Junta de Asistencia Privada servirá para
conocer el volumen real de legajos que integran una institución. Se aplicará
de forma somera pues permitirá tener información de expediente por
expediente, así evitaremos el duplicado en sus últimos legajos, pues es una
constante problemática interna, además de ser de gran ayuda para posteriores
consultas y para el proceso de ordenación.
Para mayor información consultar el formato de inventario para la junta
de Asistencia Privada en el anexo 1.
51
Cuadro de Clasificación
Sirve para la organización de un archivo. Para fines del presente trabajo
el cuadro de clasificación estará basado en el principio de procedencia y orden
original, y se hará la división entre fondo, sección y serie, el cual se muestra
en el siguiente cuadro clasificador.
Fondo / Sección / Serie
JAP / 2 / 5
Un ejemplo de su aplicación se encuentra a continuación.
Fondo: Junta de Asistencia Privada.
Sección: Dirección de Evaluación Asistencial
Serie: Becas que concede la Institución.
Fuente: Cuadro elaborado por: El Tesista
52
CUADRO CLASIFICADOR
CLAVE FONDO
JAP Junta de Asistencia Privada
SECCIONES
1 Dirección de Evaluación Financiera.
2 Dirección de Evaluación Asistencial.
3 Dirección Jurídica.
4 Dirección Administrativa.
CLAVE SECCIÓN
1 Dirección de Evaluación Financiera.
SERIES
1 Subsidios de impuestos.
2 Obligaciones legales / declaraciones legales.
3 Libros diarios y mayor.
4 Inmuebles, adquisición y venta.
5 Declaraciones / ISR de obligaciones.
6 Cuentas, balances.
7 Auditorias.
8 Contratos de comodato.
9 Contratos de fideicomiso.
10 Créditos en contra.
11 Créditos hipotecarios.
12 Estados de renta.
13 Solicitud de donativos.
14 Donativos que recibe la Institución.
15 Donativos que otorga la institución.
16 Adquisición de equipos.
17 Venta de equipo
53
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL.
CLAVE SECCIÓN
2 Dirección de Evaluación Asistencial.
SERIES
1 Programas de trabajo.
2 Trabajo social.
3 Eventos.
4 Felicitaciones y reconocimientos.
5 Becas que concede la institución.
6 Personal sin remuneración. (Servicio social).
7 Cursos.
8 Invitaciones
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL.
CLAVE SECCIÓN
3 Dirección Jurídica.
SERIES
1 Solicitudes de constitución.
2 Constitución de Instituciones.
3 Personal de patronato.
4 Personal administrativo de las instituciones.
5 Legados y testamentos.
6 Directorio de las IAP.
7 Normas reglamentarias.
8 Juicios.
9 Cambios de domicilio.
10 Robos y pérdidas.
11 Quejas.
54
CLAVE SECCIÓN
4 Dirección Administrativa.
SERIES
1 Bienes patrimoniales de la Junta de Asistencia
Privada.
2 ISSSTE.
3 Juicios laborales.
4 Aseguradora Hidalgo.
5 Prestamos ISSSTE.
6 Cuotas pagadas al ISSSTE.
7 Seguros contratados.
8 Circulares.
Fuente: Cuadro elaborado por: El Tesista
Ordenación
La ordenación es la operación de unir un conjunto de documentos
relacionados unos con otros; y es la pauta para crear una estructura
organizacional, ayudando a recuperar fácilmente los documentos.
Para los expedientes de la Junta de Asistencia se toma el método de
ordenación por asuntos, y el resultado es el siguiente:
En primera instancia se ordenaran los expedientes por su asunto que los
creo, es decir, Constitución, Patronato, etc.
Verificar que el expediente de cada institución cuente con todos los
legajos que lo conforman.
55
Como siguiente paso dentro de cada conjunto se verificará el número
consecutivo que tiene asignado una IAP. este conforme se fue
generando. Ejemplo. 1, 2,3,.....n.
Hay que tomar en cuenta que habrá casos en que la numeración se saltara
justificando esto a que el número faltante pertenece a una I.A.P. que ha dejado
de funcionar y por lo tanto ya no hay documentación en el archivo.
Asignar la ubicación física, esta misma es similar a un archivo de
concentración, debido a que se adapta a este archivo de trámite.
La ubicación será de la siguiente manera:
Estante: Es el mobiliario en donde se depósita la información, y para
ello se localizará mediante una asignación al estante donde se archive la
información. Ejemplo: A,B.C.......
Pasillo: Se localiza el pasillo en el cual se encuentra el estante.
Finalmente, se observara en que parte se ha colocado la sección
correspondiente, seguido de ello identificaremos la serie a consultar y
por ultimo se buscara el numero de expediente a prestar.
Expurgo
El expurgo es la actividad archivística para eliminar la documentación
duplicada e innecesaria en los expedientes, con el fin de no saturar la unidad
documental.
56
El expurgo en el Archivo de la Junta se llevará al mismo tiempo del
inventario documental, haciendo referencia en el campo de observaciones
sobre la información duplicada, de trípticos e información carente de valor.
Después de tener identificado lo anterior, se hará una revisión por parte
de las áreas para que expresen una respuesta sobre lo acontecido, como punto
final la información será destruida para que no se cometa algún ilícito.
Con respecto a la documentación de entrada se revisará si la
documentación se encuentra duplicada, principalmente en el caso de un
proyecto de constitución que es cuando ingresan hasta tres juegos de copias.
Glosa Documental
Cuando un área ha ingresado documentos, esta misma se verificara y en
el caso de la duplicada se hará una separación, procediendo de la siguiente
manera:
a) Separar la documentación por el asunto que corresponda.
b) El expediente se trasladará al lugar físico del expediente.
c) Se buscará el No. de expediente correspondiente a la IAP., para anexar la
información, por último se glosara y se archivara en su lugar de custodia.
Se tendrá en cuenta que en algunos casos la información dentro del
expediente no corresponderá a la cronología con la cual se genero, debido a
situaciones ajenas a los procesos que se realizan al interior del archivo, siendo
el caso de los dictámenes, obligaciones legales y exenciones de impuestos.
57
Valoración documental
La valoración documental es un proceso donde se busca que tipo de
valores tiene el documento: administrativo, legal y fiscal, y que están ligados
a los archivos.
La utilidad de los valores primarios se aplican a su paso dentro del
archivo de trámite y corresponde a la institución tener en resguardo la
documentación durante el tiempo necesario para el desarrollo de sus
actividades.
En el archivo de la Junta de Asistencia Privada se identificaran por medio
del inventario, las fechas extremas, y el asunto del expediente, cotejando
además con las Direcciones Jurídicas, de Evaluación Asistencial y Financiera,
quienes decidirán también cuales asuntos ya no son utilizados.
3.2.3 Recursos Tecnológicos
Un instrumento electrónico para la recuperación de la información,
siempre es de gran utilidad para agilizar los procesos archivísticos, así como
para los usuarios del resto de la institución.
Para llevar un control de los expedientes organizados, se tomará como
base el formato de inventario, el cual tendrá las siguientes funciones:
1) Aporta el volumen exacto de expedientes.
2) Contiene las fechas de creación de una nueva I A P.
3) Sirve para consultas internas y en algunas externas.
58
Este formato electrónico será de gran utilidad en esta última función; de
este se obtendrán datos importantes para implantar un proyecto de
digitalización, y en lo que habrá de considerarse tiempos, costos y el recurso
tecnológico como principal punto.
Otro instrumento electrónico que auxiliara a la recuperación de
expedientes es el formato auxiliar de préstamo (Ver anexo No.3), que tendrá
dos funciones, la primera es localizar rápidamente quien tiene en préstamo un
expediente específico, por otra parte se utilizara para realizar las estadísticas
mensuales que pidan las autoridades correspondientes respecto al préstamo de
información.
3.2.4 Recursos Archivísticos
El llevar de forma sistemática los procesos archivísticos aplicando
lineamientos precisos se tiene el camino para una mejor administración de la
información.
En el caso particular del Archivo de Trámite de la Junta, se aplicarán de
inicio las políticas para el préstamo, expurgo, y transferencia, para lograr
homogeneizar, y evitar el duplicado y pérdida de información.
Para el uso de los documentos es necesario fomentar la cultura del buen uso y
trato a los mismos.
59
Políticas de Archivo
Una política establece el control de manera eficiente y ordenada de la
documentación que remiten diversas áreas de la empresa, mediante el correcto
préstamo y recuperación de la información, que se almacena en un archivo.
Las políticas que se aplicaran en el archivo de trámite de la Junta de
Asistencia Privada son las siguientes:
Políticas de Préstamo
I) La solicitud del préstamo y recuperación de los documentos o expedientes
que se otorgue el archivo, se realizará mediante el vale de préstamo (ver
anexos No. 2 y 3).
ll) Es necesario para realizar el préstamo, que tanto la persona responsable de
ello, como el usuario, firmen el vale para cumplir en el proceso.
lll) La persona que otorgue en préstamo de los expedientes, tendrá que anotar
el folio consecutivo en el apartado del vale correspondiente, para poder
realizar las estadísticas mensuales respecto a este proceso.
lV) Únicamente se concederá el préstamo al personal interno de la Junta, en el
horario de 8 am a 5 pm.
60
Políticas de Transferencia.
I) Para todo envío de información se manejará el formato de transferencia (ver
anexo No.4), con los datos establecidos.
II) La Dirección que necesite trasladar información tendrá que elaborar un
memorandum de transferencia al Archivo de Trámite, el cual será dirigido al
Jefe de la Unidad.
III) Una vez que las cajas han llegado al archivo de trámite se cotejará que la
información y el llenado del formato se encuentren completos.
IV) El área que ha transferido, además enviara por correo electrónico el
formato con todos lo datos para que la unidad de archivo lo tenga controlado
de forma electrónica.
3.2.5 Recursos Humanos y Materiales
El recurso humano es la parte más importante en las labores de toda
institución, de él depende que cada proceso se ejecute en forma eficiente.
Para llevar a cabo los procesos archivísticos en el archivo de trámite de la
Junta de Asistencia Privada se propone lo siguiente:
En primer lugar contar con un profesional de la Archivonomía quien será
el que lleve la administración de los recursos archivísticos, y a su vez quien
propondrá las soluciones pertinentes ante los directivos de la Junta.
61
En cuanto al personal operativo a realizar las labores archivísticas se
tomaran en cuenta, a los que laboran dentro de la unidad de archivo, previa
capacitación en: procesos técnicos internos como la clasificación, préstamo,
transferencia y expurgo.
Los Recursos Materiales necesarios para la ejecución de las actividades
archivísticas serán proporcionados por el área de Recursos Materiales y
Servicios Generales de la Junta, de acuerdo con el siguiente cuadro:
RECURSOS MATERIALES
Papelería:
Articulo Cantidad Articulo Cantidad
Cubre bocas 1 caja Hilo 2 bolsas
Guantes de Látex 2 cajas Cutter 5 piezas
Etiquetas 3 cajas Engrapadora 5 piezas
Lápices 4 cajas Marcadores 10 piezas
Sacapuntas eléctrico 2 piezas Hojas blancas 2 paquetes de 100
Botes de basura 3 piezas Perforadora 3 piezas
Correctores 10 piezas Mesas y sillas 4 piezas de cada una.
Plumas 4 cajas Quita grapas 15 piezas
62
3.2.6 Plan de Trabajo.
El plan de trabajo a realizaren en Archivo será el siguiente:
Las anteriores actividades pueden extenderse debido a situaciones ajenas
a las actividades del archivo.
En el tercer capítulo se mencionaron los procesos archivísticos que fue
necesario aplicar dentro del archivo de trámite de la Junta de Asistencia
Privada del Distrito Federal.
No. Actividad
Act. Mes
1 2 al 4 4 al 6
1
Políticas de préstamo y
transferencia
2 Inventario Documental
3 Clasificación
4 Procesos Archivísticos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES
JJUUNNTTAA DDEE AASSIISSTTEENNCCIIAA
PPRRIIVVAADDAA..
Programa: Organización del Archivo de Tramite .
Objetivo: ANALIZAR, IDENTIFICAR Y VALORAR LA INFORMACIÓN DE LA UNIDAD DE ARCHIVO.
AREA : JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA
EQUIPO DE TRABAJO
Nombre del responsable Puesto
1.- Lic. Guadalupe Primo Dir. Administrativa. 2. C.P Armando Guizar Sub Director 3.- Francisco Rodríguez Admor. Archivo
63
CONCLUSIONES
Implementar los procesos archivísticos necesarios, nos dan como
resultado el mejoramiento del servicio al usuario.
El ejecutar lo establecido por la Unidad de Archivo de Trámite, remite
a que la información se preste lo más rápido posible, con ello se contribuye a
que el órgano de gobierno ejecute sus tareas con la eficacia necesaria.
Después de haber terminado el presente trabajo en donde lo relevante de
este, es la propuesta de organización que involucra a los instrumentos
archivísticos como la clasificación y ordenación que fueron ejes en la
organización de la información, a continuación se mencionan las siguientes
conclusiones.
Ya analizadas las características de la Junta, la teoría Archivística que le
dio sustento al trabajo y haber hecho la propuesta de organización del archivo
de trámite, se puede decir que el funcionamiento de la unidad de gestión se
vera reflejado en la rápida toma de decisiones de la Junta y con ello cumplir
los objetivos que persigue esta así como las Instituciones de Asistencia
Privada.
Y para que las actividades se realicen sistemáticamente, es necesario que
quien las administre sea un profesional de los archivos, pues gracias a que
conoce los procedimientos que se implementan dentro de una unidad
Archivística la ventaja será la mejora en la administración pues, existirá una
metodología.
64
RECOMENDACIONES
Después de haber sistematizado la información, se hacen un par de
recomendaciones a corto plazo para conservar de mejor manera la
documentación.
De la información custodiada en el archivo de trámite, se sugiere:
1.- Restaurarla y conservarla mediante las técnicas apropiadas.
2.- Implantar una cultura hacia el manejo de documentos restaurados,
usar guantes de látex y cubre bocas para la protección del usuario.
Con lo anterior se busca tener la información mejor conservada para su uso.
En segundo lugar, aplicar un proyecto de digitalización, que tendrá por
objeto, tener un mejor servicio hacia los usuarios, así como la consulta remota
de expedientes, evitando con ello tres aspectos
1.- Que se desplacen los usuarios al archivo,
2.- Ahorrar tiempo en la ejecución de sus actividades y por último,
2.- El documento será lo menos manipulado de forma física, alargando
su tiempo de vida.
65
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ordenamientos de archivos.
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68
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN [en línea] Archivo General de
la Nación. Diciembre 2005. http//: www.agn.mx. [Consulta 10 de
Diciembre 2005].
DOCUMENTALMENTE [en línea] Documentalmente. Diciembre
2005. http: //www. documentalmente. blogspot.com [Consulta 2
diciembre 2005].
DOCUMENTALMENTE [en línea] Documentalmente. Diciembre
2005. http: //www. documentalmente. blogspot.com [Consulta 2
diciembre 2005].
ARCHIVO CONSULTADO
ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA JUNTA DE ASISTENCIA
PRIVADA DEL DISTRITO FEDERAL
69
ANEXOS
ANEXO 1 INVENTARIO DOCUMENTAL
ANEXO 2 FORMATO ELECTRÓNICO DE PRÉSTAMO INTERNO
ANEXO 3 VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
ANEXO 4 FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
70
ANEXO No. 1
JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA
FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
No. de I.A.P
Área generadora Asunto
Fechas
extremas
Clasif. Ubicación. Observ. o exp. de a
* 1 * * 3 * * 6 *
* 2 * * 4 * *5 * * 7*
71
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE INVENTARIO
1) Numero de la Institución de Asistencia Privada: En este punto se hará referencia al numero que se le ha
asignado a la Institución, es decir, de forma progresiva 1,2,3 ......n.
2) Área generadora: Se anotará la Dirección que ha generado la información. Ejemplo: Dirección
Administrativa, Dirección Jurídica, etc.
3) Asunto: Se refiere al tema que versa en el expediente, es decir el contenido que tiene la totalidad del legajo.
4) Fechas extremas: Aquí se anotaran las fechas que comprende la documentación contenida en un expediente.
5) Clasificación: Se anotará la clasificación que se le ha asignado al asunto que tiene el expediente.
6) Ubicación: Se especificara el lugar físico en que se encuentra la información.
7) Observaciones: Son las anotaciones que sean detectadas en el momento que se trabaje con la información;
esto es si existen hongos, si la documentación esta deteriorada, o cualquier eventualidad que se presente.
72
ANEXO No. 2
FORMATO ELECTRONICO DE PRESTAMO INTERNO
OFICIALIA DE PARTES
No. Folio
Fecha
Clasif. No. exp. Nombre del usuario Área
Fecha
Observaciones préstamo devolución
* 2 * * 4 * * 7 *
* 1 * * 3 * * 5 * * 6 * * 8 *
73
I N S T R UCTIVO DEL FORMATO ELECTRÓNICO AUXILIAR DEL VALE PRESTAMO.
1. Se anotara el número del folio del vale de préstamo. (Exclusivo del área de archivo).
2. Se escribirá el d/m/a del préstamo de expediente al usuario.
3. Se anota la clasificación que versa en el expediente.
4. El número de expediente de la I.A.P. prestado se anotara en esta columna.
5. El nombre del usuario que tiene en consulta la información, se asentara en este apartado.
6. Se refiere al lugar de donde proviene el usuario.
7. Se anota la fecha en que el usuario regrese la información al archivo.
8. Cualquier anomalía detectada en la información prestada se anotara en esta columna.
74
A N E X O No. 3
VALE DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES
Junta de asistencia privada
Folio No._(_1_)
Clasif. de I.A.P
No. de Legajo (s)
( 2 ) ( 3 )
Nombre y firma:______________( 4_)_________
Área____________(5 )_________________________
Fecha entrega__________________(6)____________
Fecha devolución_______(7)____________________
75
I N S T R U C T I V O D EL V A L E D E P R ÉS T A M O
1.- Se anotara el número de folio consecutivo, con el fin de llevar un registro confiable del préstamo. (Exclusivo del
área de Archivo).
2.- Se describirá la clasificación del expediente, así como el número del expediente referente a la I.A.P.
3.- Se refiere al número de legajos a prestar de la información de una I.A.P.
4.- Se escribe el nombre y firma del usuario.
5.- S e anota el área de donde proviene el usuario.
6.- La fecha de entrega d/m/a se anotara en esta apartado.
7.- Se anotara el d/m/a en que el usuario haga entrega de la información.
76
A N E X O N o . 4
F O R M A T O D E T R A N S F E R E N C I A P R I M A R I A
O F I C I A L I A D E P A R T E S
No. Caja No. Exp. Mes Año Descrip. Clasif. Área que Nombre de quien Fecha que Observ.
transfiere transfiere transfiere
* 1 * 3 * 5 * * 7 * * 9 *
* 2 * * 4 * * 6 * * 8 * * 1 0 *
77
I N S T R U C T I V O D E L L E N A D O D E L F O R M A T O D E T R A N S F E R E N C I A
1.- Se escribe el número de caja que se envié.
2.- Se refiere al número de registro interno dentro de cada caja.
3.- Se anota las fechas en que se genero el documento.
4.- Se describe el asunto que versa en cada expediente.
5.- Se anota la clasificación del expediente.
6.- Se refiere al área que ha generado la información.
7.- Se anota la persona que realiza el registro.
8.- Se escribe el d/m/a que se realiza la transferencia.
9.- Se anota cualquier situación que presente la documentación u anomalía no prevista en el presente formato.
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