BASES DE DATOS RELACIONALES ACCESS 2010

OSCAR D. SANDOVAL SANTAFE JUAN D. SANTOS BETANCOURT

903

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO. INTEGRADO

AREA DE TECNOLOGIA E INFORMARTICA BOGOTA

2014

BASES DE DATOS RELACIONALES ACCESS 2010

OSCAR D. SANDOVAL SANTAFE JUAN D. SANTOS BETANCOURT

903

Trabajo presentado como Requisito del tercer periodo académico

John Alexander Caraballo Acosta Docente de tecnología e informática

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO. INTEGRADO

AREA DE TECNOLOGIA E INFORMARTICA BOGOTA

2014

Tabla de Contenidos

Introducción Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos. Las Bases de datos para almacenar cierta información como por ejemplo la información que una empresa tiene para sus clientes, sus empleados, los productos que venden y tal vez el inventario de las propiedades que tienen en su empresa, es para esto que se usan las bases de datos. Las bases de datos son importantes para quien lo considere productivo, por ejemplo para una empresa sería productivo y practico pues almacenar tanta información, tener más organizada su información. De no todo sería un completo desorden de papeles. Nos capacitamos en crear y utilizar bases de datos porque de pronto en un futuro tengamos un trabajo en el que nuestra función sea esa, la de organizar información, o de pronto tengamos nuestra propia empresa en la que también tengamos que guardar toda esa información. Así nuestra empresa crecerá mayor mente.

1 MICROSOFT ACCESS 2010

1.1 Conceptos Básicos

Una base de datos es un conjunto de datos que estan organizados para un uso determinado. Las bases de datos de access 2010 tiene la extención ACCDB. La base de datos organiza sus datos en una tabla de datos, que se usa para almacenar datos, la tabla contiene campos que almacenan la informacion de un cliente, al conjunto de campos se les denomina registro o fila. Las bases de datos tambien tiene un objeto que proporciona una vision personal de los datos almacenados en una tabla ya creada. Los formularios son un objeto de las tablas de las bases de datos, estos fueron diseñados para la introducción visualización y modificacion de los datos de las tablas. Otro de los objetos de las tablas de datos son los informes que fueron diseñados para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados

de una tabla. Tambien estan las paginas que son un tipo especial de pagina web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde internet o una intranet. Los macros que son otro objeto de las bases de datos definen de forma estructurada las acciones que el usuario desea que access 2010 realice en respueta a un evento determinado. El ultimo objeto de las bases de datos son los modulos que contienen procedimientos personales que se codifican utilizando “ visual basic”.

1.2 ¿Cómo crear una base de datos?: Abrir Access 2010 y dar clic en base de

datos en blanco. Le ponemos el nombre de la empresa y clic en crear.

¿Cómo crear una tabla de datos en Access 2010?: Menú crear, que está

ubicado en la barra de tareas, damos clic en tabla. Y lo guardamos con el nombre

de la tabla, Ejemplo: Clientes.

Asignar el nombre a los campos: Los campos son los títulos de las columnas;

en cada uno de ellos vamos a escribir la información de los clientes. Clic der. En el

nombre de la tabla y hay damos en vista diseño. Para escribir el tipo y el nombre

del campo.

Modificamos el campo de datos: para modificar el campo de datos hacemos

click e el recuadro de la parte derecha escogemos el tipo de modificación

Para ver la lista de hojas de datos le damos clic en el nombre de nuestro trabajo

en este caso es ( anchetas buen día) le damos clic y le damos en vista de hojas de

datos.

Al finalizar nos debe quedar algo como así:

1.3 Relaciones en una base de datos

Bases de Datos relaciones

¿Qué es?

Una base de datos relacionada; permite la

utilización simultanea de datos

procesando más de una tabla.

¿Cómo relacionar una tabla de datos?

¿Cómo se relacionan las tablas? Tipos de relaciones

1.3.1 Crear la primera relación: Para crear relaciones en Access 2010 podemos

hacer dos cosas.

. Dar clic en el botón relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.

. O, dar clic en el botón de archivo y luego información.

Si de casualidad tenemos una tabla de datos abierta, este botón también

aparecerá en la pestaña Herramientas de Tabla y luego en Diseño grupo

relaciones.

Para poder relacionar tablas entre si se

deberá especificar un campo común que

contenga el mismo registro en las dos tablas.

Las tablas se relacionan de 2a2,

donde una de ellas será la tabla

principal y la otra la tabla

secundaria (destino de la relación).

.Relación uno a uno: Es Cuando un registro de

una tabla solo puede estar relacionado con un

registro de otra tabla y viceversa.

.Relación varios a varios: Es cuando un registro

de una tabla puede estar relacionado con más

de un registro de otra tabla y viceversa.

.Relación uno a varios: Un registro de una tabla

secundaria sólo se puede relacionar con un

registro de la otra tabla y éste a su vez puede

tener más de un registro relacionado en la otra.

tabla.

En fin después de eso aparecerá el cuadro de dialogo “Mostrar Tabla” y

deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.

. Seleccionar una de las tablas que pertenece a la relación haciendo clic sobre

ella, aparecerá tabla esta tabla remarcada.

. Hacer clic sobre el botón Agregar.

. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales

queramos hacer todas las relaciones.

. Hacer clic sobre el botón cerrar.

Aparecerá la ventana “relaciones” con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación, debemos:

. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal.

. Mantener presionado el clic izquierdo y arrastrar un campo, Ejemplo: Codigo de

producto de la tabla “Productos”, hasta el mismo campo pero de la tabla “Clientes”.

Y soltar el botón del ratón.

. Aparecerá el siguiente cuadro de texto “Modificar relaciones” Y ahí damos clic

en “crear”.

De está manera se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana “relaciones”.

Añadir tablas a la ventana relaciones: Si ya tenemos una relación y queremos

crear otra pero no tenemos la tabla en la ventana relaciones debemos añadir la

tabla a la ventana.

. Lo primero que tenemos que hacer es situarnos en la ventana relaciones que ya

tenemos guardada. Luego vamos a la pestaña “Diseño” y damos clic en “Mostrar

tabla”.

.Nos aparecerá el cuadro de dialogo “Mostrar tabla” hay elegiremos las tablas que

queremos agregar a la relación y cerramos.

Quitar tablas de la ventana Relaciones: Para quitar una tabla de la ventana

relaciones debemos hacer clic en el botón relaciones de la pestaña “herramientas

de bases de datos” y luego tenemos dos opciones:

. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos ocultar, nos aparecerá un cuadro

texto ahí deberemos dar clic sobre el botón ocultar tabla.

. O, dar clic sobre el botón ocultar tabla de la pestaña “herramientas de bases de

datos”.

Modificar relaciones: La manera más fácil para hacerlo es dar clic sobre el botón

“Modificar relaciones” que se encuentra en la pestaña diseño, e inmediatamente

se abrirá el cuadro de texto “Modificar relaciones”, modificamos lo que queramos y

luego damos clic en el botón aceptar.

Eliminar Relaciones: Damos clic derecho sobre la relación que deseamos

borrar y luego elegimos la opción Eliminar.

Limpiar la ventana relaciones: Damos clic sobre el botón “Borrar diseño” en la

pestaña diseño.