AUDITORIA DE GESTION DEL SISTEMA

GLOBAL DE LA EMPRESA

CONCEPTOS CLAVES.

AUDITORIA : La Auditoría puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados

GESTION.

AUDITORIA DE GESTIONLa auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos. 

 Auditoría de la gestión del sistema global de la empresa:

Evaluación de la posición competitiva Evaluación de la estructura organizativa Balance Social Evaluación del proceso de la dirección estratégica Evaluación de los cuadros directivos

En esta parte de la auditoria esta orientada al diagnostico de la organización como una entidad que actúa en un entorno competitivo.

USO DE INDICADORES DE GESTIÓN

Una de las características de las organizaciones modernas es que han incorporado a sus procesos, elementos de gestión que les permitan evaluar sus logros o señalar deficiencias para aplicar los correctivos necesarios.

Estos elementos conocidos como indicadores se deben establecer desde el mismo momento en que se elabora el plan de desarrollo estratégico y se aplican a éste y al plan operativo, los resultados se verán en la etapa de evaluación.

Los indicadores sirven para medir el desempeño de una organización en cuanto a calidad y productividad, permitan interpretar en un momento dado las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas; son útiles para el mejoramiento de las organizaciones.

Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un proceso,  que al compararse con algún nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas. Ejemplos: cantidad de defectuosos por semana, rotación del personal, número de accidentes mensuales, porcentaje de incumplimiento del estándar, errores por informe.

Objetivo: Debe expresar el ¿ para qué? se utiliza: eliminar, maximizar, sintetizar, tener cero retrasos, etc.

Niveles de referencia: El acto de medir se realiza con base a la comparación y contra la cual contrarrestar el resultado del indicador.

CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES

CLASES DEINDICES

MIDEN TIPOS DE ÍNDICES MIDEN

     

CORPORATIVOS

Beneficios globales Crecimiento Participación en el mercado Satisfacción del usuario

Ejecución presupuestal

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad

   

El comporta-miento total de la organización

CLASES DE INDICES

MIDEN TIPOS DE ÍNDICES MIDEN

     

ESTRATEGICOS(procesos)  

     

Financiero Talento humano Gestión administrativa Instalaciones y equipos Información Procesos técnicosServicio al cliente

Ejecución presupuestal

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad

  El comporta-miento de cada área funcional de la organización según su estructura

     

OPERATIVOS(Actividades)  

     

Compras Préstamos, capacitación Descartes, rotaciones Investigación,Presupuestos, Contabilidad, Catalogación, clasificación

Ejecución presupuestal

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad

  Los resultados operativos de las diferentes divisiones

Planeación y estructura general

Contenido de los papeles de trabajo en las fases de Auditoría

Planificación

Ejecución

Conclusión

Seguimiento

Enfoque de Auditoría. Procedimientos de Auditoría

Ejecutar los procedimientos planeados. Obtener evidenciaEmitir un juicio basado en la evidencia de Auditoría

Verificar el cumplimiento de las recomendaciones

MPA Programas de

trabajo

Evidencias documentadas en papeles de

trabajo .

Informe de Auditoría .

.Informe de

seguimiento . .

FASES DEL

PROCESO DE

AUDITORÍA

AUDITORÍA DE LA

GESTION GLOBAL DE

LA EMPRESA

FASES .

OBJETIVOS .

RESULTADOS Y DOCUMENTACIÓN

ENFOQUE DE LA AUDITORIA

DIVISION DE FUNCIONES

NIVELES JERARQUICOS

CANALES FORMALES DE LA COMUNICACIÓN

LINEAS DE RESPONSABILIDAD

JEFES DE CADA GRUPO

ESTRUCURA ORGANIZACIONAL ESTRUCURA ORGANIZACIONAL

Rol de la Estructura Organizacional. COORDINAR. MOTIVAR.

La estructura configura la forma como las personas se comportan o cómo actuarán en el escenario organizacional.

FORMACION DE BLOQUES ORGANIZATIVOS.

• DIFERENCIACION

• INTEGRACION

VERTICALVERTICAL

HORIZONTALHORIZONTAL

PLANIFICACION ORGANIZACIONAL PLANIFICACION

ORGANIZACIONAL

Diferenciación, Integración, Costos Burocráticos (2)....

Costos Burocráticos:

• Cuanto más compleja sea la estructura, mayores serán los costos burocráticos.

• Mayor diferenciación, mayor integración, mayor tiempo administrativo.

• Rentabilidad.

EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

Diferenciación Vertical ...

Propósito, especificar las relaciones de reporte que vinculan a las personas.

Especificar la cantidad apropiada de niveles jerárquicos y el correcto control para implementar la Estrategia.

ESTRUCTURA PLANA

ESTRUCTURA ALTA

1

234

5

67

1

2

3

Estructura ALTA

Estructura PLANA

Diferenciación Vertical ...

Problemas de Jerarquías ALTAS:

Coordinación y Monitoreo.

Cadena de mando Mínima.

Distorsión de la Información.

Motivación.

Gran Cantidad de Gerencias Medias.

COSTOSBUROCRATICOS

EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

DISEÑO ORGANIZACIONAL...DISEÑO ORGANIZACIONAL...

Diferenciación Horizontal ...

Estructura, Simple o Funcional:

Normalmente la utiliza una organización pequeña, que genera pocos productos relacionados para un segmento específico del mercado.

Normalmente es el empresario y dueño quien asume la mayor parte de las tareas administrativas.

EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

DISEÑO ORGANIZACIONAL...DISEÑO ORGANIZACIONAL...

Diferenciación Horizontal ...

Estructura, Simple o Funcional (2): No existe mucha disposición a la formalidad.

Diferenciación Horizontal es BAJA.

Se definen las tareas por especialización.

EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

DISEÑO ORGANIZACIONAL...DISEÑO ORGANIZACIONAL...

Integración ...

La primera decisión que se toma respecto al diseño organizacional es la Diferenciación; la segunda corresponde al nivel de Integración.

La integración se refiere al grado en que la organización busca coordinar sus actividades que generan valor.

EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

DISEÑO ORGANIZACIONAL...DISEÑO ORGANIZACIONAL...

Integración (2) ...

Existen elevados costos burocráticos asociados a la coordinación de las actividades generadoras de VALOR.

Es necesario entonces sólo integrar las actividades necesarias que la estrategia requiere para una implementación más efectiva.

EMITIR UN JUICIO BASADO EN LA EVIDENCIA

EMITIR UN JUICIO BASADO EN LA EVIDENCIA

Integración, Mecanismos ...

Producción

Comité o Equipo de Trabajo

ServiciosMarketing

Ventas

BALANCE SOCIAL

El objetivo de la Auditoria Global , entre otros aspectos tiene como fin mejorara la calidad de los trabajadores .

En primer lugar debe hacer un diagnostico inicial de la situación en la que se analiza cada puesto de trabajo.

Para lo anterior existe un método llamado Balance Social.

El balance social: definición y objetivos

Es un sistema de diagnóstico que integra los estudios analíticos que aportan información:

- La situación social - Económica de la empresa - Las condiciones de trabajo.

El balance social, por tanto, cuantifica los datos sociales de la empresa, tal como el balance financiero cuantifica el estado de gestión de la tesorería de la misma.

Los indicadores que conforman este balance social, serán útiles tanto como base de partida en la elaboración de un programa de prevención, como para su seguimiento y control.

LOS PRINCIPIOS QUE SE DEBERIA SUSTENTAR LA ELAVORACION DE UN BS

SON LOS SIGUENTES

LOS INDICADORES DEL BS

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

En la Evaluación del proceso de la dirección estratégica tiene como finalidad evaluar la dirección estratégica que ha tomado la organización a través de la auditoría de gestión, esto para ver su eficiencia y eficacia en los objetivos globales.

¿CUAL ES SU OBJETIVO?

Su objetivo es comprobar la coordinación del esfuerzo común de los diferentes miembros de la organización en el logro de metas y objetivos.

Para evaluar esta función de dirección se debe realizar las siguientes actividades:

verificar si existe una coordinación entre las diferentes áreas de la entidad para un buen desarrollo de las actividades propias de cada proceso dentro de la organización, es por ello se identifica las áreas que por su relevancia o importancia necesitan ser rediccionadas por la alta dirección.

INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN GLOBAL

Este documento es la culminación de la actuación profesional

Es el portador de la opinión del auditor hacia las partes interesadas.

Se debe cumplir ciertos requisitos para su aceptación:

-Objetividad -Razonabilidad -Relevancia