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Asamblea General Ordinaria de Accionistas 2017123

INFORME DE LA JUNTA DIRECTIVA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL INTERNO PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

EJERCICIO ECONÓMICO CORRESPONDIENTE AL AÑO 2016

En cumplimiento de las funciones que le competen a la Junta Directiva de Bancompartir S.A., señaladas en el capítulo IV del título I parte I de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, se permite presentar a la Asamblea General de Accionistas, el informe sobre el resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno (en adelante SCI) y sus actuaciones sobre el particular, correspondiente al año 2016.

1. Políticas generales establecidas para la implementación del SCI.

Se han incorporado como políticas las prácticas definidas en el modelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), el cual contiene las principales directivas para la implantación, gestión y control del SCI; así mismo, el Banco sigue los lineamientos que están incorporados en los diferentes manuales, dando cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, las cuales se ven plasmadas en el desarrollo sus diferentes actividades y servicios y en especial en las labores de control que ejercen la Gerencia de Riesgos, la Auditoría Interna y la oficina de Cumplimiento, permitiendo un grado de seguridad razonable en la consecución de los objetivos trazados para el funcionamiento del SCI.

2. Procesos utilizado para la revisión de la efectividad del SCI.

El proceso de revisión está determinado por todas las actividades de trabajo definidas para evaluar cada uno de los elementos que integran el Sistema de Control Interno que se señalan a continuación: • Ambiente de control.• Evaluación de los Riesgos.• Información y Comunicación. • Actividades de Control. • Monitoreo.• Gestión Contable. • Gestión Tecnológica.

3. Actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría.

3.1 Designación y conformación del Comité de Auditoría

El Comité de Auditoría, designado por la Junta Directiva, tiene como responsabilidad principal monitorear el funcionamiento del Sistema de Control Interno; así mismo, se encarga de manera general de la definición de políticas y estrategias tendientes al fortalecimiento y supervisión de la operación de los sistemas del Banco.

El Comité de Auditoría, focaliza su responsabilidad en servir de apoyo a la Junta Directiva en la toma de decisiones relacionadas con el sistema de control y vela por su fortalecimiento y efectividad, lo cual no quiere decir que sustituye la responsabilidad de la Junta Directiva y la Administración, en cuanto a la supervisión e implementación del control interno de Bancompartir S.A.


Éste Comité se encuentra integrado por los siguientes miembros: Dra. Ana Milena Díaz Giraldo, Dra. Alba Lucia Gómez Vargas, Dr. Mauricio Jaramillo Hoyos, Dr. Néstor Fernández de Soto, Dr. Jaime Humberto Delgado Villegas. El doctor Álvaro Medina Lagos, asiste como invitado y en calidad de Asesor del Comité, la Dra. Esperanza Hernández Avendaño. La Dra. Ana Milena Díaz Giraldo, ejerce la función de Presidente. Las labores de Secretario del Comité las cumple el Auditor Interno del Banco.3.2. Actividades desarrolladas por el Comité de Auditoría.

Desde la implementación del Sistema de Control Interno, el Comité de Auditoría, ha velado por su evaluación y el mejoramiento continuo, a través de la autoridad, orientación y vigilancia al personal directivo superior. Adicionalmente, ha asumido su responsabilidad frente a la definición de políticas generales y procedimientos de control, relacionados con cada uno de los elementos definidos en el capítulo IV, título I, parte I de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.

En el año 2016, El Comité, revisó la efectividad del Sistema de Control Interno, mediante verificaciones del cumplimiento de la regulación externa aplicable y la sujeción a la autorregulación definida por Bancompartir S.A.; además, se analizaron los informes de la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal, así como los informes que presentó la Gerencia de Riesgos, el Oficial de Cumplimiento, la Gerencia de Cobranza, la Gerencia de Tecnología y Operaciones y la Gerencia Financiera.El Comité de Auditoría, conoció y evaluó el material documental relacionado con los siguientes temas, con el fin de soportar adecuadamente la revisión del sistema de Control Interno:

a. Estados financieros del Banco.b. Dictamen de los estados financieros emitido por la Revisoría Fiscal.c. Informes de control interno emitidos por la Revisoría Fiscal y/o las cartas de recomendaciones u observaciones emitidas por el mismo.d. Plan anual de auditoría de la Auditoría Interna y de la Revisoría Fiscal.e. Oficios de observaciones remitidos por la Superintendencia Financiera de Colombia a la entidad relacionados con el sistema de control interno.f. Informes del Oficial de Cumplimiento y la Gerencia de Riesgos.g. Evaluación periódica de la cartera de créditos de la entidad.h. Informes de auditoría emitidos por la Auditoría Interna.i. Informe del representante legal, como del Defensor del Consumidor Financiero sobre el Sistema de atención al Consumidor Financiero - SAC

Siguiendo las disposiciones normativas señaladas en el numeral 6.1.2.1 del capítulo IV del título I, parte I, de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia y atendiendo sus responsabilidades dentro del Sistema de Control Interno; el Comité de Auditoría, durante el año 2016, apoyó a la Junta Directiva de Bancompartir S.A., llevando a cabo las siguientes actividades:

• Se dio cumplimiento al número de sesiones establecidas, tanto normativamente como en el reglamento Interno del Comité, se efectuaron doce (12) sesiones durante el año 2016. A continuación, se relacionan los números de actas, fechas y principales intervenciones del Comité, en procura del cumplimiento de sus funciones:


Número de Acta Fecha de Reunión Principales Intervenciones del Comité

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Enero 19 de 2016

Febrero 16 de 2016

Marzo 15 de 2016

Abril 19 de 2016

• Los miembros del Comité solicitaron que se presentara un cronograma de implementación de la herramienta tecnológica ISOLUCION, soporte de la administración del SARO.

• Los miembros del Comité solicitaron que como medida para fortalecer el control interno se implementen indicadores sobre los hallazgos de auditoría.

• Los miembros del comité aprobaron presentar los estados financieros y sus notas, el informe sobre la gestión de la auditoría y evaluación del SCI año 2015, el informe de Gestión – ejercicio económico 201 y el informe del Oficial de Cumplimiento a consideración de la Junta Directiva. Así mismo, aprobaron el informe de Gestión de la Junta Directiva sobre el SCI dirigido a la Asamblea General de Accionistas.

• Los señores miembros del Comité solicitaron que para la custodia de las tarjetas de firmas se compren todos los muebles de seguridad para las oficinas que hagan falta.

• Los miembros del comité solicitaron establecer un indicador de PQRS frente al tamaño de la cartera de las entidades pares.

• El comité solicitó incluir un indicador de cartera desde enero de 2015 con y sin castigo.

• Los miembros del comité indicaron reducir el número de indicadores de tal manera que únicamente se manejen aquellos que permiten monitorear estrictamente el cumplimiento de los controles a los riesgos operativos; de otra parte, solicitaron presentar las calificaciones de cada oficina.

• Los señores miembros del comité realizaron sugerencias y modificaciones al borrador de la respuesta sobre el requerimiento efectuado por la Superfinanciera sobre el seguimiento que debe realizar el Comité de Auditoría a los estados financieros del Banco bajo IFRS.

• Los miembros del Comité solicitaron un informe actual del cobro jurídico a la Gerencia de cobranzas.

• Los miembros del comité acogieron el informe del Oficial de Cumplimiento y solicitaron que el mismo le sea presentado a la Junta Directiva.

• Los miembros del comité solicitaron que se continúe analizando el informe presentado, con las cifras de la cartera con castigos y sin castigos, discriminadas por modalidades.

• Los miembros del comité solicitaron hacer una nueva evaluación del convenio Brightstar, con el fin de determinar su potencial para continuarlo o en su defecto terminarlo, previamente a presentarse a la Junta Directiva.



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Mayo 17 de 2016

Junio 21 de 2016

Julio 26 de 2016

• Los miembros del comité en relación al informe de la Revisoría Fiscal, solicitaron a la administración presentar: (i) el avance en la implementación del proyecto vinculado con SARO, para conocer cómo se están redefiniendo los riesgos operativos, (ii) revisar las fechas de implementación de ISOLUCION. De igual manera, se solicitó presentar al Comité los acuerdos sobre los indicadores para atender el porcentaje de implementación de los diferentes indicadores evaluados por la Revisoría Fiscal. De otra parte, solicitaron incluir en el organigrama que describe el equipo de trabajo de la revisoría fiscal asignado a Bancompartir, el nombre del Revisor Fiscal principal y suplente posesionados ante la Superfinanciera.

• Sobre las situaciones informadas por la Revisoría Fiscal a la SFC del 2015, el comité solicitó presentar en el próximo comité el plan de acción, estado de cumplimiento y fecha de cierre.

• Los miembros del comité estuvieron de acuerdo de presentar las comunicaciones de la Superfinanciera que contengan requerimientos o información de relevancia y que deban ser conocidas por la Junta Directiva.

• El comité reitera la importancia de que cada mes presenten la tendencia mensual del Indicador de Cartera Vencida, desde enero de 2015 de la cartera con o sin castigos, por segmentos.

• El comité solicitó consolidar en un solo informe la calificación de las oficinas: cumplimiento operativo con el cumplimiento de riesgos y presentarlo.

• Los miembros del comité en relación con las investigaciones especiales, solicitaron no presentar casos administrativos de suspensión de personal.

• Los miembros del Comité, solicitaron que en la próxima sesión se presente un estado de resultados excluyendo los ingresos extraordinarios obtenidos por el Banco en el presente ejercicio. De otra parte solicitaron remitir a los miembros los cuadros de cartera presentados que no fueron incluidos en el informe remitido.

• El comité solicita además de provisionar el gasto correspondiente por los BRDPS, el pago de los parqueaderos correspondientes.

• Los miembros del comité solicitaron informar el tiempo que llevaban vinculados a las oficinas los Gerentes de Buga y Villavicencio y cuál había sido su gestión desde su vinculación.

• El comité reitera la presentación de la tendencia mensual del Indicador de Cartera Vencida, desde enero de 2015, de la cartera con y sin castigos por segmento. Así mismo, durante la presentación, el comité solicitó se presente en la próxima sesión:



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Septiembre 20 de 2016

Agosto 16 de 2016

Octubre 18 de 2016

• Los miembros del comité solicitaron que les fuera enviada la presentación que se hizo sobre los resultados de las oficinas.

• El comité solicitó informar a la Junta Directiva las comunicaciones de la Superfinanciera, relacionadas con Gobierno Corporativo y la visita en Situ SARLAFT.

1. Cómo mejorar la relación de rentabilidad sobre el patrimonio.

2. Explicar la disminución observada de los gastos de personal, Junio Vs. Mayo ¿Cuánto es por bonificaciones?

3. Evolución de la tasa de colocación de microcrédito. • Los miembros del comité solicitaron presentar el

informe de SARLAFT a la Junta Directiva

• El comité solicitó continuar presentando mensualmente en cada comité, el cuadro que muestra la evolución de la cartera vencida por cada una de las oficinas.

• El comité solicitó informar a la Junta Directiva las comunicaciones de la Superfinanciera, relacionadas con el reglamento de cuentas de ahorro y las que tienen vinculación con el tema de publicidad del proyecto de crédito hipotecario.

• El comité solicitó someter a consideración el Informe de la Gerencia de Cobranzas a la Junta Directiva del Banco en su próxima sesión y solicitó continuar presentando el cuadro que muestra la evolución de la cartera vencida por oficina.

• Los miembros del Comité acogieron el informe de la Revisoría Fiscal y asintieron sobre la actualización del cálculo de la materialidad a partir del patrimonio técnico.

• El comité solicitó nuevamente el informe consolidado de cumplimiento de las oficinas, que debía ser presentado en esta sesión. La administración respondió que sería presentado en la sesión de noviembre.

• Los señores miembros del comité solicitaron informar a la Junta Directiva el contenido de la comunicación relacionada con la reforma estatutaria y la respuesta suministrada por la administración.

• Los miembros del comité solicitaron que en la próxima reunión la administración apoyada por la Gerencia de Cobranzas presente el plan estratégico adelantado y las acciones necesarias para normalizar la cartera vencida general y particularmente de aquellas oficinas cuyo ICV está por encima del promedio del Banco.



• Los miembros del comité solicitaron: 1. Presentar la cartera de las primeras 20 oficinas por

franjas de vencimiento. 2. En el archivo en Excel con un ICV mensual por oficina,

agregar el resultado propio mensual del 2016. 3. Presentar los planes de acción, para las primeras 20

oficinas para disminuir el indicador de cartera vencida. • Los miembros del comité solicitaron que no se

comparen números absolutos en el informe del SAC, porque las entidades financieras comparadas son de diferentes tamaños; pidieron construir un indicador relacionado con variables más homogéneas entre las entidades pares, por ejemplo patrimonio, etc., y sea presentado en la próxima sesión del comité.

144Noviembre 22

de 2016

• Los miembros del comité, manifestaron que el informe de análisis del Core Bancario, es un tema estratégico e importante y por lo tanto, se les mantuviera informados con mayor regularidad.

145Diciembre 13

de 2016

• Los miembros del comité en relación al plan de acción sobre el sistema contable Dialogo, solicitaron aclarar si es necesario adquirir sistema más robustos para el ambiente de certificación o si este aspecto se suple con la implementación del nuevo Core.

• Los miembros del comité solicitaron revisar el sistema de monitoreo que actualmente se tiene para mitigar el riesgo de crédito de las oficinas.

• Los miembros del comité aprobaron en plan y presupuesto de auditoria para el año 2017.

Adicionalmente, el Comité de Auditoría adelantó un permanente control y seguimiento, reflejado en las actividades que se describen a continuación:

• Veló por el cumplimiento de las políticas generales del Banco relacionadas con el Sistema de Control Interno.

• Promovió la implementación de indicadores para la Red de Oficinas, sobre los riesgos operativos; para la adopción de medidas estructurales que mitiguen los riesgos identificados.

• Realizó seguimiento para que la Administración atendiera las recomendaciones de los órganos de control encaminadas al fortalecimiento de este sistema.

• Efectuó monitoreo permanente al desarrollo del Plan General de Auditoría, aprobado en diciembre de 2015 durante las reuniones del Comité en el año 2016.

• Revisó las comunicaciones recibidas de la Superintendencia Financiera de Colombia, validando que no existieran requerimientos sin atender por parte de la Administración.

• Revisó y efectuó las recomendaciones pertinentes a los informes que el Oficial de Cumplimiento presentó a la Junta Directiva, relacionado con el desempeño del Sistema de Administración de


Riesgos para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT, velando porque Bancompartir S.A., disponga de los procedimientos y controles suficientes para mitigar los riegos de exposición por lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Veló por el cumplimiento de la normatividad aplicable al Banco, especialmente la relacionada con los diferentes Sistemas de Administración de Riesgos y Evaluación del Sistema de Control Interno.

• Conoció los informes sobre las diferentes auditorías (de los Sistemas, de los Sistemas de Administración de Riesgos, de Dirección General, Financieras, de Cumplimiento, del SAC e investigaciones especiales), practicadas por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal; enterándose de los planes de acción para gestionar los riesgos por parte de la Administración.

• Verificó la existencia de controles que permiten asegurar que las cifras de los Estados Financieros, reflejan razonablemente la situación Financiera y los resultados del Banco, soportado en los informes presentados por la Revisoría Fiscal, la Auditoría Interna y la Administración. Así mismo, a través de los citados informes, evidenció que no se presentaron deficiencias materiales que afectaran los estados financieros y el informe de gestión.

4. Deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión.-

Durante el año 2016 no se recibieron observaciones de la Administración, las Revisoría Fiscal y la Auditoria Interna relacionadas con deficiencias materiales del SCI que pusieran en riesgo su efectividad.

5. Observaciones formuladas por los órganos de supervisión y sanciones impuestas.

En el año 2016, Bancompartir, mediante resolución 0900 de 2015, fue sancionado por la Superintendencia Financiera de Colombia, con una multa en cuantía de $90.000.000,00 por incumplimientos al literal B, al inciso y literal C del numeral 1.3.2.3.1. del capítulo II de la C.E. 100 de 1995. (normas sobre etapa de otorgamiento de crédito).

6. Evaluación de la labor realizada por la Auditoria Interna.

La Junta Directiva, por medio del Comité de Auditoría, evaluó la gestión de la Auditoría Interna. En el año 2016 se vinculó un nuevo funcionario al área, para fortalecer su capacidad operativa, y lograr mayor cubrimiento de sus funciones, dado el papel fundamental que, como órgano de Control, cumple en línea con los objetivos estratégicos de Bancompartir. En concepto del Comité la labor de la Auditoría se centra en proteger al Banco frente a los diferentes riesgos del negocio, para lo cual desarrolla su actividad aplicando los estándares y buenas prácticas de auditoría, de manera independiente y objetiva.Durante el año 2016, la labor realizada por la Auditoria Interna, contempló un cubrimiento a la Red de Oficinas a través de 87 auditorías integrales y 7 auditorías de apertura de oficina, para un total de 94 auditorias; en la Dirección General se cubrieron procesos y subprocesos, con un enfoque de Auditoría basada en la evaluación de los controles que se aplican para mitigar los riesgos más críticos del negocio y finalmente la Auditoría de Sistemas comprendió la evaluación de controles de aplicación, seguridad de los sistemas de información, gestión de control de cambios, gestión contable, proceso


plan de continuidad del negocio, controles generales, infraestructura tecnológica y cumplimiento normativos, de conformidad con lo estipulado en la CE 029 , parte I, Título I, Capítulo IV - Circular Básica Jurídica – Sistema de Control Interno, relacionado con el elemento Ambiente de Control y normas de control interno para la Gestión Tecnología.

Para el año 2016 la Auditoria Interna veló por la cultura del Control Interno a través de 30 charlas sobre el SCI que impartió a 559 funcionarios. Así mismo, aplicó 65 diligencias de descargos a igual número de funcionarios por violaciones al código de conducta e incumplimientos a disposiciones internas y al reglamento interno de trabajo.

En general, la gestión de auditoría se ha ajustado a las disposiciones normativas y la regulación para la práctica profesional de la Auditoría Interna. Así mismo, conto con los recursos necesarios para su gestión y ha dado cumplimiento satisfactorio al plan de auditoría como a las indicaciones señaladas por el Comité de Auditoría en el año 2016.

7. Conclusión

La Junta Directiva a través del Comité de Auditoría ha cumplido su gestión relacionada con el Control Interno, de acuerdo con lo señalado en el numeral 6.1.1.1 del capítulo IV del título I parte I de la Circular Externa 029 de 2014, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, que se soporta en 12 actas de las sesiones efectuadas durante el año 2016, las cuales fueron debidamente analizadas y aprobadas; además de realizar la labor de seguimiento sobre temas relevantes en forma adecuada.

Si bien durante el año 2016 no se identificaron situaciones críticas como resultado de los exámenes de los entes de control, se han formulado las recomendaciones correspondientes, las que son gestionadas por la Administración en procura de fortalecer el Sistema de Control Interno.De acuerdo con lo anterior, durante el año 2016 no se encontraron debilidades materiales que pusieran en riesgo la efectividad del SCI.

Bogotá D.C., 07 de febrero de 2017.

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