Autor: Nelson Berríos Villagra

Constructor CivilExperto en Prevención de RiesgosMáster en Administración de Empresasnberriosv@gmail.com

PLAN DE CALIDAD: SU IMPORTANCIA EN LAS OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

Ahora, si este tema lo llevamos al área de la Construcción y específicamente a la Gestión de Calidad en la Construcción, no sólo se vuelve útil y práctico, sino que además imprescindible si la organización que la aplica, realmente está centrada en responder eficazmente a su cliente.

Hablar del concepto de “Planificación” y de cómo llevarlo a cabo con

éxito, es sin duda un tema que despierta el interés de cualquier directivo o mando medio, no importando el tipo de empresa u organización a la cual pertenezca. Debiera, creo yo además, despertar el interés de cualquier otra persona que desee seriamente cumplir sus objetivos.

Uno de los Padres de la Calidad, el señor J.M. Juran dedicó gran parte de sus horas profesionales a precisar qué es lo que se debe hacer para planificar la Calidad. Comenzó señalando que la Planificación de la Calidad es el primer y más importante paso para “hacer Calidad” y segundo, que comienza en la determinación de las necesidades de los clientes y termina en la entrega del producto conforme.

Al parecer, en nuestra cultura latina, tan creativa, intuitiva, colorida, sensible, artística, profunda y apasionada, lamentablemente la adrenalina que provoca el enfrentarse a lo desconocido, al riesgo, y/o el interés por lograr resultados a corto plazo, es habitualmente más importante y urgente que definir claramente los objetivos a cumplir y precisar la estrategia para llevarlos a cabo de manera consistente. Sin desarrollar cabalmente el paso “Planificar”, nos vamos rápidamente al segundo paso: “Hacer”. En los planos artísticos puede que esto resulte en algunos casos, pero en la vida de las empresas y en el quehacer diario, los resultados han demostrado que sin Planificación es menos probable cumplir los objetivos y no hay aseguramiento de la Calidad.

Desafortunadamente, a muchos latinos nos cuesta desarrollar la actividad de Planificar, tanto en la vida diaria como en los negocios. Algunas personas equivocadamente asocian el concepto “Planificar” a un trámite vacío, que hace perder tiempo, que retarda lo importante y que no tiene un real valor.

En el mundo de la construcción lamentablemente, en muchas obras menores se “reacciona” gran parte del día y pareciera que la etapa de Planificación no ha sido abordada convenientemente. El tiempo prudente, la dedicación, el estudio detallado, la tecnología adecuada, la comunicación efectiva, el análisis profesional y los acuerdos inter disciplinarios para precisar el proyecto (generalmente incompleto), parecen haber estado muy poco presentes en esta etapa. El tiempo y dedicación que se le otorga a la etapa de Planificación de algunos proyectos de construcción es casi insignificante en relación al tiempo de ejecución del mismo. Muchos reducen al máximo esta etapa creyendo equivocadamente que el éxito depende de la ejecución del proyecto y que, por lo tanto: “no hay que perder más tiempo y empezar cuanto antes la obra”.

Menciono esto, pues hablaremos en este artículo de Planificación de la Calidad que es un aspecto específico y técnico dentro de la etapa de Planificación de un proyecto y porque el tipo de condicionamientos mentales de los que aplican ésta u otras herramientas de gestión, influyen directamente en su correcta valoración, ejecución, aplicación y control.

Es en este segundo punto en el cual nos centraremos en el presente artículo, ya que el Plan de Calidad, en simples palabras y en general, es la planificación de un Sistema para responder a un determinado contrato específico.

La Gestión de Calidad, sin embargo, le otorga a la etapa de Planificación un lugar de primera importancia y precisa claramente sus sub etapas. Se trata entonces de “Asegurar la Calidad”, no de “Improvisar la Calidad”.

La Planificación de ésta puede aplicarse de manera global a la implementación del Sistema de Calidad de la Empresa o a la implementación del Sistema de Calidad de cada proyecto a través de los Planes de Calidad.

En el rubro de la construcción y precisamente en la materialización de un proyecto, eso es básicamente lo que hacemos, debemos asegurarnos que el contrato de ejecución del proyecto se cumpla a cabalidad y que el cliente que lo encargó, quede satisfecho con el trabajo realizado.

Si la empresa está verdaderamente en el camino de la Calidad, cada proyecto debiera contener, dentro del estudio de planificación del mismo, su Plan de Calidad respectivo. Es decir, la carpeta de Planificación General del Proyecto, debiera contener en uno de sus apartados este documento.

La Gestión de Calidad no es sólo una herramienta para hacer marketing, no es un título que se adquiere sólo para exhibirlo comercialmente. La Gestión de Calidad es una de las herramientas actuales más poderosas para realizar verdaderos cambios en las empresas y lograr finalmente alinearse a los requerimientos del cliente, pero requiere cultivar y mantener básicamente tres virtudes que no son muy habituales en estos días: integridad, disciplina y trabajo en equipo.

El Plan de Calidad habitualmente es un documento del Sistema de Calidad de una empresa que se gestiona a través de la filosofía o estrategia de la Calidad. Dentro de la Norma ISO-9001, es un requisito a cumplir cuando la empresa presenta determinadas condiciones ( cualquiera sea su actividad económica). Más allá de esta exigencia normativa, es una herramienta útil para el desarrollo de cualquier proyecto, sea éste pequeño o un gran proyecto o esté la empresa implementando ISO-9001 o no lo esté.

I. FUNDAMENTOS Y APLICACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD

La Norma ISO-10005/2005, define el Plan de Calidad como:“Documento que especifica cuáles proceso, procedimiento y recursos asociados se aplicarán, por quién y cuándo, para cumplir los requisitos de un proyecto, producto, proceso o contrato específico.”

En definitiva, el Plan de la Calidad debiera detallar cuáles son las actividades que se deben implementar para que el proyecto responda a la Calidad acordada con el Mandante y además a todos los otros requerimientos legales propios del proyecto y los requerimientos internos de la empresa que lo implemente.

Esta Norma hace referencia a seis puntos claves del desarrollo del Plan de Calidad: 1. Identificación de la necesidad de su elaboración2. Entradas necesarias3. Alcance4. Preparación5. Contenido6. Revisión, aceptación, implementación y revisión del Plan de Calidad.

En el rubro de la Construcción y para las empresas constructoras que implementan la Norma ISO- 9001, es una exigencia que cada proyecto constructivo a ejecutar, bajo ciertas condiciones, se planifique, ejecute y se entregue al cliente bajo un Plan de Calidad.

Es tal la importancia de esta herramienta de gestión, que a nivel internacional, en muchos casos se exige a nivel estatal, por los propios Ministerios de Vivienda u Obras Públicas respectivos.

La industria de la construcción realiza proyectos únicos, bajo contratos específicos y definidos para su ejecución, por lo cual requiere precisar formalmente el nivel de Control que tendrá cada fase del ciclo de vida del proyecto de construcción. Por lo tanto, el Plan de Calidad es una herramienta de gestión, que permite ordenarse principalmente antes de la ejecución de una obra, en los aspectos claves de la Calidad del proyecto, con el fin de “Asegurar su Calidad”.

En muchos países, el Plan de Calidad es un requisito legal para poder autorizar gubernamentalmente el inicio de una obra de construcción y no se puede presentar a una propuesta de construcción pública, sin adjuntar este documento a la carpeta de antecedentes.

El Plan de Calidad es un documento que debe implementarse a lo largo de toda la vida de la obra. Los que hemos dirigido proyectos de construcción, sabemos que en algunos casos se presentan imprevistos que no estaban contemplados en la etapa de planificación y, por lo tanto, debemos enfrentar nuevos desafíos. Por ello, este documento debe primero elaborarse en base a un estudio serio y completo del proyecto y luego actualizarse formalmente cada vez que ocurran cambios. El equipo de obra que lo implementa debe estar atento a precisar las nuevas variables de calidad que deben incluirse o modificarse. Por lo tanto, el Plan de Calidad debe responder permanentemente a los requisitos reales del proyecto y esto demanda un esfuerzo adicional en tener que poner al día los objetivos, indicadores, metas, recursos, responsables, nuevos ensayos, certificados, aplicación de normativas y controles necesarios.

En Chile, debido principalmente a la situación sísmica que nos caracteriza, existe una tradición del buen construir. La construcción en madera, albañilería armada, metálica y con hormigón armado se realizó considerando siempre un alto coeficiente de seguridad o sobre dimensionando las piezas que conformaban la estructura. Pero, en mi opinión, donde hemos estado deficitarios (la actual realidad lo demuestra), es en el nivel de Gestión de Calidad que asegure que lo proyectado, especificado y calculado se cumpla correctamente, al igual que todos los otros parámetros legales y normativos.

El Plan de la Calidad es un documento que usualmente está dentro de la documentación del Sistema de Calidad de la empresa, pero puede elaborarse uno que no lo esté. En el primer caso, el Plan de Calidad es un subsistema dentro del sistema general y utiliza muchos de los documentos y prácticas de este sistema, haciendo referencia a éstos de manera formal. A esta base, se le suma la elaboración de nuevos documentos y sistemas de control para responder de manera específica al contrato en particular.

La alta competitividad en la industria de la construcción y por qué no decirlo, la gran cantidad de demandas legales y denuncias públicas a través de los medios de comunicación que han tenido que enfrentar algunas empresas constructoras, han llevado a reflexionar a algunos directivos de empresa, gremios y gobiernos. La mirada se ha centrado en actualizar la reglamentación, la fiscalización y la implementación de sistemas que permitan asegurar la Calidad de la ejecución de los proyectos. El requisito de que la empresa cuente y luego certifique su Sistema de Gestión de Calidad (sea ISO-9001 u otro) es cada vez más evidente.

La versión cero del Plan de Calidad debe ser elaborado por el Directivo que está a cargo de la Planificación y/o Ejecución del Proyecto (en muchos casos, es el administrador del contrato o Director de Obra del mismo), junto a la plana mayor de su equipo (habitualmente ya está designado el Profesional de Terreno, el Profesional de Calidad, el Profesional Técnico y el Jefe de Obra). Este primer documento debe ser redactado considerando toda la información del proyecto y los requisitos adicionales a él, definiendo las responsabilidades de cada integrante del Equipo de Obra, los procedimientos, instructivos, registros, Listas de Chequeo de las partidas, sistemas de controles, canales de comunicación, y otros. Utilizando la mirada y experiencia multidisciplinaria del equipo.

En el caso que no exista Sistema de Gestión de Calidad de base, el Plan de Calidad debe transformarse en el Sistema de Calidad del Proyecto y, por lo tanto, abordar lo general y particular.

Esta primera versión del Plan de Calidad debe seguir todas las formalidades de un documento del sistema y, por lo tanto, ser firmado por el responsable de su elaboración, revisión y aprobación. Posteriormente se deberá ir revisando, complementando y ajustando a las nuevas exigencias de la obra, modificaciones de diseño, nuevas exigencias de las partes interesadas, cambios legislativos, regulatorios o normativos, etc.; eso sí, siempre siguiendo la formalidad que conlleva un documento de esta relevancia. No hay que olvidar que un Plan de Calidad es una planificación de un Sistema de Calidad para algo específico, es como hacer un mini sistema, comparado con el Sistema de Calidad de la empresa.

Se recomienda revisar semanalmente, junto a todo el Equipo de Obra, el cumplimiento del Plan de Calidad, haciendo participar dinámicamente a todo el equipo.

Una vez en terreno, este documento debe ser presentado oficialmente al equipo completo de obra (Profesionales, Jefes de Obra, Capataces, Jefe de Bodega, Jefe Administrativo, etc.) y a los Jefes de los Subcontratos, ya que serán todos ellos los que deberán aplicar y cumplir con muchos de los controles que están señalados en él.

La administración del Plan de Calidad en obra, según mi experiencia, es un proceso que debe realizarse siguiendo el Ciclo de Mejoramiento Continuo, ya que éste es una metodología inteligente y simple para administrar procesos (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar).

En mis asesorías a empresas, he podido constatar la vital importancia que tiene el liderazgo, motivación y conocimiento en estas materias, pues el tema no es fácil, requiere de integridad, disciplina y un permanente trabajo en equipo.

El liderazgo del Administrador de Contrato en los temas de Calidad es esencial para el correcto funcionamiento del Plan de Calidad. Sin su compromiso real, incentivos para su cumplimiento, comunicación a todos los niveles y educación permanente en estas materias, no es posible su correcto cumplimiento.

Hay que considerar que los requisitos para implementar un Sistema de Gestión de Calidad, tienen raíces principalmente europeas y japonesas y para muchos de éstos, estas tres virtudes son valoradas.

El Plan de Calidad, fuera de ser revisado semanalmente por el Equipo de Obra, debe ser Auditado por los Auditores Internos de la empresa o por algún Gerente de Calidad o Jefe del Departamento de Calidad de la empresa (independiente de las auditorias propias del Mandante), de manera de verificar detalladamente su cumplimiento y su eficacia. Esta mirada profesional, experta e independiente de la unidad auditada, es absolutamente necesaria para asegurar que el Plan de Calidad esté centrado en la dirección correcta.

El mejor incentivo para una correcta implementación del Plan de Calidad en terreno es demostrar su utilidad y efectividad a través de resultados concretos para el proyecto. Por ello, se requiere que el registro de datos sea rápido, certero y real.

El Informe de auditoría al Plan de Calidad va a señalar básicamente el grado de efectividad del Sistema de Calidad de la Obra y como es un documento que se entrega rápida y directamente al Administrador del Proyecto, representa una importante ayuda para su correcta implementación.

Se trata de tomar decisiones en base a datos concretos, actuales y no meras apreciaciones subjetivas.

Si estos datos son inciertos, indebidamente registrados y analizados o tomados por personas que no están capacitadas para ello, todo lo que se construya sobre esto será inútil.

Otro aspecto importante a considerar es la comunicación real, efectiva y periódica del Plan de Calidad y sus resultados a todos los trabajadores del proyecto y a las partes interesadas. Esto que parece tan fácil, es una de las tareas más complejas, ya que el objetivo final es que todos se involucren en la implementación del Plan de Calidad y tomen conciencia de su importancia para el proyecto y para ellos mismos.

Fundamentalmente, la estructura de un Plan de Calidad debe responder a los siguientes aspectos, aunque hay que hacer notar que dependerá del tipo de proyecto que debe abordarse:

II. CONTENIDOS BÁSICOS DE UN PLAN DE CALIDAD

Objetivos de Calidad e indicadores (costos, plazos, satisfacción de clientes, etc.)

Asignación específica de responsabilidades y autoridad durante las diferentes fases del proyecto.

Procedimientos específicos, métodos e instrucciones de trabajo que se deben aplicar, Listas de Chequeo por partidas, Planos, etc. (Control de Documentos y Registros).

Ensayos e inspecciones.

En Chile, a nivel gubernamental se ha aceptado una estructura básica de un Plan de Calidad para desarrollar una obra de construcción (MOP y SERVIU), pero esta estructura solicitada es más amplia que lo enmarcado por la Norma ISO-9001 (centrada sólo en la Calidad), ya que exige además que el Plan de Calidad señale en su contenido, la Gestión de Prevención de Riesgos y la Gestión de Medio Ambiente. Por lo tanto, este Plan de Calidad exigido por el MOP y SERVIU podría considerarse como un “Plan Integrado de Gestión”, ya que incluye tres temas claves: Calidad, Prevención de Riesgos y Medio Ambiente.

Retroalimentación, análisis de las no conformidades y del producto no conforme.

Comunicación efectiva con el cliente, sus representantes y otras partes interesadas.

Registro, análisis de la información y toma de decisiones. Diseño y Desarrollo (control de los cambios). Control y Seguimiento de Procesos. Auditorias y Mejoramiento Continuo.

1. Portada e índice2.- Descripción del Contrato3.- Alcance del Plan de Calidad4.- Objetivos de Calidad5.- Normativa Aplicable (Documentación Externa)6.- Organización de la Obra (Organigrama)7.- Programa de Trabajo8.- Control de Los Procesos9.- Compras de Materiales y Productos10.- Subcontrataciones en la Obra11.- Acopios, Almacenamiento y Manejo de Materiales o Productos12.- Inspección, Control y Ensayo13.- Control de Equipos de Seguimiento y Medición14.- Cumplimento de Requisitos Medioambientales15.- Cumplimiento de Requisitos de Prevención de Riesgos16.- Control de No Conformidades17.- Acciones Correctivas y Preventivas18.- Control de Registros de Calidad19.- Control de Documentos20.- Auditorías Internas de Calidad21.- Procedimientos de Trabajo22.- Informe Final

Este “Plan de Calidad”, contempla 22 puntos claves que componen su estructura y se audita periódicamente por Profesionales del MOP o SERVIU según corresponda, analizando el grado y efectividad de su cumplimiento en terreno (Resolución N°258 de Octubre 2009, en axexo D. MOP).

Es un gran avance para la gestión de obras de construcción que se esté solicitando por algunos Mandantes (Públicos y Privados) la presentación de un Plan de Calidad, como uno de los documentos que deben integrar la presentación de la propuesta.El Plan de Calidad como cualquier otra herramienta de gestión requiere de voluntad gerencial. Sin un verdadero compromiso y control efectivo de la gerencia, esta herramienta tiene poco sentido. Es de esperar que tanto Empresas como Mandantes (públicos o privados) puedan implementar seriamente esta valiosa herramienta de gestión y auditarla detalladamente en terreno.

CONCLUSIONES

Resulta urgente crear a nivel nacional una verdadera Cultura de la Calidad, en el sector de la construcción y en todas las otras áreas económicas, de manera de alinearse a las actuales necesidades y requerimientos de la sociedad chilena e internacional. La Educación con una visión holística, integradora y basada en la sustentabilidad, en todos los niveles de la sociedad (Educación con mayúscula), como siempre, es la clave para crear esta nueva cultura global de la Calidad.

Su adecuada implementación, sin duda contribuirá al cumplimiento de los requerimientos de los proyectos de construcción, con todos los múltiples beneficios que esto conlleva para todas las partes interesadas ( Empresa, trabajadores, clientes, subcontratistas, proveedores, comunidad, etc.)

Bibliografía.Norma ISO-9001-2008Norma ISO- 10005-2005“Introducción al Control de Calidad”, KauroIshikawaResolución N°258 de Octubre 2009, en anexo D. MOP