plan de calidad obras

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PLAN DE CALIDAD OBRAS

DOCUMENTO No. ANE-P-PR-001-G-OEL-001 REV. 04

CONTROL DE COPIAS Número de Copia Entregado a Fecha de Entrega

Bogotá, 11 de Septiembre de 2.006

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

ÍNDICE DE MODIFICACIONES

Rev. No. Descripción Elab. Por

Cargo Rev. por

Cargo Fecha de

Aprobación

01 Actualización Procedimiento Mauricio Mendoza

Jorge Alberto Bejarano

Mayo 30 de 2.005

02 Actualización Procedimiento Diana Serna Jorge Alberto

Bejarano Enero 23 de

2.006

03

Debido al cambio de nombre en los cargos de Coordinador de Seguridad Industrial y Coordinador de Sistemas, se hace necesario actualizar el procedimiento. Se anexaron registros: “Control de Entradas Almacén”, “Control de Llamadas Celular Fonoservicio” y “Control de Fax Enviados Fonoservicio”.

Diana Serna Jorge Alberto

Bejarano Marzo 30 de

2.006

04

Debido al “Rediseño de Procesos – Nuevos Clientes Residenciales” establecido por Codensa, se hace necesario actualizar el procedimiento en cuanto a programación y ejecución de las solicitudes de servicio.

Diana Serna Jorge Alberto

Bejarano Septiembre 11

de 2.006

Aprobado por: ___________________________________ Gerente de Proyecto

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO

2 ALCANCE

3 VOCABULARIO

4 REFERENCIAS

4.1 DOCUMENTOS EXTERNOS AL PROCESO ESPECIFICO 4.2 DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCESO 4.3 EXCLUSIONES DE OBRAS DEL PLAN DE CALIDAD 4.4 RESPONSABILIDAD DEL SGC 4.5 REQUISITOS LEGALES DEL CONVENIO 4.6 OBJETIVOS DE CALIDAD PARA EL CONVENIO 4.7 REQUISITOS CLAVES PARA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES

5 DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1 SOLICITUDES

5.1.1 Proceso de Oferta 5.1.1.1 Tipos de Solicitudes

5.1.2 Envío y Recepción de la Información 5.1.3 Recibo de las Solicitudes de Servicio 5.1.4 Apoyo de Fonoservicio 5.1.5 Programación de la Visita y Entrega a los Asesores

Comerciales 5.1.6 Ejecución de la Visita 5.1.7 Control de Calidad de la Información 5.1.8 Recepción y Control de Calidad de la información 5.1.9 Envío de la información a CODENSA 5.1.10 Programación de las Obras y Entrega a Cuadrillas 5.1.11 Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega 5.1.12 Ejecución de las Obras 5.1.13 Control de Calidad de las Obras 5.1.14 Control de Calidad de la Información 5.1.15 Labores de Supervisión 5.1.16 Recepción y Control de la Calidad 5.1.17 Recepción de obra 5.1.18 Digitación 5.1.19 Envío de facturación a Contabilidad AENE

5.2 SOLICITUDES

5.2.1 Proceso de Oferta 5.2.1.1 Tipos de Solicitudes

5.2.2 Envío y Recepción de la Información

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5.2.3 Recibo de las Solicitudes de Servicio 5.2.4 Apoyo de Back Office 5.2.5 Programación de la Visita y Entrega a los Ejecutivos de

Negocio de Terreno 5.2.6 Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega 5.2.7 Ejecución de la Visita 5.2.8 Ejecución de las Obras 5.2.9 Control de Calidad de las Obras 5.2.10 Control de Calidad de la Información 5.2.11 Labores de Supervisión 5.2.12 Recepción de obra 5.2.13 Recepción y Control de la Calidad 5.2.14 Digitación 5.2.15 Envío de facturación a Contabilidad AENE

5.3 ENTREGAS DE PRODUCCIÓN A CODENSA

5..4 DEVOLUCIÓN DE INFORMACIÓN

5.5 MANEJO DEL PRODUCTO NO CONFORME

5.6 ANALISIS DE DATOS

5.7 INDICADORES

5.7.1 Indicadores deL Convenio 5.7.2 Indicadores Internos

5.8 DAÑOS A TERCEROS

5.9 FACTURACIÓN

5.10 INFORMES Y REUNIONES

5.11 LISTAS DE CHEQUEO

5.12 SISTEMA DE INFORMACIÓN

5.13 GESTIÓN DE INVENTARIOS

6 PLAN DE CONTINGENCIA

6.1 MANEJO DE SISTEMAS DE INFORMACION

6.2 CONTROL DE INVENTARIOS

6.3 VEHICULOS

6.4 PERSONAL

6.5 COMUNICACIONES

7 PLAN DE INCENTIVOS

8 REGISTROS

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1 OBJETIVO Establecer una metodología para la prestación de servicios de Obras Eléctricas a los clientes de CODENSA a cambio de una remuneración y la instalación de medidores en los casos en que CODENSA lo solicite directamente en la forma indicada en el convenio No. 06-2004.

2 ALCANCE Este documento aplica a Coordinadores, técnicos y encargados de las actividades y diferentes operarios que intervienen en el proceso de Obras Eléctricas y rige una semana después de la fecha de aprobación.

3 VOCABULARIO Los términos de calidad encontrados en este documento pueden ser consultados en la Norma NTC – ISO 9000:2000 "Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario".

4 REFERENCIAS 4.1 DOCUMENTOS EXTERNOS AL PROCESO ESPECIFICO

• Norma NTC–ISO 9001:2000 "Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”

• Ley 142 de Servicios Públicos.

• Contrato de Condiciones Uniformes Codensa.

• Resolución CREG 108 de 1997.

• Código Eléctrico Colombiano NTC 2050.

• Normas Constructivas de CODENSA.

• Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE). Resolución 18 0398 de 2004 del Ministerio de Minas y Energía.

• Lista de Productos Certificados del CIDET.

• Manual de Calidad, ANE-MC-AC-001.

• Mejoramiento Continuo, ANE-P-AC-001.

• Planeación y Ejecución Operativa, ANE-P-PR-001.

• Personal, ANE-P-AD-002.

• Logística, ANE-P-AD-001.

• Archivo, ANE-P-AC-002-G-003.

• Control de Materiales, ANE-P-AD-001-G-003.

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4.2 DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCESO • Convenio No. 06-2004.

• Formato de Solicitud.

• Tarjeta de Visita.

• Oferta Comercial.

• Autorización de la Oferta Comercial.

• Acta de Instalación.

• Acta de Conexión de Servicio – Retiro de Sellos.

• Declaración de Cumplimiento Retie.

• Bienvenido a Codensa.

• Manual del Ejecutivo de Negocio de Terreno

• Manual del Ejecutor de Obra

• Instructivo para Normalización Residencial y Comercial. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001

• Procedimiento para el Control y Almacenamiento de Medidores. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-002

• Manual de Funciones y Procedimientos del Gerente del Proyecto. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-017.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Coordinador Operativo. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-004

• Manual de Funciones y Procedimientos del Administrador Ordenes de Servicio. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-006.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Solicitudes de Servicio.

ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-007.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Obras. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-008.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega

ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-009.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Fonoservicio. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-010.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Asesor Comercial. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-011.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Técnico Electricista. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-012.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Técnico. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-013.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Supervisor. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-015.

• Manual de Funciones y Procedimientos del Digitador. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016.

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Los anteriores Manuales incluyen el perfil de los cargos. 4.3 EXCLUSIONES DE OBRAS DEL PLAN DE CALIDAD Se encuentra en el Manual de Calidad, ANE-MC-AC-001, Numeral 3.1.4. Exclusiones de la Norma. De acuerdo a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001, versión 2000, el Sistema de Calidad de AENE E.S.P. S.A., declara la siguiente exclusión: Numeral 7.3: Diseño y Desarrollo. “AENE E.S.P. S.A., excluye del presente Manual y por tanto de cualquier auditoria Interna o Externa del Sistema de Gestión de la Calidad, cualquier actividad de Diseño y Desarrollo de Procesos Comerciales y Distribución para empresas de Servicios Públicos, ya que dentro de los procesos de sintonización con el cliente establecidos en el documento MARCO OPERATIVO y en la guía OFERTAS Y CONTRATOS, no se encuentran estos procesos”. 4.4 RESPONSABILIDAD DEL SGC La responsabilidad del SGC, se encuentra en el Manual de Calidad, ANE-MC-AC-001, numeral 3.2 y 3.2.1 “La Gerencia de AENE ESP S.A. se compromete a: Liderar el mantenimiento del Sistema de Calidad, a suministrar los recursos necesarios para el desarrollo y a revisar periódicamente su funcionamiento, velando siempre por el cumplimiento de los requisitos y el mejoramiento continuo de los procesos de la organización. Para ello asume además de ella misma la representación ante la dirección, o a través de algunos funcionarios, según las circunstancias. 4.5 REQUISITOS LEGALES DEL CONVENIO Los requisitos legales y reglamentarios, y las normas técnicas aplicables en la realización del convenio, pueden cambiar por común acuerdo, se dará por terminado o se suprimirá alguna de las actividades objeto del mismo, en el evento que se produzcan nuevas leyes o reglamentaciones que impidan su continuación. Lo anterior está contenido en los siguientes documentos:

• Convenio No. 06-2004

• Normas, reglamentos y procedimientos de CODENSA.

• Ley General de Servicios Públicos y la Reglamentación expedida por la CREG.

• La oferta del CONTRATISTA, y contraofertas presentadas, en los términos aceptados por CODENSA.

• Las actas y demás documentos que durante la ejecución del convenio se firmen, por CODENSA y/o sus delegados, por las partes.

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4.6 OBJETIVOS DE CALIDAD PARA EL CONVENIO • Realizar todos los trabajos asignados cumpliendo con las normas técnicas y

definidas por CODENSA dentro del convenio. • Velar porque la veracidad y exactitud de la información generada en cada una de

las actividades, sea la correcta. • Entregar dentro de los términos pactados en el convenio, toda la información

comercial y técnica de cada una de las actividades, así como los informes y archivos generados.

• Cumplir con todas las normas de seguridad, establecer procedimientos seguros y

vigilar que las herramientas y elementos de seguridad utilizados estén en buen estado de uso y cumplan con las especificaciones técnicas.

4.7 REQUISITOS CLAVES PARA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS Y

NECESIDADES • Vender a los clientes de CODENSA las obras eléctricas de acuerdo a sus

necesidades y cumpliendo la normatividad vigente.

• Contar con personal capacitado para brindar una atención oportuna y eficiente a los clientes de CODENSA.

• Facturar el valor de las obras eléctricas a los clientes de CODENSA.

• Garantizar que el material suministrado y utilizado en las obras esté certificado por los organismos competentes.

• Entregar a CODENSA diariamente de acuerdo a los formatos que ésta indique, la relación de las actividades realizadas a los clientes.

• En los casos en donde se vayan a ejecutar obras, deberá entregar a CODENSA entre otros los siguientes documentos correctamente diligenciados: Factura de venta expedida por AENE al cliente, (pagaré, carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo, convenio de financiamiento (cuando son ofertas comerciales mayores a dos millones de pesos)), fotocopia de la cédula del propietario y autorizado en caso que exista, para la ejecución de las obras.

• Cumplir con los estándares de calidad exigidos por CODENSA en la ejecución de las obras.

• Custodiar hasta la entrega a CODENSA todos los documentos relacionados con el cobro a los clientes, tales como: pagarés, carta de instrucciones de diligenciamiento de los pagarés y convenios de financiamiento. En caso de pérdida de la carta de instrucciones y/o pagares, AENE deberá realizar la respectiva reposición del título valor de acuerdo con las normas legales vigentes.

• Hacer aprobar previamente por CODENSA los formatos y documentos utilizados en la interacción con los clientes de la empresa.

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• Velar por la adecuada presentación del personal y los vehículos utilizados en las actividades del Convenio.

• Cumplir con respecto a los trabajadores que utilice en las labores propias de este convenio todas las obligaciones y responsabilidades que le impone la ley.

• Pagar a todos los trabajadores que emplee directamente en la ejecución del convenio, y a garantizar el pago cuando se encuentren vinculados con subcontratistas, de todas las obligaciones laborales legales, estatutarias, reglamentarias que le correspondan, las pactadas entre las partes y las señaladas en el convenio.

• Tener a disposición de CODENSA en el momento en que ésta lo solicite, todos aquellos documentos que acrediten el cumplimiento con su personal o el de su (s) subcontratista(s) de todas las disposiciones laborales legales, estatutarias, reglamentarias y contractuales que le correspondan. Entre los documentos que CODENSA podrá exigir a AENE estarán, necesaria pero no exclusivamente, los contratos de trabajo, Reglamento Interno de Trabajo, convenios de asociación, comprobantes de pago de obligaciones laborales, estatutarias, reglamentarias y contractuales que le correspondan, sin perjuicio de los demás que CODENSA considere de su interés.

• Informar a CODENSA dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que tuvo conocimiento o debió conocer de la acción judicial, sobre los embargos y demandas de todo tipo que afecten o tengan relación directa o indirecta con el presente convenio, indicando juzgado, radicación, pretensiones, estado del proceso, embargo y cuantía.

• Autorizar a CODENSA para que en caso de no pago en los términos legales, estatutarios, reglamentarios o contractuales de los salarios, prestaciones, descansos remunerados, indemnizaciones, liquidaciones, honorarios, compensaciones y demás acreencias laborales con el personal que labore en la ejecución del presente convenio directamente o con subcontratistas, CODENSA pague directamente esos valores al personal a nombre de AENE. Estas sumas serán descontadas de cualquier valor que adeude CODENSA a AENE. Igualmente este descuento procederá tratándose de acreencias de AENE o con entidades de seguridad social, Caja de Compensación Familiar, ICBF y SENA.

• Autorizar a CODENSA para que a través de las personas que designe realice evaluaciones, solicitudes, observaciones, recomendaciones y requerimientos relacionados con el aseguramiento de la calidad y del servicio, gestión del recurso humano, principalmente sobre obligaciones laborales, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial.

• Para el pago final como el de las facturas está condicionado a que AENE presente ante CODENSA (cuando el Gestor lo solicite) copia de los comprobantes que acrediten el pago de los salarios, prestaciones, indemnizaciones, descansos remunerados, liquidaciones, honorarios, compensaciones, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en salud, pensiones, riesgos profesionales, Caja de Compensación Familiar, ICBF y SENA salvo las excepciones determinadas por la ley y de las acreencias laborales legales, las pactadas entre las partes y las señaladas en el presente convenio.

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• Entregar la dotación a los trabajadores en los casos que determine la ley y a todos los que participen en la ejecución del convenio, con las especificaciones de diseño y calidad que determine CODENSA y dando estricto cumplimiento a las normas sobre seguridad industrial. Así mismo AENE deberá hacer entrega a su personal, de los elementos de protección personal de acuerdo a los riesgos específicos de la tarea u oficio a ejecutar los cuales deberán ser repuestos cada vez que estos presenten deterioro o pérdida. CODENSA estará plenamente facultada para efectuar las solicitudes, recomendaciones y requerimientos relacionados con la dotación y elementos de protección personal de los trabajadores que participen en la ejecución del convenio.

• Entregar a CODENSA cuando termine el convenio por cualquier motivo, copia de las liquidaciones finales de salarios y prestaciones sociales de todo el personal vinculado con el Proyecto, comprobantes de pago de las cotizaciones de Seguridad Social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del convenio, y paz y salvo vigente expedido por el Ministerio de la Protección Social en el que se certifique que a la fecha no se encuentra reclamación laboral en contra de AENE.

• En caso de aceptarse el Subcontratista por CODENSA, AENE se obliga a exigirle al SUBCONTRATISTA el cumplimiento de todas las obligaciones laborales legales, estatutarias, reglamentarias que le correspondan, las pactadas entre las partes y las señaladas en el convenio; de la entrega de la dotación a los trabajadores en los casos que determine la ley y a todos los que participen en la ejecución del presente convenio, con las especificaciones de diseño y calidad que determine CODENSA y dando estricto cumplimiento a las normas sobre seguridad industrial; de la entrega a su personal de los elementos de protección personal de acuerdo a los riesgos específicos de la tarea u oficio a ejecutar los cuales deberán ser repuestos cada vez que estos presenten deterioro o pérdida; y de las demás obligaciones expresamente señaladas en el presente convenio. Lo anterior podrá ser corroborado en cualquier momento por CODENSA, sin que se configure relación contractual alguna entre el subcontratista y CODENSA.

• Cumplir con los procedimientos establecidos por CODENSA para el desarrollo de las actividades objeto del convenio.

• Remitir a CODENSA durante la misma jornada o a más tardar al día siguiente, la información sobre anomalías de tipo técnico o fraudulento que encuentre en las instalaciones eléctricas de los clientes de CODENSA, absteniéndose de adelantar cualquier tipo de trabajo en el predio.

• Aceptar el ingreso de otro Ejecutor de Obras a su zona de influencia, cuando incumpla con los procedimientos establecidos, normas vigentes o tiempos pactados para el desarrollo de las actividades, o no cuente con la capacidad operativa suficiente para atender la totalidad de las obras asignadas.

• Realizar los tres (3) días siguientes de ser informadas las correcciones solicitadas por el Receptor de Obra, cuando ésta no haya sido aceptada por causas imputables a AENE.

• Reparar y/o indemnizar directamente a los clientes por los daños ocasionados durante la ejecución de las obras, a más tardar tres (3) días después de haberse



comprobado la responsabilidad de AENE y según los procedimientos y manuales establecidos por CODENSA.

• Garantizar que todos sus funcionarios diligencien los documentos propios de la actividad, con la caligrafía y el lenguaje técnico adecuados, sin enmendaduras ni tachones que distorsionen o disminuyan la calidad del trabajo realizado.

• Garantizar una efectividad mínima de ejecución de obras eléctricas debidamente recepcionadas del 40%, que será el resultado de: Total de obras autorizadas por los clientes, sobre el total de Clientes entregados por CODENSA para la realización de la Oferta Comercial. En el evento que AENE no alcance a cumplir la efectividad mínima antes indicada, CODENSA no queda obligada a reconocerle sumas adicionales ni indemnización alguna.

• Realizar al momento de ejecutar los trabajos, el retiro de los sellos encontrados en las tapas de conexiones de los medidores, de acuerdo con los procedimientos y manuales establecidos por CODENSA, haciendo entrega a CODENSA de la relación de los mismos en medio magnético y físico. Los parámetros de datos de la relación de sellos serán definidos por CODENSA.

• AENE se obliga a la correcta instalación, operación y presentación; según normas técnicas y de seguridad, tanto del montaje electromecánico, como de obras civiles; asegurando plena satisfacción en la recepción de la obra por parte del cliente y/o por parte de CODENSA.

• Durante la ejecución de los trabajos para montaje, traslado y/o desmontaje electromecánico, es de vital importancia asegurar la conducción eléctrica entre componentes, a través de un buen conexionado entre conductores y conectores, practicando un adecuado apriete de contactos y el necesario aislamiento de los conductores que conforman la conexión. AENE deberá corregir y responder por los daños y perjuicios ocasionados tanto al cliente como a las redes de CODENSA en la ejecución de las obras.

• Los materiales eléctricos remplazados por adecuación de instalaciones (Aumentos de carga, traslados de medidor, cancelación de cuentas entre otros) dentro de los cuales se destacan: Cables, interruptores, ductos, cajas de medidor; deberán ser devueltos al cliente en el momento de la ejecución de la correspondiente orden de servicio.

• Llevar un control contable y físico de los medidores nuevos recibidos, los instalados en la red, los retirados, los reinstalados, los que tiene en stock y los entregados a CODENSA, para dar de baja cuando corresponda; de tal forma que demuestre su consistencia matemática. Esta información deberá ser llevada por AENE en una base de datos para la gestión de los medidores, la cual estará soportada en archivo magnético, actualizada al día, y que podrá ser auditada en cualquier momento por CODENSA. El incumplimiento de esta obligación será considerado una falta grave y se procederá de acuerdo a lo establecido en el numeral tres (3) de la “Cláusula Vigésima Primera. Terminación” del convenio.

• La información técnica y comercial de los medidores que se instalen, trasladen y/o retiren, con ocasión del convenio, deberá ser remitida a CODENSA en el momento en que se haga entrega de la información soporte de la ejecución de la obra.



• Incluir en los documentos que se determine, los textos entregados por CODENSA sobre la información relacionada con los servicios prestados bajo el convenio.

• Entregar todos los materiales necesarios para la ejecución de los trabajos programados.

• Disponer de los vehículos necesarios para las cuadrillas.

• Realizar supervisión en caliente, con el fin de detectar deficiencias en seguridad industrial, como falta de elementos de seguridad o deterioro de los mismos o procedimientos inseguros que pongan en riesgo la integridad del personal.

• Asistir por parte de la supervisión o del coordinador, los casos en que ocurran daños a terceros.

• Prestar continua asesoría a las cuadrillas.

• Efectuar el Control de Calidad de la información llegada del terreno.

• Efectuar el Control de calidad de la información digitada.

• Diseñar y ejecutar los planes de capacitación que se encuentran definidos e identificar y programar aquellos que surjan dentro del desarrollo del convenio (incluyen los de Seguridad Industrial)

• Cumplir con los indicadores establecidos por CODENSA y los internos de AENE E.S.P. S.A.

• Conciliar los informes periódicos semanales y asistir a las reuniones programadas por CODENSA.

• Elaborar la facturación mensual de los servicios prestados para establecer el monto.



5 DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1 SOLICITUDES

5.1.1 Proceso de Oferta CODENSA recepciona las solicitudes de los clientes en los Centros de Servicio y de acuerdo a la zona, le programa a AENE E.S.P. S.A. las recibidas de la zona norte.

5.1.1.1 Tipos de Solicitudes

• Nuevo Suministro

Es la solicitud del servicio para un predio que no ha tenido energía suministrada y facturada por CODENSA, en este caso es necesario la instalación de uno o varios medidores.

• Aumento De Carga

Es el aumento de la carga eléctrica contratada para un predio. Este procedimiento normalmente se realiza cuando el cliente requiere una capacidad mayor de carga, por ejemplo para instalar más electrodomésticos o maquinaria.

• Incorporación De Cuentas Es la unión de dos o más cuentas de energía en una ya existente. Este procedimiento se puede realizar por solicitud del cliente o en casos que CODENSA lo requiera.

• Independización Este servicio se solicita cuando se quiere dividir una cuenta existente, en dos o más adicionales para que sean facturadas por aparte. Por lo general es solicitado para separar el consumo y el cobro de energía de locales o apartamentos construidos en un inmueble.

• Traslado De Medidores Es cambiar de ubicación el medidor. Tener en cuenta que el medidor debe estar siempre en un lugar visible desde afuera y de fácil acceso.



5.1.2 Envío y Recepción de la Información La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la visita y elaboración de la Oferta Comercial, y la devolución por parte de ANE ESP S.A., tendrá la estructura definida por ambas partes para su respectivo cargue y descargue en ambos sistemas de información

5.1.3 Recibo de las Solicitudes de Servicio La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la ejecución de trabajos establecidos en el Convenio, se realizará diariamente.

5.1.4 Apoyo de Fonoservicio Fonoservicio es el punto de contacto telefónico entre el cliente y AENE E.S.P. S.A.,,es un área de apoyo localizada en el centro de atención telefónica (Call Center), también sirve de ayuda por vía telefónica o Avantel para los asesores comerciales y las cuadrillas. Da apoyo a la confirmación de trabajos con el cliente, para lo cual el programador de obras diariamente le entrega en el formato “Confirmación de Obras” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-035 una relación de las obras pendientes para ejecución; realiza las encuestas de calidad sobre ventas realizadas y no ejecutadas mediante los formatos “Encuesta a Clientes Atendidos – Obras Ejecutadas”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-013 y “Encuesta a Clientes Atendidos - Visitas Fallidas”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-014. Igualmente hace seguimiento a clientes que no aceptaron nuestros servicios y atención de peticiones, quejas o reclamos. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Fonoservicio”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-010. En lo que respecta a la reprogramación de las visitas los responsables en el Call Center deben registrar en el aplicativo SIO e imprimir dicha solicitud para su nueva programación.

5.1.5 Programación de la Visita y Entrega a los Asesores Comerciales Una vez recibidas las Solicitudes de Servicio se procede a dividir el trabajo de acuerdo a las zonas establecidas. El responsable de la programación llevará un control estricto a diario, en el aplicativo SIO.



El programador de solicitudes de servicio entrega el trabajo diario, mediante el formato “Bitácora de Sucesos de Visita”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-002. Dicho formato debe firmar el Asesor Comercial, como constancia del recibo. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Solicitudes de Servicio”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-007.

5.1.6 Ejecución de la Visita El asesor comercial con la información enviada por CODENSA, realiza la visita y elabora la Oferta Comercial, asegurándose de tener todos los documentos requeridos, de acuerdo a si es una obra nueva o una modificación técnica.

5.1.7 Control de Calidad de la Información El asesor comercial una vez realizada la Oferta Comercial y autorizada por el cliente, debe validar en la casilla respectiva que la información registrada es correcta, posteriormente firmará en la parte inferior del formato, registrando la fecha. Debe diligenciar el formato “Bitácora de Sucesos de Visita”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-002 El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Asesor Comercial”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-011.

5.1.8 Recepción y Control de Calidad de la Información El asesor comercial diariamente entregará el trabajo al programador de solicitudes de servicio y éste realizará un segundo control de calidad. Para lo cual, verificará la información contenida en la Oferta Comercial y en la documentación anexa. Al encontrar inconsistencias en la calidad de la información, ordenará la corrección y la registrará en el formato “Control del Producto No Conforme” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-003. Posteriormente realizará dos entregas: una, la cual enviará a Sistemas con las Tarjetas de Visita y una copia de las Ofertas Comerciales levantadas por el asesor comercial el día anterior para su respectivo descargue y la otra, a programación de trabajo donde entregará la segunda copia de las Ofertas Comerciales, ambas mediante el formato “Recepción y Control de la Información”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-011. En el momento que el Asesor Comercial programe la oferta comercial en terreno con el cliente para el día siguiente, la entregará al Programador de Solicitudes de



Servicio quien a su vez la entregará al Programador de Obras y éste ingresará en el aplicativo SIO los datos correspondientes de confirmación de obras. Las Ofertas Comerciales que superan dos millones de pesos, se someterán a un análisis de riesgo crediticio, anexando documentación definida por CODENSA y enviadas al contratista que designe para tal fin, adicionalmente se anexara pagaré, carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo y convenio de financiamiento. El Programador de Solicitudes de Servicio deberá estar a la espera de la respuesta y una vez aprobada la entregará a programación de obra para su respectiva ejecución.

5.1.9 Envío de la Información a CODENSA Las Ofertas Comerciales y Tarjetas de Visita de solicitudes tramitadas por los clientes a través de los puntos de contacto, se realizarán máximo tres (3) días hábiles después de la programación realizada por CODENSA, la información levantada en terreno se enviará máximo tres (3) días hábiles después de la visita según estructuras definidas.

5.1.10 Programación de las Obras y Entrega a Cuadrillas Una vez recibidas las Ofertas Comerciales por parte del programador de solicitudes de servicio, el programador de obras procede a dividir el trabajo de acuerdo a las zonas establecidas. A continuación entregará el trabajo diario a la cuadrilla mediante el formato “Bitácora de Programación de Obra” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-004. Dicho formato debe firmar el jefe de cuadrilla, como constancia del recibo. El programador de las obras llevará un control diario en el aplicativo SIO, que contenga las ofertas comerciales programadas, igualmente de acuerdo a la naturaleza de la obra, deberá determinar la existencia de los materiales que se requieren para la ejecución de las diferentes obras. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Obras”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-008.

5.1.11 Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega El jefe de cuadrilla de acuerdo a la naturaleza de la obra, deberá hacer la requisición de los materiales seriados y no seriados, mediante el formato “Orden de Entrega y/o Devolución de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-005, para que allí alisten el material y le sea suministrado. Con la salida de los materiales, se hará entrega del “Folio para Control de Materiales en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008, este funciona como una hoja de kardex y contiene los espacios para el cargue y descargue por obra de materiales seriados y no seriados. En el almacén se recibirán los folios diligenciados, cada vez que la cuadrilla solicite material. No se podrá



entregar ningún material sin el requisito anterior. El almacén debe velar porque a diario se cuente con la papelería necesaria, para que las cuadrillas puedan llevar sus controles. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-009.

5.1.12 Ejecución de las Obras AENE ejecutará las obras eléctricas como máximo dentro de los cinco (5) días siguientes a la aprobación de la oferta comercial por parte del cliente para la ejecución de la obra. El responsable de la cuadrilla deberá diligenciar los siguientes documentos correctamente: Factura de venta expedida por AENE al cliente, carta de autorización de la oferta comercial, fotocopia de la cédula del propietario y demás documentos que acredite la propiedad del predio de quien firma y autoriza la ejecución de las obras. Cuando las ofertas superen dos millones de pesos se someterán a un análisis de riesgo crediticio anexando documentación definida por CODENSA y el contratista que designe para tal fin adicionalmente se anexará pagaré, carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo, convenio de financiamiento. Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112.5 KVA., los tiempos establecidos serán fijados por CODENSA dependiendo la naturaleza de la obra eléctrica. Para la ejecución de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta “Manual de Funciones y Procedimientos del Técnico Electricista”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-012, “Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Técnico”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-013, y el “Instructivo para Normalización Residencial y Comercial”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001. Durante cada visita, la cuadrilla puede llamar al responsable del Control de Calidad, para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidación de la Oferta Comercial o para informar el resultado de la visita. En el momento que la cuadrilla retire material seriado, lo entregará al programador de ejecución de obra quién lo recibirá y lo verificará con el acta. Posteriormente los entregará al almacén utilizando los formatos correspondientes ya sean medidores “Entrega de Medidores Retirados en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-007, o sellos “Entrega de Sellos Retirados en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-006, para esto deberá tener en cuenta la codificación definida por Codensa.. Cuando la cuadrilla no pueda ejecutar una obra que se encuentra programada, el jefe de cuadrilla debe comunicarle inmediatamente al programador de obras, quien



a su vez le informará al responsable de fonoservicio para hacer contacto telefónico con el cliente y programar la nueva fecha de ejecución de la obra, dejando siempre registro en el aplicativo SIO.

5.1.13 Control de Calidad de las Obras La cuadrilla una vez ejecutada la obra, debe revisar el trabajo realizado; sin embargo el control final de la calidad de las obras se hace en el proceso de supervisión.

5.1.14 Control de Calidad de la Información La cuadrilla una vez realizada la obra, debe validar que la información registrada en el acta es correcta. Seguidamente deberá diligenciar el “Folio de Control de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. En dicho folio tiene un campo para observaciones por cada obra, este se debe utilizar como Bitácora en caso que se requiera.

5.1.15 Labores de Supervisión Para desarrollar un control continuo de las actividades desarrolladas en terreno por el personal técnico-operativo, se contará con un supervisor por cada siete cuadrillas, éste visitará constantemente todas las cuadrillas en terreno, evaluando la calidad del trabajo, el buen diligenciamiento de las actas y que se desarrollen todas las actividades, cumpliendo las normas de seguridad. Para constatar dichas visitas se deberán diligenciar los siguientes formatos: El supervisor, en horas de la mañana, diligenciará el formato “Control de Trabajo Diario de Supervisión” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-009, donde describirá las acciones realizadas el día anterior.

• En las visitas realizadas por el supervisor al personal operativo, constatará el uso de elementos de protección personal. El no contar con estos elementos es motivo suficiente para suspender las labores al operario. Por medio del formato “Registro de Supervisión y Control Operativo”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-010.

• Cuando inspeccione las cuadrillas, deberá revisar el “Folio para Control de Materiales en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008, para verificar que el saldo de éste, concuerda con el material encontrado en ese momento.

• Una vez verificado el trabajo realizado, se recibe la obra ejecutada de acuerdo a la normatividad vigente de CODENSA por medio del formato “Supervisión y Recepción de Obras Eléctricas”. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-015.



El procedimiento específico de la supervisión, se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Supervisor”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014.

5.1.16 Recepción y Control de la Calidad El responsable del control de calidad, revisa una o una las actas y todos los anexos, verifica que la cantidad de material descargado en al acta de instalación sea el mismo que se ha descargado en la oferta comercial y su cobro será el mismo establecido en el baremo del convenio. Al encontrarse un faltante, devolverá al jefe de cuadrilla el paquete y debe registrar la anomalía en el formato “Control del Producto No Conforme”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-003. El procedimiento específico para este paso, se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-015.

5.1.17 Recepción de la Obra Paralelo a la Digitación en el SIO, se realiza la recepción del 100% de las obras por parte del supervisor, para lo cual debe llevar copia del paquete completo entregado por el responsable de la programación de las obras. Una vez en el terreno, debe observar la calidad de la obra y la calidad de la información, y que contenga los datos reales. De no ser así debe hacer la anotación en observaciones. Para la recepción de la obra diligenciará el formato “Supervisión y Recepción de Obras Eléctricas” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-015.

5.1.18 Digitación Diariamente recibirá las entregas por parte del programador de solicitudes de servicio mediante el formato “Recepción y Control de la Información”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-011 del programador de ejecución de obra mediante el formato “Recepción de Ejecución Programación de Obra” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-012, los cuales deberá firmar como constancia de recibo. Se procederá a digitar la información en el aplicativo SIO con los documentos originales. Luego de esto el digitador debe revisar que la información sea la correcta y procederá a la grabación del acta y la factura. El responsable del control de calidad en digitación verificará en la base de datos punteando el acta contra la información descargada en el sistema, al encontrar inconsistencias en la calidad de la información, corregirá e informará al responsable de la inconsistencia. Cuando termine la revisión, marcará en la plantilla de registro de instalación en el Sistema de Información Operativa (SIO) el ítem de Auditado,



estos registros no podrán ser modificados hasta que no se apruebe el respectivo cambio si lo hubiese por el Administrador de Ordenes de Servicio. El procedimiento específico para este paso, se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Digitador”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016.

5.1.19 Envío de Facturación a Contabilidad AENE Una vez realizada la obra, las cuadrillas deben entregar al almacén la copia amarilla de la factura, la cual se envía posteriormente a Contabilidad mediante el formato “Control de Facturas”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-024 para su respectivo registro. Las facturas anuladas se envían con todas las copias a Contabilidad para su archivo. Este procedimiento se hará mensualmente.

Después de la digitación de la información y paralelamente con el reporte de información a CODENSA, el área de sistemas entregará la copia verde de la factura a Contabilidad junto con una relación de las mismas emitida por el sistema. Las facturas originales son entregadas junto con el acta y demás documentos a CODENSA para el cobro de la misma.

5.2 PROCESO REDISEÑADO

5.2.1 Proceso de Oferta CODENSA recepciona las solicitudes de los clientes en la línea de Fonoservicio 115 y le asigna a AENE E.S.P. S.A. las recibidas de la zona norte.

5.2.1.1 Tipos de Solicitudes Se realizan las mismas mencionadas en el Numeral 5.1.1.1, incluyendo:

• Retiro de Sellos Corresponden a las solicitudes realizadas por los clientes para que Codensa retire los sellos y este pueda realizar las adecuaciones eléctricas que requiere con un particular.

• Conexión de Servicio Corresponde a la revisión de las instalaciones que realizó el cliente con un particular, la instalación del medidor y la energización del predio. Se tendrán en cuenta aspectos como la revisión detallada de la obra construida, verificando el



estado y condición de cada uno de los componentes de la conexión eléctrica y aquellos elementos secundarios que no hacen parte principal de la conexión eléctrica (acabados de la obra civil y parciales de acometida) teniendo en cuenta las normas técnicas vigentes.

5.2.2 Envío y Recepción de la Información La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la visita y la devolución por parte de ANE ESP S.A., tendrá la estructura definida por ambas partes para su respectivo cargue y descargue en ambos sistemas de información.

5.2.3 Recibo de las Solicitudes de Servicio La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la ejecución de trabajos establecidos en el Convenio, se hará diariamente mediante el Sistema de Agendamiento: E-@genda de Codensa.

5.2.4 Apoyo de Back Office Fonoservicio 115, es un área de apoyo de Codensa localizada en el centro de atención telefónica Contact Center Americas, donde los Ejecutivos de Negocio de Oficina atienden las solicitudes del cliente, se encargan de prestar asesoría técnica y agendar una visita en un día y una jornada (mañana o tarde) específica; son los únicos que tendrán contacto telefónico con el cliente, también sirve de apoyo por vía telefónica o Avantel para los Supervisores y Ejecutivos de Negocio de Terreno. En lo que respecta a la reprogramación de las solicitudes los responsables en el Back Office generarán una nueva solicitud y se seguirá el procedimiento como una solicitud nueva.

5.2.5 Programación de la Visita y Entrega a los Ejecutivos de Negocio de Terreno

Una vez agendadas las Solicitudes de Servicio por parte de los Ejecutivos de Negocio de Oficina, el Administrador de Ordenes de Servicio, o quien éste delegue, con el apoyo de la coordinación operativa o la supervisión, procede a asignarlas a un Ejecutivo de Negocio de Terreno en el Sistema de Agendamiento de Codensa, de acuerdo a las zonas establecidas. El responsable de la asignación será el encargado de cargar el archivo en el aplicativo SIO, entregar el trabajo diario y la “Bitácora Diaria de Supervisión” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-034, al Supervisor quien a su vez pasará el trabajo a los Ejecutivos de Negocio de Terreno.



El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Administrador de Ordenes de Servicio”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-006.

5.2.6 Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega El Ejecutivo de Negocio de Terreno de acuerdo a la naturaleza de la obra, deberá hacer la requisición de los materiales seriados y no seriados, mediante el formato “Orden de Entrega y/o Devolución de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-005, para que allí alisten el material y le sea suministrado. Con la salida de los materiales, se hará entrega del “Folio para Control de Materiales en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008, este funciona como una hoja de kardex y contiene los espacios para el cargue y descargue por obra de materiales seriados y no seriados. Diariamente en el almacén se recibirán los folios diligenciados. No se podrá entregar ningún material sin el requisito anterior. El almacén debe velar porque a diario se cuente con la papelería necesaria, para que las cuadrillas puedan llevar sus controles. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-009.

5.2.7 Ejecución de la Visita El Ejecutivo de Negocio de Terreno con la información suministrada por CODENSA, realiza la visita y verifica que las instalaciones cumplan con las Normas Técnicas establecidas para la ejecución, elabora la Oferta Comercial asegurándose de tener todos los documentos requeridos, de acuerdo a si es una obra nueva o una modificación técnica. Si el cliente acepta ejecutar inmediatamente la obra, se procederá. De lo contrario, se concreta la fecha de ejecución teniendo en cuenta la disponibilidad de cupos en el Sistema de Agendamiento. También podrá dejarla en estudio para su próxima aprobación o cancelación. Las Ofertas Comerciales que superan los dos millones de pesos se someterán a un estudio de crédito, para lo cual el ejecutivo de Negocio de Terreno le informará al cliente los documentos requeridos y los Ejecutivos de Negocio de Oficina estarán en contacto con él para su recolección y entrega a CRC para su estudio. Luego de realizado el análisis de crédito, el cliente recibirá una llamada por parte del Back Office para informarle la aceptación o rechazo del mismo y así agendar la visita para la ejecución de obra.



El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Ejecutivo de Negocio de Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-037.

5.2.8 Ejecución de las Obras AENE ejecutará las obras eléctricas en el momento que el cliente apruebe la oferta comercial. El Ejecutivo de Negocio de Terreno debe solicitar los documentos requeridos para el tipo de trabajo y verificar que se encuentran completos. Realizará la entrega del material “Bienvenido a Codensa” y procede a ejecutar la obra. Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112.5 KVA., los tiempos establecidos serán fijados por CODENSA dependiendo la naturaleza de la obra eléctrica. Para la ejecución de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta “Manual de Funciones y Procedimientos del Técnico Electricista”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-012, “Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Técnico”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-013, “Instructivo para Normalización Residencial y Comercial”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001. Durante cada visita, el Ejecutivo de Negocio de Terreno debe comunicarse con el Back Office para registrar la hora de llegada al predio y la hora de salida, igualmente el resultado de la visita. Además puede llamar al responsable del Control de Calidad, para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidación de la Oferta Comercial. En el momento que la cuadrilla retire material seriado, lo entregará al supervisor quién lo recibirá y lo verificará con el acta. Posteriormente, el supervisor lo entregará al encargado de Control de Calidad.

5.2.9 Control de Calidad de las Obras La cuadrilla una vez ejecutada la obra, debe revisar el trabajo realizado; sin embargo el control final de la calidad de las obras se hace en el proceso de supervisión.

5.2.10 Control de Calidad de la Información La cuadrilla una vez realizada la obra, debe validar que la información registrada en el acta es correcta. Seguidamente deberá diligenciar el “Folio de Control de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. En dicho folio tiene un campo para



observaciones por cada obra, este se debe utilizar como Bitácora en caso que se requiera.

5.2.11 Labores de Supervisión Para desarrollar un control continuo de las actividades desarrolladas en terreno por el personal técnico-operativo, se contará con un supervisor por cada siete cuadrillas, éste visitará constantemente todas las cuadrillas en terreno, evaluando la calidad del trabajo, el buen diligenciamiento de las actas y que se desarrollen todas las actividades, cumpliendo las normas de seguridad. El supervisor diariamente recibirá por parte del encargado de la asignación de las solicitudes, las órdenes de trabajo para entregar a los Ejecutivos de Negocio de Terreno, y el formato “Bitácora Diaria de Supervisión” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-034, donde se encuentran relacionadas las solicitudes asignadas a sus cuadrillas.

• En las visitas realizadas por el supervisor al personal operativo, constatará el uso de elementos de protección personal. El no contar con los elementos de protección personal es motivo suficiente para suspender las labores al operario. Por medio del formato “Registro de Supervisión y Control Operativo”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-010.

• Cuando inspeccione las cuadrillas, deberá revisar el “Folio para Control de Materiales en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008, para verificar que el saldo de éste, concuerda con el material encontrado en ese momento y registrará en el formato su visto bueno de conformidad.

• Recibirá el trabajo por parte de los Ejecutivos de Negocio de Terreno, lo revisará y firmará cada acta como conforme.

• Entregará al responsable del Control de Calidad en el mismo formato donde le son asignadas las cuadrillas “Bitácora Diaria de Supervisión” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-034 completamente diligenciado.

El procedimiento específico de la supervisión, se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Supervisor”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014.

5.2.12 Recepción de la Obra Paralelo a la ejecución de obra y la digitación en SIO, se realiza la recepción del 100% de las obras por parte del supervisor, Debe observar la calidad de la obra y la calidad de la información, además, que contenga los datos reales.



Una vez verificado el trabajo realizado, se recibe la obra ejecutada de acuerdo a la normatividad vigente de CODENSA, para lo cual el supervisor consignará en el formato “Supervisión y Recepción de Obras Eléctricas” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-015, una observación y la firmará como conforme. Si la obra no cumple con las condiciones técnicas de Codensa, procederá a devolverla a la cuadrilla que la ejecutó para su inmediata corrección.

5.2.13 Recepción y Control de la Calidad El responsable del control de calidad, revisa una o una las actas y todos los anexos, verifica que la cantidad de material descargado en al acta de instalación sea el mismo que se ha descargado en la oferta comercial y su cobro será el mismo establecido en el baremo del convenio. Al encontrarse un faltante, devolverá al supervisor y debe registrar la anomalía en el formato “Control del Producto No Conforme”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-003. Recibirá los medidores y sellos retirados, para lo cual enviará una relación quincenal y entregará al almacén utilizando los formatos correspondientes ya sean medidores “Entrega de Medidores Retirados en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-007, o sellos “Entrega de Sellos Retirados en Terreno”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-006 para su respectiva devolución a Codensa. El procedimiento específico para este paso, se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-015.

5.2.14 Digitación Diariamente el digitador recibirá la entrega por parte del responsable de control de calidad mediante el formato “Recepción y Control de la Información”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-011, el cual deberá firmar como constancia de recibo y procederá a ingresar la información en el aplicativo SIO con los documentos originales. El digitador responsable del control de calidad, una vez ingresados todos los datos, verificará en la base de datos punteando el acta contra la información descargada en el sistema, al encontrar anomalías en la calidad de la información, corregirá e informará al responsable de la inconsistencia. Cuando termine la revisión, marcará en la plantilla de registro de instalación en el aplicativo SIO el ítem de Auditado, estos registros no podrán ser modificados hasta que no se apruebe el respectivo cambio si lo hubiese por el Administrador de Ordenes de Servicio. El procedimiento específico para este paso, se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Digitador”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016.



5.2.15 Envío de Facturación a Contabilidad AENE Se realiza de igual manera como se expresa en el Numeral 5.1.19.

5.3 ENTREGAS DE PRODUCCIÓN A CODENSA AENE deberá reportar a CODENSA, a más tardar a los tres (3) días siguientes de ejecutada la obra, la información de la misma en medio magnético según estructura definida por CODENSA, y efectuar la entrega del archivo de las facturas igualmente en medio magnético a más tardar dos (2) días después del reporte de la ejecución de la obra, la entrega de la documentación física se efectuará a más tardar al siguiente día del reporte de la factura en medio magnético.

5.4 DEVOLUCION DE INFORMACIÓN Las devoluciones por incompatibilidades de información comercial, mano de obra o materiales se realizarán al día siguiente de ser informadas las correcciones.

5.5 MANEJO DEL PRODUCTO NO CONFORME El manejo específico del producto no conforme para este convenio, se maneja de acuerdo al Procedimiento Planeación y Ejecución Operativa ANE-P-PR-001 Numeral 5.6 establecido dentro del Sistema de Gestión de Calidad de AENE, y se agrupa teniendo como base la calidad de la obra y la calidad de la información.

• Identificados por CODENSA.: Deficiencias en la calidad de las obras, observadas en la verificación de trabajos ejecutados, y deficiencias en la calidad de la información, identificados en los sistemas de información. Se cuenta con 5 días hábiles para su corrección y 3 días para su reporte.

• Identificados por AENE E.S.P. S.A.: Deficiencias en la calidad de las obras, encontradas en el proceso de supervisión, y deficiencias en la calidad de la información, detectadas en las diferentes etapas: terreno, control de calidad o digitación. Se cuenta con 3 días hábiles para su corrección.

• Otro producto no conforme puede resultar de la Interventoría en Caliente

realizada por CODENSA o de las Reuniones semanales que se realizan.

5.6 ANALISIS DE DATOS



• Devoluciones comerciales: Inconsistencias que se presentan en cuanto a Clientes, Medidores y marcas, Sellos devoluciones por información incompleta o la duplicidad.

Acción: Las correcciones serán remitidas máximo 48 horas después de la

devolución y los costos los asume AENE E.S.P. S.A. La anomalía se registrará en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de calidad de la información al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita.

• Devoluciones por Mano de Obra y/o Materiales: Inconsistencias que se

presentan en la coherencia de la mano de obra informada con respecto a los materiales y/o cantidad de material informado.

Acción: Las correcciones serán remitidas máximo 48 horas después de la

devolución y los costos los asume AENE E.S.P. S.A. La anomalía se registrará en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de calidad de la información, al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita. También se aplicará lo contenido en el “Control de Materiales” ANE-P-AD-001-G-003, en lo referente a materiales no seriados, medidores, sellos y actas.

• Devoluciones por deficiencias en la calidad de las obras: Las deficiencias

informadas al contratista por medio de correo electrónico para su inmediata corrección, se presentará un informe técnico de lo sucedido y la gestión adelantada en el predio.

Acción: El plazo para la corrección e información de la misma es de 24 horas

después de la solicitud y los costos los asume AENE E.S.P. S.A.. La anomalía se registrará en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de calidad de la obra, al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita.

• Deficiencias de seguridad industrial: Cuando la supervisión detecte

deficiencias por falta de elementos de seguridad o deterioro de los mismos. Acción: La cuadrilla no podrá seguir laborando hasta tanto no se den las

condiciones exigidas. Sí lo anterior lo causó la cuadrilla, tendrá medidas disciplinarias.

• Daños a terceros: Cuando como consecuencia de los trabajos se causen daños

y perjuicios a los bienes de los clientes. Acción: Se levantará inmediatamente un acta de conciliación con el afectado

donde se especifiquen claramente los daños involucrados y se informará inmediatamente al Coordinador Operativo presentando una fecha para solucionar



y presentar paz y salvo. Al establecerse la culpabilidad de la cuadrilla, el valor será descontado de la bonificación. Para esto se cuenta con 3 días.

• Demora en la entrega de la información: De acuerdo a los tiempos pactados

dentro del convenio, estos tiempos se han repartido por actividad y por responsable.

Acción: Cuando se incumplan los tiempos por causa del responsable, La

anomalía será tenida en cuenta para calcular el indicativo de oportunidad, al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita.

• Con los análisis de datos y acciones a seguir, en el proceso “Mejoramiento Continuo”, ANE-P-CA-001, se establecen las directrices.

5.7 INDICADORES

5.7.1 Indicadores del Convenio • Tiempo de Ejecución Oferta Comercial: ________________3_____________________

Fecha de Atención – Fecha de Programación

• Reporte de Ejecución Oferta Comercial: ________________3_____________________ Fecha de Reporte – Fecha de Ejecución • Tiempo de Ejecución Obra : ________________5_____________________ Fecha de Ejecución – Fecha de Aprobación • Reporte de Ejecución Obra: ________________3_____________________

Fecha de Reporte – Fecha de Ejecución



• Tiempo Corrección Ejecución Obra: ________________5_____________________

Fecha de Corrección – Fecha de Programación

• Reporte Corrección Ejecución Obra : ________________3_____________________

Fecha de Reporte – Fecha de Corrección • Tiempo Reporte Factura: 2

Fecha de Reporte Factura – Fecha de Reporte Ejecución de Obra

5.7.2 Indicadores Internos El documento que sirve como soporte para obtener los indicadores, los cuales también son la base para la evaluación de desempeño de los trabajadores son los siguientes:

• Reportes de producto no conforme tanto de las obras como de la información por parte de CODENSA, obtenidos por la verificación de trabajos ejecutados y por inconsistencias en datos comerciales.

Los indicadores mensuales que se tienen para el control interno son:

• Productividad: Facturación Real del Mes________ Días Laborables del Mes X Facturación Estandarizada Día

• Calidad Obra: Facturación Total Obras Ejecutadas – Valor Obras Rechazadas Facturación Total de Obras Ejecutadas • Calidad Información: Valor Total de Actas Diligenciadas - Valor Rechazadas Valor Total de Actas Diligenciadas



• Ventas Efectivas: A - No. Ofertas Comerciales Aprobadas Total Solicitudes Visitadas

B - Ventas Efectivas * 100_______ Soliictudes Recibidas en el Período • Ofertas Ejecutadas: A - No. Ofertas Comerciales Ejecutadas No. Ofertas Comerciales Aprobadas B - Ofertas Ejecutadas * 100______ Ventas Efectivas

5.8 DAÑOS A TERCEROS Como consecuencia de los trabajos si se causan daños y perjuicios a bienes de los clientes, AENE E.S.P. S.A., los indemnizará directamente, por los daños causados, a más tardar tres (3) días después de haberse comprobado la responsabilidad y según los manuales y procedimientos establecidos por CODENSA. Una vez se determine la responsabilidad por parte del supervisor, se deberá firmar el “Acta de Conciliación con el Cliente”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-016.

5.9 FACTURACION La facturación será mensual; sin embargo de común acuerdo con CODENSA se puede radicar más de una factura en el mes. Se realizará un control diario de la producción tanto de obras ejecutadas mediante el formato “Control Diario de Ejecución y Facturación”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-017.

5.10 INFORMES Y REUNIONES Periódicamente se realizará una reunión entre el coordinador operativo y el designado por CODENSA, donde se debe presentar un informe que contenga lo siguiente:



• Indicadores de Gestión.

• Compromisos adquiridos.

• Hechos relevantes (daños, accidentes, inconvenientes de material, etc).

• Sugerencias.

5.11 LISTAS DE CHEQUEO Dando cumplimiento a uno de los aspectos claves definidos en el Procedimiento “Planeación y Ejecución Operativa” ANE-P-PR-001, se han definido las listas de chequeo de los siguientes funcionarios:

• Gerente de Proyecto, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-029 .

• Coordinador Operativo, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-020.

• Administrador Ordenes de Servicio, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-021.

• Supervisor, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-022.

5.12 SISTEMA DE INFORMACIÓN El sistema de información que se utiliza se llama SIO diseñado en Foxpro 8.0 y un motor de base de datos de MySql, este sistema controla desde la orden programada por CODENSA hasta los materiales instalados en dicha obra para satisfacer las necesidades del cliente. Los datos contenidos son los especificados en el ítem 5.1.1

Los controles realizados son los siguientes:

• Recepción, programación e impresión diaria de Solicitudes de Servicio enviadas por CODENSA.

• Contactos telefónicos.

• Luego de ser visitadas las solicitudes de servicio se digitan las tarjetas de visita y las ofertas comerciales.

• Programación y recepción de obra.

• Una vez ejecutadas las obras se digita la información de cada orden, donde se especifican los siguientes datos: Cuadrilla que ejecutó.

Acta de ejecución. Datos de identificación del cliente (quien atiende). Medidor instalado y materiales utilizados.

• Con la información digitada se concilian las cantidades de medidores, sellos, actas y materiales utilizados en las obras

• Control de inventarios tanto de la bodega como de las cuadrillas.

• Reporte de información a CODENSA en estructuras definidas.

• Indicadores de Gestión.



5.13 GESTIÓN DE INVENTARIOS

• Será obligación del Administrador de Insumos mantener los inventarios actualizados en el sistema.

• También deberá notificar de forma inmediata cuando uno de los elementos básicos para el desarrollo de las actividades se encuentre en el número mínimo requerido por el proyecto.

• Cumplir con todas las actividades consignadas en el procedimiento de “Control

de Materiales”, ANE-P-AD-001-G-003 y “Logística”, ANE-P-AD-001-G-001, del Manual de Calidad, y el “Procedimiento para el Control y Almacenamiento de Medidores”, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-002.

De forma periódica se realizarán inventarios de los materiales dentro del almacén como en poder de las cuadrillas, para esto se debe utilizar el formato de “Inventario de Materiales, Elementos Seriados y No Seriados” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-023 y “Control de Cable (Colas)” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-028.

6 PLAN DE CONTINGENCIA Son aquellas actividades tendientes a restablecer la operación normal, en el evento de una calamidad (interna o externa), para lo cual es necesario tener un respaldo en caso de que los recursos sufran percances e inconvenientes y de esta manera generen un retraso en la operación normal del proceso.

6.1 MANEJO DE SISTEMAS DE INFORMACION Como resultado del procesamiento de información del convenio a través del SIO se generan varios archivos, los cuales resumen a diario las respuestas de las solicitudes entregadas por CODENSA, se tiene como plan de contingencia una carpeta compartida dentro de la red la cual se actualiza copia en CD semanalmente y se mantiene una copia correspondiente a cada mes. 6.2 CONTROL DE INVENTARIOS Este proceso esta integrado en el SIO, tanto para el manejo de las existencias de la bodega central, la existencia de cada móvil y la consolidación de estos. Se tienen las copias de la información mencionada en el párrafo anterior.

6.3 VEHICULOS



En caso de presentar algún inconveniente se tiene previsto contar con dos vehículos pertenecientes a otros proyectos, los cuales cuentan con los elementos solicitados dentro del contrato y además tienen asignado un conductor. 6.4 PERSONAL En el suceso de ausencia de alguna de las personas del contrato se tienen recursos disponibles dentro del proyecto (1 Técnico Electricista – 1 Auxiliar) los cuales poseen pleno conocimiento y experiencia en las áreas operativa, de sistemas y administrativa de las actividades que se realizan dentro del convenio. Se realizará un plan de entrenamiento a los trabajadores que laboran dentro del convenio que permita tener conocimiento básico para el caso en que se requiera de su colaboración en un área determinada. 6.5 COMUNICACIONES Es importante determinar un esquema ágil de comunicación con los miembros principales del grupo, y establecer una forma eficiente de entrar en contacto con los gestores para lo cual se cuenta con el siguiente plan de contingencia. La comunicación del personal operativo se realiza por medio de avantel, en caso que este falle por algún motivo se cuenta con tres líneas telefónicas en la sede de operaciones de este proyecto; adicionalmente, Fonoservicio, el Coordinador Operativo y el Gerente del Proyecto cuentan con teléfono celular. Los canales de comunicación con CODENSA son de forma directa, por medio de avantel o en ocasiones se realiza por medio de celular; e indirecta mediante resultado de operaciones y sus respectivos informes, los cuales se envían por medio físico y magnético, para ello se cuenta con dos correos electrónicos (uno por red propia y otro por servidor de cable net).

7 PLAN DE INCENTIVOS

Se tiene como objetivo motivar a aquellos trabajadores que presentan un excelente grado de producción de acuerdo a las metas establecidas; para lo cual se tienen previstos los siguientes incentivos:

• Se entregará un valor adicional del sueldo a cada cuadrilla de acuerdo a su producción. Para esto se tendrá en cuenta un porcentaje definido por el Gerente del Proyecto y se publicará semanalmente en la cartelera del proyecto el “Control Diario de Producción por Cuadrilla” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-038.



• Para el grupo de asesores comerciales, se tiene previsto un valor adicional que depende del volumen de ventas y se establece el 1% de éstas.

8. REGISTROS

plan de calidad obras

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