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ÁREA EMISORA: HOJA No. DE

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE INFORMÁTICA 2 26

CLAVE DEL DOCUMENTO: SGI-PRO-26 TIPO: RESERVADO

FECHA DE EMISIÓN

JULIO, 2009 NIVEL DE REVISIÓN

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NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD

DN-07 Versión 01

Í N D I C E

I. Objetivo 2 II. Alcance 3 III. Referencias normativas 3 IV. Políticas 3 V. Descripción de las actividades 12 VI. Diagrama de Flujo 17 VII. Plan de Calidad 23 VIII. Control de cambios 25 IX. Glosario 25 X. Anexos 26

I. OBJETIVO

Gestionar los proyectos de la Institución de conformidad con estándares nacionales e internacionales, determinando niveles de aprobación y administración en el uso de recursos asignados a la cartera de proyectos en apego de los controles de calidad definidos por la Entidad, asesorando al personal en relación a procesos y metodologías empleadas en la administración de proyectos, permitiendo la identificación de mejoras durante el ciclo de vida de los mismos, a fin de mantener actualizado el estado que guarda el repositorio central de proyectos de la Entidad con la finalidad de generar información útil en la toma de decisiones para mandos medios y superiores. Adicionalmente, desarrollar, gestionar y mantener una base de conocimientos dinámica derivada de la ejecución de los proyectos y de los resultados y experiencia de los mismos.




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II. ALCANCE

Aplica a los proyectos de la Institución autorizados y registrados en el Sistema de Administración de Proyectos de la Gerencia de Administración de Proyectos, los cuales iniciarán con el registro electrónico del Acta Constitutiva del Proyecto y finalizará con la autorización del Informe Final del Proyecto. III. REFERENCIAS NORMATIVAS

Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

NMX-CC-9001-INMC-2008 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos

ISO/IEC 27001:2005 Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información - Requerimientos

WLA-SCS:2006 Estándar de Control de la Seguridad

BS 25999-2:2007 Gestión de Continuidad del Negocio – Especificación

PAS 99:2006 Especificación Pública Disponible para la Integración de Sistemas de Gestión

WLA Marco de Juego Responsable

ISO/IEC 20000-1:2011 Tecnología de la información – Gestión de Servicios – Requerimientos

Responsabilidad Social

PMBOOK Versión 4

Manual de Operación del Tablero de Control de Proyectos IV. POLÍTICAS 1. Las Unidades Administrativas de la Entidad son responsables de implementar los

proyectos necesarios para atender y alinearse a los objetivos, metas y estrategias institucionales establecidos en el Programa de Desarrollo Institucional de Pronósticos para la Asistencia Pública.

2. Es responsabilidad de la Gerencia y del Departamento de Administración de Proyectos, asesorar a las áreas que así lo requieran respecto de los proyectos institucionales que se implementen, orientándolos sobre los requisitos que deben cumplir, documentación básica que debe generarse, metodología de implementación, seguimiento y control de los mismos.

3. La Gerencia de Administración de Proyectos, debe vigilar que se mantenga actualizado el Sistema de Administración de Proyectos, a fin de que la Alta Dirección pueda




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consultar el estatus del Portafolio de la Institución, así como el estatus que guarda cada proyecto.

4. La administración de los proyectos se llevará a cabo a través de la metodología propia de Pronósticos para la Asistencia Pública llamada Project Management to Customer (PM2C) en su segunda versión, la cual considera las siguientes fases, conforme a las buenas prácticas:

En donde:

A. Análisis. Identifica de manera clara y objetiva el origen, el propósito y apoya a los

líderes a ubicar el proyecto de forma más precisa en su contexto.

B. Planeación. Establece la dirección a seguir por cada uno de los integrantes del

equipo, examina, analiza y discute sobre las diferentes alternativas y facilita la

posterior toma de decisiones, supone mayores beneficios y menores riesgos.

C. Ejecución. Logra los resultados esperados del proyecto, realiza el fin de la acción y

contribuye efectivamente a su objetivo, gestiona eficientemente los recursos

asignados y supervisa e informa sobre el estado de avance.




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D. Cierre. Culminación de proyecto, momento de hacer balance del mismo. Durante el

cierre se advierte y documentan, lecciones aprendidas y propuestas de mejora, en

especial, se analiza y evalúa el grado alcanzado en el cumplimento de los objetivos

planteados.

Fase de Análisis 5. Todo proyecto debe iniciar con un análisis formal acerca de su viabilidad, en el cual se

deberá considerar distintas herramientas para su desarrollo, como son costo-beneficio, impacto al negocio, impacto al mercado, entre otros. El principal resultado de esta etapa, es confirmar que el proyecto tiene elementos suficientes para su implementación.

6. En el análisis del proyecto, se han determinado los siguientes roles y responsabilidades

del equipo que potencialmente participará en los proyectos:

7. El Sistema de Administración de Proyectos es una herramienta que se administra bajo

el enfoque de tres flujos de trabajo: operación, liderazgo del proyecto y administración del proyecto, respectivamente. Estos flujos de trabajo llevan implícitas autorizaciones y validaciones para avanzar a lo largo del mismo y se describen a continuación:




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8. El proyecto debe ser dado de alta desde su análisis de viabilidad, en el Sistema de

Administración de Proyectos en la sección 1. ACP, el cual considera las siguientes secciones:

A. Información General B. Análisis Preliminar C. Control de Cambios

En cada una de estas secciones se deberá llenar la información solicitada, si no se tiene toda la información, ésta puede ser guardada en versión preliminar y conservar un estatus 1.2 permitiendo la captura posterior de la información faltante. Se tienen 15 días para completar la información y pasar a la autorización del Líder, si no se completa la información ocurre lo siguiente:

Color Verde, de 0 a 7 días de haber iniciado la captura.

Color Amarrillo, de 8 a 14 días de iniciado la captura.

Color Rojo, de 15 a 21 días de iniciado la captura.

Para el día 22 el proyecto es eliminado del sistema por inactividad y se pierde toda la información.




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9. Una vez capturada la información del Acta de Constitución del Proyecto (ACP), ésta deberá ser confirmada y autorizada electrónicamente por el Líder del Proyecto, para tal efecto, el proyecto pasará al estatus 1.8. El sistema automáticamente notificará electrónicamente al Líder que el ACP ha sido liberado para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.

10. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará electrónicamente al usuario que registró el proyecto con la elaboración del ACP correspondiente, esto hace que el registro regrese al estatus 1.2. En caso de ser aceptada la información del ACP, el proyecto cambia al estatus 1.9 y el sistema notifica vía correo electrónico al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación del ACP.

11. El Administrador del Proyecto revisa el ACP para su aprobación o rechazo, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 1.8. En caso de ser aceptada el ACP por parte del Administrador del Proyecto, este pasa al estatus 2, en donde se activa la sección 2. PGP.

12. Una vez aprobada el ACP, ésta sólo podrá ser modificada por el Administrador del Proyecto por medio de la justificación correspondiente.

13. En la sección de Análisis Preliminar del ACP, se capturará la fecha estimada de fin de la

ejecución del proyecto. Esta podrá ser modificada en la sección 4. SCP – D. Control de Fechas, indicando la nueva fecha y la causa del cambio

Fase de Planeación 14. En la sección 2. PGP se debe registrar la siguiente información:

A. Información General B. Alcance C. Actividades/Entregables D. Costos E. Calidad F. Recursos G. Riesgos H. Comunicación I. Control de Cambios




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El estado inicial de esta sección es 2.1. En la secciones de la A a la I, deberá registrarse la información solicitada, de no contar con la información completa, ésta puede ser guardada en el sistema y conservar un estatus 2.2, permitiendo continuar posteriormente la captura de la información faltante. Se tienen 15 días para completar la información y pasar a la autorización del Líder, de no concluir el proceso de elaboración ocurre lo siguiente:

Color Verde, de 0 a 7 días de haber iniciado la captura

Color Amarrillo, de 8 a 14 días de iniciado la captura

Color Rojo, de 15 días de iniciado la captura

15. Para el caso de riesgos, se establece una breve descripción de posibles riesgos detectados, así como la descripción de un plan de mitigación o de contingencia en el que se debe identificar la causa raíz para mitigar o reaccionar ante la posibilidad u ocurrencia del riesgo descrito.

16. Una vez capturada la información del Plan de Gestión del Proyecto (PGP), ésta deberá ser confirmada y autorizada por el líder del proyecto, por lo que el proyecto cambiará al estatus 2.8, el sistema automáticamente notificará al Líder que el PGP ha sido liberado para su aprobación o rechazado, según corresponda.

17. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará electrónicamente al usuario que elaboró el PGP, esto hace que el registro regrese al estatus 2.2. En caso de ser aceptada la información del PGP, el proyecto cambia de estatus a 2.9 y el sistema notifica al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación del PGP.

18. El Administrador del Proyecto revisa el PGP para su aprobación o rechazo, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 2.8. En caso de ser aceptado el PGP por parte del Administrador del proyecto, el proyecto cambia al estatus 3, en donde se activa la sección 3.CCP.

19. El nombre del proyecto deberá coincidir en su totalidad con el nombre del cronograma, el cual es generado por el Administrador del Proyecto de conformidad con la información del ACP, PGP y de reuniones de trabajo con el Líder y equipo de trabajo del Proyecto. El sistema automáticamente busca el cronograma del proyecto y lo habilita para su consulta.

20. Una vez aprobado el PGP, éste sólo podrá ser modificado por el Administrador del Proyecto por medio de la justificación correspondiente.




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Fase de Ejecución

21. El control de las actividades se llevará a cabo en la sección 3. CCP por medio del archivo Ms Project, mismo que es actualizado por el Administrador del Proyecto asignado conforme a lo reportado en el avance de actividades. Una vez que el archivo Ms Project es completado por el administrador, pasa al estatus 3.8, para que sea validado por el Líder del Proyecto y pasará al estado 3.9 para que el administrador lo acepte como final.

22. El avance de proyecto será llevado mediante reuniones semanales y deberá actualizarse el Cronograma semanalmente con el Líder y Administrador del Proyecto, mientras un proyecto se encuentre en ejecución, este conservará un estatus 4, sólo cuando se tenga el 100% del proyecto concluido en el cronograma, este pasará al estatus 4.8 para que el Líder del Proyecto autorice que todas las actividades fueron llevadas de acuerdo al plan y en caso de estar de acuerdo autorizar el cierre del cronograma lo cual hará que el estatus pase a 4.9 para que el Administrador del Proyecto se asegure que se tienen todas las actividades concluidas y al aceptar se libera la sección de IFP (Informe Final del Proyecto)

23. Dentro de esta misma etapa se tienen las pestañas de SCP (Seguimiento y Control del Proyecto) y EEP (Entregables de Ejecución del Proyecto)

24. En la sección 4.SCP se registrará el avance del proyecto por medio de las siguientes secciones:

A. Reporte de estatus B. Histórico de minutas C. Nueva minuta D. Control de fechas E. Control de cambios

25. Semanalmente el avance del proyecto será reportado en la sección C. Reporte de

estatus, por el Líder del Proyecto en cuestión, considerando:

Actividades realizadas conforme a lo planificado en las secciones 2.PGP y 3.CCP.

Posibles cambios conforme a lo planificado.

Riesgos identificados, así como el estatus de los previamente identificados y documentados.

26. El reporte semanal de avance es medido a través de un semáforo conforme a las siguientes reglas, según el día y hora en que registre la información:

Verde; de martes a jueves las 24 hrs.

Amarillo; viernes entre las 8 y 15 hrs.

Rojo; a partir del viernes 15:01 hrs.




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27. Los avances registrados deberán contener información veraz, oportuna y de utilidad para la Alta Dirección de Pronósticos.

28. En la sección 5.EEP se deben cargar los entregables del proyecto registrados en la sección 2.PGP, C. Actividades / Entregables. Cabe mencionar que el sistema admite cualquier formato electrónico.

29. Una vez cargados los entregables del proyecto en la sección 5.EEP, ésta deberá ser confirmada y autorizada por el líder del proyecto, por lo que el proyecto cambiará al estatus 5.8 para tal efecto. El sistema automáticamente notificará electrónicamente al Líder que los entregables del proyecto han sido liberados para su aprobación o rechazado, según corresponda.

30. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará electrónicamente al usuario que cargó los entregables del proyecto, esto hace que el registro regrese al estatus 5.2. En caso de ser aceptados, el proyecto cambia de estatus a 5.9 y el sistema notifica al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación de los mismos.

31. El AP revisa los entregables del proyecto para su aprobación o rechazo conforme a lo planificado, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 5.8. En caso de ser aceptados por parte del Administrador del proyecto, el proyecto cambia al estatus 6, en donde se activa la sección 6.IFP

Fase de Cierre

32. Una vez concluidas las acciones necesarias para cumplir los objetivos del proyecto y validados los entregables del mismo en la sección 5.EEP, inicia el estatus 6.IFP, en la sección correspondiente del sistema debe registrar la siguiente información:

A. Información General B. Alcance C. Recursos D. Tiempo E. Sistemas (sistemas de gestión) F. Comunicación G. Integración

33. En la sección G.Integración, se captura la información relacionada con las lecciones aprendidas durante el ciclo de vida del proyecto, así como las diversas propuestas de mejora detectadas.




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34. En el Sistema de Administración de Proyectos se concentrarán las lecciones aprendidas documentadas de los proyectos.

35. Una vez elaborado el IFP, éste deberá ser confirmado y autorizado por el líder del proyecto, por lo que el proyecto cambiará al estatus 6.8. El sistema automáticamente notificará electrónicamente al Líder que el IFP ha sido liberado para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.

36. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará

electrónicamente al usuario que elaboró el IFP, esto hace que el registro regrese al estatus 6.2. En caso de ser aceptada la información del IFP, el proyecto cambia al estatus 6.9 y el sistema notifica electrónicamente al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación del IFP.

37. El Administrador del Proyecto revisa el IFP para su aprobación o rechazo conforme a lo planificado, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 6.8. En caso de ser aceptado por parte del Administrador del proyecto, el proyecto es formalmente cerrado y cambia al estatus 8.

38. El estatus 7 se encuentra reservado para la integración de un cuestionario de evaluación y retroalimentación en relación a la ejecución del proyecto.

39. En caso de que un proyecto tenga que ser cancelado, esto será posible realizar desde cualquier estatus, cambiando así al estado 9.

40. En caso de proyectos cancelados, será necesario contar con los entregables mencionados que hayan sido elaborados y revisados por el Líder y Administrador del proyecto, respectivamente, al momento de la cancelación.

41. El proyecto será “Postergado” cuando el Patrocinador o Líder del proyecto así lo señalen, ésta redacción será incluida en el reporte semanal del proyecto, así como la fecha o suceso tentativo de la reactivación del mismo, cambiando así al estado 10.

42. Las iniciativas de proyectos son registradas en las tareas de la Dirección General.




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V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

1. Usuario 1.1 Elabora Acta de Constitución del Proyecto (ACP), guarda cambios hasta completar el documento. El Sistema de Administración de Proyectos (SAP) comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

CORREO ELECTRÓNICO

2. Líder del Proyecto 2.1 Recibe notificación electrónica del ACP

CORREO ELECTRÓNICO

2.2 Revisa el ACP. Ver Plan de Calidad

¿Aprueba el ACP?

2.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 1.1)

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2.4 Si.- Cambia el estatus a Aprobado y establece fecha para el registro del Plan de Gestión del Proyecto (PGP). El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, aprobación o rechazo, según corresponda.


CORREO ELECTRÓNICO

3. Administrador del Proyecto

3.1 Recibe notificación electrónica del ACP

3.2 Revisa el ACP. Ver Plan de Calidad

¿Aprueba el ACP?



3.4 Si.- Cambia el estatus en el SAP (el sistema comunica electrónicamente al Líder del Proyecto y al Usuario).


CORREO ELECTRÓNICO




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4. Usuario 4.1 Elabora PGP y en caso de ser necesario establece una breve descripción de posibles riesgos detectados, así como la descripción de un plan de mitigación o de contingencia en el que se debe identificar la causa raíz para mitigar o reaccionar ante la posibilidad u ocurrencia del riesgo descrito; guarda cambios hasta completar el documento. El SAP comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.


/ PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO / SECCIÓN DE

RIESGOS

5. Líder del Proyecto 5.1 Recibe notificación electrónica del PGP

CORREO ELECTRÓNICO

5.2 Revisa el PGP. Ver Plan de Calidad

¿Aprueba el PGP?



5.4 Si.- Cambia el estatus Aprobado y establece fecha de elaboración de cronograma. El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, aprobación o rechazo, según corresponda.


CORREO ELECTRÓNICO


6.1 Recibe notificación electrónica del PGP

CORREO ELECTRÓNICO

6.2 Revisa el PGP. Ver Plan de Calidad

¿Aprueba el PGP?





CORREO ELECTRÓNICO




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7. Usuario / Administrador del Proyecto

7.1 Genera el Cronograma Preliminar del Proyecto con la información del PGP y sesiones de trabajo. El SAP comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda

CRONOGRAMA

8. Líder del Proyecto 8.1 Recibe notificación electrónica del Cronograma.

CORREO ELECTRÓNICO

8.2 Revisa el Cronograma.

Ver Plan de Calidad

¿Aprueba el Cronograma?



CORREO ELECTRÓNICO

8.4 Si.- Cambia el estatus a Aprobado. El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, aprobación o rechazo, según corresponda


CORREO ELECTRÓNICO


9.1 Recibe notificación electrónica del Cronograma

CORREO ELECTRÓNICO

9.2 Revisa el Cronograma.

Ver Plan de Calidad




CORREO ELECTRÓNICO



CORREO ELECTRÓNICO

10. Usuario / Líder del Proyecto / Administrador del Proyecto

10.1 Actualizan el cronograma de acuerdo con los avances alcanzados.





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10.2 Captura minuta de las reuniones en el SAP en la sección de SCP (Seguimiento y Control de Proyecto) – Opcional

MINUTAS DEL PROYECTO SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

11. Usuario 11.1 Elabora reporte de estatus cada semana, considerando en su caso, los riesgos identificados, así como el estatus de los previamente identificados y documentados; guarda cambios hasta completar el documento. El SAP comunica electrónicamente al LP la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.

REPORTE DE ESTATUS SEMANAL

12. Líder del Proyecto 12.1 Recibe notificación electrónica del reporte de estatus.

CORREO ELECTRÓNICO

12.2 Revisa, aprueba o rechaza el reporte de estatus y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo.

REPORTE DE ESTATUS SEMANAL CORREO

ELECTRÓNICO


13.1 Revisa, valida o rechaza el reporte de estatus y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo.

REPORTE DE ESTATUS SEMANAL CORREO

ELECTRÓNICO

El sistema tomará el avance del proyecto del Cronograma General de Trabajo, y hasta que éste se encuentre al 100% este notifica electrónicamente al líder del proyecto

14. Líder del Proyecto 14.1 Recibe notificación electrónica del cronograma finalizado

CORREO ELECTRÓNICO

14.2 Revisa, aprueba o rechaza el cronograma finalizado y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo.

CRONOGRAMA CORREO

ELECTRÓNICO

15.Administrador del Proyecto

15.1 Revisa, valida o rechaza el cronograma finalizado y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo

CRONOGRAMA CORREO

ELECTRÓNICO

16. Usuario / Líder del Proyecto

16.1 Sube información de entregables al sistema en la sección de EEP (Entregables de Ejecución del Proyecto) – En cualquier fase del proyecto.

ENTREGABLES DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO




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17.1 Valida la existencia de los entregables del proyecto.

ENTREGABLES DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO


18. Usuario 18.1 Elabora Informe Final del Proyecto (IFP), guarda cambios hasta completar el documento. El SAP comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.

INFORME FINAL DEL PROYECTO

19. Líder del Proyecto 19.1 Recibe notificación electrónica del IFP CORREO ELECTRÓNICO

19.2 Revisa el IFP.

Ver Plan de Calidad

¿Aprueba el IFP?


SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORME FINAL DEL PROYECTO

CORREO ELECTRÓNICO

19.4 Si.- Cambia el estatus Aprobado. El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su validación.

INFORME FINAL DEL PROYECTO

CORREO ELECTRÓNICO


20.1 Recibe notificación electrónica del IFP

CORREO ELECTRÓNICO

20.2 Revisa el IFP.

Ver Plan de Calidad

¿Valida el IFP?



CORREO ELECTRÓNICO

20.4 Si.- Registra en el SAP el cierre del mismo cambiando el estatus (el sistema comunica electrónicamente al Líder del Proyecto y al Usuario).


CORREO ELECTRÓNICO INFORME FINAL DEL PROYECTO

FIN DEL PROCEDIMIENTO




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Correo electrónico

Correo

electrónico

Acta de Constitución del

Proyecto

Correo

electrónico

Correo electrónico

Correo electrónico

VI. DIAGRAMA DE FLUJO.

ENTRADA OPERACIÓN SALIDA

Inicio

2.1 Recibe notificación del ACP

ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

LÍDER DE PROYECTO

NO

SI

1

USUARIO

1.1 Elabora Acta de constitución del proyecto

2.2 Revisa el ACP

¿Aprueba el ACP?

2.3 Documenta motivo de rechazo

A

A

2.4 Cambia a estatus Aprobado y establece fecha para PGP

3.1 Recibe notificación del ACP

3.2 Revisa el ACP

NO

SI

¿Aprueba el ACP?


B

3.4 Cambia a estatus Aprobado

B

1 2




FECHA DE EMISIÓN


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DN-07 Versión 01

Correo electrónico

Correo

Electrónico

PGP

Correo

electrónico

Correo electrónico

Correo electrónico


5.1 Recibe notificación del PGP


LÍDER DE PROYECTO

NO

SI

2

USUARIO

4.1 Elabora PGP

5.2 Revisa el PGP

¿Aprueba el PGP?


C

C

5.4 Cambia a estatus Aprobado y establece fecha para Cronograma

6.1 Recibe notificación del PGP

6.2 Revisa el PGP

NO

SI

¿Aprueba el PGP?


D


D

1

3 4




FECHA DE EMISIÓN


04


DN-07 Versión 01

Correo electrónico

Correo

Electrónico

Cronograma

preliminar

Correo

Electrónico

Correo electrónico

Correo electrónico


8.1 Recibe notificación del Cronograma


LÍDER DE PROYECTO

NO

SI

3

USUARIO / ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

7.1 Genera Cronograma preliminar

8.2 Revisa el Cronograma

¿Aprueba Cronograma?


E

E



9.2 Revisa Cronograma

NO

SI



F


F

2

5 6




FECHA DE EMISIÓN


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DN-07 Versión 01

Correo electrónico

Reporte

de estatus

Minuta

Correo

electrónico

Reporte de estatus

Reporte de estatus

Cronograma



USUARIO

4

USUARIO / LÍDER DE PROYECTO / ADMINISTRADOR

DEL PROYECTO

10.2 Captura minuta (opcional)

12.1 Recibe notificación del Reporte

12.2 Revisa, aprueba o rechaza reporte

3

11.1 Elabora Reporte

LÍDER DE PROYECTO

13.1 Revisa, valida o rechaza reporte

10.1 Actualiza el Cronograma del Proyecto




FECHA DE EMISIÓN


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DN-07 Versión 01

Correo

electrónico

Correo

electrónico

Reporte de estatus

Reporte

de estatus

Entregables

Entregables

Informe Final



USUARIO / LÍDER DE PROYECTO

5


finalizado

14.2 Revisa, aprueba o rechaza Cronograma

4

LÍDER DE PROYECTO

15.1 Revisa, valida o rechaza Cronograma

16.1 Sube información de entregables

17.1 Valida existencia de entregables

USUARIO

18.1 Elabora Informe Final

G




FECHA DE EMISIÓN


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DN-07 Versión 01

Correo

electrónico

Correo electrónico

Correo

electrónico

Correo

electrónico

Correo electrónico

Informe Final del Proyecto




INICIO / FIN PUNTO DE CONTROL

PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN

DOCUMENTO / REGISTRO

BASE DE DATOS SISTEMA

CONECTOR EN LA MISMA

PÁGINA

CONECTOR EN OTRA PÁGINA

ARCHIVO

FIN

5

19.1 Recibe notificación del IFP


LÍDER DE PROYECTO

NO

SI

19.2 Revisa el IFP

¿Aprueba el IFP?


G


7

20.1 Recibe notificación del IFP

20.2 Revisa el IFP

NO

SI

¿Valida el IFP?


20.4 Registra en el SAP el cierre del mismo cambiando el estatus

H

H

8




FECHA DE EMISIÓN


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DN-07 Versión 01

VII. PLAN DE CALIDAD

No

ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN

FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN

CARACTERÍSTICA A VERIFICAR

CRITERIO DE ACEPTACIÓN

REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE

SITUACIONES NO CONFORMES

1 Revisa el ACP

Líder del proyecto

Cada que el usuario elabora el ACP para aprobación.

ACP elaborada conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para ACP.

Sistema de Administración de Proyectos / ACP

Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el ACP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.

2 Revisa el ACP

Administrador del proyecto

Cada que el Líder del proyecto aprueba el ACP.

ACP elaborada conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para ACP.

Sistema de Administración de Proyectos / ACP

Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el ACP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.

3 Revisa el PGP

Líder del proyecto

Cada que el usuario elabora el PGP para aprobación.

PGP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para PGP y que en su caso, se identifique la causa raíz del riesgo y acciones a realizar.

Sistema de Administración de Proyectos / PGP

Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el PGP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.

4 Revisa el PGP


Cada que el Líder del proyecto aprueba el PGP.

PGP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para el PGP.

Sistema de Administración de Proyectos / PGP

Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el PGP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.




FECHA DE EMISIÓN


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DN-07 Versión 01

No

ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN

FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN

CARACTERÍSTICA A VERIFICAR

CRITERIO DE ACEPTACIÓN

REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE

SITUACIONES NO CONFORMES

5 Revisa el Cronograma

Líder del proyecto

Cada que el usuario elabora el Cronograma para aprobación.

Cronograma elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para el Cronograma y se apegue a los tiempos establecidos para el proyecto.

Sistema de Administración de Proyectos / Cronograma

Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el Cronograma y se apegue a los tiempos determinados para la ejecución y fin del proyecto y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.

6

Revisa el Cronograma


Cada que el Líder del proyecto aprueba el Cronograma.

Cronograma elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para el cronograma.

Sistema de Administración de Proyectos / Cronograma

Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el Cronograma y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.

7 Revisa el IFP.

Líder del proyecto

Cada que el usuario elabora el Informe Final del Proyecto para aprobación.

IFP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para el IFP

Sistema de Administración de Proyectos / Informe Final del Proyecto

Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el Informe Final del Proyecto y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.

8 Revisa el IFP.


Cada que el Líder del proyecto aprueba el Informe Final del Proyecto

IFP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP

Que cumpla con de lineamientos determinados para el IFP

Sistema de Administración de Proyectos / Informe Final del Proyecto

Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el Informe Final del Proyecto y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.




FECHA DE EMISIÓN


04


DN-07 Versión 01

VIII. CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

00 Incorporación del documento a los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Seguridad de la Información.

Julio, 2009

01 Se incluyó Referencias Normativas, en Políticas en la fase de inicio y planeación se agregó nueva política respectivamente, se modificaron el Diagrama de actividades y Plan de Calidad.

Febrero 2010

02 Adecuación de todo el documento considerando la operación actual basada en el SAP e inclusión en el apartado de firmas de los Subdirectores Generales, Coordinador Técnico y Jurídico y del Director General.

Febrero, 2011

03 Actualización de responsables de firmar y de la referencias

normativas de ISO/IEC 20000-1:2005 a ISO/IEC 20000-1:2011

Noviembre 2011

04 Se eliminó “Guía de Adhesión” de las Referencias

Normativas.

Enero 2012

IX. GLOSARIO

Acta Constitutiva del Proyecto (ACP).- Documento que define los distintos componentes y elementos que deberán considerarse durante el proceso de inicio del proyecto, algunos sucesos de este proceso ocurren antes de que el proyecto sea registrado para su formal administración, sin embargo, es importante retomarlos, considerarlos y registrarlos para aumentar la eficacia en la administración del mismo, ya que esto tiene un impacto considerable en el cumplimiento del los objetivos y alcance del proyecto, así como del EEP. Estos componentes son detallados y aumentados en el Plan de gestión del proyecto durante la fase de planificación del mismo. Administrador del Proyecto (AP).- Administrador del Proyecto, personal de la GAP designado al seguimiento y control del proyecto. Asesora y coadyuva con el Líder del proyecto en sus funciones. Cliente del proyecto.- Miembro de la Organización que recibe y aprueba el Entregable de la ejecución del proyecto. Cronograma de Control del Proyecto (CCP).- Archivo electrónico en formato Microsoft Project




FECHA DE EMISIÓN


04


DN-07 Versión 01

DAP.- Departamento de Administración de Proyectos de Pronósticos para la Asistencia Pública. Entregable de la Ejecución del Proyecto (EEP).- Producto, resultado o capacidad producida al concluir la fase de ejecución del proyecto, el cual se encuentra sujeto a la aprobación del Patrocinador o cliente del proyecto en cuestión. GAP.- Gerencia de Administración de Proyectos de Pronósticos para la Asistencia Pública. Informe Final del Proyecto (IFP).- Documento que define los distintos componentes y elementos que deberán registrarse al cierre del proyecto. Estos elementos son necesarios para evaluar la realización del proyecto y generar conocimiento hacia la Entidad. Líder del Proyecto (LP).- Personal de la Entidad designado por el Patrocinador para garantizar la eficiencia de los recursos asignados y cumplir con los objetivos, alcane y calidad del Entregable de la ejecución del proyecto (EEP).

Patrocinador del Proyecto.- Miembro de la Organización perteneciente a la Alta o Media Dirección de la Entidad con la autoridad necesaria y suficiente para iniciar o cerrar el proyecto y garantizar los recursos necesario para la realización del mismo. Plan de Gestión del Proyecto (PGP).- Documento que define los distintos componentes y elementos que deberán considerarse durante el proceso de planificación, el cual es constante durante el ciclo de vida del proyecto. Por lo anterior, los elementos contenidos en este plan deberán ser actualizados y controlados durante la administrar del proyecto para aumentar la eficacia y eficiencia en el mismo. Sistema de Administración de Proyectos (SAP).- Portal electrónico ubicando en la Intranet de Pronósticos para la Asistencia Pública empleado en la gestión de los proyectos autorizados y registrados en la Gerencia de Administración de Proyectos. Seguimiento y Control del Proyecto (SCP).- Sección en donde se lleva el control de avance del proyecto, mediante minutas, acuerdos y actualización de los avances significativos.

X. ANEXOS No aplica

Área emisora: hoja no. de subdirecciÓn general de … filela gerencia de administración de...

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