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Arcarius ERP Finanzas Bancos

XOOK México Manual de Usuario

xookmexico.net Página 2 de 20

Contenido

Descripción ......................................................................................................................................................... 3

Cuentas Bancarias .............................................................................................................................................. 3

Conceptos Financieros ....................................................................................................................................... 4

Listado de Movimientos ..................................................................................................................................... 5

Métodos de pago ............................................................................................................................................... 6

Tipos de Cambio ................................................................................................................................................. 8

Movimientos Financieros ................................................................................................................................... 9

Información adicional de Movimientos Financieros .................................................................................... 13

Generación de pago a Proveedores desde Listado ...................................................................................... 14

Generación de cobro a Clientes desde Listado ............................................................................................ 14

La importación de estados de cuenta .............................................................................................................. 15

Importación ...................................................................................................................................................... 16

Modificaciones a los movimientos importados................................................................................................ 18

Agregar movimientos ....................................................................................................................................... 20

Eliminar Registro .............................................................................................................................................. 20



Descripción

Toda empresa tiene al menos registrada una cuenta bancaria, la cual es de suma importancia para sus operaciones diarias. Se tiene otras empresas que cuentas con cuentas bancarias en diferentes monedas e incluso en diferentes bancos, adicionamos en diferentes países.

Cuentas Bancarias

Dentro del proceso financiero lo primero que se deberá configurar son las cuentas bancarias, para ello vamos al menú de Finanzas, Bancos y se nos muestra la siguiente ventana.

Para la creación de una nueva cuenta bancaria daremos clic en el botón de Nuevo, capturamos la información de cada cuadro de texto y al finalizar daremos clic en el botón de Guardar.

Consideraciones de importancia en esta ventana, son las siguientes:

• RFC del banco es de suma importancia para el timbrado del movimiento de finanzas. • Capturar a 10 dígitos la cuenta bancaria, rellenar a ceros a la izquierda de ser necesario. Esto es

importante para las empresas que enviaran timbrado de movimiento (Generación de XML). • La cuenta contable deberá estar dada de alta dentro del catálogo contable para realizar los asientos

correspondientes al utilizar dicho banco. • El tipo de layout para efectos de importación de estados de cuenta en formato de texto. • Si utilizamos moneda diferente a la local, se deberá considerar la captura diaria de los tipos de cambio

de dicha moneda. Considerar activar el aviso de tipos de cambio automático de Arcarius ya que te puede obtener tipos de cambio de los bancos de HSBC, Bancomer, DOF.

Recuerda que la información de los catálogos de Arcarius puede ser eliminada siempre y cuando no se haya utilizado dentro de la operación del sistema. Para eliminar seleccionamos el banco y damos clic ene l botón de Borrar.

Para cualquier ajuste o modificación del banco bastará hacer doble clic sobre el registro, ajustar la información que deseemos y clic en Guardar para almacenar los cambios.



Conceptos Financieros

Los conceptos financieros son de utilidad para realizar los movimientos bancarios que no están relacionados con los ingresos por la actividad de la empresa o por los egresos realizados.

Los conceptos son utilizados para realizar traspasos entre cuentas, registro de comisiones bancarias, depósitos y retiros de efectivo, etc.

Para ello vamos al menú de Finanzas, Conceptos, Arcarius nos muestra la siguiente ventana.

Para crear un concepto daremos clic en el botón Nuevo, capturamos la descripción que deseamos, asignamos una cuenta contable, seleccionamos si el movimiento será un Egreso o Ingreso.

Deberemos activar el checkbox para confirmar que el concepto podrá ser utilizado, de lo contrario no se podrá utilizar al momento de realizar los movimientos de finanzas.

Damos clic en el botón de Guardar para almacenar el nuevo concepto.

Para modificar un concepto, solo daremos doble clic en el registro ajustamos la información y damos clic en Guardar.

Arcarius nos informa por medio de mensajes que el concepto se almaceno de manera correcta.



Listado de Movimientos

Para localizar de una manera más ágil los movimientos realizados, podemos utilizar la ventana de listado, para ellos vamos al menú de Finanzas, listado.

Dentro de esta ventana seleccionaremos un rango de fecha, el tipo de documento (Cobros, Pagos, Traspasos, etc.) o podemos dejar el tipo como TODAS para obtener todos los tipos de movimiento, seleccionamos el banco dentro del cual deseamos buscar o dejamos TODOS para buscar en todos los bancos registrados.

Daremos clic en el botón de Refrescar para obtener la información con respecto a lo seleccionado.

Cabe mencionar que estos listados pueden llegar a ser ajustados a las necesidades del cliente, ya que dependerá de la actividad o requerimientos del departamento de Tesorería.

Por default tenemos información básica, como es la fecha de la operación, folio por tipo de movimiento, beneficiario del movimiento (Cliente, Proveedor, Empleado o Concepto), Importe del Movimiento.

Con un doble clic dentro registro, Arcarius abrirá el movimiento correspondiente.

En la parte inferior de la ventana tenemos un cuadro de texto para poder hacer filtros de la información presentada, por ejemplo, buscar los movimientos de un proveedor, tecleamos una palabra clave y podremos obtener información más digerida.



Métodos de pago

Para realizar los movimientos financieros, requerimos de los Métodos de pago, para identificar si la operación se realizó en efectivo, cheque, transferencia, etc.

También cabe mencionar que estos métodos son utilizados para la generación de información para realizar las facturas electrónicas en formato XML. Para utilizar estos métodos recuerda que también deberás dar permiso a cada usuario que los necesite para facturación, los permisos se asignan en el módulo de seguridad.

Para generar un nuevo método daremos clic en el botón Nuevo, capturamos una descripción, asignamos una cuenta contable, seleccionamos el método que será equivalente a las descripciones del SAT.

Si tenemos configurado el método para ser utilizado de manera exclusiva por determinado Banco, seleccionamos el banco correspondiente, de lo contrario no consideramos dicho ajuste. (Se recomienda asesoramiento por parte de una representante Arcarius si desea activar esta funcionalidad).



Las opciones de “Manejo como Adeudo” y “Manejo como Anticipo” son de utilidad para configurar estados de cuenta del personal o manejo de Membresias, ya sea como ingresos o egresos, por ejemplo, el manejo de préstamos y consumos de productos y servicios de la empresa.

Ejemplo, tenemos una empresa de preparación de alimentos (Restaurante), los empleados pueden dar a la empresa una cantidad en efectivo a la semana para cubrir el costo de sus comidas diarias, las cuales se disminuirán con cada consumo y su cuenta de ese día se cubrirá con una parte de su Anticipo.

La comisión se captura en base 100, por ejemplo, un 5% deberá ser 5.00. Esta configuración es útil al momento de cobrar con una tarjeta de crédito que genera una comisión del 5% del consumo, la cual será imputable al cliente.

Muchas empresas cobran al cliente final la comisión que el banco les cobra por el uso de las terminales bancarias.

En caso de utilizar el cuadro de texto de la comisión deberemos seleccionar un producto dentro de nuestro catálogo de Productos, Materiales y Servicios, para registrar esa comisión, por ejemplo,

Daremos clic en el botón de Guardar para almacenar los datos del nuevo registro.

Para modificar un método, solo daremos doble clic en el registro ajustamos la información y damos clic en Guardar.



Tipos de Cambio

Dentro de esta venta se captura la información diaria de los tipos de cambio de cada una de la moneda que maneja la empresas, para ello vamos al menú de Finanzas, Tipos de Cambio y se muestra la siguiente ventana.

Para realizar el registro de un tipo de cambio, daremos clic en el botón Nuevo, seleccionamos la fecha del movimiento, seleccionamos la moneda, colocamos el importe equivalente en moneda local. Dentro del cuadro de texto de Importe Ajustado, podremos colocar el valor que deseamos utilizar para ciertas operaciones dentro de Arcarius, por ejemplo, hay empresas que cotizan en moneda local sus productos que tiene valuados en moneda extranjera, y presentan sus cotizaciones con el tipo de cambio del día más un importe adicional por protección contra posibles fluctuaciones en tipos de cambio con respecto a la moneda utilizada.

Si no utilizas estos tipos de movimientos, coloca el mismo tipo de cambio en los dos cuadros de texto.

Damos clic en Guardar para almacenar la información.

Para modificar un método, solo daremos doble clic en el registro ajustamos la información y damos clic en Guardar.

Arcarius nos informa que los cambios se han realizado de manera correcta por medio del siguiente mensaje.



Para eliminar un registro bastará con seleccionarlo y dar clic ene l botón de Borrar, Arcarius te confirma la eliminación.

Movimientos Financieros

Para registrar las operaciones financieras diarias de la empresa, Arcarius utiliza los movimientos financieros, que son los encargados de generar los Ingresos y Egresos de las cuentas bancarias. Vamos al menú de Finanzas, Movimientos.



Existen varias maneras de generar un movimiento financiero, veamos el tradicional.

1. Damos clic en el botón Nuevo 2. Seleccionamos el tipo de movimiento 3. Seleccionamos el Banco de la operación 4. Colocamos la referencia bancaria 5. Colocamos una descripción de movimiento 6. Seleccionamos la fecha del movimiento 7. Buscamos el beneficiario del movimiento. Dependerá del tipo, por ejemplo, un cobro clientes deberá

buscar dentro de clientes, un pago proveedores buscará dentro de proveedores, un pago empleados buscará dentro de empleados y un movimiento de traspasos buscará un concepto de finanzas

a. 8. Seleccionamos el banco de la contra partida, por ejemplo, el banco del cual nos están pagando o el

banco al cual haremos el pago 9. La cuenta de la cual nos están pagando o la cuenta a la cual pagaremos, esta cuenta deberá contar

con 10 dígitos para efectos de timbrado de movimientos financieros y generación de XML 10. Seleccionamos el método de pago utilizado en la operación 11. Buscamos los documentos que se cobraron o pagaran relacionados con el beneficiario, por ejemplo,

facturas de venta para cobranza y órdenes de compra para proveedores

a. b. Seleccionamos los documentos que deseamos utilizar y damos clic en el botón de Agregar.

c.



d. En caso de querer hacer un pago parcial a un documento lo seleccionamos y damos clic en el botón de Agregar Importe, se nos preguntará el importe que deseamos aplicar al documento seleccionado.

e. f. Una vez que tenemos los documentos agregados del lado derecho damos clic en el botón

de Salir y regresaremos a la ventana de movimiento financiero con el importe de la ventana anterior.

g. 12. Seleccionamos el estatus de Aplicado para almacenar el movimiento

a.

b. 13. Damos clic en el botón Archivos para poder almacenar los documentos de soporte de la operación,

por ejemplo, la ficha de transferencia del pago a proveedores.

a. b. Damos clic en el botón Subir Archivos



c. d. Seleccionamos el archivo que deseamos subir

e.

f. g. Si deseamos eliminar el archivo lo seleccionamos y damos clic ene l botón de Borrar

Una vez terminada la operación tendremos un número de folio y en su caso un numero de póliza contable, visibles en la parte superior.

De la misma manera tendremos el estatus del movimiento, que normalmente es APLICADO.

Dentro de la pestaña de Documentos podremos observar los folios afectados del tipo de documento al que corresponde el movimiento de finanzas, por ejemplo, realizamos un cobro clientes, entonces deberemos tener facturas.

Con un doble clic sobre el registro podremos abrir dicho documento.



Información adicional de Movimientos Financieros

En la parte inferior de la ventana de movimientos financieros tenemos varios cuadros de texto que contemplan información adicional que se podrá registrar con dicho movimiento.

Cuando seleccionamos el CheckBox de Anticipo o pago directo, Arcarius nos permite capturar el importe de la operación sin necesidad de seleccionar un documento. Esto aplica cuando se realizan los anticipos a proveedores o se recibe un anticipo parte de algún cliente. Así mismo cuando el beneficiario es un concepto de finanzas.

Los cuadros de texto de Ajuste, Comisión, IVA, ISR e Interés son importes que forman parte del importe principal, pero se desean registrar de manera individual.

Por ejemplo, se está cobrando una comisión que tiene incluido el IVA, 100.00 más 16.00 igual a 116.00, se registra en Importe Total los 116.00 y en IVA los 16.00

Esta información es de utilidad para generar de manera correcta las pólizas contables para lo cual sugerimos asesorarse con un representante Arcarius.

Los botones de Twitter, WhatsApp y SMS, deberán ser configurados con ayuda de un asesor Arcarius ya que requiere de generación de cuentas en redes sociales, dispositivos móviles y contratos de servicios de mensajería.

Para el tipo de movimientos de pago a proveedores, Arcarius proporciona la opción de enviar correo para lo cual damos clic en el botón de Enviar Correo.



Arcarius nos crea el cuerpo de un correo para ser enviado al proveedor, adicionando el comprobante de pago del mismo si ese se almaceno al termino del movimiento financiero.

Generación de pago a Proveedores desde Listado

Una manera más ágil de generar la información de la ventana de Movimientos Financieros es localizar las Órdenes de Compra que deseamos pagar a nuestros proveedores en la ventana de listado de Compras. Para ello vamos al menú de Compras, listado, buscamos los documentos que deseamos pagar, recuerda que deberán ser del mismo proveedor y damos clic en el botón de Genera Pago.

Para más información de esta ventana ve el manual de usuario del módulo de compras.

Arcarius abre la ventana de Movimiento de Finanzas con la información de los documentos seleccionados, así como el proveedor. Solo requerimos la información del banco a utilizar, la Referencia, confirmar la fecha de la operación, damos clic en el botón de estatus y terminamos la operación.

Generación de cobro a Cl ientes desde Listado

Una manera más ágil de generar la información de la ventana de Movimientos Financieros es localizar las facturas de venta que deseamos registrar de la cobranza a nuestros clientes en la ventana de listado de Ventas.



Para ello vamos al menú de Ventas, listado, buscamos los documentos que deseamos registrar, recuerda que deberán ser del mismo cliente y damos clic en el botón de Genera Pago.

Para más información de esta ventana ve el manual de usuario del módulo de ventas.

Arcarius abre la ventana de Movimiento de Finanzas con la información de los documentos seleccionados, así como el cliente. Solo requerimos la información del banco a utilizar, la Referencia, confirmar la fecha de la operación, damos clic en el botón de estatus y terminamos la operación.

La importación de estados de cuenta

La importación de información desde los estados de cuenta emitidos por los bancos en formato de texto (archivos con extensión TXT) se hace de la siguiente manera:

Obtener el estado de cuenta desde el banco que utiliza la empresa. El formato del archivo deberá estar configurado dentro de Arcarius ERP con respecto a la estructura de dicho archivo.

En el caso que el banco no pueda generar el archivo TXT, la empresa deberá contar con otras opciones para la generación del archivo correspondiente. Por ejemplo, se puede manipular y generar en Microsoft Excel.

Presentamos un ejemplo de un archivo de texto para ser importado a Arcarius ERP.



Importación

Dentro de la ventana de estado de cuenta, seleccionamos el banco, ejercicio y periodo en el cual deseamos importar el archivo.

Seleccionamos el archivo de texto y lo arrastramos al área de los movimientos del Banco



Seleccionamos el carácter utilizado como separador de datos dentro del archivo. Para este caso será PIPE.

Arcarius muestra en forma de listado la información contenida dentro del archivo a lo cual seleccionaremos el primer renglón.



En el caso que el archivo contenga encabezado, seleccionaremos el segundo renglón que será desde donde Arcarius ERP comenzará a leer la información.

Daremos clic en el botón de PROCESAR y se nos preguntará si deseamos excluir información con respecto a las referencias bancarias.

Si nuestro estado de cuenta contiene referencias únicas (no repetidas) podremos responder que SI, de esta manera Arcarius no importará información ya procesada con anterioridad.

De lo contrario recomendamos responder que NO, y realizar procesos de importación por fechas, para así asegurar que la información importada no se duplique dentro de Arcarius ERP.

A continuación, Arcarius se encargará de leer el archivo y colocar la información dentro del estado de cuenta, la cual se verá de la siguiente manera una vez que termina de importar.

Modificaciones a los movimientos importados

Una vez que tenemos información importada dentro de Arcarius esta puede llegar a ser modificada, haciendo un doble clic en la descripción del estado de cuenta a lo cual Arcarius nos presenta la siguiente ventana.



Aquí podremos ajustar la descripción de obtuvimos desde el estado de cuenta.

De la misma manera con un doble clic podremos ajustar los importes de los cargos y los abonos.

Es muy recomendable NO realizar este tipo de acciones cuando el estado de cuenta es importado, ya que es la información que nos proporciona el banco mismo. Estos ajustes se utilizan cuando capturamos de manera manual el estado de cuenta y con lo cual podremos corregir una captura incorrecta.



Agregar movimientos

Para agregar un movimiento al estado de cuenta de manera manual utilizaremos el botón Agregar Registro.

Arcarius nos presentará la siguiente ventana, donde capturamos la fecha del movimiento referencia y el cargo o abono según corresponda.

Al menos uno de los importes deberá estar en ceros.

Eliminar Registro

Para eliminar un registro del estado de cuenta, lo deberemos seleccionar y daremos clic en el botón de Borrar registro, se no pide que confirmemos la operación.

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