anexo 3 mapa de riesgos de corrupciÓn ......trámites de quejas. preventivo si si no evitar el...

ANEXO 3

1

La asignación de usuarios y claves para el manejo del sistema Visión Web ATQ , en ocasiones es cedido a personal diferente del asignado.

Ruptura de protocolos de seguridad informática

Que se oculte o se modifique información de interes público en beneficio de un interes particular aprovechando la manipulación en el sistema de registro Visión web ATQ por personal no autorizado.

XPerdida o manipulación de la información en el sistema Visión Web ATQ

Catastrófico Posible Grave

Control de Gestión con seguimiento a los registros en ATQ y a la vez capacitación a los operadores en las Defensorías Regionales a asuarios del sistema.

Preventivo Si Si No Evitar el Riesgo

Establecer controles en registro de la información en el sistema Visión Web ATQ. Sensibilización a los funcionarios con los principios éticos de la Entidad

Líder del proceso

2

Interés económico particular. Deficiencias en la aplicación del código de ética

Se brindan servicios a usuarios a través de la Defensoría con beneficios particulares

Debido a la falta de la aplicación del código de ética, el funcionario rompe con la institucionalidad en la atención al usuario , apropiándolo con mecanismos diferentes a los establecidos por la entidad

X

Perdida de confianza de los usuarios en los servicios Misionales de la Entidad


Solicitud de información a Defensorías Regionales sobre Gestión en Atención y Trámites de Quejas.

Preventivo Si Si No Evitar el RiesgoEstablecer y aplicar encuestas periódicos de satisfacción del servicio

Líder del proceso

3

Seguimiento inadecuado al nùmero total de misiones de trabajo en cuento a lugar y objeto

Concentraciòn de misiones de trabajo en Regionales

Concentración de misiones de trabajo en algunos funcionarios ajustadas a intereses particulares

x

Gestión de Investigaciones sin objetivos definidos Defensa sin fundamento de investigaciòn y criminalistica


Reparto aleatorio de las Comisiones de servicios se pasan para autorizaciòn del Director Nacional

Preventivo Si No No Evitar el Riesgo

Establecer un protocolo para la necesidad del servicio Presentar informe mensual sobre total de solicitudes de misiones de trabajo discriminando Regional que solicita y total de misiones asignadas

Director

4Reparto de Asesores de Gestiòn de manera parcial

Establecer un comité Decisiones del seguimiento a la gestiòn

Se visitan Regionales y se obvian fallas en la prestaciòn del servicio para favorecer la Gestiòn realizada por determinado funcionario o para evitar problemas

x

Gestiòn ineficiente sin acciones de mejoramiento por omisiòn intencionada de las fallas


Rotar de manera aleatoria las Regionales a cargo para realizar el segumiento a la gestiòn

Preventivo Si No Si Evitar el RiesgoEl Director señala metodologia para realizar la asignaciòn de Regionales y el Coordinador

Coordinador

5Direccion Nacional de Promocion y Divulgacion

Incumplimiento de Procedimientos

Deficiencias en el manejo documental en los informes de actividades de promoción y divulgación en las Defensorías Regionales

No se reporta en debida forma por parte de las Defensorìas Regionales, el tipo de actividad desarrollada, la temática, ni se especifica el grupo al cual fue dirigida la capacitaciòn

X

No se cuenta con información fidedigna que permita demostrar en su totalidad las actividades de promoción y divulgación de Derechos Humanos que se realizan en las Defensorías Regionales

Catastrófico Casi Seguro Grave

Informes mensuales de actividades de promoción, divulgación y difusión de derechos humanos y derecho internacional humanitario


Revisión de informes que se remiten desde las Defensorías Regionales, envío de oficios explicativos a las Regionales para mejorar el diligenciamiento de los formatos.

Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos

POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO

TIPO CONTROL(Preventivo / Correctivo)

VALORACION DE CONTROLES

ZONA DE RIESGO

IMPACTO

ANALISIS DEL RIESGO

Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas

IDENTIFICACION DEL RIESGO

NOMBRE DEL RIESGO

PROBABILIDAD

DICIEMBRE DE 2013

RESPONSABLE CONTROLES EXISTENTES

MONITOREO Y REVISIO

Dirección Nacional de Defensoría Pública

EFECTOS O CONSECUENCIAS

Existen manuales, instruct o proc/tos para el manejo de la herramienta

INTE

RNO

EXTE

RNO

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN INSTITUCIONALPROCESOS-DELEGADAS-REGIONALES

FECHA DE ELABORACIÓN:

CON

CECU

TIVO

En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva

Posee una herramienta para ejercer el control

DEPENDENCIADESCRIPCIÓN DEL RIESGO

POLÍTICAS DE ADMIN DEL RIESGO

ACCIONESCAUSAS DEL RIESGO

6

Ausencia de canales de comunicación debido a la desconcetración de funciones propias del FDDIC.

Manipulación de información para beneficio particular.

El FDDIC no cuenta con un sistema de información seguro lo que permite el uso indebido de la información para satisfacción de intereses particulares.

X

Perdida de confianza y credibilidad por la generación de obligaciones monetarias a cargo del Fondo que favorezcan intereses de orden particular . Ocasionando detrimento patrimonial y acciones juidiciales contra la Entidad.

Catastrófico Posible Grave No existen Preventivo No No No Evitar el Riesgo

Articular las dependencias involucradas a través de sistemas y elementos técnicos y tecnológicos que permitan la comunicación directa entre los intervinientes.Sensibilización a funcionarios en temas de corrupción. Revisisón periodica de procedimientos.

Lider del proceso

7

Ausencia de canales de comunicación debido a la desconcetración de funciones propias del FDDIC.

Deficiencias en la gestión documental.

Perdida y traspapelo malintencionado de documentos en beneficio propio o de un tercero.

x

Pérdida de credibilidad y confianza por el traspapeleo y extravio de documentos relevantes. Acciones judiciales contra la Entidad.

Catastrófico Casi Seguro Muy Grave

Planilla de recibo y entrega de documentos SIAF.


Implementar un sistema de gestión documental. Capacitar a los funcionarios en administración de documentos.Sensibilización a funcionarios en temas de corrupción. Revisión periodica de procedimientos.

Lider del proceso

8

Deficiencia e insuficiencia de los controles efectuados a las resoluciones que ordenan el pago de las indemnizaciones ordenadas en sentencias judiciales.

Resoluciones amañadas y ajustadas a intereses particulares. Cobro por realización de tramites.

Resoluciones amañadas y ajustadas para el pago de indemnizaciones favoreciendo intereses particulares.

x

Realización de pagos indebidos, favoreciendo intereses particulares en perjuicio del patrimonio público y de la moralidad administrativa.

Catastrófico Posible Muy Grave

Revisión de resoluciones y documentos soporte de los pagos.

Preventivo No No Si Evitar el RiesgoRevisión de las resoluciones por la Alta Dirección.

Lider del proceso

9

Desconcentración de las funciones propias del Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos

Acceso a información confidencial para beneficios particulares.

El Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos en razón a la desconcentración de funciones, cuenta con un sistema de información (SIAF) que puede ser usado por cualquier funcionario que tenga acceso al mismo, la que puede ser divulgada en detrimento del interes público.

x

Transferrencia de información a terceros (grupos armados, crimen organizado etc.) con miras a obtener un beneficio particular a cambio de la misma. Acciones judiciales contra la Entidad.

Catastrófico Posible GraveClaves de acceso.

Preventivo Si No Si Evitar el RiesgoDesignar al funcioanrio que tenga acceso al sistema de información.

Lider del proceso

10

Insuficiencia e inefectividad de controles en la verificación de los criterios señalados en la ley para la financiación de acciones.

Por manipulación de información. Amiguismo, clientelismo, trafico de influencias en la financiación de acciones.

Omisión de los criterios fijados en la ley y reglamentos para la financiación de acciones, en detrimento del interes público.

x

Detrimento patrimonial. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra de la Entidad.


Revisión de solicitudes y de los documentos soporte de las misma.

Preventivo No No No Evitar el Riesgo

Presentación de informes que contenga las solicitudes recibidas, las solicitudes que cumplen con requisitos y las financiadas con la debida justificación y soporte. Revisión periodica de procedimientos.

Lider del proceso

11

Insuficiencia de los controles en el tramite y aprobación del litigio defensorial.

Inaplicación de la ley y reglamentos en el tramite del litigio defensorial para beneficio de intereses particulares. Amiguismo clientelismo, trafico de influcencias. Cobro por realización de tramites.

Omisión de requisitos legales y reglamentarios en el ejericico del litigio defensorial, en especial en el tramite y aprobación de las solicitudes de insistenciam en beneficio de intereses particulares.

x

Perdida de imagen, confianza, transparencia, credibilidad y probidad. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra la Entidad.


Resolución 638 de 2008. Viisión Web RAJ. Comité Jurídico

Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo

Revisión periodica de procedimientos a través del Sistema Visión Web RAJ y reuniones mensuales con el lider del nivel administrativo y con el Secretario Ad-hoc del Comité Jurídico. Sensibilización a funcionarios en temas de corrupción.

Lider del proceso.

Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales

12 Veeduriaconcentración de poder

Prevaricato

Expedición de Actos manifiestamente contrarios a derecho en el desarrollo de la investigación disciplinaria

xpérdida de credibilidad y de transparencia

Catastrófico Posible LeveControles efectivos y documentados

Preventivo No No No Asumir el riesgoRevisión por el veedor de los proyectos realizados por los profesionales especializados

Veedor y Profesionales Especializados

13 Control Interno1- Desconocimiento de los roles de la OCI

Tráfico de influencias (amiguismo, persona influyente)

Por desconocimiento de los roles de la OCI, se presentan tráfico de influencias que limitan el cumplimiento de los roles y objetivos de la OCI

x

1- Detrimento patrimonial, 2- Procesos Disciplinarios y/o penales, 3- Pérdida de imagen

Catastrófico Leve Asumir el riesgo

1- Socialización trimestral de los roles de la OCI a los funcionarios de la Defensoría, 2- Difusión y seguimiento mensual a los principios éticos

Jefe y funcionarios de la OCI

14 Delegada de Salud Cobro por actuacionPerdida de imagen de la entidad

Se le ayuda a la persona pero sel le cobra al usuario por la actuación o se remite a un amigo

Pérdida de imagen de la entidad

Catastrófico Posible Grave NO HAY Preventivo No No No Evitar el RiesgoImplementar encuesta a usuarios siemore y cuando esta delegada atienda a usuariosn

Delegado

15

Insuficiencia de los controles en el trámite y aprobación del litigio estratégico defensorial.

Litigio estratégico "amañado"

La Defensoría interviene en procesos de constitucionalidad para beneficio de un grupo o sector específico

X

Pérdida de imagen, confianza, transparencia, credibilidad y probidad. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra la Entidad.


Identificación de temáticas de intervención ante la Corte Constitucional

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoDefinición de criterios claros para el litigio estratégico defensorial

Lider del proceso en coordinación con el Despacho del Defensor

16

Insuficiencia de los controles para definir las iniciativas legislativas que apoyará la Defensoría.

Guardar silencio durante el trámite de aprobación de iniciativas legislativas que son del resorte de la Defensoría

La Defensoría deja de intervenir en el trámite de aprobación de iniciativas legislativas para el beneficio de un grupo o sector específico

X

Pérdida de imagen, confianza, transparencia, credibilidad y probidad. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra la Entidad.

Catastrófico Posible GraveAgenda de incidencia legislativa

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoDefinición previa de agenda institucional de incidencia legislativa

Lider del proceso en coordinación con el Despacho del Defensor

17 Derechos ColectivosNo se actua conforme a la etica profesional.

Se favorecen intereses particulares.

Prevalecen intereses de terceros y del funcionario, sobre los derechos de las comunidades.

X

Incurrir en un delito.Vulneración al derecho a la igualdad.Perdida en la imagen y la credibilidad de la institución.

Catastrófico Posible Grave no existen Preventivo No No No Evitar el Riesgo

1. Ejercer las funciones diciplinarias.2. Capacitar en aspectos relacionados con la etica profesiona y el cumplimiento de las funciones del cargo.

Defensor Delegado para los Derechos Colectivos y del Ambiente.

18 Delegada Política Criminal

En la reunión de socialización sobre el mapa de riesgos de corrupción se llego al acuerdo por parte de los funcionarios de la delegada que no existía habida cuenta de la naturaleza netamente asesora y no operativa de esta Delegada

Catastrófico

Delegada de Asuntos Constitucionales

19 Delegada de la Niñez

Utilización de información priviliegiada y confidencial de la delegada para beneficio ide terceros o para deteriorar el nombre de la defensoría del pueblo

Filtración de información confidencial de la delegada

Utilización de información confidencial de la Delegada y tergiversación de la misma, que puede ser utilizadad por personas o grupos de personas, para afectar la imagen de la institución o influir negativamente en la misma.

x x

Presión de personas o grupos externos, que por razones políticas, pueden traser consecuencias para la imagen de la entidad.

Catastrófico Casi Seguro Muy Grave No No No No Evitar el Riesgo

1. Implementar herramientas para el control de la información. 2. Seguimiento de la aplicación de tales herramientas.

Delegada.

20 Delegada de Indigenas

La Delegada no considera que llegare a presentarse riesgos de corrupcion por parte de los servidores publicos en ejercicio de sus funciones asignadas

21

Concentrar las labores de supervisión de multiples contratos en una sola persona

No exigir cumplimiento de las obligaciones contractuales

Ejercer supervisión de contratos de manera inadecuada

XIncumplimiento en los objetos contractuales

Catastrófico Posible GraveInformes periodicos de supervisión.

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoInformes periodicos de supervisión.

Lider del proceso

22

Concentrar la proyección de recursos y actividades en una sola persona

Las actividades y los recursos se direccionan sin observar los lineamientos institucionales

Direccionar las actividades y los recursos sin atender los lineamientos institucionales

XIncumplimiento en las responsabilidades institucionales


Informes periodicos de avance en la realización de actividades y sus metas

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoInformes periodicos de avance en la realización de actividades y sus metas

Lider del proceso

23 Delegada Población Desplaza

Concentrar en un solo funcionario la proyección y distribución de los recursos para la realización de las actividades y metas programadas

Inobservancia de lineamientos que imposibilitan selecciones objetivas

la falta de competencia en la definición de la contratación



Cumplimiento a los estudios previos de oportunidad y conveniencia


1. Contratación de un Asistente Administrativo para la Delegada. 2. solicitar a los defensores regionales reportes sobre el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas.

Luis Mauricio Vesga Carreño

24 Delegada de Víctimas

Concentrar en un solo funcionario la proyección y distribución de los recursos para la realización de las actividades y metas programadas

Inobservancia de lineamientos que imposibilitan selecciones objetivas

la falta de competencia en la definición de la contratación



Cumplimiento a los estudios previos de oportunidad y conveniencia


1. sugerir a la secretaria general de la entidad implementación de un manual de contratación acorde con las necesidades de las dependencias. 2. solicitar a los defensores regionales reportes sobre el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas.

Delegado

25 Delegada Políticas PúblicasLa delegada no identificó riesgos de corrupción

Delegada Prevención Riesgos

26 Administrativa

La gestión documental se realiza sin la aplicacion de protocolos. No. divulgación de políticas de seguridad de la información a nivel central y nacional * Personal no idoneo responsable de los procesos archivisticos * No existe seguridad en el ingreso de funcionarios ajenos a la Unidad de Correspondencia

Pérdida, alteracion o uso indebido de información o documentacion relevante.

El tramite en la radicacion y registro de las comunicaciones oficiales se realiza de manera irregular facilitando la sustraccion, alteracion, desaparicion de documentacion o informacion relevante de los archivos.

X

Desaparicion de docuemntos relevantes por intereses particulares o para favorecer a terceros.

Catastrófico Casi Seguro Muy Grave Preventivo No No No Evitar el Riesgo

* Fortalecer los procesos de induccion. Socializar la ley 734 de xxx * Contratacion de personal idoneo * Instalacion Camaras de Seguridad

Subdirector Administrativo

27

Falla en canales de comunicación y la no aplicación en los procedimientos establecidos

Pagos indebidos e inoportunos

Funcionario que obvia los requisitos de documentación o realiza pagos por tiempo mayor al debido

X Detrimento Patrimonial Catastrófico Posible Grave

Revisión detallada de la documentación en cada área,


Revisión de cada dependendia dentro del área, realizando devolución de Documentacion si es necesario

Lider del Proceso

28Control deficiente en la verificación de los documentos

Alteración de los Estados Finananeos

No llega la informacion completa por parte de las demas áreas para la elaboracion de los Estados Financieros.

X

¨-Detrimento Patrimonial -Perdida de Credibilidad en los Estados Financieros


Comité mensual de conciliación contable con las áreas externas e internas dentro de la Subdirección


Informe al comité mensual de conciliación contable con las áreas externas e internas dentro de la Subdirección Financiera y registro de acta.

Lider del Proceso

29Falla en la Seguridad

Perdida de Titulos Valores

¨-Perdida de fondos por Perdida de Titulos Valores.

X Detrimento Patrimonial Catastrófico Posible Grave

¨-Los cheques se generan con todos los elementos de Seguridad registrados ante el banco -Control diario por parte del responsable


¨-Cambios periódicos de Clave -Reactivar Custodia Bancaria de las Claves. - Los cheques se generan con todos los elementos de Seguridad ante el banco

Lider del Proceso

30 Prensa

Debiliddes en los procedimientos y controles de los sistemas de informacon.

Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración

Publicar u ocultar información a proposito, para interferir en la percepción del receptor de la información favoreciendo intereses particulares.

x

Pérdida de imagen.Desinformación al usuarioOcultar a la ciudadanía información considera pública


Revisión constante por parte de los integrantes del equipo de trabajo y del solicitante la información

Preventivo No No No Evitar el RiesgoRevision periodica de los procedimientos y controles del sitema de información.

Lider del proceso

31

Faltan controles en la verificación del gasto en relación con el objeto del proyecto

CDPs. Autorizados sin que correspondan al objeto del proyecto sin la previa verificación del proyecto al que corresponde

Se desconoce el objetivo de los proyectos y se autorizan CDPS en beneficio de un tercero determinado

x

Destinación de recursos para actividades no planeadas en beneficios particulares


Aprobación de CDPs de conformidad con las actividades señaladas en los diferentes proyectos de inversión

Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo Crear un Comité de Inversión para aprobar los cambios de actividades

Líder del Proceso

32Falta de criterios para la asignación de recursos

Distribución amañada de recursos de inversión

Los proyectos de inversión de la Entidad son asignados sin tener en cuenta los objetivos del Plan Estratégico

x

Proyectos que representan alto impacto para la Entidad con insuficientes recursos

Catastrófico Posible Grave No existe Evitar el Riesgo

Realizar asignación de recursos de conformidad con la importacia de las actividades a desarrollar, estadisticas de ejecución

Líder del Proceso

Financiera

Planeación

33 Jurídica

Omisión del conducto regular para el trámite del documento con destino a Despachos judiciales.

Alianza del apoderado de la Entidad con la contraparte (conflicto de interéses)

Existe el Riesgo de que un Apoderado de la Entidad , realice alianzas, en aras de favorecer los intereses de la contraparte y de que se produzca un beneficio particular.

x

Posible fallo judicial a favor de la contraparte, lo cual afectaria los intereses jurídicos o financieros de la Entidad.


Revisión y aprobación de cada una de las actuaciones de los apoderados de la Entidad, adscritos a la Oficina Jurídica, por parte del Responsable del Proceso.

Preventivo Si No Si Evitar el RiesgoNota de aprobación del documento a Radicar ante las instancias judiciales.

Dr. Edgar Gómez Ramos

34

* Falta de controles y mecanismos para el acceso a los sistemas de información y deficiente protección del software * Falta de controles sobre los permisos de acceso al sistema e interesada asignación de claves.*Falta de Procedimientos y políticas de tecnología.

Sistemas de información o recursos informáticos susceptibles de manipulación o adulteración

Registros de información con posibilidad de adulteración, duplicación, eliminación o modificación, para beneficio propio de terceros.

x

*Información no confiable e integridad de la misma+Denuncias ante los organismos de control * Investigaciones y/o sanciones por parte de los organismos de control.

Catastrófico Posible GravePolítica de Seguridad de la Información

Preventivo No Si No Evitar el Riesgo

Implementar la Politica de Seguridad de InformaciónAdquisición de herramientas automatizadas de seguridad y administración de Software, hardware, redes y comunicaciones.

Lider del Proceso

35

*No aplicación de procedimientos o inexistencia de los mismos.*Falta de ética profesional y responsabilidad.*Utilizacion de recursos de la Entidad para beneficio propio

Perdida de activos tecnológicos

Los activos de tecnologia pueden ser suceptibles a pérdida

x

*Pérdida de activos críticos para la Entidad. +Denuncias ante los organismos de control * Investigaciones y/o sanciones por parte de los organismos de control.


Procedimientos para el retiro de equipos Subdireccion Administrativa

Preventivo No Si No Evitar el RiesgoAplicación de procedimiento de retiro de equipos.

Lider del proceso

36

Manipulación del Sistema Integrado Administrativo y Financiero SIAF en favor de terceros

Inadecuada liquidación de la nómina y demás contribuciones inherentes a la misma

Extalimitación de funciones en el manejo del SIAF en favor propio o de terceros

x

Afectación de los recursos finanerieros de la Entidad y posibles sanciones legales establecidas en normas vigentes sobre la materia


Revisión mediante cotejo documental de novedades de nómina mensual y planta de personal

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoFortalecer los controles automatizados y mediante pruebas aleatorias

Lider del Proceso

37

Falta de implementar un adecuado plan de vacanes y control de provision de las mismas

Vinculación de personal a través del tráfico de influencias

Vulneración el principio de meritocracia y normas del empleo público, carrera administrativa y gerencia pública

x

Deficiencia en la prestación del servicio y afectación del Clima Organizacional


Kardex de planta de personal actualizado y verificación de requisitos acorde con el manual de funciones y competencias laborales

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoPromover concursos de meritocracia para ocupar empleos dentro de la Entidad

Lider del Proceso

Sistemas

Talento Humano

38

Incumplimiento de la normas que regulan los Sistemas Nacionales de Capacitación y Estímulos para los Empleados del Estado

Indebida distribución de capacitaciones e incentivos

Favoritismos en la asignación de capacitaciones y estímulos

X

Desmotivaciónde los servidores públios y afectación del Clima Organizacional


Aplicación de la Resolución No.615 del 26 de abril de 2013, por la cual se adopta el programa general de incentivos para los servidores publicos de la Defensoria del Pueblo

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoVerificar los requisitos exigidos por la Resolución No.615 del 26 de abril de 2013

Lider del Proceso

39

Insuficiente verificación de los requerimientos de los bienes y/o servicios entre la dependencia que los solicita y el resto de servidores que intervienen en el proceso de contratación.

Manipulación de estudios previos

Estudios previos o de factibilidad manipulados por los interesados en el proceso de contratación, inclusión de necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular.

x

Adquisición de bienes y/o servicios que no cumplen con la necesidad que se debe atenderDetrimento patrimonial


Revisión de elementos mínimos requeridos para la elaboración de Estudios previos.

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoEstudios previos analizados, revisados y aprobados por el Comité de Contratación.

Líder del proceso

40

Deficiente control en la elaboración de los pliegos y adendas por parte de quienes tiene la función de realizarloAbuso de confianza en los servidores que elaboran estos documentos.Desconocimiento de las características intrinsecas del bien o servicio que requiere la Entidad

Documentos y criterios del proceso de contratación encaminados a favorecer una firma en partícular

Especificaciones en los pliegos originales o en las adendas para favorecer a un aspirante determinado y desiciones tomadas bajo criterios manipulados

x

Vulneración del principio de Libre concurrencia de oferentes en los procesos de contratación.Necesidades objeto del contrato insatisfechas


Revisión de elementos mínimos requeridos para la elaboración de pliegos de condiciones de conformidad con la modalidad de selección y análisis de los criterios de selección


Revisión y Aprobación del pliego y modificaciones por parte del comité de Contratación y Gasto de la Entidad.

Líder del proceso

41

Desconocimiento de las funciones y competencias por parte de los servidores públicos que deben realizar las funciones de supervisión.No se declaran los impedimientos éticos y conflictos de intereses cuando se asigna la función de supervisión.

Asignación de Supervisores con intereses particulares, para desempeñar la función de supervisores de contratos y/o concentración de las labores en un solo funcionario

Designación de supervisores que disimulan con falta de conocimientos intereses particulares que defienden.

x

Deficiente supervisión, aceptación de certificación de recibo a satisfacción de contrato no cumplido.Adquisición de mayores y/o menores cantidades de bienes o servicios.Detrimento patrimonial


Revisión del manual de funciones y competencias para determinar el supervisor del contrato.


Elaboración y aplicación del Manual de Supervisión de contratos de la Defensoría del Pueblo. Así mismo, determinar los eventos en los cuales se deberá contratar a profesionales idóneos que adelante la supervisión de contratos.

Líder del proceso

42

Conflicto de intereses, nepotismo y amiguismo

Contratos de prestación de servicios sin el cumplimiento de los requisitos legales.

Deficiente revisión y verificación de los requisitos legales para la elaboración y la justificación para la suscripción de estos contratos.

x

Contratación de bienes y servicios sin el cumplimiento de los requisitos legales


Revisión del cumplimiento requistos mínimos para la suscripción de los contratos, previamente a la elaboración de la minuta..

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoLista de chequeo de requisitos previos, según la modalidad de selección.

Responsable Grupo de Contratación

Contratación

43

No crear los escenarios y mecanismos `pertinentes para que la informacion fluya adecuadamente por la entidad

Traumatismo en las gestiones defensoriales

incumplimiento de la mision de la entidad

X x lesiona los interese de la entidad

Catastrófico posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo Evitar el Riesgo Todos los funcionarios de la entidad

44

Utilizar el nombre de la entidad, para cometer hechos ilicitos

Utilizacion indebida del cargo

El servidor publico utilice instalaciones de la entidad, esloga para provechamientos de benefiicos propios

X

perdida de credibilidad de la entidad ante la sociedad, y posibilidad de problemas legales

Catastrófico posible Grave No preventivo y correctivo

NO No No Evitar el Riesgo Evitar el Riesgo Todos los funcionarios de la entidad

45

Situacion subjetivas del servidor publico que interviene en proceso irregulares que le permite incumplir los marcos legales y etica

Traficos de influencia, amiguismos- personas influyentes

El servidor publico, no es imparcial y no cumple con la mision de la entidad

x x

Perdida de credibilidad institucional

Afectación en los derechos de los usuarios

Catastrófico posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo CapacitacionDefensor Regional

Servidores Publicos

46

No se efectua una asignacion objetiva del servicio de Defensoria Pùblica

asignacion de defensor publico a personas con capacidad economica

se disminuye la asistencia de los que en realidad requieren la atencion defensorial

x x

afectacion en los derechos a los usuarios que realmente requieren el servicio

Catastrófico Posible Grave si preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoAplicar la normatividad para el Caso

Defensor Regional

y funcionarios rsponsable del proceso

47

Manejo irregular la información

Falta de ética y profesionalismo de los servidores publicos

Uso inadecuado de la informacion

Que la información de la defensoria sea utilizada para fines diferentes a los esteblecidos en la ley

x

Violacion de la reserva de Ia informacion

Vulnearacion al derecho a la intimidad del usuario

Catastrófico posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo

Evitar la influencia de intereses politicos y/o particulares en la toma de decisiones de la Regional

Capacitar a los servidores publicos en temas como la etica y el buen servidor publico

ingreso de servidores publicos mediante consurso de meritos

Defensor Regional

coordinacion de Talento Humano

48

Intereses politicos y/o particulares

Falta de ética del servidor publico

Erronea selecci[on para el ingreso a la entidad

Aprovechamiento ilicito del Cargo Detentado

El servidor publico en cumplimiento de sus funciones reciba pago o dadivas

XIncidencia negativa y/o parcializada en la toma de decisiones

Catastrófico Posible Grave SIpreventivo y correctivo

No Si No Evitar el Riesgo


Fortalecer la veeduria de la entidad

Secretaria General

49

Los servidores publicos no cuentan con escala de valores.

No existe claridad en los procesos y pedicientos ni los requisitos que se requieren para cada tramite.

Trafico de influencia

El servidor publico que hace uso del cargo y funciones asignadas para influir en la toma de decisiones

x


Afectación en los derechos de los usuarios

Catastrófico Posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo

Realizar difusion a los servidores publicos sobre la impirtancia de los principios y valores eticos.

Realizar divulgacion d elas politcas de buen gobierno a los funcioarios y contratistas.

Defensor Regional

Servidores Publicos

50

Falta de control a los elementos distintos de la entidad

Falta de etica y compromiso instucional por parte de los servidores publicos

Uso indebido de los recursos de la entidad

Los servidores publicos hacen uso inapropiado de los recursos, elementos o distintivos de la defensoria del Pueblo

x


Responsabilidad por falla del servicio

Catastrófico Posible Grave NOpreventivo y correctivo

NO NO NO Evitar el Riesgo

Documentar y formalizar la politica para el manejo y uso adecuado de los elementos y recursos intitucionales

Revisar y mantener actualizado los invetarios de la entidad

Defensor Regional Ingeniero de sistemas

Amazonas

Boyaca

51

Deficiente trabajo en equipo y en la interacciones personales y funcionales; desproporcion en la distribucion de funciones entre los servidores y procesos

Concentración de la informacion de actividades o procesos en una persona

El desconocimiento de la información por parte de los otros miembros del equipo del proceso o actividad, puede llevar a concentrar la información de los procesos y actividades en una persona para beneficio propio o de terceros.

X

Pérdida de credibilidad y confianza entre los miembros del equipo; perdida de credibilidad; perdida y/o manipulacion de la informacion


Informes Mensuales ATQ, DP, PAF, Vision Web

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunion mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos

Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados

52

Deficiente organización en lo relacionado con la atencion al publico general

No se cumple a cabalidad con el respeto a la orden de llegada de los usuarios

La atención le sea proporcionada mas eficientemente a quienes cuenten con algun grado de simpatía frente algunos funcionarios

XInsatisfacción en los usuarios

Catastrófico Posible Grave NO Preventivo No No No Evitar el RiesgoCrear un centro de atencion previo al usuario

Defensor Regional

53Falta de etica de los funcionarios

Redireccionar a los usuarios que acuden a los servicios de la defensoria a atencion privada

El funcionario desvia su funcion institucional y en su atencion induce al usuario para la prestacion del servicio como particular

XPérdida de imagen y credibilidad institucional


Informes mensuales atq, dp, paf, vision web, quejas usuarios defensoría

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos 2


54

Intereses politicos y/o particulares

Falta de ética del servidor publico

Erronea selecci[on para el ingreso a la entidad

Aprovechamiento ilicito del Cargo Detentado

El servidor publico en cumplimiento de sus funciones reciba pago o dadivas

XIncidencia negativa y/o parcializada en la toma de decisiones

Catastrófico posible Grave SIpreventivo y correctivo

NO Si NO Evitar el Riesgo


Fortalecer la veeduria de la entidad

Secretaria general

55Manipulación de la informacion Institucional

Cumplimiento

Incumplimiento al manejo, reserva y confidencialidad de la información.

XPérdida de imagen y credibilidad Institucional


Ningún servidor puede comunicar información Institucional sin autorización de la Alta Dirección


Asegurar que los canales de comunicacón sean efectivos, logrando que lleguen de manera clara y fluída a su destinatario

Alta Dirección y Servidores Públicos

56

1. Desconocimiento del usuario respecto a la gratuidad del servicio 2. Utilización de maniobras engañosas para persuadir al usuario del pago del servicio 3. Falta de controles preventivos 4. Falta de personal (profesionales administrativos y de gestión y auxiliares administrativos)

Exigencia de dinero o dádivas al usuario para la prestación del servicio o agilización del mismo

Utilización de maniobras engañosas por desconocimiento de los usuarios para pedir pagos o dádivas por el servicio prestado

X

1. Sancionaes disciplinarias y penales 2. Insatisfacción del usuario 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional


Control Gestión por parte de Profesionales Administrativos y de Gestión

Correctivo Si Si No Evitar el RiesgoImplementar actividades de prevención, encuestas de satisfacción

Defensor Regional Profesional Administrativo y de Gestión Planeación

Cauca

Cordoba

57

1. Desinformación del ciudadano 2. Falta de divulgación de los servicios que presta de Defensoría y la gratuidad de los mismos 3. Incumplimiento del código de ética de la Entidad 4. Falta de controles preventivos 5. Falta de personal (profesionales administrativos y de gestión y auxiliares administrativos)

Apropiación por parte de funcionarios de casos que llegan para Defensoría con fines lucrativos

Minimización de la imagen de la Entidad para apropiarse de los casos que a la Institución llegan con fines lucrativos

X

1. Sancionaes disciplinarias y penales 2. Insatisfacción del usuario 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional


Control Gestión por parte de Profesionales Administrativos y de Gestión

Correctivo No No No Evitar el RiesgoImplementar actividades de prevención, encuestas de satisfacción

Defensor Regional Profesional Administrativo y de Gestión Planeación

58

1. Carencia de controles en el uso de los recursos 2. Falta de sentido de pertenencia

Uso indebido de recursos instiucionales

Uso indebido de los recursos asignados a la Regional para el beneficio personal o de un tercero

X

1. Desgaste injustificado de recursos 2. Incremento de costos 3. Pérdida de elementos 4. Deterioro de equipos, medios de transporte y comunicación 5. Posibles sanciones penales y disciplinarias

Catastrófico Posible Grave No existen Preventivo No No No Evitar el Riesgo

Ejercer controles efectivos sobre los recursos asignados, campañas de sensibilización a fncionarios, actividades de supervisión por los responsables d elos procesos, procedimientos de asignación de recursos

Defensor Regional Profesional Administrativo y de Gestión Planeación Dirección Administrativa

59

Remuneracion economica de los usuarios del Sistema de Defensoria Publica hacia los Defensores Publicos.

Los Defensores Publicos reciban remuneraciones por parte de los usuarios.

Los usuarios por desconocimiento del Sistema Nacional de Defensoria Publica realizan remuneraciones a los Defensores Publicos por desconocimiento y estos los reciben a sabiendas que es un servicio totalmente gratuito.

XPérdida de imagen, credibilidad y confianza.

Catastrófico Posible GraveNo existen controles


Boletines informativos en television, prensa, folletos y otros medios de comunicación, donde se de a conocer la gratuidad de los servicios del Sistema Nacional de Defensoria Publica.

Sistema Nacional de Defensoria PublicaProfesional Administrativo y de Gestión

60

1. Fallas en la conectividad para el ingreso al sistema de iformación de visión WEB. 2. Falta de recursos tecnológicos para el ingreso de la información diaria sobre la atención al usuario.

1.Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración

Al no existir controlesen los sitemas de información para su correcto uso se corre el riesgo de que haya manipulación o adulteración.

X

Perdida de imagen.Respuesta no oportuna al usuario.Desgaste Administrativo


Preventivo No No No Evitar el Riesgo1.Controles efectivos para evitar la alteración o manipulación de los sistemas.

Defensor Regional y Director Nacional de Atenciòn y Tramites de Quejas

61

* Beneficios personales del usuario del sistema *Interes econòmico particular. *Falta de adopción del código de ética

*Ofrecer beneficios económicos para acelerar el trámite de una petición. *Tráfico de influencias

Debido a la falta de la aplicación del código de ética, el funcionario rompe con la institucionalidad en la atención al usuario , apropiandolo con mecanismos diferentes a los establecidos por la entidad

X

*Perdida de credibilidad institucional.*Investigaciones en contra de la entidad.



Informar que las gestiones defensoriales son gratuitas e identificando los tipos de procesos en que la Defensoria del Pueblo actua.

Director Nacional de Atenciòn y Tramites de Quejas

Guaviare

Cundinamarca

621-intereses propios. 2. Amenazas

1- Manipular y/o ocultar información 2- Utilizar recursos de las misiones en beneficio propio

1- No reportar todos los hechos monitoreados o reportar la información de manera incorrecta para desviar la atención. 2- Utilizar los recursos económicos para transporte para beneficio propio.

X

1- Que no se implementen las medidas para la protección de la población. 2- Detrimento de los bienes públicos

Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web RAP

Preventivo No No No Evitar el RiesgoVisitas del supervisor a terrenoAuditorías

Defensor Regional y SAT

63

Baja remuneracion economica de los servicios prestados por los defensores publicos en relacion con l a cantidad de procesos asignados.

Posibilidad de recibir dadivas de los usuarios

Teniendo en cuenta que debido a la gran cantidad de procesos que le son asignados a los defensores publicos no permiten la realizacion de otras actividades particulares lo cual en un momento dado puede conllevar a que se acepten dadivas de los usuarios

XSe reciban dadivas de los usuarios

Catastrófico Posible Grave Ninguno Correctivo No No No Evitar el Riesgo

Solicitar a la direccion nacional se reconsidere la remuneracion de los servicios a los defensores publicos.

Defensor Regional

64

No autorizacion de comisiones de desplazamiento, en forma oportuna y el anticipo del viatico.

Ofrecimiento de recursos economicos por parte de los usuarios para el cumplimiento oportuno de las misiones

Ante la urgencia del cumplimiento de la misión y la no autorizacion oportuna y/negativa de la comisión de desplazamiento, los usuarios se ven avocados al ofrecimiento de los recursos logisticos para su diligenciamiento.

X

Afectación negativa a la imagen institucional. Incurrir en delitos y faltas disciplinarias.

Catastrófico Posible Grave Ninguno Correctivo No No No Evitar el Riesgo

Solicitar a la secretaria general con copia a la direccion nacional de defensoria publica la autorizacion oportuna de las comisiones de desplazamiento para los investigadores, teniendo en cuenta el anticipo de los viaticos.

Defensor Regional

65

Desconocimiento y/o falta de protocolos de seguridad en el manejo de la inormacion sistematizada y manual

uso indebido de la informacion confidencial de la Defensoria

sacar beneficio propio de la informacion confidencial de la Defensoria

XPerdida de confianza y credibilidad en la Defensoria

Catastrófico Posible Graveinformesmensuales

Preventivo No No No Evitar el RiesgoSolicitud al area de Sistemas y seguimiento a la soliciud

Defensor Regional

66

Débil seguridad tecnológica y de control de las herramientas disponibles al ciudadano para la formulación y seguimiento de peticiones, quejas, y peticiones

Posibilidad de manipulacion de la informacion para beneficio propio o de particulares

Eliminar u ocultar peticiones, quejas, presentadas en la Defensoria por los ciudadanos , afectando con esta acción los derechos del ciudadano y los valores éticos de la entidad.

xPerdida de confianza y credibilidad en la Defensoria

Catastrófico Posible Graveinformesmensuales

Preventivo Si No No Evitar el RiesgoSolicitud al area de Sistemas y seguimiento a la soliciud

Defensor Regional

67Manejo irregular la información

Información delicada de la Defensoria del Pueblo suministrada a terceros sin previa autorización

Se entrega información a particulares, sin autorización del Defensor Regional

X

Información confidencial de los procesos que se adelatan, afectando la integridad de la información.


Sistema de Informacion para el control gestion del reparto y correspondendencia

Preventivo Si No Si Evitar el Riesgo

Seguimiento constante a la correspoindencia y a la informacion que fluye dentro de la entidad

Defensor Regional

Huila

La Guajira

68

Falta de seguimiento a la utilización de la papeleria corporativa y los bienes institucionales.

Utilización de los bienes de la entidad y de la papeleria corporativa para fines diferentes a la gestión administrativa y misional de la entidad.

El uso de bienes y papeleria institucional para satisfacer intereses particulares.

X

Consecuencias Disciplinarias por el mal uso de los implementos de trabajo.


Planilla de control de uso de los bienes y papeleria de la entidad

Preventivo Si No Si Evitar el Riesgo

Seguimiento constante a la entrega de los bienes y papeleria a los funcionarios de la entidad mediante la planilla de control

Defensor Regional

69Recibir dadivas por el servicio prestado

Prevendas por la gestión defensorial

Recibir regalos, detalles, dinero o bienes por no registrar la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados

XIncidencia negativa en la imagen de la entidad


Monitoreo y seguimiento a las labores de los funcionarios de la entidad


Charlas con los funcionarios de la entidad sobre las acciones judiciales de malos actos dentro de la entidad, asi como la concientizacion de la importancia de las labores que ejercen como funcionarios publicos

Defensor Regional

70Recibir dadivas a cambio del servicio suminitrado.

Perdida de legitimidad de la entidad.

Recibir obsequios, presentes, dinero, entre otros, como contrapestación a la gestión realizada al usuario.

x

Vulneración de los Derechos humanos y perdida de credibilidad de la entidad.

Catastrófico Raro ModeradoMonitoreo y seguimiento

Preventivo Si Si Si Reducir el Riesgo

Sensibilización a los funcionarios y los usuarios de la Regional, a través de carteleras informativas, entre otros.

Funcionarios de la Regional

71

Falta de seguimiento a la utilización de la papeleria corporativa y los bienes institucionales.

Utilización de los bienes de la entidad y de la papeleria corporativa para fines diferentes a la gestión administrativa y misional de la entidad.

el uso de bienes y papeleria institucional para satisfacer intereses particulares.

xafectación legal para la entidad

Catastrófico Raro ModeradoMonitoreo y seguimiento

Preventivo Si Si Si Reducir el RiesgoSeguimiento continuo al uso adecuado de los bienes y papeleria corporativa.

Funcionarios de la Regional

72

Difusión inadecuada de programas de bienestar laboral.Inaplicabilidad de los programas de bienestar laboral.

Conflicto de interés

Deberes y derechos sin reconocer, sin aplicar o sin difundir por parte de la Institución en materia laboral.

X

Desmotivación del personal en el desarrollo de sus procesos, procedimientos.


1. Cronograma de difusión de documentación institucional por proceso.


1. Programar por cada proceso las jornadas de difusión de documentación institucional relacionada con bienestar laboral.2. Soportar con diferentes medios (listas de asistencia, registro fotográfico, visual, etc.) cada jornada de difusión.

Dirección de Talento HumanoProfesional Administrativo y Financiero

73Instrucciones insuficientes sobre gestión documental.

Deficiencias en el manejo documental y de archivo.

La información que hace parte de la propiedad del cliente esta en vulnerabilidad frente a una perdida o daño.

XPerdida de credibilidad e imagen institucional.


1. Organización de información según acuerdos institucionales.


1. Fortalecer las competencias laborales del personal frente a la gestión documental.2. Mantener comunicación con la sede central frente a las directrices de gestión documental.

Dirección de Talento HumanoProfesional Administrativo y Financiero

74

Centralización de la entidad.Débiles políticas frente a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.

Bajo desarrollo de los procesos y procedimientos institucionales

En los diferentes trámites no se conoce los procedimientos escritos que permitan el desarrollo de actividades específicas.

XDesarticulación de procesos.

Catastrófico Casi Seguro Grave

1. Cumplimiento de la norma aplicable a cada trámite.


1. Mantener la comunicación constante con el nivel central para determinar directrices.2. Incentivar al personal para mantener su actualización normativa relacionada con su labor.

Defensora Regional

75 Ocaña

No se realiza un seguimiento a los procesos o a la informacion adquirida

Manipulación de la información para beneficio personal o de terceros

Se desconocen las politicas institucionales el cual ocasionan la manipulación de recursos.

X

Desaparición de expedientes, filtración de información, perdida de la credibilidad frente a la comunidad.


Solicitud de informes semanales y mensuales de las actividades desarrolladas


Revisión periodica de los procedimientos y controles de los elementos fisicos y documentales

Regional Ocaña

76Falta al Código de ética

Cumplimiento

Incumplimiento a los deberes y obligaciones de los servidores públicos a nivel Institucional

XAfectación a la buena imagen Institucional

Catastrófico Posible GraveCódigo de ética y manual de funciones

Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo Capacitación y controlesAlta Dirección y servidores públicos

Meta

Nariño

Magdalena

77Manipulación de la informacion Institucional

Cumplimiento

Incumplimiento al manejo, reserva y confidencialidad de la información.

XPérdida de imagen y credibilidad Institucional


Ningún servidor puede comunicar información Institucional sin autorización de la Alta Dirección


Asegurar que los canales de comunicacón sean efectivos, logrando que lleguen de manera clara y fluída a su destinatario

Alta Dirección y Servidores Públicos

78No existe control gestión correspondencia

Información suministrada a terceros sin previa autorización

Se entrega información a particulares, sin autorización del Defensor Regional

x

Información confidencial de los procesos que se adelatan, afectando la integridad de la información.


Sistema de información de control gestión de correspondencia


Control semanal de las respuestas de los funcionarios y contratistas a los requerimientos de la comunidad.

Ing.Wilmar Copete Marin, Prof. Uni g-15

79

No existe control gestión sobre las quejas allegadas a la Entidad

Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por las quejas

No se registra la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados

xVulneración de los DDHH y DIH

Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web ATQ

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoControl mensual acerca de los ciudadanos que se acerca a la Defensoria.

Abogada Asesora G-17

80

No existe control gestión sobre los recursos y acciones judiciales allegadas a la Entidad

Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por los recursos y acciones judiciales



Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web RAJ


Profesional Especizalida G-17

81

No existe control gestión sobre las acciones populares allegadas a la Entidad

Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por las acciones populares



Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web RAP


Abogada Asesora G-17

82

No existe control gestión sobre las solicitudes de defensor público allegadas a la Entidad

Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por las solicitudes de defensor público


xVulneración de los DDHH y DIH, a una defensa técnica de calidad

Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web DP


Profesionales administrativos y de gestión Gr-19

83

No existe control gestión sobre las misiones de trabajo realizada por la UOIC

Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por procesos juridicos que tiene conocimiento la entidad y donde ejerce la representación de los ciudadanos mediante un defensor público.


xVulneración de los DDHH y DIH, a una defensa técnica de calidad


Sistema de información control gestión UOIC


Profesionales administrativos y de gestión Gr-19

84Recibir dadivas por el servicio prestado

Prevendas por la gestión defensorial

Recibir regalos, detalles, dinero o bienes por no registrar la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados

x

Vulneración de los DDHH y DIH, a una defensa técnica de calidad. Mala imagen de la entidad.

Catastrófico Posible Grave No Preventivo No No No Evitar el RiesgoControl de declaración juramentada

Todos

Risaralda

Quindio

85

Contratación de servicios sin cumplir los requisitos legales

Prevendas por la consecución de contratos de servicios de la entidad

Recibir regalos, detalles, dinero o bienes por no informar y recibir las cotizaciones de los oferentes para la contratación de servicios que necesite la entidad en las regionales

x Mala imagen de la entidad. Incumplimiento Ley 80 1983

Catastrófico Posible Grave No Preventivo No No No Evitar el Riesgo

Creación de un comité nacional de contratación que se encargue de la convocatoria de los oferentes, para que luego apliquen en el portal único de contratación.

Defensor Regional

86Recibir dadivas a cambio del servicio suminitrado.

Perdida de imagen de la entidad

Recibir obsequios, presentes, dinero, entre otros, como contrapestación a la gestión realizada al usuario.

xPerdida de credibilidad de la entidad y los valores corporativos

Catastrófico Raro ModeradoNo existen controles

Preventivo No No No Reducir el RiesgoImplementar unas encuentas de satisfaccion a usarios y el buson de sugerencias para monitoreo.

Defensora Delegada

87Falta de idoneidad y principios eticos.

Manipulacion de la informacion en beneficio personal y de terceros

Debilidaddes en la aplicación de los principios eticos con respecto a la confidencialidad de la informacion suministrada por los usuarios.

xPerdida de credibilidad de la entidad y los valores corporativos

Catastrófico Raro ModeradoNo existen controles

Preventivo No No No Reducir el Riesgo

Implementar sensibilizaciones para fortalecer el cumplimiento de los principios eticos en la entidad.

Defensora Delegada

88

Falta de etica de los funcionarios; falencias en los procedimientos y controles de los sistemas de información

Manipulacion o adulteracion de los sistemas de informacion

Desinformar al receptor de la informacion con el proposito de obtener intereses personales o para terceros

X

Desinformación del receptor de la información; pérdida de imagen


Informes MensualesATQ, DP, PAF, Vision Web,Strategos

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos


89

Deficiente trabajo en equipo y en la interacciones personales y funcionales; desproporcion en la distribución de funciones entre los servidores y procesos

Concentración de la información de actividades o procesos en una persona

El desconocimiento de la informacion por parte de los otros miembros del equipo del proceso o actividad, puede llevar a concentrar la informacion de los procesos y actividades en una persona para beneficio propio o de terceros.

X

Pérdida de credibilidad y confianza entre los miembros del equipo; perdida de credibilidad; perdida y/o manipulacion de la informacion


Informes MensualesATQ, DP, PAF, Vision Web,Strategos



90

Falta de etica de los funcionarios; falencias en los procedimientos y controles en la gestion documental

Filtración o entrega de informacion a terceros ajenos a la funcion defensorial, que buscan obtener beneficios con la misma.

Los funcionarios tienen acceso a informacion confidencial que puede ser susceptible de ser dilvulgada y/ o entregada a otros para obtener un beneficio particular.

X

Pérdida de imagen; pérdida de credibilidad, ante la pérdida de la reserva riesgo para los usuarios


Informes Mensuales ATQ, DP, PAF, Vision WEB, Quejas Usuarios Defensoria



91Falta de etica de los funcionarios

Redireccionar a los usuarios que acuden a los servicios de la defensoria a atencion privada

El funcionario desvia su funcion institucional y en su atencion induce al usuario para la prestacion del servicio como particular

XPerdida de imagen y credibilidad institucional


Informes Mensuales ATQ, DP, PAF, Vision WEB, Quejas Usuarios Defensoria



92

Falta de etica de los funcionarios o contratistas intereses economicos

Connivencia del funcionario con la contraparte o su apoderado, con el objeto de obtener intereses economicos o particulares.

El funcionario se confabula con la contraparte o su apoderado, afectando los intereses del usuario que acude a la prestacion de sus servicios

X

Pérdida de imagen y credibilidad institucional; acciones disciplinarias y/o penales; demandas


Informes Mensuales DP, Vision Web, Visitas Audiencias y Despachos Judiciales, Quejas Usuarios Defensoria



San Andres

Santander

93Utilizacion indebida de la informacion de los usuarios

Violacion a la Reserva

Información de los usuarios utilizada para fines diferentes a los esteblecidos en la ley

xVulnearacion al derecho a la intimidad del usuario

Catastrófico Posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo

Dar instrucciones claras al personal de planta como a los OPS sobre manejo de la información.

Defensor Regional

94

Pedir dinero o cualquier bien como contraprestación al servicio prestado

Cobro indebido por ejercicio de la función pública

Que el funcionario pida dinero o cualquier otro bien como contrapestación a la función realizada realizada al usuario.

xPérdida de la credibilidad de la institución

Catastrófico Raro GraveMonitoreo y seguimiento

Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoRealizar actividades resaltando valores éticos.

Defensor Regional

95Entrega de información a terceros

Malutilización de información institucional

Los funcionarios que manejen información institucional de reserva la entreguen a terceros con fines ilícitos

XEfectos negativos para la entidad en general

Catastrófico Posible Grave si Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoInstruir a los funcionarios sobre la importancia de las reservas de la información

Defensor regional y todo el personal que maneje información

96

Falta de etica y profesionalismo de los defensores publicos

Someter a los usuarios a que soliciten servicios de abogados ajenos a la defensoria

El funcionario institucional, induce al usuario para la prestacion del servicio como particular

X

Pérdida de credibilidad institucional, la cual conduce a una posible destitucion del cargo.


Informes mensuales de atq, dp, paf, vision web y quejas a los funcionarios de la defensoria


Reunión mensual con los coordinadores y funcionarios de los procesos, analisis informes y estadisticas de las peticiones


97

Nombramientos de funcionarios no idoneos para ejercer dicho cargo, según intereses politicos

Tráfico de influencia, aprovechandose de cargo al cual fue nombrado

El servidor publico, valiendose de sus funciones, entorpese el direccionamiento o conducto regular que lleva cada proceso.

XMolestia por parte de los usuario al momento de su atencion.

Catastrófico Posible Grave Sipreventivo y correctivo

No No No Evitar el RiesgoCapacitar a los funcionarios y servidores públicos en atención al ususario y etica profesional.

Defensoria y coordinadores

98

Manipulación de la informacion y accesibilidad a la misma

Perdida o extravio de la informacion o expedientes.

El funcionario por falta de pertenencia e irresponsabilidad en el manejo de la informacion extravia un documento o su totalidad

XPérdida de confianza y credibilidad institucional


Mas sentido de pertenencia con la institucion y no suministrar informacion sin autorizacion

Correctivo Si Si Si Evitar el Riesgo

Asegurar que la manipulación de la informacion sea segura y entregada por escrito con sus respectiva firma y fecha de recibido

Alta direccion y el Funcionario Encargado

Sucre

Magdalena Medio

Código: SGC-FTO-07

Trimestral

Semestral

Mensual

Revisión mensual

Revisión mensual

ON

CRONOGRAMA

Permanente.

Mensual

Mensual

Permanente.

Mensual

Mensual

dic-14

feb-14

dic-13

dic-13

dic-14

31 de diciembre 2014

Mensual

Mensual

1. Anual. 2. mensual

1. Anual. 2. mensual

semestral

Mensual

Mensual

Trimestral

Permanente

Mensual

Anual

Cada vez que se proyecte un documento.

Mensual

Mensual

Mensual

De acuerdo con las necesidades del servicio

Anual

Permanente

Permanente

Permanente

Permanente

inmediatamente

inmediatamente

inmediatamente

3 meses

Mensual

6 meses

6 meses

Mensual

abr-14

3 meses

6 meses

Diario

6 meses

6 meses

Mensual

Mensual

semestral

semestral

Semestral

05 DE DICIEMBRE 2013

05 DE DICIEMBRE 2013

UN MES

UN MES

Mensual

Semanal

Bimensual

Permanente

Permanente

Cada año, según programación.

Una vez al añoConstantemente

Cada vez que se requiera

SEMANAL.

Diario

Diario

Semanal

Diario

Semanal

Diario

Diario

Diario

Diario

Por demanda

Mensual

Mensual

01-01-2014 A 31-12-2014

01-01-2014 A 31-12-2015

01-01-2014 A 31-12-2016

01-01-2014 A 31-12-2017

01-01-2014 A 31-12-2018

Anual y cada vez que se requiera

semestral

ANUAL y cada vez que se requiera

1 Año

6 meses

Diario

anexo 3 mapa de riesgos de corrupciÓn ......trámites de quejas. preventivo si si no evitar el...

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