ANEXO 3
1
La asignación de usuarios y claves para el manejo del sistema Visión Web ATQ , en ocasiones es cedido a personal diferente del asignado.
Ruptura de protocolos de seguridad informática
Que se oculte o se modifique información de interes público en beneficio de un interes particular aprovechando la manipulación en el sistema de registro Visión web ATQ por personal no autorizado.
XPerdida o manipulación de la información en el sistema Visión Web ATQ
Catastrófico Posible Grave
Control de Gestión con seguimiento a los registros en ATQ y a la vez capacitación a los operadores en las Defensorías Regionales a asuarios del sistema.
Preventivo Si Si No Evitar el Riesgo
Establecer controles en registro de la información en el sistema Visión Web ATQ. Sensibilización a los funcionarios con los principios éticos de la Entidad
Líder del proceso
2
Interés económico particular. Deficiencias en la aplicación del código de ética
Se brindan servicios a usuarios a través de la Defensoría con beneficios particulares
Debido a la falta de la aplicación del código de ética, el funcionario rompe con la institucionalidad en la atención al usuario , apropiándolo con mecanismos diferentes a los establecidos por la entidad
X
Perdida de confianza de los usuarios en los servicios Misionales de la Entidad
Catastrófico Posible Grave
Solicitud de información a Defensorías Regionales sobre Gestión en Atención y Trámites de Quejas.
Preventivo Si Si No Evitar el RiesgoEstablecer y aplicar encuestas periódicos de satisfacción del servicio
Líder del proceso
3
Seguimiento inadecuado al nùmero total de misiones de trabajo en cuento a lugar y objeto
Concentraciòn de misiones de trabajo en Regionales
Concentración de misiones de trabajo en algunos funcionarios ajustadas a intereses particulares
x
Gestión de Investigaciones sin objetivos definidos Defensa sin fundamento de investigaciòn y criminalistica
Catastrófico Posible Grave
Reparto aleatorio de las Comisiones de servicios se pasan para autorizaciòn del Director Nacional
Preventivo Si No No Evitar el Riesgo
Establecer un protocolo para la necesidad del servicio Presentar informe mensual sobre total de solicitudes de misiones de trabajo discriminando Regional que solicita y total de misiones asignadas
Director
4Reparto de Asesores de Gestiòn de manera parcial
Establecer un comité Decisiones del seguimiento a la gestiòn
Se visitan Regionales y se obvian fallas en la prestaciòn del servicio para favorecer la Gestiòn realizada por determinado funcionario o para evitar problemas
x
Gestiòn ineficiente sin acciones de mejoramiento por omisiòn intencionada de las fallas
Catastrófico Posible Grave
Rotar de manera aleatoria las Regionales a cargo para realizar el segumiento a la gestiòn
Preventivo Si No Si Evitar el RiesgoEl Director señala metodologia para realizar la asignaciòn de Regionales y el Coordinador
Coordinador
5Direccion Nacional de Promocion y Divulgacion
Incumplimiento de Procedimientos
Deficiencias en el manejo documental en los informes de actividades de promoción y divulgación en las Defensorías Regionales
No se reporta en debida forma por parte de las Defensorìas Regionales, el tipo de actividad desarrollada, la temática, ni se especifica el grupo al cual fue dirigida la capacitaciòn
X
No se cuenta con información fidedigna que permita demostrar en su totalidad las actividades de promoción y divulgación de Derechos Humanos que se realizan en las Defensorías Regionales
Catastrófico Casi Seguro Grave
Informes mensuales de actividades de promoción, divulgación y difusión de derechos humanos y derecho internacional humanitario
Preventivo Si Si No Evitar el Riesgo
Revisión de informes que se remiten desde las Defensorías Regionales, envío de oficios explicativos a las Regionales para mejorar el diligenciamiento de los formatos.
Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos
POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO
TIPO CONTROL(Preventivo / Correctivo)
VALORACION DE CONTROLES
ZONA DE RIESGO
IMPACTO
ANALISIS DEL RIESGO
Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas
IDENTIFICACION DEL RIESGO
NOMBRE DEL RIESGO
PROBABILIDAD
DICIEMBRE DE 2013
RESPONSABLE CONTROLES EXISTENTES
MONITOREO Y REVISIO
Dirección Nacional de Defensoría Pública
EFECTOS O CONSECUENCIAS
Existen manuales, instruct o proc/tos para el manejo de la herramienta
INTE
RNO
EXTE
RNO
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN INSTITUCIONALPROCESOS-DELEGADAS-REGIONALES
FECHA DE ELABORACIÓN:
CON
CECU
TIVO
En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva
Posee una herramienta para ejercer el control
DEPENDENCIADESCRIPCIÓN DEL RIESGO
POLÍTICAS DE ADMIN DEL RIESGO
ACCIONESCAUSAS DEL RIESGO
6
Ausencia de canales de comunicación debido a la desconcetración de funciones propias del FDDIC.
Manipulación de información para beneficio particular.
El FDDIC no cuenta con un sistema de información seguro lo que permite el uso indebido de la información para satisfacción de intereses particulares.
X
Perdida de confianza y credibilidad por la generación de obligaciones monetarias a cargo del Fondo que favorezcan intereses de orden particular . Ocasionando detrimento patrimonial y acciones juidiciales contra la Entidad.
Catastrófico Posible Grave No existen Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Articular las dependencias involucradas a través de sistemas y elementos técnicos y tecnológicos que permitan la comunicación directa entre los intervinientes.Sensibilización a funcionarios en temas de corrupción. Revisisón periodica de procedimientos.
Lider del proceso
7
Ausencia de canales de comunicación debido a la desconcetración de funciones propias del FDDIC.
Deficiencias en la gestión documental.
Perdida y traspapelo malintencionado de documentos en beneficio propio o de un tercero.
x
Pérdida de credibilidad y confianza por el traspapeleo y extravio de documentos relevantes. Acciones judiciales contra la Entidad.
Catastrófico Casi Seguro Muy Grave
Planilla de recibo y entrega de documentos SIAF.
Preventivo Si No No Evitar el Riesgo
Implementar un sistema de gestión documental. Capacitar a los funcionarios en administración de documentos.Sensibilización a funcionarios en temas de corrupción. Revisión periodica de procedimientos.
Lider del proceso
8
Deficiencia e insuficiencia de los controles efectuados a las resoluciones que ordenan el pago de las indemnizaciones ordenadas en sentencias judiciales.
Resoluciones amañadas y ajustadas a intereses particulares. Cobro por realización de tramites.
Resoluciones amañadas y ajustadas para el pago de indemnizaciones favoreciendo intereses particulares.
x
Realización de pagos indebidos, favoreciendo intereses particulares en perjuicio del patrimonio público y de la moralidad administrativa.
Catastrófico Posible Muy Grave
Revisión de resoluciones y documentos soporte de los pagos.
Preventivo No No Si Evitar el RiesgoRevisión de las resoluciones por la Alta Dirección.
Lider del proceso
9
Desconcentración de las funciones propias del Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos
Acceso a información confidencial para beneficios particulares.
El Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos en razón a la desconcentración de funciones, cuenta con un sistema de información (SIAF) que puede ser usado por cualquier funcionario que tenga acceso al mismo, la que puede ser divulgada en detrimento del interes público.
x
Transferrencia de información a terceros (grupos armados, crimen organizado etc.) con miras a obtener un beneficio particular a cambio de la misma. Acciones judiciales contra la Entidad.
Catastrófico Posible GraveClaves de acceso.
Preventivo Si No Si Evitar el RiesgoDesignar al funcioanrio que tenga acceso al sistema de información.
Lider del proceso
10
Insuficiencia e inefectividad de controles en la verificación de los criterios señalados en la ley para la financiación de acciones.
Por manipulación de información. Amiguismo, clientelismo, trafico de influencias en la financiación de acciones.
Omisión de los criterios fijados en la ley y reglamentos para la financiación de acciones, en detrimento del interes público.
x
Detrimento patrimonial. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra de la Entidad.
Catastrófico Posible Grave
Revisión de solicitudes y de los documentos soporte de las misma.
Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Presentación de informes que contenga las solicitudes recibidas, las solicitudes que cumplen con requisitos y las financiadas con la debida justificación y soporte. Revisión periodica de procedimientos.
Lider del proceso
11
Insuficiencia de los controles en el tramite y aprobación del litigio defensorial.
Inaplicación de la ley y reglamentos en el tramite del litigio defensorial para beneficio de intereses particulares. Amiguismo clientelismo, trafico de influcencias. Cobro por realización de tramites.
Omisión de requisitos legales y reglamentarios en el ejericico del litigio defensorial, en especial en el tramite y aprobación de las solicitudes de insistenciam en beneficio de intereses particulares.
x
Perdida de imagen, confianza, transparencia, credibilidad y probidad. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra la Entidad.
Catastrófico Posible Grave
Resolución 638 de 2008. Viisión Web RAJ. Comité Jurídico
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Revisión periodica de procedimientos a través del Sistema Visión Web RAJ y reuniones mensuales con el lider del nivel administrativo y con el Secretario Ad-hoc del Comité Jurídico. Sensibilización a funcionarios en temas de corrupción.
Lider del proceso.
Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales
12 Veeduriaconcentración de poder
Prevaricato
Expedición de Actos manifiestamente contrarios a derecho en el desarrollo de la investigación disciplinaria
xpérdida de credibilidad y de transparencia
Catastrófico Posible LeveControles efectivos y documentados
Preventivo No No No Asumir el riesgoRevisión por el veedor de los proyectos realizados por los profesionales especializados
Veedor y Profesionales Especializados
13 Control Interno1- Desconocimiento de los roles de la OCI
Tráfico de influencias (amiguismo, persona influyente)
Por desconocimiento de los roles de la OCI, se presentan tráfico de influencias que limitan el cumplimiento de los roles y objetivos de la OCI
x
1- Detrimento patrimonial, 2- Procesos Disciplinarios y/o penales, 3- Pérdida de imagen
Catastrófico Leve Asumir el riesgo
1- Socialización trimestral de los roles de la OCI a los funcionarios de la Defensoría, 2- Difusión y seguimiento mensual a los principios éticos
Jefe y funcionarios de la OCI
14 Delegada de Salud Cobro por actuacionPerdida de imagen de la entidad
Se le ayuda a la persona pero sel le cobra al usuario por la actuación o se remite a un amigo
Pérdida de imagen de la entidad
Catastrófico Posible Grave NO HAY Preventivo No No No Evitar el RiesgoImplementar encuesta a usuarios siemore y cuando esta delegada atienda a usuariosn
Delegado
15
Insuficiencia de los controles en el trámite y aprobación del litigio estratégico defensorial.
Litigio estratégico "amañado"
La Defensoría interviene en procesos de constitucionalidad para beneficio de un grupo o sector específico
X
Pérdida de imagen, confianza, transparencia, credibilidad y probidad. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra la Entidad.
Catastrófico Posible Grave
Identificación de temáticas de intervención ante la Corte Constitucional
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoDefinición de criterios claros para el litigio estratégico defensorial
Lider del proceso en coordinación con el Despacho del Defensor
16
Insuficiencia de los controles para definir las iniciativas legislativas que apoyará la Defensoría.
Guardar silencio durante el trámite de aprobación de iniciativas legislativas que son del resorte de la Defensoría
La Defensoría deja de intervenir en el trámite de aprobación de iniciativas legislativas para el beneficio de un grupo o sector específico
X
Pérdida de imagen, confianza, transparencia, credibilidad y probidad. Afectación de la moralidad administrativa. Acciones judiciales contra la Entidad.
Catastrófico Posible GraveAgenda de incidencia legislativa
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoDefinición previa de agenda institucional de incidencia legislativa
Lider del proceso en coordinación con el Despacho del Defensor
17 Derechos ColectivosNo se actua conforme a la etica profesional.
Se favorecen intereses particulares.
Prevalecen intereses de terceros y del funcionario, sobre los derechos de las comunidades.
X
Incurrir en un delito.Vulneración al derecho a la igualdad.Perdida en la imagen y la credibilidad de la institución.
Catastrófico Posible Grave no existen Preventivo No No No Evitar el Riesgo
1. Ejercer las funciones diciplinarias.2. Capacitar en aspectos relacionados con la etica profesiona y el cumplimiento de las funciones del cargo.
Defensor Delegado para los Derechos Colectivos y del Ambiente.
18 Delegada Política Criminal
En la reunión de socialización sobre el mapa de riesgos de corrupción se llego al acuerdo por parte de los funcionarios de la delegada que no existía habida cuenta de la naturaleza netamente asesora y no operativa de esta Delegada
Catastrófico
Delegada de Asuntos Constitucionales
19 Delegada de la Niñez
Utilización de información priviliegiada y confidencial de la delegada para beneficio ide terceros o para deteriorar el nombre de la defensoría del pueblo
Filtración de información confidencial de la delegada
Utilización de información confidencial de la Delegada y tergiversación de la misma, que puede ser utilizadad por personas o grupos de personas, para afectar la imagen de la institución o influir negativamente en la misma.
x x
Presión de personas o grupos externos, que por razones políticas, pueden traser consecuencias para la imagen de la entidad.
Catastrófico Casi Seguro Muy Grave No No No No Evitar el Riesgo
1. Implementar herramientas para el control de la información. 2. Seguimiento de la aplicación de tales herramientas.
Delegada.
20 Delegada de Indigenas
La Delegada no considera que llegare a presentarse riesgos de corrupcion por parte de los servidores publicos en ejercicio de sus funciones asignadas
21
Concentrar las labores de supervisión de multiples contratos en una sola persona
No exigir cumplimiento de las obligaciones contractuales
Ejercer supervisión de contratos de manera inadecuada
XIncumplimiento en los objetos contractuales
Catastrófico Posible GraveInformes periodicos de supervisión.
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoInformes periodicos de supervisión.
Lider del proceso
22
Concentrar la proyección de recursos y actividades en una sola persona
Las actividades y los recursos se direccionan sin observar los lineamientos institucionales
Direccionar las actividades y los recursos sin atender los lineamientos institucionales
XIncumplimiento en las responsabilidades institucionales
Catastrófico Posible Grave
Informes periodicos de avance en la realización de actividades y sus metas
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoInformes periodicos de avance en la realización de actividades y sus metas
Lider del proceso
23 Delegada Población Desplaza
Concentrar en un solo funcionario la proyección y distribución de los recursos para la realización de las actividades y metas programadas
Inobservancia de lineamientos que imposibilitan selecciones objetivas
la falta de competencia en la definición de la contratación
XIncumplimiento en las responsabilidades institucionales
Catastrófico Posible Grave
Cumplimiento a los estudios previos de oportunidad y conveniencia
Preventivo Si No No Evitar el Riesgo
1. Contratación de un Asistente Administrativo para la Delegada. 2. solicitar a los defensores regionales reportes sobre el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas.
Luis Mauricio Vesga Carreño
24 Delegada de Víctimas
Concentrar en un solo funcionario la proyección y distribución de los recursos para la realización de las actividades y metas programadas
Inobservancia de lineamientos que imposibilitan selecciones objetivas
la falta de competencia en la definición de la contratación
XIncumplimiento en las responsabilidades institucionales
Catastrófico Posible Grave
Cumplimiento a los estudios previos de oportunidad y conveniencia
Preventivo Si No No Evitar el Riesgo
1. sugerir a la secretaria general de la entidad implementación de un manual de contratación acorde con las necesidades de las dependencias. 2. solicitar a los defensores regionales reportes sobre el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas.
Delegado
25 Delegada Políticas PúblicasLa delegada no identificó riesgos de corrupción
Delegada Prevención Riesgos
26 Administrativa
La gestión documental se realiza sin la aplicacion de protocolos. No. divulgación de políticas de seguridad de la información a nivel central y nacional * Personal no idoneo responsable de los procesos archivisticos * No existe seguridad en el ingreso de funcionarios ajenos a la Unidad de Correspondencia
Pérdida, alteracion o uso indebido de información o documentacion relevante.
El tramite en la radicacion y registro de las comunicaciones oficiales se realiza de manera irregular facilitando la sustraccion, alteracion, desaparicion de documentacion o informacion relevante de los archivos.
X
Desaparicion de docuemntos relevantes por intereses particulares o para favorecer a terceros.
Catastrófico Casi Seguro Muy Grave Preventivo No No No Evitar el Riesgo
* Fortalecer los procesos de induccion. Socializar la ley 734 de xxx * Contratacion de personal idoneo * Instalacion Camaras de Seguridad
Subdirector Administrativo
27
Falla en canales de comunicación y la no aplicación en los procedimientos establecidos
Pagos indebidos e inoportunos
Funcionario que obvia los requisitos de documentación o realiza pagos por tiempo mayor al debido
X Detrimento Patrimonial Catastrófico Posible Grave
Revisión detallada de la documentación en cada área,
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Revisión de cada dependendia dentro del área, realizando devolución de Documentacion si es necesario
Lider del Proceso
28Control deficiente en la verificación de los documentos
Alteración de los Estados Finananeos
No llega la informacion completa por parte de las demas áreas para la elaboracion de los Estados Financieros.
X
¨-Detrimento Patrimonial -Perdida de Credibilidad en los Estados Financieros
Catastrófico Posible Grave
Comité mensual de conciliación contable con las áreas externas e internas dentro de la Subdirección
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Informe al comité mensual de conciliación contable con las áreas externas e internas dentro de la Subdirección Financiera y registro de acta.
Lider del Proceso
29Falla en la Seguridad
Perdida de Titulos Valores
¨-Perdida de fondos por Perdida de Titulos Valores.
X Detrimento Patrimonial Catastrófico Posible Grave
¨-Los cheques se generan con todos los elementos de Seguridad registrados ante el banco -Control diario por parte del responsable
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
¨-Cambios periódicos de Clave -Reactivar Custodia Bancaria de las Claves. - Los cheques se generan con todos los elementos de Seguridad ante el banco
Lider del Proceso
30 Prensa
Debiliddes en los procedimientos y controles de los sistemas de informacon.
Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración
Publicar u ocultar información a proposito, para interferir en la percepción del receptor de la información favoreciendo intereses particulares.
x
Pérdida de imagen.Desinformación al usuarioOcultar a la ciudadanía información considera pública
Catastrófico Posible Grave
Revisión constante por parte de los integrantes del equipo de trabajo y del solicitante la información
Preventivo No No No Evitar el RiesgoRevision periodica de los procedimientos y controles del sitema de información.
Lider del proceso
31
Faltan controles en la verificación del gasto en relación con el objeto del proyecto
CDPs. Autorizados sin que correspondan al objeto del proyecto sin la previa verificación del proyecto al que corresponde
Se desconoce el objetivo de los proyectos y se autorizan CDPS en beneficio de un tercero determinado
x
Destinación de recursos para actividades no planeadas en beneficios particulares
Catastrófico Posible Grave
Aprobación de CDPs de conformidad con las actividades señaladas en los diferentes proyectos de inversión
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo Crear un Comité de Inversión para aprobar los cambios de actividades
Líder del Proceso
32Falta de criterios para la asignación de recursos
Distribución amañada de recursos de inversión
Los proyectos de inversión de la Entidad son asignados sin tener en cuenta los objetivos del Plan Estratégico
x
Proyectos que representan alto impacto para la Entidad con insuficientes recursos
Catastrófico Posible Grave No existe Evitar el Riesgo
Realizar asignación de recursos de conformidad con la importacia de las actividades a desarrollar, estadisticas de ejecución
Líder del Proceso
Financiera
Planeación
33 Jurídica
Omisión del conducto regular para el trámite del documento con destino a Despachos judiciales.
Alianza del apoderado de la Entidad con la contraparte (conflicto de interéses)
Existe el Riesgo de que un Apoderado de la Entidad , realice alianzas, en aras de favorecer los intereses de la contraparte y de que se produzca un beneficio particular.
x
Posible fallo judicial a favor de la contraparte, lo cual afectaria los intereses jurídicos o financieros de la Entidad.
Catastrófico Posible Grave
Revisión y aprobación de cada una de las actuaciones de los apoderados de la Entidad, adscritos a la Oficina Jurídica, por parte del Responsable del Proceso.
Preventivo Si No Si Evitar el RiesgoNota de aprobación del documento a Radicar ante las instancias judiciales.
Dr. Edgar Gómez Ramos
34
* Falta de controles y mecanismos para el acceso a los sistemas de información y deficiente protección del software * Falta de controles sobre los permisos de acceso al sistema e interesada asignación de claves.*Falta de Procedimientos y políticas de tecnología.
Sistemas de información o recursos informáticos susceptibles de manipulación o adulteración
Registros de información con posibilidad de adulteración, duplicación, eliminación o modificación, para beneficio propio de terceros.
x
*Información no confiable e integridad de la misma+Denuncias ante los organismos de control * Investigaciones y/o sanciones por parte de los organismos de control.
Catastrófico Posible GravePolítica de Seguridad de la Información
Preventivo No Si No Evitar el Riesgo
Implementar la Politica de Seguridad de InformaciónAdquisición de herramientas automatizadas de seguridad y administración de Software, hardware, redes y comunicaciones.
Lider del Proceso
35
*No aplicación de procedimientos o inexistencia de los mismos.*Falta de ética profesional y responsabilidad.*Utilizacion de recursos de la Entidad para beneficio propio
Perdida de activos tecnológicos
Los activos de tecnologia pueden ser suceptibles a pérdida
x
*Pérdida de activos críticos para la Entidad. +Denuncias ante los organismos de control * Investigaciones y/o sanciones por parte de los organismos de control.
Catastrófico Posible Grave
Procedimientos para el retiro de equipos Subdireccion Administrativa
Preventivo No Si No Evitar el RiesgoAplicación de procedimiento de retiro de equipos.
Lider del proceso
36
Manipulación del Sistema Integrado Administrativo y Financiero SIAF en favor de terceros
Inadecuada liquidación de la nómina y demás contribuciones inherentes a la misma
Extalimitación de funciones en el manejo del SIAF en favor propio o de terceros
x
Afectación de los recursos finanerieros de la Entidad y posibles sanciones legales establecidas en normas vigentes sobre la materia
Catastrófico Posible Grave
Revisión mediante cotejo documental de novedades de nómina mensual y planta de personal
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoFortalecer los controles automatizados y mediante pruebas aleatorias
Lider del Proceso
37
Falta de implementar un adecuado plan de vacanes y control de provision de las mismas
Vinculación de personal a través del tráfico de influencias
Vulneración el principio de meritocracia y normas del empleo público, carrera administrativa y gerencia pública
x
Deficiencia en la prestación del servicio y afectación del Clima Organizacional
Catastrófico Posible Grave
Kardex de planta de personal actualizado y verificación de requisitos acorde con el manual de funciones y competencias laborales
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoPromover concursos de meritocracia para ocupar empleos dentro de la Entidad
Lider del Proceso
Sistemas
Talento Humano
38
Incumplimiento de la normas que regulan los Sistemas Nacionales de Capacitación y Estímulos para los Empleados del Estado
Indebida distribución de capacitaciones e incentivos
Favoritismos en la asignación de capacitaciones y estímulos
X
Desmotivaciónde los servidores públios y afectación del Clima Organizacional
Catastrófico Posible Grave
Aplicación de la Resolución No.615 del 26 de abril de 2013, por la cual se adopta el programa general de incentivos para los servidores publicos de la Defensoria del Pueblo
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoVerificar los requisitos exigidos por la Resolución No.615 del 26 de abril de 2013
Lider del Proceso
39
Insuficiente verificación de los requerimientos de los bienes y/o servicios entre la dependencia que los solicita y el resto de servidores que intervienen en el proceso de contratación.
Manipulación de estudios previos
Estudios previos o de factibilidad manipulados por los interesados en el proceso de contratación, inclusión de necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular.
x
Adquisición de bienes y/o servicios que no cumplen con la necesidad que se debe atenderDetrimento patrimonial
Catastrófico Posible Grave
Revisión de elementos mínimos requeridos para la elaboración de Estudios previos.
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoEstudios previos analizados, revisados y aprobados por el Comité de Contratación.
Líder del proceso
40
Deficiente control en la elaboración de los pliegos y adendas por parte de quienes tiene la función de realizarloAbuso de confianza en los servidores que elaboran estos documentos.Desconocimiento de las características intrinsecas del bien o servicio que requiere la Entidad
Documentos y criterios del proceso de contratación encaminados a favorecer una firma en partícular
Especificaciones en los pliegos originales o en las adendas para favorecer a un aspirante determinado y desiciones tomadas bajo criterios manipulados
x
Vulneración del principio de Libre concurrencia de oferentes en los procesos de contratación.Necesidades objeto del contrato insatisfechas
Catastrófico Posible Grave
Revisión de elementos mínimos requeridos para la elaboración de pliegos de condiciones de conformidad con la modalidad de selección y análisis de los criterios de selección
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Revisión y Aprobación del pliego y modificaciones por parte del comité de Contratación y Gasto de la Entidad.
Líder del proceso
41
Desconocimiento de las funciones y competencias por parte de los servidores públicos que deben realizar las funciones de supervisión.No se declaran los impedimientos éticos y conflictos de intereses cuando se asigna la función de supervisión.
Asignación de Supervisores con intereses particulares, para desempeñar la función de supervisores de contratos y/o concentración de las labores en un solo funcionario
Designación de supervisores que disimulan con falta de conocimientos intereses particulares que defienden.
x
Deficiente supervisión, aceptación de certificación de recibo a satisfacción de contrato no cumplido.Adquisición de mayores y/o menores cantidades de bienes o servicios.Detrimento patrimonial
Catastrófico Posible Grave
Revisión del manual de funciones y competencias para determinar el supervisor del contrato.
Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Elaboración y aplicación del Manual de Supervisión de contratos de la Defensoría del Pueblo. Así mismo, determinar los eventos en los cuales se deberá contratar a profesionales idóneos que adelante la supervisión de contratos.
Líder del proceso
42
Conflicto de intereses, nepotismo y amiguismo
Contratos de prestación de servicios sin el cumplimiento de los requisitos legales.
Deficiente revisión y verificación de los requisitos legales para la elaboración y la justificación para la suscripción de estos contratos.
x
Contratación de bienes y servicios sin el cumplimiento de los requisitos legales
Catastrófico Posible Grave
Revisión del cumplimiento requistos mínimos para la suscripción de los contratos, previamente a la elaboración de la minuta..
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoLista de chequeo de requisitos previos, según la modalidad de selección.
Responsable Grupo de Contratación
Contratación
43
No crear los escenarios y mecanismos `pertinentes para que la informacion fluya adecuadamente por la entidad
Traumatismo en las gestiones defensoriales
incumplimiento de la mision de la entidad
X x lesiona los interese de la entidad
Catastrófico posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo Evitar el Riesgo Todos los funcionarios de la entidad
44
Utilizar el nombre de la entidad, para cometer hechos ilicitos
Utilizacion indebida del cargo
El servidor publico utilice instalaciones de la entidad, esloga para provechamientos de benefiicos propios
X
perdida de credibilidad de la entidad ante la sociedad, y posibilidad de problemas legales
Catastrófico posible Grave No preventivo y correctivo
NO No No Evitar el Riesgo Evitar el Riesgo Todos los funcionarios de la entidad
45
Situacion subjetivas del servidor publico que interviene en proceso irregulares que le permite incumplir los marcos legales y etica
Traficos de influencia, amiguismos- personas influyentes
El servidor publico, no es imparcial y no cumple con la mision de la entidad
x x
Perdida de credibilidad institucional
Afectación en los derechos de los usuarios
Catastrófico posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo CapacitacionDefensor Regional
Servidores Publicos
46
No se efectua una asignacion objetiva del servicio de Defensoria Pùblica
asignacion de defensor publico a personas con capacidad economica
se disminuye la asistencia de los que en realidad requieren la atencion defensorial
x x
afectacion en los derechos a los usuarios que realmente requieren el servicio
Catastrófico Posible Grave si preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoAplicar la normatividad para el Caso
Defensor Regional
y funcionarios rsponsable del proceso
47
Manejo irregular la información
Falta de ética y profesionalismo de los servidores publicos
Uso inadecuado de la informacion
Que la información de la defensoria sea utilizada para fines diferentes a los esteblecidos en la ley
x
Violacion de la reserva de Ia informacion
Vulnearacion al derecho a la intimidad del usuario
Catastrófico posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo
Evitar la influencia de intereses politicos y/o particulares en la toma de decisiones de la Regional
Capacitar a los servidores publicos en temas como la etica y el buen servidor publico
ingreso de servidores publicos mediante consurso de meritos
Defensor Regional
coordinacion de Talento Humano
48
Intereses politicos y/o particulares
Falta de ética del servidor publico
Erronea selecci[on para el ingreso a la entidad
Aprovechamiento ilicito del Cargo Detentado
El servidor publico en cumplimiento de sus funciones reciba pago o dadivas
XIncidencia negativa y/o parcializada en la toma de decisiones
Catastrófico Posible Grave SIpreventivo y correctivo
No Si No Evitar el Riesgo
Capacitar a los servidores publicos en temas como la etica y el buen servidor publico
Fortalecer la veeduria de la entidad
Secretaria General
49
Los servidores publicos no cuentan con escala de valores.
No existe claridad en los procesos y pedicientos ni los requisitos que se requieren para cada tramite.
Trafico de influencia
El servidor publico que hace uso del cargo y funciones asignadas para influir en la toma de decisiones
x
Perdida de credibilidad institucional
Afectación en los derechos de los usuarios
Catastrófico Posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo
Realizar difusion a los servidores publicos sobre la impirtancia de los principios y valores eticos.
Realizar divulgacion d elas politcas de buen gobierno a los funcioarios y contratistas.
Defensor Regional
Servidores Publicos
50
Falta de control a los elementos distintos de la entidad
Falta de etica y compromiso instucional por parte de los servidores publicos
Uso indebido de los recursos de la entidad
Los servidores publicos hacen uso inapropiado de los recursos, elementos o distintivos de la defensoria del Pueblo
x
Perdida de credibilidad institucional
Responsabilidad por falla del servicio
Catastrófico Posible Grave NOpreventivo y correctivo
NO NO NO Evitar el Riesgo
Documentar y formalizar la politica para el manejo y uso adecuado de los elementos y recursos intitucionales
Revisar y mantener actualizado los invetarios de la entidad
Defensor Regional Ingeniero de sistemas
Amazonas
Boyaca
51
Deficiente trabajo en equipo y en la interacciones personales y funcionales; desproporcion en la distribucion de funciones entre los servidores y procesos
Concentración de la informacion de actividades o procesos en una persona
El desconocimiento de la información por parte de los otros miembros del equipo del proceso o actividad, puede llevar a concentrar la información de los procesos y actividades en una persona para beneficio propio o de terceros.
X
Pérdida de credibilidad y confianza entre los miembros del equipo; perdida de credibilidad; perdida y/o manipulacion de la informacion
Catastrófico Posible Grave
Informes Mensuales ATQ, DP, PAF, Vision Web
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunion mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
52
Deficiente organización en lo relacionado con la atencion al publico general
No se cumple a cabalidad con el respeto a la orden de llegada de los usuarios
La atención le sea proporcionada mas eficientemente a quienes cuenten con algun grado de simpatía frente algunos funcionarios
XInsatisfacción en los usuarios
Catastrófico Posible Grave NO Preventivo No No No Evitar el RiesgoCrear un centro de atencion previo al usuario
Defensor Regional
53Falta de etica de los funcionarios
Redireccionar a los usuarios que acuden a los servicios de la defensoria a atencion privada
El funcionario desvia su funcion institucional y en su atencion induce al usuario para la prestacion del servicio como particular
XPérdida de imagen y credibilidad institucional
Catastrófico Posible Grave
Informes mensuales atq, dp, paf, vision web, quejas usuarios defensoría
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos 2
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
54
Intereses politicos y/o particulares
Falta de ética del servidor publico
Erronea selecci[on para el ingreso a la entidad
Aprovechamiento ilicito del Cargo Detentado
El servidor publico en cumplimiento de sus funciones reciba pago o dadivas
XIncidencia negativa y/o parcializada en la toma de decisiones
Catastrófico posible Grave SIpreventivo y correctivo
NO Si NO Evitar el Riesgo
Capacitar a los servidores publicos en temas como la etica y el buen servidor publico
Fortalecer la veeduria de la entidad
Secretaria general
55Manipulación de la informacion Institucional
Cumplimiento
Incumplimiento al manejo, reserva y confidencialidad de la información.
XPérdida de imagen y credibilidad Institucional
Catastrófico Posible Grave
Ningún servidor puede comunicar información Institucional sin autorización de la Alta Dirección
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Asegurar que los canales de comunicacón sean efectivos, logrando que lleguen de manera clara y fluída a su destinatario
Alta Dirección y Servidores Públicos
56
1. Desconocimiento del usuario respecto a la gratuidad del servicio 2. Utilización de maniobras engañosas para persuadir al usuario del pago del servicio 3. Falta de controles preventivos 4. Falta de personal (profesionales administrativos y de gestión y auxiliares administrativos)
Exigencia de dinero o dádivas al usuario para la prestación del servicio o agilización del mismo
Utilización de maniobras engañosas por desconocimiento de los usuarios para pedir pagos o dádivas por el servicio prestado
X
1. Sancionaes disciplinarias y penales 2. Insatisfacción del usuario 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional
Catastrófico Posible Grave
Control Gestión por parte de Profesionales Administrativos y de Gestión
Correctivo Si Si No Evitar el RiesgoImplementar actividades de prevención, encuestas de satisfacción
Defensor Regional Profesional Administrativo y de Gestión Planeación
Cauca
Cordoba
57
1. Desinformación del ciudadano 2. Falta de divulgación de los servicios que presta de Defensoría y la gratuidad de los mismos 3. Incumplimiento del código de ética de la Entidad 4. Falta de controles preventivos 5. Falta de personal (profesionales administrativos y de gestión y auxiliares administrativos)
Apropiación por parte de funcionarios de casos que llegan para Defensoría con fines lucrativos
Minimización de la imagen de la Entidad para apropiarse de los casos que a la Institución llegan con fines lucrativos
X
1. Sancionaes disciplinarias y penales 2. Insatisfacción del usuario 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional
Catastrófico Posible Grave
Control Gestión por parte de Profesionales Administrativos y de Gestión
Correctivo No No No Evitar el RiesgoImplementar actividades de prevención, encuestas de satisfacción
Defensor Regional Profesional Administrativo y de Gestión Planeación
58
1. Carencia de controles en el uso de los recursos 2. Falta de sentido de pertenencia
Uso indebido de recursos instiucionales
Uso indebido de los recursos asignados a la Regional para el beneficio personal o de un tercero
X
1. Desgaste injustificado de recursos 2. Incremento de costos 3. Pérdida de elementos 4. Deterioro de equipos, medios de transporte y comunicación 5. Posibles sanciones penales y disciplinarias
Catastrófico Posible Grave No existen Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Ejercer controles efectivos sobre los recursos asignados, campañas de sensibilización a fncionarios, actividades de supervisión por los responsables d elos procesos, procedimientos de asignación de recursos
Defensor Regional Profesional Administrativo y de Gestión Planeación Dirección Administrativa
59
Remuneracion economica de los usuarios del Sistema de Defensoria Publica hacia los Defensores Publicos.
Los Defensores Publicos reciban remuneraciones por parte de los usuarios.
Los usuarios por desconocimiento del Sistema Nacional de Defensoria Publica realizan remuneraciones a los Defensores Publicos por desconocimiento y estos los reciben a sabiendas que es un servicio totalmente gratuito.
XPérdida de imagen, credibilidad y confianza.
Catastrófico Posible GraveNo existen controles
Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Boletines informativos en television, prensa, folletos y otros medios de comunicación, donde se de a conocer la gratuidad de los servicios del Sistema Nacional de Defensoria Publica.
Sistema Nacional de Defensoria PublicaProfesional Administrativo y de Gestión
60
1. Fallas en la conectividad para el ingreso al sistema de iformación de visión WEB. 2. Falta de recursos tecnológicos para el ingreso de la información diaria sobre la atención al usuario.
1.Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración
Al no existir controlesen los sitemas de información para su correcto uso se corre el riesgo de que haya manipulación o adulteración.
X
Perdida de imagen.Respuesta no oportuna al usuario.Desgaste Administrativo
Catastrófico Posible GraveNo existen controles
Preventivo No No No Evitar el Riesgo1.Controles efectivos para evitar la alteración o manipulación de los sistemas.
Defensor Regional y Director Nacional de Atenciòn y Tramites de Quejas
61
* Beneficios personales del usuario del sistema *Interes econòmico particular. *Falta de adopción del código de ética
*Ofrecer beneficios económicos para acelerar el trámite de una petición. *Tráfico de influencias
Debido a la falta de la aplicación del código de ética, el funcionario rompe con la institucionalidad en la atención al usuario , apropiandolo con mecanismos diferentes a los establecidos por la entidad
X
*Perdida de credibilidad institucional.*Investigaciones en contra de la entidad.
Catastrófico Posible GraveNo existen controles
Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Informar que las gestiones defensoriales son gratuitas e identificando los tipos de procesos en que la Defensoria del Pueblo actua.
Director Nacional de Atenciòn y Tramites de Quejas
Guaviare
Cundinamarca
621-intereses propios. 2. Amenazas
1- Manipular y/o ocultar información 2- Utilizar recursos de las misiones en beneficio propio
1- No reportar todos los hechos monitoreados o reportar la información de manera incorrecta para desviar la atención. 2- Utilizar los recursos económicos para transporte para beneficio propio.
X
1- Que no se implementen las medidas para la protección de la población. 2- Detrimento de los bienes públicos
Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web RAP
Preventivo No No No Evitar el RiesgoVisitas del supervisor a terrenoAuditorías
Defensor Regional y SAT
63
Baja remuneracion economica de los servicios prestados por los defensores publicos en relacion con l a cantidad de procesos asignados.
Posibilidad de recibir dadivas de los usuarios
Teniendo en cuenta que debido a la gran cantidad de procesos que le son asignados a los defensores publicos no permiten la realizacion de otras actividades particulares lo cual en un momento dado puede conllevar a que se acepten dadivas de los usuarios
XSe reciban dadivas de los usuarios
Catastrófico Posible Grave Ninguno Correctivo No No No Evitar el Riesgo
Solicitar a la direccion nacional se reconsidere la remuneracion de los servicios a los defensores publicos.
Defensor Regional
64
No autorizacion de comisiones de desplazamiento, en forma oportuna y el anticipo del viatico.
Ofrecimiento de recursos economicos por parte de los usuarios para el cumplimiento oportuno de las misiones
Ante la urgencia del cumplimiento de la misión y la no autorizacion oportuna y/negativa de la comisión de desplazamiento, los usuarios se ven avocados al ofrecimiento de los recursos logisticos para su diligenciamiento.
X
Afectación negativa a la imagen institucional. Incurrir en delitos y faltas disciplinarias.
Catastrófico Posible Grave Ninguno Correctivo No No No Evitar el Riesgo
Solicitar a la secretaria general con copia a la direccion nacional de defensoria publica la autorizacion oportuna de las comisiones de desplazamiento para los investigadores, teniendo en cuenta el anticipo de los viaticos.
Defensor Regional
65
Desconocimiento y/o falta de protocolos de seguridad en el manejo de la inormacion sistematizada y manual
uso indebido de la informacion confidencial de la Defensoria
sacar beneficio propio de la informacion confidencial de la Defensoria
XPerdida de confianza y credibilidad en la Defensoria
Catastrófico Posible Graveinformesmensuales
Preventivo No No No Evitar el RiesgoSolicitud al area de Sistemas y seguimiento a la soliciud
Defensor Regional
66
Débil seguridad tecnológica y de control de las herramientas disponibles al ciudadano para la formulación y seguimiento de peticiones, quejas, y peticiones
Posibilidad de manipulacion de la informacion para beneficio propio o de particulares
Eliminar u ocultar peticiones, quejas, presentadas en la Defensoria por los ciudadanos , afectando con esta acción los derechos del ciudadano y los valores éticos de la entidad.
xPerdida de confianza y credibilidad en la Defensoria
Catastrófico Posible Graveinformesmensuales
Preventivo Si No No Evitar el RiesgoSolicitud al area de Sistemas y seguimiento a la soliciud
Defensor Regional
67Manejo irregular la información
Información delicada de la Defensoria del Pueblo suministrada a terceros sin previa autorización
Se entrega información a particulares, sin autorización del Defensor Regional
X
Información confidencial de los procesos que se adelatan, afectando la integridad de la información.
Catastrófico Posible Grave
Sistema de Informacion para el control gestion del reparto y correspondendencia
Preventivo Si No Si Evitar el Riesgo
Seguimiento constante a la correspoindencia y a la informacion que fluye dentro de la entidad
Defensor Regional
Huila
La Guajira
68
Falta de seguimiento a la utilización de la papeleria corporativa y los bienes institucionales.
Utilización de los bienes de la entidad y de la papeleria corporativa para fines diferentes a la gestión administrativa y misional de la entidad.
El uso de bienes y papeleria institucional para satisfacer intereses particulares.
X
Consecuencias Disciplinarias por el mal uso de los implementos de trabajo.
Catastrófico Posible Grave
Planilla de control de uso de los bienes y papeleria de la entidad
Preventivo Si No Si Evitar el Riesgo
Seguimiento constante a la entrega de los bienes y papeleria a los funcionarios de la entidad mediante la planilla de control
Defensor Regional
69Recibir dadivas por el servicio prestado
Prevendas por la gestión defensorial
Recibir regalos, detalles, dinero o bienes por no registrar la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados
XIncidencia negativa en la imagen de la entidad
Catastrófico Posible Grave
Monitoreo y seguimiento a las labores de los funcionarios de la entidad
Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Charlas con los funcionarios de la entidad sobre las acciones judiciales de malos actos dentro de la entidad, asi como la concientizacion de la importancia de las labores que ejercen como funcionarios publicos
Defensor Regional
70Recibir dadivas a cambio del servicio suminitrado.
Perdida de legitimidad de la entidad.
Recibir obsequios, presentes, dinero, entre otros, como contrapestación a la gestión realizada al usuario.
x
Vulneración de los Derechos humanos y perdida de credibilidad de la entidad.
Catastrófico Raro ModeradoMonitoreo y seguimiento
Preventivo Si Si Si Reducir el Riesgo
Sensibilización a los funcionarios y los usuarios de la Regional, a través de carteleras informativas, entre otros.
Funcionarios de la Regional
71
Falta de seguimiento a la utilización de la papeleria corporativa y los bienes institucionales.
Utilización de los bienes de la entidad y de la papeleria corporativa para fines diferentes a la gestión administrativa y misional de la entidad.
el uso de bienes y papeleria institucional para satisfacer intereses particulares.
xafectación legal para la entidad
Catastrófico Raro ModeradoMonitoreo y seguimiento
Preventivo Si Si Si Reducir el RiesgoSeguimiento continuo al uso adecuado de los bienes y papeleria corporativa.
Funcionarios de la Regional
72
Difusión inadecuada de programas de bienestar laboral.Inaplicabilidad de los programas de bienestar laboral.
Conflicto de interés
Deberes y derechos sin reconocer, sin aplicar o sin difundir por parte de la Institución en materia laboral.
X
Desmotivación del personal en el desarrollo de sus procesos, procedimientos.
Catastrófico Posible Grave
1. Cronograma de difusión de documentación institucional por proceso.
Preventivo Si No No Evitar el Riesgo
1. Programar por cada proceso las jornadas de difusión de documentación institucional relacionada con bienestar laboral.2. Soportar con diferentes medios (listas de asistencia, registro fotográfico, visual, etc.) cada jornada de difusión.
Dirección de Talento HumanoProfesional Administrativo y Financiero
73Instrucciones insuficientes sobre gestión documental.
Deficiencias en el manejo documental y de archivo.
La información que hace parte de la propiedad del cliente esta en vulnerabilidad frente a una perdida o daño.
XPerdida de credibilidad e imagen institucional.
Catastrófico Posible Grave
1. Organización de información según acuerdos institucionales.
Preventivo Si Si No Evitar el Riesgo
1. Fortalecer las competencias laborales del personal frente a la gestión documental.2. Mantener comunicación con la sede central frente a las directrices de gestión documental.
Dirección de Talento HumanoProfesional Administrativo y Financiero
74
Centralización de la entidad.Débiles políticas frente a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.
Bajo desarrollo de los procesos y procedimientos institucionales
En los diferentes trámites no se conoce los procedimientos escritos que permitan el desarrollo de actividades específicas.
XDesarticulación de procesos.
Catastrófico Casi Seguro Grave
1. Cumplimiento de la norma aplicable a cada trámite.
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
1. Mantener la comunicación constante con el nivel central para determinar directrices.2. Incentivar al personal para mantener su actualización normativa relacionada con su labor.
Defensora Regional
75 Ocaña
No se realiza un seguimiento a los procesos o a la informacion adquirida
Manipulación de la información para beneficio personal o de terceros
Se desconocen las politicas institucionales el cual ocasionan la manipulación de recursos.
X
Desaparición de expedientes, filtración de información, perdida de la credibilidad frente a la comunidad.
Catastrófico Posible Grave
Solicitud de informes semanales y mensuales de las actividades desarrolladas
Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Revisión periodica de los procedimientos y controles de los elementos fisicos y documentales
Regional Ocaña
76Falta al Código de ética
Cumplimiento
Incumplimiento a los deberes y obligaciones de los servidores públicos a nivel Institucional
XAfectación a la buena imagen Institucional
Catastrófico Posible GraveCódigo de ética y manual de funciones
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo Capacitación y controlesAlta Dirección y servidores públicos
Meta
Nariño
Magdalena
77Manipulación de la informacion Institucional
Cumplimiento
Incumplimiento al manejo, reserva y confidencialidad de la información.
XPérdida de imagen y credibilidad Institucional
Catastrófico Posible Grave
Ningún servidor puede comunicar información Institucional sin autorización de la Alta Dirección
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Asegurar que los canales de comunicacón sean efectivos, logrando que lleguen de manera clara y fluída a su destinatario
Alta Dirección y Servidores Públicos
78No existe control gestión correspondencia
Información suministrada a terceros sin previa autorización
Se entrega información a particulares, sin autorización del Defensor Regional
x
Información confidencial de los procesos que se adelatan, afectando la integridad de la información.
Catastrófico Posible Grave
Sistema de información de control gestión de correspondencia
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Control semanal de las respuestas de los funcionarios y contratistas a los requerimientos de la comunidad.
Ing.Wilmar Copete Marin, Prof. Uni g-15
79
No existe control gestión sobre las quejas allegadas a la Entidad
Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por las quejas
No se registra la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados
xVulneración de los DDHH y DIH
Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web ATQ
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoControl mensual acerca de los ciudadanos que se acerca a la Defensoria.
Abogada Asesora G-17
80
No existe control gestión sobre los recursos y acciones judiciales allegadas a la Entidad
Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por los recursos y acciones judiciales
No se registra la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados
xVulneración de los DDHH y DIH
Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web RAJ
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoControl mensual acerca de los ciudadanos que se acerca a la Defensoria.
Profesional Especizalida G-17
81
No existe control gestión sobre las acciones populares allegadas a la Entidad
Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por las acciones populares
No se registra la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados
xVulneración de los DDHH y DIH
Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web RAP
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoControl mensual acerca de los ciudadanos que se acerca a la Defensoria.
Abogada Asesora G-17
82
No existe control gestión sobre las solicitudes de defensor público allegadas a la Entidad
Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por las solicitudes de defensor público
No se registra la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados
xVulneración de los DDHH y DIH, a una defensa técnica de calidad
Catastrófico Posible GraveSistema de información vision web DP
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoControl mensual acerca de los ciudadanos que se acerca a la Defensoria.
Profesionales administrativos y de gestión Gr-19
83
No existe control gestión sobre las misiones de trabajo realizada por la UOIC
Información no regitrada para favorecer las actuaciones de los afectados por procesos juridicos que tiene conocimiento la entidad y donde ejerce la representación de los ciudadanos mediante un defensor público.
No se registra la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados
xVulneración de los DDHH y DIH, a una defensa técnica de calidad
Catastrófico Posible Grave
Sistema de información control gestión UOIC
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoControl mensual acerca de los ciudadanos que se acerca a la Defensoria.
Profesionales administrativos y de gestión Gr-19
84Recibir dadivas por el servicio prestado
Prevendas por la gestión defensorial
Recibir regalos, detalles, dinero o bienes por no registrar la información para no afectar a los ciudadanos y/o entidades que han sido denunciados
x
Vulneración de los DDHH y DIH, a una defensa técnica de calidad. Mala imagen de la entidad.
Catastrófico Posible Grave No Preventivo No No No Evitar el RiesgoControl de declaración juramentada
Todos
Risaralda
Quindio
85
Contratación de servicios sin cumplir los requisitos legales
Prevendas por la consecución de contratos de servicios de la entidad
Recibir regalos, detalles, dinero o bienes por no informar y recibir las cotizaciones de los oferentes para la contratación de servicios que necesite la entidad en las regionales
x Mala imagen de la entidad. Incumplimiento Ley 80 1983
Catastrófico Posible Grave No Preventivo No No No Evitar el Riesgo
Creación de un comité nacional de contratación que se encargue de la convocatoria de los oferentes, para que luego apliquen en el portal único de contratación.
Defensor Regional
86Recibir dadivas a cambio del servicio suminitrado.
Perdida de imagen de la entidad
Recibir obsequios, presentes, dinero, entre otros, como contrapestación a la gestión realizada al usuario.
xPerdida de credibilidad de la entidad y los valores corporativos
Catastrófico Raro ModeradoNo existen controles
Preventivo No No No Reducir el RiesgoImplementar unas encuentas de satisfaccion a usarios y el buson de sugerencias para monitoreo.
Defensora Delegada
87Falta de idoneidad y principios eticos.
Manipulacion de la informacion en beneficio personal y de terceros
Debilidaddes en la aplicación de los principios eticos con respecto a la confidencialidad de la informacion suministrada por los usuarios.
xPerdida de credibilidad de la entidad y los valores corporativos
Catastrófico Raro ModeradoNo existen controles
Preventivo No No No Reducir el Riesgo
Implementar sensibilizaciones para fortalecer el cumplimiento de los principios eticos en la entidad.
Defensora Delegada
88
Falta de etica de los funcionarios; falencias en los procedimientos y controles de los sistemas de información
Manipulacion o adulteracion de los sistemas de informacion
Desinformar al receptor de la informacion con el proposito de obtener intereses personales o para terceros
X
Desinformación del receptor de la información; pérdida de imagen
Catastrófico Posible Grave
Informes MensualesATQ, DP, PAF, Vision Web,Strategos
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
89
Deficiente trabajo en equipo y en la interacciones personales y funcionales; desproporcion en la distribución de funciones entre los servidores y procesos
Concentración de la información de actividades o procesos en una persona
El desconocimiento de la informacion por parte de los otros miembros del equipo del proceso o actividad, puede llevar a concentrar la informacion de los procesos y actividades en una persona para beneficio propio o de terceros.
X
Pérdida de credibilidad y confianza entre los miembros del equipo; perdida de credibilidad; perdida y/o manipulacion de la informacion
Catastrófico Posible Grave
Informes MensualesATQ, DP, PAF, Vision Web,Strategos
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
90
Falta de etica de los funcionarios; falencias en los procedimientos y controles en la gestion documental
Filtración o entrega de informacion a terceros ajenos a la funcion defensorial, que buscan obtener beneficios con la misma.
Los funcionarios tienen acceso a informacion confidencial que puede ser susceptible de ser dilvulgada y/ o entregada a otros para obtener un beneficio particular.
X
Pérdida de imagen; pérdida de credibilidad, ante la pérdida de la reserva riesgo para los usuarios
Catastrófico Posible Grave
Informes Mensuales ATQ, DP, PAF, Vision WEB, Quejas Usuarios Defensoria
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
91Falta de etica de los funcionarios
Redireccionar a los usuarios que acuden a los servicios de la defensoria a atencion privada
El funcionario desvia su funcion institucional y en su atencion induce al usuario para la prestacion del servicio como particular
XPerdida de imagen y credibilidad institucional
Catastrófico Posible Grave
Informes Mensuales ATQ, DP, PAF, Vision WEB, Quejas Usuarios Defensoria
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
92
Falta de etica de los funcionarios o contratistas intereses economicos
Connivencia del funcionario con la contraparte o su apoderado, con el objeto de obtener intereses economicos o particulares.
El funcionario se confabula con la contraparte o su apoderado, afectando los intereses del usuario que acude a la prestacion de sus servicios
X
Pérdida de imagen y credibilidad institucional; acciones disciplinarias y/o penales; demandas
Catastrófico Posible Grave
Informes Mensuales DP, Vision Web, Visitas Audiencias y Despachos Judiciales, Quejas Usuarios Defensoria
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoReunión mensual con equipos de los procesos; analisis informes y estadisticas procesos
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
San Andres
Santander
93Utilizacion indebida de la informacion de los usuarios
Violacion a la Reserva
Información de los usuarios utilizada para fines diferentes a los esteblecidos en la ley
xVulnearacion al derecho a la intimidad del usuario
Catastrófico Posible Grave NO preventivo No No No Evitar el Riesgo
Dar instrucciones claras al personal de planta como a los OPS sobre manejo de la información.
Defensor Regional
94
Pedir dinero o cualquier bien como contraprestación al servicio prestado
Cobro indebido por ejercicio de la función pública
Que el funcionario pida dinero o cualquier otro bien como contrapestación a la función realizada realizada al usuario.
xPérdida de la credibilidad de la institución
Catastrófico Raro GraveMonitoreo y seguimiento
Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoRealizar actividades resaltando valores éticos.
Defensor Regional
95Entrega de información a terceros
Malutilización de información institucional
Los funcionarios que manejen información institucional de reserva la entreguen a terceros con fines ilícitos
XEfectos negativos para la entidad en general
Catastrófico Posible Grave si Preventivo Si Si Si Evitar el RiesgoInstruir a los funcionarios sobre la importancia de las reservas de la información
Defensor regional y todo el personal que maneje información
96
Falta de etica y profesionalismo de los defensores publicos
Someter a los usuarios a que soliciten servicios de abogados ajenos a la defensoria
El funcionario institucional, induce al usuario para la prestacion del servicio como particular
X
Pérdida de credibilidad institucional, la cual conduce a una posible destitucion del cargo.
Catastrófico Posible Grave
Informes mensuales de atq, dp, paf, vision web y quejas a los funcionarios de la defensoria
Preventivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Reunión mensual con los coordinadores y funcionarios de los procesos, analisis informes y estadisticas de las peticiones
Defensor regional; coordinadores administrativos y de gestion; profesionales universitarios y especializados
97
Nombramientos de funcionarios no idoneos para ejercer dicho cargo, según intereses politicos
Tráfico de influencia, aprovechandose de cargo al cual fue nombrado
El servidor publico, valiendose de sus funciones, entorpese el direccionamiento o conducto regular que lleva cada proceso.
XMolestia por parte de los usuario al momento de su atencion.
Catastrófico Posible Grave Sipreventivo y correctivo
No No No Evitar el RiesgoCapacitar a los funcionarios y servidores públicos en atención al ususario y etica profesional.
Defensoria y coordinadores
98
Manipulación de la informacion y accesibilidad a la misma
Perdida o extravio de la informacion o expedientes.
El funcionario por falta de pertenencia e irresponsabilidad en el manejo de la informacion extravia un documento o su totalidad
XPérdida de confianza y credibilidad institucional
Catastrófico Posible Grave
Mas sentido de pertenencia con la institucion y no suministrar informacion sin autorizacion
Correctivo Si Si Si Evitar el Riesgo
Asegurar que la manipulación de la informacion sea segura y entregada por escrito con sus respectiva firma y fecha de recibido
Alta direccion y el Funcionario Encargado
Sucre
Magdalena Medio
Código: SGC-FTO-07
Trimestral
Semestral
Mensual
Revisión mensual
Revisión mensual
ON
CRONOGRAMA
Permanente.
Mensual
Mensual
Permanente.
Mensual
Mensual
dic-14
feb-14
dic-13
dic-13
dic-14
31 de diciembre 2014
Mensual
Mensual
1. Anual. 2. mensual
1. Anual. 2. mensual
semestral
Mensual
Mensual
Trimestral
Permanente
Mensual
Anual
Cada vez que se proyecte un documento.
Mensual
Mensual
Mensual
De acuerdo con las necesidades del servicio
Anual
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
inmediatamente
inmediatamente
inmediatamente
3 meses
Mensual
6 meses
6 meses
Mensual
abr-14
3 meses
6 meses
Diario
6 meses
6 meses
Mensual
Mensual
semestral
semestral
Semestral
05 DE DICIEMBRE 2013
05 DE DICIEMBRE 2013
UN MES
UN MES
Mensual
Semanal
Bimensual
Permanente
Permanente
Cada año, según programación.
Una vez al añoConstantemente
Cada vez que se requiera
SEMANAL.
Diario
Diario
Semanal
Diario
Semanal
Diario
Diario
Diario
Diario
Por demanda
Mensual
Mensual
01-01-2014 A 31-12-2014
01-01-2014 A 31-12-2015
01-01-2014 A 31-12-2016
01-01-2014 A 31-12-2017
01-01-2014 A 31-12-2018
Anual y cada vez que se requiera
semestral
ANUAL y cada vez que se requiera
1 Año
6 meses
Diario