Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

TALLER 4. Anlisis Costo/Beneficio y presentacin de presupuestos.

Anlisis Costo Beneficio (ACB).

Algunos instrumentos que se utilizan para complementar el Anlisis Costo Beneficio son: Es una tcnica que se basa en el principio de obtener los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo efectuado. Este esfuerzo incluye:

la inversin de recursos econmicos o fsicos; la eficiencia tcnica y 1.El punto de equilibrio. 2.La Tasa Interna de Retorno. 3.Valor Actual Neto. 4.El Anlisis Costo Efectividad. la motivacin humana.

El anlisis sirve para:

1.Tomar decisiones en cuanto a dos o ms alternativas. 2.Evaluar el proyecto o propuesta.

Su aplicacin es posible en prcticamente todo tipo de proyectos, Una tcnica que se utiliza para efectuar el ACB y el ACE, es la definicin de una situacin base o situacin sin proyecto y la comparacin con el mismo, asumiendo costos y beneficios del mismo, tanto econmicos (ACB) como sociales (ACE). Cuando se elabora el ACB se toma en cuenta el asunto financiero o sea el costo del dinero.

Cuando se trabaja el ACE se toman en cuenta los aportes de recursos reales (bienes o servicios) utilizados y producidos por el proyecto. incluyendo: proyectos sociales, proyectos colectivos o individuales, Tambin el origen de los recursos y el destino de los beneficios: a) las empresas privadas, planes de negocios, etc.

Los beneficios obtenidos pueden ser de tipo monetario o social (tambin ambiental), directos o indirectos. Cuando hablamos que personas o empresas individuales; b) el gobierno local, nacional, la cooperacin internacional; c) la comunidad o la sociedad en conjunto. existe un nfasis en costos y beneficios sociales, nos referimos al En la formulacin y evaluacin de proyectos sea con ACE o con ACB se Anlisis Costo Efectividad (ACE). toma en cuenta los beneficios y costos directos o sea aquellos que tienen una medida de cuantificacin real. En cambio los costos y El ACE trata de medir el cumplimiento de los objetivos que no se beneficios secundarios o indirectos son generalmente de tipo no pueden medir en moneda a partir de la evaluacin ex ante o con la eficacia y eficiencia en el logro de aquellos. La medida de la eficacia es el impacto .

Preparado por Walter Hillermann monetario. En tanto los primeros son relativamente fciles de medir, los segundos no lo son. En este caso, se recomienda medir los ms inmediatos y que signifiquen mayor valor monetario.

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PRESUPUESTO DEL PROYECTO. Adems hay efectos intangibles, como los que se logran cuando se mejora la seguridad, la integracin comunitaria o regional, el medio ACTIVIDADES. ambiente, etc., que no son cuantificables, pero inciden en la decisin de efectuar un proyecto.Pasos para efectuar el Anlisis de Costo/Beneficio 1.Efectuar una lluvia de ideas o identificar factores importantes que afecten positiva o negativamente el proyecto. 2.Determinar costos (directos e indirectos) por cada factor. 3.Determinar los beneficios (directos e indirectos) de cada factor. 4.Efectuar una relacin: colocar los beneficios en el numerador y los costos en el denominador. 5.El indicador obtenido sirve para efectuar una comparacin con otras opciones. Acciones o tareas a realizar para obtener resultados. Son procesos y establecen la estructura bsica y estrategia del proyecto. Para identificarlas se recomienda identificar las acciones necesarias para obtener cada resultado y numerarlas segn el orden que se realizarn.

INSUMOS. Son los recursos: a) humanos; b) materiales; c) financieros; necesarios para efectuar las actividades. Corresponden a a) personal; bienes; c) costos.

MATRIZ DE COSTO POR ACTIVIDAD. Hay que ser precisos en costear las actividades y a partir de ello, efectuar un gasto racional. Ejemplo: Actividad: Realizacin de 18 Pros y contras del Anlisis Costo Beneficio Costo Efectividad. talleres comunitarios (20 participantes y dos das cada uno). Se puede utilizar una matriz de costos por actividad como la siguiente:

PROS CONTRAS Descripcin Recursos humanos Cantidad Unidad C. U. Total Se profundiza el anlisis de decisin. Se consideran otras opciones. Requiere equipo ms preparado. Subestimacin de su importancia Puede verse como un anlisis o Pago del facilitador (das 36 de capacitacin). Recursos Materiales Das/taller Q 400.00 Se profundiza el impacto requisito ms y encajonarse. Papelgrafos 360 Unidades Q 0.50 Tendencia a mayor eficiencia. Como toda herramienta, su uso Masking Tape 9 Rollos Q 6.00 Mejor uso de los recursos. Da claridad a los objetivos y incorrecto puede distorsionar los hechos. Marcadores Recursos Financieros 36 Unidades Q 5.00 objetividad a los resultados. Implementacin de controles. Ms tiempo para su seguimiento Viticos Almuerzos (72 x 20) 18 1440 Pagos Tiempos Q 150.00 Q 15.00

Preparado por Walter Hillermann Refacciones (72 x 20 x 2) 2880 Refacciones

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Utilizando el enfoque de Marco Lgico, tenemos que al costear todas

Contrapartida local las actividades de un resultado y sumarlas, nos dar el costo total de ste. As: Rubro Comisin Europea ONG local Beneficiarios Total %

Costo del Resultado = Costo A1 + Costo A2 + Costo A3 . Personal calificado Personal no calificado Personal de oficina Total 5,000 0 0 5,000 0 0 1,000 1,000 0 5,000 62% 2,000 2,000 25% 0 1,000 13% 2,000 8,000 De la misma forma, al sumar el costo de los resultados incluidos en el Marco Lgico nos dar el costo del proyecto. As: % 62% 25% 13% 100%

Costo del proyecto = Costo R1 + Costo R2 + Costo R3 . En el cuadro anterior se ha agregado una fila y una columna con el trmino %. Aunque muchas organizaciones no lo exigen, el manejo de porcentajes ayuda mucho a interpretar si el presupuesto ha sido Actualmente, se agrega un resultado extra, que muchos denominan formulado correctamente. Por ejemplo: muchos donantes no Resultado 0 y que incluye el presupuesto de muchos gastos que no aceptan que las contrapartes locales presupuesten ms de un 15% en pueden atribuirse a ninguno de los resultados o que son gastos generales como por ejemplo gastos de correspondencia, mantenimiento de equipo, etc.

Hay que tomar en cuenta que existe infinidad de modelos de presupuestos y cada organizacin donante normalmente tiene el propio. Tambin se debe recordar que la ejecucin de proyectos cada vez exige mayor aporte local o sea lo que se conoce como contrapartida . gastos de administracin y se determina teniendo la informacin del rubro y comparndola con el presupuesto total.

Ahora, entremos a ver un presupuesto bsico.

Resumen del presupuesto.

Un presupuesto mnimo debera contener lo siguiente (ejemplo): Las contrapartidas pueden ser un aporte de la organizacin local, del gobierno, de gobiernos de otros pases, embajadas, municipalidades, Rubro Comisin Europea Contrapartida local ONG local Beneficiarios Total % empresas privadas, organizaciones locales o de los propios beneficiarios. Gastos de inversin G. de funcionamiento G. de administracin 20,000 3,000 108,000 15,000 25,000 8,000 12,000 35,000 18.3% 0 123,000 64.4% 0 33,000 17.3% Cuando es as, se habla de origen de los fondos y al presupuesto as formulado se le conoce como Presupuesto por origen de fondos. Un ejemplo es el siguiente: Total 153,000 26,000 % 80.1% 13.6% 12,000 191,000 6.3% 100%

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Observaciones. Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

Aprender a manejarlo requiere de prctica constante y siempre tomar en cuenta una Gastos de inversin: es un fondo que tiene la intencin de incrementar el capital serie de elementos tcnicos, por ejemplo: productivo o la eficiencia de la produccin. Significa un sacrificio de recursos para tener un beneficio a mediano o largo plazo, con tal que lleve a un aumento de la Asignacin de gastos. Cada gasto debe tener orientacin en las partidas respectivas. produccin. Por ejemplo: una mquina productiva, un vehculo, una computadora, una planta telefnica. En el ejemplo, 18%. Por ejemplo, combustibles en la partida de combustibles.

Ejecucin del presupuesto. Mensualmente se debe revisar cunto del presupuesto se Gastos de funcionamiento: son los gastos necesarios para la ejecucin del proyecto. ha ejecutado. La forma de controlarlo es por ejemplo: Incluye gastos del personal de ejecucin y gastos generales (movilizacin y gastos relacionados, gastos de mantenimiento de oficinas de personal de campo, de equipo, Rubro Presupuestado Gastado

Saldo material educativo, papelera, alimentacin imputables a los beneficiarios, viticos, Combustibles 500.00 600.00 (100.00) comunicaciones, alquileres de oficinas de personal de campo, pago de energa elctrica, agua, internet, etc.). Poco ms de 64% en el ejemplo. Papelera y tiles 300.00 150.00 150.00

Gastos de administracin: gastos incurridos en la direccin de un proyecto. En esos dos aspectos al menos, hay que tener alta disciplina. Finalmente, cada vez ms se introduce el manejo de presupuestos, por resultados. Un modelo es: Comprenden sueldos y salarios, as como materiales y suministros de oficinas, renta de oficinas administrativas, etc. Ms de 17% en el ejemplo. Donante Contraparte Total % Resultado 0 5,000 27,000 32,000 6% Dependiendo del tipo de proyecto, esos porcentajes sern ms o menos razonables. Diagnstico previo 5,000 12,000 17,000 3% No puede existir una regla que abarque todo, porque hay proyectos que se especializan ms en inversin, otros ms en acciones relacionadas con el funcionamiento (capacitacin). Algunos proyectos (por ejemplo lneas de la cooperacin japonesa), slo se destinan a la infraestructura (inversin).

En el ejemplo anterior, vemos tambin los aportes y contrapartidas locales. Muchas organizaciones tienen polticas al respecto. Por ejemplo, financian 80% de la accin, pero exigen una contrapartida local del 20% (muchas veces en efectivo). Los aportes en especie tambin estn sujetos a las polticas institucionales y cada vez hay mayor exigencia en precisar su monto. Anteproyecto Resultado 1 Actividad 1: talleres (12) Actividad 2: giras (2) Actividad 3: foros (3) Resultado 2 Actividad 1: depsitos (100) Actividad 2: filtros (100) Actividad 3: tuberas (100) Actividad 4: pneles (100) 0 37,000 18,000 10,000 9,000 340,000 200,000 50,000 20,000 70,000 15,000 15,000 2.8% 11,600 48,600 9% 3,600 21,600 4% 5,000 15,000 2.8% 3,000 12,000 2.2% 69,000 409,000 76.2% 40,000 240,000 44.7% 10,000 60,000 11.2% 5,000 25,000 4.7% 14,000 84,000 15.7% Es necesario que exista un presupuesto ms detallado que respalde al presupuesto Resultado 3 40,000 7,000 47,000 8.8% anterior. En la pgina siguiente se incluye como ejemplo el que ha utilizado la Comisin Europea. Para la gestin del proyecto, ste es el presupuesto que hay que tomar en cuenta para todo su seguimiento.

Preparado por Walter Hillermann Actividad 1: semillas (100) Actividad 2: mallas (100) Total % 10,000 30,000 422,000 78.6% 2,000 12,000 2.2% 5,000 35,000 6.5% 114600 536,600 100% 21.4%

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Anexo B. Presupuesto de la Accin1 Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

Todos los aos Ao 12Gastos

1. Recursos Humanos 1.1 Salarios (importes brutos, personal local)4 1.1.1 Personal tcnico 1.1.2 Personal administrativo y de apoyo 1.2 Salarios (importes brutos, personal expatriado/internacional) 1.3 Dietas para misiones/viajes5 1.3.1 En el extranjero (personal para la Accin) 1.3.2 Local (personal para la Accin) 1.3.3 Participantes en seminarios/conferencias Subtotal Recursos Humanos 2. Viajes6

2.1 Viajes internacionales 2.2 Transporte local Subtotal Viajes 3. Equipos y Material73.1 Compra o alquiler de vehculos 3.2 Mobiliario, equipos informticos 3.3 Repuestos/material para mquinas, herramientas 3.4 Otros (especifquese) Subtotal Equipos y Material 4. Oficina local/Costes de la Accin84.1 Costes de vehculos 4.2 Alquiler de oficina Unidad

Por mes

Por mes

Por mes

Por da Por da

Por da

Por vuelo Por mes

Por vehculo

Por mes Por mes # de unidades Coste unitario (en EUR)3 Costes (en EUR) Unidad

0 Por mes

0 Por mes

0 Por mes

0 Por da 0 Por da

0 Por da 0

Por 0 vuelo 0 Por mes 0

Por 0 vehculo 0 0 0 0

0 Por mes 0 Por mes # de unidades Coste unit, (en EUR) Costes (en EUR)

0

0

0

0 0

0 0

0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 4.3 Bienes fungibles-material de oficina Por mes 4.4 Otros servicios (tel./fax, electricidad/calefaccin, mantenimiento) Por mes Subtotal Oficina local/Costes de la

Preparado por Walter Hillermann 0 Por mes 0 Por mes 0 0 0 0

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Accin 5. Otros costes, servicios95.1 Publicaciones105.2 Estudios, investigacin105.3 Costes de auditora 5.4 Costes de evaluacin 5.5 Traduccin, interpretacin 5.6 Servicios financieros (costes de garanta bancaria, etc.) Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 5.7 Costes de conferencias/seminarios105.8 Actividades de visibilidad Subtotal Otros Costes/Servicios

Todos los aos Coste 0

0

Ao 1

Cost. 0

0 Gastos Unidad # de unitario Costes (en Unidad # de unit. (en

6. Otros Subtotal Otros 7. Subtotal costes directos de la Accin (1.-6.) 8. Costes administrativos (mximo 7% del punto 7, total de los costes elegibles directos de la Accin) 9. Total de costes elegibles de la Accin (7.+ 8.)

Referencias Comisin Europea. Formato de Presupuesto. unidades (en EUR) EUR)

#REF!

#REF! 0 0 unidades EUR) Costes (en EUR)

#REF!

#REF! 0 0 http://ec.europa.eu/budget/explained/budg_system/financing/fin_en.cfmhttp://www.google.com.gt/search?q=Gastos+de+funcionamiento&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:es-ES:official&client=firefox-ahttp://www.definicion.org/gastos-de-administracion

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