sistematizacion del archivo
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SISTEMATIZACION DEL ARCHIVO
IVONNE ALEXANDRA HERNANDEZ AMORTEGUI
DOCENTE
ENNY EDITH ALVAREZ SALAZAR
CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
GIRARDOT
2015
SISTEMATIZACION DEL ARCHIVO CONTABLE DEL CONDOMINIO
SAN FELIPE DE BARJAS – FLANDES (TOLIMA)
Sistema Integrado de Control y Administración de Documentos
CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
GIRARDOT
2015
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPUESTA PRACTICA PROFESIONAL
2. DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA
3. FORMULACION DEL PROBLEMA
4. JUSTIFICACIÓN
5. OBJETIVOS
GENERAL
ESPECIFICO
6. CAMPO DE LA PRÁCTICA
7. CUADRO DE RESUMEN DE ACTIVIDADES
8. COLABORACIONES
9. RECURSOS
10.BIBLIOGRAFÍA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En toda organización grande o pequeña, o en cualesquiera de sus áreas se manejan
entornos que tienen diferentes niveles de actuación, desde la parte administrativa hasta
las áreas donde se desarrolla o proporciona el servicio, se realizan procesos que van
enfocados a ser parte de una comunidad que también exige resultados que sean al
menos igual a sus expectativas.
El condominio san Felipe de barajas en el sector servicios, como organización esta
consiente de los cambios que se han presentado y el constante cambio se hace
necesario prepararse en todas sus líneas.
La mejor manera de lograr una ventaja competitiva es ofrecer servicios suficientemente
eficaces en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes, dando
datos reales. Pero esto no se logra a menos que se adopte la útil herramienta llamada
Calidad.
Los procesos operativos, administrativos y gerenciales, serán beneficiados si la calidad
se aplica en todos los niveles jerárquicos de la organización.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cuáles son los documentos mínimos requeridos para cimentar el desarrollo de un
Sistema Integrado de Gestión para la organización, fundamentado en los requisitos de
las normas, que permita establecer la organización, coordinación y desempeño de los
procesos y procedimientos, que oriente hacia el cumplimiento de sus objetivos y su
capacidad potencial frente a la ampliación de sus servicios?
PROPUESTA PRACTICA PROFESIONAL
Un sistema funcional que agrupe un conjunto de actividades y procesos de preservación y
conservación preventiva, diseñados de manera estratégica, de acuerdo con los
requerimientos de la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, con el objetivo de garantizar
la integridad física y funcional de los soportes, desde el momento de su emisión, periodo de
vigencia, hasta su disposición final, lo cual asegura la perdurabilidad de la información.
Conformado por seis (6) programas:
1. Sensibilización y toma de conciencia
2. Inspección y mantenimiento de instalaciones
3. Monitoreo y Control de condiciones ambientales
4. Limpieza de áreas y documentos
5. Conservación en la producción y manejo documental
6. Prevención y atención de desastres
Cada uno de estos, implementara un diseño de las políticas, que armonizadan y articulan los
procedimientos técnicos y administrativos.
DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA
La sistematización de los archivos como un" Sistema Integrado de Control y
Administración de Documentos” que se realiza con el fin de que la organización una
vez organizados sus archivos, cuenten con un sistema de recuperación de la
información donde se indique la localización física de los documentos e identificación de
los datos principales de las unidades de conservación, para su fácil ubicación y también
sirve como herramienta para la ejecución de los demás procesos archivisticos.
JUSTIFICACIÓN
Diagnosticar, diseñar y documentar un sistema de gestión de calidad permite cumplir
con las exigencias del entorno externo r interno, ya que en la actualidad se está
observando lo exigente que pueden llegar a ser para las empresas que no posean
flexibilidad en sus bienes y servicio, donde se está a la expectativa de que cumpla con
los requisitos de las parte interesadas. Por esto se debe mejorar sus procesos
administrativos, con la meta de seguir creando estrategias competitivas que le permitan
permanecer en un mercado competitivo.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una propuesta de Sistema Integrado de Gestión que permita proponer un
Sistema de Gestión de la calidad basada en las normas y un sistema de seguridad de la
información.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Desarrollar un diagnóstico de los diferentes procesos que realiza la empresa.
2. Identificar, secuencia e interacción de los procesos.
3. Diseñar una propuesta para la implementación del sistema de gestión integrado
de calidad y seguridad de la información, por medio de herramientas que
permitan a la organización estructurar, controlar y asegurar el manejo de
documentos, procedimientos y mantener en el tiempo el sistema integrado de
gestión.
4. Establecer los mecanismos y acciones que el personal debe implementar para el
correcto manejo, almacenamiento y preservación de la información y de los
soportes que la contienen;
5. Crear conciencia sobre la importancia y utilidad de los diferentes programas que
conforman el Sistema Integrado de Conservación;
6. Sensibilizar al personal en cuanto que el Archivo, es un asunto y responsabilidad
de toda la Entidad y además recuperar los valores históricos, culturales,
testimoniales y documentales de un acervo específico.
CAMPO DE LA PRÁCTICA
CONDOMINIO SAN FELIPE DE BARAJAS
.
ACTIVIDAD DESCRIPCION HORAS LUGAR
Facilitar el acceso Facilitar el acceso a la
información contractual por
medio virtuales
45 Condominio San
Felipe de Barajas
Disminuir los riesgos Disminuir los riesgos que se
pueden presentar en la
preservación de los documentos
físicos (mutilación, perdida,
alteración, entre otros).
45 Condominio San
Felipe de Barajas
Disminuir el consumo Disminuir el consumo de
insumos de oficina (papel, tinta,
electricidad, multicopiado)
45 Condominio San
Felipe de Barajas
Disminuir los tiempos Disminuir los tiempos de
acceso a la información
Disminuir el tránsito de
personas en la oficina y la
manipulación de documentos
45 Condominio San
Felipe de Barajas
Mes SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRESemana Semana Semana Semana Semana Semana Semana S
e
Semana Semana
Días 21-26 28-02 5-10 12 -16 19-24 26-31 x 2-6 9-14Horas/días 22 23 22 23 22 23 22 23Facilitar el acceso
Disminuir los riesgos
Disminuir el consumo
Disminuir los tiempos
CUADRO DE RESUMEN DE ACTIVIDADES
COLABORACIONES
Administradora
Axial
Tesorera
Presidenta de la junta
Contador
Revisor fiscal
RECURSOS
Computador
Remax
Impresora multifuncional
Archivo
Papelaria
BIBLIOGRAFÍA
http://calidad.udenar.edu.co/wp-content/uploads/2012/02/MANUAL-SIGC-V41.pdf
http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-
11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf
http://repository.upb.edu.co:8080/jspui/bitstream/123456789/507/1/digital_17636.pdf
http://repositorio.escuelaing.edu.co/bitstream/001/139/1/PROPUESTA%20DE%20UN
%20SISTEMA%20INTEGRADO%20DE%20GESTI%C3%93N%20PARA%20LA
%20EMPRESA%20SGS%20ETSA.pdf
http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?
codDoc=MTU=&versionDoc=3
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