mantenimiento del archivo electronico

MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO INFORMATICO

El documento electrónico

La conservación de la firma electrónica en todo el ciclo vital del documento es uno de los aspectos

mas críticos que nos plantea el entorno digital.

articulo 29 de la Ley 11/2007 el que eleva el documento electrónico a la categoría de documento

publico administrativo electrónico

el documento electrónico en el contexto de las administraciones publicas es aquel que está válida y

electrónicamente emitido por la administración.

El prestador de servicios

La validación de documentos en la administración publica va unida a ciertos elementos que necesariamente se incorporaran

para una correcta emisión

la unión entre la mano y la firma debe tener nuevos mecanismos de control para poder cumplir con la garantía de

su autenticidad.

resulta decisiva la implantación de la figura del prestador de servicios en el proceso de consolidación del

documento electrónico.

El prestador de servicios

Al prestador de servicios se le atribuye el cometido de emisión y certificación de firmas digitales.

¡Atención!. No solo se autentificará la firma, sino también la hora y fecha en que fue utilizada

el documento administrativo publico electrónico deberá estar firmado electrónicamente y debe existir un prestador de servicios que garantice de que dicha

firma se utilizo en una fecha y horas concretas, por un firmante concreto.

Concepto Documento Electronico

La Ley 11/2007 entiende por documento electrónico:

“la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte

electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento

diferenciado”.

El expediente y el índice electrónico

Al reconocer el valor publico del documento electrónico, se estipulan las características que presentara el

expediente electrónico administrativo. La unidad documental compuesta queda definida como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a

un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

Su foliación se realizará mediante un índice electrónico firmado por la entidad actuante.

La carpetilla física donde se incluían los datos que identifican el expediente pasa a ser un documento dentro

del expediente electrónico, tomando forma de índice.

El expediente y el índice electrónico

Este índice electrónico es el elemento que garantizará la integridad del expediente.

Además, dada la posibilidad técnica en los sistemas de redes informáticas, de poder utilizar un mismo

documento sin necesidad de duplicarlo, se reconoce que un mismo documento puede pertenecer a dos

expedientes implica una nueva formulación del

principio de procedencia

Normalización de formatos y soportesLa nueva redefinición de documento, expediente, archivo y

registro en el ámbito electrónico, las figuras del prestador de servicios, la sede electrónica y el defensor del usuario de la administración electrónica cabe plantearse ciertos puntos

críticos de la gestión electrónica de los documentos.En primer lugar, tanto los ciudadanos como la

Administración presentan entornos muy diversificados y heterogéneos.

Resultaría imposible controlar esta diversificación, pero es preciso tener la capacidad de poder normalizar, en la

medida de los posible, los formatos y los soportes documentales.

Esta tarea de normalización será un punto clave para la futura y necesaria migración

documental, que sobrevendrá a medio plazo

Si los documentos electrónicos no se confeccionan en formatos y soportes que mantengan una

homogeneidad, al menos por serie documental, difícilmente podrá garantizarse una

migración correcta.

Normalización de formatos y soportes

Normalización de formatos y soportes

El gestor de la documentación tendrá que tener claro: el formato electrónico que se establecerá para todos los documentos de un mismo procedimiento,

qué usuarios elaboran dicho documento electrónico, quienes son los que deben tener acceso para su

consulta y quienes pueden requerir de estos documentos desde

un punto de vista cuantitativo y/o de control.

Normalización de formatos y soportesEl soporte.

Su correcta elección dotara a la organización de estabilidad, pero si la decisión es errónea las consecuencias pueden ser fatales. En este sentido, resultan trascendentes dos acciones endémicas a cualquier sistema de gestión de

documentación electrónica, las c o p i a s d e s e g u r i d a d y la m i g r a c i ó n d o c u m e n t a l .

Normalización de formatos y soportes

para trabajar con la interoperatibilidad necesaria, para que un sistema funcione, se

deben parametrizar los usuarios y los permisos, y se deben guardar todos estos documentos de

un modo seguro.

Normalización de formatos y soportes

para garantizar esta seguridad tenemos dos posibilidades, ambas son necesarias, no solo

complementarias: las copias de seguridad y la migración documental, de soportes y de

formatos. Es muy recomendable, que las copias de

seguridad se realicen en un espacio virtual fuera de las instalaciones de la organización.

La migración debe realizarse cuando se empiece a percibir cierta obsolescencia, no debería migrar a

una tecnología o soporte novedoso, sino que a uno que tuviera aceptación en el mercado y contrastada

fiabilidad. La elección del soporte es especialmente

complicada. Cabe plantearse criterios de perdurabilidad,

fiabilidad, usabilidad y compatibilidad.

Los procesos de copia deben realizarse automáticamente en horarios nocturnos y

comprobar diariamente que se han generado los ficheros adecuadamente.

Normalización de formatos y soportes

Cuando los documentos a conservar son los documentos de los actos administrativos de los

ciudadanos, de la Administración y de la Justicia, se debe prever todo un sistema de

procedimiento que pueda garantizar la pervivencia del patrimonio documental, tal y

como indica la Ley.

Las copias de seguridad de un sistema de información han de contemplar las bases de datos que permite que funcione, su

software, los documentos vinculados y sus estructuras de carpetas, la configuración de los parámetros de usuarios, acceso y seguridad.

Se debe programar un calendario o metodología que se cumple rigurosamente, incluso registro de las copias realizadas.

Para recuperar un fichero de una copia de seguridad será necesario contar con la aplicación adecuada para restaurarlo. Los sistemas

operativos como Windows cuentan con aplicaciones propias, pero también podemos encontrar programas específicos para gestionar

las copias de seguridad, como Veritas Netbackup 6.5.

Unidades de Conservación

cintas magnéticas de 4mm

disco duro externo con IP propia

RAID (Redundant Array of Independent Disks), conjunto

redundante de discos independientes

Planificación de un archivo de gestión de la documentación

nueva organización que carece de estructura y recursos tanto a nivel documental como informático.

Deberá:

- Implantar una aplicación que le permita integrar todas las áreas de gestión de la organización

- Desarrollar las estructuras documentales y sistemas de información sobre la base de la distribución departamental de los procedimientos y las funcionalidades del software elegido

- Redactar la metodología y establecer normas a emplear en cada uno de los procedimientos con indicación de donde serán

archivados.- Definir los criterios a seguir para la eliminación y/o migración

de documentos, así como de las copias de seguridad- Dar formación a los usuarios

Planificación de un archivo de gestión de la documentación

El sistema que gestiona los documentos son las bases de datos, tanto para la documentación

tradicional como la electrónica.Quizás sea Access una de las mas populares, ya que

es incorporada en los paquetes profesionales de Microsoft Office, para microempresas, pequeñas

incluso en algunas medianas empresas. Access tiene un grave inconveniente y es su

limitación al gestionar datos a partir de 2GB, entonces habrá que recurrir a otras db de mayor

capacidad.

ERP´s- SAP Business Suite:

- Paquete modular escalable a medida que crecen las necesidades de negocio.

- Incorpora un millar de procedimientos de negocios personalizables

- Potencia las buenas practicas empresariales.

- Integra módulos como: Gestión Financiera, Tesorería, Proyectos, Recursos Humanos, Gestión de Personal, Gestión de la Organización, Gestión de

Eventos, Reclutamiento, Desarrollo Personal, Planificación de costes del personal, Calculo de la nomina, Gestión del tiempo, Gestión del Talento,

Ventas y Distribución, Ejecución Logística, Gestión de Materiales, Gestión de Almacenes, Mantenimiento de Planta, Planificación de Producción, Gestión

de Calidad.

- Un inconveniente de SAP es su precio de adquisición y mantenimiento.

- Dispone de avanzadas utilidades para la digitalización masiva de documentos

ERP´sA la hora de seleccionar un ERP seria conveniente tener en

cuenta los siguientes criterios:- Opción de vincular los formularios de la interfaz a los documentos

procesados.- Un formulario debería gestionar los índices de los expedientes

electrónicos- Capacidad de generar consultas que permitan visualizar los procesos

de negocio documento a documento- Capacidad para incorporar en los campos los metadatos relacionados

con los documentos- Capacidad para gestionar disparadores que dinamicen la comunicación

entre los usuarios- Disponer de un sistema para todos los usuarios de validación

electrónica de la documentación generada.