ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES

DIANA CAROLINA HERRERAJAIME GIRALDONOHORA IPUZ

WILLIAM HIDALGO ZUÑIGAWILLIAM POVEDA MERCHAN

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA 2011

CONTENIDO

Que es un sistema de archivo electrónico de Imágenes.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

Criterios para la organización de un sistema de archivo y gestión de imágenes digitales.

¿QUE ES UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES?

Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management.

SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES

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En todo sistema de almacenamiento digital de imágenes cabe distinguir dos procesos fundamentales: el proceso de digitalización y almacenamiento y el proceso de recuperación.

SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES

El sistema de almacenamiento debe permitirnos acceder y recuperar con rapidez la información que buscamos. Cualquier sistema para ser válido deberá facilitarnos el acceso al 100% de la información almacenada.

CONCEPTO

Las imágenes digitales son fotos electrónicas compuestas por puntos o píxeles organizados en filas y columnas, los cuales pueden contener diferente cantidad de valores de información, generando distintas modalidades de imágenes, lo que técnicamente es entendido como profundidad de bits o modalidad de digitalización.

RESOLUCIÓN Técnicamente la resolución identifica el número de puntos (píxeles) que se

identifican en una unidad de medida, generalizada a pulgadas. Es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. La resolución es la medida de lo detallada y precisa que es una imagen. La escala de resolución depende del dispositivo que se mida. Las digitalizaciones se miden en píxeles por pulgada –ppi– mientras que las tramas pueden medirse en líneas por pulgada (lpi), siendo claro que en todos los casos cuanto mayor sea la resolución, más detallada y definida será la imagen.

COMPRESIÓN

La compresión se utiliza para reducir el tamaño del fichero de imagen para su almacenamiento, procesamiento y transmisión. El tamaño del archivo para imágenes digitales puede ser muy grande, complicando las capacidades informáticas y de redes de muchos sistemas. Todas las técnicas de compresión abrevian la cadena de código binario en una imagen sin comprimir, a una forma de abreviatura matemática, basada en complejos algoritmos.

CALIDAD La calidad de la imagen conjuga un amplio número de

variables, porque se trata no solo de las características de la captura, partiendo de las condiciones del original, sino del dispositivo de salida que se tenga previsto para la imagen.

Las políticas normales han limitado el tamaño de los ficheros reduciendo la resolución, la profundidad de bits y haciendo uso de la compresión. El objetivo es aumentar la velocidad de entrega, sin comprometer demasiado la calidad de la imagen.

MODALIDADCuando se captura una imagen, esta puede ser configurada en blanco y

negro, escala de grises o color. La diferencia entre estos tipos de datos sebasa en el número de bits asociados a cada punto de la imagen.

Una imagenen blanco y negro, comúnmente llamada bitonal, es aquella que serepresenta por píxeles –o puntos– formados por un bit que puede

representar dos tonos (blanco o negro).

Una imagen en color se representa por una profundidad de bit de 8 a 24 lo que permite obtener hasta 16,7 millones de colores asociados a un píxel,

resultantes de elevar 2 a la 24. La modalidad de color se especifica por canales (rojo, verde y azul) a los que se aparea una posibilidad de 8 bits

por cada color.

FORMATO DE ARCHIVO Los formatos de archivo de imagen se relacionan más que

con los bits que forman la imagen, con la información del encabezamiento acerca de cómo leer e interpretar un fichero.

Los formatos de archivo cambian en términos de resolución, profundidad de bits, capacidad de color y soporte para compresión y metadatos.

Los formatos de ficheros de imagen se identifican para establecer atributos propios que soportan diferentes potencialidades de las imágenes en sí mismas.

FORMATOS DE ARCHIVOS DE IMÁGENES

La elección del formato (o formatos) gráfico a utilizar en la digitalización de documentos determinará en gran medida sus posibles aplicaciones, y por tanto, la explotación y/o gestión del sistema documental. Cada formato gráfico tiene sus características y peculiaridades, y en sentido general, ninguno es mejor que otro, ya que todo depende de la finalidad y uso que se pretenda.

TIPOS FORMATOSARCHIVOS DE IMAGENES

Los mas usados en la actualidad son:

TIFF – Tagged Image File Format: TIFF es un formato popular para imágenes de color verdadero y es ampliamente soportado por las aplicaciones de manipulación de imágenes (como Photoshop, GIMP, Ulead PhotoImpact, Photo-Paint, Paint Shop Pro, entre otras), y por otros tipos de aplicaciones, e incluso por cámaras digitales.

TIPOS DE FORMATOS ARCHIVOS DE IMÁGENES

GIF (Graphics Interchange Format): s un formato grafico utilizado ampliamente en la Work Wide Web, tanto para imágenes como para animaciones.

JPEG (Joint Photographic Expert Group): comprime el tamaño de los archivos descartando selectivamente los datos.

JFIF TPEG (File Interchange Format): se usa para almacenar y transmitir fotos en la web, pero este formato no conviene mucho a diagramas que incluyen textos, líneas e iconos gráficos.

TIPOS DE FORMATOSARCHIVOS DE IMÁGENES

PhotoCD: es un sistema introducido por Kodak para la digitalización y el almacenamiento de negativos en blanco y negro o color o transparencias en discos compactos de su ordenador puede leer. Cada disco puede contener cerca de 100 imágenes de alta calidad.

PNG – (Portable Network Graphics): es un formato de archivos de gráficos de mapa bits (una trama)

PDF – (Portable Document Format): formato de documento portátil) es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto).

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La gestión de documentos electrónicos de archivo es compleja y exige la correcta aplicación de una gran variedad de funciones.

Para colmar todas las necesidades se requiere de un software especializado, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos. En todos los casos, siempre tendrán que existir procedimientos y políticas que complementen la gestión de forma manual.

GESTIÓN DE ARCHIVO

Básicamente, podemos gestionar un archivo desde tres tipos de sistemas diferentes:

Sistemas basados en referencias a documentos físicos desde una base de datos relacional o documental (sistema tradicional).

Sistemas basados en referencias a facsímiles (imágenes) de documentos físicos desde una base de datos relacional o documental (archivo electrónico).

Sistemas basados en referencias a facsímiles (imágenes) de documentos físicos y ficheros de ordenador de todo tipo (texto, audio, video…) desde una base de datos relacional o documental (sistemas de gestión electrónica de documentos).

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

El proceso de digitalización tiene dos pasos:

1.Consideración legal del material a digitalizar: dependiendo de cada país, hay un tiempo transcurrido desde la creación a partir de la cual la obra pasa a ser de dominio publico.

2. Selección del material adecuado teniendo en cuenta:- Estado del material- Tamaño- Disponibilidad de información descriptiva y de navegación

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Resistencia del soporte digital es acorde al uso previsto.

Disponibilidad de infraestructura tecnológica y recursos financieros.

Valor o interés del material justifica su digitalización.

Lugar de almacenamiento en tamaño y calidad.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Los factores que afectan la calidad de una imagen digital son: - Calidad del original- Calidad de la reproducción fotográfica intermedia, si existiera.- Medio de digitalización y parámetros de conversión.- Procesamiento de imagen y algoritmos de comprensión.- Reformateo, remuestreo o redimensionamiento de la imagen.- Entorno o de visualización.- Computador y software del usuario.- Calidad y configuración del monitor e impresora del usuario.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓNPara definir que es aceptable y que no, deberá tenerse en cuenta el objetivo final del producto:

Eliminación de degradaciones, se requiere de software de tratamiento de imágenes digitales.

Representación fiel del original, digitalizaciones de alta resolución y tono continuo.

Documento digital a disposición del publico, no se requiere tanta calidad.

Documento para internet, menos calidad.

Miniaturas: son muy pequeñas representaciones al solo efecto de reconocerlas.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOSPara el proceso de digitalización se requiere de una clasificación para realizar un

proceso adecuado:

- Materiales de audio.- Materiales de video.- Materiales impresos : - Texto impreso.- Imágenes o impreso a pluma, bitonal, color único sin gradación y fondo

contrapuesto como los planos.- Imágenes impresos media tinta, que son esquemas de líneas o puntos en un patrón

regular, como grabados.- Imágenes o impresos tono continuo, en escalas de grises o poli cromáticos; los

cambios producen en un degrade continuo suavemente.- Imágenes o impresos combinados que presentan dos o mas

categorías( documentos o libro con texto e imágenes.

PRESENTACIÓN DE LAS IMÁGENES La digitalización deberá encontrar un punto intermedio entre el servicio de

imágenes digitales a través de monitores y la copia impresa de los documentos digitalizados.

Las necesidades de los usuarios podrán requerir de posibilidades de consulta en línea, descargue de imágenes, impresión de documentos, etc., y el sistema digital de imágenes ha de prever la satisfacción de estos requerimientos con en establecimiento de características técnicas aplicadas al proceso.

Modalidad de captura (color, escala de gris, bitonal), tamaños de ficheros, calidad de las imágenes, formatos de grabación, escala aplicada, entre otros, son aspectos que requieren de evaluación, aunado a las especificaciones disponibles por el usuario en relación con alcances técnicos del computador, la velocidad de acceso, capacidades del navegador web y disponibilidad y características del visualizador.

DISPOSITIVOS: COMPONENTES DE UN SISTEMA DE

DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES- Computadores ( conectados en red, preferentemente).- Dispositivos de adquisición de imágenes.- Software de tratamiento, formateo y comprensión de

imágenes.- Dispositivos de almacenamiento.- Dispositivos de visualización e impresión.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

En este proceso se sistematiza la información del conjunto con la finalidad de facilitar la comprensión del fondo o colección y la recuperación de la información contenida. La descripción debe darse del nivel más general al más específico. En la guía la unidad de descripción es el conjunto, en el inventario la serie documental y en el catálogo la unidad documental (que en el caso de fotografías puede ser la fotografía individual o el reportaje).

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

La conservación de la imagen digital. La idea de conservación de imágenes digitales está más asociada a la idea de custodia de ficheros electrónicos. Actualmente las posibilidades de almacenamiento se centran principalmente en los CDs, DVDs y HDs. Recuperación: A las imágenes se asocia una base de datos relacional estándar que nos permitirá recuperar la imagen del documento. Esto supone no tener los textos accesibles para ninguna otra aplicación, tales como un procesador de textos o un editor.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

El tratamiento automatizado de los instrumentos referenciales y de control ha aumentado

vertiginosamente el potencial informativo con respecto a las antiguas fichas en papel. Al mismo

tiempo ha modificado ciertas prácticas en el tratamiento documental, como es el caso de la indexación,

que suponen nuevos retos para los gestores de documentación.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación

Recuperación

Los sistemas de recuperación de información visual están relacionados con almacenamiento eficiente y recuperación de registros. En general, son útiles solamente si pueden recuperar coincidencias aceptables en tiempo real. Adicional a palabras clave asignadas por un humano, los sistemas RI pueden usar el contenido visual de las imágenes como índices (color, textura y forma). Recientemente, varios sistemas combinan atributos heterogéneos.

CRITERIOSAlmacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos

pagar para almacenarlos?

Recuperación¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?

Clasificación¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?

Seguridad¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?

Custodia¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?

CRITERIOS

Distribución¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?

Workflow¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?

Creación¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?

Autenticación

¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?

CONCLUSIONES El proceso de digitalización de imágenes suministra a las

organizaciones en general, y a los archivos en particular, un medio poderoso de gestionar la información impresa a través del tratamiento de la documentación vía imagen. La digitalización de documentos impresos de todo tipo (expedientes, cartas, informes, facturas, albaranes, libros, fotografías…) y su posible, rápida y (relativamente) fácil recuperación a través de sistemas de archivo electrónico, implican enormes ventajas competitivas en todo tipo de organizaciones: mayor acceso y movilidad a los documentos, seguridad y control de los documentos, ahorro de espacio físico y de fotocopias.

BIBLIOGRAFÍAhttp://clio.rediris.es/articulos/bibliotecasvirtuales/biblio_virtual.htm

http://es.wikipedia.org/wiki/Graphics_Interchange_Format

http://www.digitalfotored.com/glosario/jpeg.htm

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http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

Casanovas, Inés. Gestión de documentos Electrónicos.--1ed.– Buenos Aires :Alfagrama, 2008. 256p.