herramientas de análisis organizacional interno y externo
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Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Bolivariana
Unidad Curricular: Gerencia Estratégica y Transformación
TEMA Nº 02
Reconocer las herramientas de análisis organizacional
que permiten establecer planes de cambio
Caracas, Octubre 2015
PonentesMireya Taquiva.Eudo Romero.
Anggy Rodríguez.
FacilitadoraDra. María Del Mar Padrón
Agenda Aspectos a Desarrollar
• El análisis interno de las Instituciones / Organizaciones.Análisis Logístico y Cadena de Valor. La cadena de Valoren la Instituciones Públicas. Los Factores Críticos delÉxito. Indicadores Financieros. Modelo de las 7s deMCkinsey. La Cultura organizacional. Uso de matrices(DOFA, EFI). Otras herramientas: Diagramas de Flujo.Representaciones Gráficas. Pareto. El análisis externode las Instituciones / Organizaciones. Vías deaproximación al futuro. Proyecciones vs. Planificaciónde Escenarios. Dimensiones Claves del escenario.Análisis de la Industria / Instituciones.
ANÁLISIS INTERNO DE LAS INSTITUCIONES / ORGANIZACIONES
EvaluaciónFinanzas
La administración estratégica (Grant, 1995), supone un proceso diagnóstico interno y externo
La prospectiva persigue ante todo la
construcción del futuro la cual se
logra por medio de la estrategia
Sun Tzu Alfred D. Chandler Igor Ansoff
“La clave de la estrategia esreconocer que si una compañíaestá funcionando, entonces esparte del ambiente”….. “cuandoun administrador entiende elambiente y reconoce que elAMBIENTE ESTÁ EN CONSTANTECAMBIO, entonces puede tomarlas DECISIONES CORRECTASliderando las organizaciones haciael futuro”.
Michael Porter
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL & PLANES DE CAMBIO
ANÁLISIS INTERNO DE LAS INSTITUCIONES / ORGANIZACIONES
INTEGRACIÓN Se rompe con lo convencional – Se proyectan nuevas Ideas
En 1994, Henry Mintzberg “La elaboración efectiva de estrategias conecta el hacer al pensar, lo que en turno vincula la instrumentación a la formulación. Pensamos para
actuar, para estar seguros, pero también actuamos para pensar”.
KENICHI OHMAE
Lluvia de Ideas Proceso de Abstracción
La dimensión de la Distancia
Distancia Elevada Distancia Baja
Hofstede
ANÁLISIS INTERNO DE LAS INSTITUCIONES / ORGANIZACIONES
LA MENTE DEL ESTRATEGA. EL TRIUNFO DE LOS JAPONESES EN EL MUNDO DE LOS NEGOCIOS
COMO USAR EL PENSAMIENTO SOBRE EL FUTURO
FUTURO
• Aceleración del cambio
• Aumento de la incertidumbre
• El futuro no está escrito en ninguna
parte.• El futuro es la razón de ser del presente.
Estado del arte
Factores de Cambio
Variables estratégicas
Escenarios
Presente Futuro
Presente Conocerlo
ProspectivaConstruir Futuro
¿Dónde estamos hoy?
¿A dónde queremos llegar?
¿Cómo llegar allá?
Predecir y Pronosticar
Cambiarlo y Manipularlo
PASADO
“Denme un punto de apoyo
y levantaré el mundo"
Arquímedes
Análisis Interno de la Organización
Evaluación
Posición Actual
Perspectivas
Mercado
OperacionesFinanzas
Utilizar la Información para la Planificación Estratégica
La gestión de los materiales: flujos,primas y componentes. Operacionesde fabricación hasta el envase delproducto terminado.
La gestión de distribución: encargadadel embalaje, el control de losinventarios de los productos terminados,almacenamiento y transporte hasta laentrega del producto o del servicio alcliente.
Centro Español de Logística (1993)
Estudio Norton (1996)
Permite describir el desarrollo de las
actividades de una organización empresarial
generando valor al Cliente final
ANÁLISIS LOGÍSTICO Y CADENA DE VALOR
CADENA DE VALOR
LA CREACIÓN DE VALOR
COMPARTIDO
Michael Porter
RED DE DISTRIBUCIÓN Y DE LAS INSTALACIONES
ANÁLISIS LOGÍSTICO
Modelo
Las 5 Fuerzas
Herramientas
de análisis
organizacional
Michael Porter (1980)
Fuente: La necesidad de estándares en Logística y Supply Chain Management.Por el Ing. Ignacio Sánchez Chiappe, director general Instituto de Estudios para la Excelencia Competitiva.
La necesidad de estándares en Logística y Supply Chain Management. Por el Ing. Ignacio Sánchez Chiappe, director general IEEC.
LA CADENA DE VALOR EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS
Sati
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es
Territorios inteligentes Autor
Jean-Christophe Fromantin
Principios y Aplicaciones de la Inteligencia Económica de
Alain Juillet
Dror YehezkelGobernar con Inteligencia
Mejores Prácticas
LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Teoría de los Recursos y Capacidades
Barney & Penrose …. Empresas diferentes entre si – Fortalezas – Amenazas – No sustituibles
EL NÚCLEO DEL NEGOCIO
Gestión Basada en el Conocimiento Penrose (1959) Conner (1991)
Aprendizaje Organizativo
Nonaka y Takeuchi
ESTRATEGIA ACTUAL
ANALIZAR LAS MEJORES PRACTICAS DE LAS INDUSTRIAS1500 Años China - Dantotuza Japón - 1979 XEROX NorteamericaLa competencia vendía al precio que a ellos les costaba producirlas
CONOCE A TU ENEMIGO Y CONÓCETE A TI MISMO
INDICADORES FINANCIEROS
Modelo de las 7s de MCkinsey. La Cultura organizacional. Uso de matrices (DOFA, EFI).
Otras herramientas: Diagramas de Flujo. Representaciones Gráficas. Pareto.
El clima organizacional se refiere al conjunto de características del
ambiente de trabajo percibidas por los empleados y asumidas como
factor principal de influencia en su comportamiento.
Fuente: Marchant, L. (2007)
DEFINICION :• Es la percepción o interpretación que
los colaboradores tienen de lasestructuras y procesos que ocurren enrealidad interna de aspectos delambiente y del trabajo en unaorganización
• Las personas dan significado a esarealidad, desde su propio punto devista (repercusiones laborales)
Clima= Organización
Estado de salud= Individuo
Fuente: López, R. y otros(2000)
Es una resultante de lainteracción humana en losprocesos productivos de laorganización
Mantener un buen Clima Organizacional ...
...ES RESPONSABILIDAD DE TODOS
Por lo tanto, las acciones para mantener omejorar son acordadas entre los Jefes y suscolaboradores
Fuente: López, R. y otros(2000)
Estas variables son percibidas por el individuo y determinan su formade actuar con la organización, generando el clima organizacional
• Condiciones físicas del lugar
• Dirección (liderazgo)
• Reconocimiento
• Compromiso
• Capacitación
• Políticas y valores
Fuente: López, R. y otros(2000)
¿Que es?
Es una lista de verificación
para implementar con éxito
las Estrategias de una
Empresa
Fuente: Peters, T y Watermann, R. (2008)
McKinsey & Company, Inc. es una consultoraestratégica global que se focaliza en resolverproblemas concernientes a la administraciónestratégica. McKinsey trabaja prestando susservicios a las mayores empresas de negocios delmundo, gobiernos e instituciones.
1980
Tom Peters y Robert Waterman
Fuente: Enciclopedia Wikipedia (2015) Documento en línea
Estructura
Forma en que laorganización seconforma; como serelacionan susdiferentes partesentre si
Estrategia
Es el camino que laorganización haelegido para sucrecimiento futuro
Sistemas
Procedimientos yprocesos necesarios paradesarrollar la estrategia.Es decir son todos losprocedimientos formalese informales quepermiten que funcioneuna organización
Valores Compartidos
Son los valores quecomparten todos losmiembros de laempresa uniendo a laorganización en ellogro de objetivoscomunes
Fuente: Peters, T y Watermann, R. (2008)
Habilidades
Las diversascapacidades de laspersonas quetrabajan para laorganización
Estilo
La forma en que losempleados de laorganización sepresentan a simismos ante elmundo exterior, losproveedores y losclientes
Recurso Humano
El Recursohumanomiembro de laorganización
Fuente: Peters, T y Watermann, R. (2008)
¿Cuál es nuestra estrategia?¿Cómo esperamos cumplir nuestros objetivos?¿Cómo hacemos para lidiar con la presión competitiva?¿Cómo son manejados los cambios en la demanda de los clientes?¿Cómo se ajusta la estrategia para ajustarse a los problemas del entorno?
¿Cómo está dividida la compañía/equipo?¿Cuál es la jerarquía?¿Cómo coordinan las actividades los diferentes departamentos?¿Cómo se auto alinean y auto organización los miembros de los equipos?¿Es el control y la toma de decisiones centralizadas o descentralizadas?¿Es asícomo debería de ser?¿Dónde están las líneas de comunicación? ¿Explícito o implícito?
¿Qué tan participativo es el estilo de administración/liderazgo?¿Qué tan efectivo es ese liderazgo?¿Suelen ser los empleados/miembros de equipo competitivos o cooperativos?¿Hay equipos verdaderos trabajando dentro de la compañía o son solo gruposnominales?
¿Cuáles son los sistemas principales que administran la organización?¿Dónde están los controles y cómo son monitoreados y evaluados?¿Cuáles procesos y reglas internas utiliza el equipo para mantenerlas al margen?
¿Cuáles son los valores centrales?¿Cuál es la cultura organizacional/equipo?¿Qué tan fuertes son los valores?
¿Qué tan participativo es el estilo de administración/liderazgo?¿Qué tan efectivo es ese liderazgo?¿Suelen ser los empleados/miembros de equipo competitivos o cooperativos?¿Hay equipos verdaderos trabajando dentro de la compañía o son solo grupos nominales?
¿Cuáles son las mejores habilidades representadas en la compañía/equipo?¿Hay algún hueco en las habilidades?¿Por qué es conocido el equipo por hacer bien?¿Tienen los empleados/miembros de equipo actuales la capacidad de hacer el trabajo?¿Cómo son evaluadas y monitoreadas las habilidades?
Valores Compartidos
Estrategia Estructura Sistemas Estilo Personal Habilidades
Valores Compartidos
Estrategia
Estructura
Sistemas
Estilo
Personal
Habilidades
Fuente: La estructura de las 7 s de McKinsey. Artículo en línea. (2015)
Fuente: Ponce, C. (S.F.)
¿Que es?
El análisis DOFA es una herramienta que se aplica para el estudio de la situación competitiva de una empresa y la toma de decisiones en su mercado, y de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades (Oportunidades de Mejora) y Amenazas.
Fuente: Ponce, C. (S.F.)
Learned, Christensen, Andrews y Guth,
1965
Sus autores fueron Learned, Christensen, Andrews y Guth, en "Business policy, Text and cases” se convirtió en una herramienta fundamental para Consultores e Investigadores, ya que de una forma sencilla y práctica, se pueden visualizar en un solo diagrama, las debilidades y fortalezas internas de la empresa de forma segmentada, y el entorno de la misma.
Debilidades (D) (Oportunidades demejora)•No hay Planeación•No hay mantenimiento de equipo•No hay prestaciones mas que las de laley•Bajo nivel de estudios de mercado•Bajo nivel de Ventas
Fortalezas•Buen nivel de directivos•Buen desempeño de lo sistemas deinformación•Personal competitivo•Buena capacitación•Tarifas bajas
Oportunidades (O)•Tendencia al crecimiento•Demanda de sus serviciospara pequeñas empresas
Estrategias (DO)•Realizar investigaciones de mercado parasaber a que empresas se les puedebrindar un servicio•Aprovechar los medios publicitarios paraatraer nuevos clientes con el fin deincrementar las ventas
Estrategias (FO)•Conservar el buen desempeño dela empresa para aumentar sudemanda•Aprovechar la competitividad delpersonal para adquirir mayorprestigio
Amenazas (A)•Competencia•Desempleo•Poco crecimiento en laeconomía
Estrategias (DA)•Realizar visitas a diferentes empresaspara informar acerca de sus servicios•Realizar con los directivos juntascontinuas para elaborar planes para elcrecimiento de la empresa
Estrategias (FA)Mejorar la calidad de los serviciosdesarrollando un programa decapacitación
Fuente: Ponce, C. (S.F.)
El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del algoritmo o proceso.
Frank Gilbreth
1921
"Proceso de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo".
Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME)
Fuente: Proceso de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo. [Documento en línea]
Fuente: Defensa Pública
El análisis externo de las Instituciones / Organizaciones. Vías de aproximación al futuro. Proyecciones vs. Planificación de
Escenarios. Dimensiones Claves del escenario. Análisis de la Industria / Instituciones.
Análisis de Externo de las
Organizaciones
¿Por qué el Entorno es importante?, ¿Cómo afecta el entorno el desempeño de las
empresas?
Herramientas de Análisis Organizacional que permiten establecer Planes de Cambios
Contenido
1. Análisis Externo de las Organizaciones
2. Vías de Aproximación al Futuro
3. Proyecciones Vs Planificación de Escenarios
4. Dimensiones Claves de Escenarios
5. Análisis de la industria e Instituciones
Análisis Externo de las Organizaciones
Herramientas de Análisis Organizacional que permiten establecer Planes de Cambios
Análisis Externo de las Organizaciones
(Mintzberg. 1979). Considera elanálisis externo, “Todo aquelloque es ajeno a la empresa uorganización”.
Francés A. (2006). “el Análisis Externo deuna organización, puede incluir en unperiodo considerado, evaluación dediferentes ámbitos: económico, social,cultural, demográfico, geográfico, político,gubernamental, tecnológico ycompetitivo, con el objeto de identificarlas “Oportunidades y Amenazas”.
Análisis Externo de las Organizaciones
Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes para las empresas.
Se debe incluir el ENTORNO SECTORIAL: referido a los actores con los cuales interactúa la empresa en su sector: Clientes, Competidores, Proveedores y Reguladores.
Fuerzas que influyen Organizaciones
Fuerzas Indirectas
Factores económicos
Factores socioculturales
Factores tecnológicos
Factores políticos /
legales
Factores medioambient
ales
Factores internacionales
Fuerzas Directas
Clientes
Proveedores
Competidores
Recurso Humano
Son factores, que pueden estar mas allá del control y propiciar cambios y/o
transformaciones significativas en la organización.
Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes para las empresas.
Variables Claves para el estudio del Entorno
Ámbito Político Económico Tecnológico Social
Espacios Geográficos
Global Continental Regional Nacional Local
Incertidumbre Baja Media Alta Muy Alta
Turbulencias del Entorno
RepetitivoEn
Expansión
Cambiante Discontinuo Sorpresivo
Herramientas de Análisis
Análisis de Eventos,
Análisis Proyectivo
Escenarios Incrementales
Análisis de Industria
Análisis de Competidores
EscenariosAlternos
EscenariosSituacionales
Análisis de Tendencias
EscenariosMorfológicos
Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes paralas empresas.p61.
Tipología del Entorno
Niveles de Turbulencia del Entorno (Ansoff.1984):
1) Nivel Estable : Entornos estables y sencillo
2) Nivel Reactivo: Entornos estables y favorables
3) Nivel Anticipador: Entorno cambiante y desfavorable
4) Nivel Explorador: Entorno complejo y dinámico
1) Nivel Creativo: Entorno complejo, dinámico y hostil
Análisis Externo de las Organizaciones
Análisis Externo de las Organizaciones
Tipología del Entorno
Tipos de Entorno (Frances.A.2006):
1) Entornos Repetitivos : No experimenta cambios
significativos, es poco frecuente en la actualidad.
2) Entornos Expansivos : cambios significativos cuantitativos,
pero no cualitativos importantes.
3) Entornos Cambiantes. Cambios Cualitativos significantes,
pero predecibles .
4) Entorno Discontinuos. Supone la ocurrencia de situaciones
nuevas, para las cuales pueden existir precedentes en otros
países.
5) Entorno Sorpresivo. Experimentan cambios que no tienen
precedentes conocidos.
Pre
dic
cio
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visi
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(Pre
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te)
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nó
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Vías de Aproximación al Futuro
Proferencia(basada en el
pasado)
Prospectiva(Futuro)
Miklos, T y Tello, M. (2007). Interpretanlos <Estudios del Futuro> como unhorizonte susceptible de ser diseñado,construido, de manera creativa,orientada a explorar el porvenir.
Vías de Aproximación al Futuro diversos conceptos:
Fuente: Miklos T, Tello M. (2007). La Planeación Prospectiva. Una estrategia para el diseño del futuro P41.
Proyecciones Vs Planificación de EscenariosProyecciones Planificación
Información sobre la trayectoria deun evento, con alternativasdeseables ó indeseables.
Medio para representar unarealidad futura, para la toma deacción, ante futuros posibles.
Da imagen del futuro asumiendo lacontinuación del patrón históricode las Tendencias .
El objetivo es integrar el análisis detendencias, eventos y situacionesdeseables, con visión de futuro.
Ayuda para la crítica del presente,ya que amplifica lascontradiccionesque existen.
El desarrollo de escenarios permiteconcentrar la atención en unaperspectiva a largo plazo, sobreaquellas posibilidades con análisisdel futuro.
Utiliza técnicas cuantitativas , con base a serie de valores, reglas, derivan estimaciones futuras.
Los escenarios debieran serintegrales, relevantes, creíbles,útiles y comprensibles.
Fuente: Miklos, T , Tello M. (2007). La Planeación Prospectiva. P41.
Dimensiones Claves de Escenarios
“Los escenarios son descripciones narrativas del futuro, cuyo foco prestaespecial atención sobre los procesos causales y los puntos para la tomade decisiones” (Kahn 1967).
Focalizar de estudio desde el principio, Campo, Temática.
Claridad del Direccionamiento, Propósito Ámbito de desenvolvimiento de las variables:
Tecnologías, Sociedad, Comunidad, Políticas, Economía.
Análisis de Impacto de las tendencias, Pronósticos
Determinar asuntos críticos de la organización. Capacidades, Competencias
“los escenarios son creíbles, si ellos adhieren unaprogresión lógica de tendencias, eventos, consecuencias aun tiempo predeterminado en el futuro”. (Taylor 1993)
Análisis de la Industria
Herramienta de Análisis: Cinco (5) Fuerzas de Porter :
IMPACTO +,- de: *Variables: Economicas, Politicas, Sociales.*Efectos sobre el mercado de insumos, demandas, para determinar Oportunidades y Amenazas.
Fuente: Francés A. (2006). Estrategia y Planes para las empresas.p61.
ConclusionesEl Análisis Organizacional
Constituye herramienta valiosa para determinar elimpacto positivo ó negativo que puedenexperimentar las organizaciones/instituciones…..
….por efecto de factores y/o fuerzas internas,externas, lo que puede motivar a la generación deprocesos de cambios y/o transformaciones…..
………apuntalado con acciones estratégicas quepermitan la construcción de posicionesfuturibles, posibles, probables con mejoresniveles de desempeños competitivos, según lanaturaleza de sus operaciones.
Mis Referencias Bibliográficas
FRANCÉS, Antonio. (2006). Estrategia y Planes para la Empresa con elCuadro de Mando Integral. PEARSON Prentice Hall. México.
Miklos, T, Tello M. La Planeación Prospectiva. Una estrategia para eldiseño del futuro. Editorial Limusa. México.
Mintzbert,H.(1979). The Estructuring Organizations. Prentice Hall.Canada.
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