ecm (diego ortega)

Enterprise Content ManagementGestionando el caos de información

¿Le suena familiar?Procesar transacciones después de enviar varios

correos electrónicos entre distintas dependencias, con documentos adjuntos. Esto con una gran cantidad de correos enviados y recibidos, copiando en ocasiones a personas que no deberían recibir dichos correos.

Imprimir los correos electrónicos y documentos adjuntos para guardar constancia o posterior búsqueda, firmarlos, escanearlos de nuevo y enviar al siguiente responsible

No encontrar la cadena de correos relacionados a una transacción comercial

Mejora de procesos

Beneficios de BPMEjecución de actividades más eficientemente;

producir el mismo resultado con menos recursos como tiempo, dinero, bienes y mano de obra

Crear mayor agilidad del negocio; responder mejor a las cambiantes condiciones del mercado

Producir suficiente visibilidad; crear registros de auditoría a través de una cadena de actividades, satisfaciendo distintos requisitos de cumplimiento y normas

EficienciaEntrega de procesos integrados que alcanzan a

funcionalidades de TI distribuidas y también a los trabajadores

Incremento en nivel de automatización de ejecución de las transacciones debido a la sistematización de las actividades del proceso:Reduce el tiempo de ejecuciónOfrece mayor capacidad de volúmen transaccionalReduce errores humanos

Agilidad Responder rápidamente ante los cambios previstos y no

previstos en la ejecución del negocio

Modificar rápidamente los procesos existentes en función de lo que sea necesario según los imperativos del cambio

Reutilización de subprocesos o servicios puede reducir el tiempo de respuesta

Uso de reglas de negocio externalizadas y desplegables en caliente que pueden alterar algunos aspectos de la ejecución del proceso

Incorporar cambios en el proceso por los analistas de negocio, sin requerir de largos y costosos proyectos de desarrollo de TI

Visibilidad Monitoreo a alto nivel para obtener datos de salud general

acerca de las operaciones relacionadas con el proceso: Número de transacciones en proceso Número de transacciones finalizadas Rangos de tiempo de finalización Porcentajes de incumplimiento de niveles aceptados

Seguimiento a parámetros de desempeño asociados con actividades específicas

Una vez se vuelvan rastreables todas las actividades de una transacción basada en procesos será más fácil: Crear rastros de auditoría Generar alertas para toma de decisiones

¿Pero qué es ECM?Algunas veces confundido con Document Management o

Capture and Scanning

AIIM lo define como: … las estrategias, herramientas y métodos utilizados para

capturar, gestionar, almacenar, conservar y enviar contenido y documentos relacionados a procesos organizacionales.

Para simplificarlo, básicamente significa que ECM … abarca la tecnología que ayuda a convertir los

documentos en papel y contenido de negocios a formas digitales y las almacena para que sean fácilmente recuperados por las personas que las requieran para iniciar o completar un proceso de negocio.

Software ECM Solución que ayuda a las organizaciones en:

Capturar y digitalizar cualquier tipo de documento Fácilmente accesar el contenido desde cualquier lugar Almacenar de forma segura, retener y controlar el acceso Integrar documentos con sus sistemas de información

Mejorar los procesos Por medio de sus poderosas herramientas de flujos de trabajo que

elimina los cuellos de botella y tiempos muertos Automatiza pasos predecibles y repetitivos Coordina la ejecución ordenada de los procesos por medio de reglas

de negocio y procedimientos pre-definidos Fomenta colaboración de trabajo desde ubicaciones remotas y

usuarios móviles Medir y monitorear los procesos

Adicionalmente Reducir costos

De impresión, envío y almacenamiento de documentos ya que estos serán electrónicos

Mejora productividad al accesar el contenido de forma inmediata desde cualquier lugar

Mejora servicio al cliente Tiempo en buscar documentos físicos desde multiples localidades y su

posterior envío Herramienta para hacer solicitudes electrónicas Provee visibilidad en tiempo real de estado de requerimientos

Reduce el riesgo Aplicación simple de políticas de seguridad de información Permite continuidad de operaciones al proveer acceso a documentos

clasificados como críticos Automatiza requerimientos de retención y destrucción de documentos

Capture Procese Acceda Integre Mida Almacene

Captura

Enviar a la gente correcta

Automatizar decisiones predecibles

Revisar & firmar electronicamente

Generar documentos & distribuirlos

Procesos Estructurados

Revolucione sus procesos

Búsqueda Avanzada

Agregar notas

Colabore

Agende tareas & recordatorios

Informaciónno estructurada

Revolucione sus procesos

Fácil acceso al contenido, desde cualquier lugar

Aplicaciones Empresariales Aplicaciones de Industria

Herramientas de Productividad

Intercambio de DataIntercambi

o de Data

Monitoreo del proceso y desempeño

Reportes de tiempos, volúmen de procesos, trámites en proceso, aprobaciones y rechazos

Almacenamiento

Es un commodity si solo ofrecemos esto

Capture ProcessAccess Integrate MeasureStore

Esta funcionalidad no debería ser opcional

Soluciones Por industria

Servicios financieros Gobierno Salud Educación Seguros Producción

Por departamento Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Recursos Humanos Compras Cierre financiero

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