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Manual de Capacitación Cuentas por Pagar (AP)

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MANUAL DE CAPACITACIÓN Contabilidad General (GL)

Autor: ERP Soluciones

Fecha de Creación: Sep, 2006

Versión: 1

Manual de Capacitación Contabilidad General (GL)

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Presentación Al terminar el curso, el usuario será capaz de:

• Entender el concepto de la Contabilidad General (GL) en el ambiente de las aplicaciones de Oracle.

• Identificar los pasos requeridos para completar el ciclo contable utilizando el

módulo de Contabilidad General de Oracle.

• Conocerá los procesos de captura de información de Oracle.

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Acceso al Sistema Oracle Finance

1. Abra una sesión de Internet. Ingrese la dirección de Internet del sitio de Oracle.

2. Haga clic en Apps Logon Links.

3. Haga clic en E-Business Home Page.

4. Regístrese en la aplicación de Oracle.

a. Seleccione el idioma (español o inglés) en que desea ver la aplicación. b. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña en los campos

correspondientes.

Nota: como regla general el nombre de usuario es determinado por la primera letra del nombre del usuario, seguida del apellido. Ejemplo: el usuario Nadia Domínguez tendrá el nombre del usuario: Ndominguez.

c. Presione el botón Conexión para registrarse.

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4. Seleccione la responsabilidad en la que generará las transacciones: Super Usuario de Contabilidad General.

a. Haga doble clic en la opción Ingresar en el menú Asientos.

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INGRESO DE POLIZA EN PERIODO ABIERTO / CREACION DE POLIZA EN MONEDA NACIONAL, CONTABILIZACIÓN

1. Abra el menú Asientos y dé doble clic a la opción Ingresar.

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2. La pantalla Encontrar Asientos se abre. En esta pantalla usted puede hacer varias consultas. Haga clic en Nuevo Asiento para ingresar una nueva póliza.

3. Ingrese el nombre de la póliza. Nota: Si no se ingresa un nombre a la póliza, el sistema dará un nombre por

defecto.

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4. Seleccionar el periodo de contabilización y la categoría de la póliza. Nota: El tipo de saldo se da por defecto y es tipo “Real”.

a. El sistema mostrará en la lista de valores de periodo, los periodos abiertos y los futuros.

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b. El sistema mostrará la lista de valores de categorías disponibles.

5. Seleccionar la fecha efectiva de la póliza. Nota: El origen de la póliza de da por defecto y es “Manuales”.

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6. Seleccionar la moneda en que se ingresarán los datos. Nota: La moneda funcional del juego de libros FCEMEX es MXN. Seleccionar “MXN”, la fecha y el tipo de cambio los dará el sistema en automático.

Nota: La parte superior derecha de la póliza es el estado de la póliza. Lo da por defecto el sistema. Existen las siguientes opciones. Contabilización: No Contabilizado / Contabilizado Fondos: Requerido / En proceso / Pasado / Fallido

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OPCIONAL: 7. Seleccionar la fecha de referencia (es recomendable poner la fecha de

creación de la póliza). 8. Ingresar una descripción del contenido de la póliza. 9. Ingresar la referencia de la póliza. Ejemplo: Ajuste de provisiones de

nómina Enero 2006. 10. Ingresar monto de control.

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Nota: Cuando se ingresa una descripción a nivel cabecera, las descripciones de las líneas de la póliza se llenan en automático con la misma descripción.

11. Ingresar numeración secuencial en las líneas de la póliza. 12. Ingresar combinación contable. Puede ser por medio de la utilización de

“Alias” o manualmente.

a. Haga clic en el botón de búsqueda .

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b. Seleccionar el “Alias” deseado.

13. Ingresar monto de línea.

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14. Grabar póliza.

Nota: En el momento de grabar la póliza el sistema da un número de documento secuencial y único.

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15. Reservar fondos.

Nota: En este momento el estatus del estado de fondos cambia a “En proceso”.

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16. Haga clic en aceptar.

Nota:

• Cuando no hay fondos disponibles en las combinaciones que se ingresaron en la póliza, el estatus de los fondos termina en error.

• Si existen fondos disponibles cambia el estatus del estado de fondos a “Passed”.

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17. Haga clic en contabilizar.

Nota: En este momento el estatus del estado de la contabilización cambia.

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18. Haga clic en aceptar.

Nota:

• En estos momentos se genera un concurrente y cuando finaliza sin error alguno, el estatus de la contabilización cambia a “Contabilizado”.

• Si existiera algún error el estatus de la contabilización muestra el error.

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REVERSA PÓLIZA 1. Buscar la póliza que se desea reversar. 2. En el área de Reversión ingresar el periodo en que se desea generar la reversa de la póliza.

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3. Haga clic en Revertir.

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Nota: El estado de la póliza cambia a estatus “Reversado”.

Nota: Se genera una póliza de reversa con numeración única.

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CONTABILIZACION POLIZA DE REVERSA

1. Abra el menú Asientos y dé doble clic a la opción Contabilizar.

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2. Seleccionar el periodo en donde se encuentra la póliza que se desea contabilizar.

3. Seleccionar la o las pólizas que se desean contabilizar y hacer clic en Contabilizar.

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Nota: Se generará un concurrente de contabilización. Hacer clic en Aceptar.

INGRESO DE POLIZA EN PERIODO FUTURO

1. Abra el menú Asientos y dé doble clic a la opción Ingresar.

2. La pantalla Encontrar Asientos se abre. En esta pantalla usted puede hacer varias consultas. Haga clic en Nuevo Asiento para ingresar una nueva póliza.

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3. Ingrese el nombre de la póliza. Nota: Si no se ingresa un nombre a la póliza, el sistema dará un nombre por

defecto.

4. Seleccionar el periodo de contabilización (futuro). Nota: El sistema mostrará en la lista de valores de periodo, los periodos abiertos y los futuros.

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5. Seleccionar la fecha efectiva de la póliza.

6. Seleccionar una categoría de póliza de la lista de valores.

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OPCIONAL:

7. Seleccionar una fecha de referencia.

8. Ingresar una descripción de póliza.

Nota: Cuando se ingresa una descripción a nivel cabecera, las descripciones de las líneas de la póliza se llenan en automático con la misma descripción.

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9. Ingresar referencia de transacción.

10. Ingresar numeración secuencial en las líneas de la póliza.

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11. Ingresar combinación contable. Puede ser por medio de la utilización de “Alias” o manualmente.

a. Haga clic en el botón de búsqueda .

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12. Ingresar monto de línea.

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13. Grabar póliza.

Nota: En el momento de grabar la póliza el sistema da un número de documento secuencial y único.

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CONTABILIZACION POLIZA CON PERIODO FUTURO (Resultado esperado: No se puede contabilizar)

1. Abra el menú Asientos y dé doble clic a la opción Contabilizar.

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2. Seleccionar el periodo en donde se encuentra la póliza que se desea contabilizar.

3. Seleccionar la póliza para contabilización. Nota: Aparece la póliza en periodo futuro con color gris ya que no es posible contabilizarla.

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CONSOLIDACION DE PÓLIZA EN MONEDA NACIONAL, CONTABILIZACION Y NUMERACION

1. Cambiar a la responsabilidad de “FCE, Super Usuario de Consolidación”.

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2. Abra el menú Consolidación y dé doble clic a la opción Transferir Datos.

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3. La pantalla Transferir Datos Consolidación se abre.

a. Haga clic en el botón de búsqueda .

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4. Seleccionar “CONOSLIDACION MEX” y el periodo que se desea consolidar del juego de libros “FCEMEX”.

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5. Seleccionar el periodo en donde se quiere consolidar. Juego de libros “FCECONSOL”.

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6. Hacer clic en el botón Transferencia.

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CONSULTA DE PÓLIZA DE CONSOLIDACIÓN 1. Abra el menú Asientos y dé doble clic a la opción Ingresar.

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2. Se abre la pantalla Encontrar Asientos. Buscar la póliza de consolidación.

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Nota: Al momento de generarse las pólizas de consolidación, se generan con una numeración secuencial y única.

CONTABILIZACIÓN DE PÓLIZA DE CONSOLIDACIÓN.

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ACTUALIZACIÓN DE TIPO DE CAMBIO 1. Abra el menú Configuración Divisas Tipos de Cambio Diario.

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2. Seleccione la moneda MXN (Desde) y la moneda a la que se va a convertir USD (Hasta).

a. Haga clic en el botón de búsqueda .

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3. Seleccione la fecha de conversión.

4. Seleccione el tipo de conversión que se va a ingresar (Diario Oficial).

5. Ingrese el tipo de cambio en la parte “USD Hasta MXN”.

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6. Grabar cambios.

Nota: Al momento de grabar, el sistema en automático rellenará la parte “MXN Hasta USD”

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ACTUALIZACIÓN DE TIPO DE CAMBIO POR RANGO DE FECHAS

1. Abra el menú Configuración Divisas Tipos de Cambio Diario.

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2. Hacer clic en el botón “Ingresar por Rango de Fechas”.

3. Seleccione la moneda MXN (Desde) y la moneda a la que se va a convertir USD (Hasta).

a. Haga clic en el botón de búsqueda .

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4. Seleccione el rango de fechas en donde se desea ingresar el tipo

de cambio.

5. Seleccione el tipo de conversión que se va a ingresar (Diario Oficial).

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6. Ingrese el tipo de cambio en la parte “USD Hasta MXN”.

7. Grabar cambios.

Nota: Al momento de grabar, el sistema en automático rellenará la parte “MXN Hasta USD”

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8. Hacer clic en “Aplicar”.

9. Hacer clic en “Aceptar”.

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INGRESO DE POLIZA EN MONEDA EXTRANJERA.

1. Abra el menú “Asientos” y dé doble clic a la opción Ingresar.

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2. La pantalla Encontrar Asientos se abre. En esta pantalla usted puede hacer varias consultas. Haga clic en Nuevo Asiento para ingresar una nueva póliza.

3. Ingrese el nombre de la póliza. Nota: Si no se ingresa un nombre de póliza, el sistema dará un nombre por defecto.

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4. Seleccionar el periodo de contabilización.

a. El sistema mostrará en la lista de valores de periodo, los periodos abiertos y futuros.

5. Seleccionar la categoría de la póliza.

a. El sistema mostrará en la lista de valores de categorías disponibles.

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6. Seleccionar la moneda en que se desean ingresar los datos (USD, ARS, BRL, CLP, COP, EUR, GTQ, PEN, VEB).

7. Seleccionar la fecha del tipo de cambio que se desea utilizar en la póliza.

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8. Seleccionar el tipo de cambio. USD Diario Oficial ARS Peso Argentino BRL Real - Brasil CLP Peso Chile COP Peso Colombia EUR Euro GTQ Quetzal PEN Nuevo Sol VEB Bolívar

Nota: El tipo de cambio lo da en automático el sistema.

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9. Ingresar numeración secuencial en las líneas de la póliza. Recomendable de 10 en 10.

10. Ingresar combinación contable. Puede ser utilizando los “Alias” o manualmente.

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11. Ingresar monto en línea (Ingresado).

Nota: En automático el sistema convierte la moneda extranjera que se ingresó a la moneda funcional (pesos) al tipo de cambio que se haya seleccionado.

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12. Grabar póliza.

Nota: En el momento de grabar la póliza el sistema da un número de documento secuencial y único.

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13. Reversar fondos (reserva de fondos).

Nota: Cuando no hay fondos disponibles en las combinaciones presupuestales que se ingresaron en la póliza, el estatus de los fondos terminar en “Failed”. Si existen fondos disponibles termina en estatus “Passed”.

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14. Haga clic en contabilizar.

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TIPO DE CAMBIO DEL PERIODO (REVALUACION)

1. Abra el menú Configuración Divisas Tipos de Cambio Periodo

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Nota: La pantalla Tipos Cambio Periodo se abre.

2. Ingrese la moneda a la que desea registrar el tipo de cambio para su revaluación.

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3. Ingrese el periodo en donde desea ingresar el tipo de cambio.

4. Ingrese el tipo de cambio al que desea revaluar los montos de las cuentas seleccionadas para su revaluación.

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5. Grabar cambios.

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Nota: Al grabar el sistema en automático llenará el campo Final.

GENERACIÓN DE REVALUACIÓN

1. Abra el menú Divisa Revaluación

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2. Haga clic en F11 + Ctl F11 para buscar la regla de revaluación que se desea generar.

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3. Haga clic el botón Revaluar.

Nota: Se abrirá la siguiente pantalla.

4. Seleccione el periodo en donde se desea generar la revaluación.

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5. Haga clic en el botón Aceptar.

6. Haga clic en el botón Ejecutar para generar la revaluación en el periodo seleccionado.

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CONSULTA DE PÓLIZA DE REVALUACIÓN

1. Abra el menú Asientos Ingresar.

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2. Seleccione el Origen Revaluación y el periodo en donde se generó para

hacer la consulta.

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Nota: La póliza que se generó con el proceso de revaluación es del siguiente tipo. En la parte de ingresado se encuentra en ceros y en la parte de convertido tenemos saldos para ajustar los montos ingresados en dólares al tipo de cambio que se revaluó (12).

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IMPORTACION DE SISTEMAS AUXILIARES

1. Abra el menú Asientos Importar Ejecutar

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2. Seleccionar el origen que se desea importar (Inventarios, Cuentas por

pagar, etc).

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3. Seleccionar el criterio de selección.

4. Hacer clic en Importar.

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INGRESO DE POLIZA POR MEDIO DE “ADI”

1. Haga clic en el ícono que se muestra a contiuación “Applications Desktop Integrator”.

Nota: Se abre un cuadro como el que se muestra a continuación, en donde se conecta a la base de datos de Oracle.

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Nota: En la parte superior izquierda aparece un menú como el siguiente.

2. Haga clic en la primera opción para conectarse.

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3. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña.

4. Seleccione la responsabilidad en la que desea ingresar transacciones.

5. Haga doble clic en el ícono .

6. Seleccione “Ingrese Asientos”

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Nota: Se abre la pantalla “Crear Hoja Trabajo de Asientos”

7. Seleccionar OK.

Nota: Se abre una hoja de Excel con el siguiente formato.

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8. Haga doble clic en el campo “categoría”.

9. Ingrese datos de póliza.

10. Haga doble clic en el ícono . 11. Haga clic en “Cargue a Interface”

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12. Haga clic en OK.

Nota: Saldrá un mensaje con el detalle de lo que se cargó. En caso de existir error, aquí se mostrará.

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Nota: Revisar el resultado de la importación en la pantalla de ADI “Request Center”. Es importante que termine como estado Normal, como se muestra a continuación.

13. Revisar en la aplicación de Oracle la póliza importada con origen “Hoja Cálculo”.