agosto 2010 dirección de compras grupo comercial chedraui
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Agosto 2010
Dirección de Compras
Grupo Comercial Chedraui
Antecedentes
Grupo Comercial Chedraui se encuentra inmerso en un proceso de expansión y, a la par, de actualización tecnológica.
Para esto, hemos elegido utilizar las mejores herramientas a nivel mundial, con el fin de implementar las mejores prácticas en el mercado global del retail.
Por más de año y medio un grupo de Colaboradores y Consultores hemos estado trabajando en el diseño del nuevo modelo de negocio que nos regirá en los próximos años.
Este cambio de sistema nos permitirá …
Ser más competitivos y eficientes
Tener una plataforma más robusta
Poder ofrecer un mejor soporte a nuestros Socios Comerciales
Soportar nuestro crecimiento y expansión
Analizar de una forma diferente nuestros indicadores clave
Utilizar las mejores prácticas a nivel global
Manejar procesos de Planeación con una
herramienta que basa su manejo en esta metodología
Importancia de nuestros Socios Comerciales
Nuestros Socios Comerciales:
Son un elemento fundamental para Grupo Chedraui
Deben estar informados de los cambios para ser impulsores del Proyecto
Podrán consultar esta información y otros comunicados en el apartado “Proveedores” dentro de “La Empresa” en www.chedraui.com.mx
El Cambio A partir del 6 de Septiembre
MMSAS400
R3SAP
Total Cadena (Excepto Mundo E y Cancún Américas) Sólo Mundo E y Cancún Américas
Procesos Importantes a comunicar cambios
Planeación
Alta Proveedores
Alta de Artículos
Condiciones Comerciales
Órdenes de Compra
Resurtido
Recibo
Facturación
Promociones
Administración de Categorías/ Planogramación
Calendario de Roll out
Contacto
Planeación
El proceso de Planeación se convierte en un factor clave para el funcionamiento de nuestro sistema de Mercaderías R3.
Ustedes son una parte importante de esta Planeación, ya que no sólo el área Comercial de Chedraui tendrá que evolucionar en la forma de trabajar sino también nuestros Socios Comerciales.
Módulo Planeación Financiera
Módulo Planeación de Mercaderías
Módulo Planeación De Surtido
Alta de Proveedores
Modelo Actual Modelo a partir del 6 de Septiembre
1. Se negocia la entrada con el Comprador
2. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor. (Contrato legal)
Ver Formatos
3. El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y entrega a Chedraui para su alta.
4. El Comprador firma documentos y recaba la autorización de su Gerencia y entrega al área de información Comercial para su alta en el sistema MMS.
Este proceso en ocasiones llegar a tardar hasta 2 meses
1. Se negocia la entrada con el Comprador o solicita su ingreso o alta vía Correo Electrónico a Información Comercial.
2. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor, (contrato legal) vía correo electrónico.
3. El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y envía por medio electrónico al área de Información Comercial de Chedraui para su alta.
4. El Proveedor recibirá vía electrónica confirmación de su número de Proveedor de su alta.
Tiempo estimado de duración: 15 días
Formatos anteriores
Contrato legal
Guía para contrato de Proveedores
Contrato legal
Alta de Proveedores
Modelo Actual Modelo a partir del 6 de Septiembre
1. Se negocia la entrada con el Comprador
2. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor.
3. El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y entrega a Chedraui para su alta.
4. El Comprador firma documentos y recaba la autorización de su Gerencia y entrega al área de información Comercial para su alta en el sistema MMS.
Este proceso en ocasiones es lento
1. Se negocia la entrada con el Comprador o solicita su ingreso o alta vía Correo Electrónico a Información Comercial.
2. Si es aceptado se entregan formatos de alta de Proveedor. (via electronica)
3. El Proveedor requisita la documentación validando los acuerdos previamente establecidos y envía por medio electrónico al área de Información Comercial de Chedraui para su alta. (ademas los originales deben ser entregados a esta misma area)
4. El Proveedor recibirá vía electrónica confirmación de su número de Proveedor de su alta.
Alta de ProveedoresNuevos Requisitos
CAMPO DESCRIPCION
Datos Básicos
Razón Social, RFC, Tipo de sociedad, Fecha de constitución
Dirección
Corresponde a la dirección fiscal, debe contener los datos completos de
calle, Número interior y exterior, Delegación o Municipio Código Postal, Ciudad, País
GLN
Número de identificación de la empresa en GS1 (AMECE)
Contactos Nombre y apellido del contacto, Teléfono y Fax con extensiones, Dirección de correo electrónico.
Información bancaria Número de clabe, Nombre del beneficiario, Banco y sucursal
Condiciones Comerciales Descuentos comerciales, Factor logístico a nivel proveedor y en función a las
diferentes categorías de productos de cada proveedor, se manejará a nivel artículo en el plazo de pago.
Documentación La documentación impresa sigue siendo la misma
Alta de ArtículosRequisitos
CAMPO DESCRIPCION
GTIN
Código de barras del artículo con dígito verificador
Unidades de Medida
Numerador
Menor unidad
de medida
Código de
barras
Categoría EAN
Peso Alto AnchoProfund
o
Unidad/Kilo/Litro Caja Cama Pallet
No necesaria en caso de que el artículo esté en syncfonía
Descripción del artículo
Nombre genérico, Marca, Presentación, Gramaje, etc.
No necesaria en caso de que el artículo esté en syncfonía Condiciones de transporte
Temperatura. Nos relaciona al Centro de distribución sobre el que se recibe la mercancía
Información especifica: Fichas técnicas.- Información detallada de artículos. Graduación Alcohólica Categoría de mercancías Estructura comercial Chedraui. Nueva definición Información Comercial Precio de costo del articulo
Congelamiento Base de datos
nuestra base de datos actualmente está congelada
Esto con el fin de alimentar el sistema R3.
A partir del 16 de Agosto todos los movimientos de proveedores y artículos se activaran y estos se harán en el nuevo sistema.
Alta de ArtículosA partir del 16 de Agosto
R3 verificará en Syncfonia si el artículo está dado de alta (para aquellas categorías definidas).
En caso de que sí esté dado de alta, continúa el proceso
En caso de que no esté dado de alta, se detiene el alta.
El Comprador puede definir el alta del producto, sin embargo, ésta estará sujeta a la capacidad óptima de espacio en anaquel, con base al nuevo proceso de planogramación.
Alta de Artículos
Uso de página WEB
A través de esta página WEB, el Proveedor podrá consultar en línea o imprimir su directorio.
Con este proceso se estará manejando una confirmación electrónica del Proveedor.
Condiciones Comerciales
Una de las grandes mejoras con la entrada del Sistema R3, la encontramos en el módulo de Acuerdos.
Este permitirá:
Un mejor seguimiento a los acuerdos comerciales
Control y manejo de la información
Tipos de Órdenes de Compra
Con la entrada de R3 (SAP), las Órdenes de Compra se dividirán de la siguiente manera:
Por Sistema que la genera:R3 (SAP) con folio de 10 dígitos para Mundo E, Cancún Américas y las Tiendas
que se vayan incorporando de acuerdo a CronogramaMMS con folio de 6 dígitos para el resto de la Cadena.
Por tipo de ImpuestoPor tipo de Plazo de PagoSe dividirá a su vez por el Lugar de Entrega (Directo en Tienda, Cedis
MX o Villahermosa)
Orden de Compra con Entrega en CEDIS
Las órdenes que se recibirán serán las siguientes:
Orden de Compra de 6 dígitos.- Contiene las necesidades para surtir a Toda la Cadena y/o aperturas (excepto Mundo E y Cancún Américas). Es la orden con la que veníamos trabajando hasta el día de hoy.
Orden de Compra de 10 dígitos.- Contiene las necesidades para surtir únicamente a las Tiendas de Mundo E y Cancún Américas.
En ambos casos se deberá entregar y facturar por separado.
Orden de Compra con Entrega Directa en Tienda en Mundo E y/o Cancún Américas
Ud. recibirá una sola orden de compra con la característica de 10 dígitos (generado en R3)
Orden de Compra Local
Total Cadena, excepto Cancún Américas y Mundo ELa generación de Órdenes de Compra locales se hace a través de un sistema
de re-abasto automático “hecho en casa”, con excepción de algunos artículos como Hielo, Revistas, Bimbo, Frutas, Perecederos etc.
Mundo E y Cancún AméricasEl sistema de Reabastecimiento Central E3 tomará el control de todos los
artículos con carácter de resurtible local. R3 generará los pedidos de forma automática, sin embargo, con la finalidad
de NO perder oportunidades de venta, la Tienda contará con un usuario único que con base a una tabla que será establecida por Compras de los artículos que serán manejados a través de este esquema, los podrá comprar.
Orden de Compra para los Proveedores locales de Mundo E y/o Cancún Américas
Se le seguirán entregando sus pedidos conforme hasta hoy, con la característica de que la orden de compra tendrá 10 dígitos (generada en R3).
Órdenes de Compra
Para aquellos proveedores que tienen FE les pedimos vigilar que las OC de las Sucursales que vayan entrando a R3 (SAP) tengan referido el # de OC de R3 (SAP) y no MMS. Para evitar incongruencias.
Por esto es importante respetar las fechas de emisión, y fecha límite de entrega ya sea en CEDIS o Tienda, de lo contrario se solicita que pidan nueva OC en R3 y facturen con este folio.
Resurtido Automatizado o de Tienda
No sufre ningún cambio
Por el momento se generan 2 pedidos
El Status de “Activo Resurtible” se mantiene
Se respetan los roles de pedidos
No cambian los lugares de entrega ni la frecuencia
De ser necesario algún cambio acercarse al área de reabasto.
Los Proveedores locales seguirán bajo el mismo roll y el mismo procedimiento que hasta hoy.
Resurtido Automatizado
E3Sistema de Reabasto
R3(SAP)
10 dígitos
MMS6 dígitos
OC Mundo E y/o Cancún 3
OC Cedis MX o VHResto de la Cadena
OC Cedis Mundo E y Cancún Américas
OC Entrega Directa Resto de la Cadena
Recibo y FacturaciónEjemplo a partir del 6 de Septiembre
OC 1 OC 2
1 FACTURA POR 1 FACTURA POR ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA
CON PALET IDENTIFICADOCON PALET IDENTIFICADO
Proveedor SurteÓrdenes de Compra
Para entrega en CEDIS México p
Mundo E y/o Cancún Américas
Para entrega directa en
Mundo E y/o Cancún
Para entrega en CEDIS MX para
Resto de la Cadena
Folio 10 dígitos Generada en R3
Folio 6 dígitos Generada en MMS
Folio 10 dígitos Generada en R3
Para entrega en CEDIS VH para
Resto de la Cadena
Folio 6 dígitos Generada en MMS
Para entrega directa en Resto
de la Cadena
Folio 6 dígitos Generada en MMS
Para entrega en CEDIS VH para
Cancún
Folio 10 dígitos Generada en R3
OC 6OC 5
Algunos Proveedores por el número de renglones entregan más de 1 Factura por OC. Esto no cambia.
Recibo
Las Tarimas o Palets deberán venir perfectamente identificados referenciando la Orden de Compra a la cual pertenecen.
No se deberán incluir 2 Órdenes de Compra dentro de un mismo Palet o Tarima (si el Proveedor entrega menos de 150 cajas lo puede seguir entregando a granel, siempre y cuando lo identifique por Orden de Compra).
Podrán entregarse varias OC en el mismo camión, siempre y cuando vengan bien identificadas cada una de ellas.
DUN 14
Chedraui calculará todos los DUN 14 de aquellos Proveedores que no lo han realizado.
El Proveedor deberá imprimir sus etiquetas y colocarlo en cada caja, bulto, etc. de cada empaque diferente a la Unidad.
Se continúa recibiendo con artículo.
Lógica del Sistema para Registro de Compra
Unidad de MedidaDe Compra
Orden de Compra
FacturaRecibo
Registro
Caja de 12 Caja de 12 Caja de 12 Caja de 12 Caja de 12
Recibo Tienda
Recibo en Tienda• Se respeta la cita del Proveedor
• De manera temporal y por periodo limitado, el tiempo para recibir cada Proveedor-OC posiblemente se vea incrementado, les pedimos considerarlo en su ruta de entrega.
Unificación de Número
Sistema en el CEDIS (Manhattan)
Es necesario que todos los Proveedores que actualmente cuenten con más de 1 número de Proveedor se acerquen a Servicio al Cliente en el CEDIS con el fin de obtener su usuario único para poder utilizar el sistema EEM.
Facturación Manual
FACTURA PROCESO ACTUAL
OC
Contiene 6 dígitos
UPC de la OC
Es el de la pieza o unidad de venta.
Cantidad de factura
Por pieza en tiendas
Por caja en CEDIS
FACTURA PROCESO NUEVO
OC
Contiene 10 dígitos
UPC de la OC
Maneja 2: el de la pieza o unidad EAN y el de la caja DUN.
Cantidad de factura
Por unidad de medida de compra
( la unidad de la OC)
Facturación Manual
FACTURA PROCESO ACTUAL
Costo
De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada
No. de facturas por OC
Pueden ser asociadas varias facturas a una OC
FACTURA PROCESO NUEVO
Costo
De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada
No. de facturas por OC
Una factura por OC, o varias a una OC en caso solo de entrega parcial, pero no pueden ser asociadas varias OC a una factura
Facturación Manual Proceso de pago
PROCESO ACTUAL
Clave de Proveedor
Varias Claves en el sistema de mercaderías (órdenes de compra ) y una en el sistema de pagos.
Cargos por diferencias en monto a pagar
No se generan, se registra solo la cantidad a pagar.
PROCESO NUEVO
Clave de Proveedor
Una sola Clave ( por RFC) desde el sistema de mercaderías hasta el sistema de pagos.
Cargos por diferencias en monto a pagar
Se registra el monto de la factura y un cargo por la diferencia de costo o cantidad.
Facturación Electrónica
FACTURA PROCESO ACTUAL
Orden de Compra
Contiene 6 dígitos aún cuando el envío de la factura ya contendrá 10 (se rellenará con ceros x el buró)
ejemplo :0000687123
UPC de la OC
Es el de la pieza o unidad de venta.
FACTURA PROCESO NUEVO
Orden de Compra
Contiene 10 dígitos, todos inician con número, farmacia se homologa con las OC de pharmacy , no debe faltar ningún dígito en la factura
ejemplo :75000543679
UPC de la OC
Es el de la pieza o unidad de venta como requerido, el UPC de la caja en esta fase es opcional, se cuenta con un campo en el lay out para este dato.
Facturación Electrónica
FACTURA PROCESO ACTUAL
Cantidad de factura
Empaque y unidad por empaque. Si la factura es de unidades de medida con decimales este incluye litros, kilos y metros ejemplo: salchichonería, carnes, frutas, telas.
Costo
De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada
No. de facturas por OC
Una o varias por OC
FACTURA PROCESO NUEVO
Cantidad de factura
Empaque y cantidad por empaque. Si la venta es de unidades de medida con decimales este incluye litros, kilos y metros ejemplo: salchichonería, carnes , frutas, telas.
Costo
De acuerdo a la unidad de medida de la cantidad facturada
No. de facturas por OC
Una o varias por OC
Cuando llegue la solicitud de alta de un nuevo artículo:
El Comprador realiza la solicitud de alta del artículo luego de evaluar el producto.
Información comercial genera el alta correspondiente luego de evaluar las características del producto.
Planogramación revisa si existe un espacio disponible en el anaquel para asegurar la correcta exhibición, este proceso es aplicable los productos de carácter planogramable.
En caso de no exista el espacio necesario se acerca al comprador para redefinir el planograma.
Administración Categorías/ Planogramación
Promociones
Otra de las grandes ventajas del Sistema R3 es el módulo de Promociones.
No tendremos limitantes en la creación de todo tipo de Promociones.
Con SAP tendremos los siguientes tipos de Promociones:Financieras y Comerciales, y Combos
Contacto
Comprador correspondiente
En “La Empresa”, “Proveedores” en www.chedraui.com.mx
En la página de Internet
Encontrarán:
Todos los Comunicados enviados
Cronograma de Roll Out a Total Cadena
AMECE
Tels:
Conmutador: 52 49 52 00 y 52 49 52 49
Thelma González-Gte. De Proyectos de Amece Ext. 4204
Asistente: Elvira Martínez Ext. 4284
David González Implementaciones Ext. 4218