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Administración electrónica y gestión de

documentos

La experiencia del Ayuntamiento de

Girona

Lluís-Esteve Casellas i Serra

Ayuntamiento de Girona

(Cataluña, España)

Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones


ObjetivoObjetivo

• ¿Qué hemos hecho en gestión de documentos?

• ¿Qué estamos haciendo?

• ¿Qué nos preocupa especialmente?

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¿¿GironaGirona??

Girona – San José: 9.058 km

Girona – Barcelona: 100 km

San José

Girona

Girona

Barcelona

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¿¿CatalunyaCatalunya vs.vs. Girona?Girona?

Los datos:

Cataluña: 947 municipios

• El 63 % < 2.000 habitantes

• El 87 % < 10.000 habitantes

Ayuntamiento de Girona:

• 100.000 habitantes

• 1.000 trabajadores

• 600 personas trabajan +/- gestión administrativa


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¿¿SGDAP?SGDAP?

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ContextoContexto


1992Ley 30/1992 del régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

2003Ley 59/3003 de utilización de la firma electrónica

2007Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

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ContextoContexto

Consideraciones previas:

• Coexistencia de perspectivas entorno a la e-Administración:

ciudadanía, modernización (TIC), documentos electrónicos (GD:

gestión de documentos)...

• Superposición de proyectos: de la ventanilla única al desarrollo de la 11/2007.

• Ayuntamiento de Girona: ¿proyecto o experiencia?

Misión de la gestión de documentos y archivos:

Garantizar la accesibilidad a los documentos.


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Marco normativoMarco normativo

Derechos y deberes:

� Acceso electrónico.

� No aportar documentos ya presentados.

� Acceso a los expedientes.

� Obtención de copias electrónicas.

� Conservación de documentos electrónicos en expedientes.

� Uso de la firma electrónica para identificación y presentación de documentos.

� Seguridad y confidencialidad.

� Uso de estándares abiertos.

� ...


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Front Office

� Portal web.

� Identificación y autenticación.

� Registro electrónico.

� Pago electrónico.

� Publicación electrónica de anuncios y edictos.

� Modelos o sistemas electrónicos de solicitudes.

� Consulta de expedientes.

� Notificaciones electrónicas.

� Comunicaciones electrónicas.

Ámbitos e-Administración


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Back Office:• Archivo electrónico de documentos.

• Sistema de gestión de expedientes

Adaptación organizativa:

• Nueva definición de la organización.

• Registro de Funcionarios Públicos Habilitados.

Tramitación electrónica?? … No.

• Poderse relacionar electrónicamente.

• Poder conocer el estado de tramitación.



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Otros aspectos:

• e-Administración � un problema organizativo.

• Definición de procedimientos genéricos / tipos de trámite / plantillas de documentos / “hoja de ruta” de cada procedimiento.

• Necesidad de un sistema de gestión integral de documentos (ISO 15489, MoReq...)

• Formatos: PDF...

• Conservación de datos / conservación del contexto (formularios)

• Identificación unívoca de los expedientes, foliación electrónica con firma electrónica, documentos compartidos por diversos expedientes...



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¿¿Amenaza o oportunidad?Amenaza o oportunidad?

• ¿Se van a perder documentos?

• ¿Los documentos serán íntegros, fiables y auténticos?

• ¿Se podrá gestionar la firma electrónica?

• ¿Los documentos serán accesibles a lo largo del tiempo?

• ¿Quién tiene la responsabilidad sobre los documentos?

• ¿Qué estamos haciendo los profesionales de la GdyA?


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¿¿Amenaza o oportunidad?Amenaza o oportunidad?

¿GdyA o JEDI?

Sólo se siente amenazado aquel que se siente débil...

¿Somos capaces de mirar nuestro «lado oscuro»?


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La experiencia del Ayuntamiento de GironaLa experiencia del Ayuntamiento de Girona

¿proyecto o experiencia?

1994 - ( 2031..)


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La experiencia del Ayuntamiento de GironaLa experiencia del Ayuntamiento de Girona


Objetivo:

La gestión de documentos como base para el uso eficiente de los recursos en el desarrollo de la Administración

[ también electrónica ].

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Punto de partidaPunto de partida

Estrategias y fundamentos:

1. Gestión de documentos vs. gestión de la organización: Coincidencia

de objetivos.

2. Gestión de documentos vs. gestión administrativa: Integración.

3. Gestión de documentos: Soluciones, no nuevos problemas.

4. Simplificación: evitar duplicidades y redundancias.


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Punto de partidaPunto de partida

Objetivos específicos:

1. Agilizar las tramitaciones administrativas.

2. Normalizar los documentos administrativos.

3. Organizar de manera homogénea y eficaz la documentación.

4. Implantar políticas de preservación de documentos.


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Fundamentos del sistemaFundamentos del sistema

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Fundamentos del sistemaFundamentos del sistema

Decretos de la AlcaldíaActas de la Junta de

Gobierno Local

Actas del Plena de la Corporación

REGISTRO GENERAL DE EXPEDIENTES

Registro General de Documentos

(salida)

Sistema de Descripción

Sistema de Clasificación

Regla de acceso Regla de conservación

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Desarrollo del sistemaDesarrollo del sistema

Desarrollo del sistemaDesarrollo del sistema

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El documento electrEl documento electróóniconico

Consideraciones:

1. Producción transversal: únicamente sobre documentos normalizados.

1. Evaluación documental: exigencia previa.

1. Digitalización substitutiva de expedientes: siempre bajo regulación.

1. Validación previa SGDAP SSTI: gestión de documentos + TIC.


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ÁÁmbitos de actuacimbitos de actuacióónnSistema de gestión de documentos electrònics

CAPTURA MANTENIMENT

Entitat externa

Disseny

Còpies seguretat

Accessibilitat

Vigència administrativa

Entrada del document en el sistema

Entitat externa

Temps

Avaluació

Preservació

e-sign

Integritat

Fiabilitat

Autenticitat

Integritat

Fiabilitat

Autenticitat

Integritat

e-sign

e-sign

Còpies seguretatAuditoria

Transferències

Conversió

Metadades

MetadadesMetadades

Refresc

Conversió

Formats

Formats

Formats

Conversió

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data[+ e-docs]

PlataformaSIAGI

Clientes internes

Sistema contable

Aplicaciones comerciales

Clientes aplicaciones comerciales

data[+ e-docs]

BBDD

• Cuadro de clasificación

• Registro de documentos

• Registro de expedientes

• Registro de informes

• Registro de resoluciones

data + e-docs

Aplicaciones telemáticas

e-documentos

Gestor documental de

ficheros

e-docs

Digitalización

iARXIU

BBDD

Archivo Digital SeguroAgència Catalana de Certificació

Arquitectura del sistemaArquitectura del sistema

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Las bases de datosLas bases de datos

• Catálogo general de aplicaciones

• Sistemas docucéntricos vs. sistemas datacéntricos.

• Creación de nuevos documentos recapitulativos: identificación de documentos potenciales.

• Preservación sobre varios formatos: PDF, TXT, sistemas COM.


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Los retosLos retos

� Régimen de acceso y de conservación individualizado de los documentos.

� Vínculos entre documentos y series asociadas: evitar redundancias informativas:

- Notificación = Resolución

- Datos del destinatarios �

Registro de Expedientes + Registro de Documentos (Salida)

- Propuestas y certificados de resolución �

Registro de Resoluciones + Libro oficial de resoluciones


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Los retosLos retos

� Expedientes de conservación permanente: ¿cambio radical?

� Vigencia administrativa y períodos de retención cautelar: aspectos esenciales.

� Cierre del expediente, foliación e indización de sus documentos: aspectos a recuperar.


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ConclusionesConclusiones

� Intervenir más directamente sobre la producción de los documentos y la simplificación de la gestión administrativa.

� Normalizar las tramitaciones y los documentos básicos del procedimiento administrativo.

– Entrada de documentos (diversos tipos)

– Informes

– Exposición pública (diversos documentos)

– Gestión de resoluciones (propuestas y resoluciones)

– Certificados de resoluciones

– Notificaciones externas

– Comunicados internos


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ConclusionesConclusiones

� Analizar más allá de la serie documental y considerar los regímenes de acceso y de conservación del simple documento individual.

– SERIE DOCUMENTAL

• TIPO DE EXPEDIENTE

– Tipo de tramitación administrativa

� Tipo de trámite administrativo

+ Modelo de documento

- Formulario / Plantilla

� Reforzar los vínculos y las relaciones entre documentos, expedientes y series documentales para consolidar el contexto de producción.


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Gracias por su atención!

Lluís-Esteve Casellas i Serra

Ayuntamiento de Girona

[email protected]

www.girona.cat/sgdap


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