administración de personal i
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ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL I.
TERMINOLOGÍA.
El uso del lenguaje técnico adecuado es necesario
para cualquier profesional. La administración empieza
a tener su propia terminología y conviene trabajar al
respecto a fin de utilizar denominaciones aceptadas
que faciliten la comunicación.
Análisis.
Método lógico que consiste en separar las diversas partes integrantes de un
todo, con el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas, así
como las diversas relaciones que existen entre las mismas, así pues, el
análisis de un puesto es un método cuya finalidad estriba en determinar las
actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos,
experiencias, habilidades, etc.) que debe satisfacer la persona que va a
desempeñarlo con éxito y las condiciones ambientales que privan en el
sistema donde se encuentra enclavado.
Descripción de puestos.
Forma escrita en que se consignan las funciones que deberán realizarse en
un puesto; esta se puede presentar en forma genérica y analítica.
Descripción genérica.
Breve explicación de la actividad más característica del puesto, que sirvapara definirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su funcióncomo un todo.
Descripción analítica.
Descripción detallada de las funciones que se deben realizar en el puesto; suagrupación o clasificación puede hacerse de acuerdo a criterios deimportancia, frecuencia, cronología, etc.
Puesto.
Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones queintegran una unidad de trabajo, específica e impersonal.
Categoría.
Jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la
estructura de la organización.
Requerimientos.
Relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que ocupe el
puesto: normalmente, estos se encuentran ordenados de acuerdo a una
serie de factores.
Denominación del puesto.
Término con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea de corta
extensión, si es posible una sola palabra que se exprese la característica
esencial del mismo.
Clasificación de los puestos.
Es la agrupación ordenada que se hace de las posiciones de acuerdo a
diferentes criterios; por ejemplo de acuerdo con la naturaleza de sus
funciones (oficinistas, operarios); con su jerarquía (directores, ayudantes);
con características jurídicas (de planta, temporales, de confianza,
sindicalizados), etcétera.
Ocupación.
Familia de puestos semejantes; por ejemplo, mecanografía, archivista,
auxiliar de contabilidad, etcétera, se clasifican dentro de las “ocupaciones de
oficina”.
FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE
PERSONAL.
¿Cómo nace la administración de personal?.
La importancia se deriva de las funciones laborales o administración de personal desde los siguientes puntos de vista:
*Ambiente *Armonía en las relaciones laborales *Niveles de producción *Derechos y obligaciones *Concatenar esfuerzos *Satisfacer el capital menos el trabajo *Competencias *Condiciones de vida *Servicio.
El propósito de la administración de personal es el mejoramiento de la contribución productiva del personal a la organización, en un marco de acciones éticas y socialmente responsables.
CONCEPTOS.
Proceso administrativo aplicado al acrecentamiento yconservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, losconocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de laorganización, en beneficio del individuo, de la propiaorganización y del país en general.
Supervisión de personal: Es todo aquel que tiene personala su cargo: al de trabajo que supervisa, el de la direcciónde que es representante inmediato y de supervisores quees compañero. Consiste en ayudar y guiar a lossubordinados de tal forma que las actividades se realicenadecuadamente.
Administración de personal: Es el proceso deAdministración aplicado al acrecentamiento yconservación del esfuerzo, la experiencia, la salud, losconocimientos, las habilidades, etc. de los miembrosde la organización, en beneficio del individuo, de lapropia organización del país en general. Consiste endesarrollar y administrar políticas, programas yprocedimientos para prever una estructuraadministrativa, eficiente, trabajadores capaces,oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y
una adecuada seguridad en sí mismo
Manejo de personal: Es una fase de la administración
que se ocupa de la utilización de las energías,
intelectuales y físicas, en el logro de los propósitos de
una empresa organizada.
Principales funciones:
Planeación de personal.
Empleo:
Reclutamiento.
Selección.
Contratación.
Inducción.
Capacitación y Desarrollo.
Administración de sueldos y Salarios.
Prestaciones y Servicio de personal.
Seguridad e Higiene en el trabajo.
Relaciones Laborales.
ORIGEN E IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN.
De acuerdo a Marx: En el comunismo primitivo había una
relación del más fuerte sobre el más débil.
La relación de lo que tienen los medios de producción y quien
tiene la mano de obra dan en conjunto un producto, el cual
tiene implícita la plusvalía que es la producción extra.
Las condiciones que prevalecían durante la década de 1930
crearon una necesidad de nuevos sistemas organizacionales, así
como de nuevas estructuras. Como resultado de esto se
desarrollo la función de mantenimiento de personal.
Los principios de Taylor y Fayol pusieron las bases de
la administración, a través de la
coordinación, dirección y por lo tanto, el mejor
empleo de los recursos humanos que intervienen en
el trabajo. Así mismo Taylor viendo la importancia
del área, creó las “Oficinas de selección”.
ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
¿Requiere una organización un departamento de
personal?
Considerando al hombre como el elemento más valioso con
que cuenta una organización y tiene que satisfacer necesidades
que son indispensables para su completa realización, con ello
surge brindar oportunidad para el desarrollo y capacitación de
los elementos humanos para que con ello participen más en la
organización y sociedad dentro del orden y coordinación para
el logro de objetivos de la institución.
OBJETIVO DE LA FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS.
Desarrollar y administrar políticas, programas y procedimientos
para proveer una estructura administrativa eficiente, empleados
capaces, trato equitativo, oportunidades de progreso,
satisfacción en el trabajo y una adecuada seguridad en el
mismo, asesorando sobre todo lo anterior a la línea y a la
dirección, son el objetivo que redundará en beneficio de la
organización, los trabajadores y la colectividad.
RECLUTAMIENTO.
SELECCIÓN.
CONTRATACIÓN.INDUCCIÓN.
CAPACITACIÓN Y ADISESTRAMIENTO.
RECLUTAMIENTO.
Es un conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos
potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la
organización. En esencia un sistema de información mediante el cual la
organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos las
oportunidades de empleo que pretende llenar. Para ser eficaz, el
reclutamiento debe atraer una cantidad de candidatos suficiente para
abastecer de modo adecuado el proceso de selección.
El reclutamiento consiste en las necesidades presentes y futuras de recursos
humanos de la organización, en las actividades relacionadas con la
investigación y con la intervención de las funciones capaces de proveer a la
organización de un numero suficiente de personas que esta necesita para la
consecución de sus objetivos.
Actividad cuyo objetivo inmediato consiste ven atraer candidatos de entre los
cuales se seleccionarán los futuros integrantes de la organización.
SELECCIÓN.
Puede definirse como la escogencia del individuo adecuado
para el cargo adecuado o en un sentido mas amplio, escoger
entre los candidatos reclutados a los mas adecuados, para
ocupar los cargos existentes en la empresa, tratando de
mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del
personal.
De esta manera la selección busca solucionar los problemas
fundamentales:
a) Adecuación del hombre al cargo.
b) Eficiencia del hombre en el cargo.
CONTRATACIÓN.
Un contrato es aquel por el cual una persona física
denominada el trabajador se obliga a prestar
servicios personales para una persona física o
jurídica denominada el empleador bajo la
dependencia y subordinación de éste quien, a su
vez, se obliga a pagar por estos servicios una
remuneración determinada.
TIPOS DE CONTRATO DE TRABAJO.
De periodo
indefinido.
Por obra.
Por periodos fijo de tiempo.
INDUCCIÓN.
Una vez completada la selección y abierta la ficha personal, se procede a lacolocación en él cargo y asignación de deberes. Una etapa de gran importancia esel período de inducción que presenta como propósito principal aminorar lostemores y tensiones y el desconocimiento del personal nuevo, de manera quepueda concentrarse en su trabajo y desarrollar actitudes favorables hacia laorganización y hacia su propio trabajo. Al comienzo del empleo el trabajador esmás receptivo y se puede establecer con él una mejor cooperación.
La orientación del personal nuevo debería ser objetó de un programaestablecido, a cargo de un funcionario especialmente destacado para esa funciónen forma temporal o permanente. La orientación incluye desde elementosfísicos, como es una visita a la organización, a sus dependencias(comedores, vestuarios, servicios higiénicos), información sobremovilización, horarios, etc y otros específicos que, naturalmente, son los másimportantes.
1. Conocimiento de la empresa, dé sus objetivos, de sus reglamentos y de los servicios que ofrece al empleado.
2. Confianza hacia sus jefes y seguridad de que puede esperar de ellos un trato justo.
3. Libertad para que desde el comienzo, pueda expresar dudas y opiniones respecto a su trabajo.
4. Conseguir que el empleado adquiera una actitud de responsabilidad personal frente a su puesto y a la organización que lo emplea (comprensión de la importancia de su asistencia, puntualidad).
5. Conocimiento y comprensión de las reglas de seguridad y salud.
6. Conocimientos de las líneas. de autoridad de la institución.
7. Conocimiento del sistema de salarios, descuentos, etc.
8. Comprensión de que sus jefes están bien intencionados y que cuentan con su cooperación para la buena marcha de la organización.
9. Dominio de las destrezas que requiere su trabajo.
10. Satisfacción con el trabajo y confianza de que no se le despedirá injustamente.
CAPACITACIÓN.
Tiene por objeto ampliar, desarrollar y perfeccionar al hombre para sucrecimiento profesional en determinado puesto en la empresa o para estimularsu eficiencia y productividad.
Debe basarse en el análisis de necesidades que parta de una comparación deldesempeño y la conducta actual con la conducta y desempeño que se desean.
La capacitación es un proceso educativo, aplicado sistemática y organizadamente,a través del cual los empleados aprenden conocimientos, actitudes y habilidades,en función de objetivos definidos.
La capacitación eleva la productividad del personal para poder reducir costos,prepara al empleado para realizar adecuadamente sus tareas y las de puestosmayores por si va a ser promovido, prepara a los egresados ya que necesitan de lapráctica y además es obligación de las empresas capacitar a sus trabajadores.
Diagnóstico de necesidades.
Desarrollo del plan de capacitación.
Realización.
Evaluación.
La capacitación en la actualidad representa para las unidades productivasuno de los medios más efectivos para asegurar la formación permanentede sus recursos humanos respecto a las funciones laborales que y debendesempeñar en el puesto de trabajo que ocupan.
La capacitación no es el único camino por medio del cual se garantiza elcorrecto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como uninstrumento que enseña, desarrolla sistemáticamente y coloca encircunstancias de competencia a cualquier persona.
La capacitación busca:
• Promover el desarrollo integral del personal y como consecuencia eldesarrollo de la organización.
• Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejordesempeño de las actividades laborales.
Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen losaspectos mínimos necesarios que deben ser considerados paraemprender un proceso de capacitación organizado, que involucre comoactividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposicioneslegales que se establecen en la materia.
ANÁLISIS DE PUESTOS.
Profesiograma.
En la orientación profesional se emplea el profesiograma,
que viene a ser el equivalente al análisis de puestos,
aunque con algunas variantes.
El profesiograma tiende a describir primordialmente el
conjunto de habilidades y rasgos psíquicos que debe
poseer una persona a fin de encauzarse con éxito en la
ocupación elegida.
Uno de sus objetivos consiste en que los candidatos a
seguir ciertos estudios formales conozcan el tipo de trabajo
que les espera en el futuro si siguen esa rama profesional,
a fin de que analicen su propia vocación y decidan si
concuerda con las tareas que deberán desempeñar más
tarde.
•“El procedimiento a travésdel cual se determinan losdeberes y lasresponsabilidades de lasposiciones y los tipos depersonas (en términos decapacidad y experiencia)que deben ser contratadaspara ocuparlas”.
Gary Dessler.
•“Recolección, evaluación yorganización deinformación sobre unpuesto de trabajodeterminado”.
William Werther y Keith Davis.
Definiciones.
Es el procedimiento de obtención de información acerca de lospuestos, centrándose en el contenido, aspectos y condiciones que lerodean.
¿Por qué es importante un análisis de puestos?
Todo elemento integrado a una organización requirióser: Reclutado, seleccionado, contratado,capacitado en su trabajo y evaluado con frecuenciaen función precisamente de su puesto.
Siendo este la unidad básica del trabajo, resultaevidente que a partir de su correcta definición yestructuración se estará iniciando la tecnificación dela administración de recursos humanos, dado que lastareas o el trabajo a efectuar en una organización serealizarán por medio de las divisiones, departamentoso secciones que existan en la misma, pero estassiempre concretarán dichas labores a nivel de cadapuesto.
Dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir, se
requerirán ciertas habilidades, estudios, experiencia e iniciativa,
puesto que las condiciones de trabajo, la responsabilidad y el
esfuerzo, variarán en cada puesto. Por ello es importante
examinar las características de cada puesto, a fin de establecer
los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades
de éxito, para esto nada mejor que efectuar un análisis del
mismo
La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de
análisis de puesto como los siguientes:
•Actividades del trabajo
•Actividades y procesos del trabajo.
•Registros de las actividades
•Procedimientos utilizados.
•Responsabilidad personal.
•Actividades orientadas al trabajador
•Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el trabajo.
•Movimientos elementales para el análisis de métodos.
•Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo
•Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
•Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
•Habilidades requeridas
•Desempeño del trabajo
•Análisis de error.
•Normas de trabajo.
•Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
•Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
•Condiciones físicas de trabajo.
•Requerimientos personales para el puesto
•Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización
Estructura.
En este se describen los requisitos físicos e intelectuales que debería tener elocupante para el desempeño adecuado del cargo, cuáles son lasresponsabilidades que el cargo le impone y en que condiciones debedesempeñar el cargo.
Por lo general el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas derequisitos, aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo.
• Requisitos intelectuales.
• Requisitos físicos.
• Responsabilidades implícitas.
• Condiciones de trabajo.
Cada una de las cuatro áreas anteriores esta dividida envarios factores de especificaciones.
Los factores de especificaciones son puntos de referenciaque permiten analizar una gran cantidad de cargos demanera objetiva; Son verdaderos instrumentos demedición, construidos de acuerdo con la naturaleza de loscargos existentes en la empresa.
Si la naturaleza de los cargos que van a analizarse varía, asímismo variarán no solo los factores de especificacionesconsiderados, si no también su amplitud de variación y suscaracterísticas de comportamiento.
Requisitos intelectuales.
Tienen que ver con las exigencias delcargo, en lo que hace referencia a losrequisitos intelectuales que el aspirantedebe poseer para poder desempeñar elcargo de manera adecuada. Entre losrequisitos intelectuales están lossiguientes factores de especificaciones:
Instrucción básica.
Experiencia básica anterior.
Adaptibilidad al cargo.
Iniciativa necesaria.
Aptitudes necesarias.
Requisitos físicos.
Tienen que ver con cantidad y lacontinuidad de energía y deesfuerzos físico y mentalrequeridos y la fatiga provocaday también con la complexiónfísica que necesita el ocupantepara desempeñar el cargoadecuadamente.
Esfuerzo físico necesario.
Capacidad visual.
Destreza o habilidad.
Complexión física necesaria.
Responsabilidades implícitas.
Se refieren a la responsabilidad queel ocupante del cargo tiene, ademásdel trabajo normal y de susatribuciones, con la supervisión deltrabajo de sus subordinados, con elmaterial, con las herramientas oequipo que utiliza; con el patrimoniode la empresa, el dinero, los títulos odocumentos, las pérdidas o gananciasde la empresa, los contactos internoso externos y con la informaciónconfidencial.
Supervisión de personal.
Material, herramientas o equipo.
Dinero, títulos o documentos.
Contactos internos o externos.
Información confidencial.
Condiciones de trabajo.
Se refieren a las condicionesambientales del lugar donde sedesarrolla el trabajo y susalrededores, que pueden hacerlodesagradable, molesto o sujeto ariesgos, exigiéndolo al ocupantedel cargo una fuerte adaptaciónpara mantener su productividady rendimiento en el desempeñode sus funciones. Evalúan elgrado de adaptación delelemento humano al ambiente yel equipo y facilitan sudesempeño.
Ambiente de trabajo.
Riesgos.
Etapas.
Planeación.
Ejecución.Preparación.
Etapa de Planeación.
•Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisisde cargos; es casi una fase de oficina y de laboratorio. Requierealgunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirsedependiendo de la situación en que se encuentre la definición delos cargos en la empresa, los pasos de la planeación son:
•Determinación de los cargos que van a describirse.
•Elaboración del organigrama de cargos.
•Elaboración del cronograma de trabajo.
•Elección del (de los) método (s) de análisis que va (n) a aplicarse.
•Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en elanálisis, sobre la base de dos criterios: Criterio degeneralidad, Criterio de variedad o diversidad, Dimensionamientode los factores de especificaciones.
•Gradación de los factores de especificaciones.
Etapa de Preparación.•En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales
de trabajo.
•Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargosque conformarán el equipo de trabajo.
•Preparación del material de trabajo.
•Disposición del también (informes a la dirección, gerencia,supervisión y a todo el personal incluido en el programa de análisisde cargos).
•Recolección previa de datos (nombres de los ocupantes de loscargos, elaborar una relación de los equipos, herramientas,materiales, formularios, etc, utilizados por los ocupantes de loscargos).
La etapa de preparación puede ser simultánea a la etapa de planeación.
Etapa de Ejecución.
•En esta fase se recolectan los datos relativos a los cargos que van aanalizarse y se redacta el análisis.
•Recolección de los datos sobre los cargos mediante el (los)métodos (s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del cargo o conel supervisor inmediato).
•Selección de los datos obtenidos.
•Redacción provisional del análisis, hecha por el analista de cargos.
•Presentación de la redacción provisional al supervisorinmediato, para que la ratifique o la rectifique.
•Redacción definitiva del análisis del cargo.
•Presentación de la redacción definitiva del análisis del cargo, para laaprobación (ante el comité de cargos y salarios o al ejecutivo o alorganismo responsable de su oficialización en la empresa.
Objetivos.
La aplicación de los resultados del análisis de cargoses muy amplia: Reclutamiento, Selección de personal,Identificación de la necesidades de capacitación,Definición de programas de capacitación,Organización y Planeación de la fuerza de trabajo,evaluación de cargos, proyecto de equipo y métodosde trabajo, etc.
Casi todas las actividades de Recursos Humanos sebasan en la información que proporciona el análisisde cargos.
1
• Ayudar a la elaboración de los anuncios, a la demarcación del mercado de mano de obra,elegir dónde debe reclutarse, etc.; Como base para el reclutamiento de personal.
2
• Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se aplicarán laspruebas adecuadas, como base para la selección de personal.
3
• Suministrar el material necesario según el contenido de los programas decapacitación, como base para la capacitación de personal.
4
• Determinar, mediante la evaluación y clasificación de cargos, las franjas salariales, según laposición de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado, como basepara la administración de salarios.
5
• Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y verificaren mérito funcional.
6
• Servir de guía del supervisor en el trabajo con sus subordinados y guía del empleado parael desempeño de sus funciones.
7
• Suministrar datos relacionados con higiene y seguridad industrial, en el sentido deminimizar la insalubridad y peligrosidad comunes a ciertos cargos.
Métodos de descripción y Análisis de
cargos.
Observación Directa.
Cuestionario.
Entrevista Directa.
Métodos Mixtos.
Técnicas y recomendaciones
para recabar información.
Método de observación directa.
Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el mas antiguo como
por su eficiencia. Su aplicación resulta muy eficaz cuando se consideran
estudios de micro movimientos, e tiempos y métodos.
El análisis del cargo se efectúa mediante la observación directa y
dinámica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones, en
tanto que el analista de cargos anota los puntos clave de su observación
en la hoja de análisis de cargo.
Es lo mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden
operaciones manuales o que sean de carácter simple y repetitivo.
Por lo regular observación va acompañada de entrevista y discusión con
el ocupante o con su supervisor.
Método de Cuestionario.
El análisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen elcargo que será realizado o sus jefes o supervisores) que llene uncuestionario de análisis de cargos, o que responda las preguntasrelacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, sucontenido y sus características.
Cuando se trate de una gran cantidad de cargos similares y de naturalezarutinaria y administrativa, es mas rápido y económico elaborar uncuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos.
El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtenerrespuestas correctas e información útil.
Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante y su superiorpara establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas y eliminar losdetalles necesarios, las distorsiones, los saltos o las posibles ambigüedadesde las preguntas.
Método de Entrevista.
El enfoque más flexible en el análisis de cargos es probablemente la entrevista que elanalista hace al ocupante del cargo. Si esta bien estructurada puede obtenerseinformación acerca de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y la secuencia delas diversas tareas que comprende el cargo y de los por que y los cuando.
Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el cargo ypermite comparar la información obtenida por medio de los ocupantes de otroscargos similares, verificar las incoherencias en los informes y si es necesario, puedeconsultarse al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos sonválidos. Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, locual permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente aempleados obstructivos y recalcitrantes. Los responsables de los planes de análisis decargos últimamente han dado preferencias a este método. Se basa totalmente en elcontacto y en los mecanismos de colaboración y de participación.
El método de la entrevista directa consiste en recoger los elementos relacionados conel cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con elocupante o con su jefe directo.
Métodos mixtos.
Después de examinar lo que se ha dicho de los
métodos de análisis, es evidente que cada uno de ellos
posee ciertas características, ventajas y desventajas.
Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor
provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar
métodos mixtos.
Estos son combinaciones eclécticas de dos o mas
métodos de análisis. Los mas utilizados son:
a) Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del cargo. Enprincipio, el ocupante llena el cuestionario y después se le haceuna entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
b) Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, paraprofundizar y aclarar los datos obtenidos.
c) Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
d) Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
e) Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.
f) Cuestionario con el superior y observación directa con elocupante, etc.
La elección de estas combinaciones se hará según lasparticularidades de cada empresa, como tiempo, objetivos delanálisis y descripción de cargos, personal disponible para estatarea, etc.
Método. Características.
Observación
Directa.
a) El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo
mediante la observación de las actividades que realiza el
ocupante.
b) La participación del analista de cargos en la recolección de la
información es activa; la del ocupante es pasiva.
Cuestionario. a) La recolección de datos se efectúa mediante un cuestionario de
análisis del cargo que llena el ocupante o su superior.
b) La participación analista de cargos en la recolección de datos es
pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa. (llena
el cuestionario)
Entrevista. a) La recolección de datos se hace mediante una entrevista del
analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas
y se dan respuestas verbales.
b) La participación del analista y del ocupante es activa.
Método. Ventajas.
Observación
Directa.
a) Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente
(analista de cargos) y al hecho de que éste sea ajeno a los intereses de quien ejecuta el
trabajo.
b) No se requiere que el ocupante deje de realizar sus labores.
c) Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos.
d) Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis
de cargos (qué hace, cómo lo hace y por que lo hace.
Cuestionario. a) Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta y
secuencialmente; de esta ,manera se proporciona una visión más amplia de su
contenido y de sus características, además de que participan varias dependencias de la
empresa.
b) Este método es el más económico para el análisis de cargos.
c) También es el que más abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los
ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez tan pronto como lo hayan
respondido. Esto no ocurre con los otros métodos.
d) Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos.
Entrevista. a) Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor.
b) Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas.
c) Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el
análisis, debido a la manera racional como se reúnen los datos.
d) No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo de cargo.
Método. Desventajas.
Observación
Directa.
a) Costo elevado, pues para que el método sea completo, el analista de cargos
requiere invertir mucho tiempo.
b) La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no
permite obtener datos realmente importantes para el análisis.
c) No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples y repetitivos
Cuestionario. a) No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel en el que el ocupante
tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
b) Exige que se planee y se elabore con cuidado.
c) Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la calidad de las
respuestas escritas.
Entrevista. a) Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal reaccione
negativamente, lo que resulta en falta de comprensión y no aceptación de sus
objetivos.
b) Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
c) Si el analista no se preparó bien para realizarla, se pierde demasiado tiempo.
d) Costo operativo elevado: Exige analistas expertos y que el ocupante deje de
hacer su trabajo.
Descripción de cargos.Es necesario describir un cargo, para conocer su contenido.
La descripción de cargos es un proceso que consiste en
enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y
que lo diferencian de los demás cargos que existen en la
empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o
tareas del cargo, la periodicidad de la ejecución y los objetivos
del cargo. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos
significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades
de un cargo corresponden al empleado que lo desempeña y
proporcionan los medios con que los empleados contribuyen
al logro de los objetivos de una empresa.
Esta orientada hacia el contenido de los cargos, es decir, hacia los aspectos
intrínsecos de los cargos.