ACTIVIDAD TEORICO-PRACTICA

LINA FERNANDA PATIÑO CASTAÑOGRUPO 3

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

PAQUETES ESPECIALIZADOS EN C.I.D.B.ABOGOTÁ D.C.

2016

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METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO TRD

LINA FERNANDA PATIÑO CASTAÑOGRUPO 3

Docente

ANGELICA MARIA RAMÍREZ AGUDELO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

PAQUETES ESPECIALIZADOS EN C.I.D.B.A BOGOTÁ D.C.

2016

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LA AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

Frente a la nueva sociedad de la información se evidencia un claro cambio en la conceptualización y funcionalidad de la biblioteca, ya que ahora responde a una realidad compleja y múltiple, más aún cuando se trata de una entidad de carácter dinámico y por lo tanto cambiante; donde se pone en manifiesto la necesidad de la transformación tecnológica y el aporte de las TICS, lo cual hace que sea fundamental estar actualizado y al corriente de los nuevos programas (software) que posibilitan el acceso a toda la información documental para los usuarios internos y externos de una unidad de información. Es por esto que es importante conocer y cuestionar cuáles son y cómo funcionan estos programas con los que pueden contar no sólo las bibliotecas sino también los archivos de las instituciones.

La prestación de un buen servicio de biblioteca se basa en una colección bien seleccionada y organizada. De ahí la importancia de los servicios técnicos, que sin ser un fin en sí mismo son un medio para que los servicios que se prestan sean los adecuados. (Anónimo, s.f, p.2)

Considerando que las bibliotecas o unidades de información se han visto en la necesidad de automatizar y hacer eficientes sus procesos, actividades y servicios ante los requerimientos de la sociedad actual, se puede decir que de ahí surge la necesidad de crear un aplicativo específico para las bibliotecas y centros de documentación; así por ejemplo encontramos el aplicativo ABCD (Automatización de Bibliotecas y Centros de Documentación).

De acuerdo a lo anterior se puede mencionar que es una aplicación de uso específico para bibliotecas y centros de documentación en cuanto a temas de sistematización. “El cual fue creado con el propósito de brindar funciones de automatización, como una solución tecnológica para las bibliotecas y para cualquier proveedor de información como centros de documentación” (Fernández, 2010).De modo que posee características que permite el manejo de cualquier estructura bibliográfica y no bibliográfica.

Lo dicho hasta aquí supone que es una herramienta que cubre todos los procesos principales, como: adquisiciones, desarrollo de bases de datos bibliográficas, administración de usuarios, registro de préstamos, control de publicaciones periódicas, y catálogo público.

Este paquete de software existe como un conjunto de módulos que conforman las diferentes tareas administrativas del bibliotecario, las cuales son relativamente independientes, que interactúan entre sí, lo que hace que sea una aplicación flexible en la que cualquier estructura bibliográfica puede ser manejada por el software.

Más aún podrán contar con un sistema de software libre y  código abierto (FOSS), que integrará todas las aplicaciones necesarias para la automatización online del trabajo, sin

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tener que modificar sus bases actuales, en atención a que sólo será necesario migrarlas a ABCD. (Australian Parks, 2013)

De modo que es un software avanzado y apto para ambientes exigentes que requieren de aplicaciones escalables acorde al incremento progresivo de sus demandas lo que hace que cuente con criterios como la veracidad que lo hace posible automatizar completamente una biblioteca pequeña.

Definitivamente se puede decir que ahora hay muchas posibilidades tecnológicas para sistematizar o automatizar una unidad documental pues “Hoy existe, una amplia gama de software y programas para uso de archivos y bibliotecas, donde el idóneo dependerá de los objetivos de la implementación” (Chinchilla, 2011, p.4). Siendo necesario conocer sus características y funciones específicas para cada caso; por ejemplo para el uso de software de bibliotecas basadas en software libre, existen desde programas sencillos para la automatización del catálogo público hasta sistemas complejos de automatización integral de procesos, servicios y productos.

De esta forma en referencia a lo mencionado se establecen tres grandes áreas diferentes en la automatización de unidades de información: la automatización de catálogos, las bibliotecas virtuales y los repositorios electrónicos, y los sistemas integrados de automatización de bibliotecas.

La automatización de catálogos se caracteriza por contar con una estructura simple que le permite adquirir un criterio de rapidez en la realización de consultas, pero así mismo no cuenta con la posibilidad de realizar una relación entre tablas. Es importante que para el uso del mismo se cuente con formatos como el MARC, con el fin de poder migrar a otras plataformas de forma más sencilla y ordenada. Por ejemplo podemos describir el programa el Winlsis.

El Winlsis es una excelente opción por su mayor difusión y larga tradición en la automatización de bibliotecas, el cual ahora cuenta con la versión Isis-Marc.

Se compone de una sencilla interfaz gráfica y una serie de archivos sobre los cuales se diseñan y administran las bases de datos. Los archivos de administración son cuatro: la tabla de definición de campos (FDT), donde se especifican los metadatos; la hoja de entrada de datos (FMT), que permite definir las vistas para el ingreso de datos; el formato de visualización (PFT), que permite diseñar la forma en que se desplegarán los registros tras una consulta; y la tabla de selección de campos (FST), donde se especifican los puntos de acceso que formarán parte del archivo invertido. (Chinchilla, 2011, p.5)

En efecto según la información citada se debe precisar que no solo se utiliza como software de automatización de catálogos, sino también como bases de búsquedas en el internet, donde se pueden identificar varias ventajas como que es gratuito, tiene todas las funcionalidades necesarias para gestionar una base de datos para una biblioteca, ya que estas cuentan con un diseño para todo tipo de documentos digitales, vídeo, audio e imagen ; además sus datos se

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pueden migrar a otras plataformas avanzadas, lo que para el criterio de calidad es reutilizable, compatible y adaptable hacia los cambios de especificación .

En particular se puede mencionar que como desventaja se podría encontrar en el hecho de que no es un sistema relacional actual. Peña (2012) afirma. “Más sin embargo digo que podríamos ya que en lo práctico si se puede crear bases de datos y relacionarlas una con otras”. Es decir su desventaja se relaciona más con que su sistema relacional no es un estilo moderno.

En cuanto a las aplicaciones para bibliotecas virtuales y repositorios electrónicos se puede decir que estas aplicaciones se caracterizan por estar orientadas al almacenamiento y recuperación de documentos electrónicos en repositorios, y proporcionan una serie de servicios para una biblioteca física, pero sólo en relación a la recuperación de documentos agrupados de acuerdo a las normas e intereses de los usuarios.

Con respecto a estas aplicaciones sirve citar como ejemplo el software Greenstone multiplataforma elaborado en 2000 como parte del proyecto de la Biblioteca Digital de la Universidad de Waikato, Nueva Zelanda. Actualmente, es un software de código abierto (open-source software) que se distribuye con sus fuentes y posibilita realizar modificaciones sobre su funcionamiento, por consiguiente cuenta con una ventaja de gran peso para ser elegido por su fácil extensibilidad a cualquier medio y sistema operativo.

Esta aplicación puede gestionar grandes cantidades de documentos en diferentes formatos y soportes como: HTML, PostScript, Ms Word o PDF, imagen, audio y vídeo. Además el usuario tiene la posibilidad de modificar y configurar la apariencia, su comportamiento y la interfaz web. Para acceder a la mayoría de colecciones se hace mediante funciones de búsqueda y consulta, siendo así una herramienta ideal para crear colecciones digitales, puesto que garantiza conservar, actualizar y mantener organizados los documentos seleccionados para su ejecución.

Por último sobre los Sistemas que están dirigidos a la gestión de cada una de las áreas que componen una biblioteca, se caracterizan por ser complejos y tener una arquitectura modular que utiliza bases de datos relacionales.

Para que un software pueda ser considerado parte de esta categoría debe utilizar motores de bases de datos relacionales y ofrecer soluciones a las grandes áreas que componen una biblioteca: adquisiciones, catalogación (que incluye los catálogos), circulación, publicaciones periódicas, consulta e inventario.

Actualmente, la mayoría de los programas de acceso abierto para la automatización integral se basan en la tecnología Web, se fundamentan en el formato MARC21, utilizan motores de bases de datos gratuitos y potencian las capacidades de gestión y recuperación remota. (Chinchilla, 2011, p.11)

Por lo que se refiere a sus aplicaciones podemos mencionar el software EspaBiblio. “El cual es la versión en español del OpenBiblio, utiliza MySql como un motor relacional de base de

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datos y se encuentra desarrollado en el lenguaje de código abierto (PHP) Hypertext Pre-procesor” (Chinchilla, 2011, p.12).Siendo así un software sumamente amigable e intuitivo por consiguiente adaptable, visible y flexible, dado que es un software práctico; aunque presenta una desventaja ya que por defecto no sé considera el ISBN y se deben ingresar los libros uno

a uno a través de los módulos que posee de: circulación, procesos técnicos, administración e informes.

Encontramos que sus alcances son internacionales, con la que cuentan experiencias como: Biblioteca Colegio San Alberto de Chile, Liceo Rene de Descartes Chile, Biblioteca del Colegio Odontológico de la provincia de Córdoba-Chile.

A su vez el software de gestión documental, también cuenta con una serie de características que permitan determinar su calidad y desarrollar grandes sistemas de automatización para sus archivos; de modo que encontramos que un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación publicación y trabajo sobre documentos electrónicos.

Dado la necesidad de implementación de estos programas para las empresas y sus servicios se ha convertido un medio fundamental para la gestión documental y la automatización. ”Estos sistemas tienden a mejorar aspectos de la gestión de los contenidos empresariales tales como la captura, las búsquedas y la gestión” (Athento, s.f). Esto por medio de sus ventajas de reducción de las entradas de la clasificación de documentos, hacer llegar la información a quien la necesite y eliminar perdidas en búsquedas, es así que estos aplicativos se califican como eficientes y con veracidad.

En relación con sus aplicaciones se puede citar de ejemplo Athento -Smart Document Management- que permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos. A diferencia de otros sistemas, Athento permite a las compañías contar con un proceso de Enterprise Content Management integrado en sus diferentes fases.

Con Athento, una empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión documental, más toda la funcionalidad de un sistema de captura mediante módulos, cubrir también necesidades específicas de Distribución, Preservación y Gestión de Procesos de Negocio.

Sus dos módulos fundamentales son el módulo de Captura y el módulo ECM. Estos dos módulos independientes, cubren las fases de Captura, Almacenamiento, Gestión y parte de la Distribución. Para el resto de fases o desarrollo de disciplinas específicas, Athento aporta una plataforma que provee servicios modularizados que pueden ser utilizados para la satisfacción de necesidades más específicas.

Athento se encuentra bajo la licencia “ATHENTO SHARED SOURCE LICENSE”. Los términos de la licencia de Athento no corresponden con los mismos de las licencias consideradas como software libre, pero la licencia nos otorga grandes beneficios frente a

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software licenciado bajo el modelo de “Software Propietario”. Estos beneficios son por ejemplo, el acceso al código y la capacidad de modificarlo.

Por lo que se refiere a otra aplicación respecto a software de gestión documental encontramos Nuxeo.

Software que permite implementar con gran funcionalidad un repositorio documental corporativo. Aporta soluciones a las necesidades primarias de gestión documental de las empresas, permitiendo gestionar cómodamente documentos mediante control de versiones, flujos de trabajo asociados, publicación remota o búsqueda avanzada a texto completo, además de integración con suite ofimáticas habituales como Microsoft Office y Open Office.(Grup de Treball de Programari Lliure per als Professionals de la Informació [COBDC] ,2013)

Su implementación es sencilla si lo que se quieren cubrir son necesidades no muy específicas y además al estar desarrollado sobre estándares abiertos , se identifica que se caracteriza por su flexibilidad, empleando una arquitectura basada en estándares, velocidad, gracias a la integración con el rápido motor de búsqueda Lucene y Seguridad gracias a la implementación de estándares como SSL, Single Sign On (SSO) y facilitando el cumplimiento con normativas como la ISO 27.001 (Seguridad de la Información) o la Ley de Protección de Datos (LOPD).

Nuxeo actualmente está siendo empleado en sus procesos de gestión por cientos de empresas y organismos públicos de tamaño medio y grande. En España la startup Yerbabuena Software,   surgida en Málaga en 2005 e instalada en Sillicon Valley, lo implementa con éxito desde hace más de 5 años.

Finalmente para concluir encontramos un gran ejemplo de software “Alfresco”.

El cual es una solución versátil compatible con software tanto de la vertiente Microsoft, como de la rama Linux. Posibilita  la creación y  gestión de contenidos empresariales  desde una gran cantidad de blogs y paquetes ofimáticos (Office y OpenOffice). Además ofrece una gran variedad de herramientas colaborativas como calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusión, etc. (Grup de Treball de Programari Lliure per als Professionals de la Informació [COBDC] ,2013)

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Alfresco es para las empresas ante todo COLABORACIÓN, pero también constituye un gestor documental. Está disponible en dos versiones: Alfresco Community y Alfresco Enterprise. Ambas versiones son Open Source, aunque su versión Enterprise, diseñada para importantes volúmenes de trabajo, es de pago.

Dicho lo anterior se puede decir que gracias a que es un software libre es más accesible como lo evidencia sus aplicaciones en el mercado. “Se trata de una plataforma ECM líder en su mercado con más de 2.500 implantaciones y probada en entornos con más de 100 millones de documentos” (Grup de Treball de Programari Lliure per als Professionals de la Informació [COBDC] ,2013). De lo que se puede inferir que tiene ya gran trascendencia y uso por lo cual es necesario conocer sus principales características de las cuales podemos mencionar: facilidad de uso, por su simplicidad, soporte para Gestión de Contenidos Empresariales (incluidas Gestión Documental y Gestión de Activos Digitales), fácil despliegue, administración y escalabilidad, es decir facilidad en adaptación del sistema hacia los cambios.

En conclusión se puede decir que la automatización de las bibliotecas, centros de documentación y archivos son una necesidad ante el desarrollo y los requerimientos de la sociedad de la información, teniendo en cuenta que se convierten en determinantes y medios para la calidad y eficiencia de los servicios, programas y aplicaciones ; por ello todas las unidades buscan que sus sistemas de software sean más rápidos , fáciles de usar, modulares , estructurales , que se acomoden a sus necesidades de implementación y que no sean de alto costo, aun así se enfatiza que esto no quiere decir que no deban invertir, por ejemplo en la renovación de equipos y capacitaciones en relación al software.

En consecuencia la calidad y el control del software se convierte en un conocimiento y factor fundamental que deben conocer los profesionales de la información en sus diferentes unidades al momento de implementar un sistema para la automatización ya sea para bibliotecas, centros de documentación y archivos.

Ya que como se pudo evidenciar cada software cuenta con características específicas, funcionalidades distintas, formas de pago con software libre y licencias por lo cual no todos los programas son adecuados para una biblioteca o archivo, por lo cual se llega al resultado de que existe una amplia gama de software o programas para uso de archivos y bibliotecas, donde definitivamente el idóneo dependerá de los objetivos de la implementación , siendo así

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necesario conocer sus características y funciones específicas para cada caso a través de factores de evaluación interna y externa de control y calidad del software.

PRÁCTICA OPENBIBLIO

Openbiblio es un SGB (Sistema de Gestión de Bibliotecas) de opensource indicado para la automatización de pequeñas bibliotecas cuyo volumen no exceda de los 10.000 ejemplares. Dada su sencillez, la convierte en una buena herramienta de instrucción y práctica, previa al estudio de sistemas más complejos. Para tomar conciencia de las características de un sistema de gestión bibliotecario, se propone la siguiente práctica consistente en los siguientes apartados:

Ustedes pueden realizar la práctica sobre este sistema a través del siguiente link destinado para realizar prácticas en OpenBiblio.

http://173.230.240.210/~cisfo/openbiblio1

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login: admin

password: admin

Por lo que aprenderán aspectos relacionados con: Cómo crear nuevos usuarios (socios) de la biblioteca en Openbiblio, Cómo generar registros bibliográficos completos (Nuevo Material),

Cómo Personalizar el sistema (cambiar apariencia), Cómo darle un nuevo nombre a la Biblioteca, Cómo Crear un nuevo tipo de Socio, Cómo Crear una nueva colección.

Cómo crear nuevos usuarios (socios) de la biblioteca en Openbiblio

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Para crear un nuevo usuario dar clic en PRESTAMO, luego dar clic en NUEVO SOCIO,

donde se verá el siguiente pantallazo:

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Diligenciar el Formulario con toda la información requerida y dar clic en ENVIAR, luego de

esto se abrirá una pantalla donde se verá toda la información y el espacio para realizar los

préstamos a los socios.

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Cómo generar registros bibliográficos completos (Nuevo Material)

Dar clic en el módulo ADMINISTRACIÓN, clic en TIPO DE MATERIAL y aparecerá un

pantallazo donde muestra los diferentes tipos de material a registrar, luego dar clic en

AÑADIR NUEVO TIPO DE MATERIAL.

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Luego de diligenciar los campos para añadir el tipo de material a general dar clic en

ENVIAR, luego de ese proceso aparecerá la siguiente pantalla, allí dar clic en volver a la lista

de tipo de material para verificar si se creó el NUEVO TIPO DE MATERIAL.

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Cómo Personalizar el sistema (cambiar apariencia)

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Para personalizar el sistema dar clic en el módulo ADMINISTRACIÓN, clic en TEMAS DE

DISEÑO y aparecerá un pantallazo donde muestra un espacio de selección para todos los

tipos de temas, luego dar clic en ACTUALIZAR.

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Cuando de clic en ACTUALIZAR debe cambiar la apariencia de la pantalla.

Editar para cambiar el .tipo de fuente y otros aspectos de la pantalla,

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Cómo darle un nuevo nombre a la Biblioteca.

Para darle un NUEVO NOMBRE A LA BIBLIOTECA dar clic en módulo

ADMINISTRACIÓN clic en CONFIG. BIBLIOTECA y aparecerá un pantallazo donde

muestra un formulario, diligenciar la información de mayor importancia para la biblioteca y

luego dar clic en ACTUALIZAR.

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Cuando se actualicen los datos aparecerá en la pantalla el cómo se mostrará en el

sistema.

Cómo Crear un nuevo tipo de Socio.

1. Para crear NUEVO TIPO DE SOCIO dar clic en módulo ADMINISTRACIÓN, clic

en TIPOS DE MIEMBROS y aparecerá un pantallazo donde muestra la lista

existente de miembros en el sistema (MEMBER CLASSIFICATIONS LIST), luego

dar clic en Add new member, diligenciar los espacios y luego dar clic en ENVIAR.

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Así se identifica la creación del nuevo tipo de socio

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Cómo Crear una nueva colección.

Para crear una nueva colección dar clic en el módulo ADMINISTRACIÓN, clic en

COLECCIONES y aparecerá un pantallazo donde muestra la lista existente de

colecciones en el sistema (AÑADIR NUEVA COLECCIÓN) y dar clic, seguido de

diligenciar los espacios y luego dar clic en ENVIAR.

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Dar clic en volver a la lista de colecciones para verificar si fue creada la nueva

colección.

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a. Realizar pruebas sobre el funcionamiento del préstamo, las reservas, la

devolución y las renovaciones. Explica el funcionamiento del ciclo de circulación

completo en Openbiblio utilizando los usuarios y documentos existentes o si

considera necesario puede crear el material y socios requeridos para esta

práctica. Indique las opciones del préstamo, políticas del préstamo y su gestión

hasta su devolución.

Para realizar una préstamo dar clic en el módulo PRÉSTAMO, diligenciar los datos y dar clic

en BUSCAR y aparecerá un pantallazo donde muestra la información del socio, luego de

diligenciar el espacio interior de consulta, para eso debe dar clic en buscar ya que nos piden

un código de barras, la pantalla nos muestra el catalogo donde podemos mirar el material que

se puede pedir en préstamo luego copiamos el código y lo diligenciamos en el espacio de

préstamo y damos clic en prestar.

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Para la Devolución del material prestado en el menú izquierdo encontramos la opción

DEVOLUCIÓN la cual diligenciamos el espacio del código de barras del material que se

encuentra en préstamo y al dar clic nos aparecerá la información del libro, para proceder a

la finalización de la devolución le damos clic en añadir al carrito de reposición en las

estanterías y damos clic devolver el material seleccionado el cual nos muestra la fecha e

información del material entregado.

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Para realizar una reserva dar clic en el módulo PRÉSTAMO, diligenciar los datos y dar

clic en BUSCAR y aparecerá un pantallazo donde muestra la información del socio, luego

de diligenciar el espacio interior de consulta, para el cual si no se tiene la información del

código de barras no se diligencia sólo se da clic en buscar y luego aparece en otra pantalla

el catalogo donde se puede buscar por título , autor , etc, es así que nos muestra un listado

del cual vamos a elegir uno de esos materiales damos clic sobre el mismo y se despliega

información detallada y del cual podemos mirar su disponibilidad y copiar el código de

barras para diligenciar la información en el espacio ahora si de consulta y finalmente clic

en RESERVA.

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Para borrar la reserva se da clic en la parte del recuadro que dice FUNCIÓN, donde nos

aparecerá un recuadro confirmando la acción, damos clic en borrar y ya no se encuentra

vigente la reserva que realizamos del material.

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b. Compruebe la utilidad del módulo de informes y comente qué reportes

proporciona. ¿Responde a todas las necesidades de una Biblioteca?, ¿Qué otros

informes hacen falta?

Para comprobar que reportes proporciona el módulo de informes, damos clic en

INFORMES y aparece una pantalla con los reportes para catalogación, circulación y

estadísticas.

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Comprobación al dar clic en Submit aparece un listado de socios con los artículos

pendientes.

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Encontramos en los reportes el registro de bibliografías más populares

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Considero que en cuanto a las necesidades y requerimientos de la biblioteca y los usuarios

estos registros o informes responden con las necesidades y son eficaces ante la búsqueda y

selección de la información no creo que haga falta algún otro reporte.

c. Qué opciones de configuración y administración maneja Openbiblio.

Para visualizar los diferentes módulos de configuración y administración dar clic en

módulo ADMINISTRACIÓN donde veremos las opciones disponibles.

Encontramos Admin. Bibliotecarios, donde podemos añadir un nuevo miembro

del personal.

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Luego encontramos configuración de biblioteca donde podemos editar datos de

la biblioteca.

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Después le sigue tipos de miembros donde podemos adicionar un nuevo miembro

en la clasificación.

Luego encontramos Member Fields , donde podemos añadir un grado o cargo de

usuario.

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El siguiente es la personalización en la categoría de usuarios que nos permite

añadir nuevo grado de usuario.

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En esta parte encontramos tipos de material donde podemos añadir nuevo

material.

Seguimos con colecciones la cual nos permite añadir una nueva colección tal y

como se realizó al principio de esta actividad.

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Luego encontramos el registro de privilegios de préstamo que nos permite editar

el tiempo de préstamo y renovación.

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Después está el registro temas de diseño que nos permite cambiar la apariencia y

diseño del aplicativo, además de fuente y color de letra.

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Por último esta la opción ayuda, donde contiene contenidos de cómo manejar el

catalogo OPAC , los contenidos generales de la administración , circulación y

préstamos y notas al final .

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d. Conclusión del uso de Openbiblio.

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El uso de Openbiblio es dinámico, fácil y sencillo de usar, accesible, exacto en sus

funciones y procesos, es decir cuenta con una gran facilidad de comprensión y

usabilidad, además que es constante en sus actualizaciones.

PRACTICA PMB.

PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su

parametrización como en su configuración. Para tomar conciencia de las

características de PMB, la toma de contacto con este sistema de OpenSource, se

recorrerán las principales funciones del programa para destacar cuáles son sus

módulos y cómo están organizados. De esta forma se tendrá una idea general de su

diseño y concepción. Por tanto la práctica será un repaso pormenorizado de su

estructura. PMB, es un sistema bien adaptado de serie, en relación a su adaptación a

centros bibliotecarios medianos y grandes, siendo especialmente eficaz en el contexto

de bibliotecas universitarias y especializadas, dadas sus capacidades de

categorización, clasificación y sistema de tablas de autoridades. La siguiente práctica

tiene como objeto la familiarización con el módulo de catálogo de PMB,

concretamente con las opciones de Registro o Catalogación de Tipos Documentales

Monográficos o denominados en la aplicación como "Documentos" en sentido

genérico. Se observará que las Publicaciones Periódicas gozan de apartado propio, tal

y como las necesidades de gestión y tratamiento de la documentación exigen, para

evitar su mezcla con el resto de tipologías documentales, favoreciendo a su vez su

recuperación posterior. Por otro lado, se pretende acercar el mecanismo e

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interrelación del módulo de autoridades y sus principales herramientas, que influyen

de forma definitiva en el registro y catalogación. Concretamente la definición de

Autores, Entidades, Categorías, Editoriales, Colecciones, Títulos Seriados y

Clasificaciones. Finalmente, se aprenderá el funcionamiento básico de las Cestas de

Categorías, como método de agrupación o "Clustering" de documentos que conllevan

una determinada característica. Por todo lo relatado anteriormente, se propone la

práctica en torno a los siguientes puntos para lo cual se recomienda que tengan en

cuenta el tutorial sobre PMB dispuesto en plataforma:

1. Describe qué módulos tiene PMB y desde dónde son accesibles.

PBM contiene 6 módulos a los cuales se puede acceder luego de haber ingresado

como usuario de este sistema: circulación, catalogo, autoridades, informes, D.S.I.

y administración.

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Adicional PBM contiene módulos adicionales que se pueden visualizar del menú

administración.

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1. CIRCULACIÓN

Está conformado por:

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Prestar un documento.

Para prestar un documento es necesario acceder a la pestaña Circulación, y al

menú Préstamo e introducir el número de usuario. Esto se puede realizar

manualmente o a través del lector de códigos de barras, el cual lo introduce

automáticamente en el sistema. También se puede introducir el apellido o una

letra del mismo, y seguidamente seleccionar al usuario de una lista.

Devolución de documentos.

Para devolver un documento prestado se debe acceder a la pestaña circulación y al

menú devolución e introducir el código de barras del libro, bien manualmente o

bien mediante el lector de códigos. No es necesario introducir el carné de usuario.

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Grupos de usuarios.

La función Grupos de usuario permite la gestión de los usuarios por grupos, clases, etc. Para

poder administrar los grupos se debe acceder a la pestaña Circulación y al menú Grupos de

Usuarios.

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Nuevo usuario.

Para crear un nuevo usuario se debe acceder a la pestaña Circulación y al menú Nuevo

usuario e introducir un código de barras, bien a través del teclado o del lector de códigos. Si

se intenta introducir un código ya existente, la aplicación dará un error.

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2. CATÁLOGO

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Búsqueda.

Una vez ya se ha creado el catálogo, la opción de búsqueda facilita el acceso a determinados

registros o a determinadas publicaciones periódicas. La búsqueda, se realiza desde la pestaña

“Catálogo->Buscar”

Últimos Registros.

Este elemento del menú permite acceder a los últimos registros introducidos. El acceso a los

últimos registros permite encontrar rápidamente un registro para corregirlo o para rectificar

algún descuido.

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3. AUTORIDADES

Buscar, modificar y añadir un autor

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Al acceder a la pestaña Autoridades y al menú Autores, aparece una lista con todos los

autores existentes en la base de datos. En esta pantalla se puede realizar una búsqueda de

autores por el nombre. También hay un enlace para acceder al listado de los últimos diez

autores creados. Existe la opción de crear un nuevo autor, pulsando el botón Añadir un autor.

Colecciones

Al acceder a la pestaña Autoridades y al menú Colecciones, aparece una pantalla que

contiene el listado de las colecciones existentes en la base de datos. También existe un enlace

que permite acceder al listado de las últimas colecciones creadas en la aplicación.

Para crear una nueva colección se debe acceder al botón Crear una colección. En la pantalla

de creación se solicita la siguiente información:

Nombre de la colección.

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Campo obligatorio.

ISSN. El Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas.

Editorial. Este campo es obligatorio, ya que todas las colecciones deben incluir una editorial.

4. INFORMESS

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Prestamos actuales.

Al final de la pantalla, se ofrece la posibilidad de modificar el número de resultados que se

muestran por página. Para modificar esta cifra, se debe eliminar la que aparece actualmente,

reemplazarla por el valor que se desee y posteriormente pulsar el botón de “Actualizar”

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Retrasos por usuario.

Este informe permite visualizar una lista con aquellos usuarios que tengan préstamos con

retraso, es decir, que tengan ejemplares cuya vigencia del préstamo haya caducado. La lista

se ordena según los usuarios.

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Al igual que en el informe anterior, también se ofrece la posibilidad de imprimir las cartas de

reclamación pulsando sobre el icono que aparece a la derecha de cada ejemplar. El contenido

de dicha carta puede modificarse desde el apartado “Administración->Herramientas-

>Parámetros ->Carta de retraso”.

La novedad que ofrece es la posibilidad de imprimir las cartas de todos los usuarios

sancionados pulsando el botón “Imprimir todas las cartas de retrasos”.

5. DIFUSIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN

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Ecuaciones.

Las ecuaciones son búsquedas avanzadas que permiten llenar las cestas de registros

existentes en la base de datos de la aplicación. Para crear una nueva ecuación se debe acceder

al enlace Gestión, dentro de la sección Ecuación. Al acceder al botón Crear, debemos

seleccionar uno o más campos donde buscar y seguidamente introducir patrones de

búsqueda. Así se creará una búsqueda. Si se pulsa el botón Buscar aparece una pantalla con

los resultados y la opción de transformar la búsqueda en ecuación DSI, para lo cual

únicamente se necesita asignarle un nombre.

Clases.

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PMB permite crear clases de cestas y de ecuaciones para organizar la información. Para crear

una nueva clase se debe acceder a la pestaña D.S.I. y al enlace Clases dentro de la sección

Opciones. La pantalla que aparece, contiene un listado de todas las clases disponibles. Si se

desea editar alguna clase, simplemente hay que seleccionar su nombre. Al pulsar el botón

Añadir una clase, se debe indicar el nombre de la nueva clase y si será una clase de cesta o de

ecuación.

Al crear las cestas o ecuaciones se da la opción de añadirlas a una clase ya existente. Así

mismo, al editarlas también existe la posibilidad de incluirlas en una determinada clase.

6. ADMINISTRACIÓN

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La actualización de la base de datos.

Se puede realizar en la sección:“Administración->Herramientas->Act.base” En dicha sección

se verá cuál es la versión actual de la base de datos y cuál debería ser, y al final de la

pantalla, un botón para comenzar la actualización. Poco a poco se debe ir realizando

sucesivas actualizaciones, mientras la versión actual sea distinta a la final, debe seguirse

actualizando para finalmente llegar hasta la última versión de PMB.

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Z3950.

PMB utiliza este protocolo para posibilitar la búsqueda de registros en lugares externos a la

biblioteca. La opción de búsqueda se puede encontrar en “Catátogo->Z39.50->Buscar

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2. Crear 2 Registros Bibliográficos completos, de tipo monográfico a partir del

módulo de catálogo de PMB.

REGISTRO 1

En la primera de ellas se pide un número de identificación (lo normal es que sea el ISBN)

aunque no es obligatorio introducirlo. Si lo que se introduce es un EAN, la aplicación se

encarga de convertirlo automáticamente en ISBN.

El segundo paso consiste en introducir el resto de datos necesarios para la creación del

registro.

Donde se identifica el título de la obra ,el autor . se crea la serie se identifica el ISBN, año de

publicación y editorial.

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Luego de terminar de llenar el formato se añade el No. de ejemplar donde se describe la obra

, su precio , donde se encuentra y el tipo de documento que es, copias.

Finalización registro 1.

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REGISTRO 2.

En la primera de ellas se pide un número de identificación (lo normal es que sea el ISBN)

aunque no es obligatorio introducirlo. Si lo que se introduce es un EAN, la aplicación se

encarga de convertirlo automáticamente en ISBN.

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El segundo paso consiste en introducir el resto de datos necesarios para la creación del

registro.

Donde se identifica el título de la obra ,el autor . se crea la serie se identifica el ISBN, año de

publicación y editorial.

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Luego de terminar de llenar el formato se añade el No. de ejemplar donde se describe la obra

, su precio , donde se encuentra y el tipo de documento que es, copias.

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Finalización del registro 2

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En PMB es posible crear un tesauro a partir de categorías temáticas, estableciendo

referencias de especificidad, generalidad, relaciones, reenvíos, términos aceptados y no

aceptados. Explica en qué consiste y como se crea una estructura jerárquica en el apartado de

Categorías.

Se debe escoger uno o varios términos a buscar. Los resultados de la búsqueda se mostrarán

en dos partes. La parte superior muestra las categorías correspondientes a la búsqueda.

Accediendo al enlace relativo a una categoría de la parte superior se mostrará en la parte

inferior más información sobre la categoría escogida.

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En la búsqueda de tesauros (uso de la herramienta) realice la Búsqueda de (Biblioteca) ; al

dar clic en buscar se puede observar que recupera a parte del tema, temas relacionados con la

búsqueda para que se seleccione la mejor opción.

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3. Una vez bien determinadas y normalizadas las autoridades que se han introducido para la

descripción bibliográfica de las monografías, conviene establecer diferentes tipos de Cestas

de Categorías; dicho elemento, permite agrupar registros bibliográficos de la colección o el

fondo de la biblioteca a partir de un factor o aspecto determinado. Por ejemplo libros

relacionados con Documentación General, recientemente catalogados, o el compendio global

de libros registrados.

a. Realiza una consulta de los libros que has catalogado e inclúyelos en la cesta de

"REGISTRO GENERAL". Para ello utiliza la ventana de consulta del módulo de catálogo y

una vez localizado cada libro, agrégalo a dicha categoría. Explica brevemente el proceso.

Para crear la Cesta se debe ingresar por la opción (cestas) luego dar clic en (Gestión) y

luego dar clic en Añadir una cesta y a esta darle el nombre.

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Para crear una cesta en la que puedan encajar los registros que se han creado

anteriormente, doy clic en buscar , clic en categorías/ temas , ubicamos los últimos

registros se selecciona y se da clic para enviarlas a la cesta.

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4. Conociendo los fundamentos del proceso de catalogación con PMB, se abundará en las

tipologías documentales de aquellos materiales seriados, o más comúnmente denominados

publicaciones periódicas o revistas. Finalmente sobre una colección de revistas y

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monografías, se requerirá la introducción de usuarios y categorías de usuarios utilizando para

ello el módulo de circulación. Culminado este punto, se propone realizar pruebas sobre el

funcionamiento del préstamo, la devolución y las renovaciones. Para complementar se

abundará en las funciones del módulo de informes que están relacionadas con la circulación y

las estadísticas de uso de los documentos.

a. Crear 1 Registros Bibliográficos General completo, de tipo seriado a partir del módulo de

catálogo de PMB, con al menos 3 ejemplares y 1 artículo descrito para cada uno de ellos.

Normalizar las autoridades que sean necesarias y explicar los cambios que existen de

catalogar una monografía a una revista.

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Registro de publicación seriada con sus tres ejemplares 1 artículo

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En general, los campos a introducir datos de una publicación periódica corresponden a los de

un registro normal, a excepción del código ISBN que en este caso será el ISSN.

No se pueden introducir datos sobre la colación (nº de páginas, material de acompañamiento,

etc.) en una publicación periódica. La definición de colación no se aplica a este tipo de

material.

b. Crear 3 usuarios ficticios en el módulo de circulación y adscribirlos a un grupo de

usuarios. Si no existiera, créese uno nuevo e introdúzcalos.

USUARIO 1

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GRUPO : AMIGOS BR

USUARIO 2

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GRUPO INVESTIGADORES

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USUARIO 3

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GRUPO : APRENDIENDO

102

CREAR GRUPO USUARIOS : PARA LOS 3 USUARIOS NUEVOS

Comprueba la utilidad del módulo de informes y comenta qué información relacionada con la

circulación y los usuarios es capaz de aportar. Informes de uso, préstamo, etc. Extrae un

ejemplo de cada informe relacionado en el que se pueda ver la información de prueba que se

está utilizando. ¿Responde a todas las necesidades de una Biblioteca?, ¿Qué otros informes

hacen falta?

REPORTE DE INFORMES

Préstamos actuales

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Estadísticas: recuento de préstamos por mes

Reporte de reservas actuales

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Reporte de estado de las colecciones

Responde a todas las necesidades de una biblioteca

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Los reportes de PBM son los necesarios que se deben manejar en una biblioteca ya que son

datos básicos con los cuales se realizan comparativos mes a mes de la fluidez de cada uno de

los procesos.

¿Qué otros informes hacen falta ?

En mi opinión no hacen falta más informes, ya que están los necesarios como se menciona

anteriormente.

5. Realizar Conclusión del uso de PMB

Me parece que es una herramienta más estructurada que OpenBiblio, por lo cual es compleja

y no tan sencilla en uso, ya que su configuración es más robusta y eficiente.

6. Realizar Cuadro comparativo de OpenBiblio y PMB

Openbiblio PMB

Es un sistema integrado de gestión

bibliotecaria de código abierto. Es un

sistema de biblioteca automatizada que

contiene un catálogo en línea (OPAC por

sus siglas en inglés), una sección para

préstamo, catalogación, y la funcionalidad

de administración de personal

Características

Alertas de usuario a través de mensajes prediseñados.

Software francés de código

abierto desarrollado y actualizado por PMB

Services. Está conformado por varios 

módulos que ayudan al responsable de la

unidad de información en el control de la

colección y en la interacción con sus

usuarios.  

Su interfaz es de fácil uso, mediante una

estructura tipo Web permite el acceso tanto

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Control de las multas por devolución tardía de los libros.

Los modelos estadísticos para el uso de la biblioteca y el material.

Módulos

Préstamo (Circulation). Administración de datos de usuarios, préstamos, devoluciones, reservas y multas.

Catalogación (Cataloguing). Control de los registros bibliográficos y sus copias.

Administración (Cataloguing). La configuración y gestión del sistema.

Informes (Reports). Recuperar e información de formato de la base de datos, por ejemplo: las etiquetas de los medios de comunicación, tarjetas de miembros, las letras vencidas.

al área administrativa como a la parte

pública.

Módulos

Circulación: Su cómoda interfaz hace de

este servicio una tarea ágil y eficaz. Permite

el control de los préstamos, la

identificación, ubicación y estado de

cualquier publicación o usuario.

Catálogo: Un sistema de registro flexible

hace de la catalogación de documentos un

trabajo sencillo y rápido. Cumple  con el

estándar UNIMARC.

Autoridades: Posee control estricto

ayudado por el sistema que permite

monitorear cualquier detalle en la

normalización de su información.

OPAC: Sistema de búsqueda en plataforma

Web que permite de manera dinámica

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recuperar la información, reservar libros y

renovar préstamos.

D.S.I: Este módulo agiliza su servicio de

alerta, para incrementar las consultas al

sistema.

Informes: Cuenta con un conjunto

completo de estadísticas y reportes

personalizables.

Ventajas del software PMB

Se instala en un solo computador

(servidor) y se accede desde cualquier

equipo a través de Internet o intranet

para administrarlo.

Debido a su arquitectura abierta, el

software libre se adapta a las

necesidades de cada institución y no

viceversa.

El soporte técnico colombiano garantiza

su efectividad dado que está avalado

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por bibliotecólogos e ingenieros

nacionales.

La plataforma es tipo Web flexible y

cómoda de manejar.

Nuestro modelo de negocio tipo cloud o

nube permite que la institución no

requiera servidores o máquinas de gran

tamaño.

PRACTICA LOGICALDOC

Realizar un completo informe sobre las funcionalidades que proporcionan estos software, sus

características básicas, describa el proceso para la gestión documental (LogicalDoc) y

configuración general del sistema. El informe debe realizarse mediante evidencias

(imágenes) recolectadas al realizar la práctica.

Es un sistema de gestión documental libre que fue diseñado para gestionar y compartir documentos en el interior de una organización.

LogicalDOC es un repositorio de contenidos basados en la indexación con Lucene, flujo de trabajo con BPM y procedimientos de importación automáticos. El sistema fue desarrollado con tecnologías Java.

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MÓDULO DOCUMENTOS

MÓDULO SEARCH

110

MÓDULO ADMINISTRACIÓN

111

Referencias

112

Athento (s.f). Gestión Documental Inteligente. Recuperado de

http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/

Australian Parks (2013).Curso online ABCD, Sistema de Automatización de Bibliotecas y

Centros de Documentación. Recuperado de

http://www.bibliotecologia.una.ac.cr/index.php/image-gallery/scenery/98-escuela-de-

bibliotecologia/boletin-estudiantil/avisos/125-curso-online-abcd-sistema-de-automatizacion-

de-bibliotecas-y-centros-de-documentacion

Chinchilla Arley, R. (2011).EL Software libre: Una alternativa para automatizar unidades

de información. Recuperado de http://eprints.rclis.org/19389/1/1557-3836-1-SM.pdf

Grup de Treball de Programari Lliure per als Professionals de la Informació (2013).Gestión

Documental con software libre: Nuxeo, Alfresco y Athento. Recuperado de

http://www.cobdc.net/programarilliure/gestion-documental-software-libre-nuxeo-alfresco-

athento/

Servicios Bibliotecarios (s.f.).Parte 1 Servicios a los usuarios. Recuperado de

http://sabus.usal.es/docu/pdf/Servicios.PDF