REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

SIMON RODRIGUEZ

NUCLEO BARQUISIMETO

ACTIVIDAD GRUPAL (UNID III)

(Gestión del conocimiento de una organización y nuevos medios de

comunicación interna: el caso de Sonotech)

Participante:

Karina Alvarado V-17.011.253

Sección: G

Facilitador:

Blanca Torrealba

Octubre 2015.

INTRODUCCION

En el siguiente trabajo analizaremos los temas relacionados a la gestión del

conocimiento, la inteligencia tecnología vinculas al caso de la empresa Sonotech el cual

presenta el diseño de un sistema de comunicación interna para mejorar la integración de los

trabajadores en una empresa multinacional. Además relacionaremos este caso con las

teorías estudiadas sobre empresas de base tecnológica y la vigilancia tecnología

En el caso de estudio veremos cómo la empresa Sonotech busca mejorar la

comunicación interna como objetivo principal, además mantener la sincronía, bajo coste y

comunicación a larga distancia, lo cual son características ventajosas de las nuevas

tecnologías para empresas multinacionales. En particular los medios facilitan la conexión

entre grupos culturalmente diversos en la empresa. Esto supone un potencial de

conflicto/integración que es necesario gestionar.

Para esta empresa su principal interés es entrelazar la comunicaciones entre sus

trabajadores, y las distintas áreas de la empresa para Sonotech, el tener una clima adecuado

de trabajo es fundamental ya que se verá reflejado en el diseño y producción de sus

productos, llevándolos hacer una empresas de tipo tecnológico.

Finalmente se realizaran unas conclusiones sobre este trabajo y el caso analizado, lo

cual se espera sirva de base metodológica para el entendimiento y razonamiento teórico

practica de la unidad estudiada, además de base bibliográfica para futuras investigaciones.

Gestión del conocimiento de una organización y nuevos medios de comunicación

interna: el caso de Sonotech

En el caso de estudio vemos como la comunicación en organizaciones entre diferentes

delegaciones que están separadas geográficamente es una de las preocupaciones

tradicionales de la dirección de la empresa. Lo que representa un reto y un problema para

esta empresa el cual el flujo de trabajo se mantenga dentro de las previsiones y que haya la

cantidad adecuada de retroalimentación entre departamentos clave es una de las

preocupaciones de la empresa de equipos de audio Sonotech (seudónimo).

Gestión del Conocimiento

¿Qué es conocimiento?

El conocimiento que es todo el conjunto de cogniciones y habilidades con los cuales

los individuos suelen solucionar problemas, comprende tanto la teoría como la práctica,

las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la acción, el conocimiento se basa

en datos e información, pero a diferencia de éstos siempre está ligado a las personas;

forma parte integral de los individuos y representa las creencias de éstos acerca de las

relaciones causales (Probst, Raub y Romhardt, 2001, p. 24).

¿Qué es gestión del conocimiento?

En primer lugar, el término “gestión” se define como “el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos

organizacionales” (Chiavenato, 2004, p. 91).

Desde este punto de vista, la gestión del conocimiento debe cumplir con este

concepto, entendiendo como “recursos’” al conocimiento. Debido a lo novedoso del

término “gestión del conocimiento”, existen un sin número de definiciones, por lo que es

necesario tener presentes algunas de ellas para entender y establecer en forma práctica el

significado de este término.

Visto brevemente estos conceptos teóricos analizaremos los distinto puntos que

distinguen a la gestión de conocimiento y como fueron aplicados por la empresa Sonotech

el cual toma como referencia el modelo de Firestone y McElroy de gestión de

conocimiento, el círculo de Decisión/Ejecución

¿Cuáles actividades se pueden realizar como gestión de conocimiento en la empresa?

Las actividades básicas de la gestión del conocimiento están relacionadas con

diferentes campos del saber. Los especialistas definen varias actividades que integran el

ciclo de vida del conocimiento o la cadena de valor de conocimiento, de las cuales las más

generales son las destinadas a identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener

el conocimiento.

En el caso de la empresa Sonotech, se vio en la necesidad de desarrollar las

actividades necesarias para realizar la gestión del conocimiento, y eso lo vemos de la

siguiente forma:

En primer lugar identifico las brechas relacionadas a la comunicación que se tenían,

además de reconocer que tenía un problema comunicacional y que sus actuales soluciones

tecnológicas no podían satisfacer

En segundo lugar adquiere el conocimiento y esto lo realiza a través de consultores

externos, para lo cual contrato y los apoyo en el levantamiento de los cuatro principales

problemas, además de buscar las soluciones a estos problemas

En tercer lugar tenemos que hubo un desarrollo el conocimiento, ya que tras varias pruebas

en donde se probaron diversos sistemas, para diferentes grupos y funciones lograron dar

con un sistema adaptado a sus necesidades, el cual eligieron el modelo empleado por

Firestone y McElroy.

En cuarto lugar se comparte el conocimiento, ya que la razón principal de su

implementación fue la comunicación, y para ello instalaron el proyecto en varias empresas

fuera del país para interconectar a las personas sin importar idiomas o culturas.

En quinto lugar, en la actualidad el proyecto de comunicación de la empresa Sonotech, es

utilizado y cubre con las necesidades principales en materia comunicacional que tenia la

empresa.

Y por último el conocimiento se retiene, ya que este proyecto formo parte del plan

estratégico de la organización y cuenta con la participación de todos los trabajadores y la

alta dirección de la empresa, el cual ha venido sacando provecho a estos sistemas de

comunicación, ya que le permiten conocer y desarrollar los distintos tipos de comunicación

en los diferentes niveles de la empresa.

¿Qué hace falta para poder aplicar la gestión del conocimiento en la empresa?

Marco de referencia para la gestión del conocimiento en la empresa

1. Razón de ser de la empresa

En el caso de nuestra empresa en estudio el cual se trata de una empresa de audio, que

paso de ser de tipo artesanal a una empresa transnacional de tipo tecnológico, no perdió su

enfoque y reconoció sus brechas en cuanto a comunicación y como estas afectan sus

procesos productivos

2. Actividades principales de la gestión del conocimiento

Como vimos anteriormente esta empresa cumplió con las distintas actividades de la

gestión del conocimiento

3. Facilitadores

La empresa junto con apoyo externo, tuvieron la capacidad de identificar el

conocimiento que requerían para cubrir las brechas que se tenían, además de tener un apoyo

del conocimiento personal y el conocimiento organizacional

1. Creación de la estrategia de gestión del conocimiento

De acuerdo a la teoría estudiadas y analizando el caso de Sonotech vemos que la

creación de la estrategia para la gestión de conocimiento se baso en los aspectos teóricos

revisados, lo cual indican que la metodología para elaborar la estrategia de gestión del

conocimiento plantea que la implantación de la gestión comienza con el análisis de la

estrategia de la empresa. Este proceso de estrategia de conocimiento consta de seis pasos

básicos:

Paso 1. ¿Cuál es la perspectiva de negocio más significativa para el futuro próximo?

En nuestro caso vemos que Sonotech es una empresa en crecimiento en donde su

perspectiva se fija en ser una empresa grande de tipo tecnológico y cambiar sus procesos

internos.

Paso 2. ¿Cuáles “áreas del conocimiento” son las más significativas para la perspectiva

de los negocios seleccionados?

El desarrollo de los procesos internos y la interrelación de las distintas áreas, a través una

comunicación acorde a los requerimientos de la empresa.

Paso 3. ¿Cuáles indicadores claves del desempeño que se utilizan en el negocio son

aplicables a la perspectiva seleccionada? (este paso frecuentemente se alterna con el

paso 2).

La mejora en los procesos y el diseño de los productos son indicadores claves en el logro de

los objetivos de la empresa.

Paso 4. ¿Cuál es el impacto actual y futuro de las áreas de conocimientos en los

indicadores claves de desempeño?

El impacto radica en la cohesión de los grupos de trabajo y la armonización de la

comunicación entre las distintas áreas de trabajo.

Paso 5. ¿Cuál es el estado de nuestras áreas de conocimiento y dónde debemos

mejorar?

En este caso la empresa conocía sus áreas de conocimiento y esto le permitió implementar

acciones que le permitieran mejorar sus procesos de comunicación

Paso 6. ¿Cuál es nuestro plan y cómo debemos monitorear su progreso?

Cumpliendo con estos pasos la empresa emprende una estrategia basada en el sistema

empleado por Firestone y McElroy, en donde el modelo se basa en decisión/ejecución, para

ello también involucrar a la alta dirección y el proyecto estuvo basado dentro del plan

estratégico de la empresa para un mejor monitoreo de su progreso.

2. La conceptualización del proyecto de gestión del conocimiento para su implantación

Se deben crear condiciones que permitan que la gestión del conocimiento y la

gestión por procesos del negocio se complementen entre sí. Se recomienda mapear cada

nivel del proceso de concepción de proyecto de gestión del conocimiento, para comprender

mejor los pasos y requerimientos que tiene lugar en ellos, y facilitar, además, la

identificación de las entradas, salidas, recursos y controles según las características de la

empresa.

Nivel 1: Diseño del proyecto de gestión del conocimiento

Diversos sistemas fueron probados para diferentes grupos y funciones hasta dar con

los sistemas correctos para los cuatro problemas.

Siguiendo el modelo de Firestone y McElroy de gestión de conocimiento, el círculo

de Decisión/Ejecución es el que se representa en el Gráfico 1.

Planificación, acción, monitorización y evaluación son las fases del círculo de

decisión-ejecución, que sirve como esquema de cómo las organizaciones reducen la

diferencia entre el estado de la situación (percibido) y los objetivos deseados. Son fases

analíticamente separadas, aunque en la mayoría de los casos se realizan casi

simultáneamente, implican procesos mentales fácilmente diferenciables y una gestión del

conocimiento distinta.

Nivel 2: Valoración (del estado actual de la gestión del Conocimiento)

La metodología utilizada para el diagnóstico consistió en (a) dos grupos de

discusión (elegidos de varios departamentos), (b) un cuestionario sobre satisfacción laboral,

redes sociales y análisis DAFO, y (c) entrevistas en profundidad a seis empleados y

directivos.

Se realizó un análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades

(DAFO), usando la metodología ya señalada, y se llegó a la conclusión de que los recientes

cambios y la deficiente implantación del programa de gestión de procesos habían afectado

seriamente a la evaluación y la planificación, debido fundamentalmente a las dificultades

de comunicación y a la bajada de la cohesión interna de los grupos. Los cuatro problemas

principales ya señalados (Personales Técnicos Estratégicos Culturales) señalan las áreas

sugeridas donde actuar y las directrices para aplicar los nuevos sistemas de gestión y

comunicación.

Nivel 3: Desarrollo

Los cuatro problemas principales ya señalados (Personales Técnicos Estratégicos

Culturales) señalan las áreas sugeridas donde actuar y las directrices para aplicar los nuevos

sistemas de gestión y comunicación.

Nivel 4: Implementación

Los sistemas de comunicación elegidos para solventar cada uno de los problemas

fueron:

1. Blog Interno para la totalidad de la empresa, como forma de aumentar la cohesión y

favorecer una cultura de empresa común.

2. Wiki para las relaciones entre el departamento de diseño y el de producción.

3. Conferencias Virtuales periódicas de formación continua, a cargo de expertos externos

sobre aspectos no directamente relacionados con el funcionamiento ordinario de la empresa

(Nuevas tecnologías, liderazgo en grupos, nuevos materiales para equipos de sonido,

sistemas de televisión de alta definición, codificación y compresión de sonido, etcétera).

4. Sistemas de mensajería instantánea y telefonía IP que estaban siendo infrautilizados

por la mayoría de los empleados, y fundamentalmente por la gerencia.

5. Sistemas de Etiquetaje de contenidos y su integración con los demás sistemas de

comunicación con el programa de gestión de procesos, mediante el desarrollo de un sistema

interno paralelo

Nivel 5: Evaluación y Sostenimiento

La intervención contó con el apoyo de la dirección y formó parte de un plan

estratégico. Con la información disponible parece que funcionó bien, tanto en el proceso de

planificación como en el de implementación.

La federación es una forma de organización especialmente apropiada para los casos

en los que hay que combinar la diversidad local con la integración general.

¿Cuáles beneficios obtiene la empresa que implementa la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento en una empresa tiene como objetivos generales

identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener el resultado de la unión de la

información disponible y las opiniones, experiencias y puntos de vista que aportan todos los

integrantes de la empresa, para utilizarlos en su beneficio. La gestión del conocimiento,

busca los siguientes beneficios específicos.

♦ Transferir de la forma más rápida y efectiva el conocimiento adquirido en la empresa,

para que la información no pierda su valor.

♦ Utilizar al empleado como motor de la innovación; que la fuente principal sea interna.

♦ Identificar nuevas estrategias de experimentación y solución a los problemas.

♦ Transformar el conocimiento del personal en competencias corporativas y ventajas

competitivas.

♦ Medir y compartir el efecto de cada uno de los empleados en la empresa.

♦ Aprender más rápidamente y sacar mejor provecho de nuestra experiencia.

♦ Capitalizar el conocimiento creado, y lograr un retorno en la inversión en formación del

personal, y en el conocimiento de nuestros clientes y competidores.

♦ Crear en la organización una cultura de mejora y aprendizaje continuos.

Inteligencia Tecnológica

La inteligencia, más que una actividad, es un proceso que incluye la identificación

de las necesidades de información de los usuarios, la colección de información, su análisis

y la obtención de conclusiones, que finalmente son transmitidas a los usuarios.

El proceso típico de inteligencia comprende básicamente cinco etapas:

1. Identificación de las necesidades del cliente

El diagnóstico inicial sugirió cuatro problemas principales:

1) Técnicos: errores en la construcción de manuales y especificaciones de trabajo.

2) Personales: insuficiente empatía personal e integración emocional entre los trabajadores.

3) Estratégicos: dificultades de aceptación de la política estratégica de la compañía, a pesar

de que la dirección emitió diversos boletines internos y varias charlas en grupo (virtuales y

presenciales).

4) Culturales: La diferencias sobre la concepción de la compañía entre los diversos grupos

(los diseñadores, los administrativos, los comerciales, los ensambladores, etcétera) impiden

un cierto nivel de empatía.

2. Planeación y dirección

En este paso la empresa luego de varias pruebas con distinto grupos obtuvo buenos

resultados con un modelo, el cual comenzó a establecer lineamientos y un plan de trabajo

acorde al modelo, buscando en todo momento el cumplimiento de expectativas de trabajo.

3. Colección de la información

En este punto la empresa puso en funcionamiento el plan de trabajo a realizar el cual

consistió en implementar diversos sistemas de información y comunicación bajo la

plataforma de internet, como Blogs interno, Wiki, video conferencias, chat interno, entre

otros

4. Análisis de la información

En este punto la empresa se ve en la necesidad de ver los avances de la aplicaciones

de las soluciones tecnológicas, es por ellos que análisis la comunicación en los distintos

niveles de la compañía.

5. Transmisión del conocimiento generado

De acuerdo a los resultados obtenidos de la implementación el proceso siguiente es

transmitir el conocimiento a todos, lo que conlleva a una retroalimentación de las

propuestas realizadas.

Lo que hemos visto son etapas básicas del proceso de inteligencia, se agregan dos

etapas mas según Ashton, puesto que concibe el proceso de inteligencia como un ciclo que

gira entorno a la búsqueda de mejores y más eficientes formas de realizar los estudios para

obtener resultados eficaces.

1.

2.

3.

4.

5.

6. Seguimiento de la aplicación de los resultados obtenidos

En este punto vemos en caso estudiado como la dirección de la evalúa el proyecto y lo

mantiene dentro de los planes estratégicos de la organización.

7. Evaluación general del estudio de inteligencia

Actualmente, la inteligencia en las organizaciones responde principalmente a cuatro

funciones básicas (Herriing): a) proveer alertas oportunas (para prevenir sorpresas e

identificar amenazas y oportunidades); b) respaldar los procesos de toma de decisiones

estratégicas y operativas en las compañías; c) evaluar a los competidores y monitorear sus

actividades, y; d) apoyar los procesos de planeación estratégica y los de formulación de

estrategia

Empresas de Base Tecnológica

Este tipo de empresas se basan en el conocimiento de tipo tecnológico, esto por lo

general se ven en universidades y centros de investigación, sin embargo también se ve en

empresas privadas en donde van desarrollando nuevas tecnologías.

En nuestro caso de estudio la empresa Sonotech, vemos como esta empresa en plena

apertura de mercados y abriendo áreas de producción en otros continentes, se ve en la

imperiosa necesidad de pasar de un proceso que a simple vista parece artesanal a un

proceso de mayor escala con menores costo de suministro, es por ello que el traslado de

áreas funcionales de la empresa a países suplidores de materia prima, lleva a la empresa a

tener unos cambios a nivel de la comunicación importante, en donde su tecnología actual

no es suficiente.

La empresa recurre a la tecnología como vía de acercamiento entre personas de

distintos niveles, idiomas y culturas, desarrollando un sistema de comunicación basado en

tecnologías de información, ya creadas como blogs, Wiki, conferencias virtuales entre

otros. Estos sistemas ayudaron a la empresa a tener una mejor comunicación entre sus áreas

funcionales sin importar la cultura y el idioma que ellos manejen, además de un mayor

compromiso con las personas.

Lo que llevo a esta empresa a ser una modelo sobre como la tecnología promueve la

cohesión de los grupos y las mejoras en los procedimientos de trabajo en una empresa. La

comunicación mediada por ordenador aparece como una alternativa a la dispersión

geográfica y a las dificultades de coordinación de los equipos de trabajo. Algunos medios

como los blogs o los wikis pueden servir para mejorar la relación entre los empleados y

facilitar el desarrollo de la tarea, promoviendo una cultura de empresa.

Es por ello que estas empresas aunque su función principal va relacionado a los

productos de audio, son consideradas empresas de base tecnológica, ya que son empresas

en crecimiento, en donde el factor humano es altamente demandante, y en donde la

tecnología permite la cohesión entre ellos, no obstante las personas siguen estando por

encima de la propia tecnología.

En otro punto de vista podemos decir que la empresa se puede clasificar como

modelos de alianzas multisector, ya que se valió de tecnología existente y aprovechados por

otras empresas, en donde su principal preocupación es tener un acercamiento más estrecho

con sus trabajadores, lo que podría llevar a esta empresa a desarrollarlo con sus clientes y

tener una mayor proximidad con ellos.

Vigilancia Tecnológica

Por último la vigilancia tecnológica no es mas que es una disciplina actualmente

necesaria en el mundo empresarial, y es así, debido a los cambios que se están viendo en el

mundo industrial, de forma que todo lo que sea sistematizar y estructurar esta actividad

puede reportar grandes beneficios a las organizaciones, siendo algo imprescindible a incluir

en la cultura empresarial.

En el caso de la empresa Sonotech la vigilancia tecnológica es fundamental y se vio

reflejado en sus procesos de diagnostico y planificación en donde la empresa evalúa sus

amenazas y oportunidad a través de una matriz foda esto le permitió establecer un proceso

organizado para captar información del mundo exterior, evaluando distinto modelos de

información y documentando su implementación, además del apoyo de asesoría externa,

esto le permitió implementar una solución viable a sus problemas detectados.

Dentro de la vigilancia tecnología aplicado por la empresa vemos que las soluciones

que se lograron de la documentación previas permitieron a la empresa redefinir unas planes

estratégicos en busca de una cohesión entres sus trabajadores sin importar su cultura o

idioma, sino el acercamiento entre ellos y las áreas funcionales.

Si bien es cierto la toma de decisión sobre la adopción de una tecnología no implica

que esto no conlleve a un riesgo la evaluación previa y la aplicación adecuada de una

vigilancia tecnología permite minimizarlo, controlarlo e incluso hasta poder medirlo. Pero

siempre dependerán un poco de las personas que tome esa decisión y luego como actúen

dichas personas.

Como hemos visto la empresa Sonotech ha cumplido con los procedimientos

básicos para una buena vigilancia tecnología, ya que en primera instancia determino sus

necesidades de información, documento esas necesidades a través de fuentes de

información o modelos ya aplicados (Caso Firestone y McElroy), filtro la información y

puso en prueba varios sistemas con varios grupos tomando el que mejor le dio resultado y

finalmente levanto un proyecto que fue aprobado por la alta dirección de la empresa

además de formar parte del plan estratégico de la compañía

CONCLUSION

Finalmente podemos decir que el caso ilustra el uso de nuevas tecnologías para

promover la cohesión del grupo y mejorar los procedimientos de trabajo en una empresa.

La comunicación mediada por ordenador aparece como una alternativa a la dispersión

geográfica y a las dificultades de coordinación de los equipos de trabajo. Algunos medios

como los blogs o los wikis pueden servir para mejorar la relación entre los empleados y

facilitar el desarrollo de la tarea, promoviendo una cultura de empresa.

Estas herramientas de comunicación pueden ser especialmente interesantes en el

contexto de organizaciones multinacionales, con grupos de trabajo distribuidos en

diferentes países. La tecnología ofrece un medio para la integración de colectivos dispersos

y diferentes.

Además promueve el uso de la inteligencia tecnología como promovedor de nuevas

soluciones, lo que lleva a una gestión de la tecnología, como vimos en el caso planteado,

además nos permite visualizar los distintos pasos que esto deben cumplirse para poder

hablar de inteligencia tecnología y gestión del conocimiento. No obstante, la efectividad y

utilidad de los estudios de inteligencia, está en función de la perfecta identificación de las

necesidades y objetivos de los usuarios, puesto que será esto, lo que determinara el tipo de

análisis a realizar y los resultados a obtener La información se ha convertido en un

elemento clave para el desarrollo de la sociedad y los negocios. De ahí, que la inteligencia

tecnológica, como herramienta para respaldar las decisiones de una organización ha

cobrado relevancia en los últimos años.

Por último vimos estas empresas son catalogadas como empresas de base

tecnológica por el desarrollo de alternativas y la investigación que realizan en busca de

solucionar un problema, el cual para el caso de estudio se refiere a la comunicación, vimos

como Sonotech planteo distinto planes y sistemas tecnológicos para satisfacer su necesidad

de comunicación entre las distintas áreas funcionales. Además se logro observar lo

importante de la vigilancia tecnológico dentro de las propuestas de innovación tecnológica,

y lo valioso que resulta la documentación previa y verificación de fuentes antes de poner en

marcha un proyecto.