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ACTA DE REUNiÓN
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GD-PCGCO-FM-09
ALCALDlA MAYORDE BOGOTÁ O.e.
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LUGAR: Sala de Juntas Dirección General UAESP 1,I
ACTA No. 01 de 2017 I FECHA: Febrero 02 de 2017I
HORA: 5:30 p.m.I
OBJETIVOS REUNiÓN
1) Presentar el resultado de la ejecución del Programa Anual de Auditoría de la Unidad de lavigencia 2016.
2) Presentar el balance de los Planes de Mejoramiento de la Unidad a diciembre 31 de 2016,incluyendo tanto los planes de mejoramiento por proceso como del plcilnde mejoramientocon la Contraloría de Bogotá. I,
3) Presentar para análisis y aprobación la propuesta de Programa Anuallde Auditoría para lavigencia 2017. I
I
TEMAS A TRATAR
Los temas a tratar en esta reunión corresponden al siguiente Orden del Día: I
1) Estado de la ejecución del Programa Anual de Auditoría de la Unidad de la vigencia 2016.
2) Estado de los Planes de Mejoramiento de la Unidad.I
3) Propuesta de Programa Anual de Auditoría para 2017. I4) Aspectos adicionales del Plan de Acción de la Oficina de Control Interno para 2017.
I1
I
VERIFICACiÓN COMPROMISOS ANTERIORES
I No aplica.
ASPECTOS RELEVANTES DE LA REUNiÓN
Los temas objeto de la presente reunión se desarrollan en cumplimientq de las disposicionescontenidas en la Ley 87 de 1993, Decreto 1083 de 2015 y Decreto Oistrital 370 de 2014,específicamente en cuando al desarrollo y fortalecimiento del Sistema I de Control Interno ySistema Integrado de Gestión de la Unidad. En particular, el Artículo 01 del Decreto Distrital 370de 2014 exige que "El Programa Anual de Auditoria será presentado a aprbbación del Comité deCoordinación de Control Interno o quien haga sus veces en la entidad u organismo distritalrespectivo (. ..)"
I
ACTA DE REUNiÓN GD-PCGCO-FM-09ALCALDIA MAYORDE BOGOl A D.C.
HÁBITATUnidadMminlstrn~v8Especilllde
Servicios Públicos
Continuación Acta No. 01 de 2017
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El Jefe de la Oficina de Control Interno procede a hacer la presentación para el desarrollo delOrden del Día:
1) ESTADO DE LA EJECUCiÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORíA DE LA UNIDAD DELA VIGENCIA 2016.
En la vigencia 2016 se habían programado un total de veintiún (21) auditorías, de las cuales laOficina de Control Interno realizó dieciocho (18), correspondiente a un porcentaje de cumplimientodel plan del 86%. Todas las auditorías realizadas cuentan con su correspondiente informe final yplan de mejoramiento respectivo. En el siguiente listado se identifican los procesos que fueronobjeto de evaluación:
1) Procedimiento de peticiones, quejas, reclamos y atención ciudadana.2) Direccionamiento estratégico, Participación Ciudadana y Control Social.3) Gestión de Comunicaciones.4) Disposición Final.5) Alumbrado Público.6) Proceso de Aprovechamiento - Gestión de Bodegas.7) Servicios Funerarios.8) Gestión de Talento Humano-Primera Evaluación.9) Gestión de Talento Humano-Evaluación de seguimiento.10)Gestión Financiera.11)Gestión de las Tecnologías, de la información y las comunicaciones.12)Evaluación de la Gestión de Contratación (Primera Evaluación).13)Evaluación de la Gestión de Contratación (Primer seguimiento).14)Gestión de Asuntos Legales: Defensa Judicial.15)Gestión de Peticiones, Quejas y Reclamos.16)Gestión Documental.17)Gestión de Apoyo Logístico.18)Disposición Final Auditoria Especial denuncias pagos a operador e interventoría.
Por su parte, las tres (3) auditorías que no se realizaron corresponden a las evaluaciones a losprocesos de: 1) Recolección, Barrido y Limpieza; 2) Proceso de Aprovechamiento y; 3) Segundoseguimiento a la gestión de contratación de la Unidad. Lo anterior, básicamente porreprogramación de actividades de la Oficina de Control Interno. Estas evaluaciones se proponenpara ser realizadas durante la vigencia 2017.
2) ESTADO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD.
La Unidad cuenta con un (1) Plan de Mejoramiento Interno por Procesos. A diciembre 31 de2016, dicho plan tiene un total de 639 Acciones formuladas, de las cuales se encuentran abiertas339, lo cual representa un 47% de ejecución del mencionado plan.
En el siguiente cuadro se presenta el resumen del estado del Plan de Mejoramiento por Procesosa diciembre 31 de 2016. Al respecto, el Jefe de la Oficina de Control Interno recomienda a todaslas áreas avanzar en la ejecución y cierre de las acciones que se encuentran pendientes de
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HÁBITATUnidad Mrninlstrativa Eepeclatde
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ejecución.
PROCESONo.
SEGUIMIENTO A LOS PLANE.S DE MEJORAMIENTO PORPROC~S.'O;..J.; ..'.".'.".' .•'.,., o•. ;.'
A DICIEMBRE 31 DE 2016 •• ,t~:o," .;...Ji j.
HALLAZGOSi\',lli<;,ACCIONES;'" .'Identificado cerrados Abiertos % Formulad.ls (ejécútadas \'Abh!rtas. %
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63%
57%
47%
14%
39%
61%
69%
13%
40
20
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43
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18
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64%
70%
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8
6
20
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13
16
12
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12
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8
4
5
25
10
10
22
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10
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10
20
20
30
34
39
43
16
17
13
18
22
36
46
Recolección, Barrido y Limpieza.
Disposición Final.
Gestión de Comunicaciones.
Gestión del Talento Humano.
Alumbrado Público.
Aprovechamiento.
Gestión de Apoyo Logístico.
Servicios Funerarios.
2
7
3
4
6
1 Direccionamiento Estratégico.
9
s
8
13 Gestión Documental y PQR.
10 Gestión Financiera.
Gestión de Tecnologías de la Información11 Iv las Comunicaciones.12 Gestión de Asuntos Legales.
¡ 20
1 40
60 II 34
I 3
1 7
30 I 19
I 36
16 I 4
I 14
I 21
, 49
I 614 Evaluación, Control y Mejora. 7 6 1 86% 22 I 17
Total Hallazgos y Acciones de los Planes de .'~;,361 180 181 50% 639 '.•...t::<.:lUU
Mejoramiento a Die 31/2016. ; ¡"'¿,. ".
Fuente: Oficina de Control Interno IDe otro lado, la Unidad cuenta con tres (3) Planes de Mejoramiento con la Contraloría deBogotá, que contienen un total de ciento treinta (130) Acciones abiertasl de las cuales existenveintiocho (28) vencidas, sobre las que se recomienda celeridad en su' ejecución para poderevidenciar su cierre antes de la próxima visita de auditoría regular de la Contraloría.
IA continuación, se presenta el resumen del estado de los tres Planes de Mejoramiento con laContraloría:
Plan de Mejoramiento de Vigencias Anteriores:
En este plan hay un total de 48 acciones, de las cuales se identifican 28 vencidas, según elsiguiente detalle:
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HABITATUnidad AdminlstraUve Especial de
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teg","~~o Plande.Mej.ral'Wfento Vigencias.Anttrior.. No. De Acciones AccJ9nes Acciones At&ioll'S en,; %de ".
Oependéncialas ..;". Planteadas' Cumpli~as Vencidas T~rmino$ CLJM PLIMII:NTO,~:y~ ",:, ,,,
Subdirección de Disposición Final 1 1 O O 100%Subdirección de Aprovechamiento I 3 3 O O 100%Subdirección de Asuntos LegalesSubdirección de Asuntos Legales 6 5 1 O 83%Subdirección Administrativa y Financiera 12 6 5 1 50%Subdirección de Recoleccion Barrido y 8 3 5 O 38%LimpiezaOficina Asesora de Planeación 4 O 4 O 0%Subdirección de Servicios Funerarios y 11 O 11 O 0%Alumbrado públicoSubdirección de Servicios Funerarios yAlumbrado público / Subdirección 2 1 1 O 50%Administrativa y Financiera / Subdirecciónde Asuntos LegalesSubdirección de Aprovechamiento / 1 O 1 O 0%Subdirección Administrativa y FinancieraTOTAL 48 19 28 1Fuente: Oficina de Control Interno
Plan de Mejoramiento Auditoría Vigencia 2015:
Este plan está previsto para ser desarrollado durante el 2017. Tiene un total de 54 Acciones,distribuidas de la siguiente manera:
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HABITATUnidatlAdml"istratlvaEspecilllde
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Oficina Asesora de Planeación 3Oficina de Controllntemo 2Subdirección Administrativa y Financiera 20
Subdirección de Servicios Funerarios y Alumbradopúblico / Subdirección de Asuntos Legales 1Subdirección de Aprovechamiento 2Subdirección de Asuntos Legales 5Subdirección de Asuntos Legales / SubdirecciónAdministrativa y Financiera/ Oficina Asesora dePlaneaciónSubdirección de Asuntos Legales / SubdirecciónAdministrativa y Financiera 4Subdirección de Disposición Final 5ubdlrecclón de eco eccion arrr o y Limpieza
Dirección General/ Subdirección de Asuntos Legales 2Subdirección de Servicios Funerarios y Alumbradopúblico 5
Subdirección de Servicios Funerarios y Alumbradopúblico / Subdirección Administrativa y FinancieraSubdirección de Servicios Funerarios y Alumbradopúblico / Subdirección Administrativa y Financiera/Subdirección de Asuntos Legales 2Todas las Dependencias / Subdirección Administrativa yFinanciera 1TOTAL: 54Fuente: Oficina de Control Interno
Plan de Mejoramiento Auditoría Especial Contratación:i
Este plan está previsto para ser desarrollado durante 2017. Cuenta con un total de 28 Acciones,distribuidas de la siguiente manera: !
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SubdirecciónAdministrativay FinancieraSubdirecciónAdministrativay Financiera/ OficinaAsesorade PlaneaciónSubdireccióndeAsuntosLegalesSubdirecciónde AsuntosLegales/ OficinaAsesorade PlaneaciónSubdireccióndeAsuntosLegales/ SubdirecciónAdministrativay FinancieraTOTAL:Fuente: Oficina de Control Interno
Respecto a los planes de mejoramiento expuestos, los miembros del Comité Directivorecomiendan avanzar en la ejecución y cierre de las acciones. La Directora General de la Unidadsolicita seguimientos mensuales a este tema y acompañamiento permanente a las áreas para laadecuada documentación del cierre de las acciones.
3) PROPUESTA DE PROGRAMA ANUAL DE AUDITORíA PARA 2017.
El Jefe de la Oficina de Control Interno procede a presentar la propuesta de Programa Anual deAuditoría para la vigencia 2017. La propuesta contiene un total de catorce (14) evaluaciones a losprocesos del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad, tres (3) auditorías obligatoriasestablecidas en los Decretos Distritales 370 y 371 de 2010 y una (1) auditoría de calidad a losprocesos del sistema. Lo anterior, para un total de dieciocho (18) auditorías previstas para lavigencia.
El Comité Directivo analiza la propuesta y decide realizar los siguientes ajustes:
a) La auditoría al proceso de Recolección, Barrido y Limpieza (RBL) propuesta para el mes demarzo se traslada al mes de septiembre, considerando la alta carga de trabajo de dichaSubdirección durante el primer semestre de 2017 en razón a la gestión sobre el nuevomodelo de aseo para la ciudad.
b) La auditoría propuesta al proceso de Aprovechamiento para el mes de septiembre setraslada al mes de abril, en reemplazo de la auditoría a RBL.
c) La evaluación al proceso de Asuntos Legales en materia de Contratación propuesta para elmes de marzo se traslada al mes de julio y en su reemplazo se adelanta la auditoría alproceso de Defensa Judicial.
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Adicionalmente, la Directora de la Unidad realiza las siguientes precisiones¡sobre el Programa deAuditoría para la vigencia 2017:
a) Solicita a la Oficina de Control Interno fortalecer la actividad de asesoría y acompañamientoa las áreas para que las acciones de auditoría surtan efecto en l31 mejoramiento de lagestión.
b) En cuanto a la auditoría a las Peticiones, Quejas y Reclamos a la Unidad, recomiendaespecialmente que las áreas respondan de fondo las peticiones. Al r~specto, insiste en quela Veeduría Distrital ha hecho énfasis en este aspecto y que se debeh mejorar los controlespara evitar la existencia de peticiones, quejas o reclamos sin atender~
c) En cuanto a la ejecución de los Planes de Mejoramiento abiertos en Ila Unidad, recomiendaun seguimiento estricto al cumplimiento de las acciones propuest¡¡ls en dichos planes ypropone reuniones directamente con la Dirección para analizar los temas más críticos enesta materia.
d) Finalmente, recomienda que el Programa Anual de Auditoría se dé, a conocer a todas lasáreas y que los subdirectores y jefes de oficina lo analicen con sus funcionarios para estarpreparados para las evaluaciones y seguimientos de la vigencia.
Una vez cerrada la discusión sobre el Programa Anual de Auditoría para la vigencia 2017, éste seaprueba con las modificaciones atrás señaladas y se anexa a la presente a~ta.
4) ASPECTOS ADICIONALES DEL PLAN DE ACCiÓN DE LA OFICINA DE CONTROLINTERNO PARA 2017.
Como aspectos adicionales al tema de control interno de la Unidad, se analizan los siguientesaspectos:
a) Respecto al seguimiento al avance en la implementación del Nuevo Marco Contable Públicoen la Unidad, preparado por la Oficina de Control Interno, la Directora General de la Unidadexpone los puntos en los cuales hay diferencia en la interpretación de los avances,particularmente en cuanto a la culminación de la fase de planeación del proceso, laelaboración de las políticas contables de la Unidad y la implementación del softwarecontable. Estos aspectos son discutidos y se acuerda que se realizatá una reunión entre losAsesores de la Dirección encargados del tema y el Jefe de la OfiCina de Control Interno,con el objeto de aclarar los aspectos en discusión y dejar el informe listo para ser enviado ala Secretaría de Hacienda de Bogotá.
b) Respecto al reporte de avance del Plan de Mejoramiento suscrito por la Unidad con laContraloría General de la República, la Directora General solici~a también revisión deldocumento, especialmente dejando claro que las cinco (5) acciones que aparecen en dichodocumento ya se encuentran listas para cierre y que así debe manifestarse a la ContraloríaGeneral en la carta de envío del mencionado reporte. Como compromiso, el Jefe de ControlInterno se deberá reunir con los Asesores de la Dirección para ajustar este reporte y dejarlo
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listo para firma y envío por parte de la Dirección.
c) En lo referente a la labor que actualmente desarrolla la Oficina de Control Interno,relacionada con consolidar y trasmitir las cuentas periódicas (mensual, semestral, anual yespeciales) a través del aplicativo SIVICOF, se hace claridad de que a partir de la fecha latransmisión de dicha información, así como la referente a los Planes de Mejoramiento conel ente externo de control, se realizará directamente desde la Dirección de la Unidad. Deesta manera se libera tiempo de la Oficina de Control Interno para que sea dedicado a lagestión de asesoría y acompañamiento.
d) El Jefe de la Oficina de Control Interno señala que adicional a las dieciocho (18) auditoríasprogramadas para la vigencia, la Oficina de Control Interno tiene programados noventa ytres (93) seguimientos e informes obligatorios de Ley durante el año. Los mismos seencuentran detallados en el Plan de Acción de la Oficina e incluyen seguimientos como lossiguientes, entre los más importantes: Informe semestral de PQRS, seguimientos a laejecución del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, Informe pormenorizado delestado del control interno, Informe ejecutivo anual del sistema de control interno, Informe decontrol interno contable, Informes de austeridad en el gasto, Informe de derechos de autor,Seguimiento a la gestión del Comité de Conciliaciones y Defensa Judicial, Informes dearqueo a caja menor, entre otros.
Siendo las 6:45 p.m. del jueves 02 de febrero de 2017 se da por terminada esta reunión delComité Directivo de la Unidad.
COMPROMISOS ADQUIRIDOS
Como resultado de la presente sesión, se han definido los siguientes compromisos:
1) La Oficina de Control Interno realizará los ajustes aprobados en Comité al Programa Anualde Auditoría de la Entidad y pasará el documento para revisión y firma por parte de laDirección de la Unidad. Seguidamente se realizará el envío de copia del Programa a laAlcaldía Mayor, en cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 01 del Decreto 370 de 2010.
2) Todas las dependencias que tienen acciones definidas en los Planes de Mejoramiento de laUnidad deberán avanzar en su ejecución y cierre. La Dirección de la entidad citará areuniones específicas para analizar los casos puntuales y estado de la situación de cierrede los mencionados planes.
3) El jefe de la Oficina de Control Interno se reunirá con los Asesores designados por laDirección para revisar y evacuar los informes y seguimientos pendientes en materia deavance en la implementación del Nuevo Marco Contable Público en la Unidad yseguimiento al Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de la República, entreotros.
4) La Oficina de Control Interno deberá realizar capacitaciones a la Asesora de la Direcciónue se encar ará de la consolidación trasmisión, a través del a licativo SIVICOF, de la
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información de Planes de Mejoramiento y Cuentas periódicas con la Contraloría de Bogotá.Así mismo, entregará las claves de acceso y demás información releJante para asegurar eléxito de este proceso. '
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
No se identificaron observaciones y recomendaciones adicionales.
PARTICIPANTES (mquíúro firma do ¡as peISOI'W.l'l que participaron en la reunión)
NOMBRE ENTIDAD FIRMA
Se adjunta listado de Asistencia de losintegrantes del Comité Directivo a lapresente sesión.
En caso de proceder, se suscribe por:
EL PRESIDENTE EL SEC~ETARIO
Nombre: Alejandro Enrique Lobo Sagre.r
INombre: Beatriz Elena Cárdenas Casas.
Firma: 0Jlí%@::i)oO:íR.da~ Fir a:
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11 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORíA ECM-PCAI-FM 01ALCALDIA MAYORDE BOGOTA D.C,
IHÁBITAT
VERSiÓNUnidad Administrativa Especial de 08 20/11/2014 Página 1 de 2Servicios Públicos
Vigencia: 2017
Objetivo: Evaluar el Sistema Integrado de Gestión de la Unidad en sus procesos, procedimientos y actividades, con el objeto de establecer elgrado de cumplimiento, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema frente a las normas vigentes y a los requisitos del mismo.
Alcance: Las auditorías presentadas en este programa se realizarán a los procesos, procedimientos y actividades que según el SistemaIntegrado de Gestión deben ejecutar las diferentes áreas de la Unidad, con el fin de lograr el cumplimiento de la misión, visión, objetivos,planes, programas y proyectos a cargo de la misma, para lo cual se tendrán en cuenta los periodos de tiempo definidos a continuación.
Tipo de Auditoría 1CRONOGRAMAInterna
PROCESOS POR AUDITAR Sistema ~ ~ ~ ~e e o o o o .c .c .cIntegrado =E .2 - E .c EGestión ~ l:! >. '2 111 Eal .c ca '3 o al ::1 alde c: .c ca ::1 ;¡ - al
W al :!!: < :!!: ""') ""') el u '> '¡ju.. < c. o oal eGestión en z
Verificación general del estado del Sistema Integrado de Gestión:1) Realizar un ciclo de verificación a los procesos e instrumentos del X
Sistema Integrado de Gestión, en preparación para la auditoríaexterna del ente de certificación.
Auditorías obligatorias por disposiciones legales:2) Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Atención XCiudadana, Decreto 371 de 2010.3) Participación ciudadana y control social, Decreto 371 de 2010. X
'-4)-Seguimiefltoa-laGestión -Antttfám~tes.Decreto ley ~-9,de20 12.y ~--, - X~" --~-_ ..~ _o'.__ o _ •• _ - _.
Circular 10 de 2012 Alcaldía Mavor.~~.-
Auditorías a procesos estratégicos:5) Direccionamiento Estratégico. X X ....
Auditorías Procesos Misionales:6) Evaluación Proceso de Disposición Final, Tema Vectores. X X7) Evaluación Proceso de Alumbrado Público. X X .8) Evaluación proceso de Disposición Final - Bienes. X X9) Evaluación proceso de Servicios Funerarios. X X10) Evaluación proceso de Aprovechamiento. X X11) Evaluación Recolección, Barrido y Limpieza. X X
lit PROGRAMA ANUAL DE AUDITORíA ECM-PCAI-FM 01ALCALDIA MAYORDE BOGorA D.C.
IHÁBITAT
VERSiÓN 20/11/2014 Página 2 de 2Unidad Administralí •••a Especial de 08Servicios Públicos
Sistema ~ ~ Cllo o ..c ~ ..c •..Integrado o •.. o o o ,2 - E ..c
Gestión•.. ~ I::! .¡: >. '2 111 ..c E ECll ..c ns :; o Cll :l Cll
de c:: ..c ns :l - CllW Cll ::¡¡ <t ::¡¡ .., .., el :¡:¡ U .:; '¡j<t Q.
U. Cll o o oGestión rn z
Auditorías Procesos de Soporte:12) Gestión del Talento Humano. X X13) Gestión Tecnológica y de la Información. X X14) Gestión de Asuntos Legales - Contratación. X X15) Gestión de Asuntos Legales - Defensa Judicial. X X16) Gestión Documental. X X17) Gestión Financiera. X X18) Gestión de Apoyo Logístico - Gestión de Bienes. X X1 Marque en la casilla del mes la letra según corresponda: P: Planeado E: Ejecutado R: Reprogramado
2Recursos:Auditorías del Sistema Integrado de Gestión: Equipo de auditores internos de las diferentes dependencias de la Unidad.Auditorías de Gestión: E ui o de traba'o de la Oficina de Control Interno de lanta contratado.
2 Indique el recurso requerido. Ejemplo: Recurso humano, Tiempo, Utiles de oficina, entre otros.
Identificación v Evaluación de los Riesgos del Programa de AuditoríaRIESGO EVALUACION MEDIDA DE CONTROL
No dar cumplimiento al 100% del programa de auditorías Alto. Seguimiento al cumplimiento del Programa de Auditoría.establecido.
Intervención del Jefe de la Oficina de Control Internosolicitando el apoyo de la Alta Dirección.
Evaluación: El riesgo se puede evaluar como Mediano, Alto o Crítico de acuerdo con el criterio del Jefe de la Oficina de Control Interno.
RESPONSABLESELABORACION APROBACION
Comité Directivo de Gestión Acta No: 01 de 2017
Directora GeneralNombre: BEATRIZ ELENA CÁRDENAS CASAS
Flnna: joeo~~@;roc.rumueFecha de Aprobación: 2/02/2017
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rI IJ LISTA ASISTENCIA A REUNiÓN GD-PCGCO-FM ••12
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Finna
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Teléfono Correo electrónico
VERSiÓN 03
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