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U.N.F.V Administración de Logística I

UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD : Administración

ESPECIALIDAD : Administración de Empresas

ASIGNATURA : Administración de Logística I

PROFESOR : Juan Bendezú IriarteWilmer Saldarriaga

Palacios

TEMA : LOGÍSTICA DE COMPRAS

ALUMNOS : Estacio Villalobos, JuanHerrera Zamudio, Luis

CICLO : VII

TURNO : Mañana

2011Logística de Compras Página 1


Índice

Introducción ………………………………………………….. 4

Logística de compra …………………………………………… 5

Compras ………………………………………………………… 5

Importancia del proceso de compras ………………………. 5

Importancia de la Función de Compras ……………………… 6

La Gestión de compras en la Empresa ……………………... 7

Detección de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios ……………………… 7

Selección de Proveedores …………………………………… 8

¿Qué es abastecimiento? …………………………………… 8

Cadena del Abastecimiento …………………………………… 9

Características de la cadena de abastecimiento ………… 9

Objetivo de la cadena de abastecimiento ………………. 9

Elementos de la cadena de abastecimiento ……………….. 10

El Proceso de Abastecimiento ……………………………. 11

Definicion de Requerimientos ……………………………. 12

Selección del Mecanismo de Compra ……………………… 12

Llamado y Recepción de Ofertas ……………………………. 13

Evaluación de las Ofertas ………………………………….. 14

Adjudicación y Formalización ……………………………. 14

Ejecución y Gestión del Contrato

Logística de Compras Página 2


Cantidades y momento del pedido ……………………… 9

Estrategia mixta de compras …………………………….. 10

Promedio monetario …………………………………………. 10

Almacenamiento……………………………………………....... 11

Razones que justifican el almacenamiento ………………. 11

CONCLUSIONES …………………………………………. 12

BIBLIOGRAFÍA ………………………………………….. 13



Introducción

la logística es un asunto tan importante que las empresas crean áreasespecíficas para su tratamiento, se ha desarrollado a través del tiempo yes en la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser unaempresa del primer mundo.

El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas decualquier organización, puesto que cada una de ellas depende -si bienen mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otrasempresas. Ninguna organización es autosuficiente.Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clarala función que cumple un elemento de compra para realizar una compraadecuada.

Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para elloes recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Portratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo lacontinuidad de las operaciones.

El éxito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.

1. Logística de Compras



1.1. ComprasCompras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución

1.1.1. Qué es comprar?El término compras se refiere a la acción de:“OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA, CON EL PRECIO JUSTO, EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO.”Muchas empresas manejan este concepto cómo la acción de “adquirir provisiones o materiales” para la empresa (materias primas, componentes o artículos terminados)”.Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios

1.1.2. Importancia del proceso de compras

El proceso de compras ocupa una posición importante en la mayor parte de las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan el 40 a 60% del valor de ventas de un producto final. Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras áreas de costos-ventas de la organización. Esto se conoce como principio de apalancamiento.

La compra y la programación implican decisiones que pueden afectar el desplazamiento y almacenamiento



eficiente de bienes dentro de la cadena de suministros, por lo tanto la compatibilidad entre los productos o componentes de los productos es de gran importancia al momento de determinar el almacenamiento adecuado de los mismos y para luego ser transportados de forma adecuada y eficiente, los métodos de desplazamiento son de gran importancia pues estos garantizan la efectividad de respuesta a las necesidades del cliente, además dependiendo del método que se escoja se garantiza el estado de la carga, el control de la carga, el transporte además una buena planeación logística del transporte garantiza menos costos, y da confianza y seguridad para reducir los inventarios y por lo tanto ser más eficientes y competitivos en el mercado.

1.1.3. Importancia de la Función de Compras

Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles, las cuales son:

• El precio de compra

• El plazo de pago

• El plazo de entrega el servicio de post venta

• La calidad

• La estabilidad del proveedor

1.2. La Gestión de compras en la Empresa



El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsión de posibles variaciones de la demanda, sino la obtención de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estándares de calidad teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que puedan estar sujetos los productos adquiridos.

Tradicionalmente a la gestión de compras que se le asignan las siguientes funciones:

• Estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la oferta

• Adjudicación de pedidos • Ejecución de pedidos• Realización de peticiones de oferta a los

proveedores

1.3. Detección de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios

Cualquier área de la empresa que requiera mercadería puede consultar disponibilidad en Almacén de la mercadería requerida. De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad de reponer los bienes. El área compras elabora una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El área solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería.

El stock tiene como propósito conocer las existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad para su venta.De esta manera, programando el consumo de insumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de éstos, fijando un punto de re pedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia..

2. Selección de Proveedores



La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta:

• Precios y condiciones de pago

• Plazos de entrega

• Calidad de los productos

• Fiabilidad

• Posibilidades futuras de evolución

• Situación económico-financiera

3. ¿Qué es abastecimiento?

El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda.

En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.

3.1. Cadena del Abastecimiento



El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas.

Cadena de Abastecimiento (Supply Chain), incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final. Pero, para que dicho flujo sea óptimo, también debe fluir información en toda la cadena y, lógicamente, para que todos los integrantes que la forman generen valor y ganancias, debe finalmente fluir el dinero, todo ello a la mayor velocidad posible y satisfaciendo al cliente final.

3.2. Características de la cadena de

abastecimiento.

• Es dinámica e implica un flujo constante de información, productos y fondos entre las diferentes etapas.

• El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro. El propósito fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del cliente.

• Una cadena de suministro involucra flujos de información, fondos y productos.

3.3.Objetivo de la cadena de abastecimiento

Independientemente de la definición, de lo grande o pequeño del departamento de logística, del tipo mercado, del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente.

¿Cuál de estos cuatro requisitos es el más importante?

Los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de alguno de ellos afectará el desempeño de la cadena de



abastecimiento y, por lo tanto, afectará el servicio al cliente.

La cantidad, calidad, tiempo y costos son requisitos dinámicos ya que la demanda no es constante, los requerimientos de calidad cada vez son mayores, los tiempos de entrega son variables y los costos varían por factores internos y externos. Este proceso dinámico dificulta la administración por lo que es indispensable el uso de la tecnología de información para agilizar la toma de decisiones, reducir los tiempos de respuesta y la incertidumbre. El Internet ha sido y será una herramienta básica en este proceso ya que acorta distancias y tiempos, ofrece el alcance de más proveedores y clientes y ayuda en la reducción de costos.

3.4.Elementos de la cadena de abastecimiento

De manera muy general la cadena de abastecimiento está integrada por cinco elementos: Proveedores, Transportes, la Empresa, los Clientes y la Comunicación entre ellos (figura 1). La rápida interacción entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa utilizarla a su favor.



La rápida interacción mencionada en la sección anterior se puede obtener mediante el uso del Internet, Intranet y Extranet. La figura muestra gráficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet. Obra que poner especial atención en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones, entregas y respuestas.

3.5. El Proceso de Abastecimiento

El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones, sino un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores, como otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.

Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas, éstas son:

a) Definición de requerimientos.b) Selección del mecanismo de comprac) Llamado y recepción de ofertasd) Evaluación de las ofertase) Adjudicación y formalizaciónf) Ejecución y gestión del contrato

En las siguientes secciones se presentarán cada una de las etapas, haciendo énfasis en los factores claves o críticos de éxito y en los actores que participan.

a) Definición de Requerimientos

La definición de requerimientos es la primera etapa del proceso y probablemente una de las más importantes. Comienza con la detección de necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad.



En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios en un requerimiento para los proveedores. Esto implica definir la necesidad y determinar cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o contratar y de la condiciones de compra y entrega que nos gustaría asegurar.

Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores como proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de la mejor manera posible. Nosotros como compradores sabremos qué pedir, cómo pedirlo y cómo evaluar las alternativas. Los proveedores sabrán exactamente qué queremos, lo que les permitirá realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades.

Además, si todos cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara, mejora la transparencia del proceso.

b) Selección del Mecanismo de Compra

Una vez que definimos qué necesitamos comprar, es necesario determinar qué mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley 19.886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley y su utilización se encuentra bastante acotada por lo establecido en dichas normas. Los criterios que deben orientar la elección del sistema son la eficiencia, la eficacia y la transparencia. Tal como demuestra la experiencia nacional e internacional y la literatura relacionada con el tema, mientras más abierto y competitivo sea el mecanismo de compra seleccionado, mejores posibilidades de ser:

Efectivos: ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos.

Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opción existente en el mercado, mejor precio y lograr



una mejor relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.

Transparentes: todos los actores interesados podrán participar en el proceso con igualdad de oportunidades para acceder a la información.

c) Llamado y Recepción de Ofertas

Esta etapa tomará diferentes formas dependiendo del mecanismo de compra que se haya seleccionado. En algunas ocasiones, este proceso será relativamente sencillo, como en el caso de productos que sean ofrecidos a través de Catálogo Electrónico de Convenios Marco, ya que se solicita la aceptación de una orden de compra y una vez que el proveedor acepta se cierra esta etapa. En otros casos, esta etapa puede ser relativamente más amplia, como en caso de las licitaciones, donde habrá que definir plazos, redactar bases, publicarlas, recibir y resolver consultas, etc.

El Reglamento de Compras Públicas establece que en aquellos casos en que no sea posible utilizar los Convenios Marco disponibles en el Catálogo Electrónico, los organismos deben adjudicar, prioritariamente mediante licitación pública, a menos que proceda una excepción de licitación privada o trato directo, la cual debe ser respaldada con una resolución fundada.

Una mención especial merece la elaboración de las bases administrativas y técnicas. Se trata de los documentos más importantes para el desarrollo de las licitaciones. En ambos casos se trata de “las reglas del juego” que deberán seguir oferentes y comprador. En el caso de las bases técnicas, la idea es especificar el producto o servicio que se desea adquirir. El documento se construye partiendo de lo establecido en la definición de requerimientos y debe incluir todos los aspectos que se estimen necesarios para conseguir que los productos ofertados se ajusten a nuestros requerimientos. Por su lado, las bases administrativas sirven para definir todos aquellos aspectos administrativos de la compra.



d) Evaluación de las Ofertas

Una vez que tenemos las propuestas de los oferentes, debemos analizar cuantitativa y cualitativamente si ellas satisfacen nuestras especificaciones administrativas y técnicas.

Para ello, debemos realizar un proceso de evaluación que podrá ser más o, menos complejo, dependiendo de las características de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas.

Es muy importante destacar que las evaluaciones deben ser pensadas para comparar las ofertas en aquellos aspectos relevantes explicitados en la definición de requerimientos, los que deben considerar otras características, además del precio. Además, es fundamental definir previamente, el método que se usará para comparar las alternativas, lo que en la práctica significa establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular.

Esta es una etapa crítica desde el punto de vista de nuestros potenciales proveedores y en la que ellos pondrán especial atención. Por esta razón, no sólo es importante realizar una buena evaluación, sino también comunicar previamente a los potenciales proveedores bajo qué criterios se les evaluará, estipulándolos con precisión en las respectivas bases o términos de referencia, y posteriormente, comunicar adecuadamente los resultados de la evaluación.

Debemos recordar que los proveedores podrán impugnar los procesos ante el Tribunal de Contratación Pública si perciben que éste no se realizó adecuadamente.

e) Adjudicación y Formalización

Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. La adjudicación se realiza de acuerdo a lo evaluado en la etapa anterior. El resultado se comunicará a los actores involucrados y se procederá con la realización de los



trámites y actividades tendientes a formalizar la compra o contratación respectiva.

Esta etapa es importante pues, en definitiva se establecen oficialmente los acuerdos del proceso de adjudicación, es decir, en esta fase deben formalizarse los acuerdos en materias de provisión, facturación y pago de los servicios, deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del proveedor, prever mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que pudiesen surgir.

f) Ejecución y Gestión del Contrato

Una vez adjudicada la compra, el bien o servicio deberá ser provisto de la manera en que fu acordado en el contrato u orden de compra. Dependiendo del caso, la entrega puede se puntual o puede definir una relación de suministros que permanezca en el tiempo. En cualquie caso, la relación con los proveedores permanecerá mientras el bien o servicio se use. Durante este tiempo es necesario monitorear el desempeño del proveedor, en términos de su respuest a eventuales requerimientos, consultas, ejecución de garantías, etc.

En esta etapa, se deberá pagar por los bienes o servicios recibidos. Evidentemente, cumplimiento de los plazos y condiciones establecidos resulta muy importante para lo proveedores, sin embargo también es muy relevante para nosotros. En la medida qu cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para exigir a l contraparte. Además, las empresas proveedoras terminan incorporando en sus cuentas lo costos financieros de los retrasos en los pagos, por lo que, en compras futuras, segurament será difícil conseguir buenos precios.

Finalmente, es importante que luego de recibir los bienes o servicios, se haga una evaluación de proveedores y de algunas variables básicas, tales como: oportunidad de la entrega, cumplimiento de condiciones de pre y post venta, eficacia del producto o servicio entregado, etc. También



es importante que considere evaluar su contrato en función de las condiciones que ofrece el mercado, determinar su continuidad o no, si existe la necesidad de ampliarlo y si posee una cláusula de renovación automática o de término anticipado.

Para estos efectos es imprescindible que revisemos tanto el contrato firmado con el proveedor como los aspectos legales. La idea es realizar una adecuada gestión de contratos y evitar la realización de procesos de compra innecesarios.

4. Cantidades y momento del pedido

Las cantidades adquiridas así como el momento en que se adquieren afectan los precios que se pagan, a los costos de transportación y a los costos de manejo de inventario. Una estrategia es comprar sólo para cumplir los requerimientos a medida que éstos se presentan.Esta es la estrategia justo a tiempo, también denominada como compras al día. De forma alternativa, se pueden utilizar algún tipo de compra adelantada o anticipada. Esto puede resultar ventajoso cuando se espera que los precios sean mayores en el futuro. Además, se podría participar en la actividad de compra especulativa, en la que los compradores intentan cubrirse de futuros incrementos de precio. Las materias primas, con frecuencia productos como cobre, plata y oro, pueden revenderse obteniendo una utilidad. La compra especulativa difiere de la compra adelantada en la medida en que las cantidades adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable dictada por los requerimientos futuros.

Las cantidades de compra también pueden verse afectadas por las reducciones especiales de precio que los vendedores ofrecen en cuando. Los compradores quizá deseen “abastecerse” a un buen precio. Por otro lado, los compradores pueden buscar negociar un buen precio, pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que éstos se requieran, evitando de esta forma una acumulación de inventario.



5. Estrategia mixta de compras

Cuando un artículo estándar tiene un patrón de precio estacional razonablemente predecible, participar en una estrategia mixta de compra al día y compra anticipada puede dar por resultado un menor precio promedio que sólo con la compras al día. La compra anticipada es el acto de adquirir en cantidades que exceden los requerimientos actuales, pero no más allá de los requerimientos futuros previsibles. Resulta una estrategia atractiva cuando se espera que los precios se eleven de manera que las cantidades adicionales se adquieren a menores precios, pero se crea cierto inventario y deberá balancearse contra las ventajas del precio. Por otro lado, la compra al día es ventajosa cuando los precios se encuentran descendiendo, evitando de esta forma adquirir ahora mayores cantidades cuando la compra retrasada puede obtener menores precios. La combinación efectiva de estas dos estrategias cuando los requerimientos son estacionales puede llevar a ventajas sustanciales de precio.

6. Promedio Monetario

Para que la compra anticipada sea efectiva, se requiere que los patrones estacionales de precio sean razonablemente estables y predecibles. Para lograr el mismo objetivo del precio de compra más bajo que con la compra anticipada, se puede utilizar el promedio monetario. Este método supone que los precios por lo general se elevarán con el tiempo, aunque por otro lado fluctuarán con incertidumbre. Las compras se realizarán en intervalos fijos, pero la cantidad a comprar depende del precio en el momento de la compra. Se establece un presupuesto con base en el precio promedio para un periodo razonable en el futuro (al menos un ciclo estacional completo). El precio se divide en la cantidad de presupuesto para determinar la cantidad a comprar. El resultado es que se compran más unidades cuando los precios están bajos que las que se compran cuando los precios están bajos que las que se compran cuando están altos si los precios en general se encuentran elevándose. El peligro de esta estrategia es que puedan tener lugar cantidades que no sean lo suficientemente grandes como para cumplir los requerimientos cuando los precios son altos. Podría ser necesaria la protección a través de contar con cierto inventario



7. Almacenamiento

Las misiones asignadas al almacenamiento según Fletcher y Claske son:

• Asegurar el flujo de producción y prevenir cambios en el proceso de producción.

• Servir de amortiguadores entre procesos de producción que operan a ritmo diferente.

• Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguadores de la producción.

7.1. Razones que justifican el almacenamiento son:

• Posibles variaciones estacionales en los precios. Es frecuente que los precios de algunas materias primas sufran variaciones según la época de compra.

• Rebajas en la compra según la cantidad adquirida.• Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento• Necesidad de mantener el ritmo de producción, por lo que se

debe garantizar el abastecimiento de materias primas.• Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o

equipos que se deterioran y que son necesarias para poder llevar a cabo el proceso de producción.

• Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes.Cuando mayor sea el stock de productos menor será el riesgo de desabastecimiento. Sin embargo a mayor stock, mayor será el costo de derivado de su mantenimiento.



CONCLUSIONES

La logística de compras se viene llevando a cabo a través de generaciones en las cuales su importancia ha sido cada día más fundamental para mejorar la competitividad, ya sea en el tiempo de entrega de una compra como también la elaboración de un producto.



BIBLIOGRAFÍA

http://www.wikilearning.com/monografia/logistica_y_la_cadena_de_abastecimiento/14296-1

http://html.rincondelvago.com/gestion-de-compras.html

http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/martinez_ra/cap02.pdf

Ballou, Ronal H. “Logística: Administración de la cadena de suministro”, Ed. Pearson Educación, Quinta Edición, México, 2004




http://html.rincondelvago.com/gestion-de-compras.html



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