2. sistemas de información- conceptos y definiciones
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Sistemas de InformaciónConceptos y Definiciones
Ricardo CarreraSoluciones Integrales en las Organizaciones • UV • 25 de febrero de 2013
Ricardo Carrera • Correo electrónico: [email protected] • UV 1
2. Sistemas de InformaciónConceptos y Definiciones
SOLUCIONES INTEGRALES EN LAS ORGANIZACIONES
Un sistema de información (SI) como aquel que recoge, procesa, almacena, analiza y difunde
información para un propósito específico. La composición de los sistemas de información
suele ser el mismo: Cada uno contiene hardware, software, datos, procedimientos y recursos
humanos. Los elementos clave de un sistema de escritorio simple se muestra en la imagen 1.
Otros posibles componentes de un sistema de
información es uno o más sistemas de información
más pequeños. Los sistemas de información que
contienen los sistemas más pequeños son comunes
en las grandes empresas. Por ejemplo, el sistema de
información de la empresa FedEx contiene cientos
de sistemas de información más pequeños, que se
denominan "aplicaciones". Un programa de
aplicación es un programa informático diseñado para
soportar una tarea específica o un proceso empresarial (por ejemplo, ejecutar la nómina) o, en
algunos casos, otro programa de aplicación.
Hay docenas de aplicaciones en cada área funcional. Por ejemplo, en la gestión de los
recursos humanos, es posible encontrar una aplicación para los solicitantes de empleo de y
otro para el monitoreo de empleados. Algunas de las aplicaciones puede ser completamente
independientes una de otra, mientras que otras se relacionan entre sí. La colección de
programas de aplicación en un único departamento generalmente se considera un sistema de
información departamental, a pesar de que se compone de muchas aplicaciones. Por ejemplo,
la colección de aplicaciones de programas en el área de recursos humanos se llama el Sistema
de Información de Recursos Humanos (HRM).
Los sistemas de información están generalmente conectados por medio de redes de
computadoras. Las redes de conexión pueden ser alámbricas y/o inalámbricas. Los sistemas
de información pueden conectar a toda una organización, o incluso a múltiples
organizaciones. Si toda la compañía está conectada en red y la gente puede comunicarse
además que la información esté accesible en toda la organización, entonces, la disposición se 2
Figura 1. Equipo de escritorio simple
conoce como un sistema de información para toda la empresa. Un sistema de información
interinstitucional, como FedExNet, implica el flujo de información entre dos o más
organizaciones, y se utiliza principalmente en aplicaciones de e-business.
La organización y gestión de sistemas de información se está convirtiendo en una disciplina
teórica, y no simplemente como un campo aplicado de estudio. Antes de centrarse en los
detalles de la misma y de su gestión, es necesario describir los conceptos principales de los
sistemas de información y organizar los sistemas de alguna manera lógica.
2.1 Dato, Información y conocimiento
Los sistemas de información están diseñados para alcanzar varias metas. Uno de los objetivos
principales es procesar datos en información o conocimiento. Vamos a definir estos
conceptos:
Los elementos de datos se refieren a una descripción elemental de las cosas, eventos,
actividades y transacciones que se registran, clasifican y almacenan, pero no están
organizados para transmitir un sentido específico. Los elementos de datos pueden ser
alfanuméricos, numéricos, figuras, sonidos o imágenes. Un estudiante de grado en una clase
es un elemento de datos, y también lo es el número de horas que un empleado trabaja en una
semana determinada. Una base de datos se compone de elementos de datos almacenados y
organizados para su recuperación.
La información son datos que se han organizado de manera que tengan significado y valor
para el receptor. Por ejemplo, un promedio de calificaciones del estudiante es información. El
receptor interpreta el significado y obtiene conclusiones e implicaciones de los datos. Los
elementos de datos se procesan típicamente en información por medio de una aplicación.
Este tratamiento representa un uso más específico y de mayor valor añadido que la
recuperación sencilla y resumida de una base de datos. La aplicación puede ser un sistema de
inventario de gestión basada en Web, un sistema de registro en línea de la universidad, o un
sistema basado en Internet para comprar y vender.
Finalmente, el conocimiento consiste en datos y/o información que se han organizado y se
procesa para transmitir conocimiento, experiencia, el aprendizaje acumulado y la experiencia
en su aplicación a un problema actual o actividad. Los datos que se procesan para extraer
implicaciones críticas y reflejar las experiencias del pasado y la experiencia facilitará al
destinatario, con conocimiento de la organización, que tiene un valor potencial muy alto. En
la actualidad, la gestión del conocimiento es uno de los temas más interesantes en el campo de
las TIC.
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Datos, información y conocimiento pueden ser entradas a un sistema de información, y
también pueden ser salidas. Por ejemplo, los datos de los empleados, sus salarios y tiempo de
trabajo se procesan como insumo para producir información de una organización de nómina
(salida). La información de nómina en sí luego puede usarse como entrada a otro sistema que
prepara un presupuesto o asesora a la gerencia en las escalas salariales.
2.2 Configuración de Sistemas de Información
Los sistemas de información están hechos de componentes que se pueden ensamblar en
muchas configuraciones diferentes, lo que resulta en una variedad de sistemas de información
y aplicaciones, tantos como materiales de construcción se pueden ensamblar para construir
casas diferentes. El tamaño y el costo de una casa dependerá de la finalidad de la construcción,
la disponibilidad de dinero, y limitaciones, tales como los requisitos legales ecológicos y
ambientales. Así como hay muchos tipos diferentes de viviendas, hay muchos tipos diferentes
de sistemas de información. Así como clasificamos las casas en unifamiliares, apartamentos (o
planos), casas y chalets, del mismo modo, es útil clasificar los sistemas de información en
grupos que comparten características similares. Esta clasificación puede ayudar en la
identificación de sistemas, análisis de los mismos, la planificación de nuevos sistemas, la
planificación de la integración de sistemas, y la toma de decisiones. Esta clasificación se
puede hacer de varias maneras alternativas, como se muestra a continuación.
2.3 Clasificación y evolución de los Sistemas de Información
Los sistemas de información se clasifican en esta sección por los niveles de la organización y
por el tipo de apoyo prestado. La sección también analiza la evolución de los sistemas de
apoyo.
Las organizaciones se componen de elementos tales como divisiones, departamentos y
unidades de trabajo, organizados en niveles jerárquicos. Por ejemplo, la mayoría de las
organizaciones cuentan con departamentos funcionales, como el de producción y el de
contabilidad; éstos reportan a la gerencia de planta que su vez reporta a un jefe de la división.
Las divisiones informan a la sede central. Aunque algunas organizaciones se han
reestructurado de manera innovadora, tales como las basadas en equipos multifuncionales, en
la actualidad la gran mayoría de las organizaciones todavía tienen una estructura jerárquica
tradicional. Así, podemos encontrar sistemas de información construidos para la sede, las
divisiones, los departamentos funcionales, por unidades operativas, e incluso para los
empleados individuales. Estos sistemas pueden ser independientes, pero normalmente están
interconectados.
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Los sistemas típicos de información que siguen la estructura organizacional son funcionales
(departamental), para toda la empresa, y entre organizaciones. Estos sistemas están
organizados en una jerarquía en el que cada sistema de nivel superior se compone de varios
(muchos) sistemas desde el nivel inferior, como se muestra en la Figura 2. Como se puede ver
en la figura, un sistema departamental soporta las áreas funcionales en cada empresa. En un
nivel superior, el sistema de toda la empresa apoya a toda la compañía, y los sistemas
interorganizacionales conectan diferentes empresas.
2.4 Sistemas de Información Funcionales (Departamentales)
Los principales sistemas funcionales de información se organizan en torno a los tradicionales
departamentos de --funcionales-- en una empresa: fabricación (operaciones/producción),
contabilidad, finanzas, marketing y recursos humanos.
Un sistema especial que cruza varios departamentos es el sistema de procesamiento de
transacciones (SPT). El SPT automatiza las tareas rutinarias y repetitivas que son críticas para
el funcionamiento de la organización, tales como la preparación de una nómina o clientes de
facturación.
Sistemas de información empresarial. Mientras que un sistema de información
departamental generalmente está relacionado con un área funcional, otros sistemas de
información sirven a varios departamentos o a toda la empresa. Estos sistemas de
información, junto con las aplicaciones departamentales comprenden el sistema de
información para toda la empresa o empresarial (SIE). Una de las aplicaciones empresariales
más populares es la planificación de los recursos empresariales (ERP), que permite a las
empresas planificar y gestionar los recursos de una empresa.
2.2 CLASSIFICATION AND EVOLUTION OF INFORMATION SYSTEMS 53
Information systems are classified in this section by organizational levels and bythe type of support provided. The section also looks at the evolution of supportsystems.
Organizations are made up of components such as divisions, departments, andwork units, organized in hierarchical levels. For example, most organizationshave functional departments, such as production and accounting, which reportto plant management, which report to a division head. The divisions report tothe corporate headquarters. Although some organizations have restructuredthemselves in innovative ways, such as those based on cross-functional teams,today the vast majority of organizations still have a traditional hierarchicalstructure. Thus, we can find information systems built for headquarters, fordivisions, for the functional departments, for operating units, and even forindividual employees. Such systems can stand alone, but usually they areinterconnected.
Typical information systems that follow the organizational structure arefunctional (departmental), enterprisewide, and interorganizational. These systems areorganized in a hierarchy in which each higher-level system consists of several(even many) systems from the level below it, as shown in Figure 2.2. As canbe seen in the figure, a departmental system supports the functional areas ineach company. At a higher level, the enterprisewide system supports the entirecompany, and interorganizational systems connect different companies.
FUNCTIONAL (DEPARTMENTAL) INFORMATION SYSTEMS. The major functionalinformation systems are organized around the traditional departments—
systems, planning integration of systems, and making decisions such as the pos-sible outsourcing of systems. This classification can be done in several alternativeways, as shown next.
Classification byOrganizational
Levels
Administrative IS
Electronic Market
Production IS
Finance IS
Marketing IS
Accounting IS
Human Resources
CorporateA
System
= IOS connections= Corporate systems= Departmental systems (functional)= Interorganizational systems
CorporateB
System
CorporateC
SystemFIGURE 2.2 Departmental,corporate, andinterorganizationalinformation systems.
2.2 CLASSIFICATION AND EVOLUTION OF INFORMATION SYSTEMS
c02.qxd 8/23/04 1:42 PM Page 53 Rkaul-2 Rkaul 2:Desktop Folder:turban: EQA
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Figura 2. Sistema de Información departamental, corporativo e interorganizacional
Sistemas interorganizacionales. Algunos sistemas de información comunican a dos o más
organizaciones. Se les conoce como sistemas de información interorganizacionales (SIO).
Por ejemplo, el sistema de reserva de lugares mundial está compuesto por varios sistemas
pertenecientes a diferentes compañías aéreas. De éstos, SABRE American Airlines es el
sistema más grande; miles de agencias de viajes y cientos de aerolíneas están conectados a él.
Estos sistemas son comunes entre negocios de socios. Los que apoyan las operaciones
internacionales o globales puede ser especialmente compleja. Los sistemas de información
interorganizacional juegan un papel importante en el comercio electrónico, así como de
apoyo a la gestión de la cadena de suministro.
2.5 Clasificación por el tipo de apoyo que proveen
Otra forma de clasificar a los sistemas de información es de acuerdo con el tipo de soporte que
proporcionan, independientemente de la zona funcional. Por ejemplo, un sistema de
información puede ayudar a los trabajadores de oficina en casi cualquier área funcional.
Asimismo, los gerentes que trabajan desde diferentes ubicaciones geográficas puede ser
apoyados por un sistema computarizado de toma de decisiones. Los principales tipos de
sistemas de apoyo se enumeran y describen en la Tabla 1, junto con los tipos de empleados
que apoyan.
Las primeras aplicaciones empresariales por computadora se hicieron repetitivas, con tareas
en gran volumen en las operaciones. Tales sistemas se denominan, en general, los sistemas
de procesamiento de transacciones.
A medida que el costo por transacción de computación decrementó y hubo un incremento en
la capacidad de las computadoras, una nueva generación de sistema de información,
denominado de sistemas de gestión de información (SGI), comenzó a desarrollarse. Estos
sistemas de acceso organizado, resumido, muestra la información para apoyar la toma de
decisión las áreas funcionales. Además, los sistemas de automatización de oficinas (OASS)
tales como los sistemas de procesamiento de texto y de los sistemas de reservas de aerolíneas
se han desarrollado para ayudar a los trabajadores de oficina. Las computadoras también se
introdujeron en el entorno de fabricación, con aplicaciones que van desde la robótica hasta
diseño asistido por computadora y la fabricación asistida por computadora (CAD/CAM).
Además, el aumento adicional de las capacidades de cómputo y menores costos de apoyo
computarizado para un número cada vez mayor de aplicaciones no rutinarias, y los sistemas de
soporte de decisiones permitió el desarrollo para proporcionar apoyo computarizado en
decisiones complejas no rutinarias,. La revolución de la microcomputadora, que comenzó
alrededor de 1980, comenzó la era de la computación del usuario final, en la que analistas,
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gerentes, y muchos otros profesionales construyeron y usaron sistemas en sus propias
computadoras de escritorio. Apoyo a las decisiones ampliado en dos direcciones: en primer
lugar, hacia los ejecutivos y otros gerentes ejecutivos (sistemas de apoyo y sistemas de
información de toda la empresa), y en segundo lugar, a las personas que trabajan en grupos
(sistemas de grupos de apoyo).2.2 CLASSIFICATION AND EVOLUTION OF INFORMATION SYSTEMS 55
Transaction processingsystem (TPS)
Management information system (MIS)
Office automation system (OAS)
Word processing system
CAD/CAM
Communication and collaboration systems (e.g., e-mail, voice mail,call centers, others)
Desktop publishing system
Document management system (DMS)
Decision support system (DSS)
Executive support system (ESS)
Group support system (GSS)
Expert system (ES)
Knowledge work system (KWS)
Neural networks, case-based reasoning
Data warehouse
Business intelligence
Mobile computing systems
Chapter 6
Chapter 6
Chapters 3, 6
Chapter 3
Chapter 6
Chapter 3
Chapter 3
Chapter 10
Chapter 11
Chapter 11
Chapter 11
Chapters 9, 10
Chapters 9, 10, 11
Chapters 9, 10
Chapter 10
Chapter 10
Chapter 5
Processes an organization’s basic business transactions (e.g., purchasing, billing, payroll).
Provides routine information for planning, organizing, and controlling operations in functional areas.
Increases productivity of office workers; includes word processing.
Helps create, edit, format, distribute, and print documents.
Allows engineers to design and test prototypes; transfers specifications to manufacturing facilities.
Enable employees and customers to interact and work together more efficiently.
Combines text, photos, graphics to produce professional-quality documents.
Automates flow of electronic documents.
Combines models and data to solve semistructured problems with extensiveuser involvement.
Supports decisions of top managers.
Supports working processes of groups of people (including those in different locations).
Provides stored knowledge of experts to nonexperts and decision recommenda-tions based on built-in expertise.
Supports the gathering, organizing, and use of an organization’s knowledge.
Learn from historical cases, even with vague or incomplete information.
Stores huge amounts of data that can be easily accessed and manipulated for decision support.
Gathers and uses large amounts of data for analysis by DSS, ESS, and intelligentsystems.
Support employees who work with customers or business partners outside the physical boundaries of the organization.
All employees
All employees
Office workers
Office workers
Engineers, draftspeople
All employees
Office workers
Office workers
Decision makers, managers
Executives, senior managers
People working in groups
Knowledge workers, nonexperts
Managers, knowledge workers
Knowledge workers, professionals
Managers, knowledge workers
Decision makers, managers
Mobile employees
TABLE 2.1 Main Types of IT Support Systems
Employees DetailedSystem Supported Description Description In:
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Con el tiempo, el interés en la programación de computadoras permitió resolver problemas
inteligentes usando aplicaciones comerciales conocidas como sistemas de apoyo inteligentes
(ISS). Estos incluyen sistemas expertos, que proporcionan el conocimiento almacenado de
expertos para ayudar a los no expertos, y una nueva generación de sistemas inteligentes con
capacidades de aprendizaje de máquinas (como las redes neuronales artificiales).
A medida que la economía se ha vuelto más centrada en el trabajo del conocimiento, los
sistemas de conocimiento de trabajo han sido desarrollados específicamente para apoyar la
creación, reunión, organización, integración y difusión de una organización de conocimiento.
Se incluyen en esta categoría software para procesamiento de textos, gestión de documentos y
publicaciones de escritorio.
Una innovación importante en la evolución de los sistemas de apoyo ha sido el desarrollo de
almacenamiento de datos. Un almacén de datos es una base de datos diseñada para sistemas
de apoyo a la toma de decisiones y otras actividades analíticas y de usuario final. El uso de
almacenes de datos es una parte de la inteligencia de negocios, la recolección y el uso de
grandes cantidades de datos para consulta o análisis por sistemas de apoyo a la toma de
decisiones y sistemas inteligentes.
El último sistema de apoyo en las organizaciones es la computación móvil. La informática
móvil apoya a los empleados móviles, los que están trabajando con los clientes o socios de
negocios, fuera de los límites físicos de sus empresas. Los empleados móviles llevan
dispositivos portátiles, que van desde PDAs a teléfonos celulares y cámaras digitales, que
pueden acceder a Internet. Estos dispositivos permiten la comunicación con las
organizaciones y otras personas a través de redes alámbricas o inalámbricas.
Los sistemas de información descritos hasta el momento se han diseñado principalmente para
apoyar las actividades dentro de las organizaciones. Sin embargo, las empresas descubrieron
que sus actividades externas también se puede mejorar con las TIC. El primer tipo de sistema
informático que se desarrolló en la década de 1980 para mejorar la comunicación con los
socios de negocios fue de intercambio electrónico de datos (EDI), que involucró la
comunicación de computadora a computadora entre los socios comerciales . Estos sistemas se
convirtieron en la base para los mercados electrónicos, que más tarde se convirtieron en el
comercio electrónico. Estos se amplió posteriormente para mejorar la colaboración en la
planificación y en otras actividades empresariales entre socios comerciales, y algunos de los
sistemas de toda la empresa se expandieron para incluir relaciones más formales con los
socios de negocios. Más tarde llegó una ola de sistemas destinados a apoyar a los clientes, los
cuales se agruparon bajo el término genérico de gestión de relaciones con clientes (CRM), e
incluyen servicios tales como centros de llamadas.
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Los principales avances en el apoyo externo se atribuyen a los sistemas basados en la Web y
en móviles. Los sistemas basados en Web se comenzaron a desarrollar a mediados de la
década de 1990 y cobró impulso en 2000. Como su nombre lo indica, estos sistemas ofrecen
las aplicaciones de negocio a través de Internet. Las organizaciones están utilizando sistemas
basados en Web para transformarse en empresas electrónicas. Hoy en día muchos -y
probablemente la mayoría- de los sistemas innovadores y estratégicos en organizaciones
medianas y grandes están basados en la Web. Usando su navegador, la gente a través de éstos
comunican organizaciones, colaboran, acceden a cantidades enormes de información, y
ejecutan la mayoría de las tareas de la organización y los procesos a través de sistemas basados !!
en Web.
En resumen, la relación entre los diferentes tipos de sistemas de apoyo puede ser descrito de
la siguiente manera: Cada sistema de soporte tiene características suficientes y únicas para
clasificarlos como una entidad especial. En muchos casos, dos o más sistemas de apoyo se
pueden integrar para formar un sistema híbrido, como es el caso en la inteligencia de negocio
o CRM. Por último, como el cambio de las tecnologías, las interrelaciones y la coordinación
entre los diferentes tipos de sistemas siguen evolucionando. Dentro de diez años, las
relaciones que se muestran en la Figura 3, probablemente tendrá un aspecto diferente de la
forma en que se ven hoy en día.
Sistemas integrados de apoyo. Desde el momento de su creación, los sistemas de apoyo se
utilizan tanto como sistemas independientes y como sistemas integrados compuestos de dos o
más de los sistemas de apoyo. Es de notarse a sistemas que incluyen algunos componentes
inteligentes (por ejemplo, una combinación DSS-ES). Esta integración proporciona
funcionalidades extendidas, por lo que estos sistemas sean más útiles. Hay una tendencia
creciente para integrar los diversos sistemas de apoyo, así como para integrar los sistemas de
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Major advances in external support are attributed to Web-based and mobilesystems. Web-based systems started to be developed in the mid-1990s and pickedup momentum in 2000. As their name implies, these systems deliver businessapplications via the Internet. As shown in the Siemens case in Chapter 1 andthe FedEx case here, organizations are using Web-based systems to transformthemselves into e-businesses. As will be shown throughout the text, today many—and probably most—of the innovative and strategic systems in medium andlarge organizations are Web-based. Using their browsers, people in these organ-izations communicate, collaborate, access vast amounts of information, and runmost of the organization’s tasks and processes by means of Web-based systems.(For more, see Section 2.7.)
In summary, the relationship among the different types of support systemscan be described as follows: Each support system has sufficiently unique char-acteristics that it can be classified as a special entity. Moreover, there is infor-mation flow among these entities and systems. For example, an MIS extractsinformation from a TPS, and an ESS receives information from data warehousesand MIS (see Figure 2.3). In many cases, two or more support systems can beintegrated to form a hybrid system, as is the case in business intelligence orCRM. Finally, as the technologies change, the interrelationships and coordina-tion among the different types of systems continue to evolve. Ten years fromnow, the relationships shown in Figure 2.3 will probably look different from theway they look today.
INTEGRATED SUPPORT SYSTEMS. From the time of their inception, supportsystems were used both as standalone systems and as integrated systems com-posed of two or more of the support systems. Notable were systems that includesome intelligent components (e.g., a DSS-ES combination). Such integrationprovides extended functionalities, making these systems more useful. As will bediscussed in Chapter 6, there is an increasing trend to integrate the various sup-port systems as well as to integrate support systems with other systems. Inte-grated support systems can provide solutions to complex problems, as shown inA Closer Look 2.1.
Now that we have completed an overview of the different types of supportsystems and their evolution, we will look at some of the key systems in moredetail.
TransactionProcesses
MIS DSS
ExternalInformation
DataWarehouse
ESS
Non-ComputerSupport
Internet OtherComputer Support
FIGURE 2.3 Interrelatedsupport systems. TheTPS collects informationthat is used to build theDSS and ESS. Theinformation in the datawarehouse and DSS canbe used as an input tothe ESS.
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Figura 3. Sistemas de apoyo interrelacionados
apoyo con otros sistemas. Integrado los sistemas de apoyo pueden ofrecer soluciones a
problemas complejos.
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