2. presentación autoevaluación

Proceso de Autoevaluación

Grupo Estratégico de Aseguramiento de la CalidadDirección de Formación Profesional

MODELO DE AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS SENA

LINEAMIENTO INSTITUCIONAL COMO

GUÍA PARA LA AUTOEVALUACIÓN DE

PROGRAMAS

ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN

35 características

130 aspectos - indicadores

10 factores

Ejes principales – pilares de la

formación

Agrupación temática de

aspectos

Elementos concretos para la medición. Los aspectos

pueden ser de tipo documental, estadístico y

de opinión

Dinámica• Diga lo que hace• Haga lo que dice• Pruébelo• Mejórelo

Enfoque integral: losJuicios finales son elresultado de unaconsideración integradadel programa

FACTORES – PILARES DE LA FORMACIÓN

4

Misión, direccionamiento

estratégico y programa de

formación

Aprendices InstructoresFormación profesional

integral

Relaciones nacionales e

internacionales

Innovación y desarrollo

tecnológico

Bienestar institucional

Organización y gestión de la FPI

Egresados y su impacto en el

medio

Infraestructura y recursos

financieros

FASES DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN

5

Fase 1.

Preliminar y de Construcción

Fase 2.

Sensibilización y Divulgación

Fase 3.

Recolección y organización de la información

Fase 4.

Valoración

Fase 5.

Informe Final y Plan de

Mejoramiento y Sostenimiento

Fase 6.

Evaluación Externa

Fase 7.

Seguimiento a Plan de Mejoras

Fase 8.

Inicio de siguiente

Autoevaluación

INSTANCIAS Y ACTORES DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN

1

2

3

Grupo Coordinador de Autoevaluación

• Director de la Formación Profesional

• Coordinador Grupo Aseguramiento de la Calidad en la D.F.P.I.

• Integrantes del Grupo Aseguramiento de la Calidad D.F.P.I

1

2

3

Equipo de Autoevaluación de Centro

• Subdirector de Centro, Coordinador Misional y el Coordinador Académico del Centro de Formación.

• Aprendiz vocero del programa

• Pares internos evaluadores del aseguramiento de la calidad

• Instructor líder de programa.

• Líder del sistema integrado de gestión de la Calidad.

1

2

3

FUNCIONES DEL EQUIPO DE AUTOEVALUACIÓN DEL CENTRO

Implementar el proceso de autoevaluación

Recolectar y organizar información

Emitir juicios de valor

Elaborar el informe final

Elaborar el plan de mejoramiento y sostenimiento

Socializar con el equipo coordinador de autoevaluación

Socializar los resultados con la comunidad SENA

Establecer acciones encaminadas a la consolidación de una cultura de autoevaluación

Fase 1

Acta de conformación del equipo de autoevaluación

Creación de roles en el Sistema de Información deAutoevaluación SIA

Fase 2Campaña de sensibilización y divulgación de laautoevaluación

Campaña de actualización de datos básicos de usuario enSofía Plus

Entregables por Fase

Fase 3

Listado correos electrónicos actores: administrativos, externos y directivos

Creación de copias de encuestas y despacho de las mismas en Lime Survey

Cargue al sistema de información de autoevaluación SIA de informacióndocumental que responde a 35 aspectos de tipo institucional

Identificación de responsables de la información y alistamiento de la misma de55 aspectos de centro y 20 aspectos mixtos flexibilizados

Seguimiento a la aplicación de instrumentos de opinión

Descarga de consolidados de aplicación de instrumentos de opinión


Fase 4Identificación de fortalezas y debilidades de los 130 aspectos delmodelo de autoevaluación

Emisión de juicios de valor de los 130 aspectos del modelo deautoevaluación

Fase 5Plan de mejoramiento y sostenimiento por programa de formaciónautoevaluado, configurado en proyectos

Informe final de autoevaluación por programa de formaciónautoevaluado


Fase 3: Recopilación y Organización de la Información

ETAPAS Y ALCANCES DE LA FASE

Fase 3

3. Organización

de la información

2. Recopilación

de información

1. Aplicación y consolidación

de Instrumentos

de opinión

Recopilar y organizar información documental, estadística y de opinión tanto del programa de formación como del centro y de la

Institución

Tipos de Aspectos

Opinión

34 aspectos

Estadísticos

29 Aspectos

TIPOS ASPECTOS

Documentales

67 Aspectos

Soportada en datosestadísticos que muestranresultados cuantitativos ocualitativos de una o másvariables a medir.

Soportada en documentosescritos por el centro deformación o por lasdependencias del SENA,considerados oficiales yque hayan sido validados.

Consolida análisis de losinstrumentos de opinióny percepción de losdiferentes actores queintervienen en elproceso.

Actores del Proceso• Aprendices• Instructores• Directivos• Administrativos• Egresados• Sector Externo

Instrumentos• 5 Encuestas• 1 Grupo focal

Tipo de Información

• Consolida información documental y estadísticainstitucional, por ejemplo, políticas y lineamientos,o datos de áreas especificas de la DirecciónGeneral, que aplican para todos los programas deformación.

INSTITUCIONAL

• Consolida información documental, estadística y deopinión del programa de formación, por ejemplo ,número de aprendices, infraestructura física,material bibliográfico.

DE CENTRO

N_ind FACTOR CARACTERÍSTICA ASPECTOTIPO DE

ASPECTO

TIPO DE

INFORMACIÓN

11. Misión, direccionamiento

estratégico y programa de formación

1. Procesos misionales y

estratégicos1

Cumplimiento del programa de formación con

la misión, visión, valores y objetivos

institucionales

Documental CENTRO




estratégicos2

Nivel de apropiación de la misión, visión,

valores y principios de la institución por parte

de los aprendices, instructores, directivos y

personal administrativo

Opinión CENTRO




estratégicos3

Políticas y Lineamientos orientados a la

identificación y estandarización de las

competencias laborales especificas

Documental INSTITUCIONAL




estratégicos4

Estrategias utilizadas para la elaboración,

actualización y ajuste de normas de

competencia laboral requeridas por el sector

productivo

Documental CENTRO




estratégicos5

Nivel de apropiación del estatuto de la

formación profesional integral y la unidad

técnica, por parte de directivos,

administrativos e instructores.

Opinión CENTRO



2. Diseño curricular del

programa de formación1

Políticas institucionales para la elaboración,

difusión y actualización del diseño curricular

del programa de formación

Documental INSTITUCIONAL



2. Diseño curricular del

programa de formación2

Mecanismos para la modernización,

actualización y pertinencia del currículo de

acuerdo con las necesidades del entorno.

DocumentalINSTITUCIONAL

CENTRO

17

Matriz General de Autoevaluación Tipo de Aspectos

Tipo de información

Organización de la Información

18

Guía para cargue de documentos soporte deinformación institucional del Modelo deautoevaluación

Matriz comparativa Aspectos del Modelo vs Formatosdel SIA v.2

La información recopilada en la fase 3 se organiza y sistematiza en el módulo “Recolección” del sistema de información de Autoevaluación-

SIA

¿Cómo se trabaja la fase 3 para la autoevaluación de ampliaciones con fines de renovación de registro?

19

Aspectos de Opinión

(34 Aspectos)

La información proviene de la aplicación de instrumentos de

opinión, a través de la herramienta LimeSurvey

El SIA procesa la información producto del cargue realizado

Aspectos Documentales

(67 Aspectos)

15 Aspectos institucionales

20 Aspectos mixtos (institucionales y de centro)

32 Aspectos de centro

Se realiza cargue al SIA de links y documentos que

responden a los 35 aspectos institucionales

Se flexibiliza la fase 3 para los 32 aspectos de centro y para

los 20 mixtos en lo referente a información del Centro de

Formación

Aspectos Estadísticos

(29 Aspectos)

6 Aspectos con cargue automático en SIA de

información proveniente de la sincronización con Sofía Plus

Se flexibiliza la fase 3 para los 23 aspectos restantes

Fase 4: Valoración

Identificar fortalezas y debilidades de cada uno de los aspectos quecomponen el modelo de autoevaluación

Emitir juicios de valor que expresen que tan cerca o distante seencuentra cada uno de los aspectos del ideal de calidad, otorgandocalificación cuantitativa y cualitativa a cada aspecto, acorde a la escalaestipulada.

Alcances Fase de Valoración

INSUMOS

Módulo de Aspectos del SIA

Fase III

Módulo de evaluación y ponderación SIA

Fase IV

Equipo Autoevaluación: Líder, RelatorParticipantes

Aspectos flexibilizados, necesitan que los responsables del tema preparen la información y la

socialicen en el taller de valoración

Validación y aprobación

INFORMACIÓN CONSOLIDADA

Equipo Autoevaluación

Fase: Valoración

Ponderación

CONSIDERACIONES GENERALES

1. Elaborada antes de emitir juicios2. Justificación en cada caso3. No reduce lo cualitativo a lo cuantitativo4. Es una tarea académica y participativa5. Refleja la importancia del elemento en el juicio global

Ponderación de Factores

1. MISIÓN, DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PROGRAMA DE FORMACIÓN

2. APRRENDICES

3. INSTRUCTORES

4. FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

5. RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES

6. INNOVACIÓN Y DESARROLLO TECNOLÓGICO

7. BIENESTAR INSTITUCIONAL

8. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL

9. EGRESADOS Y SU IMPACTO EN EL MEDIO

10. INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS FINANCIEROS

15%

13%

9%

7%

6%

13%

17%

9%

6%

5%

Ponderación Tipos de Aspectos

DOCUMENTALES

30%

ESTADÍSTICOS

40%

OPINIÓN

30%

Criterios de Evaluación

ESCALA DE GRADACIÓN

Cualitativa CuantitativaNo se cumple Menor a 3.0

Se cumple insatisfactoriamente De 3.0 a 3.5

Se cumple aceptablemente De 3.6 a 4.0

Se cumple en alto grado De 4.1 a 4.5

Se cumple plenamente De 4.6 a 5.0

∑ Promedio Ponderado

Calificaciones de aspectos = Calificación Global

Característica


Calificaciones de características = Calificación Global

Factor


Calificaciones de Factores = Calificación Global

Programa

La emisión de los juicios de valor se realiza por Aspecto

Emisión de Juicios Globales de CaracterísticasPonderación Tipos de Aspectos

CARACTERÍSTICA 1. Mecanismos de selección e Ingreso- Factor 2Aspectos Documentales 30%

ASPECTO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

1Políticas institucionales en materia de inscripción, selección, matrícula einducción de aprendices; medios y mecanismos de divulgación

100,0% 4,0

TOTAL 100% 4,00

Aspectos de Opinión 30%


2Apreciación de los aprendices sobre el proceso de inscripción, selección,matrícula e inducción al programa de formación

100% 3,5

TOTAL 100% 3,50

Aspectos Estadísticos 40%


3Evolución de los resultados de la aplicación de pruebas fase 1 y fase 2 (puntajes en pruebas de conocimiento y talleres actitudinales - entrevista)

50% 4,0

4Relación entre el número de los aspirantes, seleccionados y número de matriculados

50% 3,9

TOTAL 100% 3,95

Valoración Global Característica 1

TIPO DE ASPECTOS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN VALOR REAL

Documentales 30% 4,0 1,2

De Opinión 30% 3,5 1,1

Estadísticos 40% 4,0 1,6

TOTAL 100% 3,8

Emisión de Juicios Globales de CaracterísticasPonderación Tipos de Aspectos

CARACTERÍSTICA 1. Mecanismos de selección e Ingreso- Factor 2

Emisión de Juicios Globales de FactoresPonderación Características

Factor 2. Aprendices

Característica Ponderación

1. Mecanismos de selección e Ingreso 17%

2. Aprendices seleccionados y capacidad institucional 17%

3. Reglamento del Aprendiz 17%

4. Desempeño de los aprendices 29%

5. Permanencia y retención de aprendices 20%

TOTAL 100%

Característica Ponderación Calificación Valor Real

1. Mecanismos de selección e Ingreso 17% 3,8 0,6

2. Aprendices seleccionados y capacidad institucional 17% 3,0 0,5

3. Reglamento del Aprendiz 17% 3,5 0,6

4. Desempeño de los aprendices 29% 4,2 1,2

5. Permanencia y retención de aprendices 20% 3,0 0,6

TOTAL 3,66

Se cumple aceptablemente

Ejemplo Valoración Global del ProgramaPonderación Factores

Factor Ponderación Calificación Valor Real

1. Misión, direccionamiento estratégico y

programa de formación15% 3,66 0,5

2. Aprendices 13% 3,66 0,5

3. Instructores 13% 3,5 0,5

4. Formación profesional integral 17% 4,1 0,7

5. Relaciones nacionales e internacionales 6% 4,0 0,2

6. Innovación y desarrollo tecnológico 9% 2,5 0,2

7. Bienestar institucional 6% 3,0 0,2

8. Organización y gestión de la FPI 5% 5,0 0,3

9. Egresados y su impacto en el medio 9% 4,0 0,4

10. Infraestructura y recursos financieros 7% 3,2 0,2

TOTAL 100 3,7

Se cumple aceptablemente

Fase 5: Informe Final y Plan de Mejoramiento

Elaborar informe final de autoevaluación que evidencie el estado actual de la calidaddel programa de formación autoevaluado

Analizar las debilidades encontradas en la fase IV e identificar problemáticascomunes de su causa

Proponer posibles soluciones (oportunidades de mejoramiento) que permitancorregir las problemáticas comunes identificadas y priorizarlas a través de lametodología IGO

Formular proyectos con las oportunidades de mejoramiento clasificadas como “Oportunidades Estratégicas y “Oportunidades Complementarias”

Proponer plan de actividades de sostenimiento para las fortalezas identificadas que permita mantenerlas

Alcances Fase de Elaboración de Productos Finales

Informe Final de AutoevaluaciónRenovación de Registro Calificado

Informe ejecutivo que evidencia el estado actual de la calidad del programa de formación autoevaluado

Listado de logros obtenidos por el

programa desde al obtención de RC

Descripción sucinta de las fases del

procedimiento de autoevaluación

Resultados de la valoración del programa

Resumen de fortalezas y debilidades

identificadas por Factor

Conclusiones Generales acerca del estado actual

de la calidad del programa de formación

autoevaluado

Plan de Mejoramiento y SostenimientoAnálisis de debilidades y fortalezas

Debilidad 1

Debilidad 2

Debilidad 3

Debilidad 4

Debilidad 5

Problemática 1

Problemática 2

Causa

Causa

Solución

Problemática 3

Espina de PescadoÁrbol de Problemas

Identificar relación causa-efecto

Identificadas en la Fase IV Valoración

Oportunidades de Mejoramiento(se priorizan a través del IGO)

Registrar en Módulo “IGO y plan de Mejoramiento”.

Pestaña “priorización IGO”

Priorización IGO

RANGO GOBERNABILIDAD

1 a 3De competencia de la Dirección

General SENA

4 a 5De competencia de la Dirección

Regional

6 a 10De competencia del Centro de

Formación

RANGO IMPORTANCIA

1 a 3 Menor impacto en la calidad del programa.

4 a 5 Mediano impacto en la calidad del programa.

6 a 7 Alto impacto en la calidad del programa.

8 a 10 Muy alto impacto en la calidad del programa

OPORTUNIDADESESTRATÉGICAS

Generan un alto impacto en la solución de las problemáticas identificadas, lo cual las hace prioritarias

RETOS ESTRATÉGICOS

Repercuten sobre la solución de las

problemáticas, no se tiene control sobre ellas y su ejecución

esta condicionada por un tercero

OPORTUNIDADES COMPLEMENTARIAS

Muestran resultados de menor impacto

sobre la solución de las problemáticas

identificadas

RETOS COMPLEMENTARIOSSon de bajo impacto sobre la

solución de las problemáticas identificadas,

su ejecución esta condicionada por un tercero.

Formulación de ProyectosOportunidades Estratégicas y Complementarias

• Qué se va a hacer

• Sobre qué se va a actuar

• Dónde se va a realizar

Nombre del Proyecto

• El identificado en la etapa de análisis de debilidades

Problema

• Propósito del Proyecto

Objetivo General

• Precisan aspectos importantes del objetivo general

Objetivos Específicos

• Concreción del objetivo general en tiempo y unidades

Meta del Proyecto

• Mide los logros propuestos en el objetivo general en un tiempo determinado

Indicador del proyecto

• Concreción de los objetivos específicos

Metas de los objetivos específicos

• Mide los logros propuestos en los objetivos específicos en un tiempo determinado

Indicadores de los objetivos específicos

Oportunidades a EscalarRetos Estratégicos

Oportunidades de Mejoramiento

“Retos Estratégicos”

Consolidan SIA

Hallazgos del SIG

Aplicativo Compromiso

Depura Grupo de Aseguramiento de

la Calidad

Gracias

«La Calidad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia.»Jhon Ruskin

2. presentación autoevaluación

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