1.3 políticas e instrumentos de control

Diana Dolores Janitzio De León Cerda

Diana D. J. De León CerdaDocumento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA

Diciembre, 2007

1.3 POLÍTICAS E INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Con base a las metas e indicadores las políticas de monitoreo, avance y control son las siguientes:

Políticas de monitoreo y control de entregables1. Los entregables deberán cubrir las cualidades descritas en los instrumentos correspondientes.2. Los entregables deberán contar con todos los componentes especificados para cada uno.

Políticas de avance1. Para determinar el grado de avance de proyecto se considerarán:

a. El porcentaje realizado de cada actividad.b. El porcentaje de avance en cada entregable.c. Las actividades realizadas para establecer el porcentaje de avance de la etapa.d. El porcentaje de los entregables terminados según el cronograma.

2. La revisión de avance se realizará con base en instrumentos de revisión.3. El avance se revisará por equipo en las reuniones quincenales y a través de los informes

entregados al director del proyecto.4. Se revisará el avance a partir del cronograma.

Políticas de control1. Desviación de más / menos 5% de tiempo de atraso en alguna de las actividades2. Carencia o insuficiencia de los criterios o verificables de los entregables3. Algún participante del proyecto no esta cumpliendo con sus tiempos y actividades en un 10%



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INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Se utilizará el método de Análisis de Valor Acumulado (Earned value) con la siguiente matriz para establecer la relación entre el trabajo realizado, el coste incurrido y el plazo, comparando todas estas mediciones con lo establecido en el plan de proyecto.

Análisis de valor acumulado por etapasEtapas

Valores 1 2 3 4 5 6

Avance esperado

(%)Presupuesto

Asignado($)

Avance real(%)

Gastos($)

Valor acumulado

(% a $)

Se utilizarán los siguientes instrumentos para verificar en avance y calidad de los entregables.

Instrumento de verificación de entregable Clave del proyecto

Etapa 1 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTOEntregable Fundamentación del proyecto y propuesta. Responsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿El documento de presentación de la propuesta utiliza referencias de organismos internacionales para sustentar la importancia y pertinencia del proyecto?Sí___ No___¿El documento hace referencia a un caso o ejemplo de desarrollo de plan tecnológico en un contexto con características similares al uruguayo?Sí___ No___¿En el documento y en la presentación de la propuesta se muestra la relación de una realidad o necesidad educativa con la propuesta de intervención?Sí___ No___¿Se explica cómo la propuesta de intervención da respuesta a la necesidad o realidad educativa?Sí___ No___¿El presupuesto y su ejercicio para la realización de la propuesta son claros y suficientes?Sí___ No___¿Existe una cita (fecha, lugar, modalidad, hora) acordada para la presentación del propuesta?Sí___ No___¿La propuesta se presentó según lo planeado?Sí___ No___



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¿Existe una cita (fecha, lugar, modalidad, hora) acordada para dar a conocer la resolución del consejo?Sí___ No___¿Se informó oportunamente la resolución según lo acordado?Sí___ No___¿Se ha recibido alguna comunicación de parte del consejo respecto a la propuesta?Sí___ No___¿Se enviaron solicitudes de respuesta al consejo?Sí___ No___¿Se confirmó de recibido las solicitudes hechas al consejo?Sí___ No___¿Existe relación (incluyendo fechas envío y nombre de receptor)? AnexarSí___ No___


Etapa 1 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTOEntregable ContratoResponsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿El contrato especifica claramente las fechas de inicio, término y duración del proyecto?Sí___ No___¿El contrato muestra claramente el alcance del proyecto?Sí___ No___¿Se incluyen en el contrato las responsabilidades tanto del prestador de servicios como del contratante, así como los entregables que recaen en cada una de las partes?Sí___ No___¿El contrato establece la cantidad a pagar al prestador de servicios, especificando fechas y modalidad de pago?Sí___ No___¿El contrato está firmado debidamente por las partes?Sí___ No___


Etapa 2 DIAGNÓSTICO DE LA TECNOLOGÍA Y POSICIONAMIENTO DE AUEFAEntregable Diagnóstico de necesidades de capacitación e integración de tecnología en AUEFAResponsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones



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¿El diagnóstico incluye el No. de computadoras en cada EFA y/o comunidad? Sí___ No___¿El diagnóstico incluye la capacidad de memoria RAM de las computadoras de cada comunidad? Sí___ No___¿Se indica si hay acceso a Internet en cada EFA y/o comunidad así como el tipo de conexión y velocidad promedio? Sí___ No___¿Se indica Indique el software instalado en el equipo especificando la versión? Sí___ No___¿El diagnóstico da cuenta de las necesidades de capacitación de los docentes? Sí___ No___¿El diagnóstico presenta la jerarquización de dichas necesidades y da cuenta de los criterios usados para establecer la prioridad de las necesidades? Sí___ No___¿Estos criterios fueron consensuados por el equipo de trabajo? Sí___ No___


Etapa 2 DIAGNÓSTICO DE LA TECNOLOGÍA Y POSICIONAMIENTO DE AUEFA

Entregable Equipo de trabajo conformadoMatriz de responsabilidad

Responsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿Los integrantes del equipo de trabajo fueron seleccionados a partir de un perfil establecido? Sí___ No___¿Las funciones y responsabilidades de los integrantes del equipo son claras? Sí___ No___¿Las funciones y responsabilidades de los integrantes del equipo son suficientes y cubren las actividades previstas en el proyecto? Sí___ No___¿Se consideró la participación de personas clave para una participación eventual en el proyecto? Sí___ No___¿La matriz de responsabilidad incluye a todos los implicados en el proyecto? Sí___ No___¿La matriz del proyecto especifica las responsabilidades de cada integrante en cada etapa, actividad y entregable? Sí___ No___¿Los integrantes del equipo están de acuerdo con las responsabilidades asignadas? Sí___ No___


Etapa 2 DIAGNÓSTICO DE LA TECNOLOGÍA Y POSICIONAMIENTO DE AUEFAEntregable Declaración sobre las tecnologías y el aprendizaje para la AUEFAResponsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿La construcción de la declaración parte de los resultados del diagnóstico previo y responde a dichas necesidades? Sí___ No___¿Existió participación y consenso de todos los miembros del equipo en la construcción de la declaración? Sí___ No___¿La declaración muestra la visión de la AUEFA sobre las



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tecnologías y el aprendizaje? Sí___ No___¿Esta declaración es fácil de comunicar y fácil de comprender? Sí___ No___


Etapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVA

Entregable Definición de criterios pedagógicos (modelo educativo) y técnicos para el desarrollo de AVA.

Responsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿Los principios pedagógicos se encuentran claramente definidos y explícitos? Sí___ No___¿Los lineamientos metodológicos están claramente definidos y explícitos? Sí___ No___¿Los lineamientos metodológicos propuestos son acordes con los principios pedagógicos? Sí___ No___El sistema de evaluación incluye y describe claramente al menos:-Criterios Sí___ No___-Mecanismos Sí___ No___-Sujetos de la evaluación (roles) Sí___ No___-Acreditación Sí___ No___¿El modelo educativo es aprobado por el consejo AUEFA? Sí___ No___


Etapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVAEntregable Comparativo de plataformas de formación. Responsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿El comparativo incluye el análisis de al menos 3 plataformas de formación de código abierto? Sí___ No___El comparativo incluye la descripción de los siguientes elementos para cada una de las opciones consideradas:-características básicas Sí___ No___-metadatos Sí___ No___-utilidades que generan ambientes de comunicación y trabajo Sí___ No___-Funciones que permite Sí___ No___-Roles que identifica Sí___ No___-Herramientas que permitan evaluación de la intervención psicopedagógica y curricular que el sistema soporta Sí___ No___¿El análisis muestra claramente las ventajas y desventajas de cada opción en relación al modelo educativo AUEFA? Sí___ No___¿El análisis concluye con una recomendación fundamentada de la plataforma de formación que más se ajusta al modelo educativo AUEFA? Sí___ No___



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Etapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVAEntregable Manual preliminar del AVAResponsable:Fechas de verificación

Verificables ObservacionesEl manual preliminar del AVA incluye:-Descripción de Plataforma de formación Sí___ No___-Delimitación de espacios y relaciones del AVA Sí___ No___-Descripción de roles y responsabilidades de usuarios Sí___ No___-Mapa de procesos Sí___ No___


Etapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVAEntregable Programa pilotoResponsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿El programa piloto indica quiénes integrarán el grupo piloto y cuál será su rol durante la prueba? Sí___ No___¿Se incluyen las guías, actividades, insumos informativos, materiales multimedia para la prueba? Sí___ No___¿Existen guías diferenciadas para los roles que participan en la prueba piloto? Sí___ No___¿Se cuenta con todos insumos del programa piloto en formato digital? Sí___ No___


Etapa 4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DEL AVAEntregable Plataforma virtual (incluye diseño gráfico y archivos de los cursos). Responsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿El sitio web AUEFA se encuentra disponible en Internet? Sí___ No___¿El sitio web es amigable y fácil de navegar por el usuario? Sí___ No___¿El acceso a la plataforma de formación es fácil de identificar por el usuario? Sí___ No___¿El programa piloto se encuentra disponible en la plataforma de formación? Sí___ No___¿Se puede acceder sin problema a todos los recursos del programa piloto en línea? Sí___ No___




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Etapa 4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DEL AVAEntregable Informe de evaluación piloto (incluye consideraciones para rediseño).Responsable:Fechas de verificación

Verificables ObservacionesEl informe presenta su apreciación de lo sucedido en AVA durante el pilotaje en los siguientes rubros:-Uso de espacios y recursos del AVA Sí___ No___-Contenidos del curso Sí___ No___-Interacción/comunicación entre usuarios Sí___ No___-Manejo de las herramientas de AVA Sí___ No___-Acceso y velocidad a Internet Sí___ No___-Usabilidad y amigabilidad Sí___ No___-Apego o correspondencia con el modelo educativo Sí___ No___-Satisfacción de usuarios Sí___ No___¿El informe del pilotaje expresa claramente fortalezas y debilidades del AVA? Sí___ No___¿El informe presenta recomendaciones puntuales para el rediseño o ajustes del AVA? Sí___ No___


Etapa 4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DEL AVAEntregable Manual definitivo del AVA. Responsable:Fechas de verificación

Verificables ObservacionesEl manual de AVA del AVA incluye la versión actualizada y aprobada a partir de la prueba piloto de:-Descripción de Plataforma de formación Sí___ No___-Delimitación de espacios y relaciones del AVA Sí___ No___-Descripción de roles y responsabilidades de usuarios Sí___ No___-Mapa de procesos Sí___ No___¿El manual de AVA permite al usuario utilizar el AVA dependiendo de su rol? Sí___ No___


Etapa 5 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Programa y materiales la capacitación.Responsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿El programa de capacitación muestra claramente objetivos, contenidos, estructura, metodología y modalidad del curso? Sí___ No___¿El programa de capacitación considera en su diseño el diagnóstico previamente elaborado? Sí___ No___¿El programa de capacitación es congruente con el modelo educativo AUEFA? Sí___ No___¿Se utilizan las TIC, concretamente el AVA como un medio o



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herramienta de capacitación? Sí___ No___¿Se incluyen las guías, actividades, insumos informativos, materiales multimedia para la capacitación? Sí___ No___¿Existen guías diferenciadas para los roles que participan en la capacitación (monitores y aseores)? Sí___ No___¿Existen parámetros y mecanismos de evaluación y acreditación de los usuarios en la capacitación? Sí___ No___¿Se cuenta con todos insumos del programa de capacitación en formato digital? Sí___ No___


Etapa 5 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Programa de formación AUEFA (cursos y materiales)Responsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones¿El programa institucional de formación responde a las necesidades detectadas en el diagnóstico previo? Sí___ No___¿El programa de formación es congruente con la declaración sobre la tecnología y el aprendizaje elaborada? Sí___ No___¿Existe una estructura organizacional responsable de la formación de los monitores en la institución? Sí___ No___¿Los puestos y funciones de dicha estructura están claramente definidos? Sí___ No___¿El programa de formación AUEFA describe los objetivos, metas y principales líneas de acción de la institución para la formación de sus monitores? Sí___ No___¿El programa de formación AUEFA muestra un mapa o recorrido curricular de formación? Sí___ No___¿El programa incluye incluyen las guías, actividades, insumos informativos, materiales multimedia para llevarlo a cabo? Sí___ No___¿Existen parámetros y mecanismos de evaluación y acreditación de la formación de los monitores? Sí___ No___¿Existe un calendario definido para el programa de formación AUEFA? Sí___ No___¿Se presenta la matrícula de los monitores a formar y de los asesores trabajarán en el primer ciclo? Sí___ No___


Etapa 6 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Expediente del proyecto.Responsable:Fechas de verificación

Verificables ObservacionesEl expediente del proyecto incluye:1 PROYECTO TICS AVA-AUEFA

1.1 Antecedentes y contextualización1.2 Justificación1.3 Beneficios e impacto1.4 Marco institucional: Las escuelas familiares agrarias en

Uruguay



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1.5 Objetivos1.6 Descripción del proyecto

2 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN E INTEGRACIÓN DE TECNOLOGÍA EN AUEFA

2.1 Diagnóstico de necesidades de capacitación e integración de tecnología en AUEFA

2.2 Declaración sobre las tecnologías y el aprendizaje para la AUEFA

3 AMBIENTE VIRTUAL DE APRENDIZAJE3.1 Criterios pedagógicos y tecnológicos de AVA3.2 Descripción de espacios e interacciones en AVA3.3 Descripción de roles y responsabilidades de usuarios de

AVA3.4 Análisis comparativo de plataformas de formación3.5 Manual preliminar de AVA

4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DE AVA4.1 Requerimientos técnicos y equipo para la instalación y

configuración de AVA4.2 Descripción de la prueba piloto

4.2.1 Materiales4.2.2 Muestra4.2.3 Metodología4.2.4 Resultados4.2.5 Consideraciones para el AVA

5 CAPACITACIÓN DE LOS USUARIOS5.1 Programación de la capacitación

5.1.1 Objetivos5.1.2 Estructura5.1.3 Contenidos5.1.4 Metodología5.1.5 Modalidad5.1.6 Equipo y materiales para la capacitación

6 EVALUACIÓN DEL PROYECTO6.1 Modelo de evaluación6.2 Evaluación de los objetivos6.3 Evaluación del desempeño del equipo de trabajo6.4 Evaluación del ejercicio presupuestal6.5 Evaluación de la calidad

7 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO7.1 Estrategias de seguimiento del proyecto7.2 Herramientas de seguimiento del proyecto7.3 Evidencias

7.3.1 Reportes de etapa7.3.2 Listas de cotejo7.3.3 Minutas de reunión7.3.4 Diagrama Gantt de seguimiento7.3.5 Contratos7.3.6 Órdenes de compra7.3.7 Formato de control del ejercicio presupuestal


Etapa 6 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Informe de evaluación del proyectoResponsable:Fechas de verificación

Verificables Observaciones



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El informe de evaluación describe claramente:-Modelo de evaluación Sí___ No___-Evaluación de los objetivos Sí___ No___-Evaluación del desempeño del equipo de trabajo Sí___ No___-Evaluación del ejercicio presupuestal Sí___ No___-Evaluacion de la calidad Sí___ No___¿El informe de evaluación da cuenta de los cambios y acciones correctivas y/o preventivas realizadas durante el desarrollo del proyecto? Sí___ No___¿El informe de evaluación muestra claramente los resultados obtenidos con la implementación del proyecto? Sí___ No___¿El informe de evaluación incluye las lecciones aprendidas durante el proyecto? Sí___ No___¿El informe de evaluación incluye conclusiones y consideraciones/recomendaciones para la continuidad del proyecto? Sí___ No___


Etapa 6 EVALUACIÓN Y CIERRE DE LA INTERVENCIÓNEntregable Presentación ejecutiva de los resultados del proyectoResponsable:Fechas de verificación

Verificables ObservacionesLa presentación ejecutiva muestra de manera clara y sencilla los siguientes aspectos:-Modelo de evaluación Sí___ No___-Evaluación de los objetivos Sí___ No___-Evaluación del desempeño del equipo de trabajo Sí___ No___-Evaluación del ejercicio presupuestal Sí___ No___-Evaluación de la calidad Sí___ No___



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Se utilizará el siguiente instrumento para registrar avances, incidencias y ajustes en las actividades de cada etapa. Se presenta el instrumento para la etapa 1 del proyecto.

Instrumento de seguimiento de actividades ETAPA 1Fecha Responsable

Actividades Incidencias Ajustes

Nombre de actividad Verificación Descripción Plan de acción Descripción de desviación

Tipo de intervención

Acción correctiva

Subsecuentes afectadas

Plan de ajuste p/ subsecuentes

analizar contexto

El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___El resultado de la actividad se realizo dentro del tiempo estipulado para su realización Sí___ No___La actividad ha sido concluida satisfactoria Sí___ No___Todos los participantes proyectados para la actividad participaron en su realización Sí___ No___Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones

recabar información (estado de la cuestión)

El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___El resultado de la actividad se realizo



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dentro del tiempo estipulado para su realización Sí___ No___La actividad ha sido concluida satisfactoria Sí___ No___Todos los participantes proyectados para la actividad participaron en su realización Sí___ No___Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones

identificar y clarificar el problema


justificar/fundamentar la importancia del plan tecnológico en la institución

El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___El resultado de la actividad se realizo



Diciembre, 2007

dentro del tiempo estipulado para su realización Sí___ No___La actividad ha sido concluida satisfactoria Sí___ No___Todos los participantes proyectados para la actividad participaron en su realización Sí___ No___Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones

establecer criterios laborales (tiempo y remuneración del prestador)


elaborar presentación ejecutiva

El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___El resultado de la



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actividad se realizo dentro del tiempo estipulado para su realización Sí___ No___La actividad ha sido concluida satisfactoria Sí___ No___Todos los participantes proyectados para la actividad participaron en su realización Sí___ No___Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones

agendar fecha de presentación de la propuesta


presentación de la propuesta

El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___El resultado de la



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acordar condiciones laborales entre institución y prestador


aprobar propuesta El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___El resultado de la



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elaborar y firmar contrato


Autoriza: Nombre, Firma y Fecha

Concepto Presupuestado Ejercido Fecha de ejercicio Diferencia Comprobantes de

gasto Observaciones



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Instrumento para el control del ejercicio presupuestal

1.3 políticas e instrumentos de control

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