1.- revision de la literatura
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1.- REVISION DE LA LITERATURA
Como parte complementaria en el desarrollo de la investigación se
efectuaron consultas acerca de estudios anteriores y acciones que se han
realizado para mejorar la dificultad que se plantea en el diseño. para
formalizar científicamente el presente proyecto. Diversos estudios se han
realizado sobre la variable Sistema Contable.
En este sentido, VILLALOBOS (1.993) realizo una investigación que
tuvo como propósito un Diseño de un Sistema de Información Contable
contentivo de los procedimientos y registros que se utilizan para llevar la
contabilidad de las operaciones del Puerto de Maracaibo. Dicho
departamento tiene un conjunto de métodos para registrar las transacciones,
los cuales no se presentan por escrito en un manual, lo que origina con
relativa frecuencia errores al momento de contabilizar alguna operación. Las
técnicas utilizadas en la recolección se basaron en las entrevistas, consultas
a material escrito, resúmenes, etc.
Las principales actividades realizadas fueron, visitas a los gerentes,
análisis de los procedimientos para recaudar y distribuir los ingresos,
reconocer los requisitos que debe cumplir la información contable que recibe
el departamento y evaluar las operaciones mensuales a través del Mayor
analítico para determinar el total de cuentas por cobrar e informar a la
Gerencia para la oportuna toma de decisiones. Como resultado el respectivo
Sistema de Información Contable tiene como resultado asegurar el mejor
cumplimiento por parte del personal, de las políticas de la empresa, informar
por escrito los procedimientos, reducir errores, abreviar períodos de
entrenamiento y eliminar o reducir órdenes verbales.
Por otra parte, FLORES SANCHEZ (1.993) llevo a cabo una
investigación que su propósito fue el Análisis y Evaluación del sistema actual
de contabilidad de la empresa concretos y Construcciones Farias, S.A. Tuvo
como finalidad la reestructuración, diseño e implantación de un nuevo
sistema contable en base a las necesidades de información y presentación
financiera de los Efectos y Cuentas por pagar, se llevó a cabo como tarea
exclusiva un análisis exhaustivo y analítico de las Cuentas por Pagar
proveedores, determinando en un momento dado el saldo exacto adecuado a
cada proveedor, así como depurar el listado de las cuentas por pagar no
canceladas, logrando con esto utilizar el listado computarizado como estado
de cuenta. Entre los instrumentos y métodos utilizados sirvieron como fuente
principal de información los manuales de procedimientos de compras y
cuentas por pagar, los Libros de Diario y Mayor del período Mayo-Octubre,
así como también los micro y macrocomputadoras asignadas al
departamento de Contabilidad.
ROSALES SEMPRUN (1.993) se basó en el Análisis y Evaluación de
los sistemas contables y administrativos de la empresa C.A. Ferretería del
Lago. Que tuvo como propósito hacer un diagnóstico de los procedimientos
contables administrativos y de Control Interno en el Departamento de
Contabilidad y Auditoría, ya que los mismos presentaban fallas en el
funcionamiento, trayendo como consecuencia duplicidad de asientos, mala
distribución de funciones y utilización del personal e inadecuada codificación
de cuentas, que se han de solventar con las proposiciones hechas en esta
investigación. Su objetivo fundamental es revisar y evaluar, para poder
actualizar los registros y operaciones que realizan, logrando con esto un
mejor aprovechamiento y planificación de los mismos. Así como también
proponer soluciones para el mejor desarrollo de la practica laboral y por ende
llegar al éxito financiero de la empresa.
Al respecto, CACIQUE GUERRERO (1.993) desarrolló una
investigación la cual tuvo como propósito la Creación e Implantación del
sistema de información contable para Inversiones Segumar, C.A. Con el fin
de que el Sistema de Información Contable es la base para la toma de
decisiones, por lo tanto, su funcionamiento, evaluación y análisis debe ser
preciso, oportuno y confiable. La implantación de éste sistema permitirá
registrar todas las operaciones que se suscitan diariamente en la empresa,
llevar un control oportuno y confiable de la información. La investigación se
basa en la iniciación del sistema contable, con la apertura de los libros de
contabilidad, los registros contables, un manual de procedimientos contables
y el diseño de un código de cuentas acorde con las necesidades de la
empresa. Y en consecuencia, poder planificar y controlar todas las
actividades desarrolladas dentro del marco de la organización logrando el
registro, clasificación, análisis y evaluación oportuna y rápida de todos los
datos procesados obteniendo una información completa sobre las
operaciones que realiza esta organización. Se tendrá como resultado que la
empresa funcione en forma adecuada y precisa, acorde a las exigencias
económicas y financieras del acontecer actual.
Es importante destacar que la Revisión Literaria ha sido relevante para
esta investigación, ya que permitió analizar los diferentes puntos de vista de
investigaciones similares lo cual ayudó al desarrollo de la misma aportándole
a los investigadores herramientas útiles para la culminación de esta
investigación.
1. BASES TEORICAS
Las bases teóricas recopilan los planteamientos de diversos autores
sobre el sistema contable; con relación a este tema existen diversidad de
bibliografías en el mercado, por lo cual se citan algunos autores que permiten
desarrollar el contenido teórico sobre la investigación.
2.1. LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LA
CONTABILIDAD.
ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 p 18) relatan que la
contabilidad es un sistema porque está conformada por un conjunto de
elementos relacionados que buscan un objetivo común: Proporcionar una
información útil y oportuna a los usuarios. El siguiente gráfico sirve para
comprender en forma clara este concepto:
Identifica
Mide
Confiabilidad A N A L
I Razonabilidad S I S
Comunica
MEDIO AMBIENTE Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
1 Hechos económicos y sociales
3 Informes
4 Usuarios
2 Contabilidad
CUADRO # 1 El SISTEMA Y LA CONTABILIDAD
2.2. ELEMENTOS DEL SISTEMA Y SU RELACION.
Dentro de un sistema existe una serie de aspectos que interactuan entre
sí con el fin de lograr lo propuesto. Al respecto, ZIAURRIZ, MONTUENGA Y
FERNANDEZ (1.987 p 20) exponen los siguientes elementos:
1.- El mundo de los hechos económicos y sociales
2.- La Contabilidad.
3.- Informes.
4.- Los Usuarios.
De igual manera describen cada uno de ellos:
1.- El mundo de los hechos económicos y sociales: Este primer
elemento identifica el conjunto de transacciones que desarrolla la empresa
con terceros, como la compra y venta de mercancía, así también como las
transacciones internas, por ejemplo: entregas de materia prima en la
producción. Se habla de hechos económicos porque existen eventos que
pueden afectar el patrimonio de un negocio, y no son el resultado de una
transacción, por ejemplo: la inflación, la devaluación, la valorización de
bienes, entre otros.
Como la empresa desarrolla actividades de tipo social se considera
que debe registrarse e informarse para dar una idea mas completa de su
influencia en el desarrollo de un país.
Este elemento descrito establece una relación determinada con los
demás en base a que debe cumplir ciertos pasos: recibir la información
acerca de los hechos económicos del negocio, interpretar la información,
seleccionar la información que se va a comunicar, codificar la información y
transmitir la información a los usuarios. Para que esta relación se cumpla en
forma satisfactoria es necesario definir con mucha precisión qué clase de
información se considera importante y de igual forma las bases de medición
que la contabilidad toma en cuenta en el momento del registro de las
transacciones, entre estas se tiene: el costo histórico, los valores corrientes,
los costos de reemplazamiento y los costos históricos ajustados.
2.- La Contabilidad: Este elemento lo constituyen los recursos
humanos y técnicos necesarios para cumplir con la función de administrar la
información. Estos recursos se incrementan en la medida que aumenta el
tamaño de la empresa. Básicamente, se necesitan personas con un
conocimiento técnico quienes serán los encargados de identificar, medir y
comunicar, los resultados de las transacciones del negocio. Para registrar la
información se requiere de medios tangibles como los libros y comprobantes
de contabilidad que puedan diligenciarse en forma manual o mediante la
utilización del computador.
Su relación se basa en que produce mensajes con destino a los
usuarios, es decir, para que estos informes puedan cumplir la función de la
comunicación es necesario que el lenguaje sea común entre las fuentes (el
contador) y el destino (el gerente o empresario). Por esta razón es
importante que el dueño del negocio tenga la capacidad de interpretar los
informes contables y pueda utilizar efectivamente la información que ellos
contienen, después de descifrar su contenido.
3.- Informes: Este elemento está constituido por las diferentes
clases de informes que se obtiene a partir de la recolección de la
información. Un Sistema de Contabilidad debe proporcionar
fundamentalmente el Balance General, en el que se resume los recursos que
posee un negocio a una fecha de corte dada, así como las deudas, el
Patrimonio y Capital aportado por los dueños. El estado de Ganancias y
Pérdidas en el cual se especifican las ventas y los gastos del negocio
durante un período. El Estado de Cambio en la Posición Financiera, que
refleja el movimiento del capital de trabajo o el efectivo disponible y
necesario para cumplir con los compromisos de la empresa; este último está
representado en los principios contables venezolanos por el Estado del Flujo
del Efectivo.
Su relación se enfoca en reflejar en forma razonable la situación de la
empresa, es decir, la información generada por la contabilidad no es exacta;
se debe tomar en cuenta que en ciertas transacciones su medición no puede
hacerse exacta, por lo cual se realizan estimaciones que miden en forma
aproximada los resultados de la misma.
4.- Los Usuarios: Los destinatarios de los informes son los usuarios
de la información, como lo son el gerente, los inversionistas, el Estado, los
banqueros y los proveedores, entre otros. Así mismo, cada uno de estos
usuarios tiene necesidad de una información diferente, dependiendo de la
relación con el negocio.
Los usuarios confían en la objetividad de la contabilidad, de allí radica
su importancia, ya que la información relacionada con el negocio debe ser en
todos los casos una información debidamente respaldada por documentos o
comprobantes que le impriman una garantía de objetividad.
2.3.- El Medio ambiente y la Contabilidad
LOAIZA C (1.987 p 26) explica que es evidente la gran influencia que
ejerce sobre la contabilidad el medio ambiente político, social y económico
donde se desarrollan los negocios.
De igual manera, se puede afirmar lo anteriormente descrito reflejado
en la necesidad de mejorar la calidad de la información contable para
proteger la buena marcha de los negocios y facilitar relaciones claras entre la
empresa y los terceros que tengan un vínculo con la empresa. Así como
también las regulaciones de las actividades de los comerciantes,
particularmente relacionados con la obligación de llevar libros de contabilidad
que refleje en forma fidedigna el desarrollo de los negocios y la utilización de
la contabilidad por parte del Estado en la fijación de las bases para el cálculo
de los impuestos y para ejercer un control en el recaudo, lo que obliga a los
comerciantes a llevar su contabilidad de conformidad con las normas
fiscales.
2.4.- El Sistema de Información Contable
Para la buena marcha de una organización se tiene como herramienta
fundamental la información. La gerencia debe mantenerse informada de la
mejor manera, no sólo en lo concerniente a la confiabilidad y oportunidad de
los hechos económicos registrados por la contabilidad, sino también de lo
que hace la competencia, de la actitud de los consumidores hacia los
productos que la compañía ofrece, de la motivación de los trabajadores al
interior del negocio, y en fin de toda aquella información que permita cumplir
con los objetivos de la administración: tomar decisiones, controlar el negocio
y planear a largo plazo.
2.4.1.- DEFINICION
Al respecto LOAIZA C (1.987 p 28) define el Sistema de Información
Contable como un sistema que se encarga de identificar, medir y comunicar
todos los hechos económicos que afectan a la empresa.
De igual manera en la ENCICLOPEDIA PRACTICA DE
CONTABILIDAD (S.A.) señala al Sistema de Información Contable como un
“conjunto de elementos (personas, herramientas, procedimientos y normas),
interrelacionados con el objeto específico de generar información”.
Así mismo CATACORA (1.996 p 110) expone que un Sistema
Contable “es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones
financieras”. Y a su vez éste debe enfocarse como un sistema de
información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la
actividad económica de una empresa a una fecha o por un período
determinado.
En síntesis se puede definir al Sistema de Información Contable como
un instrumento de planificación y control de todas las operaciones financieras
y contables que se generan en una organización; así mismo, la información
que suministra dicho sistema sirve de base para el análisis de la misma,
como también conocer realmente la situación económica - financiera de la
empresa para un período determinado, lo que conlleva a una organización
tomar decisiones adecuadas y así alcanzar los objetivos inicialmente
propuestos.
2.4.2.- CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION CONTABLE
ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 p 29) afirman que
en todo Sistema de Información Contable se pueden distinguir diversos
elementos como son: medios de comunicación, escenarios, fuentes de
información y destinatarios de la información.
1.- Medios de Comunicación: Uno de los principales propósitos de
todo Sistema de Información Contable es facilitar el flujo de información a
través de todas las áreas de la empresa y de igual manera fuera del mismo.
Por esta razón, el sistema debe definir claramente los canales a través de los
cuáles debe fluir la información, es decir, establecer las líneas de
comunicación necesarias para atender los requerimientos de información de
los usuarios.
2.- Escenarios: Todo Sistema de Información se encarga de
transformar los datos que ingresan al negocio proveniente de las
transacciones que éste efectúa, a través de algún proceso y con el fin de
comunicarlos a los usuarios. Así mismo, se pueden señalar tres escenarios
o áreas de trabajo dentro de un Sistema de Información Contable: el área de
entrada de datos, el área de procesamiento de los mismos y el área de salida
de la información. Gráficamente se puede observar:
IDENTIFICACION MEDICION COMUNICACION
Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
ENTRADA DE
DATOS
PROCESAMIENTO
SALIDA DE
INFORMACION
CUADRO # 2 ESCENARIOS
Cada una de las áreas integra una serie de tareas ejecutadas en ella,
como por ejemplo, la recolección de datos, su procesamiento y la generación
de posterior información. Así mismo, para desarrollar estas áreas se utilizan
ciertos elementos; documentos que contienen los datos de entrada o la
información de salida, así como los medios a través de los cuales son
llevadas a cabo dichas tareas, como es el caso de los equipos de oficina.
3.- Datos e Información: Los datos de un Sistema de Información
Contable son diferentes de la información producida por él. Los datos son
las entradas del sistema, es decir, los hechos económicos las cantidades
representadas en números y las situaciones que van a ser procesadas por el
sistema de información. Así, la información la constituye el resultado de dicho
proceso, es decir, los datos transformados en información útil para el usuario.
Gráficamente se puede observar:
Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
Los datos se pueden clasificar de acuerdo con sus fuentes y su
ocurrencia en categorías:
1.- Datos provenientes de transacciones externas permanentes: Están
constituidas por los eventos y transacciones que afectan al negocio.
DATOS
PROCESO
INFORMACION
USUARIOS
CUADRO # 3 DATOS E INFORMACION
2.- Datos provenientes de transacciones internas permanentes: Son
todas aquellas transacciones realizadas internamente por la empresa.
3.- Datos provenientes de entidades externas al negocio y que no son
muy frecuentes: Se tiene el caso de las agencias gubernamentales y
los gremios del gobierno
4.- Datos provenientes de decisiones gerenciales internas que no son
muy frecuentes: Estos datos fluyen de manera directa del propietario
del negocio.
4.- Destinatario de la Información: Los destinatarios de todo
Sistema de Información Contable de un negocio se puede clasificar
en dos categorías: Usuarios Internos y Usuarios Externos. Se puede
observar gráficamente:
EXTERNOS
Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
NEGOCIO ADMINISTRACION EMPLEADOS
CLIENTES
INVERSIO- NISTAS
BANCOS
GOBIERNO
PROVEEDOR
CUADRO # 4 DESTINATARIOS DE LA INFORMACION
En cuanto a los Usuarios Externos se encuentran los clientes, quienes
necesitan conocer las descripciones y los precios del producto; los
proveedores del negocio; quienes necesitan saber la cantidad de mercancía
que han ordenado; el banco, que necesita conocer la situación financiera del
negocio en una fecha determinada; el gobierno, a quien le interesa saber
cuáles han sido las utilidades del negocio para poder liquidar impuesto.
2.4.3.- OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACION
CONTABLE
El Sistema de Información Contable existe en una organización
porque se debe atender a los requerimientos de información de diferentes
usuarios dentro del mismo. Según los autores ZIAURRIZ, MONTUENGA Y
FERNANDEZ (1.987 p 31) los objetivos de dicho sistema son los siguientes:
1.- Proveer información que permita el control de las operaciones
de la organización: Todo sistema de información debe facilitar el control de
la organización por parte de la administración o dueños de los mismos.
2.- Proveer información que permita la planeación de las
operaciones de la organización: Toda organización tiene un objetivo que
cumplir; su objetivo social, y éste objetivo no se alcanza sino a través de un
adecuado proceso de planeación de las actividades operacionales, que esté
soportado en información interna y externa.
3.- Proveer información que permita la toma de decisiones en la
organización: El Sistema de Información Contable debe permitir a la
gerencia cumplir con su principal función, la cual es tomar decisiones.
Permanentemente, los gerentes o dueños de una organización están
decidiendo acerca de los cursos de acción que se deben llevar a cabo con el
fin de alcanzar los objetivos propuestos. Para poder realizar esto, se debe
analizar toda la información tanto interna como externa en la organización.
Aunado con lo anteriormente descrito el Sistema de Información
Contable permite al gerente-propietario de una empresa alcanzar los
objetivos de toda una empresa en los actuales momentos:
a.- Sobrevivir: Dada la competencia existente, las regulaciones
monetarias y fiscales impuestas por el gobierno o el cambiante gusto de los
consumidores.
b.- Crecer: Si se genera una organización cada día más fuerte que
pueda hacerle frente a las débiles economías de los países.
c.- Generar utilidades: De manera que la organización sea atractiva
para sus dueños y fomente en otras el deseo de inversión.
En resumen el Sistema de Información Contable ayuda a la Gerencia
de la organización a controlar, planear y tomar decisiones, objetivos
encaminados a lograr que la empresa sobreviva, crezca y genere utilidades.
En el siguiente gráfico se puede observar la integración del Sistema
de Información Contable que se tiene de acuerdo con los objetivos de la
administración y de la organización:
- Identifica - Mide - Comunica
- Controlar - Planear - Tomar decisiones
- Sobrevivir - Crecer - Utilidades
Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
2.4.4. - CICLO DEL SISTEMA DE INFORMACION
CONTABLE
Está referido a cómo el Sistema de Información Contable se estructura
en el interior de una organización, de acuerdo con lo que señalan ZIAURRIZ,
MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 p 33). Gráficamente se expresa de la
siguiente manera
SISTEMA DE INFORMACION
CONTABLE
HECHOS ECONOMICOS
ADMINISTRACION
NEGOCIO
CUADRO # 5 RELACION DEL SISTEMA DE
INFORMACION CONTABLE CON LA GERENCIA
MISION DE LA ORGANIZACION
USUARIOS EXTERNOS
Hechos Económicos
NIVEL FUNCIONAL
NIVEL OPERATIVO
Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
GERENCIAL FUNCIONAL OPERATIVO
OBJETIVOS
POLITICAS
CURSOS DE ACCION
TRANSACCIONES
DOCUMENTO FUENTE
TRANSCRIPCION
LIBRO DIARIO
RESUMEN
REGISTRO
DOCUMENTO DEL SISTEMA
LIBRO MAYOR
AJUSTES
PREPARACION DE
ESTADOS FINANCIEROS
ANEXOS
G Y P
B.G.
F.E.
E. PAT
EVALUACION
ANALISIS
ELABORAC DE
INFORMES FINALES
INFORMES
ARCHIVODATOS
CUADRO # 6 CICLO DEL SISTEMA DE
INFORMACION CONTABLE
El ciclo comienza con la creación de la organización, cuando un grupo
de personas deciden reunir esfuerzos para desarrollar y explotar una
actividad. Asimismo se define la misión de la organización y a su vez el
Sistema Administrativo de la organización el cual se encuentra establecido
en tres niveles jerárquicos: Nivel Gerencial, Nivel Funcional y Nivel
Operativo.
Con el Sistema Administrativo estructurado el Sistema de Información
Contable comienza a funcionar basado en el sistema operativo, en este
instante el gerente de la organización se encarga de establecer objetivos que
permitan alcanzar la misión de la organización a través del tiempo.
El Sistema de Información Contable, debe capturar los datos de los
documentos fuentes, y convertirlos a un lenguaje que pueda ser entendido
por el propio sistema y permitir el proceso de los mismos hacia su conversión
en la información útil a la gerencia. Con este fin, el sistema ejecuta un
proceso que se denomina transcripción, en el que se recopilan, clasifican y
codifican los datos de los documentos fuentes. Esta transcripción se
materializa en un nuevo documento originado por el sistema, que permite el
ingreso de datos al mismo: el comprobante de contabilidad.
Se comienza un proceso de transformación de datos de las
transacciones en información útil para los usuarios, por parte del Sistema de
Información Contable. Se inicia el registro de las transacciones que aparecen
codificadas en el comprobante de contabilidad en un orden cronológico, dado
su momento de ocurrencia. Este registro se realiza en lo que en contabilidad
se conoce con el nombre de Libro Diario y en él aparecerá registrada la
siguiente información: fecha de ocurrencia de la transacción, cuentas que
afecta y que están previamente definidas en un plan de cuentas que se
utilizo en el proceso de transcripción, los valores monetarios asignados a las
mismas y una descripción del hecho económico ocurrido. La importancia de
utilizar el Libro Diario en el Sistema de Información Contable radica
básicamente en que este muestra toda la información pertinente a una
transacción en un solo lugar, y así evita al usuario recurrir a los documentos
fuentes o a los comprobantes de contabilidad en los que aparece dispersa
toda la información.
El Sistema de Información Contable ejecuta un nuevo paso que viene
a ser el resumen de lo que se tiene en el Libro Diario, de acuerdos con unas
características genéricas de las cuentas que identifican las transacciones.
Esto se realiza a través del traslado de los datos de este libro al Libro Mayor,
en el que aparecen los totales que resumen toda la información referente a
cada cuenta.
En este instante se tiene procesado todos los datos de las
transacciones que afectaron a la organización durante un período, razón por
la cual se está ubicado al final del mismo. Se procede a incluir una serie de
eventos que se originan en el interior de la empresa, producto de las
decisiones administrativas casi todas y que buscan establecer una medición
más razonable de la utilidad del período, con el fin de informarlas a los
usuarios. El reconocimiento de este tipo de eventos plantea un objetivo:
determinar de la manera más precisa (razonable), el resultado de las
operaciones de una entidad.
Asimismo existen eventos denominados ajustes que tienen por
finalidad permitir el calculo de la utilidad de una manera más razonable. Sin
embargo, los ajustes pueden cumplir otro tipo de funciones, como por
ejemplo, corregir errores que se hayan cometido durante el proceso
precedente o ingresar datos al sistema que por algún motivo fue omitidos.
Con todos los datos externos e internos registrados por el sistema, se
comienza el ciclo de síntesis de los mismos, en el cual se totalizan todas las
cuentas que aparecen en el Libro Mayor, dicho proceso se denomina Saldar
las Cuentas, luego se pasa al cálculo de la utilidad del período, a excepción
de las diferentes cuentas de Ingresos y Gastos. Finalmente se ordenan y se
clasifican con el fin de convertir los datos en información útil para ser
comunicada a los diferentes usuarios.
Se procede a la etapa de preparación de los Informes del Sistema de
Información Contable: Los Estados Financieros. Cada uno de estos debe
cumplir con los requerimientos de información específica para cada uno de
los usuarios, por esta razón la manera como se informa, en algunos casos el
contenido de la información, será diferente, dependiendo del usuario en
particular; como por ejemplo la información entregada al gobierno y a la
gerencia.
Cada Estado Financiero en sí informará sobre un punto específico del
negocio. Los más importantes informes son los siguientes:
1.- Estado de Ganancias y Pérdidas, Estado de Resultados,
Estado de Rentas y Gastos: Es el encargado de informar acerca del
resultado de las operaciones de la empresa en un período en particular.
Sirve para determinar la utilidad de la empresa. En dichos Estados aparece
una relación de los Ingresos ganados y de los Gastos incurridos durante ese
período.
2.- Estado de Balance General, Estado de Posición Financiera o
Estado de Situación Financiera: Es el encargado de demostrar con que
quedo la empresa al finalizar un período, es decir, todos los recursos o
derechos que dispone materializado en los Activos. Las obligaciones que
tiene para con terceros, es decir, los Pasivos; y las obligaciones que tiene
para con los dueños, es decir, el Patrimonio.
3.- Estado de Flujo de Efectivo de los Montos, Flujo de Caja:
Muestra cual ha sido el movimiento del efectivo durante un período.
4.- Anexos “Notas a los Estados Financieros”: Se encarga de
mostrar la información a que se refieren los anteriores informes, pero de un
modo detallado, lo que permite explicar mas a fondo la información contenida
en dichos informes.
Cuando se tengan listos los Estados Financieros se debe entregar a
cada usuario para que los evalúe, es decir, comparar la información en ellos
presentada con los objetivos preestablecidos y así poder efectuar un
adecuado análisis de dicha información. En el caso de que el usuario de la
información sea la Gerencia y se esté en una organización en que se puedan
determinar los tres niveles organizacionales, esta etapa de análisis debe ser
ejecutada por el nivel funcional y posteriormente debe rendir a la gerencia un
informe de su gestión. Este informe se constituye en el elemento que
permite la retroalimentación del Sistema de Información Contable.
5.- Movimiento de Cuentas de Capital (Patrimonio): REDONDO
(1995 pp 1387-1388) expone que la información relativa al movimiento de
todas las cuentas del Patrimonio debe ser presentada en notas, excepto la
referente al movimiento de la cuenta utilidad no distribuida. Dicho estado
para que proporcione la información para la cual fue creado será necesario
acompañarlo con las correspondientes aclaratorias, lo que pocas veces se
cumple, tomando en cuenta el capital social, la revalorización de activos, la
reserva legal, utilidades retenidas, reservas diversas, totales.
2.4.5.- CICLO DE LAS TRANSACCIONES
Al respecto LOAIZA C (1.97 p 36) señalan que el grupo de
transacciones o eventos que puedan ocurrir se denomina ciclo de
transacciones, el cual pueden ser agrupados de acuerdo con hechos
económicos relacionados entre sí y son a la vez una subdivisión de los
subsistemas de información.
El subsistema de información funcional es el encargado de entrelazar
los niveles operativos y gerencial de una organización. Como el
procesamiento de las transacciones ocurre en el nivel operativo, la
orientación vertical de la estructura organizacional facilita el flujo de datos a
los gerentes funcionales, quienes pueden tomar adecuadas decisiones para
controlar y planear las funciones a su cargo. Gráficamente se puede
observar como fluye la información de las transacciones a los distintos
niveles organizacionales, indicando el triángulo, como la información se
sintetiza o resume a medida que fluye a niveles gerenciales superiores:
Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
Los ciclos de transacciones varían de una empresa a otras, sin
embargo en todas ellas se identifican dos ciclos importantes: INGRESOS y el
de EGRESOS. El primero incluye eventos como las ventas de los productos
o servicios y recaudos de cuentas por cobrar y el segundo maneja eventos
GERENCIAL
FUNCIONAL
OPERATIVO
TRANSACCIONES
CUADRO # 7 CICLO DE LAS TRANSACCIONES
como la adquisición de recursos y los pagos que deben efectuarse. A partir
de allí, se definen otros ciclos específicos como el de planeación y
mantenimiento de inventarios o el de adquisición y disposición de activos.
2.4.6.- DOCUMENTOS FUENTES
Cualquier ciclo de transacciones comienza con los eventos externos
que afectan a la organización, así como algunas operaciones internas. En la
mayoría de los casos dichos eventos se capturan en los documentos fuentes,
según lo señala LOAIZA (1.987 p.39). Algunos ejemplos de los mismos son
las facturas de ventas y las ordenes de compra. Sin embargo además de
capturar estos elementos también sirve para:
1 - Autorizar operaciones físicas: Cuando las facturas de venta sirven
para autorizar el embarque de mercancía a los clientes.
2.- Controlar los flujos físicos: Como cuando las ordenes de venta
permiten el movimiento de los artículos de la zona de la bodega a la zona de
despachos.
3.- Reflejar la contabilización de las acciones tomadas: Esto se refiere
al sello que se le coloca a las ordenes de venta para mostrar que el crédito
ha sido aprobado a los clientes.
4.- Servir como referencia: Cuando las copias de las órdenes de
venta son archivadas para servir como soportes o para proveer una historia
de las ventas.
5.- Proveer datos necesarios para elaborar reportes y documentos de
salida: Como cuando los datos de las órdenes de venta son utilizados para
preparar las facturas de venta.
2.4.7.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Al respecto ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 p 39)
expresan que con el ánimo de clasificar, ordenar y codificar los datos de las
transacciones y además con el fin de que el Sistema de Información
Contable entienda los hechos económicos ocurridos, se procede a elaborar
Comprobantes de Contabilidad, en los que aparecen los detalles de todas las
transacciones y facilitan el control de los hechos económicos llevados a cabo
por la entidad.
Estos comprobantes son preparados por el Departamento de
Contabilidad, en donde se asignan las responsabilidades de acuerdo con el
origen de las transacciones. Una vez clasificados según la transacción, se
codifica el comprobante de acuerdo con el plan de cuentas preestablecido en
el que aparecen los códigos que denotan a cada hecho económico en
particular, para luego efectuar una descripción de la información mas
importante que tenga que ver con la transacción y establecer las
responsabilidades que tengan que ver con la misma, como son: la
elaboración, la autorización y el control del propio comprobante
2.4.8.- LIBROS ESPECIALES DE REGISTRO
A través de los libros especiales de registro se lleva a cabo el proceso
de depuración de los datos para luego convertirlos en información, en el cual
se extrae la información más importante referente a los hechos económicos y
se registra en orden cronológico para luego ser clasificada por tipos de
transacciones y luego ser resumida para su posterior presentación, de
acuerdo a lo señalado por ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987
pp 40-41). Los elementos utilizados para efectuar esta operación son los
Libros Diarios y Mayor.
1.- Libro Diario: Tiene un diseño generalizado en el que aparece la
fecha de la transacción, los nombres de las cuentas, los números de los
comprobantes y las cantidades Débito y crédito. En él se registran todas las
transacciones a medida que van ocurriendo, sin importar el tipo que sea.
Asimismo, se registran al final del período los ajustes que se hallan
efectuados.
2.- Libro Mayor: Este libro contiene datos resumidos, pertinentes a
las cuentas de Activo, Pasivo, Ingresos y Gastos, utilizadas para el negocio.
Cada cuenta ocupa un área especifica en la que se almacena toda la
información referente a ella. En él se registra todo el movimiento que afecta a
una cuenta en particular, permitiendo establecer el saldo en un momento
dado.
2.4.9.- LIBROS DE CONTABILIDAD
BIBILIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (S.A. 1.987 P.76)
explica que el Libro de Contabilidad “Es un conjunto de hojas que cumple
con determinadas condiciones de encuadernación, rayado, foliado, registro,
entre otros; impuesta por las diversas legislaciones con objeto de garantizar
su efectividad jurídica. En dichas hojas se anota según ciertas reglas el
acontecer contable de la empresa.”
Asimismo se puede denominar a los Libros de Contabilidad como
toda clase de elementos materiales en los que se va dejando constancia de
manera organizada, acerca de los diferentes hechos contables que acaecen
en la empresa.
Al respecto CATACORA (1.996 p.225), define a los Libros de
Contabilidad “Como los instrumentos en donde se asientan o registran las
operaciones contables.” A su vez el registro de dichas operaciones debe ser
realizado en forma cronológica, es decir, a medida que van sucediendo las
transacciones.
Los libros principales para llevar una contabilidad son: Libro Diario,
Libro Mayor y Libro de Inventarios.
2.4.9.1.- LIBRO DIARIO
Según la BIBLIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (S.A. 1.987
P.P 76-77), en el Libro Diario se reúnen los diferentes hechos contables que
suceden en una organización a lo largo de un período, de acuerdo en el
mismo orden cronológico en que se producen. Para que el hecho contable
pueda ser registrado en el Libro Diario debe ser sometido a un análisis
precontable; en dicho análisis se determina la naturaleza del hecho de forma
que en la anotación correspondiente (asiento) queden expuestos el origen
causa o financiación (en el debe), y el fin efecto o inversión (en el haber). Es
importante evitar los errores en el análisis precontable ya que eso estará
viciando la realidad contable de la organización.
Los asientos contables están estructurados en una forma muy rígida,
en ellos se especifican los siguientes datos: fecha, número de orden,
explicación del hecho contable que da lugar al asiento, cuentas que
intervienen distinguiendo las que corresponden al Debe y al Haber y
separándolas una de otras, cantidades correspondientes a cada cuenta y
referencias indicando la correspondencia con los asientos del mayor.
Asimismo CATACORA (1.996 p225-227) expone que el Libro Diario
es aquel en el cual se van registrando en forma ordenada todas las
operaciones referentes a la empresa. Antes de ser utilizados los libros deben
ser foliados, es decir, inicializados por la autoridad mercantil competente para
que sirvan de documentos legales a la empresa. Las partes que pueden
identificarse en un Libro Diario son las siguientes: año, mes, día, código de la
cuenta, nombre de la cuenta, número de asiento, descripción del asiento,
referencia al libro mayor, columna de subtotales, total Debe, total Haber,
foliación (número de la hoja del diario) y título (diario general).
Del Libro Diario se pueden distinguir los siguientes Sistemas
Manuales:
1.- Sistema Clásico del diario: Este es un sistema de registro que
se basa en un diario a dos columnas exceptuando las columnas de totales
parciales. Otro nombre con el cual se conoce este libro es el de Diario
Continental, ya que su origen esta ubicado en el Continente Europeo.
2.- Sistema de Diario Tabular o Americano: Sistema que consistía
en disponer dos columnas para cada una de las cuentas utilizadas en el
registro de las operaciones.
3.- Sistema de Diario de Hojas Sueltas o de Pólizas: Consiste en la
elaboración de asientos de diario que resumen las operaciones en hojas
sueltas.
4.- Sistema de Comprobantes o Vouchers: Es aquel sistema que
recopila las transacciones en los grupos homogéneos, bajo la filosofía del
sistema de pólizas y lo traslada a un diario continental a dos columnas.
De acuerdo a las operaciones realizadas en la empresa será utilizado
un sistema de registro a dos columnas, es decir, el sistema clásico de diario y
a su vez se recopilará la información de las transacciones a través del
sistema de comprobantes.
2.4.9.2.- LIBRO MAYOR
Al respecto la BIBLIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (S.A.
1.987 p.p77-78) establece que el Libro Mayor es el libro en el que las
anotaciones del Diario son redistribuidas, clasificándolas en diversas cuentas
según su naturaleza. Para pasar los asientos del Diario al Mayor no es
necesario un análisis precontable, debido a que existen procedimientos
mecanizado que permiten realizar dicha clasificación automáticamente. Por
tanto la función del Mayor consiste en clasificar los hechos contables a la
naturaleza de los elementos patrimoniales que resultan modificados, con
objeto de reflejar, así la situación de cada uno de los componentes del
patrimonio de la empresa. La determinación de la situación de cada cuenta
requiere una operación previa de saldo y regularización, lo que nos lleva al
libro en el que se recoge el Balance.
De igual manera CATACORA (1.996 p.p227) describe al Libro Mayor como
aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y los movimientos que son
registrados en el Libro Diario. A nivel de un sistema manual, un Libro Mayor
debe tener una hoja o folio para cada cuenta del código contable.
Gráficamente se puede observar el esquema de funcionamiento del sistema
de comprobantes, ver anexo # 1.
2.4.9.3.- LIBROS DE INVENTARIO Y DE BALANCES
2.4.9.3.1.- EL INVENTARIO
LA BIBLIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (1.987 p.78),
expone que el inventario es una síntesis detallada de los diversos bienes
derechos y obligaciones de la empresa en un momento determinado, la
relación de estos ha de establecerse de manera ordenada con arreglo
aciertas reglas formales, con la finalidad de que su contenido sea
homologable al de los documentos propiamente contables.
El inventario es un documento que podría clasificarse extracontable,
ya que su elaboración no depende de ningún elemento previo recogido en la
contabilidad de la empresa.
2.4.9.3.2.- EL BALANCE
LA BIBLIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (1.987 p.78),
describe que este es el ultimo documento que se elabora en el proceso
contable y a su vez contiene el resumen de las cuentas del Mayor, y expresa
la situación patrimonial de la empresa en el momento de la realización del
mismo. Existen distintas clases de Balance la cual se resumen en:
1.- Balance de Comprobación: este se efectúa en un período
determinado por el cual se encuentre la empresa. En el se exponen las
sumas de las cuentas del Libro Mayor, que deben concordar con la suma de
los asientos del Diario, debido a la estructura misma de la contabilidad por
partida doble. Con el desarrollo de la mecanización contable el Balance de
Comprobación es ágil ya que las maquinas pueden efectuarlos
automáticamente a cada movimiento contable registrado. Los errores en la
ejecución de operaciones mecánicas quedan evitados.
2.- Balance de liquidación del Ejercicio: Es similar al Balance de
Comprobación, pero comprende además las anotaciones correspondientes a
determinadas operaciones de periodificación y ajustes previas al cierre. Los
asientos de periodificación se efectúan con objeto de atribuir al ejercicio los
hechos contables que le corresponden, de manera similar se producen en el
ejercicio materializaciones que deben atribuirse a otros ejercicios.
En resumen, se debe llevar un Inventario con la fecha del fin de
ejercicio, con objeto de compararlo con el Balance. De esta manera, se
comprueba el Estado Patrimonial de la empresa a partir de dos bases
distintas, contable y extracontable. Las diferencias que se encuentren entre
el Inventario y el Balance se llevan al cierre por medio de asientos de
regularización. Además, por medio de este tipo de asientos se llevan a una
sola cuenta de resultados (Pérdidas y Ganancias) todos los saldos de las
cuentas de gastos y productos. Por último se tiene el cierre de los libros, que
se efectúa mediante un asiento en el Diario.
Aunado a los anterior CATACORA (1.996 p 229) señala que el Libro
de Inventarios y Balances refleja los inventarios al inicio y al final del ejercicio
o período económico de la empresa, la situación financiera y los resultados
de operación para un período determinado.
2.4.9.4.- OTROS LIBROS
Al respecto CATACORA (1.996 p 229) expone que existen otros libros
que también son complementarios e importantes para un sistema contable
como lo son:
- Accionistas.
- Actas de Asambleas de Accionistas.
- Actas de Asambleas de Juntas Directivas.
- Compras.
- Ventas.
- Auxiliares:
- De Ingreso de caja.
- De Pago de nómina.
- De Caja Chica.
- De cheques emitidos.
- Otros.
2.4.10.- ARCHIVO DE DATOS
De acuerdo a lo descrito por ZIAURRIZ, MONTUENGA Y
FERNANDEZ (1.987 pp 41-42) los archivos de datos son los elementos en
los que se depositan todos los datos que tienen que ver con la organización.
Todos estos datos se originan en las transacciones, son afectados por las
mismas o son usados en el procesamiento de ellas. Se pueden distinguir
tres tipos de archivos:
1.- Archivo Maestro: Es aquel que contiene de manera permanente
todas las actividades llevadas a cabo por el negocio.
2.- Archivo de Transacciones: Contiene registros temporales
correspondientes a transacciones específicas.
3.- Archivo de Referencia: Contiene datos que han sido obtenidos a
través de la tabulación de operaciones y que se requieren en momentos
determinados del procesamiento de los mismos.
2.4.11.- INFORMES DE SALIDA
LOAIZA C (1.987 p 42) señala que una gran variedad de informes son
producidos como resultado del procesamiento de los datos. Estos se pueden
clasificar en informes de operación, Estados Financieros e informes
gerenciales.
1.- Informes de Operación: Son los informes que se van generando a
medida que ocurre el procesamiento de los datos en el Sistema.
2.- Estados Financieros: Son informes basados en los datos de las
transacciones, que son expresados en términos monetarios financieros.
3.- Informes Gerenciales: Son los informes que son utilizados por la
gerencia en el proceso de toma de decisiones, planeación o control del
negocio.
2.4.12.- SINTESIS DEL PROCESO CONTABLE
Según la BIBLIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (S.A.
1.987 pp 75-76) señala la síntesis del proceso contable como el proceso de
registro del hecho contable que se efectúa en un sistema común de
contabilidad. Basando su origen en los diversos documentos y soportes,
siendo registrados en el Libro Diario y especificando los elementos
patrimoniales que intervienen. Para llevar a cabo la anotación del asiento en
el Libro Diario es necesario analizar la naturaleza del hecho que se va a
registrar, es decir, se traduce la realidad a un lenguaje contable.
Luego se realizará la clasificación de las anotaciones registradas en el
Diario con arreglo a los elementos patrimoniales que han intervenido, este
proceso se efectúa en el Libro Mayor y constituye una tarea rutinaria, que se
efectúa automáticamente, es decir, toda la información que se registra en el
Libro Mayor estará ya contenida en las anotaciones del Libro Diario.
El último paso a seguir lo constituye la elaboración de la síntesis de
los datos del Mayor, que se realiza periódicamente mediante el empleo del
Balance. Gráficamente se observa:
OBSERVACION ANALISIS CLASIFICACION SINTESIS PERIODICA
Fuente: Biblioteca Práctica de Contabilidad.
Al respecto CATACORA (1.996 p 111) señala que en las últimas
décadas muchas empresas han crecido en tamaño y complejidad debido a
DOCUMENTO
DIARIO
D H
MAYOR BALANCE
CUENTA
las operaciones realizadas, de manera que los sistemas para manejar esa
gran información han evolucionado en términos de especialización y
actualmente las empresas no se pueden concebir sin la ayuda de
sofisticados sistemas de procesamiento de datos. De esa manera la síntesis
del funcionamiento de un sistema contable se lleva a cabo de diversas
tareas:
1.- Ingreso de los datos: Se realiza a través de un comprobante de
diario. Cada comprobante de diario contiene dos o más registros, sean
débitos o créditos. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:
- Manuales
- Mecanizados.
Un comprobante Manual implica necesariamente que los registros en
él realizados, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en
un terminal de captura de datos.
Otra modalidad del ingreso de datos a un sistema contable es la forma
mecanizada, esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento
magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de
diario. Para que la transmisión de datos sea de forma mecanizada,
necesariamente debe existir algún tipo de conexión entre el computador
central y las computadoras ubicadas en diferentes localidades físicas..
2.- Validación de datos: Verifica que los datos ingresados cumplen
con ciertos parámetros previamente establecidos para el control de los datos
desde el punto de vista de su consistencia. Un aspecto importante en todo
sistema de contabilidad, es el de asegurar que no fallan los controles sobre
la integridad de los datos.
Uno de los mayores problemas que puede presentar un sistema
contable, es que no se capturen todas las transacciones, en este caso,
puede existir poca confianza en que las cifras reveladas por los estados
financieros sean razonablemente correctas, lo cual ocurre, si los errores de
transferencia de datos son muy frecuentes y no se corrigen antes de
preparar los estados financieros.
Es importante destacar que todos los errores que pueden generar
inconsistencia de la información, deben ser detectados en el momento de la
validación; por lo tanto el control sobre los datos debe efectuarse en todas
las etapas del proceso contable.
Asimismo la validación de datos también debe hacer énfasis en la
calidad de los procedimientos manuales que se establezcan para realizarlos.
Así un programa de validación debe estar en la capacidad de poder
determinar si un comprobante no ha sido grabado en el sistema, para esto el
programa debe verificar la secuencia numérica de esos documentos.
En muchos sistemas, en la fase de validación de los datos se
producen “listados de excepciones”, que son reportes en donde se le detalla
al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia
u observación. Algunas de las excepciones más comunes de un proceso de
validación contable son:
TIPO DE EXCEPCION CAUSA SOLUCION
Error en la secuencia de comprobantes
No se grabó algún comprobante de diario entre dos o más números.
Verificar si realmente falta algún comprobante en la secuencia numérica o si los comprobantes fueron anulados.
Fecha de documento no válida.
Algunos sistemas procesan los movimientos por períodos, por lo que si ingresa una fecha no correspondiente al período a procesar, el sistema emitirá un mensaje de error.
Verificar la exactitud de la fecha del comprobante de diario, modificarlo o cambiar el período que se está procesando.
Cuenta de mayor no existe. El código contable no coincide con el número de cuenta que se acaba de introducir.
Verificar el código de la transacción e incluir el código si fuese necesario.
Movimiento sin referencia. Se da cuando algún asiento no tiene la referencia del documento que se graba como, por ejemplo, el número del cheque.
Verificar la referencia y grabarla en el documento y en el asiento del comprobante. El no grabar referencias, puede ocasionar que en muchos casos, movimientos débitos y créditos no se concilien automáticamente con el consiguiente aumento de partidas pendientes en cuentas del Mayor.
Fuente: CATACORA (1.996 p 116)
3.- Actualización de registros: Consiste en el traspaso de los
movimientos del Diario general, a cada una de las cuentas del Mayor. Previo
a la actualización de los saldos del mayor, la información grabada en los
comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de
registros puede efectuarse de dos maneras:
CUADRO # 8 ASPECTOS NEGATIVOS EN LA SINTESIS DEL PROCESO CONTABLE
a.- Interactivamente: Hace que los movimientos del Diario se
contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de
cada una de las transacciones.
b.- En lote: Implica la validación previa de los datos y ésta se
realiza por lotes de registros, es decir, al final del día por ejemplo, se
acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas.
4.- Emisión de reportes: Es una de las funciones principales de un
sistema contable y consiste en el procesamiento de la información contable
que ha sido grabada, validada y actualizada. Gráficamente se puede
observar una estructura básica de reportes que puede generar un sistema de
contabilidad, Ver anexo # 2
Cuando se genera un reporte es conveniente tener en cuenta los
siguientes aspectos:
- Cuadre de totales: Los totales para las cuentas de detalle pueden
ser generadas automáticamente por el computador, pero en
algunos casos los totales pueden ser obtenidos tomando el código
de una cuenta de mayor hasta un nivel determinado.
- Títulos y encabezados del reporte: Se debe colocar títulos que
realmente denoten o expresen la información contenida en el
reporte financiero y las fechas para las cuales se está emitiendo el
reporte.
- Unidades Monetarias: Es posible que debido a la cantidad de
cifras o dígitos involucrados, se requiera presentar las cantidades o
los saldos en unidades de miles.
2.5.- SOPORTES CONTABLES BASICOS
Al respecto la BIBLIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (S.A.
1984 p 16) señala que los instrumentos materiales de representación
utilizados en la contabilidad se encuentran en sus libros-registro. Desde el
momento en que el hecho contable nace hasta que es recogido en los
documentos-resumen al final del período producido por sus distintas fases:
a. Origen: Soporte documental del hecho a registrar.
b. Representación Contable: El soporte está en el Libro Diario.
c. Ordenación Contable: El soporte fundamental descansa en el
Libro Mayor.
d. Síntesis Contable: El soporte principal es el Balance General.
La necesidad de elaborar una información tanto estática como
dinámica tiene su origen en la obligación, impuesta en la mayoría de las
legislaciones, de poner en conocimiento de determinadas personas la
situación económica-financiera de la organización.
Además de los soportes mencionados anteriormente se pueden
acompañar cualquier tipo de información complementaria que proporcione
una perspectiva más completa de la situación de la sociedad. Estos son:
- Análisis Patrimoniales.
- Análisis Financieros.
- Análisis Económicos.
- Estado de origen y aplicación de fondos, etc.
Estos documentos no serían sino reclasificaciones y ordenaciones
efectuadas a partir de los documentos contables básicos. De igual manera,
los análisis gráficos, de ratios, entre otros., permitirán describir la situación
real de la compañía y establecer análisis comparativos mediante la
contrastación con los valores obtenidos en períodos anteriores.
2.5.1. - LOS FORMULARIOS
2.5.1.1. - DEFINICION
CATACORA (1.996 p 156) señala que son modelos que se utilizan
para capturar información para el registro, control y proceso de las
operaciones de una entidad.
2.5.1.2.- IMPORTANCIA Y CONTROL DE LOS
FORMULARIOS
Existen algunas señales que indican la necesidad de implantar el
control de los formularios como son:
- Formularios diseñados y reproducidos por fotocopias.
- Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
- Omisión de detalles importantes para procesar la información.
- Falta de prenumeración.
- Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
- Errores en el llenado de los formularios
- Formularios no codificados.
- Poca estética en el diseño de los formatos.
Se diseñan formulario de acuerdo a las áreas de la empresa, entre estas
se tiene:
- Area de Efectivo:
• Vales de caja.
• Recibos de Caja chica.
• Reposición de Fondo Fijo.
• Orden de pago.
• Arqueo de Fondo fijos.
• Planillas de depósito.
• Avisos de cheques devueltos.
• Movimiento diario de caja.
- Area de Compras e Inventarios
• Requisición de materiales.
• Ordenes de compra.
• Entradas al almacén.
• Salidas del almacén.
• Tarjetas de inventario.
• Notas de entrega de mercancía.
- Area de personal:
• Solicitud de empleo.
• Ficha del trabajador.
• Recibo de pago.
• Planificación de vacaciones.
• Contrato de trabajo.
• Evaluación del personal.
• Requisición del personal.
• Liquidación de prestaciones.
• Control de asistencia.
• Tarjeta de tiempo.
- Area de distribución y comercialización:
• Nota de entrega de mercancías.
• Facturas.
• Ordenes de pedidos.
• Transferencia entre almacenes.
• Cotizaciones.
• Reportes de vendedores.
• Arqueo de facturas.
2.5.1.3.- TECNICAS PARA EL DISEÑO DE LOS
FORMULARIOS.
CATACORA (1.996 pp 161-162), describe que existen ciertas
características mínimas que todo formulario debe tener:
- Sencillez en su diseño.
- Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.
- El orden el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma
secuencia en la cual se generan los datos.
- Un empleado no debe validar dos formularios por razones de control
interno.
- Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos
departamentos que manejan la información que contienen los mismos.
- Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema especifico.
2.5.1.4. - DISEÑO DE FORMULARIOS
Al respecto CATACORA (1.996 pp 163-168), describe que todo
formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, es
decir:
- Facilidad para se relleno.
- Reducción de las posibilidades de error.
- Estética.
- Reducción de costos.
Los formularios comprenden:
- Encabezado: Se encuentra siempre en la parte superior y debe contener
al menos: El titulo, numero y fecha de la elaboración del formulario.
- Cuerpo Principal: Contiene la información principal y relevante para
procesar el formato. En el caso de una factura, los campos de: Códigos
de producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son
absolutamente indispensable
- Observaciones: Contiene cualquier información que se considere
necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a
la información contenida en el formulario.
- Autorizaciones: Son los campos reservados para que las personas
involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la
información.
2.6.- TIPOS DE INFORMES
ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1987 pp 76-78) exponen
que los informes entregados a la Gerencia son clasificados de acuerdo con
diversos criterios:
CRITERIO TIPO DE INFORME ♦ Propósito del Informe. ♦ Ocurrencia. ♦ Extensión. ♦ Formato. ♦ Area.
Reporte operacional. Reporte de planeación. Reporte de control. Reporte legal. Informe periódico. Informe condicionado. Informe eventual. Informe detallado. Informe resumido. Informe de excepción. Informe narrativo. Informe tabular. Informe gráfico. Reporte total. Reporte por división o sección. Reporte por zona.
Fuente: BIBLIOTECA PRACTICA DE CONTABILIDAD (1.987 p 76).
CUADRO # 9 TIPOS DE INFORMES
Los informes que se clasifican según la ocurrencia se dividen en:
informes periódicos, los cuales son elaborados en intervalos de tiempo, ya
sea semanalmente, mensualmente, etc. Los informes eventuales, que son
aquellos que se elaboran sólo cuando los exigen o demandan los gerentes; y
los reportes condicionados: que se elaboran cuando ocurren determinadas
condiciones, como por ejemplo daños en las máquinas o caídas en los
niveles de inventario.
En el caso de los informes que se clasifican según su extensión, se
tiene los informes detallados que contienen toda la información pertinente
a un evento, y los informes resumidos que son muy conocidos y resumen la
información de los hechos económicos ocurridos. También están los
informes de excepción, que entregan información sobre determinados
aspectos de la organización, pero de manera muy detallada.
Los reportes operacionales reflejan los eventos pasados y el estado
presente. Su objetivo principal es soportar las operaciones de la empresa,
iniciando acciones e implementando decisiones que se toman en el proceso
de planeación.
Los reportes de planeación ayudan a los gerentes en la planeación y
toma de decisiones hacia el futuro. Los principales informes de este tipo son
los pronósticos de ventas y los presupuestos, junto con los Estados
Financieros proyectados.
Los reportes de control ayudan a controlar la adquisición y uso de
los recursos por medio de la comparación de desempeños actuales con los
criterios establecidos.
Es importante señalar que el exceso de información que aparece en
los reportes hace que la información relevante pase desapercibida. Por
consiguiente, los informes que llegan a la gerencia deben ser claros, precisos
y concisos, y en el caso de que presenten cifras, éstas deberán ser valores
relativos, es decir, valores absolutos expresados en términos porcentuales.
2.7.- REPORTES FINANCIEROS BASICOS
Al respecto CATACORA (1.996 pp 373-377) señala que la información
generada por un sistema, no tiene valor si ésta no es mostrada de la forma
en que el usuario la necesite, a los efectos de que sea utilizada como una
base para la toma de decisiones. Un sistema contable debe generar al
menos los siguientes reportes básicos:
- Listado de Comprobantes: Es un reporte que muestra todos los
registros contables que fueron grabados cronológicamente para un
período, y ordenados bajo algún criterio de selección. El criterio
más utilizado para emitir un listado de comprobantes es el
cronológico, es decir, de acuerdo con las fechas en que fueron
grabados los movimientos. Para el análisis de la información, es
conveniente que la información sea organizada por fecha y número
o tipo de comprobante.
- Consultas de Cuentas: Señala todos los movimientos de una
cuenta específica para un período o fecha solicitado; mostrando el
saldo inicial, débitos y créditos del período y el saldo final. Una
consulta de cuentas es un reporte que permite analizar todo el
movimiento de un cliente, proveedor, empleado o en general, la
cuenta que se desee. Debido a la naturaleza cronológica de los
registros contables, las consultas de cuentas también deberán ser
emitidas de esta forma, sin embargo, existen otros criterios de
clasificación tales como: referencia de documentos o tipo de
comprobante.
- Mayor analítico: También llamado Diario mayor analítico, el cual
muestra en forma detallada los saldos iniciales, finales y los
movimientos para todas las cuentas del código contable. Es
relevante señalar que es difícil que una empresa pueda controlar
sus cuentas en forma manual. De ser esto así, el trabajo que se
genera es sustancial y el número de personas que se necesitarían
para el control de todas las cuentas sería grande.
- Balance de Comprobación: Muestra todas las cuentas de un
código contable con sus saldos correspondientes, pero sin mostrar
el movimiento detallado para cada cuenta.
- Balance General: Muestra la situación financiera a una fecha
determinada para una entidad tomando en cuenta las normas y
principios contables.
- Estado de Ganancias y Pérdidas: Muestra los resultados de las
operaciones para un período determinado, según las fechas en que
sean requeridas por el usuario tomando en consideración los
principios y normas contables.
2.8.- PLAN DE CUENTAS
Otro elemento fundamental y necesario dentro de los procesos
contables lo constituye el llamado Manual o Plan de cuenta obteniendo
organización y control acerca de todas las partidas manejadas por una
organización.
2.8.1.-DEFINICION
Según ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 p 43)
señalan que “ es un documento de referencia que es utilizado para capturar
los datos de las transacciones requeridas por el Sistema de Información
Contable, así como para guiar todo el procesamiento de las mismas.”.
Asimismo, el plan de cuentas es una lista de códigos que representan
las cuentas que identifican las transacciones de la empresa, y no solamente
permitir que éstas sean clasificadas y codificadas, sino que determina las
categorías por medio de las cuales es presentada la información en los
Estados Financieros, facilitando su interpretación a los usuarios.
Al respecto REDONDO (1.995 p 614) señala que a través de un plan
de cuentas se registran contablemente las operaciones realizadas por una
empresa indicando el nombre de las cuentas donde se hará el registro de las
operaciones.
Asimismo GOXENS (1.991 p. 93) describe que es una relación que
comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la
contabilidad de una empresa determinada, indicando para cada una de ellas
los motivos de cargo y abono, el significado de su saldo y la coordinación
establecida entre las distintas cuentas, para reflejar las operaciones de una
empresa.
2.8.2.-CARACTERISTICAS GENERALES DEL PLAN DE
CUENTAS
Un plan de cuentas debe ser lo más detallado posible, de manera que
se facilite seguir la continuación de una transacción a través de su
procesamiento, según lo afirman ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ
(1.987 p 43). Por ejemplo, debe proveer cuentas separadas para identificar
las ventas de cada producto en particular o suministrar cuentas diferentes
que permitan identificar todos los costos y gastos incurridos en la
organización.
En el contexto de los Sistemas de Información Contable la
clasificación de los datos se refiere al agrupamiento de éstos o de la
información, de acuerdo con alguna característica establecida. Por ejemplo,
los datos de las transacciones pueden ser agrupados de acuerdo con las
cuentas a las que pertenecen. En el caso de la cuenta de ventas, que
pueden ser clasificadas por líneas de productos o servicios, por zonas, por
vendedores e incluso hasta por fechas.
El diseño de la clasificación del plan de cuentas se hace tomando en
cuenta un objetivo específico, que puede ser el de satisfacer los
requerimientos de información de un usuario determinado.
REDONDO (1.995 p 614) expone que existen varios procedimientos
para registrar contablemente las operaciones. En el procedimiento “manual”
no es necesario que las cuentas que componen el plan de cuentas estén
codificadas, no obstante, para mejorar la efectividad se suelen codificar. En
el caso del registro contable de operaciones por procedimientos
“computarizados” es imprescindible codificar todas las cuentas que formen
un plan de cuentas.
Es importante realizar un profundo y detallado estudio de las
características y necesidades presentes y futuras, pues cada empresa suele
tener diferentes necesidades, es decir, el código debe ser flexible y tener
cierto margen para poder ser ampliado.
De igual manera GOXENS (1.991 pp 93-94) explica que el Plan de
Cuentas establece la clasificación, distribución y agrupación de cuentas de
acuerdo con el inventario y operatoria patrimonial. Según la naturaleza de los
elementos que lo integran y de las operaciones que realiza, un Plan de
Cuentas se caracteriza por que operaciones va a efectuar la empresa y que
movimientos se van a producir y como afectaran a las distintas masas del
patrimonio y de acuerdo a esto se tiene que:
a.- Se debe representar al patrimonio en el número de cuentas que
sea posible.
b.- Cada cuenta debe ofrecer la mayor cantidad de orientaciones para
guiar la gerencia de la organización.
c.- Las cuentas deben tener una representación de forma y de fondo
permanente e inalterable.
d.- Las cuentas se deben ordenar y titular con nombres de
presentación precisos y no ambiguos.
2.8.3.- OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS
Según GOXENS (1.991 pp 102-103) un Plan de Cuentas debe tener
los siguientes objetivos:
1.- La ordenación de la organización mediante una contabilidad
moderna.
2.- Información externa que sea capaz de informar acerca de agentes
económicos tales como; accionistas, inversores, etc.
3.- Un instrumento de planificación, ya que la planificación contable
empresarial se extiende en el plano nacional a la contabilidad
nacional, siendo este un instrumento necesario en la planificación
económica.
4.- Armonizar la contabilidad propia con la de las demás naciones a
través de la Armonización Supranacional, la cual nace debido a la
necesidad de que la información responda a criterios comunes.
2.8.4.- GRUPOS FUNDAMENTALES DE CUENTAS
GOXENS (1.991 pp 94-95), describe que debido a las necesidades de
cada empresa se procede al desarrollo de un Plan de Cuentas dividido en los
siguientes grupos:
a.- Cuentas que tienen por finalidad presentar el detalle de los
elementos que componen el Patrimonio, las cuales se denominan cuentas
integrales de Activos y cuentas integrales de Pasivo.
b.- Cuentas representativas de la aportación inicial del propietario, es
decir, cuentas de Neto (Capital y Reservas).
c.- Cuentas que representen los motivos de aumentos y
disminuciones del Neto las cuales se denominaran cuentas de diferenciales,
cuentas de resultados, cuentas de perdidas y ganancias y cuentas de gastos
e ingresos.
d.- Cuentas de carácter estadístico, destinadas a reflejar operaciones
y situaciones no mencionadas anteriormente.
Asimismo se tiene que las cuentas integrales pueden dar lugar a los
siguientes subgrupos:
1.- Cuentas que representen el equipo de trabajo como lo son la
maquinaria, el mobiliario, las instalaciones y los edificios.
2.- Cuentas que reflejen el movimiento financiero como el dinero, las
cuentas por cobrar bancarias, los documentos de crédito, entre otras.
3.- Cuentas que correspondan a relaciones crediticias con terceros
como lo son; proveedores, clientes, etc.
4.- Cuentas abiertas a los factores económicos de la actividad
especulativa de la empresa.
También se establecen ciertos subgrupos a las cuentas
representativas de los aumentos y disminuciones del Neto como lo son;
Costes - Gastos y los Ingresos.
2.8.4.1.- CODIGO DECIMAL APLICADO A LA
NOMENCLATURA DE LAS CUENTAS
Al respecto GOXENS (1.991 p 95), describe que al utilizar la
normalización contable se le debe situar a cada cuenta su código
numérico, este representa la clasificación de las masas y flujos patrimoniales
en diez grupos numerados del 1 al 0, cada uno de los cuales se subdivide en
otros diez grupos, así 23 significa el tercer subgrupo de 2. Asimismo cada
subgrupo se divide en otras diez cuentas principales, así la cuenta 116 de
reservas voluntarias es la 6ta. cuenta del subgrupo 11 de Reservas que a su
vez pertenece al grupo 1 de Financiación. La codificación decimal permite la
fácil aplicación de los métodos modernos y la utilización de computadoras.
También es importante saber lo siguiente: que la primera cifra indica el
grupo, la segunda el subgrupo, la tercera la cuenta principal, la cuarta la
subcuenta y si es necesario se pueden crear conceptos analíticos con la
quinta cifra, la sexta, la séptima, etc.
2.8.5.- RELACIONES ENTRE LOS GRUPOS DE
CUENTAS
GOXENS (1.991 pp 156-160), clasifica las cuentas en cinco grandes
grupos. Las cuentas que comiencen por a,p,n ó 1,2,3 serán las cuentas del
balance y las que lo hagan por g, i ó 6,7 serán las de gestión transitoria,
luego se establece la estructura de un Plan en el cual se tiene:
a.- El total de activo será igual a la suma de los saldos de todas las
cuentas que empiecen por a.
b.- El toral de las deudas será igual a la suma de los saldos de todas
las cuentas que empiezan por p.
c.- El total de patrimonio neto inicial, será igual a la suma de los saldos
de todas las cuentas que empiecen por n.
d.- El total del pasivo será igual a la suma de los saldos de todas las
cuentas que empiezan por p, mas los saldos de todas aquellas que
comiencen por n.
Asimismo, se debe establecer la composición de dichas agrupaciones,
es decir, el activo atendiendo a su posibilidad de transformarse en efectivo se
clasifica en circulante, corriente o realizable a corto plazo (18 meses o un
año dependiendo de los criterios de cada país) y activo fijo o inmovilizado. El
pasivo se clasifica en pasivo corriente, pasivo no corriente o exigible a largo
o medio plazo.
Aunado a lo anterior se tiene que dentro del activo circulante se
establecen las siguientes subdivisiones:
- Disponible, el cual puede ser efectivo en caja, disponibilidad en
cuentas corrientes, de ahorros y a la vista, y otras partidas
susceptibles de realización inmediata, como ventas al contado y
bonos del tesoro.
- Realizable, que comprende partidas como cuentas por cobrar y
cuentas de inventario o existencias.
El activo fijo o inmovilizado se clasifica en:
- Activo fijo o tangible material, que comprende terrenos, edificios,
maquinarias e instalaciones.
- Activo fijo intangible o inmaterial, en el que se incluyen patentes,
marcas, concesiones, fondos de comercio, etc.
- Activo fijo financiero, donde se recogen inversiones que tengan
carácter de permanencia.
- Activo fijo ficticio, que comprenden gastos que se capitalizan por un
cierto número de ejercicios.
De igual forma el pasivo se clasifica en:
- Pasivo a corto plazo, que esta compuesto por los importes
adeudados cuya obligación de pago debe cumplirse en cierto plazo
como lo son, las cuentas por pagar a los proveedores, otros
deudores, entre otros.
- Pasivo a largo y medio plazo, que comprende los préstamos, los
empréstitos, etc.
En cuanto al neto patrimonial ( o pasivo no exigible) lo componen: el capital
propio, las reservas legales o voluntarias constituidas; y los beneficios
retenidos o utilidades no distribuidas. Si el patrimonio neto ha permanecido
invariable las restantes partidas del pasivo no exigible formarán parte de la
variación en el neto patrimonial y que se identifica en este caso como dN.
Por consiguiente dará como resultado:
.a (activo) = p (pasivo) + n (neto patrimonial) + dN.
Asimismo, se han de nombrar las cuentas de gestión o transitorias ya que su
permanencia está vinculada a la duración del ejercicio y a su finalización se
cierran contra la cuenta de Pérdidas y Ganancias, entre estas se tiene:
1.- Gastos: Que pueden o no representar salidas de efectivo y que se
subdividen en:
a.- Compras: que incluyen las adquisiciones de mercaderías,
materias primas; así como las devoluciones, descuentos, etc. Es decir,
recoge las operaciones que afectan al grupo realizable (Inventarios).
b.- Gastos: Que recoge sueldos y salarios del personal,
seguros sociales a cargo de la empresa, gastos financieros, tributos,
reparaciones, arrendamientos, material de oficina, etc. También se incluyen
las pérdidas de valor que sufren los elementos de activo fijo utilizados en la
explotación tales como la amortización o depreciación.
2.- Ingresos: Pueden estar originados por la explotación (como las
ventas y sus devoluciones, descuentos, etc.) y por operaciones ajenas a
dicha explotación.
La suma de los saldos de todas las cuentas que empiecen por g
proporciona el total de gastos.
La suma de los saldos de todas las cuentas que empiecen por i
producirá el total de ingresos.
La diferencia entre el total de ingresos y el total de gastos originará los
Resultados o Pérdidas y Ganancias del ejercicio respectivamente. Dicha
diferencia será la nueva variación dN obtenido para el período presente.
Según ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 pp 222-274)
describen cada una de las cuentas, grupos y subgrupos que puede tener un
Plan de Cuentas. Seguidamente, las relaciones contables entre grupos se
pueden identificar entre diversas alternativas a través de un número que
define cada relación:
1= Aportación de Capitales
2= Adquisición de inmovilizado al contado.
3= Adquisición de inmovilizado a crédito.
4= Adquisición de factores corrientes al contado.
5= Adquisición de factores corrientes a crédito.
6= Venta de bienes y servicios al contado.
7= Venta de bienes y servicios a crédito.
8= Dotaciones a las amortizaciones del inmovilizado.
9= Imputación de compras y gastos al resultado.
10= Imputación de ventas e ingresos al resultado.
11= Traspaso del saldo de existencias iniciales al resultado.
12= Traspaso del saldo de existencias finales al resultado.
13= Reflejo de situaciones que no afectan a la estructura económica ni
financiera.
El siguiente gráfico demuestra el nivel de grupo y subgrupo
desarrollado hasta un segundo orden (2 dígitos)
CUADRO # 10
MODULO GENERAL DE CIRCULACION
1
2
3 8 4
5
7 6 9
10
11 12
Fuente: ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 p 222).
0. CUENTAS DE ORDEN Y ESPECIALES (13)
1. FINANCIACION BASICA
2. INMOVILIZADO 5. CUENTAS FINANCIERAS
4. ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES DE TRAFICO
6. COMPRAS Y GASTOS POR NATURALEZA
7. VENTAS E INGRESOS POR NATURALEZA
8. RESULTADOS.
3. EXISTENCIAS
2.8.6.- MAESTRO DE CUENTAS
Según LOAIZA C (1.987 pp 70-71) exponen que el Maestro de
Cuentas "es el que contiene toda la información que identifica a las cuentas-
subcuentas, así como toda la referida a saldos y acumulados de los
movimientos a lo largo del ejercicio".
Asimismo, describe otro conjuntos de datos tales como:
- Cuenta: Es el código que identifica la cuenta. Debe seguir las normas del
Plan contable que se esté utilizando o se vaya a utilizar.
- Subcuenta: Es también un código, y sirve para identificar a las
subcuentas dentro de una cuenta, debiendo también cumplir las normas
del Plan Contable. El concepto de subcuenta se emplea cuando es
preciso tener una cuenta subdividida.
- Dígito de Control: Es un dato que el sistema genera automáticamente
cuando se hace se da de alta el registro correspondiente a la cuenta-
subcuenta en el Maestro de cuentas.
- Nombre: Es el nombre dado a cuenta-subcuenta.
- Saldo inicial: En este campo, se indica el momento de grabar la cuenta-
subcuenta, cuál es el saldo con que se inicia el proceso contable
mecanizado a partir del manual; por tanto, cuando se realiza los cierres
del ejercicio se indicará cuál es el saldo al principio del mismo, debido a
que cuando se efectúa el Cierre del ejercicio todos los movimientos se
traspasarán a la cuenta, quedando el importe definitivo en este campo de
Saldo Inicial.
- Acumulados de ejercicio al debe y al haber: Estos dos campos
contienen el total de los movimientos realizados a la cuenta, desde el
último cierre del ejercicio, pero con la diferencia, de que uno tendrá los
movimientos al Debe y el otro los del Haber. Estos se pueden iniciar al
arrancar el sistema mecanizado, con el valor correspondiente a la
contabilidad que se haya podido llevar de forma manual.
- Claves de Balance y de Resultados: Estas claves se utilizan para
agrupar cuentas; por consiguiente, estos dos campos sólo se grabarán
cuando se esté tratando información de una cuenta, y nunca cuando se
trabaje con subcuentas.
- Fecha último movimiento: Este campo sirve para que el sistema pueda
saber que se ha realizado algún apunte a la cuenta, y de esta forma evitar
la posibilidad de que se de baja; si se hiciera esto último, en efecto,,
surgirán errores aunque luego se diera de alta, pues los campos de
Acumulado debe haber y haber no reflejarían los saldos correctos. El
hecho de que una cuenta-subcuenta se pueda dar de baja resulta útil sólo
en aquellos casos en que al grabarla se hay cometido un error, y se
prefiera borrarla y volverla a dar de alta en lugar de modificarla. Esto
puede ocurrir por ejemplo, cuando se le da un valor equivocado a la
cuenta-subcuenta.
2.8.7.- CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE
CODIFICACION
Al respecto CATACORA (1.996 pp 128-131) señala que todo sistema
de codificación debe poseer una serie de características a fin de que se
adopte como método de procesamiento para la información, se tienen:
- Precisión del Código: Significa que un sistema de codificación debe
aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un
conjunto, es decir, asignar un código a cada cuenta que sea único para
dicha cuenta.
- Flexibilidad: Significa que la estructura del código debe aceptar más
elementos en caso de que se necesite agregarlos.
- Conciso: Establece que no se debe adicionar códigos que no tengan
relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada
elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste
a confusión.
- Significativo: Debe indicar alguna característica diferencial de los
elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o
identificar por el código, la transacción que sé esta realizando.
- Operabilidad: Implica que los códigos definidos puedan ser manejados
fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo.
2.8.8.- SISTEMA DE CODIFICACION
Según GOXENS (1.991 p.p 155-156) explican que la introducción de
los modernos ordenadores como ayuda a los sistemas contables hacen más
necesario una indagación de los planes de cuentas a adoptarse, es decir, de
sus interrelaciones y ampliaciones.
Por lo general, se llevan las cuentas identificándolas con dos
referencias, una que corresponde a la denominación específica, y otra que
puede denominarse como su código, su verdadero nombre en el interior del
sistema contable, sea éste manual o computarizado.
En cuanto a la denominación específica de cada cuenta es el nombre
que adquiere esa cuenta en el plan y debe trata de explicar por sí misma el
concepto que expresa: una simple consulta a los nombres de las cuentas.
La estructura que tengan las cuentas, es decir, lo que constituye el
Plan de Cuenta debe estar en consonancia con la actividad a desarrollar y
los requisitos de información y legales que se han de cumplir.
Los códigos de cuenta suelen ser numéricos, alfabéticos o
alfanuméricos, es decir, formados de manera exclusiva por números, por
letras, o por combinaciones de letras y números respectivamente. Como
ejemplo entre diversas alternativas se describe un esquema general de un
Plan de Cuentas:
Cuentas del activo: a………… o bien 1…………
Cuentas del pasivo: p………… o bien 2…………
Cuentas del neto: n………… o bien 3…………
Cuentas de gastos: g………… o bien 6…………
Cuentas de ingresos: i………… o bien 7…………
Asimismo el Plan de Cuentas debe ser abierto y especialmente
preparado para recoger las sugerencias de expertos. De igual forma debe
estar planeado para introducir en él las modificaciones que resulten por el
progreso tecnológico y por la evolución de las formulas financieras, entre
otras. El Plan de Cuentas debe ser flexible y debe emplear un sistema
utilizable para todas las empresas y debe situarse en la línea de transición,
siguiendo las directrices de la normalización contable para crear una
vocación nacional hacia la gestión moderna de las empresas.
El Plan debe dar preferencia a los elementos financieros de las
transacciones y debe tener aptitud para ser aplicado por procedimientos
modernos.
CATACORA (1.996 pp 131-137) describe los siguientes:
- Secuencial: El método de codificación secuencial consiste en la
asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un
número predeterminado. Presenta como ventajas su utilización en listas
cortas. Como desventaja tienen que no se pueden formar grupos para
clasificar los elementos:
- Por Bloques: Representa una derivación secuencial, ya que los códigos
se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos
que identifiquen alguna característica del elemento a codificar. Su
ventaja radica en el procesamiento de listas cortas. Y su desventaja está
en que pueden presentarse problemas de flexibilidad.
- Por grupo: Es una derivación de la codificación secuencial y consiste en
la asignación de un código subdivido en clasificaciones sucesivas que
abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para
identificar un grupo de funciones o características homogéneas. Su
ventaja es facilitar la expansión y la rapidez en el procesamiento de los
datos. Su desventaja es que si no es definida adecuadamente la
estructura del código, pueden presentarse problemas de expandibilidad y
confusión en su uso.
- Alfabético Numérico: Se asigna un código alfabético tomando en
cuenta el nombre del elemento en la lista y una codificación numérica,
que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la
lista. Tiene como ventaja el procesamiento de las listas cortas. Y como
desventaja se pueden presentar problemas de expandibilidad si la
estructura del código no es adecuadamente definida.
- Nemotécnico: Efectúa una combinación de números y letras, para
identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su
aplicación es útil en empresas que manejan una gran variedad y cantidad
de ítems, como por ejemplo, el inventario en una ferretería o empresas
similares. Su objetivo es identificar el código con los elementos que
representa y facilitar el aprendizaje y la memorización. Como desventaja
se tiene que la codificación de los ítems puede ser engorrosa y compleja.
- Con dígito de Verificación: Es agregar un número o letra a una
secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y
calculado, por el computador, ello para asegurar la validez de los datos
que ingresan al sistema.
- De consonantes: Consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la
primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea
consonante o vocal. Su ventaja radica en la facilidad en su aplicación. Su
desventaja está en su uso limitado.
- Fonético: Es un método que codifica los nombres de los elementos de
acuerdo con su sonido.
- De barras: Consiste en la asignación de unas líneas y espacios de
distintos anchos que son impresos a un producto. La aplicación práctica
esta representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios,
lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de la
identificación óptica del producto.
De acuerdo a todas las transacciones realizadas por la empresa el
sistema de codificación por grupo es el más apropiado, ya que facilita el
procesamiento de los datos provenientes de las operaciones realizadas
diariamente.
2.8.9.- EL CODIGO CONTABLE
2.8.9.1.- DEFINICION
Según CATACORA (1.996 p 139) define que el código contable es la
estructura principal de un sistema contable que permite generar información
óptima y relevante.
2.8.9.2.- CARACTERISTICAS DE UN CODIGO CONTABLE
Todo código contable debe ser diseñado bajo parámetros que le
permitan cumplir con los requerimientos de información que solicitan los
usuarios, diseñado de acuerdo a los distintos objetivos de la contabilidad,
entonces se tiene:
- Flexibilidad: Significa que un código contable debe estar diseñado de tal
forma que permita, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se
requieran bajo las condiciones existentes.
- Adecuada clasificación: Indica que un código contable debe estar
clasificado de acuerdo con las normas contables establecidas.
- Jerarquizado: Establece subdivisiones para cada uno de los grupos de
partidas y subgrupos de partidas que conforman los Estados Financieros,
a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea
requerido.
- Claridad en las descripciones: Su objetivo es asociar y establecer una
relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.
2.8.10.- DISEÑO DE UN CODIGO DE CUENTAS
Al respecto CATACORA (1.996 pp142-149) describe los siguientes
pasos:
PASO 1:
Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del
Balance General como del Estado de Ganancias y Pérdidas.
PASO 2:
Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta
definición estará sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se
este usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas.
PASO 3:
Se empieza a desarrollar el código contable propiamente dicho, de acuerdo
con las clasificaciones especificadas y las necesidades de información de la
empresa.
Asimismo REDONDO (1.995 pp 615-627) establece que para la
codificación del plan de cuentas se deben definir los grupos, las cuentas
principales, las sub-cuentas y las cuentas auxiliares respectivamente.
La estructura del código de cuentas suele tener de 2 a 5 niveles y de 6
a 12 dígitos, de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Los niveles
pueden estar formados por uno o más dígitos e indicarán los cortes o
informes que proporcionará el sistema. El primer y segundo nivel suministran
información resumida destinada a los directivos y los restantes niveles para
los gerentes de departamentos. Ejemplificando la anteriormente descrito se
tiene:
XXX-XXX 2 NIVELES 6 DIGITOS
XX-XX-XX 3 NIVELES 6 DIGITOS
XX-XX-XXX 3 NIVELES 7 DIGITOS
XX-XX-XX-XXX 4 NIVELES 9 DIGITOS
XXX-XX-XX-XXX 4 NIVELES 10 DIGITOS
XXX-XX-XXX-XXXX 4 NIVELES 12 DIGITOS
- CODIGO DE CUENTAS DE SEIS DIGITOS – DOS NIVELES-
Nivel Longitud 1 2
P XXX XXX
Cuentas Auxiliares
Grupo y Ctas Ppal
A.- PRIMER NIVEL
Constará de tres dígitos.
DIGITO 1 2 3 Cuenta principal. Sub-grupos. Grupos básicos En la contabilidad es aceptada la formación de los siguientes grupos:
1 = ACTIVO
2 = PASIVO
3 = PATRIMONIO
4 = INGRESOS
5 = COSTOS
6 = GASTOS OPERACIONALES
7 = OTROS INGRESOS Y EGRESOS.
8 = CUENTAS DE ORDEN.
El tercer dígito del primer nivel controlará las cuentas principales del
Mayor General, entonces se tiene como ejemplo:
1 ACTIVO
1 1 Circulante
1 1 0 Caja Principal
1 1 1 Bancos
2 PASIVO
2 1 Circulante
2 1 1 Efectos por pagar
2 1 2 Pagares Bancarios
3 PATRIMONIO
3 1 Capital
3 1 1 Capital social
3 1 2 Capital no pagado
4 INGRESOS
4 1 Ventas
4 1 1 Ventas a crédito
4 1 2 Ventas a contado
5 COSTOS
5 1 Costo de Ventas
5 1 0 Inventario Inicial
5 1 1 Compras
6 GASTOS OPERACIONALES
6 1 Gastos de Ventas
6 1 1 Sueldos
6 1 2 Comisiones
7 OTROS INGRESOS Y EGRESOS
7 1 Otros ingresos
7 1 1 Alquileres
2 Comisiones
.9 CUENTAS DE ORDEN
9 1 Cuentas deudoras
9 1 1 Bancos giros al cobro
9 1 2 Mercancías en Consignación.
B.- SEGUNDO NIVEL:
Se emplea para el control de las cuentas auxiliares. La longitud de
este nivel es de 3 dígitos, cada cuenta principal del primer nivel puede tener
un máximo de 999 cuentas auxiliares.
1 ACTIVO
1 1 Circulante
1 1 0 Caja
1 1 0 1 0 1 Caja Principal 1
1 1 0 1 0 2 Caja Principal 2
1 1 0 2 0 1 Caja Auxiliar 1
1 1 0 2 0 2 Caja Auxiliar 2
1 1 1 Bancos ; y así sucesivamente.
- CODIGO DE CUENTA DE DOCE DIGITOS (4 NIVELES)
NIVEL LONGITUD 1 2 3 4
XXX XXX XXX XXX
Cuentas Auxiliares Controles Geográficos Sub-cuentas
Grupos
A.- PRIMER NIVEL:
Esta formado por tres dígitos:
DIGITO 1 2 3
Cuentas Mayor General Sub-grupo Grupos Básicos
B.- SEGUNDO NVEL:
Tendrá una longitud de 2 dígitos y servirá para analizar las Cuentas
principales del Mayor General de acuerdo con su origen o naturaleza
C.- TERCER NIVEL:
Tendrá una longitud de tres dígitos. Se aplicará para el control de
ubicaciones geográficas.
D.- CUARTO NIVEL:
Tiene una longitud de 4 dígitos y se empleará para el control de las
cuentas auxiliares o de detalle.
2.8.11.- RELACION DE LA CODIFICACION CON LOS
SISTEMAS MECANIZADOS
Según CATACORA (1.996 pp 149-150) señala que los métodos de
codificación permiten clasificar todas las operaciones, detalles, transacciones
y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. De
esa manera la sistematización de las operaciones significa que las
transacciones deben estar organizadas de tal forma que su acceso y
procesamiento no se dificulte, sino sea de rápida interacción y respuesta
para el usuario.
2.9.- INDICES FINANCIEROS
Los programas de contabilidad dentro del sistema contable incluyen
los índices financieros, que se calculan con base en los saldos que
presenten las cuentas del mayor a una fecha determinada, según lo afirma
CATACORA (1.996 p 119). Algunos de los índices más comunes son:
- Indices de Solvencia: Según lo define GOMEZ R. (1992 p 4-10)
También llamado Razón del Circulante o Razón del Capital de Trabajo,
viene dado por el cociente de dividir el activo circulante entre el pasivo
circulante y resulta significativo por servir de medida del grado de
confiabilidad del crédito y capacidad de pago a corto plazo que tiene la
empresa.
De acuerdo al material mimiografiado señala que se obtiene dividiendo el
total del Activo Circulante (deducidas las cuentas de valuación) entre el
Total del Pasivo a corto plazo, mostrando el número de veces que el
activo circulante contiene al pasivo a corto plazo.
- Prueba del Acido: Resulta por el cociente de dividir el efectivo mas el
exigible entre el pasivo circulante de la empresa; de esta forma se da
mayor jerarquía a las cuentas y efectos por cobrar que a los inventarios.
El material mimiografiado muestra la suficiencia o insuficiencia de la
empresa para cubrir sus obligaciones en un momento dado.
- Prueba del Superácido: Llamado liquidez inmediata, y determina la
disponibilidad inmediata de una empresa para cubrir sus obligaciones.
- Rotación de inventarios: Se obtiene dividiendo el costo de la mercancía
vendida, entre el promedio del inventario final y inicial. Su interpretación
debe estar acompañada tomando en cuenta ciertos aspectos tales como:
precios del mercado, métodos de valuación de inventarios, la rotación de
inventarios por departamentos, índices de solvencias, entre otros. Se
puede resumirse, ya que se determina dividiendo el costo de venta entre
el inventario promedio.
- Indice de Propiedad: Se obtiene dividiendo el capital entre el total de los
activos netos indicando el total de los activos que han sido financiado por
los dueños de la empresa. Dicho índice indica el grado de suficiencia de
la inversión de los dueños.
- Rotación de Cuentas por Cobrar: Se obtiene por el cociente de dividir el
total de las ventas a crédito entre el monto de las cuentas por cobrar a la
fecha. Señalando el grado de eficacia de la concesión de los créditos y de
la cobranza, así como también de la utilización del capital de trabajo en el
financiamiento del crédito concedido por la empresa a sus clientes.
- Indice de Endeudamiento: Indica la parte de los activos que han sido
financiado por terceras personas señalando el grado de cobertura que
tienen las deudas con terceros.
- Indice de Endeudamiento a Corto Plazo: Indica el grado en que están
comprometidos los activos circulantes con terceras personas y se
determina dividiendo el pasivo a corto plazo entre el activo circulante.
- Indice de Endeudamiento a Largo Plazo: Se calcula para determinar el
grado de comprometimiento de la propiedad planta y equipo con terceras
personas o con personas ajenas a la empresa y se calcula dividiendo el
pasivo a largo plazo entre la propiedad planta y equipo.
- Rotación de Cuentas por Pagar: Se calcula dividiendo las compras a
crédito sobre el promedio de las cuentas por pagar, o los pagos
efectivamente realizados a los proveedores entre el promedio de cuentas
por pagar.
- Capital de Trabajo: Verifica la eficiencia con que el capital de trabajo es
utilizado, dividiendo las ventas netas entre el capital de trabajo, es decir,
cuantos bolívares se obtuvieron de las ventas netas por cada bolívar del
capital de trabajo que no fue financiado por los acreedores a corto plazo.
- Margen de Seguridad: Se calcula dividiendo el Capital de Trabajo entre
el Pasivo Circulante y es utilizado para determinar el limite de crédito a
corto plazo a solicitar o a conceder.
2.10.- NORMALIZACION CONTABLE
Al respecto GOXENS (1.991 pp 100-101) describe que la
normalización contable es un movimiento moderno que tiene por objetivo
señalar normas de general aplicación a todas las empresas, unificando con
respecto a ellas los siguientes puntos:
- Esquema uniformes de cuentas.
- Métodos de valoración.
- Estructura y fondo de los Balances.
- Procedimiento de trabajo.
- Métodos de enseñanza de la contabilidad.
- Métodos de revisión y de informes.
Los profesionales de la contabilidad se han ocupado de la
normalización contable para alcanzar varios objetivos:
- Poder ofrecer una más rápida información numérico-económica a
la gerencia, con datos ciertos y al día.
- Disminuir los costos administrativos del servicio de contabilidad.
- Facilitar la información acelerada de los profesionales de
contabilidad, aumentando la eficacia de su trabajo.
En síntesis, la normalización contable comprende la normalización de
la terminología; identificación, clasificación y desarrollo del plan de cuentas;
clasificación y desarrollo de los planes de determinación de costos,
normalización de los criterios de valorización y modo de presentación de los
resultados y la información a los accionistas.
Asimismo, ZIAURRIZ, MONTUENGA Y FERNANDEZ (1.987 pp 191-
193) señalan que la utilización de procedimientos contables normalizados es
fundamental para que el flujo de información mutua entre la empresa y el
medio en el que desarrolla sus actividades no se vea dificultado. Pueden
reflejarse numerosas ventajas que la normalización contable ofrece:
Para la propia empresa:
- Facilita y simplifica la labor del personal ocupado en los trabajos
contables.
- Evita una excesiva personalización de la labor contable.
- Mejora la información interna.
- Facilita la comparación de datos de la misma empresa a lo largo
del tiempo y con los de otras empresas., para facilitar el proceso de
toma de decisiones.
- Permite una fácil obtención de los estados económicos-financieros
de la empresa.
- Facilita el cálculo de los costos comparativos.
Para los accionistas:
- Les permite una información más transparente de la empresa en la
que han realizado inversiones.
- Facilita la elección entre empresas a la hora de efectuar
inversiones.
Para los acreedores de la empresa:
- Permite una más exacta valoración del riesgo y, por tanto, una
mejora de la política crediticia.
Para los trabajadores:
- Hace posible un mejor conocimiento de las posibilidades de la
empresa a la hora de las negociaciones sindicales, convenios
colectivos, etc.
Para la Administración Pública:
- Facilita la investigación fiscal y una correcta y justa distribución de
las cargas fiscales entre empresas.
Para los profesionales de la contabilidad:
- Simplifica los estudios contables.
- Permite una rápida y fácil revisión de contabilidades.
Facilita el análisis de los elementos contables.
2.11.- NORMAS CONTABLES
CATACORA (1.996 p 65), señala que son las pautas especificas que
mide la gerencia para el buen funcionamiento de todas las operaciones
realizadas. Cualquier operación realizada por la empresa puede ser llevada
a cabo en forma mecanizada o manual si existen ciertas pautas para su
control.
2.12.- POLITICAS CONTABLES
Al respecto, CATACORA (1.996 p 58), define una política como todas
las acciones tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y
evaluación de las decisiones, es decir, las políticas contables se establecen
con la finalidad de regular toda la actividad contable referente a los registros,
tratamiento y presentación resumida de las transacciones financieras.
Las políticas contables se encuentran establecidas en manuales
declarativos que por lo general son manejados por la alta gerencia.
2.13 .- PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Todos los procedimientos contables expuestos por CATACORA
(1.996 p 71), son todos aquellos procesos, secuencias de pasos e
instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer
procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos
generales de cuenta de los estados financieros
3.- DEFINICION DE TERMINOS BASICOS
? AJUSTES: Proceso de ajuste de la información contable al finalizar un
período, en el que se incluyen eventos que se originan en el interior de
una empresa y que son producto de decisiones administrativas, cuya
finalidad es establecer una medición más razonable de la utilidad del
período (LOAIZA, 1993).
? ANALISIS DE LA SITUACION FINANCIERA: Tiene como objeto
comprobar la capacidad de la empresa para poder cumplir sus
obligaciones de pago (GOXENS, 1998).
? BALANCE DE COMPROBACION: Es aquel en el cual se anotan los
saldos de cada cuenta en una determinada fecha, ya sea en el debe o en
el haber (HOUGHTON, 1979).
? CUENTA: Representa a los elementos patrimoniales agrupados por
clases expresando los aumentos y disminuciones de valor que
experimentan en un periodo determinado (GOXENS,1998).
? GASTOS: Desembolso o consumo realizado, en dinero efectivo o en otra
clase de valor que no tiene contraprestación inmediata en un bien o
derecho a favor de la empresa que sea susceptible de su inventariado en
el activo (GOXENS, 1998).
? INFORMACION: Son los datos, una vez que han sido procesados por el
Sistema de Información Contable y entregados a los usuarios según sus
requerimientos (LOAIZA, 1993).
? INGRESOS: Aportación o incremento del patrimonio sin aparente
contraprestación, es decir, sin entregar ningún otro valor patrimonial a
cambio (GOXENS, 1998).
? REGISTRO: Libro o documento que contiene o comprueba alguna o
todas las actividades de una empresa, o que justifica una transacción,
asiento o cuenta (KOHLER, 1970).
? TRANSACCION: Materialización de un hecho económico entre la
entidad o empresa y otras entidades diferentes que están en el medio
(LOAIZA, 1993).
4.- SISTEMA DE VARIABLES
VARIABLE # 1
SISTEMA CONTABLE
4.1.- DEFINICION CONCEPTUAL
CATACORA (1.996 p 110) lo define como el eje alrededor del cual se
toman la mayoría de las decisiones financieras. Un sistema contable debe
enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos
resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a
una fecha o por un período determinado.
4.2.- DEFINICION OPERACIONAL
Un sistema es un conjunto de elementos entrelazados entre sí, que
tienen como finalidad generar información contable, que operacionalmente
se construye tomando en consideración la situación actual de la empresa, los
formatos modelos necesarios dentro del sistema contable, un plan de
cuentas que organice todas las partidas manejadas, los pasos a ejecutar
para el procedimiento de las transacciones de los diversos registros, así
como emitir los reportes que sirven de soporte a todos los procesos
contables, los mecanismos de análisis de toda la información contable
financiera y los lineamientos generales para la implantación del sistema
contable.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
VARIABLE DIMENSION INDICADORES
Diagnosticar la situación actual del proceso contable utilizado por la empresa.
Sistema Contable
1.- Situación actual de la empresa.
1.- Procesamiento de los registros. 2.- Frecuencia de los registros. 3.- Emisión de los estados financieros. 4.- Realización del análisis de los estados financieros. 5.- Documentos Fuentes
Elaborar los formatos modelos que van a servir de soporte en las diversas transacciones económicas – financieras realizadas por la empresa.
1.- Formatos Modelos 1.-Facturas a contado de Ventas. 2.- Facturas a crédito de Ventas. 3.- Factura de Compra a Contado. 4.- Factura de Compra a Crédito. 5.- Soportes Bancarios. 6.- Instrumentos Mercantiles. 7.- Solicitud de Compra a cliente. 8.- Comprobante de Contabilidad. 9.- Movimientos Bancarios 10.- Orden de pedido
Establecer un plan de cuenta adecuado a las necesidades del proceso contable de la empresa.
2.- Plan de Cuentas 1.- Cuentas de Activo 2.- Cuentas de Pasivo 3.- Cuentas de Capital. 4.- Cuentas de Ingresos. 5.- Cuentas de Egresos. 6.- Otras cuentas. 7.- Codificación. 8.- Estructuración del Plan
Determinar los pasos que se han de llevar a cabo para el procedimiento de los registros de dichas transacciones.
3.- Pasos a ejecutar para el procedimiento de las transacciones
1.- Obtención del documento fuente. 2.- Extracción de los datos pertinentes al Sistema Contable. 3.- Registro de transacción contable. 4.- Archivo de documentos 5.- Archivo de información.
CUADRO # 11 OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES
OBJETIVOS ESPECIFICOS
VARIABLE DIMENSION INDICADORES
Diseñar los reportes del sistema contable.
Sistema Contable
4.- Reportes del Sistema Contable
1.- Listado de Comprobantes. 2.- Consultas de Cuentas. 3.- Mayor Analítico. 4.- Balance de Comprobación. 5.- Balance General. 6.- Estado de Resultados. 7.- Estado del Flujo del Efectivo. 8.- Otros reportes.
Diseñar los mecanismos de análisis de la información contable-financiera
5.- Mecanismos de análisis de la información contable-financiera
1.- Periodicidad. 2.- Necesidad de la empresa 3.- Toma de decisiones
Establecer los lineamientos generales que servirán de soporte a la implantación del sistema contable.
6.- Lineamientos generales para la implantación
1.- Recurso Humano. 2.- Recurso Financiero. 3.- Recurso Técnico. 4.- Procesamiento de la información.
Fuente: Propia.