UNJBG

1

1

QUE ES UN PROCESO?

UNJBG

2

Cualquier actividad o secuencia de actividades relacionadasentre s, que emplean INSUMOS (ENTRADAS), le agreganvalor a stos, transformndolos en PRODUCTOS (SALIDAS)que se suministran a clientes (internos o externos).

INSUMOS

(ENTRADAS)

PRODUCTOS

(SALIDAS)PROCESO

Prov

eedor

Client

e

Los procesos utilizan los recursos para poder transformarlos insumos en productos y alcanzar los objetivos de laorganizacin.

Recursos

DEFINICION DE PROCESO

UNJBG

3

Identificacin y administracin sistemtica de lasactividades y las interacciones entre ellas, con el fin deobtener los resultados esperados.

META

PROCESO

RESULTADOS

Mejorando el Proceso

Se logran mejores resultados

Causa

Efecto

ENFOQUE AL PROCESO

UNJBG

4

Variacin del Proceso:

CARACTERISTICAS ESENCIALES DE TODO PROCESO

Repetitividad del Proceso:

Cada vez que se repite elproceso hay diferencias en laejecucin de las actividades ypor consecuencia en losresultados.

Los procesos se crean paraproducir un resultado yrepetir ese resultado. Larepetitividad es lacaracterstica que permitetrabajar sobre el proceso ymejorarlo

PRODUCTOSINSUMOSPROCESO

MEJORA

UNJBG

5

Valor:

Horizontalidad:

La finalidad es crear valor,transformando para elloinsumos en productos. El valorse da porque el procesosatisface una necesidad oexpectativa del cliente. Losprocesos slo deben teneractividades que agregan valor.

Atraviesa a lo ancho laempresa.

Permite establecer lasrelaciones proveedor-clienteal interior de la organizacin.

CALIDAD x SERVICIO

COSTO x TPO. DE CICLOVALOR =

UNJBG

6

PROCESO AMPLIADO

EMPRESAPROVEEDORES CLIENTES

ACCIONISTAS

TRABAJADORES SOCIEDAD

Concepto de calidad queamplia el proceso yresponsabilidad de laempresa a su entorno, hastaincluir a los proveedores, losclientes, los inversionistas yla sociedad

Comienza con lacomunicacin de lasnecesidades del cliente a laempresa. A partir de ellasse concibe y disea losproductos

La empresa comunica las necesidades del cliente a sus proveedores. Estos tienenque demostrar que estn capacitados para suministrar insumos que permitansobrepasar dichas necesidades

UNJBG

7

EMPRESA

Macroproceso

JERARQUIA DE PROCESOS

Procesos

Actividades

Macroproceso: Son los grandesprocesos o procesos genricos dela empresa, que en conjunto danuna visin de como opera laorganizacin

Proceso: partes definidas de unmacroproceso. Pueden serparalelos o secuenciales ycontribuyen a la misin delmacroproceso

Actividad: acciones que forman un proceso.Por lo general estn encargadas a un reafuncional

Tarea: microacciones que forman una actividad.Es la subdivisin ms pequea del proceso

UNJBG

8

2

GESTION DE PROCESOS

UNJBG

9

GESTION DE PROCESOS

La Gestin deProcesos considera:

El modelamiento de losprocesos de la organizacin

El mejoramiento de losprocesos

El estudio de los procesos(como trabajan)

UNJBG

10

Tiene que ver con definir el trabajo en trminos deprocesos

VISION DE PROCESOS

Descubrir cules son los procesos que definen el trabajode la organizacin

Aceptar que la organizacin podra estar eventualmenteorganizada en torno a procesos

Entender que lo que nos permite cumplir con una parteimportante de nuestros objetivos y metas espreocuparnos de los procesos que realizamos

UNJBG

11

Concepto tradicional: Las funciones por encima del proceso- En la mayor parte de las organizaciones actuales los

procesos se encuentran por debajo de las funciones. Esdecir, los procesos cortan diversas funciones lo que setraduce en problemas de coordinacin

PROCESO Y ORGANIZACION

Empresa

Funciones

Servicio al Cliente Gestin de Pedido Compras Logstica Facturacin

Procesos

UNJBG

12

Concepto tradicional: Las funciones dominan entre lascompaas

- Este problema de discontinuidad de procesos se acentacuando los procesos cruzan varias organizaciones

Proveedor DistribuidorClienteFabricante

UNJBG

13

Concepto tradicional: Organizacin tradicional. Organizacinjerarquizada

Asesor Legal

Asistente

Jefe de

P.C.P.

Obreros

Supervisor

de Lnea 1

Obreros

Supervisor

de Lnea 2

Jefe de

Produccin

Asistente

Jefe de control

de Calidad

Gerente de

Produccin

Vendedores

Supervisor

zona 1

Vendedores

Supervisor

zona 2

Jefe de

Ventas

Jefe de

Producto 1

Jefe de

Producto 2

Jefe de

Marketing

Gerente

Comercial

Seguridad

Contadores

Contador

General

Cobradores

Asistente

Jefe de

Cred. y Cobr.

Cajero

Jefe de

Tesoreria

Jefe de

Administracin

Asistencte

Social

Asistentes

Jefe de

RRHH

Gerente

Adm. y Finaanzas

Gerente General

FUNCION

UNJBG

14

Concepto moderno: Los procesos dominan en las redes denegocioLa solucin a este problema se encuentra en la construccinde redes de negocio entre empresas donde stas consigan:

- Que los procesos se encuentren por encima de las funcionese incluso de las organizaciones.

- Que la configuracin de estas redes venga dada por unobjetivo de negocio comn.

- Que estas redes se modifican de acuerdo a cada negociocomo respuesta a la personalizacin.

- En estas redes quedan constituidas por socios muy diversos.

Proveedor DistribuidorClienteFabricante

Procesos interempresas

UNJBG

15

Concepto moderno: Nuevo concepto de organizacin.Organizacin orientada a los procesos

Marketing D&D

Compras

FabricacinVentas

Almacenamiento Despacho

Planeamiento

RRHH

PROCESO

PROVEEDORES

CLIENTES

CLIENTES

SOCIEDAD

UNJBG

16

La funcin es vertical, el proceso horizontal.

Las funciones dependen de los procesos.

Las funciones deben permitir que el proceso fluyasuavemente.

Las funciones deben agregar valor al producto y cubrir losrequerimientos del proceso.

UNJBG

17

Concepto tradicional

ORGANIGRAMA- Representacin grfica de la estructura de una organizacin,

mostrando la cadena de jerarqua y de control.Establece la posicin de las funciones, asocindolassucesivamente por areas, gerencias, negocios y empresas.

UNJBG

18

VENTAJAS

- Permite visualizar la cadena de jerarqua

- Establece la cadena de control

- Presenta la importancia relativa de las funciones.

- Determina las reas de responsabilidad personal

- Define las lneas de autoridad para la toma de decisiones

imprescindibles para fijar la unidad de mando.

UNJBG

19

DESVENTAJAS

- No muestra la interdependencia de las Areas

- No presenta la organizacin como un flujo de procesos.

- Enfatiza el trabajo y logro personal y no el grupal.

- No hay referencia a la primaca del cliente

- No muestra la importancia de los proveedores

- No presenta la red de relaciones proveedor-cliente

UNJBG

20

Concepto moderno: EL SISTEMA

Marketing D&D

Compras

FabricacinVentas

Almacenamiento Despacho

Planeamiento

RRHH

PROCESO

PROVEEDORES

CLIENTES

CLIENTES

SOCIEDAD

UNJBG

21

Concepto moderno

EL SISTEMA

Ventajas

- Muestra la interdependencia funcional

- Presenta el flujo de procesos que se extiende incluyendo elproceso ampliado

- Depende de los procesos estratgicos de la empresa

- Prioriza el logro organizacional o grupal antes que el personal

- Prioriza los procesos por encima de las funciones

- Resalta las relaciones proveedor-cliente al interior de laorganizacin y fomenta el trabajo en equipo de quienesparticipan en el proceso para lograr la mutua satisfaccin delas necesidades

UNJBG

22

Concepto modernoEL SISTEMA

Desventajas

- No muestra la jerarqua de las funciones empresariales nidefine las lneas de autoridad en el manejo del recursohumano,

- No presenta la cadena de control

- No define las lneas de autoridad en el manejo de recursos

UNJBG

23

3

ESTUDIO DEL PROCESO

UNJBG

24

PROCESO

ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PROCESO

INSUMOS

(ENTRADAS)PRODUCTOS

(SALIDAS)

RECURSOS

CONTROLES

FLUJO

SISTEMA

UNJBG

25

PRODUCTOS

(SALIDAS)

RECURSOS

CONTROLES

FLUJO

PROCESO 3

INSUMOS

(ENTRADAS)

PRODUCTOS

(SALIDAS)

RECURSOS

CONTROLES

FLUJO

PROCESO 1

INSUMOS

(ENTRADAS)

PRODUCTOS

(SALIDAS)

RECURSOS

CONTROLES

FLUJO

PROCESO 2

UNJBG

26

ENTRADAS - SALIDAS

EntradasElementos que desencadenan la realizacin del proceso.Las entradas pueden ser materiales y/o informacin.Deben cumplir los requerimientos del proceso

INSUMOS

(ENTRADAS)

Salidas

Elementos resultantes del proceso.

Las salidas deben de responder a un propsito, necesidad uobjetivo de la organizacin.

Deben cubrir los requerimientos y expectativas del clientedel proceso

PRODUCTOS

(SALIDAS)PROCESO

UNJBG

27

Referido a los elementos TANGIBLES del proceso

RECURSOS DEL PROCESO

- Personal.

- Materia Prima e Insumos.

- Maquinaria.

- Equipos.

- Herramientas.

- Repuestos.

- Energa.

- Infraestructura.

UNJBG

28

Son mecanismos que gobiernan el CMO, CUNDO YDNDE se realizan los procesos. Determinan qu accintomar cuando ocurren ciertos eventos o condiciones.

Referido a los elementos INTANGIBLES del proceso.

- Objetivos.- Sistemas de monitoreo y control.- Procedimientos, instrucciones,

mtodos de trabajo.- Plan de produccin, ventas, compras,

mantenimiento, etc.- Especificaciones (estndares).- Capacitacin y entrenamiento.- Legislacin.- Programas de control automticos.

CONTROLES DEL PROCESO

UNJBG

29

FLUJO DEL PROCESO

Secuencia de actividades para transformar las entradas(insumos) en salidas (productos).

PROCESO

FLUJO

Se puede representar a travs de Diagrama de Bloques,Diagrama de Flujo, Diagrama de Operaciones (DOP) oDiagrama de Anlisis de Actividades (DAP), dependiendo deltipo de proceso que se est estudiando y del nivel de detalleque se requiera.

UNJBG

30

OTROS ELEMENTOS QUE DESCRIBEN EL PROCESO

CLIENTES

PROVEEDORES

PARTICIPANTES

DUEO

TIEMPO DE CICLO

MEDICION

LIMITES

PROCESO

COSTO

UNJBG

31

CLIENTE - PROVEEDOR

INSUMOS

(ENTRADAS)

PRODUCTOS

(SALIDAS)PROCESO

ProveedorPersona, puesto u organizacin que provee al proceso de los

insumos requeridos

PROVEEDORES CLIENTES

ClienteEs el siguiente paso en el proceso.Persona o personas que utilizan el producto del proceso.Requerimientos del cliente- Qu necesita, quiere y espera del producto- Expresados alrededor de caractersticas de tiempo,

cantidad, propiedades, facilidad de uso y percepciones de valor

UNJBG

32

Fsico: referido al(los) espacio(s) en el(los) que se desarrolla el proceso.

LIMITES DEL PROCESO

Tcnico: referido a identificar el inicio y fin del proceso (primera y ltima actividad o tarea).

Su principio y trmino son definibles.

UNJBG

33

DUEO DEL PROCESO

INSUMOS

(ENTRADAS)

PRODUCTOS

(SALIDAS)PROCESO

DUEO

Responsable por el proceso y las salidas del mismo.

Es el que toma las decisiones claves y puede asignar

recursos de la organizacin al proceso.

Habla por el proceso en la organizacin.

UNJBG

34

PARTICIPANTES

Miembros de la organizacin que participan en la ejecucin

del proceso.

Son responsables por la parte del proceso que ejecutan.

Se establece relacionando el flujo del proceso con los

puestos de la organizacin.

FLUJOPARTICIPANTES

VS

UNJBG

35

Ai = ActividadRi = Responsable

(Participante)Actividad

Responsable

1.- A1

2.- A2

3.- A3

4.- A4

5.- A5

6.- A6

7.- A7

8.- A8

R 1

R 2

R 3

Salida

Entrada

Entrada

UNJBG

36

TIEMPO DE CICLO

TIEMPO ENTRANSITO

TIEMPO DEPROCESAMIENTO

TIEMPOEN COLA

TIEMPOFUERA

DE COLA

TIEMPO EFECTIVODE PROCESAMIENTOnico tiempo que

aade valor

Es el lapso de tiempo requerido para obtener una unidad dela salida o productos.

La reduccin del tiempo de ciclo permite una mayorproductividad de la organizacin y reduccin de costos.

TIEMPO DE CICLO

UNJBG

37

COSTO DEL PROCESO

Referido al costo de realizar el proceso. El mejor mtodo de costeo, para este propsito, es el

denominado Costeo por Actividades (ABC). El ABC parte del concepto de que el costo es generado por

el proceso al utilizar los recursos. Entonces mejorando el proceso se utilizar menos recursos

con la consecuente reduccin de los costos.

RECURSOS

UTILIZADOS

($) PROCESO

UNJBG

38

MEDICION DEL PROCESO

Indicador de Control: mide una caracterstica de calidad mensurable del producto.

Indicador de Actividad: mide la realizacin de las actividades (en cantidad, calidad y oportunidad) para asegurar que la gestin sea exitosa.

Indicador de Proceso: mide las condiciones de operacin necesarias para lograr las caractersticas del producto.

Indicador de Gestin: mide los resultados finales e intermedios del proceso.

CLAVE PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS

INSUMOS

(ENTRADAS)

PRODUCTOS

(SALIDAS)PROCESO

Prov

eedor

Client

e

Punt

o de V

eri

fica

cin

Punto de C

ontrol

UNJBG

39

NIVEL DE ARTE

NIVEL DE DISEO

NIVEL ESTANDAR

NIVEL REAL

NIVELES DE DESEMPEO DE UN PROCESO

UNJBG

40

Eficacia: mide que tanto se alcanza los objetivos planteados.

EFICACIA =Salidas Obtenidas

Salidas Programadas

Eficiencia: mide que tan bien se utilizan los recursos.

EFICIENCIA =Recursos Programados

Recursos Utilizados

Efectividad: es el grado en que se logran los objetivos.

EFECTIVIDAD = EFICACIA x EFICIENCIA

Flujo de Salida: mide la velocidad del proceso. Expresado enunidades de salida por unidad de tiempo.

Costo Unitario: mide cunto cuesta procesar una salida.

Tiempo de ciclo: y de sus respectivos tiempos que loconforman.

UNJBG

41

Ellas definen el comportamiento o dinmica delproceso y, por lo tanto, determinan cmo el procesose desempear.

Muchas relaciones causa-efecto son realmente partede la cadena en la cual una serie de accionesresultantes son generadas por una accin inicial.

RELACIONES CAUSA - EFECTO

INSUMOS

(ENTRADAS)

PRODUCTOS

(SALIDAS)

CAUSA EFECTO

UNJBG

42

4

MODELAMIENTO DE PROCESOS

UNJBG

43

DEFINICION

Producir un modelo abstracto del proceso, representadogrficamente de manera tal que permita laCOMPRENSION de como opera.

Estudiar un proceso existente para entender susactividades.

El modelamiento de procesos implica identificar losprocesos de la empresa y definir (para cada uno de ellos)todos los elementos del Estudio del Proceso, y lasinteracciones existentes entre ellos.

UNJBG

44

Identificar los Macroprocesos de la Empresa:

IDENTIFICACION DE MACROPROCESOS

Utilizar el Diagrama de Bloques para representar losmacroprocesos de la empresa.

Macroprocesos Estratgicos

Macroprocesos de Soporte

- El Diagrama de Bloquesda una visin rpida ysencilla de los procesosde la organizacin.

- Permiten diferenciarlos procesosestratgicos de los desoporte.

- Muestra la secuenciafundamental entre losprocesos.

UNJBG

45

Macroprocesos Estratgicos:

- Son los macroprocesos que definen el negocio de laOrganizacin.

- Permiten diferenciar a una organizacin de otra.- Dependen del sector industrial en particular y de la

estrategia de la organizacin.

Macroprocesos de Soporte:

- Son los macroprocesos que sustentan la ejecucin de losmacroprocesos estratgicos.

- Son normalmente genricas, es decir se pueden aplicar acualquier sector industrial y es independiente de laestrategia.

Descripcin de los Macro Procesos

UNJBG

46

Macroprocesos Estratgicos

Macroprocesos de Soporte

Clien

te

Clien

te

Macroprocesos Primarios

Ventas Lnea A

Ventas Linea B

Administracin

y SAC

Logstica

(Almacn)

UNJBG

47

ComprasDiseo yDesarrollo

RecursosHumanos

Produccin

Comercializacin

PlaneamientoAdministracin

Financiera

Auditora

Legal

Mantenimiento

Ejemplo 01:

UNJBG

48

PlaneamientoEstratgico

Ventas

Atencinal Cliente

AdministracinClnicasAfiliadas

Marketing

AdministracinFinancieraContable

LegalSistema deInformacin

AuditoriasControl de

Costos

Administracin

Ejemplo 02:

UNJBG

49

Proceso Contable

UNJBG

50

UNJBG

51

Definir el responsable de cada macroproceso:

Utilizar una Matriz de Responsabilidades, para relacionarlos macroprocesos con la organizacin.

ORGANIZACION FUNCIONALMACROPROCESOS

ESTRATEGICOS DIR GGR DTE COM ADM CLN

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

MARKETING

ADM. CLINICAS AFILIADAS

VENTAS

ATENCION AL CLIENTE

DE SOPORTE

ADMINISTRACION

ADM. FINANCIERA - CONTABLE

LEGAL

SISTEMA DE INFORMACION

CONTROL DE COSTOS

AUDITORIAS

Funciones Principales: Hasta el nivel gerencial o los que responden al Gerente General.

Dueo del Macroproceso

Responsabilidad complementaria

UNJBG

52

Identificar los procesos de cada macroproceso:

IDENTIFICACION DE PROCESOS

Utilizar el Diagrama de Bloques para definir los procesosen que se divide cada macroproceso.

Inicio

Fin

Proceso

Diagrama deProcesos

Se tendrn tantos Diagramas deProcesos, como macroprocesos se hayanidentificado.

UNJBG

53

Definir el responsable de cada proceso:

- Utilizar una Matriz de Responsabilidades, para relacionarlos procesos con la organizacin.

- Esta matriz es igual a la que se utiliz para identificar lasresponsabilidades de los macroprocesos.

- Las funciones a considerar en esta matriz, son hasta elnivel de jefatura.

UNJBG

54

PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS DE SOPORTE

PROCESOS OPERATIVOS

Visin y Misin

Pedido de productos y servicios

Mapa de Procesos

Requisitos legales

Requisitos de calidad / servicio

CLIENTE

Pronstico de ventas

Productos y servicios

Documentos de cobranza

Polticas yObjetivos

Estructuraorganizativa

Comunicacininterna

Provisin derecursos

Revisin por laDireccin

DIRECCION

Enfoqueal cliente

CLIENTE

Nivel desatisfaccin

DISEO Y DESARROLLO

PRODUCCIN

COMERCIALIZACIN

Evaluacin deldesempeo

Control deCalidad

Mantenimientode mquinas

Evaluacin deproveedores

Resguardo deinformacin

Soporte desistemas

Gestinfinanciera

Gestin decobranzas

Asesora legalGestincontable

Control deProcesos

Producto NoConforme

ReclamosAcc.correctivasy preventivas

Auditoriasinternas

Medicion Satisf.Cliente

MEDICION,ANALISIS Y

MEJORA

CLIENTE

AUTORIDADES

MERCADO

CLIENTE

CLIENTE

Proveedores deservicios

Capacitacindel personal

UNJBG

55COMERCIALIZACIN

PRODUCCIN

DISEO Y DESARROLLO

Pedido de productos y servicios

Investigacin

necesidades

del cliente

Mapa de Interrelacin de los Procesos Operativos

Evaluacin de

factibilidad

CLIENTE

Diseo o

Desarrollo del

producto

Validacin del

diseo (Prueba

de campo)

Diseo del

envase y

empaque

Pre-Produccin

(Batch piloto)

Registro

comercial

Registro de

marca

AUTORIDADES

Requisitos

legales

Requisitos de

calidad / servicio

MERCADOEstimado de

ventas

Estimado de

produccin

Gestin de

compras

Recepcin y

almacen. de

insumos

Programa de

produccin

mensual

Formulacin Envasado

Despacho

Transporte de

productos

terminados

Atencin de

pedidos

Captacin de

clientesCLIENTE

Servicio de

emblistado y

encojinado

CLIENTEProductos

Servicios

Documentos de cobranza

Recepcin y

almacen. de

prod. term.

Procesos realizados por proveedores externos

Pronstico

de ventas

UNJBG

56

- El Diagrama Operacional describe el flujo del proceso.- El Diagrama Operacional resulta de combinar un

Diagrama de Flujo con la parte de la organizacin queparticipa en la ejecucin de las actividades del proceso.

- El diagrama incluir las diferentes entradas y salidas delproceso.

ELABORACION DE DIAGRAMAS OPERACIONALES AMPLIADOS

El Diagrama Operacional:

Smbolos:

- Inicio y fin del diagrama - Conector

UNJBG

57

- Operacin - Decisin

- Documentacin - Inspeccin

- Almacenamiento - Transporte

- Secuencia delproceso

- Espera o Demora

El formato estndar que se utilizar para describir eldiagrama operacional ampliado ser el siguiente:

Formato

UNJBG

58

Ai = ActividadRi = Responsable

(participante)

Actividad

ResponsableObservaciones

1.- A1

2.- A2

3.- A3

4.- A4

5.- A5

6.- A6

7.- A7

8.- A8

Comunicar al Gerente

Plazo mx.: 5 das

Fecha pago: Viernes

R 1

R 2

R 3

En observaciones se indica alguna anotacin adicional queexplique la actividad correspondiente, como formatos empleados,registros que se efectan, periodicidad, controles que se realizan,visado de documentos, entre otros.

UNJBG

59

UNJBG

60

6. Mantenimiento de

Mquinas

PROCESO DE VENTAS LINEA A

1. Planeamiento de Ventas Linea A

4. Soporte

y Asesora

Tcnica

5. Estudios de

Investigacin y

difusinMA

CR

OP

RO

CE

SO

S

2.Gestin de

Ventas y

Servicios

3. Gestin

de

Cobranzas

PROCESO DE ADMINISTRACION

CONTABILIDAD

MA

CR

OP

RO

CES

O

10. FORMULACIN

DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS

11. ELABORACIN

DEL PRESUPUESTO

DE GASTOS

12. LIQUIDACIN DE

IMPUESTOS Y

APORTACIONES

MENSUALES

13. LIQUIDACION Y

DETERMINACION

DEL IMPUESTO

ANUAL

14. CONTROL FISICO

DE INVENTARIOS

15. ASESORA Y

GESTIN

ADMINISTRATIVAS

CONTABLES

UNJBG

61

1. Formulacin de polticas de gestin de ventas de la gerencia.

2. Formulacin de procedimientos de ventas de la gerencia.

3. Formulacin de indicadores de gestin de ventas de la gerencia.

4. Anlisis histrico de las ventas de productos por clientes y zonas

5. Proyeccin de las ventas de productos por clientes y zonas

6. Informe de proyeccin de las ventas por clientes y zonas

7. Consolidacin del presupuesto de ventas anual de la gerencia.

8. Formulacin del presupuesto de ventas anual de la gerencia.

9. Establecimiento de estrategias de ventas por productos y clientes

estratgicos 10. Presentacin del presupuesto de ventas a la gerencia y al comit de ventas

para su aprobacin por el Directorio

11. Anlisis comparativo y evaluacin de las ventas vs. presupuesto (trimestral

y anual) por zonas

12. Mantenimiento y/o acciones correctivas de ajuste del presupuesto de

ventas anual por trimestre.

13. Elaboracin de informe de resultados del presupuesto de ventas por

trimestre

14. Recepcin, revisin, anlisis y elaboracin del status del contenido del

expediente de los productos a registrar.

15. Gestin ante el SENASA del expediente para el registro del producto hasta

su aprobacin.16. Recepcin del Certificado de Registro del producto de SENASA, remisin del

mismo a la Gerencia de Logstica y archivo de copia del Certificado de

IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS Y SUB - PROCESOS DE LA GERENCIA

MACRO

PROCESOSPROCESOS SUB - PROCESOS COMPRENDIDOS

FRECUENCIA

Dia

rio

Sem

anal

Mensu

al

1. FORMULACIN

. DE POLITICAS Y

. PROCEDIMIENTOS

. E INDICADORES DE

. GESTIN DE

. VENTAS

I. PLANEAMIENTO

. DE VENTAS

5. REGISTRO DE

. PRODUCTOS

4. CONTROL Y

. EVALUACIN DE

. RESULTADOS

. TRIMESTRAL

3. FORMULACIN

. DEL PRESUPUESTO

. ANUAL DE

. VENTAS

2. INVESTIGACIN

. DE MERCADOS

Leyenda de Responsabilidades : Dirige = ( D ) Supervisa = ( S ) Ejecuta = ( E ) Participa = ( P )

UNJBG

62

PROCESOS SUB - PROCESOS COMPRENDIDOS PUNTO DE CONTROLFRECUENCIA Respon

sabilida

dD S M T S A

10.

FORMULACI

N DE LOS

ESTADOS

FINANCIEROS

1.Revisin de documentacin contable alcanzados al rea de

contabilidad y posterior ingreso al sistema OCTOPUS.

* Sistema Octopus y Documentacin

sustentatoria. . (facturas, recibos, boletas,

Tickets, File diversos).DS

2.

Revisin de la informacin contable ingresada al sistema

OCTOPUS por otras reas de la empresa. (facturacin,

logstica y almacenes).

* Sistema Octopus y Documentacin

sustentatoria . (Compras, gastos,

Importaciones, ventas, etc.)

DS

3. Control de los los activos fijos, depreciacin y registros

contables mensuales. Provisiones en general. (CTS,

gratificacin, liquidacin de beneficios sociales)

* Sistema Octopus, Libro de Activos Fijos,

. Libro Diario, Libro Mayor E

4. Anlisis de las cuentas contables.

* Sistema Octopus y Documentacin

sustentatoria . (Libros y File diversos) DSE

5.

Elaboracion de los Estados Financieros (Balance General ,

Estado de Ganancias y Perdidas y los anexos de las cuentas

contables)

* Sistema Octopus y Reportes de los Estados

. Financieros E

6.Analisis de los Estados Financieros por medio de ratios o

razones financieras. * Reporte de los anlisis financieros. E

7. Remision de los Estados Financieros a la Gerencia General. * Reporte de los Estados Financieros y E-mail E

11.

ELABORACI

N DEL

PRESUPUEST

O DE GASTOS

8. Recopilacin de informacin de presupuestos de gastos por

centro de costos de las reas de las Gerencias de Ventas (

ABU y SANIDAD) y de las Gerencias de Administracin,

Logstica, Administracin Ventas y SAC y Marketing.

* Reportes de Presupuestos de Gastos.

.* E - mail. E

9.Ingreso de la informacin de gastos reales por centro de

costos.* Sistema OCTOPUS. DS

10.Anlisis de la informacin de gastos reales por centro de

costos.

* Sistema Octopus, Documentacin

. sustentatoria (hojas de Costos y File de

. compras Importadas)

DS

11.Elaboracin de los cuadros de presupuestos de gastos

reales vs. Presupuestados.* Cuadros de Presupuestos de Gastos DS

UNJBG

63

CONCEPTOS DE ORGANIZACIN

UNJBG

64

Concepto tradicional

ORGANIGRAMA- Representacin grfica de la estructura de una organizacin,

mostrando la cadena de jerarqua y de control.Establece la posicin de las funciones, asocindolassucesivamente por areas, gerencias, negocios y empresas.

UNJBG

65

VENTAJAS

- Permite visualizar la cadena de jerarqua

- Establece la cadena de control

- Presenta la importancia relativa de las funciones.

- Determina las reas de responsabilidad personal

- Define las lneas de autoridad para la toma de decisiones

imprescindibles para fijar la unidad de mando.

UNJBG

66

DESVENTAJAS

- No muestra la interdependencia de las Areas

- No presenta la organizacin como un flujo de procesos.

- Enfatiza el trabajo y logro personal y no el grupal.

- No hay referencia a la primaca del cliente

- No muestra la importancia de los proveedores

- No presenta la red de relaciones proveedor-cliente

UNJBG

67

Concepto moderno: EL SISTEMA

Marketing D&D

Compras

FabricacinVentas

Almacenamiento Despacho

Planeamiento

RRHH

PROCESO

PROVEEDORES

CLIENTES

CLIENTES

SOCIEDAD

UNJBG

68

Concepto moderno

EL SISTEMA

Ventajas

- Muestra la interdependencia funcional

- Presenta el flujo de procesos que se extiende incluyendo elproceso ampliado

- Depende de los procesos estratgicos de la empresa

- Prioriza el logro organizacional o grupal antes que el personal

- Prioriza los procesos por encima de las funciones

- Resalta las relaciones proveedor-cliente al interior de laorganizacin y fomenta el trabajo en equipo de quienesparticipan en el proceso para lograr la mutua satisfaccin delas necesidades

UNJBG

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Concepto modernoEL SISTEMA

Desventajas

- No muestra la jerarqua de las funciones empresariales nidefine las lneas de autoridad en el manejo del recursohumano,

- No presenta la cadena de control

- No define las lneas de autoridad en el manejo de recursos