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Manual de Proveedores del Grupo EITB

MANUAL DE PROVEEDORES DEL GRUPO EiTB

1. INTRODUCCIN El Grupo EiTB es el primer grupo de comunicacin de Euskadi con siete cadenas de televisin, cinco emisoras de radio y numerosos portales en Internet, que en el ao 2007 celebr su cuarto de siglo. Estos siete canales de televisin estn formados por: ETB 1, ETB 2, ETB SAT (dirigido a los televidentes europeos), CANAL VASCO (dirigido a los televidentes americanos), y dos canales ms para la plataforma de cable de Euskaltel; BETIZU y CANAL PROMO. El sptimo es ETB 3, canal que entr en funcionamiento a finales del ao 2008. Tambin cuenta con cinco emisoras de radio que superan los 450.000 oyentes diarios y que son claro exponente de una radio gil, moderna y cercana: Euskadi Irratia, Radio Euskadi, Radio Vitoria, Euskadi Gaztea y Radio EiTB Irratia. Dentro del mbito de internet el grupo dispone de EiTBnet, que en poco tiempo se ha consolidado como un medio de comunicacin moderno y eficaz con ms de 68.000.000 de pginas vistas en el ao 2007. Dentro del Grupo EiTB podemos encontrar el Ente Pblico EiTB y las sociedades que se indican a continuacin, cada una con personalidad jurdica independiente. ETB, S.A. Eusko Irratia, S.A. Radio Vitoria, S.A. EiTBnet, S.A.

Grupo EiTB

ETB, S.A. ETB 1 ETB 2 ETB 3 ETB Sat

Radio Vitoria, S.A.

Eusko Irratia, S.A. Radio Euskadi Euskadi Irratia Euskadi Gaztea EiTB Irratia

EiTBnet, S.A.

Ente Pblico EiTB

www.eitb.com www.eitb24.com www.gaztea.com www.betizu.com.

Canal Vasco Betizu Canal Promo

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2. OBJETO El objeto de este Manual es el de definir a los proveedores del Grupo de comunicacin EiTB los requisitos que han de cumplir en sus relaciones, con el fin de que sean tenidos en cuenta en toda actividad comercial mantenida entre las partes. 3. CAMPO DE APLICACIN Se aplica a todas las relaciones comerciales establecidas con los proveedores, a excepcin de la compra de derechos audiovisuales. 4. SISTEMA OPERATIVO 4.1. Homologacin de proveedores/ colaboradores El departamento de Compras del Grupo compra nicamente a proveedores que se encuentren homologados. La homologacin consiste en un proceso de validacin de informacin, tanto de la organizacin del proveedor como de sus primeros productos y servicios, mediante la cual se entiende que se est capacitado para dar servicio al Grupo EiTB. Es indispensable que, antes de poder trabajar con cualquiera de las empresas del grupo, se proporcione una informacin bsica al departamento de compras. Esta informacin es la que se requiere en el Alta de proveedores , en la web de EiTB www.hornitzaileak.eitb.com. Una vez cumplimentada la ficha, los datos pasan a formar parte de la base de datos de proveedores del Grupo EiTB, tal como se les comunicar mediante correo electrnico. El proceso de homologacin finalizar una vez que la primera peticin de suministro o servicio sea satisfactoria. Una vez homologado, tanto el proveedor como sus productos/ servicios estarn sujetos a evaluaciones continuas. En el caso en que el proveedor incurriese en alguna no conformidad grave, ste podra ser deshomologado, es decir, dejando de formar parte de la base de datos de proveedores del Grupo. 4.2. Evaluacin continuada de proveedores Todos los productos y servicios son sometidos a evaluaciones continuas (cuantitativas y cualitativas). Las cuantitativas siempre dependen del personal de almacn y las cualitativas van dirigidas a los gestores especialistas que solicitan el producto o servicio y al personal del departamento de Compras. En esta evaluacin se ponen de manifiesto las incidencias, tanto las leves y su repetitividad, como las graves, las relacionadas con sus productos y servicios, las relativas al plazo de entrega, entre otras. As mismo, en esta evaluacin son tenidos3/8Revisin de 11 de diciembre de 2008


en cuenta otros aspectos positivos, como son la mejora de las expectativas iniciales creadas sobre los mismos. En funcin de las desviaciones detectadas durante esta inspeccin y durante la vida o duracin de la prestacin del servicio, el departamento de Compras establece las acciones correctivas pertinentes para que dicha situacin no vuelva a ocurrir en el futuro. Estas acciones pueden implicar al proveedor y podran conllevar la deshomologacin inmediata del mismo. El resultado de esta evaluacin es tenido en cuenta, como un criterio ms, en la adjudicacin de las diferentes ofertas que presentan los proveedores. 4.3. Acuerdos Marco Dentro de las estrategias del Grupo de Comunicacin EiTB est el establecimiento de acuerdos marco con proveedores, en el caso de que los objetos de la compra sean productos o servicios de compra recurrente. Estos acuerdos implican unas negociaciones previas sobre las bases que regirn las compras que se realicen durante un periodo determinado. 4.4. Concurrencias Pblicas Publicacin concurrencia Cuando cualquier sociedad del Grupo requiera de aprovisionamientos de bienes y/ o servicios, acudir en primer lugar a la base de datos de proveedores homologados, no excluyndose la posibilidad de llamar a concurrir a terceros. Cuando el importe sea previsiblemente superior a 120.000 ser obligatoria su publicacin en la pgina web del grupo: www.hornitzaileak.eitb.com o cuando el departamento de Compras estime interesante su publicacin. En estos casos, los interesados en la contratacin debern solicitar el pliego de condiciones/ bases, mediante correo electrnico, al departamento de compras, a [email protected], indicando claramente el nombre de la empresa. Una vez recibidas las bases, se puede proceder al envo de las ofertas dentro del plazo indicado en las mismas. Entrega ofertas Las ofertas de la concurrencia se entregarn dentro del plazo, en el formato indicado y con toda la informacin requerida en las bases de contratacin.

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Adjudicacin Siguiendo con la estrategia de comunicacin, todos los concurrentes sern informados mediante correo electrnico de la adjudicacin o no. Posteriormente, la adjudicacin se formalizar mediante contrato y/o mediante pedido. En el caso de los suministros/ servicios que requieran de pedido, ste se enviar va fax y el nmero del mismo deber indicarse en toda la documentacin relacionada (albarn, factura...). EITB no se har responsable, en ningn caso, de pedidos que se hayan realizado sin recibir la confirmacin en firme del pedido por parte del Departamento de Compras. En el momento de la adjudicacin de la concurrencia pblica se adquiere con la citada empresa un compromiso de compra, para un periodo determinado; pero, sin que dicho compromiso implique exclusividad de ningn tipo con la empresa adjudicataria. Durante ese periodo no ser necesaria la concurrencia para cubrir las necesidades contempladas dentro del mismo. En ciertos casos, debido al importe, importancia complejidad de la adjudicacin, se proceder a formalizar un contrato. Para saber ms sobre los documentos administrativos a presentar ver Instrucciones (apartado Documentos de inters del Portal del Proveedor). En cualquiera de los casos, los adjudicatarios debern presentar certificados de estar al da con la Hacienda Pblica y la Seguridad Social. Estos documentos tendrn una validez de seis meses. 4.5. Peticiones de oferta Peticin de oferta Cuando cualquier sociedad del Grupo requiera de aprovisionamientos de bienes y/ o servicios, y no sea necesaria la convocatoria de una concurrencia pblica, acudir en primer lugar a la base de datos de proveedores homologados, no excluyndose la posibilidad de llamar a concurrir a terceros. En estos casos, los proveedores recibirn la peticin de oferta va mail. Este mail les dar acceso a un sencillo formulario cuyos campos debern cumplimentar con los datos de la oferta a enviar. En caso de tener alguna duda o consulta a la hora de rellenar este formulario, debern enviar una mail a [email protected].

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Envo ofertas El formulario que han de cumplimentar los proveedores con los datos de la oferta tiene los siguientes campos obligatorios: Contacto, (persona que realiza la oferta) Perodo vigencia, Plazo de entrega, Moneda (en caso de ser una moneda diferente al Euro), Condiciones de pago (en caso de no ajustarse a la norma general de 90 das), Portes (en caso de no ajustarse a la norma general de pagados por el proveedor), Precio por cada tem o precio total, adjuntado un documento. Adjudicacin La empresa adjudicataria recibir el pedido en firme va fax, cuyo nmero deber indicar en toda documentacin relacionada (albarn, factura,....). EiTB no se har responsable, en ningn caso, de pedidos que se hayan realizado sin recibir la confirmacin en firme del pedido por parte del Departamento de Compras. 4.6. Entrega La entrega ser efectuada en plazo y lugar indicado en el pedido o contrato mercantil, en su caso. Los portes sern a cuenta y riesgo del proveedor en cualquier circunstancia, incluso en las devoluciones, exceptuando fallos flagrantes por parte del Grupo EiTB. Todos los bultos han de llevar su correspondiente albarn de entrega. Adems, los embalajes sern los apropiados para el tipo de artculos suministrados. En caso de cualquier retraso sobre la fecha de entrega pactada, ser necesario avisar al departamento de Compras, mediante correo electrnico, [email protected]. 4.7. Datos obligatorios a incluir en los albaranes de entrega La mercanca que se entregue a cualquier sociedad del Grupo, siempre debe ir acompaada por el albarn y ste estar desglosado por los diferentes artculos que componen la entrega. Tambin debe identificar el n de pedido al que corresponden y deben dirigirse a la direccin que se indique en el pedido para su entrega. Los pedidos no deben llegar a nombre del personal del departamento de Compras y sern entregados en los almacenes del Grupo EiTB (la direccin vendr indicada en el pedido).

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Datos a incluir en los albaranes: N de albarn, Nombre de la empresa suministradora, telfono, e-mail y persona de contacto, Nmero de pedido Direccin de EiTB al que va dirigido, Fecha de salida de mercanca de los almacenes del proveedor, Lista y descripcin del material. Nmero de bultos, cada tem en qu bulto se encuentra, etiqueta identificando el n de bulto y albarn repetido en todos ellos, Cantidad solicitada, enviada y pendiente (en su caso). Las direcciones de entrega son: EiTB, ETB Bilbao, Radio Euskadi y EiTBnet Capuchinos de Basurtu, n 2 48013 Bilbao (Bizkaia) Euskadi Irratia y ETB Miramn Miramn Pasealekua, 172 20014 Donostia - San Sebastin (Gipuzkoa) Radio Vitoria Domingo Martnez de Aragn, 5-7 01006 Vitoria Gasteiz (Araba) 4.8. Datos a incluir en las facturas Datos obligatorios a incluir en las facturas: N de factura, Nombre y CIF de la empresa, Nmero de pedido Lista y descripcin del material, indicando su importe neto (sin IVA), tipo de IVA a aplicar, y el importe IVA incluido, Sociedad del Grupo EiTB a la que se le factura: - ETB S.A. CIF:A48139232 - Radio Vitoria S.A. CIF:A01026699 - Eusko Irratia S.A. CIF:A48139224 - EiTBnet S.A. CIF:A95267936 - Ente Pblico EiTB CIF:Q0191001G

El pago de las facturas se realizar, con carcter general, mediante transferencia a 90 das existiendo la posibilidad de confirming a 120 das, previa solicitud y aceptacin formal por parte del departamento de administracin del Grupo EiTB.

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Todas las facturas, del mismo modo, debern ir dirigidas al departamento de pagos del Grupo en la siguiente direccin: Pagos Capuchinos de Basurtu, n 2 48013 Bilbao (Bizkaia) 4.9. Cambios en los datos aportados o en la documentacin adjuntada para la homologacin El proveedor se compromete a poner al da toda la informacin y documentacin con la que cuenta el Grupo EiTB con el fin de que no se generen problemas en el desarrollo de los pedidos. En el caso de que se detecte que existen datos o informacin que no le ha sido remitida a tiempo y le ha sido ocultada, se reserva el derecho de eliminar a dicho proveedor de su base de datos.

NOTA: Todos los datos aportados por los proveedores al grupo de Comunicacin EiTB, sern tratados de acuerdo a lo que establece la Ley Orgnica 15/1999 de 13 de diciembre de Proteccin de Datos Personales (LOPD) y el Real Decreto 994/1999 de 11 de junio "Reglamento de Medidas de Seguridad de los Ficheros Automatizados que contengan Datos de Carcter Personal" que la desarrolla, disponiendo en cualquiera de los casos los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin, previstos en la mencionada LOPD, dirigindose a: EiTB. Asesora Jurdica Capuchinos de Basurtu, n 2 48013 Bilbao (Bizkaia)

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